Организация как открытая система

Понятие и общие характеристики организации

Также организация - это открытая система, которая осуществляет производственный процесс создания товаров и услуг, отвечающих потребительскому спросу. Организации бывают формальными и неформальными, но объединяют оба их вида такие характеристики, как:

• наличие в организации как минимум двух человек,
• единство цели,
• совместная трудовая деятельность.

Организации отличаются друг от друга, сложно найти две идентичные организации, поскольку у людей формируются разные цели и представления о том, каким образом должна выстраиваться совместная деятельность, какими методами и управленческими формами следует пользоваться для того, чтобы достичь результата. Отличия складываются в отношении следующих показателей:

1. методы и принципы управления организацией;
2. функции организации;
3. операции и сложности их выстраивания и выполнения;
4. процедурный аспект.

Общие характеристики организации состоят в наличии ресурсов для реализации поставленных целей, ее зависимости от внешней среды и трансформаций в обществе, необходимости управления и наличии подразделений, в которых каждый элемент организации выполняет конкретные функции и несет ответственность за достижение успеха.

Цель организации сводится к овладению ресурсами и их постепенному преобразованию. Ресурсы используются организацией для достижения тактических и стратегических целей. Разумеется, основной ресурс - это человеческий капитал, поскольку без труда человека, его идей и мыслей невозможно выстраивать успешную организационную деятельность. Также ресурсы - это капитал, оборотные средства, информационные ресурсы и технологии. Организация нуждается в непрерывном пополнении ресурсов, поскольку внешний мир непрерывно изменяется, и поэтому компании необходимо соответствовать требуемому уровню.

Разделение труда в организациях осуществляется по вертикальному и горизонтальному принципам. Руководитель или управленец самостоятельно определяет принципы разделения труда, опираясь на специфику развития организации, уровень внешнего влияния на компанию.

Под горизонтальным разделением труда понимают количественную и качественную дифференциацию, а также специализацию трудовой деятельности. В рамках организации разные люди способны по-разному справляться с обязанностями, кому-то это дается легче, а кому-то сложнее. Поэтому управленец должен четко обозначить обязанности и область ответственности каждого сотрудника, чтобы обезопасить компанию от рисков и создать необходимое окружение сотрудникам (трудовое, окружение в рамках обязанностей и выполняемой деятельности). Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. В данном случае на первый план выступает обособление функции управления, суть которой состоит в целенаправленном координировании и интегрировании деятельности всех элементов организации. Кто-то должен взять на себя обязанности капитана с тем, чтобы определить круг обязанностей подчиненных, планировать, организовывать и контролировать все структуры и звенья организации.

Факторы, влияющие на организацию как открытую систему

Организация отличается явной зависимостью от внешней среды и ее факторов. Компания не может функционировать автономно и отстраненно, внешние факторы создают не только сложности и проблемы, но и дают дополнительный толчок к тому, чтобы компания начала активно развиваться преодолевая эти сложности.

Внешнее окружение остается одинаковым для большинства организаций, и представлено окружение в виде социально-культурных изменений, экономических и политических трансформаций, а также правовых и национальных процессов. Организация не может быть абстрагирована от изменений, поскольку выступает в качестве открытой системы. Соответственно, факторы среды внешнего окружения непрерывно взаимодействуют с организацией. Внешняя среда имеет несколько характеристик:

1. подвижность;
2. непредсказуемость;
3. сложность и структурность;
4. взаимозависимость факторов.

Подвижность состоит в том, что среда постоянно изменяется. Трансформации и подвижки касаются нескольких сфер, но организация оказывается в поле влияния, соответственно изменяется вместе со средой. Непредсказуемость выражена в том, что некоторые события и явления нелегко спрогнозировать. Сложно прогнозировать события не длительный период, поскольку трансформации происходят регулярно, и та сфера, что еще вчера являлась одной, сегодня может обладать новыми характеристиками и свойствами. Поэтому эксперты овладевают навыками краткосрочного планирования и ориентируются на прогноз ближайших процессов и явлений. Сложность состоит в том, что в среде присутствует много элементов и факторов. Каждый фактор изучить сложно, особенно с учетом того, что регулярно возникают новые факторы и явления. Но можно проследить зависимость факторов, выявить структуру среды и определить, как каждый из факторов сказывается на организации.

Помимо внешних факторов существуют еще и внутренние факторы. Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы, возникающие внутри организации. Так как организация представляет собой созданную людьми структуру, то внутренние факторы являются результатом управленческих решений. Внутренние факторы - это исходные данные о работниках, средствах производства, ресурсах и обстоятельствах, в которых предприятие начинает реализовывать деятельность. Но исходные данные могут со временем трансформироваться, в соответствии с их изменениями меняется и деятельность компании. Управленческие решения в организации принимаются в результате тщательного сопоставления внешних факторов и внутреннего состояния предприятия.