Нотации моделирования бизнес-процессов организации (часть 1)

Лекция 28 Нотации моделирования бизнес-процессов организации (часть 1) Цели моделирования бизнес-процессов организации Формулировка целей моделирования процессов Нотация моделирования процессов Методики описания процессов Объектная модель организации Архитектура типовой среды моделирования процессов Цели моделирования бизнес-процессов организации В этой лекции часто употребляется термин «нотация». Дадим ему определение. Как правило, нотация – это система условных обозначений, принятая в какой-либо области знаний или деятельности, в частности при моделировании процессов. Сами по себе условные обозначения не дают возможности корректно построить схему бизнес-процесса. Поэтому нотацию рекомендуется рассматривать шире – как методику создания схем бизнеспроцессов с использованием принятой системы условных обозначений. Понятие «модель процесса», по мнению Репина В.В [1], имеет более широкий смысл, чем «схема процесса». Схема процесса – это графическое изображение процесса в определенном формате, а модель процесса – это его комплексное описание (в том числе и схема). Под термином «среда моделирования процессов» понимается специализированное программное обеспечение для описания процессов. В современной организации практически невозможно обойтись без описания процессов. По-разному, с неодинаковой степенью детализации, но это делают все. В одних компаниях деятельность по описанию выполняется бессистемно. Схемы создаются без использования утвержденных внутренних стандартов. Файлы со схемами хранятся у нескольких пользователей на разных компьютерах. В других компаниях установлены современные средства моделирования процессов, утверждены внутренние стандарты описания (моделирования). Информация о процессах хранится в промышленных базах данных. У всех этих компаний есть одно общее – их руководители и сотрудники ощутили необходимость и ценность описания и регламентации процессов [1]. Цели описания процессов зависят от размера организации и сути поставленных задач. Прежде чем сформулировать цели описания процессов, рассмотрим несколько практических ситуаций, представленных в табл..1. 1 Таблица масштабов 1- Способы моделирования процессов для фирм разных Как правило, с увеличением численности сотрудников в организации используются более четкие, формальные методики моделирования процессов и соответствующие инструменты – средства моделирования. Бывают и исключения, когда в компании из 100 человек методики описания процессов четко сформулированы и используются, а в крупной, солидной организации они находятся в зачаточном состоянии и бессистемно применяются отдельными специалистами (например, в департаменте управления рисками). Сформулируем цели описания процессов для организаций разного размера. Небольшая организация(10–100 человек) Возможные цели описания процессов (моделирования) в небольшой организации: 1. Четкое определение зон ответственности руководителей по ключевым направлениям деятельности. 2 2. Описание деятельности в формализованном виде для регламентации ключевых процессов организации: сбыт, закупки, бюджетирование, управление проектами и т. д. Использование описаний процессов при создании документов: инструкции по выполнению процессов, положения о взаимодействии. 3. Анализ и улучшение деятельности. 4. Подготовка к автоматизации деятельности, в том числе процессов. 5. Первые шаги по созданию культуры процессного управления у сотрудников (обучение процессному ви́дению). Средняя организация(100–1000 человек) Возможные цели описания процессов (моделирования) в организации среднего размера: 1. Четкое определение зон ответственности руководителей на всех уровнях управления. 2. Оптимизация взаимодействия структурных подразделений за счет стыковки процессов по входам/выходам. 3. Системное описание процессов в формализованном виде. Централизованное хранение и актуализация моделей процессов. Постоянное использование моделей процессов для регламентации: регламенты выполнения процессов, инструкции по выполнению процессов, положения о взаимодействии и т. д. 4. Тиражирование стандартов деятельности (например, в филиалы). 5. Обучение сотрудников. 6. Автоматизация процессов. 7. Анализ и улучшение деятельности. 8. Развитие культуры процессного управления у сотрудников. Крупная организация(> 1000 человек) Возможные цели описания процессов (моделирования) в крупной организации: 3 1. Четкое определение зон ответственности руководителей на всех уровнях. 2. Оптимизация взаимодействия структурных подразделений за счет стыковки процессов по входам/выходам. 3. Создание системы процессов организации. Системное описание процессов в формализованном виде на нескольких уровнях (создание так называемой объектной модели организации). Централизованное хранение (в промышленной базе данных) и актуализация моделей процессов. 4. Автоматизация создания регламентирующих документов (при помощи выгрузки из среды моделирования на основе стандартных шаблонов). Формирование нормативно-методических документов: регламенты выполнения процессов, инструкции по выполнению процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции. Формирование других отчетов: штатное расписание, карточки должности, карта грейдов[3], цели и показатели для управления процессами и т. д. 5. Описание и регламентация процессов управления на всех уровнях. 