Проектная команда - это субъект управления проектом, который представляет собой группу специалистов, объединивших свои усилия для выполнения работ, связанных с обеспечением полноценной реализации проекта.
Значение первого совещания проектной команды
Как правило, разработка и реализация проекта обеспечивается за счет действий, которые совершает такой субъект управления, как проектная команда. Она представляет собой группу специалистов, которые объединились друг с другом под руководством менеджера для того, чтобы принять меры, призванные обеспечить надлежащие осуществление проектной деятельности.
Эффективность проектной команды во многом зависит от того, в какой степени было выполнено командообразование. И в данном случае немаловажное значение отводится тому, как было проведено первое совещание проектной команды.
Первое совещание проектной команды обычно ведет менеджер проекта. В некоторых случаях продолжительность первого совещания может достигать одного-двух дней, а место его проведения может находится вне территории родительской организации.
Общие правила проведения совещаний
Важность совещания состоит в том, что они представляют собой формат, в котором осуществляется основная доля коллективной работы. При этом необходимо обеспечить присутствие на совещаниях проектной команды духа равноправия, суть которого состоит в наличии у членов команды права на высказывание и изложение своего мнения. В связи с этим в конце совещания его председатель должен спросить у участников, остались ли у них какие-нибудь вопросы или заявления.
Темп свободных высказываний в период совещания в целях сохранения делового вектора может регулироваться председателем совещанием. Еще обязательным является подробное составление протоколов совещания, в которых, в частности, отражается особое мнение явно несогласных с принятыми решениями.
В протоколе совещания необходимо указывать фамилии тех членов команды, которые выступили с речью перед собравшимися. Если в процессе совещания возникли спорные ситуации, то обязательным является согласование формулировок выступающих. Другим обязательным условием проведения совещания (точнее говоря, его завершения) является персональное включение всех участников совещания в списки рассылки.
Специфика первого совещания проектной команды
Менеджеру проекта при проведении первого совещания проектной команды требуется решить ряд значимых задач. Прежде всего, необходимо принять меры для сплочения команды на основе равноправия. Все решения, которые принимаются на первом совещании, должны быть задокументированы, за что также отвечает менеджер проекта. При этом ему нужно соблюсти баланс между обеспечением равноправия, что может привести к потере управляемости группы, и принятием конкретных решений, что, в свою очередь, может надолго погасить инициативу членов проектной команды.
Подготовка менеджера проекта к проведению первого совещания проектной команды, как правило, заключается в составлении его сценария. Но о его существовании не следует кому-либо сообщать, поскольку первому совещанию вообще стоит проводиться без предварительной повестки.
В большинстве случаев весь процесс проведения первого совещания проектного команды подразделяется на следующие четыре последовательно выполняемых этапа:
- Представление каждого члена команды - сначала его кратко характеризует менеджер, а затем он сам рассказывает о себе, о своем предыдущем опыте.
- Свободное высказывание членами команды своих сообщений, их выступления (в том числе, после соответствующего опроса менеджера проекта), что позволит сформировать у них твердое ощущение о наличии у них права на сообщение всем остальным своего мнения и убежденность в том, что их мнение будет услышано.
- Переход от свободных высказываний к деловому обсуждению вопросов в коллективном формате с целью подготовки к последующему принятию решений.
- Непосредственное принятие решений.
По итогам первого совещания проектной команды могут быть приняты решения, важные с точки зрения последующей реализации проекта. В частности, свое отражение получает факт создания проектной команды, могут быть описаны конечные и текущие задачи проекта.
Также на первом совещании проектной команды может проводится внутренняя самооценка компетенций, которыми обладают члены команды. Результаты этой самооценки позволят сделать обоснованные выводы о том, достаточным ли является текущий персональный состав проектной команды или нет. В последнем случае вслед за этим могут последовать решения о привлечении дополнительных специалистов или об отправке членов команды на соответствующее обучение.
На первом совещании также уточняют полномочия и ответственность, которые распределяются между членами проектной команды. Это позволит в дальнейшем организовать эффективный процесс совместной работы всех членов.
Кроме того, в результате проведения первого совещания проектной команды могут быть решены следующие важные вопросы взаимодействия и коммуникаций внутри группы:
- утверждение конкретного типа и графика последующих проектных совещаний;
- определение формата протоколов, который будет использоваться в целях информационного взаимодействия;
- принятие конкретного способа документооборота внутри проектной команды и при взаимодействии с внешними сторонами.
Таким образом, одной из главных предпосылок организации эффективного осуществления проектной деятельности считается проведение первого совещания проектной команды. Оно проводится менеджером проекта и по большей части направлено на решение задач командообразования и организационного взаимодействия, благодаря чему обеспечивается дальнейшая работа членов проектной команды по решению текущих и конечных задач проекта.
