Документационное обеспечение работы с персоналом

ЛЕКЦИИ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ» ТЕМА 1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ................................................................ 2 ЛЕКЦИЯ 1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ..................................................................................... 2 ТЕМА 2. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ................................................................................................................................................ 56 ЛЕКЦИЯ 2. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ................ 56 ТЕМА 3. ВЕДЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ПЕРСОНАЛУ.................................................................................................................................................... 75 ЛЕКЦИЯ 3.1. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ПЕРСОНАЛУ ................................................................................................................................................................................ 75 ЛЕКЦИЯ 3.2. ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДГОТОВКА ПОСТУПАЮЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ПЕРСОНАЛУ.................. 110 ЛЕКЦИЯ 3.3. РАЗРАБОТКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ПЕРСОНАЛУ (ПЕРВИЧНОЙ, УЧЕТНОЙ, ПЛАНОВОЙ, ПО СОЦИАЛЬНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ, ОРГАНИЗАЦИОННОЙ, РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ). .......................... 145 ЛЕКЦИЯ 3.4. РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ПЕРСОНАЛУ ......................................................................................................................... 188 ТЕМА 4. ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ И ДВИЖЕНИЮ КАДРОВ ............................... 212 ЛЕКЦИЯ 4.1. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ И ДВИЖЕНИЮ КАДРОВ ...................... 212 ЛЕКЦИЯ 4.2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРОЦЕДУРАМ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ, УЧЕТУ И ДВИЖЕНИЮ ПЕРСОНАЛА....................................................................................................................................... 236 ЛЕКЦИЯ 4.3. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРСОНАЛУ ............................................. 253 ЛЕКЦИЯ 4.4. СБОР И ПРОВЕРКА ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ РАБОТНИКОВ .............................................................. 270 ЛЕКЦИЯ 4.5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПО ЗАПРОСУ РАБОТНИКОВ И ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ, ВЫПИСОК ИЗ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ, СПРАВОК, ИНФОРМАЦИИ О СТАЖЕ, ЛЬГОТАХ, ГАРАНТИЯХ, КОМПЕНСАЦИЯХ И ИНЫХ СВЕДЕНИЯ О РАБОТНИКАХ .................................................................................................................................... 300 ЛЕКЦИЯ 4.6. ВЫДАЧА РАБОТНИКУ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ О ЕГО ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................ 321 ЛЕКЦИЯ 4.7. ДОВЕДЕНИЕ ДО СВЕДЕНИЯ ПЕРСОНАЛА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ, РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ. .............................................................................................................................. 335 ЛЕКЦИЯ 4.8. ВЕДЕНИЕ УЧЕТА СПЕЦИАЛЬНЫХ (ОСОБЕННЫХ) КАТЕГОРИЙ РАБОТНИКОВ .................................... 349 ЛЕКЦИЯ 4.9. ВЕДЕНИЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ РАБОТНИКОВ....................................................................... 365 ЛЕКЦИЯ 4.10. РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ, ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРСОНАЛУ, ПОДГОТОВКА К СДАЧЕ В АРХИВ ..................................................................................................................................................... 395 ТЕМА 5. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ И ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО УЧЕТУ И ДВИЖЕНИЮ КАДРОВ, ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРСОНАЛУ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ ............................................................................................................... 431 ЛЕКЦИЯ 5.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО УЧЕТУ И ДВИЖЕНИЮ КАДРОВ ........................................ 431 ЛЕКЦИЯ 5.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРСОНАЛУ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ОРГАНЫ ................................................................................................................................ 452 ЛЕКЦИЯ 5.3. ПОСТАНОВКА НА УЧЕТ ОРГАНИЗАЦИИ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ....................................... 470 ЛЕКЦИЯ 5.4. ПОДГОТОВКА ПО ВОПРОСУ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ СОЮЗОВ И ДРУГИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ РАБОТНИКОВ ОРИГИНАЛОВ, ВЫПИСОК, КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ............ 484 ЛЕКЦИЯ 5.5. ПОДГОТОВКА УВЕДОМЛЕНИЙ, ОТЧЕТНОЙ И СТАТИСТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ПЕРСОНАЛУ ... 505 ЛЕКЦИЯ 5.6. ПОДГОТОВКА ИНФОРМАЦИИ О ЗАКЛЮЧЕНИИ ТРУДОВОГО ИЛИ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОГО ДОГОВОРА НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ (ОКАЗАНИЕ УСЛУГ) С ГРАЖДАНИНОМ, ЗАМЕЩАВШИМ ДОЛЖНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИЛИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ, ПЕРЕЧЕНЬ КОТОРЫХ УСТАНАВЛИВАЕТСЯ НОРМАТИВНЫМИ ПРАВОВЫМИ АКТАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. .............................................................................................. 533 1 Тема 1. Общие вопросы управления персоналом Лекция 1. Общие вопросы управления персоналом Трудоемкость 2 часа. План лекции 1 Организация как социально-экономическая система: понятие признаки, элементы. Организационная структура и культура как факторы эффективности деятельности организации. 2 Персонал, кадры организации как субъект и объект управления: понятие, структура, роль в деятельности организации. Понятия "трудовой и интеллектуальный капитал организации". 3 Управления персоналом: деятельность, система, процесс, функция. Влияние управления персоналом на процессы и результаты деятельности организации 4 Основы разработки и реализации концепции, стратегии и политики управления персоналом: стратегическое управление персоналом (основные понятия и содержание). Факторы выбора и успешной реализации стратегии управления персоналом. 5 Кадровая политика: назначение, содержание, цель и задачи, вариативность кадровых мероприятий. Оценка эффективности кадровой политики 6 Система управления персоналом: понятие, структура, факторы, принципы и методы построения. 7 Модель компетенций как основа построения системы управления персоналом. Технологии управления персоналом. 8 Организация управления персоналом: служба управления персоналом: основные направления деятельности. 9 Функциональное разделение и кооперация труда (структура, функции, матрица ответственности). 10 Варианты организационной структуры службы управления персоналом. Профессионально-квалификационный и количественный состав службы управления персоналом. 1 Организация как социально-экономическая система: понятие признаки, элементы. Организационная структура и культура как факторы эффективности деятельности организации. 2 Персонал является одним из ключевых компонентов существования организацию Организация - это объединение совместно работающих людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных общих целей. Под организацией следует понимать предприятие, фирму, учебное заведение и т.п. трудовые формирования. При всем различии масштабов, сфер и видов деятельности различных организаций, у них существует несколько общих признаков: -наличие конечных целей или по крайней мере одной цели у совместно работающих людей; -существование устойчивых связей между членами организации и правил, определяющих порядок этих взаимоотношений, выраженных через организационную структуру* и культуру поведения; -постоянное взаимодействие с внешней средой; -использование всех видов ресурсов для достижения целей организации. Классификация организаций по ряду признаков приведена на рисунке 1. Рисунок 1 – Классификация современных организаций Согласно теории организации к основным элементам организации относятся: Цель - любая организация создается и функционирует ради достижения конкретной цели (нескольких целей). Независимо от того, сколько целей 3 ставит перед собой организация, должна быть выраженная глобальная стратегическая цель - Миссия. Ради осуществления своей миссии организация может ставить и выполнять дополнительные цели. Миссия фиксируется в уставе организации и не является коммерческой тайной. Структура - данное понятие в контексте работы организации означает логическое отношение различных уровней управления между собой и функциональными подразделениями. Отношения между уровнями управления и функциональными подразделениями должны быть построены в такой форме, которая позволит наиболее эффективно достигать поставленных целей. Технология - не что иное, как способ преобразования ресурсов в готовый продукт, независимо от того, какие ресурсы используются и какие конечные продукты получает организация. Персонал - общая совокупность человеческих ресурсов организации. Чаще всего именно персонал является самым дорогостоящим и важным ресурсом организации. Кроме того, работа с персоналом не ограничивается стандартным набором действий и инструкций, следовательно каждый руководитель должен постоянно совершенствовать свои навыки, как управленческие, так и коммуникативные. Культура - также немаловажный элемент организации. Представляет собой совокупность общепринятых и постоянно поддерживаемых в организации нравственно-этических, идеологических норм, принципов. Финансы - данный элемент подразумевает собой все денежные средства и денежные отношения, которые принадлежат организации. Организации - это открытые социально-экономические системы. Особенности организации как социально-экономических систем: - изменчивость (нестационарность) отдельных параметров системы и стохастичность ее поведения; - уникальность и непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях и вместе с тем наличие у нее предельных возможностей, определяемых имеющимися ресурсами; - способность противостоять разрушающим систему тенденциям; - способность адаптироваться к изменяющимся условиям; - способность изменять свою структуру и формировать варианты поведения; - способность и стремление к целеобразованию, т. е. формированию целей внутри системы 4 Организации правомерно считать социальными потому, что люди являются основным элементом трудовой деятельности и управления. Человек активно участвует в формировании системы, влияя на характер ее связей и отношений, функционирование и развитие. Главным же свойством организации как социальной системы является то, что в ее основе лежат интересы людей, поскольку важнейший ее элемент – человек. Совокупность интересов людей существенно влияет на состояние системы и процесс ее развития.1 Можно утверждать, что сущность социально-экономических систем, их обязательные индивидуальные отличия связаны с особенностями протекания процессов материальной и духовной жизни персонала, его физиологическими и социальными потребностями. Исследуя организации как социально-экономические системы, следует обращать внимание