Приказы по кадрам

ЛЕКЦИЯ 15. ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ Распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников - приемом на работу и увольнением, переводами на другую работу и изменением определенных трудовым договорам условий труда, применением поощрений и взысканий и т.д. оформляются приказами (распоряжениями) по кадрам (по личному составу). С точки зрения бухгалтерского учета, перечисленные действия (прием, увольнение, переводы и т.д.) являются хозяйственными операциями, а следовательно, приказы должны оформляться не только по правилам делопроизводства, но и с учетом требований законодательства о бухгалтерском учете. Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N8 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», действующего с 01.01.2013, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом в соответствии с новым правовым регулированием на экономических субъектов не возлагаются обязанности следовать утвержденным Росстатом альбомам унифицированных форм первичных учетных документов. Обязательство использовать установленные формы сохранено только для организаций государственного сектора: в соответствии с частью 4 статьи 9 названного Федерального закона формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Что касается унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, то они могут использоваться в качестве основы для разработки корпоративных унифицированных форм приказов по кадрам. Поскольку не установлено иное, руководитель организации может своим распорядительным актом определить, что для оформления кадровых операций применяются утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы: − № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»; − № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу; − № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»; − № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу; − № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;− № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»; − № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»; − № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»; − № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»; − № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»; − № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»; − № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций - приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. 1 Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатывать самостоятельно. При разработке форм приказов, оформляющих кадровые операции, должны выполняться требования, установленные частью 2 Федеральною закона «О бухгалтерском учете», что означает, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события; 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Для упрощения оформления приказов кадровые службы совместно с делопроизводителями разрабатывают формы приказов, в которые наряду с перечисленными в пунктах реквизитами включаются иные необходимые сведения. Какие реквизиты необходимо, а какие желательно внести в форму (бланк) приказа, кадровики определяют в соответствии с новым стандартом делопроизводства, введенным в действие 01.07.2003 - ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Несмотря на то что требования ГОСТ носят рекомендательный характер, следование ему на практике при разработке бланков приказов и при заполнении этих бланков позволяет унифицировать и стандартизировать весь распорядительный документационный массив. Согласно ГОСТу бланк конкретного вида документа (в данном случае - приказа) в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) либо герб субъекта Российской Федерации либо Государственный герб Российской Федерации; наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа. Как правило, эмблема организации не приводится в приказах по кадрам. Однако этот вопрос решается по усмотрению организации. Ограничительные отметки понадобятся для того, чтобы оперативно и правильно вписать соответствующий реквизит в нужном месте. Для кадровой службы значимыми являются отметки для границ расположения даты документа и его регистрационного номера. Кроме того, в бланк приказа могут быть включены ограничительные отметки для границ зон расположения заголовка к тексту. Наименование организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для даты документа и 2 регистрационного номера в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:¶ 1) центрированным - начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов; 2) флаговым - каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. Приказы по кадрам печатаются на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210 х 297 мм). Рассмотрим, какие требования предъявляются ГОСТом к каждому реквизиту приказа. 1. Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах юридического лица. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организация (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках (его располагают ниже или справа от наименования на русском языке). Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (его в скобках помещают паже полного или за ним). Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том: случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. 2. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено в соответствии с уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), в данном случае - это приказ. Слово «приказ», может печататься прописными или строчными буквами. 3. Дата документа. Датой приказа является дата его подписания руководителем организации. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, Так, дата 4 августа 2013 года оформляется следующим образом: «04.08.2013». Допускается, словесно-цифровой способ оформления даты, например «04 августа 2013 г.», а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: «2013.08.04».¶ 4) Регистрационный номер документа. Номер приказа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел. Приказы по кадрам нумеруются в пределах календарного года отдельно от других приказов. Для них обычно применяются индексы: «-л/с», «-лс» или «к». Для обозначения групп приказов по кадрам могут применяться другие буквенные индексы, например, для приказов о поощрении - «-п», для приказов о командировке - «км», для приказов о применении дисциплинарных взысканий - «-дв» и т.