Регламентация внутренних процессов компании

Понятие регламентации внутренних процессов компании

Если на предприятии не проведена регламентация внутренних процессов, то ведение работы базируется на устоявшихся нормах и правилах, которые известны сотрудникам. В той или иной степени, результаты достигаются, но эффективность может быть весьма низкой. При таком способе организации невозможно избежать значительных потерь ресурсов различных видов:

• финансовых,
• человеческих (трудовых),
• материальных,
• временных и т.д.

Однако даже документирование такой работы (ее описание, оформление регламента) может не дать никакого положительного эффекта, если она не основывается на предварительном анализе или не сопровождается изменениями существующих процессов.

Статья: Регламентация внутренних процессов компании

Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов

Найти решение задачи

Стандарты серии ISO 9001 (и соответствующие ГОСТы Р ИСО 9001) устанавливают, что организациям нужно:

• разрабатывать, актуализировать и использовать для обеспечения функционирования внутренних процессов документированную информацию,
• регистрировать и сохранять применяемую документированную информацию, чтобы обеспечить уверенность в том, что внутренние процессы производятся в соответствии с запланированными способами.

Цели осуществления регламентации внутренних процессов:

• анализ проблемных и узких мест, выявление потерь в ходе осуществления процессов и последующая разработка и реализация мероприятий, направленных на улучшение ситуации,
• стандартизация деятельности, обеспечение четкости и повторяемости процессов, реализация возможности управления ими,
• тиражирование опыта на другие организации (новые предприятия или филиалы компании),
• накопление массива знаний для передачи его новым сотрудникам (при приеме на работу, обучении, повышении квалификации),
• проведение внутренних аудитов.

Если регламентация внутренних бизнес-процессов организации осуществляется в рамках внедрения процессного подхода, во внимание обязательно должны приниматься основные элементы бизнес-процесса. Иными словами, регламент должен содержать следующие сведения:

• деятельность, связанная с управлением процессом. В частности, должны быть описаны владелец процесса, присвоенные ему полномочия, технологии управления процессом (по крайней мере планирование процесса и отчетность по нему), система используемых при управлении показателей,
• входы процесса, включая требования в ним, а также инициирующие начало процесса события,
• выходы процесса, включая требования к ним, а также завершающие процесс события и получаемые результаты,
• деятельность, осуществляющая преобразование входов в выходы, или технология проведения процесса. В этот пункт включают ответственность персонала, а также выполняемые сотрудниками операции (их структура и взаимосвязь),
• необходимые для осуществления процесса ресурсы (включая персонал, инфраструктуру, информацию, оборудование и другие виды ресурсов).

Особенности регламентации внутренних процессов по уровням

Регламентацию внутренних бизнес-процессов можно разделить на два направления:

• регламентация внутренних процессов верхних уровней,
• регламентация внутренних процессов операционного уровня.

К регламентации процессов верхних уровне относится разработка, утверждение и согласование нормативно-методических документов, связанных с вопросами:

• порядка управления бизнес-процессами,
• порядка выполнения бизнес-процессов (входы, технология осуществления, выходы),
• требований к необходимым для выполнения процессов ресурсам.

В регламентах процессов верхнего уровня (иными словами, масштабных процессов) описывают деятельность руководителя, связанную с управлением процессом:

• полномочия и ответственность,
• технология управления процессом (в соответствии с функциями управления – планирование, мотивация, организация, контроль, включая методы принятия решений, связанных с процессом),
• система показателей, применяемая для управления процессом и формирования отчетности, отправляемой руководству более высокого уровня. Невозможно осуществлять управление без сформированной системы оценочных показателей.

Чтобы управлять процессами верхнего уровня, детальное описание технологий не требуется – достаточно укрупненных блоков деятельности. Ключевой задачей является отображение структуры подпроцессов и распределение ответственности за их реализацию по руководителям более низкого иерархического уровня.

Итак, при регламентации внутренних процессов верхнего уровня представляется важным:

• создание иерархической системы процессов,
• закрепление за руководителем ответственности за их выполнение,
• создание механизмов управления, в которую входит система показателей.

Регламентация бизнес-процессов операционного уровня связана с разработкой, утверждением и согласованием нормативно-методических документов, в которых описывается деятельность отдельных сотрудников в соответствии с уровнем выполняемых ими операций.

Когда производится переход от внутренних процессов верхнего уровня к внутренним процессам операционного уровня акценты смещаются в направлении регламентации технологии выполнения конкретного процесса. На операционном уровне регламентация отличается большей детализацией. Регламентация операционной деятельности может принимать различные формы, к примеру:

• операционная карта,
• должностная инструкция,
• рабочая инструкция.

Степень детализации определяется руководством предприятия в каждом конкретном случае индивидуально.