Результаты исследований показывают, что вплоть до 90% своего времени руководитель затрачивает на обмен информацией, который происходит в процессе разнообразных встреч, собраний, совещаний. В виду того, что информация сегодня представляет собой важный ресурс, такие затраты времени являются оправданными. Обладание информацией означает не что иное как обладание властью, а её нехватка не способствует успеху хозяйственной деятельности.
Проведение деловых совещаний
Переговорный процесс является главным звеном при проведении любых дипломатических процедур, и экономика с бизнесом не являются исключением. Для заключения сделок необходимы переговоры. Умение общаться с партнёрами, умение убедить их с какими-либо условиями контракта, может в большой степени повлиять на успех бизнеса. Умение же убедить подчинённых или охарактеризовать те или иные их действия также являются основополагающим фактором. Проблемы проведения совещаний, в вопросах достижения эффективности хозяйствования, являются ключевыми. Пределов в совершенствовании таких технологий нет.
До собрания
Цель проведения собрания должна быть чётко ясна ещё до его начала.
Также частота проведения собраний и их основные особенности известные и определённые заранее, помогают сэкономить значительное количество времени в дальнейшем. По целям проведения различают собрания:
- ознакомительные,
- информационные,
- разъяснительные,
- проблемные,
- инструктивные,
- оперативные.
Определённость в целях собрания позволяет подготовить соответствующую ему повестку дня, т.е. перечень вопросов подлежащих решению. Также необходимо решить, кто должен присутствовать на собрании, а также заранее оповестить их об этом. Затем, если собрание не является повторяющимся, происходит выбор места и времени. Соответствующее место должно быть оборудовано необходимым инвентарём. Повестка дня должна быть известна всем участникам за несколько дней до момента начала в целях того, чтобы участники могли подготовиться к обсуждению актуальным образом. Помещение должно вмещать всех участников, оборудовано необходимым инвентарём и удобной мебелью, иметь нормальную температуру и циркуляцию воздуха.
Заблаговременное знание мнения основных участников собрания о целевом вопросе позволит руководителю лучше подготовиться к спорным ситуациям и конфликтам, которые могут возникнуть в процессе проведения собрания. На мероприятие приглашаются исключительно те участники, обойтись без которых нельзя, т.к. в случае слишком большого числа участников, заседание окажется неуправляемым и не принесёт результата.
На собрании
Обсудите повестку дня и, при необходимости, внесите соответствующие изменения с учётом обстоятельств последнего времени. Следите за соблюдением регламента по времени, а также за свободой высказывания мнений. Необходимо дать высказаться всем участникам. Позиция руководителя по отношению к высказываемым мнениям должна быть нейтральна. Конфликты должны быть погашены в зародыше. Принятие решений происходит путём голосования. Перед завершением собрания необходимо подвести его итоги.
Важной обязанностью руководителя на собрании является психологическая разгрузка участников, а также решение организационных вопросов и проблем. Также необходимо отметить важность управления процессом проведения совещания.
После собрания
После завершения собрания необходимо проанализировать его результаты, обдумать принятые решение, а также выполнение собранием возложенных на него надежд. Подготовить и распространить резюме с итогами собрания, в котором изложить полные сведения о собрании. Если во время собрания произошли стычки, то разрушенные отношения необходимо восстановить посредством неформального разговора. Дискуссии во время выступления необходимо пресекать.
Итоги собрания оцениваются по качеству принятых решений. Мероприятие является бесполезным, если решения принято не было.