на то, что в них по отчетливо просматриваемым однородным группам элементов (системам более низкого порядка) можно выделить, наряду с социальной и экономической подсистемами, несколько самостоятельных областей: техническую, технологическую, организационную и информационную. Каждая из них функционирует и развивается в соответствии со своей спецификой (таблица 1). Таблица 1 – Сферы деятельности организации как социально-экономической системы Сфера деятельности Производственнохозяйственная сфера Социальноэкономическая сфера Характеристика область действия функционально-технических и организационных отношений, где работники выступают в роли непосредственных исполнителей и организаторов хозяйственной деятельности. Они встречаются на производственных собраниях и совещаниях, где решают деловые вопросы, посещают занятия в системе повышения квалификации, обсуждают проблемы улучшения условий труда, решают задачи эффективного управления экономикой. При этом возникают производственные отношения по поводу производства материальных благ, выполнения работ, оказания услуг. участники производственной деятельности являются в известном смысле потребителями: получают заработную плату, пользуются услугами предприятий общественного Организация как социально-экономическая система [Электронный ресурс] – Режим доступа: sistema/http://investobserver.info/organizaciya-kak-socialno-ekonomicheskaya-sistema/ 1 5 питания, отдыхают в профилакториях и т. д. Эта сфера является областью совершенствования нормирования и оплаты труда, улучшения жилищных условий, удовлетворения потребности в детских учреждениях. Здесь возникают отношения по поводу справедливости систем морального стимулирования, а также степени компенсации за вклад работника в общий результат деятельности организации. Межличностная сфера Существуют отношения неофициальные, формирующиеся на основе личных симпатий и антипатий, общности интересов, совпадения формального и неформального авторитета членов коллектива. Например, если специалист не пользуется уважением сотрудников, то часть его функций берет на себя кто-то из членов коллектива, и уже к нему обращаются за советом, просят рассудить в спорных ситуациях. Это приводит к тому, что система межличностных отношений формируется вне рамок формальной, официальной системы, порождая конфликтность, противоречивые тенденции в коллективе, снижая управляемость им. Кризис в организации, как правило, приобретает форму кризиса личностных отношений в коллективе. Культурно-массовая объединяет области повышения общеобразовательных знаний, сфера эстетического развития, спорта, досуга. Работники выступают в роли обучаемых в общеобразовательных учебных заведениях, членов добровольно-спортив­ных обществ, участников кружков художественной самодеятельности, любительских секций; они организуют и участвуют в экскурсиях, культпоходах. Круг социальных механизмов, явлений и процессов, протекающих в рассмотренных сферах системы, составляет основной объект менеджмента. Источник: Организация как социально-экономическая система [Электронный ресурс] – Режим доступа: sistema/http://investobserver.info/organizaciya-kak-socialnoekonomicheskaya-sistema/ Эффективность достижения целей организации, реализации её стратегии*, взаимодействие с внешней средой в значительной мере определяются правильностью построения структуры управления организацией. Структура управления - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных управленческих подразделений и отдельных должностей, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм 6 взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми. Элементами организационной структурой управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Различают следующие формы организационных структур управления. Линейная организационная структура основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления. Такая организационная структура образуется в результате построения аппарата управления из взаимоподчинённых органов в виде иерархической лестницы, т.е. каждый подчинённый имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчинённых. Линейная структура управления используется мелкими и средними фирмами, осуществляющими несложное производство, при отсутствии широких кооперационных связей между предприятиями. Функциональная организационная структура основана на создании подразделений для выполнения определённых функций на всех уровнях управления. К таким функциям относят исследования, производство, сбыт, маркетинг и т.д. Здесь с помощью директивного руководства могут быть соединены иерархически нижние звенья управления с различными более высокими звеньями управления. Передача поручений, указаний и сообщений осуществляется в зависимости от вида поставленной задачи Дивизиональные структуры позволяют организации уделять конкретному продукту, потребителю или региону столько же внимания, сколько и небольшая организация, выпускающая один продукт, или ориентирующаяся на одного потребителя, или функционирующая в одном регионе, что позволяет быстрее адаптироваться к меняющейся внешней среде. Еще один положительный момент состоит в улучшении коммуникаций. Вместе с тем возможный недостаток - это увеличение затрат вследствие дублирования одних и тех же функций в подразделениях. Однако неопределенность внешних факторов внутрифирменного развития требует перехода к адаптивным формам организации, характеризующимся отсутствием бюрократической регламентации 7 деятельности органов управления, применения проектных и матричных структур. Поэтому в 80-е годы усилилась тенденция к созданию временных органов управления, а также центральных важнейших функций на высшем уровне управления фирмами, что проявилось в формировании адаптивных типов организационных структур, и прежде всего таких, как проектная и матричная организации. Проектная организация представляет собой временную структуру, создаваемую для решения конкретной задачи. Суть её заключается в том, что в одну команду объединяются самые квалифицированные сотрудники разной специализации для осуществления сложного проекта, т. е. так называемый принцип мозговой атаки. Матричная организация характеризуются тем, что члены проектной группы находятся в подчинении как руководителя проекта, так и руководителей функциональных подразделений, в которых они работают постоянно. Матричная структура позволяет достичь большей гибкости и большей координации работ, чем в функциональных и дивизиональных структурах, то есть она лучше и быстрее реагирует на изменения внешней среды. Вместе с тем наиболее существенный недостаток матричной структуры - это её сложность. К основным факторам, определяющим структуру управления можно отнести следующие (рисунок 2). Рисунок 2 - Основные факторы, определяющие структуру управления 8 Организационную культуру современный менеджмент рассматривает как мощный стратегический инструмент, позволяющий ориентировать все подразделения и работников на общие цели. Организационная культура объединяет все виды деятельности и все взаимоотношения внутри организации, оказывая влияние на ее эффективность. Умение анализировать и оценивать организационную культуру дает возможность руководителям принимать решения, обеспечивающие их высокую эффективность. Организационная культура – это убеждения, нормы поведения, установки и ценности, которые являются теми не писаными правилами, определяющими как должны работать и вести себя люди в данной организации.2 Соответствие стиля управления виду организационной культуры прямым образом воздействует на уровень управляемости организацией. Под степенью управляемости организации разумеется форма и скорость реагирования организации на принимаемые менеджером, ею руководящим, управленческие решения, так как свое влияние на организацию менеджер реализовывает собственно через принятие решений.3 Уровень управляемости организации может быть высоким, средним, нормальным и низким. Уровень управляемости организации должен быть нормальным, то есть отвечающим норме, той последовательности, которая укрепилась в разуме менеджера как удовлетворяющая его.4 По отношению к организации культура выполняет ряд важных функций: Охранная функция состоит в создании барьера, ограждающего организацию от нежелательных внешних воздействий. Она реализуется через различные запреты, «табу», ограничивающие нормы. Интегрирующая функция формирует чувство принадлежности к организации, гордости за нее, стремление посторонних лиц включиться в нее. Это облегчает решение кадровых проблем. Регулирующая функция поддерживает необходимые правила и нормы поведения членов организации, их взаимоотношений, контактов с внешним Менеджмент: Учеб. пособ. / Под ред. Ж.В. Прокофьевой. – М.: Знание. 2007. – 288 с. Марков Д. А. Организационная культура как фактор повышения эффективности управления персоналом [Текст] / Д. А. Марков // Молодой ученый. — 2013. — №10. — С. 356-357. 4 Макеева В. Г. Культура предпринимательства: учебное пособие для вузов / В. Г. Макеева. — М.: ИНФРАМ, 2012. — 217 с. — (Серия «Высшее образование»). 2 3 9 миром, что является гарантией ее стабильности, уменьшает возможность нежелательных конфликтов. Адаптивная функция облегчает взаимное приспособление людей друг к другу и к организации. Она реализуется через общие нормы поведения, ритуалы, обряды, с помощью которых осуществляется также воспитание сотрудников. Участвуя в совместных мероприятиях, придерживаясь одинаковых способов поведения и т. п., люди легче находят контакты друг с другом. Ориентирующая функция культуры направляет деятельность организации и ее участников в необходимое русло. Мотивационная функция создает для этого необходимые стимулы. Функция формирования имиджа организации, т. е. ее образа в глазах окружающих. Этот образ является результатом непроизвольного синтеза людьми отдельных элементов культуры организации в некое неуловимое целое, оказывающее тем не менее огромное воздействие как на эмоциональное, так и на рациональное отношение к ней. Основные элементы организационной культуры: Поведенческие стереотипы: общий язык, используемый членами организации; обычаи и традиции, которых они придерживаются; ритуалы, совершаемые ими в определенных ситуациях. Групповые нормы: свойственные группам стандарты и образцы, регламентирующие поведение их членов. Провозглашаемые ценности: артикулированные, объявляемые во всеуслышание принципы и ценности, к реализации которых стремится организация или группа («качество продукции», «лидерство на рынке» и т.п.). Философия организации: наиболее общие политические и идеологические принципы, которыми определяются ее действия по отношению к служащим, клиентам или посредникам. Правила игры: правила поведения при работе в организации; традиции и ограничения, которые следует усвоить новичку для того, чтобы стать полноценным членом организации; «заведенный порядок». Организационный климат: чувство, определяемое физическим составом группы и характерной манерой взаимодействия членов организации друг с другом, клиентами или иными сторонними лицами. Существующий практический опыт: методы и технические приемы, используемые членами группы для достижения определенных целей; 10 способность осуществлять определенные действия, передаваемая из поколения в поколение и не требующая обязательной письменной фиксации. Высокая организационная культура позитивно влияет на все стороны ее деятельности — обеспечивает требуемое качество товаров и услуг; необходимый уровень деловых контактов и формирует внешний имидж организации. Достаточно взглянуть на фасады зданий многих фирм, отделку офисов — и хочется поближе познакомиться с ними; можно увидеть красивую упаковку — и возникает желание купить товар. Поэтому современный менеджмент нуждается в формировании высокой организационной культуры. Прежде всего, требуется определить, какой тип культуры необходим данной организации. Выбрав его, требуется всесторонне изучить ту культуру, которая уже сформировалась. 