Практически во всех крупных компаниях есть сотрудники, которые занимаются описанием бизнес-процессов, утверждают и разрабатывают нормативные документы на их базе. Но далеко не каждый регламент на практике используется предприятием. Руководители зарубежных фирм создают множество процедур и методик стандартизации, которые периодически проходят актуализацию в соответствии с установленным в стране законом.
В бизнес-процессах наибольшую значимость представляют приложения — формы рабочей документации, которые способны систематизировать и упорядочить взаимодействия разноплановых служб при внедрении сквозных элементов.
Такая система деятельности функционирует уже более десяти лет, однако на сегодняшний день перестает устраивать руководство компаний, которое поставило цель реального увеличения эффективности и результативности выполняемых в организации проектов.
Для решения данной задачи необходимо использовать системный подход к регламентации и описанию в структуре системы стандартизации бизнес-процессов компании (ССБП).
Особенности системы стандартизации бизнес-процессов
Система стандартизации бизнес-процессов — это комплекс процессов, способов, ресурсов и инструментов, обеспечивающий качественную разработку, ввод в действие, анализ исполнения, поддержание в актуальном состоянии, модернизацию, оценку реальной эффективности бизнеса и своевременное обновление нормативно-методических документов предприятия.
Эксперты выделяют несколько основных целей разработки и поддержания ССБП в организации:
- детализированное описание бизнес-процессов, создание и практическое применение регламентирующих проектов, предоставляющих высокую эффективность выполняемых бизнес-процессов (кратко — «регламенты функционируют»);
- уменьшение потерь и увеличение результативности бизнеса в целом;
- формирование культуры работы по стандартам.
Философской базой ССБП выступает парадигма стабилизации и постоянная модернизация процессов, что в результате обеспечивает устранение недостатков и значительное улучшение условий для работы.
На сегодняшний день наиболее целесообразно рассматривать такие аспекты данной системы, как методы, ресурсы, инструменты и саму структуру.
Структура системы стандартизации бизнеса
Рисунок 1. Структура системы стандартизации бизнес-процессов. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Структура рассматриваемой ССБП состоит из нескольких этапов, которых необходимо придерживаться в процессе создания и реализации стандартизации бизнеса.
Первая категория процессов — это управление концепцией, которое включает два аспекта. Во-первых, это тщательное планирование, анализ и контроль деятельности по регламентации бизнес-процессов определенной компании. Во-вторых, это становление самой системы стандартов на основе рассмотрения ее рентабельности соответствия ключевым целям бизнеса фирмы.
Вторая категория под названием «Оптимизация бизнес-процессов» считается важнейшей в системе, но далеко не единственной. Результатами внедрения этих процессов являются качественные и количественный методик бизнес-процессов, инициированные планы оптимизации разработанных методов, вовлеченный в организационную работу персонал компании.
Ряд иных категорий процессов по стандартизации бизнеса предназначен для создания регламентов на принятых моделей и эффективного внедрения их с целью обеспечить выполнение бизнес-этапов в полном соответствии с установленными на предприятии требованиями. Владельцев бизнеса интересует исключительно практический результат, значение указанных факторов в системе стандартизации достаточно высокое.
Часто процессы из этих категорий плохо функционируют или вообще отсутствуют, что предопределяет в итоге низкую эффективность концепции стандартизации в целом. Вероятно, саму структуру процессов ССБП возможно выстроить по-другому, однако для многих предприятий рассматриваемый вариант разработки правил вполне приемлем.
Такая система стандартов была сформирована на основе:
- согласованного методического подхода к процессному управлению;
- мониторинг лучших практик передовых отечественных компаний;
- рассмотрение практики некоторых зарубежных компаний, приемов самоуправления (например, TPS), взглядов признанных авторитетов в сфере менеджмента.
Систематизация и анализ полученных результатов проектов регламентации бизнес-процессов, выполненных под руководством, могут улучшить эффективность труда и повысить коэффициент результативности в целом. Для собственников организаций важно оценить реальное состояние системы стандартизации бизнес-процессов и понять, какие ее элементы не работают (функционируют неэффективно). Образно говоря, необходимо найти те шестеренки механизма, которые сломались или выпали.
Основная проблема системы стандартизации бизнеса
Если предприятие достаточно крупное и существует на рынке уже не один десяток лет, то для нее стандартизация и сертификация бизнес-процессов — это действительно работающий на практике и полезный инструмент, который поддерживает реализацию стратегии компании на системной комплексной основе.
Ключевая проблема этой концепции заключается в отсутствии коллективного единого взгляда на ее построение, как результат — «белые пятна» и раздробленные обратные связи (потерянные шестеренки) по наиболее значимым процессам, влияющим на возможность практического применения и реализацию регламентирующих документов.
В общем виде, рассматриваемую ситуацию возможно представить в виде процедуры, которую руководитель выполняет в соответствии с установленным регламентом. При отсутствии таких процессов, разрабатывающих необходимую взаимосвязь в случае отклонений выполняемой работы от требований нормативного документа, у владельца фирмы не возникает стимулов для дальнейшего изменения существующего поведения.
Единственный и правильный выход из сложившейся ситуации — это принятие и реализация топ-менеджментом стратегии разработки системы стандартизации бизнеса на основе глубокого понимания значимости выполняемых процессов руководителями всех уровней. Идея достаточно проста — вся регламентная документация компании должна формироваться на базе процессного взгляда на осуществляемую деятельность.
