Инициация проекта - это фаза жизненного цикла проекта, в рамках которой происходят авторизация и санкционирование начала проекта.
Понятие, цели и задачи фазы инициации проекта
Одной из важнейших фаз жизненного цикла любого проекта является его инициация. Она заключается в том, что заказчик авторизует и санкционирует начало выполнения проектных работ. Значение процессов инициации проявляется в том, что их цели и результаты, как правило, закладывают фундамент успеха всего проекта.
Процессы инициации проекта направлены на достижение следующих целей:
- получение всеми участниками проекта однозначного понимания его целей и границ;
- документальное закрепление факта начала проекта;
- распределение между лицами ответственности за реализацию проекта (т.е. назначение ролей менеджера, заказчика и куратора проекта);
- формирование укрупненного представления главных плановых характеристик проекта (прежде всего, стоимости и сроков), а также основных заинтересованных сторон;
- определение состава и содержания последующих шагов по более детальной разработке проекта и его реализации.
Для того чтобы перечисленные цели были достигнуты, необходимо предварительно решить ряд соответствующих задач. В первую очередь, нужно признать то, что реализация проекта в нынешних условиях является объективной необходимостью.
Отталкиваясь от этого первого шага, далее следует определиться с общей целью будущего проекта, которая, как правило, связана с получением неких конечных результатов. Именно этими результатами и определяются границы проекта.
В отношении всех заинтересованных участников проекта (прежде всего, заказчики и инвесторы) нужно установить их ожидания, интересы, степень влияния и объем ответственности. Это, в частности, позволит решить вопросы, связанные с составом основных членов команды управления проектом, с его организационной структурой, а также с главными принципами взаимодействия.
Отдельного внимания заслуживает назначение руководителя проекта. Оно обычно проводится заказчиком проекта, который дополнительно согласует полномочия этого руководителя и определяет границы его ответственности за реализацию проекта.
В процессе инициации проекта еще проводят анализ ключевых рисков (т.е. их идентифицируют, описывают, оценивают вероятность наступления и масштабы потенциально возможных последствий). Также перед начало реализации проекта важно узнать, какие внешние и внутренние ограничения будут действовать в его отношении в ближайшей перспективе, какими особенностями проект будет отличаться (в том числе, допущениями и предположениями).
Решение всех выше перечисленных задач в конечном итоге должны дать важный результат - четкое определение начинающегося проекта. Именно на основе этого определения возможной будет авторизация проекта.
Основные процессы фазы инициации проекта
В современном проектном менеджменте имеет место принцип последовательной разработки проекта. В соответствии с ним каждый последующий шаг в проекте может уточнять и дополнять решения и документы, которые были согласованы на предыдущем шаге. Для того чтобы результативно использовать этот принцип, сейчас перед разработкой проекта зачастую выделяют несколько процессов, которые связаны с начальной фазой и инициацией проекта.
Набор процессов, которые менеджер реализует при инициации проекта, может быть различным. В большинстве случаев процессы инициации представлены следующей последовательностью:
- Разработка Устава проекта.
- Анализ заинтересованных сторон и сбор их требований.
- Проведение стартового совещания по проекту.
Разработка Устава проекта - это важнейший процесс реализации проекта. Этот документ делает возможным авторизацию и формализацию проекта, поскольку в Уставе проекта четко очерчиваются границы проекта, документируются целей и ожидаемые результаты проекта, определяется менеджер проекта, фиксируются зона его ответственности и полномочия.
При помощи Устава проекта устанавливается связь между проектом и стратегическими целями организации. Кроме того, Устав содержит обоснование необходимость проекта, его содержание, а также перечень лиц, на которых возложена ответственность за реализацию проекта.
После разработки Устава проекта проводят анализ его заинтересованных сторон (так называемых, стейкхолдеров). В этой роли могут выступать любые лица, группы и организации, которые имеют прямые или косвенные интересы в проекте. Необходимость анализа заинтересованных сторон проекта обусловлена их объективным наличием и оказанием ими влияния на окружение проекта, создавая для менеджера проекта либо позитивные условия, либо серьезные препятствия для успеха проекта.
В результате анализа заинтересованных сторон проекта среди них выделяют ключевые (явные) лица, с которыми в дальнейшем нужно согласовать цели и ожидаемые результаты проекта. Кроме того, со стороны заинтересованных сторон нужно выявить как потенциальные возможности, так и угрозы с зонами риска. После установления информационных потребностей заинтересованных сторон нужно их включить в коммуникационное поле проекта.
Стартовое совещание по проекту проводится для того, чтобы всем заинтересованным сторонам проекта сообщить об основных решениях, которые были приняты в ходе инициации проекта. Далее на этом же совещании происходит согласование с заинтересованными сторонами утверждаемых проектных документов.
Кроме того, на стартовом совещании по проекту друг другу представляют менеджера, куратора, заказчика и других участников проекта. В дальнейшем они на совещании обсуждают идею и замысел проекта, рассматривают Устав, распределяют роли и загрузку, согласуют принципы организации и взаимодействия в проекте и др.