д. 5) Место составления или издания приказа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные». Например, если наименование организации включает слово «московский», указывать в приказе, «г. Москва» не обязательно. Место составления или издания приказа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя 3 только общепринятые сокращения. 6) Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание приказа. Заголовок должен быть согласован с наименованием документа и отвечать на вопрос «О чем?» (например, «О переносе отпусков работников» или «о ком?» (например, «О Ефремове А.Л.»). Точка в конце заголовка не ставится (только если заголовок оканчивается инициалами работника). Как правило заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. 7) Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, его дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту (например, основанием издания приказа об изменении определенных условий трудового договора работника по части первой статьи 74 Трудового кодекса РФ в соответствии с законодательством является приказ об изменении организационных или технологических условий труда). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.¶ В приказе организации действующей на принципах единоначалия, текст излагают от первого лица единственного числа, начиная словом «приказываю», которое печатается вразрядку или прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля (от нулевого табулятора). Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. 8) Визы согласования. Согласование документа оформляется визой, включающей в себя подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например: Сами замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Так, свои замечания на проект приказа о применении дисциплинарного взыскания может представить начальник юридического отдела. Поскольку подлинник приказа по кадрам остается в организации, визы на нем согласно ГОСТу проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа. 4 Чтобы упорядочить процедуру визирования приказов по кадрам, в инструкции по делопроизводству в организации или инструкции по кадровому делопроизводству в отделе кадров, в иных локальных нормативных актах четко устанавливается, в какой очередности проставляются визы. Как правило, первым свою визу ставит руководитель подразделения, подготовившего проект приказа, - в данном случае начальник отдела кадров. Затем, если решение кадрового вопроса в отношении работника отражается на работе структурного подразделения, в которое он входит, проставляется виза руководителя этого подразделения. Если из приказа по кадрам следует, что бухгалтерия должна принять его к учету, свою визу ставит главный бухгалтер или ответственный работник бухгалтерии. По ряду приказов (например, о прекращении действия трудового договора, о применении дисциплинарного взыскания, о привлечении к материальной ответственности, др.) крайне желательно получить визу начальника юридического отдела (юриста), который по результатам правовой экспертизы и анализа проекта приказа и представленных документов подтверждает правоту отдела кадров или же разъясняет, в чем заключаются допущенные ошибки. Если в структуре организации есть служба документационного оформления управления (ДОУ), то предусматривается визирование проекта приказа се руководителем. 9) Подпись. В состав этого реквизита в приказе входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное (т.е. с указанием наименования организации), если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 10) Отметка работника об ознакомлении с приказом. С приказами по кадрам работники должны быть ознакомлены под расписку. Как правило, отметка об ознакомлении включает в себя текст «С приказом ознакомлен», личную подпись работника и расшифровку подписи (инициалы, фамилию). В приказах, составленных по простой (свободной) форме все эти составляющие записываются работником от руки. В унифицированных формах место для подписи и ее расшифровки выделено соответствующим образом. Все изложенные в пунктах 1-10 правила касаются и приказов, составляемых и по простой (свободной) форме, и по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России (Росстатом). При работе с унифицированными формами, разработанными на основе утвержденных Росстатом, дополнительно необходимо обратить внимание на следующие моменты: 1) при оформлении приема на работу фамилия, имя, отчество работника указываются в соответствии с данными паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а при оформлении иных кадровых операций - в соответствии сданными личной карточки работника; 2) наименование должности указывается в соответствии с заключенным с работником трудовым договором;¶ 3) наименование структурного подразделения указывается в соответствии со штатным расписанием. Если работник не входит в состав какого-либо подразделения, то строка (столбец) «наименование структурного подразделения» не заполняется; 4) как правило, приказы по кадрам от имени работодателя подписывает руководитель организации. Поскольку наименование должности первого лица компании зависит от организационно- правовой формы юридического лица, решения учредителей 5 (собственников), в унифицированных формах приказов отводится строка для указания точного наименования должности - генерального директора, президента, и пр. Правом подписи приказов по кадрам может быть наделен и штатный заместитель руководителя организации. В этом случае в строке «руководитель организации» указывается полное наименование должности этого лица. При этом не допускается указывать «за», а также ставить косую черту перед, должностью. Необходимо помнить, что документы с предлогом «за» или с косой чертой в реквизите «подписью считаются недействительными»; 5) имена существительные в унифицированных формах указываются в том падеже, который следует из смысла приказа и разъяснений под строками. При этом следует исходить из того, что в идеале текст приказа должен представлять собой одно связанное но смыслу предложение; 6) вся информация в приказах должна приводиться без сокращений. В заключение остается отметить, что поскольку приказы по кадрам являются внутренними документами организации и не предназначены для передачи в иные организации, то оттиски печати организации в них не проставляются. 6