Правила делового совещания

Понятие делового совещания

Совещание коллег и работников – является одной из общепринятых норм деловой коммуникации. При помощи совещания руководитель может наладить канал коммуникации и получить обратную связь о качестве работы организации, тенденциях, возникающих на предприятии. Совещания могут стать как положительным, так и отрицательным мотиватором для сотрудников. Эффективность совещания может снизиться в случае, когда сотрудники начинают проявлять эмоциональную составляющую межличностного общения.

Плохо подготовленный, демотивированный сотрудник начинает проявлять непонимание, невнимание к процессу совещания и предоставляемое информации, что может привести к неверному восприятию целей и задач и отрицательному результату.

Участники делового совещания

Проведение делового совещания применяется руководителем для установления эффективной связи между различными элементами организации и участниками производственного процесса, поставщиками, покупателями, требующие коллективной резолюции по интересующему вопросу. В качестве участников делового совещания выступают:

1. Руководитель совещания (организации) – выступает в роли ведущего коммуникативного звена, функцией которого является осуществление процесса совещания и контроль его проведения с целью получить необходимый результат.
2. Элементы совещания – ими могут выступать сотрудники организации, партнеры, клиенты, посредники, представители крупных банков и конкурентов.

Процесс проведения делового совещания

Деловое совещание проводится в строгом регламенте и порядке. Оно назначается на определенное время и длится от 15 до 45 минут, потому что если это время превышено, деловое совещание переходит в форму деловых переговоров. Участники делового совещания слушают цель совещания и начинают обмен информацией. Если совещание проводится с подчиненными, руководитель озвучивает цели и задачи для каждого сотрудника. Реже проводятся совещания с клиентами и кредиторами. Как правило, этим коммуникативным единицам руководитель посвящает больше внимания, а формат совещания этого не позволяет. Существуют принятые правила проведения совещания. Озвучим их.

Правила делового совещания

В настоящий момент в бизнес – сообществе существует негласная форма проведения совещаний, в нее входят следующие пункты:

1. Выдрать тему совещания и частоту его проведения. Оно может быть постоянным, экстренным, спонтанным;
2. Необходимо заранее оповестить участников совещания и задать его направления. На данном этапе руководитель выступает инициатором и должен предупредить сотрудников о проведении коммуникации, попросить подготовить заранее материалы и подготовится самому.
3. Оповещать о совещании следует не всех сотрудников, а только тех, кто состоит в контактной группе и может оказать активное влияние на процесс принятия решения.
4. Каждый участник должен озвучить мнение по теме совещания, дать свою оценку и рекомендации, иначе его участие в совещании бессмысленно и нецелесообразно.
5. Руководитель должен управлять процессом совещания и задать тон общения, направляя его в сторону интересующего вопроса. Со стороны руководителя, необходимо сохранить корректность в ведении совещания, а участники должны проявлять внимание и активное участие;
6. В завершении совещания руководитель должен сделать выводы, сформировать цель и задачи для каждого участника и наметить план исполнения, поблагодарив каждого из участников за проведенное совещание.

Эффективный руководитель стремится услышать мнение сотрудников по интересующему вопросу и проводит совещания для достижения своих целей эффективного менеджмента. Иногда совещания могут приобретать негативный оттенок. Это происходит в том случае, если коммуникативный процесс не установлен полноценно и одна из сторон не готова к коммуникации. При соблюдении правил делового совещания, коммуникация всегда возникает и приводит к положительным достижениям.