2 Персонал, кадры организации как субъект и объект управления: понятие, структура, роль в деятельности организации. Понятия "трудовой и интеллектуальный капитал организации". Определяющим фактором развития производства являются кадры предприятия, непосредственно выполняющие те или иные функции хозяйственной деятельности. В организации главное – труд и его результаты, которые обеспечиваются сотрудниками. Люди в организации выступают, с одной стороны, как объекты труда – носители профессиональных навыков и умений, а с другой стороны, как субъекты труда – уникальные личности. В концепции «человеческих отношений» персонал организации рассматривается с точки зрения реализации трудового потенциала сотрудников (в этом случае учитываются объективные характеристики – содержание, специфика и условия труда), и с точки зрения их личностных особенностей – потребностей, мотивов, ценностей. Соответственно внутренняя среда организации, от которой зависит или чувство благополучия, комфорта человека на работе или чувство неудовлетворенности, способное привести к уходу из организации, определяется не одним параметром, а многими составляющими. При этом для разных людей приоритетность факторов, обеспечивающих удовлетворенность трудом и его условиями, значительно отличается. Кадры - это социально-экономическая категория, характеризующая человеческие ресурсы предприятия, региона, страны. В отличие от трудовых ресурсов, объединяющих все трудоспособное население страны (как занятых, 11 так и потенциальных работников), понятие "кадры" включает в себя постоянный (штатный) состав работников, т. е. трудоспособных граждан, состоящих в трудовых отношениях с различными организациями. В этом смысле оно тождественно социально-экономической категории "рабочая сила", под которой понимают способность к труду, совокупность физических и интеллектуальных способностей человека, необходимых ему для производства жизненных благ. Вместе с тем между этими понятиями существует различие. Рабочая сила - это общая способность к производительному труду, ее применение связано с производством материальных или духовных благ. Под кадрами обычно понимают штатных квалифицированных работников, и обладающих специальными знаниями, трудовыми навыками или опытом работы в избранной сфере деятельности.5 В отличие от кадров персонал является более широким понятием. Персонал - это весь личный состав учреждения, предприятия, организации или часть этого состава, представляющая собой группу по профессиональным или иным признакам (например, обслуживающий персонал). Иными словами, основные характеризующие составляющие понятия "кадры" - постоянство и квалификация работников - для понятия "персонал" не являются обязательными. Разграничение понятий кадры, персонал, рабочая сила в рамках кадровой политики можно представить в виде схемы (рисунок 3) Рисунок 3 – Разграничение понятий кадры и персонал как объектов управления 5 Пашков А. С., Иванкина Т. В., Магницкая Е. В. Кадровая политика и право. - М., 2000. 12 Источник: Социальная теория и кадровая политика [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://pidruchniki.com/1601070336077/sotsiologiya/trudovye_resursy. Структура персонала предприятия - совокупность отдельных групп работников, объединенных по ряду признаков и категорий. В зависимости от участия в производственном процессе выделяются: - промышленно-производственный персонал – работники, связанные непосредственно с производством, - непромышленный персонал – работники, непосредственно не связанные с производством и его обслуживанием, работники социальной инфраструктуры предприятия. В зависимости от характера трудовых функций промышленнопроизводственный персонал подразделяется на категории: - рабочие – это работники, непосредственно занятые созданием материальных ценностей или оказанием производственных и транспортных услуг. Рабочие подразделяются на основных, непосредственно связанных с производством продукции, и вспомогательных, связанных с обслуживанием производства; - специалисты – работники, осуществляющие экономические, инженернотехнические, юридические, административные и другие функции. К ним относятся: экономисты, инженеры, технологи, юристы, инспекторы по кадрам, бухгалтеры и др.; - служащие (технические исполнители) – работники, осуществляющие финансово-расчетные функции, подготовку и оформление документов, хозяйственное обслуживание и другие функции. К ним относятся секретари, табельщики, кассиры, экспедиторы и др.; руководители, осуществляющие функции управления предприятием. Руководителей условно можно подразделить на руководителей высшего звена (предприятия в целом – директор, генеральный директор, управляющий и их заместители); среднего (руководители основных структурных подразделении – цехов, отделов, управлений, а также главные специалисты) и низшего (работающие с исполнителями – руководители бюро, секторов, мастера). Разделение персонала предприятия на категории осуществляется в соответствии с нормативным документом – квалификационным 13 справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Половозрастная структура персонала предприятия – это соотношение групп персонала по полу и возрасту. Возрастная структура характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в общей численности персонала. В структуре персонала по уровню образования выделяются работники, имеющие высшее, незаконченное высшее, среднее специальное и среднее общее образование. Структура персонала по стажу может рассматриваться по общему трудовому стажу и стажу работы на данном предприятии. Профессиональная структура персонала предприятия – это соотношение представителей различных профессий или специальностей (экономистов, бухгалтеров, рабочих), обладающих теоретическими и практическими навыками, приобретенными в результате обучения и опыта работы в данной области. Квалификационная структура персонала – соотношение различного уровня квалификации (степени профессиональной подготовки), необходимого для выполнения определенных трудовых функций. Важнейшим стратегическим фактором, определяющим успех экономики, являются люди – кадровый потенциал предприятий и организаций. Квалификация, профессионализм, компетенция, мотивация персонала предприятий определяют возможности внедрения современных технологий производства и управления, инновационного преобразования рабочих мест с целью обеспечения роста производительности труда и конкурентоспособности. В 90-е годы XX века в условиях перехода к рыночной экономике в России изменяется взгляд на персонал. Происходит переход от управления человеческими ресурсами к управлению человеческим капиталом. Эффективное использование «человеческого капитала» стало такой же актуальной задачей, как и использование финансовых, технологических и других ресурсов. В современных условиях знания, умения, трудовые навыки, инициатива, предприимчивость, ценностно-мотивационная сфера работников 14 любого предприятия становится все более важным стратегическим ресурсом наряду с финансовым и производственным капиталом.6 Наиболее полно человеческий капитал можно охарактеризовать следующим образом: это врожденный, сформированный в результате инвестиций и накопленный определенный уровень здоровья, образования, навыков, способностей, мотиваций, энергии, культурного развития, как конкретного индивида, группы людей, так и общества в целом, которые целесообразно используются в той или иной сфере общественного воспроизводства, способствуют экономическому росту и влияют на величину доходов их обладателя. В настоящее время в теории и практике человеческого капитала (HC) различают индивидуальный, корпоративный и национальный человеческий капитал. Индивидуальный человеческий капитал — это накопленный запас особенных и специальных знаний, профессиональных навыков индивидуума, позволяющие ему получать дополнительные доходы и другие блага по сравнению с человеком без оных. Корпоративный человеческий капитал — накопленный фирмой специальный и особенный по сравнению с конкурентами индивидуальный человеческий капитал, ноу-хау, интеллектуальный капитал, особенные управленческие и интеллектуальные технологии, включая компьютерные и информационные технологии, повышающие конкурентоспособность фирмы. Национальный человеческий капитал — это часть инновационных (креативных) трудовых ресурсов, ведущие специалисты, накопленные знания, накопленная инновационная и высокотехнологическая доля национального богатства, инновационная система, интеллектуальный капитал, социальный капитал, а также качество жизни, обеспечивающие в совокупности развитие и конкурентоспособность инновационной части экономики страны и государства на мировых рынках в условиях глобализации и конкуренции. В структуре человеческого капитала выделяют капитал здоровья, культурно-нравственный, трудовой, интеллектуальный и общественный капитал. Человеческий фактор и его роль в развитии организации [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://arkadacentre.ru/chelovFactor.htm 6 15 Трудовой капитал непосредственно связан с трудовым потенциалом работника и предприятия. Трудовой потенциал – это ресурсная категория; он должен включать в себя источники, средства, ресурсы труда, которые могут быть использованы для решения какой-либо задачи, достижения определенной цели, возможности отдельного лица, общества, государства в конкретной области. Таким образом, применительно к предприятию, трудовой потенциал – это предельная величина возможного участия трудящихся в производстве с учетом их психофизиологических особенностей, уровня профессиональных знаний и накопленного опыта. Структура трудового потенциала предприятия представляет собой соотношение различных демографических, социальных, функциональных, профессиональных и других характеристик групп работников и отношений между ними. В трудовом потенциале предприятия можно выделить следующие компоненты: кадровый, профессиональный, квалификационный и организационный. Кадровая составляющая включает: квалификационный потенциал (профессиональные знания, умения и навыки) и образовательный потенциал (познавательные способности). Профессиональная структура коллектива связана с изменениями в содержании труда под влиянием НТП, который обусловливает появление новых и отмирание старых профессий, усложнение трудовых операций. Квалификационная структура определяется качественными изменениями в трудовом потенциале (рост умений, знаний, навыков) и отражает, прежде всего, изменения в его личностной составляющей. Организационная составляющая трудового потенциала предприятия включает высокую организацию и культуру труда, находя свое выражение в четкости, ритмичности, согласованности трудовых усилий и высокой степени удовлетворенности работников своим трудом. Примеры характеристик трудового потенциала приведены в таблице 2. 