6. Анализ возможных изменений (реализация сценариев «что если?») в модели организации: 1) создание нового подразделения с передачей ему операций процессов других подразделений; 2) ликвидация подразделения с передачей его процессов другим подразделениям. 7. Тиражирование стандартов деятельности (например, в филиалы). 8. Выполнение внутреннего аудита. 9. Подбор персонала (на основе выполняемых сотрудником процессах). подробной информации о 10. Обучение сотрудников. 11. Автоматизация процессов. 12. Анализ и улучшение деятельности. 13. Управление знаниями о деятельности организации. 4 14. Вовлечение руководителей и сотрудников подразделений в работу по описанию и стандартизации деятельности организации. 15. Развитие культуры процессного управления у сотрудников. Формулировка целей моделирования процессов Прежде всего необходимо четко определить цели описания процессов. Нечеткость или неадекватность целей приведет к некорректному выбору средств их достижения. В результате деньги и время организации будут потрачены впустую. Цели моделирования процессов должны быть четко сформулированы в проектном документе. Возможными целями описания могут быть: • анализ и последующая оптимизация процессов; • разработка регламентирующих документов; • подготовка к автоматизации процессов; • прочее. В 2011 году компания BPTrends провела исследования в области моделирования бизнес-процессов. Респондентами стали представители почти 16 000 зарегистрированных участников сообщества BPTrends и посетители соответствующего сайта (Северная Америка – 36 %, Европа – 32 % и т. д.). Поскольку деятельность BPTrends охватывает весь диапазон вопросов, составляющих часть понятия «бизнес- процесс», к исследованию были привлечены управленцы и практики, заинтересованные в комплексном подходе к процессному управлению. В исследовании BPTrends приводится интересная диаграмма, представленная на рис. 1.[1] По сути, на ней показаны цели моделирования (описания) бизнес-процессов. 5 Рисунок 1- Цели моделирования (описания) бизнес-процессов На первом месте (81 %) стоит пункт «Вместе с реинжинирингом и совершенствованием процессов».Это означает, что около 81 % компаний используют моделирование как средство для описания, анализа и оптимизации бизнес-процессов. На втором месте – пункт «Для передачи информации о процессе». Иными словами, это использование описания процессов для последующей регламентации, размещения информации о процессах на портале организации и т. п. Нотация моделирования процессов Руководителям нужно определиться с требованиями к описанию процессов, в том числе выбрать нотации для создания моделей. Следует выявить внутренних потребителей и понять их запросы. Например, руководителям подразделений нужно будет использовать описания процессов для формирования регламентирующих документов. Департамент по работе с персоналом заинтересован в выгрузке из системы моделирования должностных инструкций. Важно понимать, что описание процесса в среде моделирования содержит гораздо больше информации, чем показано на его графической схеме (независимо от нотации). Но именно эта информация необходима при регламентации, формировании отчетов и т. д. 6 При выборе нотации полезно обратить внимание на следующее. Если описание процессов делается для создания регламентирующих документов, то схемы процессов должны быть просты и интуитивно понятны сотрудникам организации, информативны при минимальном наборе используемых графических символов. Нет смысла усложнять графическое представление – полезную информацию вполне можно вывести в нормативно-методические документы в виде таблиц и текста. Выбранная нотация должна быть понятна большинству сотрудников без специального обучения и длительного освоения. Конечно, можно заставить людей описывать процессы в любых нотациях (например, в UML[10]) при помощи совершенно разных средств моделирования, но затраты на внедрение таких нотаций/систем обычно значительны. Чрезмерно сложная нотация и средство моделирования сделают методы процессного управления доступными для узкого круга профессионалов из отдела организационного развития или IT-отдела, а преимущества процессного подхода не будут реализованы в полной мере. Если предполагается описывать процессы исключительно в целях последующей автоматизации, то лучше всего использовать нотацию BPMN[12] 2.0. Сформулируем простые критерии для выбора нотации моделирования процессов на операционном уровне: • в нотации представлен минимально необходимый набор графических элементов для описания процессов типа Work Flow (поток работ); • быстрота и низкая трудоемкость создания графических схем для целей регламентации; • схемы процессов просты и понятны всем сотрудникам даже без специального обучения; • простота в обучении (нет необходимости привлекать дорогостоящих специалистов со стороны –обучение можно проводить силами сотрудников отдела организационного развития); • схемы процессов являются кросс-функциональными, что удобно для описания сквозных процессов организации. 