Для того, чтобы контроль смог обеспечить достижение организационных целей, он должен иметь несколько важных свойств. Прежде всего, для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть стратегически направленным, т.е. его характер должен отражать ключевые приоритеты организации и их поддерживать. Сложность оценки в количественном виде определенного вида деятельности или оценки ее результативности по принципам «затраты — эффект» не должна никогда становится критерием для решений в части необходимости введения механизма контроля. Деятельность в областях, не имеющих стратегического значения, нужно измерять не очень часто, а о полученных результатах никому можно и не сообщать до той поры, пока отклонение не станет необычно большим. Абсолютный контроль обычных операций (таких, как мелкие расходы) смысла не имеет и будет лишь отвлекать силы от других более важных задач.
Рассмотрим принципы, определяющие эффективность осуществления процесса управленческого контроля.
Ориентация на результаты
Итоговая цель контроля заключается не в том, чтобы просто собрать информацию, определить стандарты и установить проблемы, а в том, чтобы найти решение задач, стоящих перед организацией или менеджером. Осуществление измерений и информирование об результатах их важно лишь как средство достижения данной цели. Если менеджер хочет сделать контроль более эффективным, ему следует тщательным образом следить за тем, чтобы такие самоочевидные средства контроля стали более важными, чем истинные цели организации.
Помимо этого, не имеет провозглашать, что система контроля направлена на получение конкретного результата, если она фактически не сможет достичь их. Нет смысла обладать обширной и точной информацией о разных отклонениях от намеченной цели, если данная информация не находит применения для осуществления нужных корректирующих действий. Это значит, что информация о результатах контроля имеет значение только в случаях, когда она доходит до лиц, обладающих правами производить на ее основании необходимые изменения. В случае, когда контрольный механизм не срабатывает, зачастую причина заключается в том, что следует усовершенствовать структуру обязанностей и прав, но не процедуры измерения.
Итак, чтобы быть эффективным, контроль интегрироваться с остальными функциями управления. Как итог, контроль можно считать эффективным лишь тогда, когда фактически организация достигает желаемой цели и в состоянии формулировать новую цель, которая в будущем обеспечит ее выживание.
Соответствие делу
Контроль должен соответствовать контролируемым видам деятельности, для того чтобы стать эффективным. Контроль должен объективно оценивать и измерять то, что на самом деле важно. Неподходящие механизмы контроля могут скорее замаскировать, но не накапливать критически важную информацию. Например, общепринято производить оценку эффективности торговли посредством установки определенной квоты и сравнения с нею реально полученного объема продаж. Однако это предприятие может привести к существенным потерям, поскольку успех на самом деле определяется не объемом продаж, а уровнем прибыли. Множество факторов может привести к достижению такой квоты при фактически низкой результативности торговли.
Фирма может предлагать крайне высокие скидки или большие объемы послепродажного обслуживания, чтобы получить тем самым новый заказ, или же цена может возрастать из -за инфляции. Предприятие в таких ситуациях на каждой продаже будет терять деньги, но никак их не зарабатывать.
Своевременность контроля
Контроль должен быть своевременным, при этом своевременность контроля заключается не только в достаточно высокой частоте или скорости его проведения, а во временных интервалах между проведением оценки, которые адекватны контролируемому явлению. Уровень самого подходящего такого рода временного интервала определяют обычно на основе временной рамки основного плана, скорости изменений и расходов на осуществление измерений и распространение получаемых результатов.
Предприятию розничной торговли, может быть необходима точная информация об уровне складских запасов на еженедельной основе. Это важно поддержания уверенности в том, что торговой организации действительно есть чем торговать. Но реальную инвентаризацию товаров для установления убытков от хищений необходимо делать не чаще чем один раза в квартал.
Аналогичным образом торговое предприятие должно ежедневно определять и регистрировать должным образом объемы своих продаж с той целью, чтобы вносить деньги в банк и контролировать потоки наличности. Однако время от времени такой фирме следует рассчитать почасовые объемы продаж для того, чтобы выявить часы минимального и максимального объема продаж и расставить соответствующим образом торговый персонал в торговом зале. Это является одной из причин того, почему все кассы на чеках печатают время продажи. Другой причиной является то, что зная конкретное время продажи, руководитель может выявить ответственных в случае некоторой ошибки или некачественного обслуживания.
Гибкость контроля
В случаях, когда что - либо непредвиденное можно прогнозировать, то контроль становится уже ненужным. Как и планы, контроль должен быть иметь достаточную гибкость и быть способным приспосабливаться ко всем происходящим изменениям. Незначительное изменение планов редко бывает сопряжено с необходимостью реализации серьезных изменений в контролирующей системе. Без наличия достаточной степени гибкости система контроля станет недейственной в ситуациях, для которых она собственно предназначалась.
Если неожиданно появляется новый фактор издержек, скажем, вызванный необходимостью адаптации к новому законодательству, то до той поры, пока он в систему контроля предприятия не будет встроен, система контроля отслеживать производственные издержки не сможет.
Простота контроля
Обычно, наиболее эффективным контролем является простейший контроль с точки зрения целей, для которых он предназначается. Самые простые методы контроля требуют наименьших усилий и более экономичны при этом. Однако важнейшее заключается в том, что если система контроля является слишком сложной и люди, с ней взаимодействующие, не всегда понимают ее или не поддерживают ее, то эта система контроля эффективной быть не может. Избыточная сложность приводит к беспорядкам, являющимся сигналом потери контроля над ситуацией.
Итак, контроль должен максимально соответствовать возможностям и потребностям людей, с системой контроля взаимодействующих и ее реализующих.
Экономичность контроля
Достаточно редко при помощи контроля стремятся достичь полнейшего совершенства в функционировании организации, так как прогрессирующие улучшения и усовершенствования на последних этапах потребуют непропорционально значительных затрат средств и усилий.
Число отгрузок продукции, которое получает какое-либо обычное предприятие, почти наверняка не слишком велико. А поэтому, если только груз не является очень ценным или если его достаточно просто сосчитать, лучше всю поставку оприходовать в целом и смириться с возможностью хищений, чем контролировать содержание каждого из ящиков — это будет очень дорогостоящим мероприятием.
Не следует забывать, что затраты, предприятием совершаемые, должны приводить к росту ее доходов и преимуществ. Расходование средств должно приближать предприятие к поставленной цели. Таки, если сумма затрат на систему контроля превосходит ею создаваемые преимущества, то предприятию эту систему контроля лучше не использовать вообще или же вводить менее тщательный контроль. Поскольку в процессе контроля скрывается множество побочных затрат, среди них - отвлечение ресурсов затраты и рабочего времени, которые бы могли быть затрачены на решение прочих задач, то, для того чтобы контроль стал экономически оправданным, соотношение затрат к потенциальной прибыли должно быть у него достаточно низким.
Безусловно, для того чтобы для системы контроля выявить реальное отношение затрат и прибыли, следует рассматривать и долгосрочные аспекты, и краткосрочные. Если существует некоторое твердое правило контроля, то оно состоит, прежде всего, в том, что каждый контроль, стоящий больше, чем для достижения целей он дает, контроля над ситуацией не улучшает, а только направляет работу по ложному пути, что и есть еще один сигнал потери контроля.