16 Таблица 2- Примеры характеристик трудового потенциала Компоненты трудового потенциала Здоровье Нравственность Творческий потенциал Активность Организованность и ассертивность Образование Профессионализм Объекты анализа и соответствующие им показатели человек предприятие общество Трудоспособность. Потери рабочего Время отсутствия на времени из-за работе из-за болезней болезнен и травм. Затраты на обеспечение здоровья персо-нала Отношение к Взаимоотношения окружающим. между сотрудниками. Потери от конфликтов. Мошенничество Творческие способности Количество изобретений, Стремление к патентов, рационализаторских реализации предложений, новых способностей. изделий на одного Предприимчивость работающего. Предприимчивость Аккуратность, Потери от рациональность, нарушений дисциплинированность, дисциплины. обязательность, Чистота. порядочность, Исполнительность. доброжелательность Эффективное сотрудничество Знания. Количество лет Доля специалистов с учебы в школе и вузе высшим и средним образованием в общей численности работающих. Затраты на повышение квалификации персонала Умения. Уровень Качество продукции. квалификации Потери от брака Средняя продолжительность жизни. Затраты на здравоохранение. Смертность по возрасту. Отношение к инвалидам, детям, престарелым. Преступность, социальная напряженность. Доходы от авторских прав. Количество патентов и международных премий на одного жителя страны. Темпы технического прогресса Качество законодательства. Качество дорог и транспорта. Соблюдение договоров и законов Среднее количество лет обучения в школе и вузе. Доля затрат на образование в госбюджете Доходы от экспорта. Потери от аварий 17 Ресурсы рабочего Время занятости времени течение года в Количество сотрудников. Количество часов работы за год одного сотрудника Трудоспособное население. Количество занятых. Уровень безработицы. Количество часов занятости за год Источник: Трудовой потенциал: понятие, структура и показатели для работника, предприятия, общества, качество населения страны и персонала предприятия [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://janddguitars.com/index.php?id=100&request=full Чем сложнее труд, тем выше требования к квалификации, знаниям, опыту и ответственности работника. Как отмечал П. Друкер: «Бизнес - это организация, определяющим фактором существования или разрушения которой является квалификация ее сотрудников... Но знания - это специфический ресурс человека. Знание нельзя найти в книгах. Там можно найти только информацию; но знание - это способность применять информацию в конкретной сфере деятельности».7 На предприятиях трудовой капитал воплощается в труде квалифицированных рабочих, доля которых зависит от применяемой технологии. Улучшение технологии, переход на новые технологии требует инвестиций в повышение квалификации и переквалификацию. Чаще всего мы ссылаемся на опыт США, где фирмы инвестируют более 30 млрд. долларов в год на повышение квалификации персонала. Одна только фирма «Дженерал электрик» инвестирует в трудовой капитал ежегодно более 100 млн. долларов.8 В России квалификация рабочих растет явно недостаточными темпами. До сих пор высока доля малоквалифицированного ручного труда, им занято около 30% работающих. Вследствие недостаточной квалификации рабочих, инженеров, руководителей производства наша страна вынуждена тратить значительные валютные средства на оплату строительства современных предприятий, гостиниц и общественных зданий иностранными фирмами. 74. Друкер, П. Эффективное управление. Экономические задачи и оптимальные решения. М.: 1998 288с. 8 47. Генкин, Б. Экономика и социология труда. Учебник для вузов. 2-е изд., испр и доп. - М.: Изд. группа НОРМА-ИНФРА, 1999. - 412с. 7 18 Показателями трудового капитала являются уровень профессионального образования, профессиональный опыт, совмещение профессий, профессиональные достижения и рост и др. От размеров человеческого интеллектуального капитала зависят трудовые возможности работников, эффективность трудовой отдачи, производительность, культура и качество труда. Интеллектуальный капитал – это совокупность врожденного и развившегося интеллектуального богатства человека в форме его интеллектуальной культуры и является достоянием индивидуума. Однако это достояние становится действительно капиталом только тогда, когда включается в капитал предприятия. Если для предприятия это фактор производства, то для общества в целом – потенциал экономического роста и его качественного развития. Интеллектуальный капитал предприятия – это совокупность интеллектуального потенциала компании и интеллектуальной собственности компании, выраженная в денежной форме, которая обеспечивает инновационность развития с целью достижения экономической эффективности и усиления конкурентных преимуществ компании на рынке.9 В настоящее время интеллектуальный капитал является одним из ведущих факторов экономического роста, повышения конкурентоспособности, эффективности всей национальной экономики, отдельных фирм и личностей, а также источником устойчивого развития общества. 3 Управление персоналом: деятельность, система, процесс, функция. Влияние управления персоналом на процессы и результаты деятельности организации Среди ученых-экономистов есть несколько определений самого понятия «управление персоналом» как вида деятельности, среди которых можно выделить следующие. Управление персоналом - это деятельность организации, направленная на эффективное использование людей (персонала) для Мансуров, Н. Управление интеллектуальным капиталом компании агропромышленного предприятия. Теория, методология, практика / Н. Мансуров [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.aup.ru/books/m253/ 9 19 достижения целей, как организации в целом, так и индивидуальных (личных) каждого работника. Управление персоналом - это целенаправленная деятельность руководителей всех уровней управления организации и работников структурных подразделений системы управления персоналом, включающая разработку стратегии кадровой политики, концепцию, принципы, методы и технологию управления персоналом организации. Управление персоналом - это управленческие действия руководителей и сотрудников кадровых служб организации, которые направлены на поиск, оценку, отбор, профессиональное развитие персонала, его мотивацию и стимулирование к выполнению задач, стоящих перед организацией. Главной целью управления персоналом является вклад в прибыль организации (предприятия), которая достигается благодаря обеспечением высококвалифицированными и заинтересованными работниками через удовлетворение социальных потребностей человека на производстве (удовлетворение работой, самовыражения, комфортность межличностных отношений и т.д.). Следовательно, само понятие «управление персоналом» в некоторой степени условно, поскольку предполагает не командование людьми, а создание условий для эффективного использования человеческих ресурсов и каждого работника в отдельности. Из этого следует, что понятие «управление персоналом» имеет два основных аспекта. Функциональный аспект, который предусматривает выполнение таких важных элементов процесса, как: -определение общей стратегии; -планирование потребностей организации в персонале с учетом кадрового потенциала; -привлечение, отбор и оценка персонала; -повышение квалификации персонала и его переподготовка; -управление карьерой (продвижение по службе); -увольнение персонала; -построение и организации работы на основе организации рабочих мест, функциональных и технологических связей, содержания и последовательности выполнения работ, условий труда; -организацию оплаты труда, стимулирования и социальных услуг; -управление затратами на персонал. 20 Организационный аспект, предусматривающий охват всех работников и всех структурных подразделений в организации, которые несут ответственность за работу с персоналом. Исходя из поставленных целей и аспектов в центре внимания управления персоналом должно быть сосредоточено решения ряда вопросов, а именно: - разработка научно обоснованных количественных и качественных параметров персонала; - повышение профессионализма персонала; - обеспечение профессионального роста персонала; - максимальное использование способностей персонала; - планирование и обеспечение карьерного роста персонала; - стимулирование качества и результатов труда персонала; - социально-экономическая и правовая защита персонала. Основные цели управления персоналом на предприятии представлены на рисунке 4. Рисунок 4 - Цели системы управления персоналом организации Основные составляющих системы управления персонала: субъекта управления персоналом и объектом управления персоналом. Субъект управления персоналом - группа специалистов, выполняющих функции в качестве работников кадровой службы, а также руководители всех уровней, выполняющие функцию управления по отношению к свои подчиненным. 21 Объект управления персоналом – отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив, а также их организованная деятельность. К основным процессам управления персоналом можно отнести: Разработка и реализация кадровой стратегии на основе планирования, прогнозирования, оценки потребностей компании в HR-ресурсах.  Управление адаптацией новых сотрудников, недавно принятых на работу.  Управление численностью работников, в том числе – наймом: поиском, привлечением и подбором (отбором, набором) кандидатов, соискателей.  Управление знаниями (в том числе – подготовкой, обучением, развитием) работников.  Управление качеством, компетентностью  HR-менеджмент организационных (компетенциями), а также изменений. конкурентоспособностью работников.  Управление вознаграждением, оплатой труда, премированием персонала, льготами и компенсациями, а также материальной и нематериальной мотивацией.  Управление движением, переводом и высвобождением кадров.  Управление здоровьем и безопасностью персонала, его социальным развитием (в том числе – питанием, физической культурой, страхованием и т.п.).  Управление затратами (расходами) на кадры.  Правовое обеспечение кадровой деятельности.  Управление карьерой (в том числе – профориентацией и переквалификацией) и ее планированием.   Управление лояльностью и поведением сотрудников.  Управление результативностью, производительностью, эффективностью персонала.    Работа с кадровым резервом. Контроль за рабочим временем сотрудников (тайм-менеджмент). Управление сокращением, увольнением и текучестью (текучкой) кадров, работа на удержание специалистов.  Ведение архивов. К функциям системы управления персоналом организации относят: Функция планирования персонала - это разработка кадровой политики и стратегии управления персоналом; анализ кадрового потенциала организации и рынка труда; организация кадрового планирования и прогнозирования потребности в персонале; поддержание взаимосвязей с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами. 22 Функция управления наймом и учетом персонала заключается в организации набора кандидатов на вакантную должность; организацию отбора (собеседования и оценки) и приема персонала; учете приема, перемещений, увольнений персонала; управлении занятостью, документационном обеспечении системы управления персоналом. Функция оценки, обучения и развития персонала предполагает осуществление обучения, переподготовки и в повышении квалификации персонала; введении в должность и адаптации новых работников; организации и проведении мероприятий по оценке персонала; управлении развитием карьеры. Функция управления мотивацией персонала - это нормирование трудового процесса и тарификации оплаты труды; разработка систем материального и нематериального стимулирования, а также применение методов морального поощрения персонала. Функция управления социальным развитием заключается в организации питания в течение рабочего дня; обеспечении охраны здоровья и отдыха для сотрудников и их семей; организации развития физической культуры; организации социального страхования. Функция правового обеспечения управления персоналом связана с решением правовых аспектов трудовых отношений, а также с согласованием распорядительных и иных документов по управлению персоналом. Функция информационного обеспечения управления персоналом ведение учета и статистики персонала; информационном и техническом обеспечении системы управления персоналом; обеспечении персонала необходимой для работы научно-технической информацией. Функция обеспечения нормальных условий труда включает в себя обеспечение и контроль соблюдения требований психофизиологии и эргономики труда, охраны труда и окружающей среды и т.