Документационное обеспечение управления персоналом

Документационное обеспечение управления персоналом • Делопроизводство -деятельность, обеспечивающая: • документирование - запись информации на носителе по установленным правилам, • документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки), • оперативное хранение - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения), • использование документов . Элементы ДОУ 1. 2. • • • • • Документирование. Документооборот. Его этапы: первичная обработка предварительное рассмотрение; регистрация; рассмотрение руководством; передача на исполнение. 3. Организация хранения документов архивное дело. Системы управленческих документов • • • • • • • • организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по личному составу или по кадрам; финансовая документация; документация по информационному обеспечению деятельности и др. Цель кадрового делопроизводства – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровых служб (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. Основная задача кадровой службы организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства принадлежности к организации. Функции службы персонала: •перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.; •обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп; •комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников; •систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций; •индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций по подбору кандидатур; •документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел; •организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести; •организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу; •проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации; •внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств. Основны е делопроизводственны е функции системы управления персоналом •своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; •доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; •печатание документов по кадровым вопросам; •регистрация, учет и хранение документов по персоналу; •передача документации по вертикальным и горизонтальным связям. Инструкции по кадровому делопроизводству и графика документооборота содержат: • Перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. • Шаблоны всех документов по личному составу. • Очередность оформления. • Порядок прохождения внутри организации. Документы , необходимы е для организации кадрового делопроизводства: • Номенклатура дел. • Инструкция по ведению кадрового делопроизводства. • Табель форм документов по работе с персоналом. • Альбом форм документов по работе с персоналом. • График документооборота кадровой службы. Комплексы кадровой документации • законодательны е акты , нормативная и нормативно-справочная документация; • плановая документация; • организационно- правовая документация; • персональная документация; • договорная документация; • распорядительная документация; • учетная кадровая документация; • документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда; • отчетная и отчетно-справочная документация. Нормативная и нормативно – справочная документация федерального, отраслевого уровня, уровня субъ екта РФ: •Конституция РФ; •Трудовой кодекс РФ; •федеральные законы; •постановления Правительства РФ, Минтруда России, Госкомстата России; •общероссийские классификаторы; •ГОСТ Р 6.30 – 2003; •Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих; •Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ; •другие правовые и нормативно-справочные документы. Плановая кадровая документация • • • • • • Программа План Структура и штатная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, • изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.) К организационно-правовы м документам относятся: •учредительный договор, •устав организации, •положение об организации, •положения о структурных подразделениях, •положения о коллегиальных и совещательных органах управления, •штатное расписание, •инструкции по отдельным направлениям видов деятельности (например, инструкция о кадровом делопроизводстве, положение о кадровой службе и ее структурных подразделениях), •должностные инструкции, •правила внутреннего трудового распорядка, •памятки и т.д. Персональная документация • • • • документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями (паспорт, документ об образовании, военный билет, трудовая книжка, листок нетрудоспособности, медицинская справка, повестка из военкомата и т.д.); документы, выдаваемые работникам организацией, в которой он работает, для подтверждения различных правовых фактов (копии приказов, трудовых книжек, различные справки, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, командировочные удостоверения, пропуск, почетные грамоты и удостоверения о наградах и др.); документы, составленные гражданами, работниками и направляемые ими работодателю или в профсоюзные органы, комиссию по трудовым спорам с целью изменения или прекращения трудовых правоотношений (резюме, рекомендательные письма, характеристики, личные заявления, объяснительные записки, жалобы, письменные обращения и др.); служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные, личные качества работника, которые не предназначены для выдачи ему (представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, протоколы и решения конкурсных и аттестационных комиссий, диссертационных, ученых советов, заседаний правлений, собраний акционеров и др.). Договорная документация • Соглашение (между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции). • Коллективный договор • Трудовой договор и соглашения к нему К распорядительны м документам относятся: •постановления, •решения, •указы, •приказы, •распоряжения •указания. Приказы по кадрам: •Произвольная форма. •Унифицированная форма: № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», № 1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». Информационно-справочны е документы : •акты, •справки, •докладные и объяснительные записки, •заявления и др. Учетная кадровая документация личный листок по учету кадров; •дополнение к личному листку по учету кадров; •машино-ориентированные входные формы автоматизированных информационных систем, в том числе электронные; •форма (шаблон) которая заполняется на дисплее. • Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом Используются унифицированные формы: •табель учета рабочего времени (ранее – форма Т -13) •расчетная ведомость форма № Т-51, • лицевой счет форма № Т-54 и др. Отчетная и отчетно-справочная документация: сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, которые отражают эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени. Это отчетность, предоставляемая в вышестоящую организацию, органы статистики, службу занятости и т.д. Организационно-нормативная документация локального уровня: •обязательны е кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым Кодексом Российской федерации (ст. 56, 57, 86 – 88, 103, 123, 189, 190, 212); •факультативны е кадровые документы, состав которых определяет непосредственно работодатель с учетом специфики производства. Обязательны е кадровы е документы : •штатное расписание (ст. 57 ТК РФ); •правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ); •документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст. 86, 87, 88 ТК РФ); •график сменности (ст. 103 ТК РФ); •график отпусков (ст. 123 ТК РФ); •правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ); •документы, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ). Факультативны е кадровы е документы : •коллективный договор; •положения о структурных подразделениях; •положения о персонале; •должностные инструкции; •положение об аттестации; •инструкция по ведению кадрового делопроизводства и др. С учетом мнения представительного органа работников: • правила внутреннего трудового распорядка, •график сменности, •график отпусков, •документы, устанавливающие системы оплаты труда, •правила и инструкции по охране труда, •коллективный договор. Единолично работодатель принимает: •штатное расписание, •положения о структурных подразделениях, •должностные инструкции Журналы , обязательны е для ведения и хранения в организациях, независимо от ОПФ и специфики деятельности: •Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью), 50 лет. •Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (если трудовая книжка выдается впервые или оформляется вкладыш), 5 лет. •Журнал учета мероприятий по контролю (прошит, пронумерован, удостоверен печатью), 5 лет. •Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним, 75 лет. •Журнал учета приказов по основной деятельности. Журналы , обязательны е для ведения и хранения в организациях, независимо от ОПФ и специфики деятельности: • Журнал учета приказов по личному составу, 75 лет. • Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами, 3 года. • Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации, постоянно. • Журнал учета отпусков, 3 года. • Журнал учета военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву, 3 года. • Журнал учета командировок, 5 лет. • Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа по охране труда), 10 лет. • Журнал учета медицинских осмотров, 5 лет. В подлиннике хранятся: •личные карточки по форме Т-2, которые располагают в картотеке по алфавиту фамилий; •трудовые книжки, •трудовые договоры и соглашения к ним об изменении условий трудового договора, которые также располагают по алфавиту фамилий; •личные заявления; •характеристики, резюме Каждого работника в соответствии с трудовы м законодательством необходимо под роспись знакомить с: •содержанием кадрового приказа, касающегося этого работника, •трудовым договором, •соглашением к трудовому договору, •карточкой по форме Т-2, •записями в трудовой книжке, •локальными нормативными актами организации, касающимися трудовых отношений. Личное дело работника: Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются: •внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; •трудовой договор (контракт); •дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров; •личный листок (анкета) по учету кадров; •автобиография; •направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе письмо; •письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности; Личное дело работника: •решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости копия решения профсоюзного органа; •заявление о приеме на работу; •характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка; •копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные; •список научных трудов и изобретений; •копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность; •копии других приказов (при необходимости).