Анализ системы управления качеством - это систематическая, документируемая и формализованная деятельность менеджмента организации, цель которой - определение адекватности, пригодности, эффективности и результативности системы менеджмента качества.
Каскадный принцип анализа системы управления качеством
Несмотря на то, что ответственность за анализ системы управления качеством возложен на высший менеджмент, это не значит, что в анализе участвуют только высшее руководство. В любой организации управление реализуется на нескольких уровнях – стратегическом, тактическом и оперативном. Исходя из этого, эффективная работа системы управления качеством должна быть построена с учетом «каскадного» принципа, который подразумевает:
- анализ системы управления качеством на стратегическом уровне (высшее руководство);
- анализ системы управления качеством на тактическом уровне (руководители среднего звена);
- анализ системы управления качеством на оперативном уровне (руководители отделов и участков);
Документирование анализа системы управления качеством
Анализ системы менеджмента качества не является обязательной документированной процедурой системы качества, однако желательно четко определить порядок проведения анализа системы управления качеством на каждом ее уровне.
Документирование процедуры позволит осуществлять контроль всех процессов анализа системы управления качеством со стороны менеджмента. Для этого, устанавливается:
- частота и периодичность проведения анализа системы управления качеством со стороны менеджмента;
- повестка дня и состав подлежащих рассмотрению исходных данных;
- перечень участников;
- порядок анализа системы управления качеством;
- способ документации результатов анализа со стороны руководства и структура выходных данных;
- ответственные за организацию анализа системы управления качеством.
Входные данные для анализа системы управления качеством
Источниками данных для анализа системы управления качеством могут стать:
- результаты проверок. При этом важно изучить результаты каждой проверки, а не только аудита системы менеджмента качества.
- обратная связь от потребителей. Взаимодействие с потребителем происходит на всех уровнях управления с различным уровнем формализации. Оперативный уровень зачастую основан на устном общении, а на стратегическом уровне организации используются только официально оформленные жалобы или заявления.
- соответствие продукции и функционирование процессов. От уровня управления зависит и масштаб охвата процессов руководителем. Высший менеджмент не может досконально контролировать все процессы и каждую товарную единицу.
- статус корректирующих и предупреждающих действий. Необходимо определить, какого рода ошибки возникают во время работы, а какие могут возникнуть, и, в соответствии с этим выработать адекватные решения по ликвидации их причин.
- действия, которые вытекают из ранее проводимого анализа системы управления качеством.
- изменения, оказывающие влияние на менеджмент качества.
- рекомендации по совершенствованию деятельности не только на уровне отдельных проектов, но и в целом на уровне организации.
Выходные данные анализа системы управления качеством
Выходные данные анализа системы менеджмента качества – это любые действия и решения, которые направлены на совершенствование работы.
Такие действия и решения могут быть направлены на:
- повышение результативности системы управления качеством и процессов внутри организации;
- улучшение продукции в соответствии с запросами потребителей;
- оптимизацию потребности в разного рода ресурсах.
На каждом уровне управления данные решения выражаются по-разному, в разных действиях. Например, на стратегическом уровне, решения оформляются в форме протокола, а на оперативном уровне достаточно внести запись в дневнике руководителя.