д. Функция линейного руководства предполагает управление персоналом организации и осуществляется в том числе и на уровне управления организации в целом. Данную функцию осуществляет не только служба УП, но и руководители всех уровней. Эффективность управления персоналом определяется степенью реализации общих целей организации. Эффективность использования каждого отдельного работника зависит от его способности выполнять требуемые функции и мотивации, с которой эти функции выполняются. 23 Организация должна создать особые методы, процедуры, программы управления процессами, связанными с человеческими ресурсами, и обеспечить их постоянное совершенствование. В единстве эти методы, процедуры, программы представляют собой систему управления персоналом, которая характеризуется следующими параметрами: соответствие персонала целям и миссии фирмы (уровень образования, квалификация, понимание миссии, отношение к работе); эффективность системы работы с персоналом — соотношение затрат и результатов, потребность в инвестициях, выбор критериев оценки результатов работы с персоналом; избыточность или недостаточность персонала, расчет потребности, планирование количества; сбалансированность персонала по определенным группам профессиональной деятельности и социально-психологических характеристик; структура интересов и ценностей, господствующих в группах персонала управления, их влияние на отношение к труду и его результаты; ритмичность и напряженность деятельности, определяющие психологическое состояние и качество работы; интеллектуальный и творческий потенциал персонала управления, отражающий подбор и использование персонала, организацию системы его развития. 4 Основы разработки и реализации концепции, стратегии и политики управления персоналом: стратегическое управление персоналом (основные понятия и содержание). Факторы выбора и успешной реализации стратегии управления персоналом. Стратегическое управление персоналом организации состоит в регулировании создания конкурентоспособного кадрового ресурса компании, принимая во внимание существующие и предстоящие перемены во внешнем окружении и внутреннем состоянии компании. Наличие такого ресурса способствует выживанию, развитию и успешному достижению целей, установленных на долгосрочный период.10 10 http://opersonale.ru/upravlenie-personalom/upravlenie-personalom-upravlenie-personalom/strategicheskoeupravlenie-personalom-na-predpriyatii-i-v-organizacii-celi-zadachi-osobennosti.html 24 Стратегическое управление кадрами – это система менеджмента, опирающаяся на кадровый потенциал, которая гибко и оперативно отвечает на вызовы и изменения внешнего окружения и организует соответствующие изменения в компании. Это повышает конкурентоспособность организации, позволяет больше ориентироваться на потребности клиентов и способствует выживанию компании в условиях растущей конкуренции.11 Стратегическое управление кадровым потенциалом имеет следующие цели: 1. Создание перспективного резерва для удовлетворения будущих кадровых потребностей компании. 2. Управление уровнем заработной платы, который должен соответствовать задачам отбора, удержания и стимулирования сотрудников. 3. Важная роль развития лидерских качеств на ведущих должностях. 4. Планирование тренингов для повышения профессионального уровня сотрудников, создание соответствующей кадровой динамики внутри компании. 5. Развитие качественных систем взаимосвязи между отделами и службами и между административным персоналом и другими работниками. 6. Разработка механизмов преодоления психологического неприятия изменений. Стратегическое управление кадрами строится на следующих принципах: - долгосрочный анализ перспектив; - ориентированность на изменение кадрового потенциала; обеспечение реализации трудового потенциала; - многовариантный выбор в соответствии с изменениями внутреннего состояния компании и внешнего окружения; - отслеживание статуса и динамики изменений внешнего окружения и своевременная модификация административных решений. В каждой организации в отношении персонала применяются специфические стратегии. В основу классификаций стратегий управления персоналом, как правило, закладываются различные варианты их зависимости от целого ряда факторов. Наиболее известны варианты классификации стратегий управления персоналом в зависимости от: - типа конкурентной стратегии; 11 Там же 25 типа общей стратегии организации; стадии развития (этапа жизненного цикла) организации; миссии организации; способа реализации стратегии в организации; философии менеджмента. Разработка стратегии управления персоналом организации представляет собой достаточно сложную задачу, в рамках которой центральное место занимает проблема достижения стратегического соответствия (интеграции). Стратегическая интеграция необходима для придания целостности сочетанию общей организационной стратегии со стратегией управления персоналом, .. Общей целью этого процесса является достижение стратегического соответствия и согласованности между целями политики управления персоналом и всей организации. Стратегия управления персоналом вырабатывается с учетом, как интересов руководства организации, так и интересов ее персонала. Сам процесс формулирования и реализации стратегии как единство взаимосвязанных решений хорошо обоснован и представлен Ф. Аналоуи и А. Карами. Процесс формирования стратегии управления персоналом можно представить в виде нескольких этапов: - анализ; - диагностика; - выводы и рекомендации; - планирование действий; - планирование ресурсов и выгоды. Модель разработки стратегии управления персоналом представлена на рисунке 5. - 26 Рисунок 5 - Модель разработки стратегии управления персоналом Источник: Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации. Учебно-практическое пособие. Изд. 5-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002. - 368 с. Стратегия управления персонала обладает некоторыми особенностями реализации на предприятии. На это, в частности оказывают влияние ряд факторов, что подробно рассматривается многими учеными (М. Армстронг, И.Г. Владимирова, Ю.В.Вылгина, М. Магура, Д.В. Маслов, С.В. Щербина и др.). Анализ работ указанных авторов позволили систематизировать факторы, которые необходимо учитывать при построении стратегии управления персоналом (таблица 17). Таким образом, стратегия развития предприятия и стратегия управления персоналом взаимодополняют и взаимообогащают друг друга. Их разработка и реализация должна происходить в тесной взаимосвязи, что обусловит успешность предприятия в достижении поставленных целей. Концепция управления персоналом — теоретическая и методологическая база, а также система практических подходов к формированию механизма управления персоналом в конкретных условиях. На сегодня многие признают концепцию управления персоналом известного российского ученого в области менеджмента Л.И. Евенко, которая выделяет четыре концепции, которые развивались в рамках трех основных подходов к управлению персоналом (таблица 3): 27 экономического; органического; гуманистического. Таблица 3 – Концепции управления персоналом Период Концепции Подходы 1 20-40-е гг. ХХвека Использование трудовых ресурсов(labour resources use) Экономический (работник — носитель трудовой функции, «живой придаток машины») 2 50-70-е гг. ХХ века Управление персоналом (personnel management) Органический (работник — субъект трудовых отношений, личность) 3 80-90-е гг. ХХ века Управление человеческими ресурсами(human resource management) Органический (работник — ключевой стратегический ресурс организации) 4 XXI век Управление человеком (human being management) Гуманистический (не люди для организации, а организация — для людей) Анализируя изложенные концепции, можно обобщить подходы к управлению персоналом, выделив два полюса роли человека в общественном производстве: -человек как ресурс производственной системы (трудовой, людской, человеческой) — важный элемент процесса производства и управления; -человек как личность с потребностями, мотивами, ценностями, отношениями — главный субъект управления. 5 Кадровая политика: назначение, содержание, цель и задачи, вариативность кадровых мероприятий. Оценка эффективности кадровой политики Кадровая политика организации — генеральное направление работы с персоналом, отражающее совокупность принципов, методов, набор правил и норм в области работы с персоналом, которые должны быть осознаны и определенным образом сформулированы. Цель кадровой политики — обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численности и качественного состава персонала в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства и состоянием рынка труда. Кадровая политика не всегда четко обозначена и представлена в виде 28 документа, однако, независимо от степени выраженности, она существует в каждой организации. Задачи кадровой политики в современных условиях сводятся к следующему: 1. Кадровая политика должна быть тесно увязана со стратегией развития (или выживания) предприятия. В этом отношении она представляет собой кадровое обеспечение реализации этой стратегии. 2. Кадровая политика должна быть достаточно гибкой. Это значит, что она должна быть, с одной стороны, стабильной, поскольку именно со стабильностью связаны определенные ожидания работника, с другой динамичной, т. е. корректироваться в соответствии с изменением тактики предприятия, производственной и экономической ситуации. Стабильными должны быть те стороны, которые ориентированы на учет интересов персонала и имеют отношение к организационной культуре предприятия (фирмы). Последняя включает ценности и убеждения, разделяемые работниками и предопределяющие нормы их поведения, характер жизнедеятельности предприятия. 3. Поскольку формирование квалифицированной рабочей силы связано с определенными издержками для предприятия, кадровая политика должна быть экономически обоснованной, т. е. исходить из его реальных финансовых возможностей. 4. Кадровая политика должна обеспечить индивидуальный подход к своим работникам. Направления кадровой политики совпадают с направлениями кадровой работы в конкретной организации. Другими словами, направления кадровой политики конкретной организации соответствуют функциям системы управления персоналом, действующей в этой организации. В качестве примера рассмотрим характеристики основных направлений кадровой политики (таблица 4) Таблица 4 – Направления кадровой политики Направления Принципы Характеристика 1. Управление персоналом организации Принцип одинаковой необходимости достижения индивидуальных и организационных целей (основной) Необходимость искать честные компромиссы между администрацией и работниками, а не отдавать предпочтение интересам организации 2. Подбор и расстановка персонала Принцип: 1. соответствия 1. Соответствие объема заданий, полномочий и 29 2. профессиональной компетенции 3. практических достижений 4. индивидуальности ответственности возможностям человека 2. Уровень знаний, соответствующий требованиям должности 3. Требуемый опыт, руководящие способности (организация собственной работы и подчиненных) 4. Облик, интеллектуальные черты, характер, намерения, стиль руководства 3. Формирование и подготовка резерва для выдвижения на руководящие должности Принцип: 1. конкурсности 2. ротации 3. индивидуальной подготовки 4. проверки делом 5. соответствия должности 6. регулярности оценки индивидуальных качеств и возможностей 1. Отбор кандидатов на конкурсной основе 2. Планомерная смена должностей по вертикали и горизонтали Подготовка резерва на конкретную должность по индивидуальной программе 3. Эффективная стажировка на руководящих должностях 4. Степень соответствии кандидата на должность в настоящий момент 5. Оценка результатов деятельности, собеседования, выявление склонностей и т.