Стандарты контроля организации

Стандарты организаций на методы контроля, а также измерений и испытаний регламентируют:

• вспомогательное оборудование и средства контроля (измерений);
• порядок подготовки, а также проведения контроля (испытания или измерения);
• правила обработки результатов и их оформления;
• допустимую погрешность используемого метода.

Зачастую стандартом рекомендуется несколько методик контроля в отношении одного показателя качества услуг или продукции. Он содержит при этом рекомендации по оптимальному выбору методик.

Определение стандартов контроля для организации

Стандарты организации обязательно соответствуют ее целям. Цели должны устанавливаться с соблюдением определенных процедур.

В общих целях организации (предприятия) могут использовать готовые стандарты для функционирования всей организации, а также стандарты деятельности высшего руководства компании, контролирующего осуществление этих целей.

Если организация действует в неустойчивой и сложной среде с высокой степенью неопределенности параметров и динамично меняющимися численными величинами, возникает необходимость возвращаться к ревизии и пересмотру стандартов.

Уровни стандартов контроля

Под понятием «стандарты» подразумеваются показатели ожидаемого уровня выполнения поставленных задач. Различают следующие уровни стандартов контроля:

• функциональный;
• организационный;
• выполнения работы;
• уровень отдела.

На организационном уровне устанавливаются стандарты в формате необходимости достижения определенного уровня, характеризующего эффективную деятельность организации в целом. Так, для коммерческой компании такому стандарту должна будет соответствовать, например, доля рынка.

Если организация планировала захватить 50% рынка, проводится маркетинговая политика, согласно которой устанавливается функциональная норма необходимого количества продукции, что требуется реализовать на рынке. Рекламная кампания организации определяет свой собственный стандарт в виде отношения издержек на рекламу к числу реализованной в продаже единицы продукции.

Стандарты работы для каждого представителя торговой сферы могут устанавливаться в формате количества реализованных единиц продукции. Одну из целей организации может представлять стремление к укреплению своих позиций на рынке в качестве лидера представленной отрасли. Если такая цель реально осуществима на практике - она может стать стандартом. Другая цель организации может заключаться в высоком качестве выпускаемого ею продукта. Такая цель требует четкой формулировки и конкретики.

В качестве примера преобразования цели организации в стандарт можно рассмотреть жалобы покупателей. Их поступление в достаточно большом количестве может служить показателем неэффективной деятельности организации, наличия продукции низкого качества или часто встречающихся браков.

Руководством компании может быть определено максимальное допустимое количество жалоб, например, в месяц. Это и будет организационным стандартом работы предприятия. Их может быть несколько.

На основании организационных стандартов могут создаваться производственные стандарты (отдельно для каждого функционального звена: финансов, маркетинга, кадров). Они представляют стандарты для менеджеров среднего звена.

После разработки производственных стандартов контроля устанавливаются стандарты внутри каждого из функциональных отделов организации. Данный процесс аналогичен предыдущему в том плане, что стандарты на уровне отделов будут разрабатываться на основании стандартов функциональных отделов. Вопросы стандартов на уровне отделов контролируются менеджерами низшего звена.

Заключительную стадию процесса установления стандартов представляет определение стандартов для каждого отдельного вида работы в подразделениях организации. Как правило, это строго индивидуальные стандарты, принимаемые в отношении отдельной должности и исполнителя работ (что определяется естественными различиями сотрудников в квалификации, опыте работы в соответствующей сфере, мастерстве и имеющихся навыках, физической силе и т.п.).

Эффективная система стандартов контроля характеризуется несколькими важными свойствами:

• скоординированностью;
• гибкостью;
• своевременностью проведения;
• экономичностью;
• развитыми информационными и коммуникативными системами.

Принципы и функции построения эффективной системы контроля

Существует несколько базовых принципов для построения эффективной системы контроля:

• наличие четко определенных планов (содержательность, строгая структурированность) с целью обеспечения основы для контроля;
• информативная система отчетности (должно отображаться состояние проекта относительно текущих планов на основании единых критериев и подходов);
• эффективная система анализа тенденций и фактических показателей (руководство проекта по результатам анализа собранных данных должно определить соответствие текущей ситуации запланированной), если такого соответствия нет, рассчитываются размер серьезность последствий имеющихся отклонений;
• эффективная система реагирования (завершающую стадию процесса контроля представляют действия руководства, направленные на устранение отклонений в ходе выполнения работ организации).

Процесс контроля может характеризоваться тремя составляющими функциями:

• содержательная (она выполняется в процессе контроля);
• организационная (кем осуществляется контроль и в какой последовательности);
• технологическая (контроль технологического процесса).