Учебно-педагогическая документация

Общие требования к ведению учебно-педагогической документации

Функция управления в образовательной организации зависит от тщательно продуманной системы внутреннего контроля и учета педагогической информации, отчетной документации, а также единой формы учебно-педагогической документации. Под данной системой понимают делопроизводство образовательного учреждения.

Организация делопроизводства в образовательной организации должно соответствовать ряду требований:

1. Соблюдение единообразия в постановке данной работе во всех образовательных учреждениях одной ступени и их подразделениях (филиалах) в данном регионе.
2. Осуществление правильного и своевременного исполнения необходимых распорядительных документов, в соответствии с законодательством РФ.
3. Осуществление обязательной организации: регистрации, учета, контроля, исполнения, систематизации, обработке документации, их подготовка для передачи на хранение в архив, соблюдение правил хранения документации.

Учебно-педагогическая документация образовательного учреждения должна своевременно оформляться, внесение в документы сведений необходимо осуществлять разборчивым почерком, без поправок, помарок и исправлений, которые могут вызвать сомнение о достоверности представленных данных. В том случае, если ошибка все-таки допущена, то ее исправление необходимо осуществлять на основании установленных правил. Ошибочное число или слово аккуратно зачеркивают, так чтобы его можно было прочесть, правильное пишут сверху. Все исправления, которые были внесены в документ должны быть оговорены с лицами, ответственными за ведение данного документа, а также подтверждены их подписями.

Однако, имеется ряд документов, в которых не допускаются какие-либо исправления и помарки – это банковские документы, аттестаты об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца.

В настоящее время документационная номенклатура образовательного учреждения обязательно должна содержать локальные акты и уставную документацию. Именно они представляют правовую основу деятельности образовательного учреждения, как автономной единицы системы образования. Кроме того, номенклатура включает в себя конкретный перечень документации по технике безопасности во время образовательного процесса и охране труда педагогических работников.

Принципы построения номенклатуры дел

После исполнения все документы необходимо группировать в дела, которые представляют собой совокупность ряда документов, относящихся к конкретной тематике или вопросу деятельности образовательного учреждения.

Ведение классификации документов, с целью быстрого поиска необходимого документа. Вся документация систематизируется в зависимости от содержания, составляется каталог.

Каталог документов подлежит обязательному закреплению в номенклатуре дел, в виде тематизированного списка, с указанием срока хранения каждого документа. Данный номенклатурный каталог подлежит обязательному утверждению руководителем образовательного учреждения.

Основным предназначением номенклатуры дел является четкое распределение уже исполненных и новых дел, закрепление индексации и установление точных сроков их исполнения. Кроме того, номенклатура используется как схема построения справочной картотеки уже исполненных дел, которые переданы на хранение в архив.

Основные принцип построения номенклатуры учебно-педагогической документации образовательного учреждения:

1. Соблюдение единообразия в подходе к сбору, систематизации, учету, поиску и описанию учебно-педагогической документации.
2. Применение общепризнанной индексации документации, которая способна обеспечить внесение при необходимости в документ изменений, добавлений или исправлений.
3. Соблюдение стабильности индекса учебно-педагогической документации.
4. Сохранение за номенклатурой дел функций по учету поступающей учебно-педагогической документации.

Номенклатура дел подразделяется на три основных вида:

• Индивидуальная номенклатура учебно-педагогической документации отражает систематизацию документов конкретного образовательного учреждения.
• Примерная номенклатура учебно-педагогической документации представляет собой примерный вид номенклатуры, который может быть использован для систематизации определенной документации и в определенном типе образовательного учреждения. Данная номенклатура может быть взята за основу и адаптирована под конкретные требования и условия.
• Типовая номенклатура учебно-педагогической документации разрабатывается в образовательном учреждении индивидуально для систематизации определенной группы документов. Данная номенклатура отражает типовые особенности учреждения.

Классификация учебно-педагогической документации

Классификация учебной педагогической документации включает в себя следующие виды документов:

1. Организационно-правовые документы – направлена на обеспечение организационно-правовой деятельности образовательного учреждения (Устав, договор с Учредителем, лицензия, технический паспорт и т.д.).
2. Распорядительные документы – это документы, которые включают себя распоряжения руководства образовательного учреждения, касающиеся его деятельности, кадровой политики, направлению деятельности педагогического коллектива и т.д. (приказы, распоряжения)
3. Информационно-справочные документы – это документы, которые содержат информацию о прошедших или предстоящих мероприятиях (протоколы, докладные, служебные письма, заявки и т.д.).
4. Учебно-педагогическая информационная документация – представлена алфавитной книгой записи обучающихся, классными журналами, личными делами учащихся и педагогом, книгами учета и т.д.
5. Документы, регулирующие трудовые правоотношения – это трудовые договора сотрудников, трудовые книжки работников, приказы по приему и увольнению с работы, приказы на отпуск и иные текущие приказы
6. Перечень документации, которая должна обязательно содержать печать образовательного учреждения – это уставные документы, трудовые книжки, справки, характеристики, гарантийные письма, доверенности и т.д.
7. Перечень документации, которая подлежит обязательному утверждению директором образовательного учреждения – это учебные программы, планы, расписания уроков и т. д.