п. 4. Оценка и аттестация персонала Принцип: 1. отбора показателей оценки 2. оценки квалификации 3. оценки выполнения заданий 1. Система показателей, учитывающих цель оценок, критерии оценок, частоту оценок 2. Пригодность, определение знаний, необходимых для выполнения данного вида деятельности 3. Оценка результатов деятельности 5. Развитие персонала Принцип: 1. повышения 1. Необходимость периодичного пересмотра 30 6. Мотивация и стимулирование персонала, оплата труда. квалификации 2. самовыражения 3. саморазвития должностных инструкций для постоянного развития персонала 2. Самостоятельность, самоконтроль, влияние на формирование методов исполнения 3. Способность и возможность саморазвития Принцип соответствия оплаты труда объему и сложности выполняемой работы Эффективная система оплаты труда 1. Принцип равномерного сочетания стимулов и санкций 2. Принцип мотивации 1. Конкретность описания задач, обязанностей и показателей 2. Побудительные факторы, влияющие на повышение эффективности труда Инструментами реализации кадровой политики являются: - кадровое планирование; - текущая кадровая работа; - руководство персоналом; - мероприятия по его развитию, повышению квалификации; - мероприятия по решению социальных проблем; - вознаграждение и мотивация. В результате применения этих инструментов изменяется поведение сотрудников, повышается эффективность их работы, улучшается структура коллектива. Вариативность кадровой политики представлена различными видами кадровой политики (таблица 5) Таблица 5 – Сравнительная характеристика видов кадровой политики Вид кадровой политики Пассивная Характеристика По масштабам кадровых мероприятий Ситуация, в которой руководство организации не имеет выраженной программы действий в отношении персонала, а кадровая работа сводится к ликвидации негативных последствий. Для такой организации характерно отсутствие прогноза кадровых 31 Реактивная Превентивная Активная Рациональная потребностей, средств оценки труда и персонала, диагностики кадровой ситуации в целом. Руководство в ситуации подобной кадровой политики работает в режиме экстренного реагирования на возникающие конфликтные ситуации, которые стремится погасить любыми средствами, зачастую без попыток понять причины и возможные последствия. Руководство предприятия осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе с персоналом, причинами и ситуацией развития кризиса: возникновение конфликтных ситуаций, отсутствие достаточно квалифицированной рабочей силы для решения стоящих задач, отсутствие мотивации к высокопродуктивному труду. Руководство предприятия предпринимает меры по локализации кризиса, ориентировано на понимание причин, которые привели к возникновению кадровых проблем. Кадровые службы таких предприятий, как правило, располагают средствами диагностики существующей ситуации и адекватной экстренной помощи. Хотя в программах развития предприятия кадровые проблемы выделяются и рассматриваются специально, основные трудности возникают при среднесрочном прогнозировании. В подлинном смысле слова политика возникает лишь тогда, когда руководство фирмы (предприятия) имеет обоснованные прогнозы развития ситуации. Однако организация, характеризующаяся наличием превентивной кадровой политики, не имеет средств для влияния на нее. Кадровая служба подобных предприятий располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный период. В программах развития организации содержатся краткосрочный и среднесрочный прогнозы потребности в кадрах, как качественный, так и количественный, сформулированы задачи по развитию персонала. Основная проблема таких организаций — разработка целевых кадровых программ. Если руководство имеет не только прогноз, но и средства воздействия на ситуацию, а кадровая служба способна разработать антикризисные кадровые программы, проводить постоянный мониторинг ситуации и корректировать исполнение программ в соответствии с параметрами внешней и внутренней ситуацией, то можно говорить о подлинно активной политике. Руководство предприятия имеет как качественный диагноз, так и обоснованный прогноз развития ситуации и располагает средствами для влияния на нее. Кадровая служба предприятия располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования кадровой ситуации на среднесрочный и долгосрочный периоды. В программах развития организации 32 содержатся краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный прогнозы потребности в кадрах (качественной и количественной). Кроме того, составной частью плана является программа кадровой работы с вариантами ее реализации. Авантюристическая Руководство предприятия не имеет качественного диагноза, обоснованного прогноза развития ситуации, но стремится влиять на нее. Кадровая служба предприятия, как правило, не располагает средствами прогнозирования кадровой ситуации и диагностики персонала, однако в программы развития предприятия включены планы кадровой работы, зачастую ориентированные на достижение целей, важных для развития предприятия, но не проанализированных с точки зрения изменения ситуации. План работы с персоналом в таком случае строится на достаточно эмоциональном, мало аргументированном, но, может быть, и верном представлении о целях работы с персоналом. По степени открытости Открытая Характеризуется тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне, можно прийти и начать работать как с самой низовой должности, так и с должности на уровне высшего руководства. Организация готова принять на работу любого специалиста, если он обладает соответствующей квалификацией, без учета опыта работы в этой организации. Закрытая Характеризуется тем, что организация ориентируется на включение нового персонала только с низшего должностного уровня, а замещение происходит только из числа сотрудников организации. Такого типа кадровая политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, формирование особого духа причастности, а также, возможно, работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов. Критерии оценки кадровой политики Для полного анализа кадровой политики любого предприятия необходимо выделить критерии оценки. - количественный и качественный состав персонала; - уровень текучести кадров; - гибкость проводимой политики; - степень учета интересов работника / производства и т.д. Количественный состав организации для удобства анализа обычно подразделяется на три категории: руководствующий, менеджерское звено и обслуживающий, на мужчин и женщин, пенсионеров и лиц не достигших 33 18-летнего возраста, работающий и находящийся в отпусках (напр. по уходу за ребенком, без содержания и пр.), а также на работающий в центральном отделении или филиалах и т.п. Качественный состав в свою очередь организации обычно подразделяется на сотрудников с высшем, средним специальным, средним и пр. образованием, а также включает в себя опыт работы, повышение квалификации сотрудниками и пр. факторы. Уровень текучести кадров – один из самых показательных критериев кадровой политики предприятия. Конечно, текучесть кадров можно рассматривать и как положительное явление, и как отрицательное. Во-первых, расширяются возможности работника, и увеличивается его способность к адаптации. Вовторых, коллектив предприятия “освежается”, происходит приток новых людей, а, следовательно, новых идей. Гибкость кадровой политики оценивается исходя из ее характеристик: стабильности или динамичности. Кадровая политика должна динамично перестраиваться под воздействием меняющихся условий и обстоятельств. Степень учета интересов работника рассматривается в сравнении со степенью учета интересов производства. Исследуется наличие или отсутствие индивидуального подхода к работникам предприятия. 6 Система управления персоналом: понятие, структура, факторы, принципы построения. Система управления персоналом – это совокупность принципов, методов и средств целенаправленного воздействия на персонал, обеспечивающих максимальное использование интеллектуальных и физических способностей работников при выполнении трудовых функций для достижения целей организации. Особенности развития системы управления персоналом, ее роль в организационной системе определяют характеристики ее основных факторов: объекта и субъекта, целей системы, ее функций и структуры. Объектами системы управления персоналом являются: - работники; - рабочие группы; - трудовой коллектив. Субъектами системы управления персоналом являются: - функциональный управленческий персонал; - линейный управленческий персонал; 34 Управление персоналом преследует цели: - помощь фирме в достижении общих целей; -эффективное использование мастерства и возможностей работников; -обеспечение фирмы высококвалифицированными и заинтересованными служащими; -стремление к наиболее полному удовлетворению работников своей работой, к их наиболее полному самовыражению, что делает желанной работу в данной фирме. В структуру системы управления персоналом включают: 1) кадровая политика предприятия как система теоретических взглядов, требований, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом, а также методы этой работы, позволяющие создать высокопроизводительный сплоченный коллектив; 2) кадровое планирование работников как решение задачи определения потребностей предприятия в персонале необходимой численности и качества; 3) подбор и отбор персонала как процесс подбора и отбора персонала, состоящий из нескольких этапов: • поиск кандидатов к занятию вакантных мест; • детализация требований к кандидату на занятие свободной вакансии; • проведение отбора; • прием на работу; 4) адаптация новых работников как ознакомление нового работника с предприятием, его политикой, условиями труда, охраной труда, техникой безопасности и т.д. По направленности адаптация бывает профессиональная, психофизиологическая и социально-психологическая; 5) профессиональная подготовка и развитие персонала, включая несколько видов профессиональной подготовки и развития персонала на предприятии: • без отрыва от производства в специализированных учреждениях; • с отрывом от производства в специализированных учреждениях; • на рабочем месте; • самообразование; 6) оценка работников в форме традиционной аттестации. Целью аттестации является периодическая оценка и критическое рассмотрение потенциальных возможностей персонала; 35 7) управление поведением персонала, понимая, что поведение персонала — это форма взаимодействия отдельного человека с окружающей производственной средой. Важный элемент управления поведением работников — умение управлять конфликтами на предприятии; 8) кадровое делопроизводство в виде целого ряда работ, объединяемых понятием делопроизводство. Также структура системы управления персоналом может быть:12 - линейная – состоит в непосредственном административном подчинении; - функциональная – когда происходит консультация смежных подразделений или их методическое обеспечение; - соисполнительная – связь, возникающая при совместном выполнении работ несколькими подразделениями; - обеспечивающая – заключается в подготовке информации или иной работе смежных подразделений для обеспечения процесса принятия управленческого решения. Принципы построения системы управления персоналом представлены в таблице 6. Таблица 6 – Принципы построения системы управления персоналом Принцип Характеристика Принципы, определяющие специфику формирования системы управления персоналом (создание целевой, организационной, функциональной структуры) Целевой Определяет направленность системы управления, соответствие системы управления цели организации, управляющей системы управляемой; порождает системообразующие факторы Функциональный Обусловливает необходимость для достижения