Контроль выполнения решений

1 Вопрос: Содержание контроля и механизм его реализации 2 Вопрос: Методы управленческого контроля 3 Вопрос: Метод освоенного объема Суть контроля заключается в сравнении должного или ожидаемого состояния объекта управления с имеющимся Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков. Функции контроля:  Диагностирующая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения.  Ориентирующая функция направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания;  Стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора. Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка изменилась.  Педагогическая функция контроля состоит в том, что по его ходу происходит получение и усвоение новых знаний, приобретение умений и навыков.  Правоохранительная функция проявляется в том, что в процессе контроля выявляются нарушения правовых норм. При организации контроля необходимо учитывать следующее:  выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю;  работники, осуществляющие контроль, не должны быть связаны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.  Предварительный контроль (используются до начала исполнения решения. Его задача установить, верно ли сформулированы цели, определены предпосылки и стратегия). Направляющий контроль (применяется от начала практического осуществления решения до завершающего его этапа. Включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечных результатов). Фильтрующий контроль (применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. Его задача приостановление выполнения решения при резких отклонениях фактических результатов от запланированных). Последующий контроль (применяется после исполнения решения для учета результатов работы в будущем). Непрерывный контроль (реализуется в условиях применения соответствующей электронновычислительной техники и математического обеспечения или же при реализации идеи паноптикума). 1) установление норм деятельности (индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования); 2) сбор данных о фактическом исполнении решений; 3) сравнение и оценка фактического и ожидаемого; 4) разработка и реализация корректирующих действий. Методы контроля - это способы проверки состояния дел, хода деятельности, выполнения решений, соблюдения норм права и др. Можно выделить два метода контроля: метод документального контроля; метод фактического контроля. Цель документального контроля – выявление правильности, достоверности, законности и целесообразности документально отраженных выполненных операций и работ. Источники информации:  первичные документы, включая технические носители информации;  плановая, нормативная, технологическая и другая документация;  регистры бухгалтерского учета (распечатки из компьютерных бухгалтерских программ, журналы-ордера, ведомости аналитического учета и др.), данные оперативного учета и отчетности.   на недооформленные; оформленные с нарушением установленных требований. Такие документы в свою очередь подразделяются: ◦ на содержащие случайные ошибки; ◦ отражающие незаконные операции; ◦ подложные, в которых искажение фактических данных допущено с определенной целью путем подчистки, подделки и искажения в отношении качественных и количественных характеристик деятельности организации или события либо внесения заведомо недостоверной информации об операции или событии. Формальная проверка – это проверка соблюдения применения типовых форм первичных учетных документов, последовательности, полноты и правильности заполнения в них реквизитов и др. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:  наименование документа, дату и место его составления;  основание и содержание операции или работа;  количественное измерение операции или работы (в натуральном и денежном измерении);  должности, фамилии, личные подписи и иные сведения, однозначно идентифицирующие личность участника хозяйственной операции. Арифметическая проверка – проверка правильности указанных в документах цен, наценок, скидок, произведенных подсчетов итоговых сумм и других арифметических действий, выполняемых при оформлении и обработке форм первичных учетных документов. Экспертная проверка – проверка, которую осуществляют лица обладающими специальными знаниями (эксперты) и техническими средствами. Примером может служить графологическая экспертиза на предмет установление подлинности подписи на документе. Нормативно-правовая проверка – проверка, в процессе которой определяется соответствие отраженных в документах операций и функциональных процессов действующему законодательству.    