Роль информации в менеджменте
В процессе управления организацией руководство нуждается в оперативно доставленной, важной, своевременной информации, которая должна быть достоверной и отражать текущую ситуацию в разных отделах.
Информация и ее оборот внутри компании – основа процесса управления, от ее качества зависит и качество работы высшего руководства.
Менеджер должен хорошо организовать процесс сбора, обработки и распространения информации, уметь ранжировать ее по степени важности, упорядочивать процесс коммуникации между отделами и руководством. Управляющие отделы получают от нижестоящих данные о состоянии заданных технико-экономических показателей, полученные в результате производственной и финансово-хозяйственной деятельности. Данные сами по себе не являются эквивалентом информации, они ею становятся только в процессе обработки: анализа, чтения, принятых выводов. На их основе менеджеры разрабатывают управленческие решения и директивы, а потом отправляют их в нижестоящие отделы для выполнения. Таким образом обеспечивается непрерывность деятельности организации.
Типы информации
Существуют разные классификации информации. Рассмотрим наиболее часто употребляемые в менеджменте.
Каждый из типов информации применяется в процессе работы организации. Вопрос сохранности информации стоит особенно остро в компаниях, применяющих инновации и уникальные технологии работы.
Информационные системы
Система обращения информации в организации – информационная система. Такие системы могут быть простыми и многоступенчатыми. При простых системах информация доставляется напрямую из места возникновения в место переработки. Способы поступления: телефон, сообщение через интернет. Простые системы характерны для низших ступеней управления, например, на производстве схема взаимодействия: рабочее место – бригадир.
Сложные системы информации охватывают все ступени управления, их структура зависит от уровня сложности производства и организационной структуры в целом. Различают следующие сложные информационные системы:
- По обработке: централизованные и децентрализованные. При централизованном подходе поступающая информация обрабатывается и используется на высшем уровне руководства. При децентрализованном обработка происходит в отделах, наверх посылаются только выводы.
- Степень информационного охвата: комплексные и локальные системы. Комплексные охватывают все уровни иерархии и службы, локальные – только определенные отделы.
Задачи, которые выполняет система информации:
- внедрение информации, необходимой для осуществления управления;
- сортировка объемов, анализ скорости поступления и качества информации, ее ранжирование по важности и срочности;
- установка последовательности рабочих процедур;
- централизованное планирование деятельности организации;
- установка приоритетов в обслуживании менеджеров информацией;
- разработка мер по улучшению качества и эффективности информации;
- обучение и повышение квалификации работников разных уровней.
Обработка информации в рамках информационных систем в организации способствует повышению эффективности управленческих решений. Информационные системы создаются как руководителями, так и с помощью работников организации. Это требует внедрения современных технических средств сбора, обработки и анализа информации. Эффективность информационных систем зависит и от самих работников, от их гибкости, внимания к поступающим данным, готовности к работе с новыми технологиями. Ни одна современная организация не может обойтись без компьютерной обработки данных, и сотрудники должны уметь обращаться с компьютерной техникой.