цели организации осуществлять функциональное разделение труда персонала Иерархичности Определяет построение системы управления в виде многоуровневых (многоступенчатых) структур и распределение функций управления между соподчиненными уровнями т. е. в вертикальном разрезе система управления персоналом должно обеспечивать иерархическое взаимодействие между звеньями управления (структурными подразделениями или отдельными руководителями) и несимметричную передачу информации: "вниз" — более конкретную, детализированную, а "вверх" — более обобщенную, абстрагированную 12 http://opersonale.ru/upravlenie-personalom/upravlenie-personalom-upravlenie-personalom/opredelenieznachenie-i-funkcii-sistemy-upravleniya-personalom.html 36 Единства организационнометодологических основ на всех иерархических уровнях системы управления Определяет единую структуру всей системы управления персоналом, единый порядок, единую для всего персонала организационную культуру. Обеспечивает взаимодействие и взаимосодействие между органами управления на всех иерархических уровнях системы управления персоналом. Обосновывает подход к распределению функций и установлению взаимоотношений между органами управления организацией, между органами управления временной кооперации различных организаций. Обеспечивает приоритет функций управления персоналом, ориентированных на развитие производства, по сравнению с функциями, направленными на поддержание производства. Оптимального Определяет оптимальную соотносительность всех элементов соотношения элементов системы управления, зависимость как между отдельными системы управления звеньями системы управления, так и внутри каждого звена (между органом управления, управляемым объектом, каналами прямой и обратной связей между ними). Определяет оптимальную организацию и методы работы всей системы, пропорции между функциями по организации системы управления персоналом и функциями собственно управления персоналом Экономичности Предполагает наиболее эффективную организацию системы управления персоналом, снижение доли затрат на управление в общих затратах на единицу выпускаемой продукции Совместимости АСУ с Обеспечивает единство управления персоналом в техническими производственном контуре управления по пропускной средствами, способности, входных и выходных сигналов и параметров технологиями, выпускаемой продукции и услуг, решения всего комплекса используемыми в задач логистики производстве товаров и услуг Адаптивности (гибкости) Означает приспособляемость системы управления персоналом к изменяющимся целям объекта управления и условиям его работы Комплексности При формировании системы управления персоналом необходимо учитывать все факторы, воздействующие на систему управления (связи с вышестоящими органами, договорные связи, состояние объекта управления и т. д.) Оперативности Своевременное принятие решений по анализу и совершенствованию системы управления персоналом, предупреждающих или оперативно устраняющих отклонения Научности Формирование системы управления персоналом должна основываться на достижениях науки в области управления и 37 Автономности Устойчивости с учетом работы персонала в рыночных условиях В горизонтальных и вертикальных измерениях система управления персоналом должна обеспечиваться рациональной автономностью структурных подразделений или отдельных руководителей Для обеспечения устойчивого функционирования системы управления персоналом необходимо предусматривать специальные "сервисы безопасности", обеспечивающие безопасность воздействий внешней среды, и "локальные регуляторы", которые при отклонении от заданной цели организации побуждают определенного работника или подразделение к регулированию системы управления персоналом. Многоаспектности Управление персоналом как по вертикали, так и по горизонтали может происходить по различным каналам: административно-хозяйственному, экономическому, правовому и т. п. Принципы, определяющие функционирование и развитие системы управления персоналом Концентрации Рассматривается в двух направлениях: как концентрация усилий работников отдельного подразделения или всей системы управления персоналом на решение основных задач или как концентрация однородных функций в одном подразделении системы управления персоналом, что устраняет дублирование Специализации Разделение труда в системе управления персоналом (выделяется труд руководителей, специалистов и служащих). Формируются отдельные подразделения, специализирующиеся на выполнении групп однородных функций Параллельности Предполагает одновременное выполнение управленческих решений, повышает оперативность управления персоналом Последовательности Предполагает последовательное выполнение управленческих решений Непрерывности Отсутствие перерывов в деятельности работников системы управления персоналом или подразделений, уменьшение времени прослеживания документов, простоев технических средств управления и т. п. Ритмичности Выполнение одинакового объема работ в равные промежутки времени и регулярность повторения функций управления персоналом Прямоточности Упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по выработке определенного решения. Она бывает горизонтальной и вертикальной (взаимосвязи между 38 функциональными подразделениями и между различными уровнями управления) Названные принципы могут быть положены в основу программы, определяющей роль кадровых служб в организации. 7 Модель компетенций как основа построения системы управления персоналом. Технологии управления персоналом. Корпоративным моделям компетенций отводится важная роль и в системе подготовки кадров, и управления персоналом. В одних компаниях модель компетенций является ключевой в работе с кадрами, в других профили компетенций используются в качестве прикладных инструментов. Например, для оценки персонала. Использование компетенций при оценке персонала позволяет HRменеджерам анализировать не только результаты, достигнутые сотрудником за прошедший период, но и способы достижения таких результатов. Хорошо проработанные компетенции помогут упорядочить проведение аттестационных мероприятий; если же выбрана стандартная модель компетенций, не адаптированная к стратегическим целям и специфике компании, она не будет работать эффективно. Существует множество определений понятия "компетенция". Американский подход определяет компетенции как описание поведения сотрудника: компетенция - это основная характеристика сотрудника, обладая которой, он способен показывать правильное поведение и, как следствие, добиваться высоких результатов в работе. Европейский подход определяет компетенции как описание рабочих задач или ожидаемых результатов работы: компетенция - это способность сотрудника действовать в соответствии со стандартами, принятыми в организации (определение стандарта-минимума, который должен быть достигнут сотрудником). Модель компетенций - это полный набор компетенций и индикаторов поведения, необходимых для успешного выполнения сотрудником его функций, проявляемых в соответствующих ситуациях и времени, для конкретной организации с ее индивидуальными целям и корпоративной культурой. Профиль компетенций - это список компетенций, точное определение уровня их проявления, относящихся к конкретной должности. Универсальность модели комптенций заключается в том, что: 39 1. Модель позволяет напрямую связать систему управления персоналом со стратегическими целями организации. Эта связь выстраивается через определение профессиональных и личностных качеств менеджеров и специалистов, ключевых компетенций будущего компании. 2. Компетенции способствуют формированию корпоративной культуры компании и достижению общего видения миссии и целей организации как руководством компании, так и ее сотрудниками. 3. Модель описывает реально наблюдаемое поведение людей на работе простым и доступным для менеджеров и специалистов языком, что повышает отдачу при использовании компетенций. 4. Модель компетенций лежит в основе системы работы с персоналом: - облегчается процедура найма персонала - появляется возможность сопоставить характеристики кандидата с требованиями к должности; - сотрудникам дается четкое представление о предъявляемых к ним требованиях, о стандартах успешного выполнения работы; - повышается эффективность обучения и развития сотрудников, т.к. программы обучения формируются на достижение корпоративных стандартов, указанных в компетенциях; - руководитель получает критерии для оценки эффективности работы подчиненных и, как следствие, для оценки соответствия персонала стоящим перед компанией задачам; - обеспечивается развитие персонала и планирование карьеры. Эффективная модель компетенций должна быть ясной и легкой для понимания, описываться простым языком, иметь простую структуру. Большинство моделей могут быть описаны с помощью 10 - 12 индивидуальных компетенций. Чем больше компетенций содержит модель, тем труднее ее внедрить в корпоративную практику. По мнению экспертов, когда модель включает более 12 компетенций, становится трудно работать с конкретными компетенциями, поскольку различия между отдельными компетенциями в такой модели неуловимо малы. Модель компетенций состоит из кластеров (блоков) компетенций. Кластеры компетенций - набор тесно связанных между собой компетенций (обычно от трех до пяти в одной "связке"). Каждый кластер компетенций имеет уровни - набор родственных поведенческих индикаторов. Поведенческие индикаторы - это стандарты поведения, которые наблюдаются в действиях человека, обладающего конкретной компетенцией. 40 Разработка модели компетенций включает: 1. Подготовительный этап (постановка целей и задач проекта, планирование проекта, создание команды для сбора и анализа информации). 2. Непосредственно разработка модели компетенций. - выбор критериев эффективности; - определение критериальной выборки; - выбор конкретной техники анализа; - сбор информации; - анализ информации и проектирование модели компетенций; - проверка валидности проекта профиля компетенций. 3. Запуск модели в работу. Способы разработки модели или профиля компетенций: 1. Интервью по получению поведенческих примеров Метод интервью по получению поведенческих примеров позволяет определить компетенции, необходимые для качественного выполнения работы. 2. Работа с группой экспертов В роли экспертов могут выступать руководители, лучшие сотрудники или сторонние эксперты. Группа экспертов в процессе обсуждения определяет личные характеристики сотрудников, необходимые для выполнения работы на минимально приемлемом и высшем уровнях. 3. Библиотеки компетенций Использование библиотек компетенций обеспечивает сбор большого количества данных для статистического анализа в короткие сроки. Однако данные таких библиотек и сборников ограничены, и поэтому при их использовании зачастую упускаются компетенции, которые не были включены в сборник его составителями. 4. Метод репертуарных решеток Руководитель объединяет сотрудников в группы по какому-либо из признаков, который он сам определяет как важную характеристику успешного выполнения работы. Таким образом, обнаруживаются качества, которые присущи только высокорезультативным сотрудникам. 5. Анализ рабочей задачи Сотрудники или наблюдатели очень подробно перечисляют каждую задачу, функцию или действие, которые совершает работник во время выполнения работы. Данный метод дает очень подробные описания работы, полезные для анализа некоторых компетенций при разработке 41 профиля компетенций. Например, спецификация технических заданий, требуемых в работе, может использоваться для того, чтобы установить когнитивные навыки, нужные для работы. 