Экономическая проверка – это проверка, цель которой определение экономической целесообразности осуществленных операций, влияния полученных результатов этих операций на финансовые результаты контролируемого субъекта. Логическая проверка представляет собой способ изучения функциональных процессов посредством сопоставлений взаимосвязанных операций и работ. Встречная проверка представляет собой сличение первичных документов или учетных записей проверяемой организации с одноименными или взаимосвязанными данными у лиц, с которыми проверяемая организация имеет функциональные связи. Балансовые увязки движения материального имущества, сущность которых состоит в проверке количественной информации о движении однородного материального имущества за межинвентаризационный период. Метод обратного счета (на практике его называют обратной калькуляцией)- сравнение затрат по фактически произведенным работам исчисляется затраты (в соответствии с установленными нормами или экспертной оценкой специалистов) за проверяемый период с заявленными затратами. Оценка законности и обоснованности финансовых и хозяйственных операций по данным корреспонденции счетов бухгалтерского учета - сопоставление записей в учетных регистрах с оправдательными документами, а также данных учетных регистров с показателями отчетности.   сплошной способ (проверяются все документы и записи в учетных регистрах за весь проверяемый период); выборочный способ (предусматривает проверку первичных документов и записей в учетных регистрах за определенные промежутки времени): ◦ проверка части документов за весь контролируемый период; ◦ проверка всех документов, касающихся конкретных операций за одну декаду, месяц или квартал.   Инвентаризация (от лат. inventarum – опись имущества )– метод бухгалтерского учета (при проведении проверки (ревизии), в том числе аудиторской, – прием контроля), осуществляемый путем непосредственной проверки наличия и состояния имущества и реальности финансовых обязательств организации. Осмотр – непосредственное изучение определенных объектов контроля, выполняющих те или иные конкретные функции (денежные средства, ценные бумаги, товарно-материальные ценности), а также (если это потребовалось) фиксацию важной информации об особенностях осмотренных объектов.    Обследование представляет собой своего развитие приема осмотра, но с одновременным ознакомлением с документами, как нормативными, так и оправдательными, с получением объяснений от ответственных лиц. Контрольное выполнение операций и работ назначается для установления фактического уровня затрат при реализации тех или иных составляющих управленческого решения. Контрольный обмер применяется для определения объема выполненных работ с целью проверки обоснованности предъявленных к оплате документов по строительным, ремонтным, монтажным, проектным и другим работам.    Лабораторный анализ качества материалов, товаров, сырья и готовой продукции. Опрос (устный или письменный) означает фактическую проверку объектов контроля путем опроса соответствующих лиц, располагающих теми или иными сведениями об этих объектах. Служебное расследование проводится в рамках дисциплинарного производства и регулируется трудовым законодательством. Данный метод контроля подразумевает сбор и исследование материалов по факту дисциплинарного проступка сотрудником организации. Суть метода состоит в сравнении между собой на определенную дату трех показателей процесса реализации управленческого решения:  плановый объем (плановая стоимость запланированных работ, ПО) ‒ бюджетная (плановая) стоимость работы, которая должна быть выполнена к определенному сроку.  освоенный объем (плановая стоимость выполненных работ, ОО) ‒ плановая стоимость работы выполненной к определенному сроку.  фактическая стоимость (фактическая стоимость выполненных работ, ФС) ‒ действительная стоимость выполненной к определенному сроку работы, т.е. совокупность всех затрат, возникших в ходе выполнения работы к определенному сроку.        