7 Методики описания процессов Чтобы успешно выполнить проект по созданию системы работы по описанию процессов, нужны нормативно-методические документы (методики, стандарты), среди которых: • стандарт описания бизнес-процессов («Соглашение о моделировании бизнес-процессов»); • стандарт управления изменениями модели организации; • инструкция по администрированию среды моделирования; • прочее. К сожалению, вопрос методического обеспечения проекта не всегда учитывается руководителями, принимающими решения о приобретении и внедрении среды моделирования процессов. Наличие необходимых специалистов Важнейший фактор успешного внедрения – наличие в организации нескольких специалистов, которые могут: • разрабатывать и изменять систему процессов организации; • согласовывать процессы по входам/выходам; • проводить интервью, получать и структурировать информацию по процессам; • описывать процессы в нужных нотациях в среде моделирования; • настраивать среду моделирования, в том числе формировать шаблоны отчетов для выгрузки регламентирующих документов; • управлять изменениями объектной модели организации; • обучать сотрудников организации принципам и методам описания процессов; • прочее. Разработка и внедрение в организации системы описания процессов – довольно сложный и длительный (3–6 месяцев) проект, для успешного выполнения которого руководители организации должны выделить адекватные человеческие и финансовые ресурсы 8 Объектная модель организации В этом параграфе мы обсудим вопрос создания так называемой объектной модели организации. Моделирование организации предполагает определение и подробное описание таких объектов, как: • процессы; • владельцы/исполнители бизнес-роли); процессов (подразделения, должности, • ресурсы: документы, файлы, ТМЦ; • инициирующие и завершающие события; • термины; • цели и показатели деятельности; • физические лица, занимающие соответствующие должности; • прочее. Каждый из этих объектов обладает рядом атрибутов. Например, для него могут быть определены название, тип, текстовое описание, требования к срокам. По ходу моделирования объекты контактируют между собой, и эти связи также могут иметь определенный тип и соответствующие атрибуты. В результате моделирования появляется объектная модель организации[10] – упорядоченная совокупность объектов, связанных между собой определенными способами. Четкая структура этой модели и наличие связей позволяют в дальнейшем получать любые регламентирующие документы (регламенты, инструкции, положения) и необходимые отчеты. Объектная модель реализуется только в виде соответствующей базы данных. Ее структуру, разработанную для решения задач бизнесмоделирования, можно называть метамоделью[12]организации. 9 На рис. 2 показано, как в результате деятельности по моделированию с использованием метамодели получается комплексная объектная модель организации. Рисунок 2- Формирование объектной модели организации Метамодель организации, по сути, – это совокупность связанных таблиц СУБД (системы управления базы данных), и она может расширяться по мере необходимости. Например, для такого класса объектов, как должность, можно дополнительно определить следующие атрибуты: • наименование должности; • номер грейда; • лицо, назначающее сотрудника на данную должность; • лицо, осуществляющее представление на данную должность; • показатели оценки эффективности; • прочее. Для успешного внедрения системы описания процессов нужны квалифицированные специалисты, способные грамотного осуществлять изменения (доработки) в метамодели организации. 10 Архитектура типовой среды моделирования процессов Сейчас на рынке представлено множество программных продуктов для моделирования деятельности организации. Эти продукты относятся к так называемым средствам Business Process Architecture или Enterprise Architecture, то есть программным инструментам, предназначенным для проектирования бизнес-процессов и бизнес-архитектуры компании. Руководителям и специалистам, внедряющим процессный подход, важно понимать общую архитектуру систем такого класса. Рассмотрим архитектуру типовой среды моделирования процессов, представленную на рис. 3 Такая среда, как правило, имеет модульную структуру, которая определяется соответствующими сервисами. В конкретных системах сервисы могут объединяться в рамках единых программных решений, а также существовать и использоваться по отдельности в виде модулей. Рисунок 3 - Архитектура типовой среды моделирования процессов 11 Информация о деятельности организации (справочники процессов, подразделений, документов, схемы процессов) хранится в промышленной базе данных, например MS SQL Server. Есть отдельный сервис, который используется для администрирования: создания/изменения/архивирования баз данных, создания новых пользователей, назначения прав доступа и т. д. Сервис управления метамоделью – важнейший инструмент бизнесмоделирования. Он позволяет расширять метамодель, предлагаемую поставщиком системы, и создавать новые списки, перечисления, атрибуты для существующих классов объектов. В некоторых системах предусмотрена возможность определять новые классы объектов и связей между ними. Фактически в такой системе доступно спроектировать любую нотацию, которая может потребоваться в организации. Возможность расширения метамодели важна для полного и адекватного моделирования, решения практических задач, возникающих у разных групп пользователей внутри организации. Основной сервис среды процессов[13], где можно: моделирования – сервис описания • создавать различные справочники: – процессов; – подразделений; – должностей; – документов; – терминов; – прочее; • формировать схемы: – процессов; – организационных структур; – прочее[13]; • описывать объекты модели: 