Пресс-тур – это тщательно запланированное представителями PR-службы мероприятие, которое предназначается специально для журналистов и может продолжаться от нескольких часов до нескольких дней.
Это мероприяите проводится для того, чтобы получить объективные публикаций в СМИ, а поводом для проведения пресс-тура может выступать необходимость ознакомить общественность с реальной деятельностью организации и любое важное событие, в котором фирма принимает активное участие.
Тип данных мероприятий может быть различным, начиная от глобальной популяризации конкретного события, новой коллекции, бренда, открытия новой гостиницы или для привлечения хорошего и стабильного туристического потока в определенный регион.Такие мероприятия приобрели популярности в сфере туризма.
Стоит отметить, что в настоящее время пресс-тур практически всегда содействует необходимому рекрутированию лояльной обоймы корреспондентов, что значительно повышает возможность возникновения благоприятного и успешного общения с обществом.
Отдел по связям с общественностью заранее оговаривает с руководством ключевые цели проведения предстоящего пресс-тура. Это означает, что указанное мероприятие следует посвящать только чему-то значительному или перспективному развитию компании. Также крайне важно ознакомление общественности с помощью массовой коммуникации с планами конкретной организации, в результате чего происходит поиск крупных инвесторов.
Для экспертов по связям с внешним миром желательно сразу же после принятия решения о точном проведении пресс-тура получить от руководства приказы, в которых четко определены задачи, а также прописаны фамилии лиц, отвечающих за его непосредственную подготовку.
Технология проведения пресс-туров
В ходе проведения пресс-туров необходимо все тщательно продумать и распланировать. Так, заранее приглашается представители разнообразных компаний, турагентств, министерств, которым необходимо обеспечить и покрыть большинство расходов. Иногда взамен на гарантированный договор с редакцией требуется размещение интересной информации о мероприятии.
Основная подготовка данного мероприятия состоит из ряда стандартных этапов:
- конкретное описание важных целей;
- определение точного времени проведения;
- выбор обслуживающего персонала;
- определение центральных объектов;
- выбор маршрута;
- составление перечня приглашенных корреспондентов;
- оповестить те СМИ, чье присутствие необходимо в зависимости от темы;
- перепроверить количество принявших приглашение;
- рассылка журналистам предварительного анонса;
- уточнение окончательного списка всех участников.
Все ключевые обязанности по предоставлению эффективной и функциональной работы и осуществлению важных контактов с представителями хозяйственного сектора организации проводят эксперты отдела по связям с общественностью.
Этот же отдел занимается поддержанием непрерывной связи со СМИ на основании уже имеющейся в компании базы сведений и регулярных контактов с ними, а затем предоставляет отчет руководству в виде поименного списка журналистов, присутствие которых в определенный день было бы полезно и желательно.
Как показывает практика, приблизительно 50 % корреспондентов, которые изначально были включены в перечень, по разным причинам не приходят на пресс-конференцию в день ее проведения. Зачастую, многие просто благодарят за приглашение и выражают искреннее сожаление по поводу невозможности его принять, тем не менее демонстрируют некую заинтересованность и просят прислать всю информацию, связанную с этим событием.
Специалисты советуют всегда удовлетворять такую просьбу журналистов и не игнорировать их желания. Все принятые решения и соответствующие договоры, заключаемые благодаря данному мероприятию, оформляются исключительно на бумаге.
В настоящее время все более востребованной и популярной становится достаточно интересная разновидность пресс-тура — fam-туры, или fam-трипы —ознакомительные, познавательные и развлекательные туры.
Это фактически привычный нам пресс-тур, в программу которого входят культурно-развлекательные программы. Fam-трипы означают неофициальную, непринужденную атмосферу, в результате чего возможно получить яркие и красочные впечатления, мотивирующую реальную обстановку.
Бюджет пресс-тура
В основном бюджете пресс-тура существует несколько видов обязательных расходов, часть которых может не входить в маркетинговый прописанный прайс. При этом, можно получить очень искаженные данные по действительным значениям бюджета, если не учитывать все предстоящие расходы. Следовательно, правильный расчет финансовой эффективности пресс-тура будет не принят руководством. И так, бюджет пресс-тура включает следующие показатели:
- услуги кадрового агентства по организации мероприятия;
- визы;
- страховки;
- питание;
- культурная и развлекательная программа;
- билеты;
- проживание в отеле
- трансферы (такси, автобусы, поезд, общественный транспорт);
- услуги по обязательной редактуре и корректуре.
Как и любое другое мероприятие для СМИ, пресс-тур может решать сразу несколько принципиально важных задач. Главные из них заключаются в своевременном информировании общественности о работе определенной компании, получении дополнительных и центральных публикаций, а также в ознакомлении с предстоящим запланированным событием.
Кроме того, у таких встреч всегда можно найти массу положительных моментов: поддержание хороших дружеских отношений с журналистами, знакомство и общение корреспондентов со спикерами, расширение существующей базы журналистов, инициация важных тем и иные договоренности.
Концепция и цель проекта
Вообще ресурсоемкость проведения пресс-тура в полной мере компенсируется его РИ-эффективностью, так как именно в поездках, в процессе осуществления совместной трудовой деятельности, устанавливается доверительное и неформальное общение, в результате чего возникают тесные долгосрочные контакты и крепкие межличностные связи с корреспондентским пулом, что в ближайшем будущем посодействуют получению реальных дивидендов для РИ-эксперта и организации.
В качестве примера можно указать следующие: Публикации в СМИ и глобальной сети Интернет, посвящённые новинкам, брендам, инновациям и нанотехнологиям являются экологическим аспектам деятельности любой компании, приносящие благоприятные результаты по завершению проекта.
Главные цели проведения пресс-тура можно выделить в такие критерии:
- публикация материалов в СМИ по заданной тематике;
- установление дружеских отношений с корреспондентами;
- раскрытие уникальных возможностей в сфере информационного взаимодействия
- краткое описание главных идей и сути проекта;
- налаженная работа с журналистами;
- актуализация личных контактных данных участвующих в поездке корреспондентов;
- повышение уровня знания журналистов о бренде и новинках организации.
Главная задача в таком виде экскурсии состоит в правильном формировании мнения общественности о «послах бренда». Даже если это на данный момент кажется нереальным и недостижимым, то блокировать широкое распространение через журналистов или разнообразные издания заведомо неверной информации не стоит.
Следует в течение всего времени стремиться получить возможность доказать свои принципы и рассказать общественности о реальной ситуации, которая происходит в конкретной фирме.
Если организация пресс-конференции и пресс-тура была масштабной и всеобъемлющей, ее результатом в обязательном порядке станет достаточно глубокое освещение определенной тематики в печатных и электронных СМИ, появление повышенного интереса представителей масс-медиа и общественности к ньюсмейкеру, а также повышение авторитета компании, в ряде случаев – стремительное увеличение покупательского и клиентского спроса.
Подытожив, хочется отметить, что хорошо спланированный пресс-тур считается одной из самых результативных и эффективных форм прямого взаимодействия с журналистами. Одним из основных преимуществ этого мероприятия является его достаточно неофициальный характер, то есть предоставленная всем участникам возможность увидеть любое событие изнутри, даже принять активное участие в нем. Это, в свою очередь, приведет к большей вероятности возникновения лояльных и правдивых публикаций в СМИ.
