Понятие и этапы контролья

Сущность контроля

концепции контроля">

Рисунок 1. Ключевые концепции контроля

В работах ученых и исследователей обычно рассматриваются следующие классификации контроля:

• по признаку принадлежности субъекта контроля к предприятию (внутренний или внешний);
• по основанию для обязанностей контроля (добровольный контроль, договорной контроль, контроль по уставу или по закону);
• по объектам контроля (за решениями, за каким – либо объектом, за результатами);
• по признаку регулярности (нерегулярный, регулярный, специальный).

Функция контроля является такой характеристикой управления, которая дает возможность определить проблемы, таким образом скорректировать организационную деятельность, чтобы кризисную ситуацию упредить.

В функцию контроля включается:

• процессы сбора, обработки и анализа информации в части фактических результатов хозяйственной деятельности каждого подразделения фирмы, сопоставления с плановыми показателями, выявления отклонений и анализ причин подобных отклонений;
• разработка необходимых для достижения заданных целей мероприятий.

Важнейшая функция контроля – это разработка системы стандартов отчетности (по финансовым и производственным показателям), проверка такой отчетности и анализ ее как по итогам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого подразделения в отдельности.

Основные функции контроля в системе управления организацией

Контроль в системе управления организацией имеет ряд основополагающих функций, среди которых следующие:

1. Проверочная функция, предполагающая установление обоснованности, целесообразности, законности решений; проверка выполнения их, соблюдения экологических, технических, правовых и прочих норм и нормативов; выявление нарушений и ошибок.
2. Информационная функция, подразумевающая сбор, передачу, обработку информации о состоянии какого – либо объекта.
3. Диагностическая функция, которая предполагает оценку и изучение реального состояния дел в организации и в ее окружении, определение ключевых тенденций изменения его, возможностей и угроз, наличия скрытых резервов
4. Прогностическая функция создаёт базу для предположений о потенциальном состоянии объекта и будущих возможных отклонениях его от заданных ранее параметров.
5. Коммуникационная функция обеспечивает процесс установления и поддержания обратной связи.
6. Ориентирующая функция контроля указывает, на чем необходимо концентрировать особое внимание
7. Стимулирующая функция предполагает то, что по результатам проведения контроля производится оценка персонала, наказание или поощрение.
8. Корректирующая функция подразумевает что, на базе полученных результатов, поведение и состояние объекта и его частей меняются та, чтобы были обеспечены все необходимые значения характеристик его или постоянство функционирования в случае отклонения от них.
9. Защитная функция контроля способствует обеспечению сохранности жизненно важных для организации ресурсов.

Этапы процесса осуществления контроля

Первым этапом процесса контроля является определение стандартов, т. е. поддающихся измерению и конкретных целей. Для эффективного управления должны создаваться стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей.

На втором этапе производится измерение фактически достигнутых итогов деятельности организации и ее персонала.

Третий этап предполагает сопоставление показателей функционирования и установленных стандартов, определение масштабов допустимого отклонения от установленной нормы.

В процессе осуществления процедуры контроля менеджер должен обязательно учитывать поведение людей. Контроль за действиями сотрудников может на них оказывать как положительное, так и отрицательное воздействие. В ряде случаев контроль может приводить и к выдаче неверной информации.

Как результат контроля, выделяют три главных момента:

• формирование критериев и стандартов;
• измерение настоящих результатов деятельности;
• соизмерение реальных и плановых результатов.

Основные характеристики эффективного контроля

1. Стратегическая направленность контроля, которая предполагает отображение и поддержание общих организационных приоритетов.
2. Соответствие процессу. Контроль беспристрастно должен оценивать и измерять то, что для организации важно на конкретном этапе развития.
3. Направленность на результаты. Итоговая цель контроля – собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, с целью решения задач, стоящих перед организацией. Эффективный контроль должен способствовать достижению поставленных целей.
4. Простота. Эффективный контроль должен отвечать потребностям и возможностям персонала, взаимодействующего с системой контроля и ее осуществляющего.
5. Контроль должен быть довольно гибким и приспосабливаться к изменениям, происходящим во внешней среде и внутри организации.
6. Своевременность осуществления оценок или измерений.
7. Экономичность. Следует четко отслеживать в организации затраты на осуществление контроля.
8. Контроль должен осуществляться не только руководителем, но и персоналом организации, поскольку лучшим контролем является самоконтроль.