12 – заполнять текстовые поля (например, указывать название процесса, его начало, завершение, требования к срокам); – формировать списки (например, указывать должностных лиц, которые согласуют требования к выполнению процесса); – выбирать нужные типы (например, указывать тип подразделения: «департамент» или «отдел»); – задавать количественные параметры (например, номер грейда, количество ставок на должности или среднее время выполнения процесса); – прочее; • формировать отчеты: – выгружать регламентирующие документы (регламенты процессов, инструкции по выполнению процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции); – выгружать другие специализированные отчеты (например, отчет по движению документов – где создается, кем согласуется, кем утверждается и т. п.); • осуществлять анализ и изменение объектной модели: – создавать/корректировать/удалять документы; процессы, подразделения, – переназначать исполнителей процессов; – выявлять процессы без назначенных исполнителей; – выявлять документы, которые никто не использует; – прочее. Как правило, основные пользователи сервиса описания процессов – квалифицированные бизнес-аналитики, которые проводят интервью, структурируют информацию и заносят ее в систему в виде различных моделей. В некоторых случаях руководство организации принимает решение вовлекать в работу сотрудников подразделений, которые также используют часть функциональных возможностей в рамках своих полномочий. При выборе системы руководителям компаний стоит уделить серьезное внимание анализу функциональных возможностей и удобства использования 13 модуля описания процессов. Этот аспект важнее, чем выбор той или иной нотации моделирования. Рекомендуется попробовать все интересующие системы, описав в них один-два пилотных процесса. Для управления командной администрирования, в рамках которого: работой служит сервис • выполняются настройки интерфейса системы; • выполняются настройки ряда справочников; • создаются/редактируются группы пользователей системы; • определяются права для групп пользователей и отдельных пользователей; • выполняются настройки, необходимые для отслеживания изменений в системе; • прочее. Сервис формирования отчетов служит для разработки шаблонов различных отчетов (генератор отчетов). При помощи определенного функционала (в системах это может быть реализовано по-разному) квалифицированный пользователь проектирует запрос к базе данных и определяет формат вывода информации в документ MS Word или MS Excel. При построении отчета его тестируют на реальной или специально подготовленной для этого объектной модели. Готовые отчеты доступны конечным пользователям системы. Из системы можно выгружать готовые к согласованию и утверждению нормативно-методические документы (регламенты, положения, инструкции) и другие нужные в практической работе документы. При выборе системы руководитель должен выполнить анализ сервиса формирования отчетов. Лучше выбирать такую систему, генератор отчетов которой легко освоит не только программист (специалист по запросам к СУБД и написанию кода), но и обычный бизнес-аналитик. Очень полезен сервис выгрузки моделей в HTML-формат. Он используется для размещения моделей процессов на интранет– или интернетсервере организации. Все сотрудники (имеющие соответствующие права) могут оперативно просматривать данные на этом сервере, то есть вся 14 регламентирующая информация рядовому персоналу. по процессам становится доступной Анализ процессов выполняется на сервисе анализа. Как правило, он дает возможность проводить имитационное моделирование процессов, анализировать затраты и т. д. Современная среда моделирования бизнес-процессов – это сложный пакет программных продуктов, для успешного внедрения которого организации нужны сотрудники с нужной компетенцией и опытом. Литература : 1.Репин В.В.,Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов.- М.: РИА «Стандарты икачество», 2004.408 с.. 2.Репин, В.В Бизнес-процессы: моделирование, внедрение , управление 3. Хаммер М., Хершман Л. Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов. – М.: Альпина Паблишер, 2012. 4. Репин В. В. Бизнес-процессы компании: регламентация. М.: Стандартыи качество, 2007. построение, анализ, 5. Харрингтон Дж. Совершенство управления процессами. – М.: Стандарты и качество, 2007. 6. Бьёрн А. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. – М.: Стандарты и качество, 2003. 7. Де Гиус А. Живая компания. Рост, научение и долгожительство в деловой среде. – СПб.:Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, 2004. 8. Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. –М.: Стандарты и качество, 2004. 9.. Руководство пользователя Business Studio (2012). 10. Руководство технического специалиста Business Studio (2012). 11. Создание пользовательских отчетов Business Studio. Методика (2012). 15 12. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с AIIFusion Process Modeler. – М.: Диалог-МИФИ,2008. 13. Черемных С. В., Семенов И. О., Ручкин В. С. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. – М.:Финансы и статистика, 2001. 14. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. Практическое руководство / М. Каменнова [и др]. –М.: Серебряные нити, 2001. 15. Silver B. BPMN Method and Style: A levels-based methodology for BPM process modeling andimprovement using BPMN 2.0. – Cody-Cassidy, 2009. 16