Организационный проект - это совокупность мероприятий, которые проводятся для того, чтобы внести изменения в организационную структуру предприятия.
Описание стадий разработки организационного проекта
Важным фактором успешности хозяйственной деятельности любого предприятия является организационная структура, которая выстроена у него. Если создается новое предприятие и ему нужно выстроить собственную организационную структуру или уже существующее предприятие нуждается в корректировке своей структуры организации, то принимаются меры по разработке и реализации организационных проектов.
Разработка организационного проекта обычно проводится в две стадии. Первая стадия представлена созданием эскизного проекта, который рассматривает несколько различных вариантов реорганизации предприятия. Вторая стадия - это разработка рабочего проекта, обычно реализуемая в три этапа:
- Формирование общей структурной схемы.
- Составление перечня основных структурных подразделений компании и определение их взаимосвязи друг с другом.
- Регламентация организационной структуры предприятия.
Общая структурная схема формируется на основе главных характеристик организации. При этом учитываются выбранные направления организационного проектирования. В результате составляется перечень проектируемых подсистем, определяется, сколько уровней будет в системе управления и в какой степени на них будут централизованы полномочия и ответственность, выбираются формы взаимоотношений с внешним окружением, устанавливаются требования к механизмам производства, документооборота, кадровой работы и т. д.
Далее происходит определение организационных решений в отношении всех структурных уровней организации. Это, в частности, предполагает распределение задач между структурными уровнями и построение внутриорганизационных связей.
Регламентация организационной структуры означает, что определяется состав структурных подразделений предприятия и их численность, на конкретных исполнителей возлагаются обязанности по решению определенных задач, утверждается порядок взаимодействия подразделений друг с другом, выбирается технология обработки информации. На основе этих сведений проводятся расчеты затрат, которые потребует управление новой организационной структурой, и расчеты показателей эффективности функционирования этой структуры.
Информационное обеспечение организационного проекта
Организационный проект (проект реорганизации компании) может быть разработан только при наличии всей необходимой информации. Она включает в себя, прежде всего, характеристику предприятия, которую заранее должен подготовить заказчик. Кроме того, должна быть предоставлена динамика показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Важно изучить трудовой контингент предприятия. Благодаря этому будет выявлена текущая структура аппарата управления и получено общее представление о квалификационном составе персонала и о текучести кадров.
Необходимость совершенствования системы управления на предприятии через разработку и реализацию организационного проекта может быть вызвана возникновением одной из следующих проблем:
- принятие руководством решения о расширении компании;
- зафиксированное снижение эффективности производства;
- нарастающее отставание компании от конкурентов;
- накопление и выражение работниками и (или) акционерами своего недовольства работой компании;
- падение престижа компании и др.
Разработчикам организационного проекта необходимо добиться от заказчика полного раскрытия им своих пожеланий относительного будущей организационной структуры компании. А важным ограничением на пути достижения желаемых конечных результатов являются установленные сроки разработки и объемы выделенных ресурсов.
Методическое обеспечение организационного проекта
Организационный проект разрабатывается путем последовательного приближения к модели рациональной структуры управления. В данном случае применение методов проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценке и принятии к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.
На практике в основном применяют следующие методы проектирования организационных структур управления, которые достаточно успешно дополняют друг друга:
- Метод аналогий - используются те организационные формы и механизмы управления, которые подтвердили свою эффективность в компаниях со сходными организационными характеристиками.
- Экспертно-аналитический метод - организация изучается квалифицированными специалистами, которые выявляют специфические особенности, проблемы в структуре управления и формулируют рациональные рекомендации по их разрешению.
- Метод структуризации целей - создается система количественных и качественных целей организации, которым должна соответствовать проектируемая организационная структура.
- Метод организационного моделирования - распределение полномочий и ответственности в организации получает формализованное отображение в математическом, графическом или ином виде.
Для того чтобы описать и установить ответственность подразделений и конкретных исполнителей при выполнении сложных задач, в рамках организационного проекта осуществляется разработка специальных документов (органиграмм) и матриц распределения ответственности. С их помощью процесс выполнения управленческих функций получает графическую (наглядную и более понятную) интерпретацию.
Таким образом, в целях решения внутренних проблем многие современные компании инициируют разработку и реализацию организационных проектов, т. е. проектов по реорганизации структур управления и повышению их эффективности.
