Порядок сертификации - это принятый в виде правила алгоритмический способ выполнения аккредитованным органом операций по подтверждению соответствия системы менеджмента качества организации установленным требованиям.
Понятие, стадии сертификации СМК и подготовка к ней
Стандарт ГОСТ Р 40.003-2008 устанавливает порядок сертификации систем менеджмента качества (СМК) организации на соответствие требованиям, которые установлены в стандарте ГОСТ Р ИСО 9001. Субъектами, которые должны применять данный стандарт, являются аккредитованные органы по сертификации, организации, которые рассчитывают получить сертификат соответствия, и организации, которые уже получили сертификат соответствия.
Рассматриваемый стандарт утверждает следующие основные стадии процесса сертификации системы менеджмента качества:
- Первичный аудит по сертификации СМК.
- Инспекционный контроль.
- Ресертификация.
Под сертификацией в традиционном смысле этого слова обычно понимают только первую стадию - первичный аудит.
Работы по сертификации СМК могут начаться только при наличии соответствующего основания и удовлетворения определенного условия. Основанием для начала работ по сертификации является заявка, которую организация-заказчик по решению своего руководства направила в адрес аккредитованного органа по сертификации. Условием для начала работ по сертификации считается наличие в организации-заказчике документально оформленной и внедренной СМК.
Орган по сертификации регистрирует и анализирует заявку, в которой представлены общая характеристика организации-заказчика и область применения СМК, на предмет наличия у него возможности провести запрашиваемые работы. Если по итогу анализа будет сделано положительное заключение, то далее следует заключение договора на проведение сертификации СМК, оплата работ и формирование комиссии по сертификации (группы экспертов).
Порядок первичного аудита по сертификации СМК
Первичный аудит по сертификации системы менеджмента качества организации в соответствии с ГОСТ Р 40.003-2008 проходит в два этапа.
На первом этапе проверяют документы СМК (политики в области качества, руководства по качеству, документированные процедуры, записи и пр.) на предмет их соответствия установленным требованиям. Кроме того, экспертам на первом этапе необходимо предоставить сведения о том, как в организации проводятся внутренние аудиты и анализ СМК со стороны руководства.
Если первый этап завершается составлением положительного заключения, то переходят к проведению второго этапа. А если заключение носит отрицательный характер, то комиссия направляет документы организации-заказчику для доработки.
Второй этап проводят непосредственно в организации-заказчика ("на месте"). Целью этой части работ является оценка внедрения и результативности СМК.
Сначала комиссия по сертификации оценивает местоположение организации и ее подразделений и согласует с ее руководством каналы обмена информации, порядок доступа к документам, процедуры обеспечения безопасности членов комиссии. Далее разрабатывается план аудита СМК, который должен включать сведения:
- о цели и области аудита;
- об области применения системы менеджмента качества (области сертификации);
- о нормативной базе аудита;
- о сроках проведения аудита;
- о составе комиссии по сертификации;
- об объектах аудита и пр.
Непосредственно аудиту «на месте» предшествует предварительное совещание, которое члены комиссии проводят с руководством и специалистами проверяемой организации с целью обсуждения возможности реализации плана аудита (использования конкретных методов, проведения определенных процедур, в том числе, взаимодействия) и иных возникших вопросов.
Работа членов комиссии в ходе аудита заключается в сборе, проверке и регистрации данных, которые относятся к области и объектам аудита. Для этого эксперты проводят интервью с сотрудниками организации, ведут наблюдение за работой персонала и состоянием рабочих мест, получают обратную связь от потребителей, изучают результаты оценки и рейтинги поставщиков, анализируют документы и др.
Полученная информация должна быть проверена на объективность. Затем она сопоставляется с заданными заранее критериями аудита. На этой основе формулируют выводы, которые могут указывать на соответствие или несоответствие СМК проверяемой организации критериям аудита и на возможности улучшения.
Выявленные несоответствия классифицируют на малозначительные и значительные, регистрируют в установленном порядке и доводятся до сведения руководства организации. Комиссия по сертификации отводит организации срок для совершения корректирующих действий и устранения несоответствий (12 недель - для значительных несоответствий, 5 недель - для малозначительных несоответствий).
Организация должна направить в орган по сертификации план корректирующих действий. В ином случае процесс сертификации должен быть прекращен.
По результатам второго этапа аудита готовят акт, в котором комиссия излагает свои выводы и рекомендации органу по сертификации в отношении выдачи/невыдачи сертификата. Проект этого акта доводится до руководства и персонала проверяемой организации в ходе заключительного совещания, которое собирает комиссия.
Проверяемая организация (при необходимости) должна осуществить корректирующие действия и направить письменный отчет об устранении несоответствий в орган по сертификации, который должен проконтролировать выполнение корректирующих действий. Если они признаны неудовлетворительными, то в выдаче сертификат отказывают, а если - удовлетворительными, то, наоборот, разрешают. В последнем случае оформляется сертификат соответствия системы менеджмента качества установленного образца.
