Закупки - это составная часть хозяйственной деятельности предприятий, которая заключается в приобретении у сторонних организаций необходимых для осуществления производства материально-технических и иных ресурсов.
Сущность обеспечения качества закупок
Важным фактором непрерывности и стабильности производственного процесса является закупочная деятельность. Она представлена совокупностью операций по покупке и доставке материальных ресурсов, которые требуются основному и вспомогательному производству для выполнения условий контрактов, заключенных по поводу поставки клиентам готовой продукции. При этом закупаемые материальные ресурсы должны отвечать по количеству и качеству установленным требованиям.
Обеспечение качества закупок является составной частью мероприятий, направленных на обеспечение качества готовой продукции предприятия. Для того чтобы решить указанную задачу, необходимо кардинально изменить методы работы отдела снабжения. Это, в частности, предполагает обеспечение тесной координации, с одной стороны, с поставщиками, с другой стороны, с потребителями.
Наглядным показателем качества закупок является обеспеченность предприятия материально-техническими ресурсами требуемого качества. Для ее повышения нужно сперва создать нормативную и информационную базу. В дальнейшем на этой основе разрабатываются и принимаются планы и программы материально-технического обеспечения.
Выполнение указанных планов и программ подразумевает, в первую очередь, организацию работы с поставщиком. Она начинается с оценки потенциальных поставщиков, действующих в настоящее время на рынке, и их отбора в ходе конкурсных процедур и личных переговоров.
Стоит сказать, что предварительная оценка поставщиков является для предприятия достаточно трудоемкой и дорогостоящей работой. При этом она носит ограниченный характер, так как ее результаты только раскрывают текущее положение дел у поставщика. В связи с этим оценка поставщика после заключения контракта приобретает регулярный характер.
Поставщики допускаются к работе только после заключения контрактов. В течение срока их действия необходимо регулярно анализировать выполнение установленных условий.
Прежде чем принять продукцию от поставщика, она должна пройти процедуры входного контроля качества. Следовательно, заранее должны быть установлены доступные для применения, но в то же время эффективные формы и методы входного контроля.
Неотъемлемыми полномочиями отдела снабжения предприятия являются учет, анализ и оценивание сроков и качества поставок. Именно эта работа позволяет выявить нарушение договорных условий со стороны поставщиков. В данном случае в дальнейшем потребуется организация предъявления претензий и исков к поставщикам с целью их полного удовлетворения.
В результате принятия вышеперечисленных мер предприятие может достичь снижения затрат, связанных с закупками необходимых для производственного потребления материально-технических ресурсов.
Условия обеспечения качества закупок
Условием обеспечения качества закупок является правильная организация материально-технического снабжения предприятия, началом которого является четкое определение требований к поставкам. Они находят закрепление в документах на поставку: в контрактах, технической документации и др.
Документы на закупку должны содержать данные, четко отражающие характер заказываемой продукции. Такими данными являются тип, класс, сортность продукции, технические требования и др. С их помощью поставщики должны полностью понять суть предъявляемых к ним требований.
Качество заказываемых материально-технических ресурсов характеризуется посредством совокупности показателей, которые обобщенно подразделяются на следующие четыре группы:
- Соответствие закупаемых изделий стандартам, техническим условиям, чертежной документации и иным требованиям.
- Соответствие потребительских свойств закупаемых изделий ожиданиям потребителей, а также их надежность, безопасность и экологичность.
- Экономическая эффективность и целесообразность закупок, включая обеспечение оптимального соотношения «цена-качество».
- Своевременность, регулярность и плановость поставок закупаемых изделий.
Высокое качество закупок обеспечивается, как правило, в случае установления с поставщиком партнерских отношений на долгосрочную перспективу. Подобный формат сотрудничества способствует созданию коммуникационной системы, в которой обеспечивается оперативный обмен друг с другом всей необходимой информацией.
В случае организации постоянного партнерства с поставщиком появляются возможности для совершенствования технологии производства закупаемых изделий, поскольку совместными усилиями начинает вестись плодотворная работа по анализу технических условий, согласованию измерительных систем, оценке технологического обеспечения и т. д.
Взаимодействие предприятия и поставщика в настоящее время может существовать в различных формах:
- приобретение предприятием акций поставщика;
- предоставление предприятием льготных кредитов поставщику;
- оказание предприятием технической помощи поставщику;
- приглашение представителей поставщика на предприятие;
- проведение совместных конференций и др.
Таким образом, обеспечение качества закупок является распространенной задачей для многих предприятий, которая не теряет своей актуальности и по сей день. Это связано с тем, что качество закупок (в частности, качество закупаемых изделий) ложится в основу формирования качества готового изделия, которое, в свою очередь, предопределяет конкурентоспособность предприятия на рынке. Поэтому оно нуждается в организации тесного сотрудничества со своими поставщиками.