Посредством «дерева» работ декомпозируется общая цель на более частные задачи. Закрепляются задачи за исполнителями. Здесь можно применить изученный ранее метод матрицы ответственности. Составляется календарный план выполнения задач. Оценивается необходимые ресурсы для выполнения каждой задачи. Определяется порядок расхода бюджетных средств. Посредством показателей метода отслеживается процесс выполнения плана. Если имеют место существенные отклонения от плана, то своевременно вносятся изменения в основной план. Отклонение по стоимости (ОСТ) ‒ представляет собой разность освоенного объема ОО и фактической стоимости ФС. ОСТ = ОО ‒ ФС  Отклонение по срокам (ОСР) ‒ представляет собой разность между освоенным объемом ОО и плановым объемом ПО. ОСР = ОО ‒ ПО  Индекс выполнения стоимости (ИВСТ) ‒ равен отношению освоенного объема ОО к фактической стоимости ФС. ИВСТ = ОО / ФС  Индекс выполнения сроков (ИВСР) ‒ равен отношению освоенного объема ОО к плановому объему ПО. ИВСР = ОО / ПО  Если освоенный объем превышает фактическую стоимость, т.е. ОО > ФС, ОСТ > 0, ИВСТ > 1 имеет место экономия бюджета.  Если же наоборот, фактическая стоимость превышают освоенный объем, ОО < ФС, ОСТ < 0, ИВСТ < 1 то имеет место перерасход бюджета.  Если освоенный объем превышает плановый, т.е. ОО > ПО, ОСР > 0, ИВСР > 1 имеет место опережение графика.  Если же наоборот, плановый объем превышает освоенный, ОО < ПО, ОСР < 0, ИВСР < 1 то имеет место отставание от графика.  Индекс необходимой эффективности (ИНЭ) показывает, какой эффективностью должны обладать дальнейшие работы для выполнения бюджета. ИНЭ = (ППО–ОО)/(ППО–ФС), где ППО – полный плановый объем, т.е. это та сумма, которая была выделена на реализацию решения в целом.  Прогнозная стоимость (ПСТ) показывает полный бюджет реализации решения при его завершении (при условии, если текущие тенденции в выполнении бюджета сохранятся). ПСТ =ППО/ИВСТ.  Отклонения при завершении реализации решения (ОЗ) ОЗ= ППО- ПСТ.   Фиксированная формула. В качестве примера можно привести вариант этого приема под названием 50/50. В соответствии с ним 50% работы считаются выполненными на момент начала планового периода, в котором работа начинается независимо от того, сколько фактически выполнено. Оставшиеся 50% приписываются, когда работа заканчивается. Другими вариантами приема фиксированной формулы могут быть приемы 0/100 и 25/75.  Процент выполнения. Его суть заключается в том, что в каждый плановый период ответственный работник или руководитель оценивает процент выполнения работы.  Пропорциональные работы. Если работа напрямую связана с другой работой, у которой есть свой освоенный объем, то значение освоенного объема для зависимой работы может быть определено на основе (или пропорционально) значения освоенного объема связанной работы. № Работы (задачи) Плановый объем (ПО) Освоенный Фактическая объем (ОО) стоимость (ФС) 10 8 10 10 1 2 Диагностирование ситуации Разработка проектной документации и обоснование решения 10 10 3 4 5 Оценка плана решения Правовое оформление решения Обеспечение выполнение решения материальнотехническими и информационными ресурсами 5 5 25 5 5 25 9 5 30 6 Поэтапное строительство объекта 40 20 15 7 Сдача объекта в эксплуатацию Итого 5 100 75 77 № Работы (задачи) Фактическ Индекс Освоенн Отклонение ая выполнения ый объем по стоимости стоимость стоимости (ОО) ОСТ=ОО‒ФС (ФС) ИВСТ=ОО/ФС 1 Диагностирование ситуации 10 8 2 10/8=1,25 Разработка проектной 2 документации и обоснование решения 10 10 1 3 Оценка плана решения 5 9 -4 0,55 5 5 1 25 30 -5 0,83 20 15 5 1,33 - 75 77 -2 0,97 Правовое оформление решения Обеспечение выполнение решения материально5 техническими и информационными ресурсами Поэтапное строительство 6 объекта Сдача объекта в 7 эксплуатацию Итого 4 № Работы (задачи) 1 Диагностирование ситуации 2 3 4 5 6 7 Разработка проектной документации и обоснование решения Оценка плана решения Правовое оформление решения Обеспечение выполнение решения материальнотехническими и информационными ресурсами Поэтапное строительство объекта Сдача объекта в эксплуатацию Итого Планов Индекс Освоенн Отклонение по ый выполнения ый объем срокам (ОСР) объем сроков (ИВСР) (ОО) ОСР=ОО‒ПО (ПО) ИВСР=ОО/ПО 10 10 1 10 10 1 5 5 1 5 5 1 25 25 1 40 20 -20 0,5 - - - 95 75 -20 0,79 Из таблиц видно, что реализация плана идет с превышением на 2 единицы (3%), а отклонение по срокам при реализации плана отстает на 21 % или 3,3 месяца (общая продолжительность разработки и реализации решения 16 месяцев) Если рассчитать индекс необходимой эффективности (ИНЭ), прогнозную стоимость (ПСТ) и отклонения при завершении реализации решения (ОЗ), то можно получить следующие данные. ИНЭ = (100–75)/(100–77) = 1,09; ПСТ=100/0,97=103,09; ОЗ= 100–103,09= -3,09. Таким образом, если текущие тенденции при реализации сохранятся, то превышение фактических затрат над объемом планового бюджета составляет 3,09 денежных единиц или 3,09 %.