Процесс управления представляет совокупность определенных видов деятельности, которые направлены на координацию и упорядочение в функционировании и развитии организации и ее элементов для достижения целей, стоящих перед ней. В процессе управления решаются задачи:
- тактическая: поддержание устойчивости, гармоничного взаимодействия и работоспособности всей совокупности элементов объекта управления;
- стратегическая: обеспечение развития и совершенствования, перевод в качественно и количественно другое состояние.
Обычно, процессы управления организацией довольно многообразны и многомерны, характеризуются сложной структурой. Процесс управления в общем смысле состоит из общих функций управления, объединенные в циклы управления (рис. 1).
Рис. 1. Цикл управления
Как видно, данный процесс можно охарактеризовать как непрерывный, с циклическим повторением отдельных фаз (сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации; принятия решений и организации выполнения их), неравномерный, инерционный, с некоторым запаздыванием управленческих действий. Процесс управления совершенствуется и развивается вместе с организацией.
Сущность управленческого процесса
В управленческом процессе объединены такие моменты как управленческий труд, предмет и средства, и конечный результат его реализации - определенный продукт.
Предмет и продукт управленческого труда – это; в первом случае она является «сырой», а поэтому на практике не применяется; но для подготовки решения она служит основой, ею руководствуются для осуществления определенных действий.
Самостоятельное существование преобразованная информация приобретает и затем накапливается, что ведет к усложнению управленческого процесса, росту господства решений, принятых в прошлом, над текущими. Последнее может быть в некоторой степени полезным, поскольку порождает организационный порядок, который обеспечивает срабатывание в автоматическом режиме механизмов управления и выполнение соответствующего действия без специального распоряжения. При этом он ограничен из-за того, что подчинить и координировать все элементы организации не в состоянии.
Средства управленческого труда – это все то, что способствует при осуществлении операций с информацией. При этом выделяют: средства составления документов, оформления и обработки документов, группировки и хранения документов, средства выполнения вычислительных операций, оперативной связи.
Формы управленческого труда
Управленческий труд реализуется в трех ключевых формах:
- эвристический;
- административный,
- операторный.
Эвристический труд – это совокупность действий по анализу и изучению определенных проблем, стоящих перед фирмой, и на основе этого разработке ряда вариантов их решения — экономических, управленческих, технических.
В зависимости от характера и сложности этих проблем труд выполняется специалистами или руководителями.
Административный труд - в основном удел руководителей, который связан с выполнением работ по текущей координации деятельности подчиненных, их контролю, оценке, мотивации, распорядительству, инструктированию, обмену информацией.
Операторный труд имеет направленность на техническое обеспечение необходимой информацией производственных и управленческих процессов.
Он включает работы по документированию (оформлению, размножению, сортировке, и хранению различных документов); учету (сбору статистической, бухгалтерской и другой информации о процессах, протекающих в организации); коммуникации, вычислению и последовательной обработке собранной информации. Данный труд возложен на специалистов и исполнителей.
Управленческие работы и операции
Процесс управленческого труда включает в себя элементарные действия, или операции, то есть однородные, логически неделимые части управленческой деятельности, с одним или группой информационных носителей от момента поступления их до передачи в преобразованном виде другим или же на хранение.
Управленческие операции могут быть: поисковые, вычислительные, логические, описательные, графические, контрольные, коммуникационные и т.п.
Комплекс самостоятельных операций по обработке информации (сбора, изучения, анализа, формулировке выводов, оформлению их), который заканчивается определенным по форме и содержанию результатом в виде сообщения или документа называется управленческой работой.
Управленческие работы классифицируют:
- по целевому назначению (активизация, предвидение, контроль);
- по конкретному содержанию (исследование, планирование);
- по периодам (тактические, стратегические, оперативные);
- по этапам (постановка цели, анализ ситуации, определение проблемы, выбор ее решения);
- по направленности (внутри или вне организации);
- по сферам (социальная, экономическая, технологическая);
- по объектам (персонал, производство);
- по формам и методам осуществления;
- по организационной роли (интегрирующие и дифференцирующие);
- по характеру преобразования информации (стереотипные, выполняемые по алгоритму, или творческие);
- по степени сложности.
Последняя классификация является важнейшей характеристикой управленческого труда.
Сложность управленческого труда определяется рядом обстоятельств.
Во-первых, масштабом, количеством и составом проблем, связи между ними, применяемыми методами, организационными принципами.
Во-вторых, необходимостью принимать все новые, нетрадиционные решения, зачастую в условиях риска и неопределенности, что требует глубочайших профессиональных знаний, опыта и эрудиции.
В-третьих, наконец, сложность управленческого труда характеризуется уровнем оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые надо принимать. Менеджер в процессе принятия решения, берет на себя часто ответственность не только за благосостояние людей в материальном плане, но за здоровье и даже их жизнь.
Управленческая процедура представляет собой документально зафиксированную последовательность выполнения элементов процесса управления, определяющая состав, содержание составляющих его операций, их очередность. Процедура отражает цель работы, разрабатываемые и используемые документы, содержание их, порядок прохождения.
Технология процесса управления
Способ выполнения операций управления и их элементов в оптимальной последовательности при рациональном разделении между исполнителями в зависимости от их квалификации и затрат рабочего времени называют управленческой технологией.
Главные задачи управленческой технологии:
- установление упорядоченности и рациональности в последовательности выполнения управленческих работ;
- обеспечение при принятии решений единства, согласованности и непрерывности действий субъектов;
- участие вышестоящих руководителей;
- равномерную нагрузку на исполнителей.
В основе управленческих технологий - производственные и информационные потоки, совокупность знаний о приемах и методах действий работников при выполнении управленческих операций.
Технология управления должна быть минимально сложной и трудоемкой. Рассмотрим их подробнее.
Линейная технология характеризуется строгой последовательностью определенных фаз, которые друг из друга вытекают и сменяются в соответствии с ранее установленным планом. Если невозможно оценить положение дел точно, выделить главную проблему и наметить цель однозначно, управленческая технология может быть разветвленной.
Технология управления по отклонениям, начавшимся на предыдущей фазе, исходит из того, что последние частично вообще не потребуют корректировки; а их преодоление и частично внесение изменений в процесс управления возможно силами самих исполнителей; лишь при значительной величине их следует вмешаться руководителю.
Технология управления по ситуации может применяться в случае, когда управленческий процесс осуществляется в условиях неопределенности.
Технология управления по результатам характеризуется тем, что при отсутствия определенности ситуации и расплывчатой конечной цели, после каждой из фаз, в зависимости от степени достижения на предыдущей запланированных результатов, совершается уточнение последующих действий.
Таким образом, процесс управления представляет собой деятельность объединенных в некую систему субъектов управления, которая направлена на достижение целей организации через реализацию определенных функций с использованием управленческих методов.
