Регламентация внутренних процессов компании

Понятие регламентации внутренних процессов компании

Если на предприятии не проведена регламентация внутренних процессов, то ведение работы базируется на устоявшихся нормах и правилах, которые известны сотрудникам. В той или иной степени, результаты достигаются, но эффективность может быть весьма низкой. При таком способе организации невозможно избежать значительных потерь ресурсов различных видов:

• финансовых,
• человеческих (трудовых),
• материальных,
• временных и т.д.

Однако даже документирование такой работы (ее описание, оформление регламента) может не дать никакого положительного эффекта, если она не основывается на предварительном анализе или не сопровождается изменениями существующих процессов.

Стандарты серии ISO 9001 (и соответствующие ГОСТы Р ИСО 9001) устанавливают, что организациям нужно:

• разрабатывать, актуализировать и использовать для обеспечения функционирования внутренних процессов документированную информацию,
• регистрировать и сохранять применяемую документированную информацию, чтобы обеспечить уверенность в том, что внутренние процессы производятся в соответствии с запланированными способами.

Цели осуществления регламентации внутренних процессов:

• анализ проблемных и узких мест, выявление потерь в ходе осуществления процессов и последующая разработка и реализация мероприятий, направленных на улучшение ситуации,
• стандартизация деятельности, обеспечение четкости и повторяемости процессов, реализация возможности управления ими,
• тиражирование опыта на другие организации (новые предприятия или филиалы компании),
• накопление массива знаний для передачи его новым сотрудникам (при приеме на работу, обучении, повышении квалификации),
• проведение внутренних аудитов.

Если регламентация внутренних бизнес-процессов организации осуществляется в рамках внедрения процессного подхода, во внимание обязательно должны приниматься основные элементы бизнес-процесса. Иными словами, регламент должен содержать следующие сведения:

• деятельность, связанная с управлением процессом. В частности, должны быть описаны владелец процесса, присвоенные ему полномочия, технологии управления процессом (по крайней мере планирование процесса и отчетность по нему), система используемых при управлении показателей,
• входы процесса, включая требования в ним, а также инициирующие начало процесса события,
• выходы процесса, включая требования к ним, а также завершающие процесс события и получаемые результаты,
• деятельность, осуществляющая преобразование входов в выходы, или технология проведения процесса. В этот пункт включают ответственность персонала, а также выполняемые сотрудниками операции (их структура и взаимосвязь),
• необходимые для осуществления процесса ресурсы (включая персонал, инфраструктуру, информацию, оборудование и другие виды ресурсов).

Особенности регламентации внутренних процессов по уровням

Регламентацию внутренних бизнес-процессов можно разделить на два направления:

• регламентация внутренних процессов верхних уровней,
• регламентация внутренних процессов операционного уровня.

К регламентации процессов верхних уровне относится разработка, утверждение и согласование нормативно-методических документов, связанных с вопросами:

• порядка управления бизнес-процессами,
• порядка выполнения бизнес-процессов (входы, технология осуществления, выходы),
• требований к необходимым для выполнения процессов ресурсам.

В регламентах процессов верхнего уровня (иными словами, масштабных процессов) описывают деятельность руководителя, связанную с управлением процессом:

• полномочия и ответственность,
• технология управления процессом (в соответствии с функциями управления – планирование, мотивация, организация, контроль, включая методы принятия решений, связанных с процессом),
• система показателей, применяемая для управления процессом и формирования отчетности, отправляемой руководству более высокого уровня. Невозможно осуществлять управление без сформированной системы оценочных показателей.

Чтобы управлять процессами верхнего уровня, детальное описание технологий не требуется – достаточно укрупненных блоков деятельности. Ключевой задачей является отображение структуры подпроцессов и распределение ответственности за их реализацию по руководителям более низкого иерархического уровня.

Итак, при регламентации внутренних процессов верхнего уровня представляется важным:

• создание иерархической системы процессов,
• закрепление за руководителем ответственности за их выполнение,
• создание механизмов управления, в которую входит система показателей.

Регламентация бизнес-процессов операционного уровня связана с разработкой, утверждением и согласованием нормативно-методических документов, в которых описывается деятельность отдельных сотрудников в соответствии с уровнем выполняемых ими операций.

Когда производится переход от внутренних процессов верхнего уровня к внутренним процессам операционного уровня акценты смещаются в направлении регламентации технологии выполнения конкретного процесса. На операционном уровне регламентация отличается большей детализацией. Регламентация операционной деятельности может принимать различные формы, к примеру:

• операционная карта,
• должностная инструкция,
• рабочая инструкция.

Степень детализации определяется руководством предприятия в каждом конкретном случае индивидуально.