Внешнее окружение - это совокупность факторов внешней среды, которые находятся вне зоны досягаемости для воздействия субъектов управления, но при этом оказывают влияние на условия реализации проекта.
Влияние внешнего окружения проекта на его организационную структуру
Внешнее окружение проекта так же, как и система взаимоотношений участников проекта вместе с его содержанием, накладывает определенные требования на его организационную структуру. Напомним, что внешним окружением проекта называют совокупность факторов внешней среды, которые не контролируются руководителями проекта, но при этом они способны оказать влияние на условия его разработки и реализации.
Если внешнее окружение проекта отличается динамичностью и подвижностью, то его организационная структура должна быть гибкой и адаптивной. В случае же стабильного функционирования внешней среды большей эффективностью будут отличаться «жесткие», механистические, бюрократические организации.
Реализация организационной структуры может в любых вариантах, которые отличаются возможностью адаптации. Здесь определяющая роль принадлежит степени регламентированности деятельности сотрудников. Речь идет, во-первых, про количество и детальность действующих правил и процедур выполнения работ и организационного поведения, а во-вторых, про степень соблюдения сотрудниками этого документированного порядка.
Указанное свойство называется степенью структуризации. Как показывает практика, различные организационные структуры в содержательном аспекте тяготеют к различным уровням структуризации. Это дает основания для разделения возможных организационных структур на две категории - механистические и органистические.
Характеристика механистических организационных структур проекта
Если внешняя среда характеризуется низким уровнем неопределенности и динамичности (что, соответственно, говорит о высоком уровне стабильности), то для управления проектом следует построить механистическую организационную структуру. Практика свидетельствует о том, что она демонстрирует наибольшую эффективность в условиях заранее известных целей, которые в процессе реализации проекта остается неизменными.
Рассматриваемая разновидность организационной структуры даст возможность успешно решить структурированные задачи и проблемы. Кроме того, она позволит участникам проекта использовать четкие измерители достигнутых результатов.
Механистическая организационная структура может быть использована в том случае, если участники проекта активно реагируют на различные материальные поощрения. Еще одним условием ее применения являются юридическое понимание власти.
Общие характеристики механистической организационной структуры проекта могут быть описаны следующим образом:
- участникам проекта установлена четкая ответственность;
- организация построена, прежде всего, на основе иерархического принципа;
- система вознаграждений для участников проекта имеет объективный характер;
- установлено большое количество подробных правил и процедур;
- исполнителям, как правило, предоставлен узкий фронт работ;
- отбор сотрудников для участия в проекте происходит на основе формальных критериев;
- в организации имеет место официальность и обезличенность.
Следовательно, если организация, которая собралась разработать и реализовать некий проект, преимущественно характеризуется именно этими параметрами, то это значит, что она выстроила у себя механистическую организационную структуру управления.
Характеристика органистических организационных структур проекта
Органистическая организационная структура применяется в случае динамичной внешней среды, которая отличается высоким уровнем неопределенности. Ее использование также будет уместно, если цели проекта размыты и динамично изменяются.
Применение органистической организационной структуры еще будет эффективно при низком уровне структурируемости задач и проблем, которые необходимо решить в ходе осуществления проекта, а также при отсутствии возможности для использования четких измерителей достигнутых результатов.
Мотивация участников проекта сложными потребностями является еще одним условием применения органистической организационной структуры. Кроме того, власть должна подвергаться сомнению и испытанию, поскольку подчиненные требуют подтверждения власти.
Общие характеристики органистической организационной структуры проекта обычно заключаются в следующем:
- должностные обязанности участников проекта широко определены;
- количество общих указаний, которые адресуются подчиненным, является достаточно небольшим;
- ответственность, как правило, «размыта» внутри команды проекта;
- в основу организации положены перекрестные связи;
- система вознаграждений для участников проекта имеет субъективный характер;
- отбор сотрудников для участия в проекте преимущественно происходит при помощи субъективных критериев;
- организация в целом характеризуется широким распространением неформального подхода.
Отсюда следует, что перечисленные характеристики могут быть использованы для идентификации организаций, у которых выстроена органистическая организационная структура управления.
Таким образом, условия внешнего окружения проекта предопределяют разделение организационных структур управления им на две категории - механистические и органистические. Для каждого конкретного проекта на основе предварительного анализа факторов внешней среды нужно выбрать наиболее адекватную организационную структуру, которая позволит соответствующим образом реагировать на возникающие изменения и, тем самым, поддерживать режим наиболее эффективного достижения проектных целей.
