Формализация организационных процессов

Организационный процесс

Он состоит из трех этапов. На первом работы делятся на отдельные элементы, которые позволяют отдельным работникам выполнять определенную часть действий. На втором этапе осуществляется группировка задач в логические блоки. Это делается для того, чтобы работу было легче выполнять, при этом сотрудники объединяются в определенные секторы, либо в отделы. На третьем этапе осуществляется координация работы разных подразделений. Она подразумевает, что руководство будет разрешать конфликты, создавать механизм координации, который будет работать автоматически.

Жизнь организации сводится к тому, что сначала процессы функционирования организуются и создаются, а затем, на их основе реализуются процессы развития. Функционирование подразумевает сохранение целостности, сложившихся отношений. Развитие создает необходимые условия для преобразования организации. Изменения могут дестабилизировать систему, а организационный процесс позволяет ее уравновесить.

Развитие требует предварительной подготовки организации к следующему этапу, то есть преобразования должны осуществляться повсеместно при подготовке персонала. Организационный процесс в данном случае включает в себя проектирование и рационализацию.

Проектирование формирует организационную структуру с нуля. Здесь предполагается разработка и внедрение схемы управления, введение различных процедур с учетом существующих и будущих взаимосвязей. Далее учитываются лица, которые будут сотрудничать с организацией. Рационализация предполагает совершенствование элементов, которые действуют в рамках организации. Обычно это происходит при реорганизации предприятия.

Принцип формализации

Формализация реализуется двояко. Она может затрагивать процессы, и тогда элементы закрепляются в единых образцах. Например, прием на работу еще пятьдесят лет назад сильно отличался от современного. Сейчас большинство процессов формализовано, в частности, анкетирование и интервью. Для рабочего времени тоже выработаны определенные стандарты в зависимости от выполняемой работы - производственные рабочие должны создавать определенное количество товаров за промежуток времени.

Формализация может стать характеристикой организации. Она влияет на регуляцию деятельности организации с помощью определенных нормативов, ее синонимом является стандартизация. Примером может послужить армия, где все процессы максимально формализованы. Слабо формализованными являются сфера искусства, СМИ и так далее. Формализацию часто измеряют бюрократичностью системы, то есть объемом письменной документации, сопровождающей каждое действие.

Формализация становится частью организации. Она включает в себя предписанные обязанности, полномочия, задачи, регуляторы. Она определяет нормативы поведения, средства, которые используются для контроля, функциональные зависимости. Если рассматривать формализацию с качественной точки зрения, то она позволяет концентрировать организационную деятельность, тем самым повышать ее устойчивость, создавать условия для прогнозирования, экономить организационные усилия.

Организационная формализация осуществляется в следующих направлениях:

• административно-правовое,
• экономическое,
• технологическое,
• оперативно-управленческое,
• социокультурное,
• психологическое.

Административно-правовая формализация представляет собой установление статусов, компетенций, полномочий. Экономическая формализация затрагивает сферу выработки показателей для измерения результатов деятельности предприятия. Технологическая формализация затрагивает производственные процессы. Установление коммуникационных каналов, определение информационных потоков относится к оперативно-управленческой формализации. Установление неформальных норм и правил относится к социокультурному и психологическому аспекту формализации.

Формализация организационных процессов

Формализация организационных процессов позволяет сделать их более управляемыми и стандартными. Она помогает создать условия выбора для работников в процессе их деятельности. Формализация процессов распространяется на поведение, содержание труда, процесс труда, поведение в организации.

Формализация поведения позволяет стандартизировать процесс труда, а также регламентировать деятельность каждого сотрудника. Для этого могут использоваться разные инструменты, например, технологические карты. Формализация поведения осуществляется через выработку последовательности этапов работа и их продолжительности на конкретном рабочем месте. Она может дорабатываться за счет введения инструкций для каждого работника. Так же могут вводиться регламентирующие правила, процедуры.

Формализация предполагает стандартизацию. Для этих целей отбираются работники, используются правила и процедуры, проводится обучение и социализация новых работников. Формализация прогнозирования и контроля обычно производится с помощью бюрократической структуры. Поведение организации стандартизируется.

Органическая структура предприятия характеризуется наличием неформальных отношений, изменением индивидуальных заданий, упразднением понятия ответственности. Каждый сотрудник наделяется правами и обязанностями. Решения принимаются подразделениями, имеющими соответствующий опыт и знания, значимые для конкретных действий.

Централизация организационных процессов позволяет сконцентрировать права на принятия решений. Она помогает сосредоточить властные полномочия. Другим способом является децентрализация. Она заключается в передаче или делегировании ответственности. Передача этой ответственности происходит с более высоких уровней на более низкие.

Эти действия характеризуются определенным числом решений, которые принимаются на каждом уровне управления, а также степенью контроля за исполнением принятого решения.