6. Прямое наблюдение За сотрудниками, выполняющими рабочие задачи, производится наблюдение с письменной фиксацией индикаторов поведения, которые они демонстрируют при выполнении этих задач. Однако этот метод дорог и неэффективен для первичного сбора поведенческих примеров. Технология управления персоналом – совокупность приемов способов и методов воздействия на персонал в процессе его найма, использования, развития и высвобождения с целью получения наилучших конечных результатов трудовой деятельности. Технология управления персоналом регламентируется специально разработанными нормативнометодическими документами. Все современные технологии управления персоналом, в зависимости от происхождения, подразделяют на несколько самых распространенных видов: Традиционные технологии, находят широкое применение в каждой структуре предприятия, поскольку являются результатом профессиональной деятельности и закреплены законодательно (к примеру, учет кадров). Отраслевые технологии для них характерна разработка технологического сопровождения деятельности специализированной отрасли или службы (в отношении кадровых вопросов). Профессиональные современные технологии управления персоналом создаются консалтинговыми агентствами по специальному заказу. Плюс в том, что при создании происходит учет специфики компании. В минусе то, что у продукта очень высокая себестоимость и узкий спектр применения. Современные инновационные технологии управления персоналом помогают решать актуальные проблемы с помощью HR-службой компании. Также технологии управления персоналом классифицируют в зависимости от масштабов применения. Например, управление может быть направлено на: сотрудников предприятия в целом; отдельные группы; отдельных работников.13 13 http://opersonale.ru/upravlenie-personalom/upravlenie-personalom-upravlenie-personalom/sovremennyetexnologii-upravleniya-personalom-predpriyatiya.html 42 Выбор конечной технологии, которая совместит в себе признаки всех видов, во многом будет зависеть от состояния ресурсов компании. Непременным условием является определение основных задач по отбору и оценке эффективности деятельности персонала. А также, обеспечение мотивации и обучение персонала. 8 Организация управления персоналом: служба управления персоналом: основные направления деятельности. Служба управления персоналом - совокупность подразделений организации, выполняющих функций системы управления персоналом. Различают следующие организационные формы службы управления персоналом: - отдел кадров; - кадровая служба; - управление кадров; - департамент управления персоналом; - управление человеческими ресурсами; - кадровый центр и т.д. Служба управления персоналом по своей сути непосредственно не участвует в основной деятельности организации, но обеспечивает ее нормальное функционирование. Главная цель данной службы управление персоналом организации в рамках избранной кадровой политики. В связи с этим принято разделять стратегическое и тактическое направления работы службы персонала. В рамках стратегического направления кадровая служба выполняет ряд задач, связанных с формированием кадровой политики, т.е. совокупность правил и норм, целей и представлений, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Тактическое направление решает текущие задачи кадровой службы, не зависящие от направления деятельности предприятия и отличающиеся достаточным разнообразием. К основным направлениям деятельности службы управления персоналом относятся: 1) ориентация на высококвалифицированную и инициативную рабочую силу, интегрированную в системе производства; 2) непрерывность процесса обогащения знаний и квалификации; 3) гибкость организации труда; 4) делегирование ответственности сверху вниз; 5) партнерские отношения между участниками производства; 6) новая организационная культура, ориентированная на работников. 43 В общем виде к функциям службы управления персонала можно отнести следующие: - поиск персонала, оценка и отбор персонала, адаптация персонала; - прием на работу, увольнение, учет кадров, поощрения и взыскания; - организация труда на предприятии; - обучение и развитие персонала, оценка работы персонала; - мотивация персонала; - планирование потребности в трудовых ресурсах, формирование кадрового резерва; - поддержание здорового климата в коллективе, участие в урегулировании конфликтов в коллективе, психологическая поддержка; - формирование (участие в формировании) кадровой политики организации в соответствии с единой политикой организации, общими принципами управления в компании и ее целями. 9 Функциональное разделение и кооперация труда (структура, функции, матрица ответственности). Необходимость организации труда на современных предприятиях обусловлена разделением труда и сопутствующей ему кооперацией труда. Под разделением труда понимается разграничение деятельности людей в ходе производства товаров и услуг. Оно представляет собой процесс обособления различных видов труда работников и предусматривает специализацию рабочих мест и персонала на выполнение закрепленных за ними соответствующих функций, работ и операций. Правильное разделение труда позволяет расставлять категории персонала по рабочим местам с учетом их личных способностей, профессиональных и деловых качеств и тем самым повысить степень удовлетворенности трудом, снизить утомляемость, поднять работоспособность и трудовую отдачу работников. Различают три основных вида разделения труда. 1. Общее разделение труда предусматривает обособление различных видов деятельности в масштабе всей страны, например, промышленное производство и сельское хозяйство, добывающая и обрабатывающая промышленность, сфера производства и услуг и т. д. 2. Частное — внутри отрасли, к примеру, станкостроение, автомобилестроение и т. д. 3. Единичное означает разделение труда в рамках предприятия или подразделения. 44 На предприятиях и организациях существует несколько форм разделения труда: функциональное, профессиональное, технологическое, квалификационное и др. 1. Функциональное разделение труда предусматривает обособление на предприятиях отдельных работ и категорий персонала в зависимости от их содержания и функций. На всех промышленных предприятиях принято выделять по содержанию выполняемых функций и должностных обязанностей несколько видов работ и категорий работников (основные и вспомогательные рабочие, руководители, специалисты, служащие, технические специалисты, младший обслуживающий персонал, ученики и т.д). На современных предприятиях такое разделение труда служит основой эффективного использования всех категорий персонала. 2. Профессиональное разделение труда предполагает внутри каждой функциональной группы работников в зависимости от технологического содержания и вида выполняемых работ, обособление различных профессий и специальностей. 3. Технологическое разделение труда означает расчленение действующих на предприятии производственных процессов ни отдельные стадии, фазы и операции, закрепляемые за соответствующими исполнителями. Квалификационное разделение труда определяется существующими различиями в сложности и точности выполняемых технологических процессов, а также в уровне профессионального мастерства, производственного опыта и личных способностей работников. Требования к квалификации работников, необходимой для выполнения возложенных обязанностей по занимаемой должности, определяются: трудовым договором; должностной инструкцией; локальными нормативными актами; Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37; тарифноквалификационными справочниками по отраслям; профессиональными стандартами, утвержденными Министерством труда и социальной защиты РФ. Разделение труда на предприятии неразрывно связано с его кооперацией. Под кооперацией принято понимать объединение всех категорий персонала для участия в совместной планомерно организованной трудовой деятельности. Кооперация труда осуществляется на всех уровнях управления: от отдельного рабочего места до уровня макроэкономики. Примерами кооперации могут служить отдельные 45 рабочие группы (бригады), производственные участки, различные отделы и само предприятие. На отечественных предприятиях различают несколько видов производственной кооперации: межцеховая, внутрицеховая, внутриучастковая. Межцеховая кооперация основывается на разделении производственного процесса между цехами и обеспечивает взаимодействие персонала по всем стадиям производства продукции. Внутрицеховая объединяет всех работников в решении соответствующих производственных задач. Внутриучастковая кооперация — состоит в создании организационных условий для эффективного взаимодействия всех работников в совместной трудовой деятельности. Рациональное разделение и кооперация труда служат организационной основой эффективного использования в рабочем процессе всех экономических ресурсов, повышения результатов труда отдельных работников и профессиональных групп. Матрица ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение пакетов работ. Она представляет собой форму описания распределения ответственности за реализацию работ по проекту, с указанием роли каждого из подразделений в их выполнении. Матрица содержит список пакетов работ СРР по одной оси, список подразделений и исполнителей, принимающих участие в выполнении работ, - по другой. Элементами матрицы являются коды видов деятельности (из заранее определенного списка) и (или) стоимость работ. Использование матрицы ответственности обеспечивает описание и согласование структуры ответственности за выполнение работ, назначения подразделениям ответственности за реализацию каждого из элементов процесса с указанием роли каждого из подразделений в выполнении той или иной работы. Пример матрицы ответственности приведен на рисунке 6. Задачи Менеджер Согласование целей План по подразделениям Бюджет Исполнители Администратор Плановофинансовый отдел О Отдел сбыта К О И О И К К 46 программы План программы Утверждение программы П О О К К Рисунок 6 – Пример матрицы ответственности Роли в примере указывают вид участия подразделения в работе: О ответственный исполнитель, И - исполнитель, П - приемка работ, К консультации. Структурная схема организации (ССО) и матрица ответственности являются двумя инструментами, призванными помогать менеджеру в создании сильной команды. При переходе от функциональной структуры к матричной повышается ответственность за качество продукции линейных руководителей, появляется возможность четкого разграничения их прав, обязанностей и ответственности за выполнение конкретных задач по управлению качеством продукции. Это позволяет построить так называемую матрицу ответственности (responsibility matrix) руководителей всех структурных подразделений. При разработке матрицы ответственности исходят из следующих определений: - ответственность – обязательство, которое человек должен выполнять; - сфера ответственности – круг задач, за успешное решение которых отвечает человек в данном проекте; - полномочия – право на приятие решений в рамках выделенного круга задач. Пошаговое построение матрицы ответственности производится в следующем порядке: - составляется список основных результатов проекта (в их число включают и продукты проекта, и проектную документацию); - составляется список участников проекта; - строится таблица, в начале каждой строки которой указывают какой-либо результат проекта, а во главе колонки – конкретного участника проекта; - в ячейке, образованной строкой и колонкой, указывают функцию или роль, которые закрепляются за данным участником проекта для получения желаемого результата. 47 10 Варианты организационной структуры службы управления персоналом. Профессионально-квалификационный и количественный состав службы управления персоналом. Организационная структура системы управления персоналом — это совокупность взаимосвязанных подразделений этой системы и должностных лиц. Подразделения выполняют различные функции, их совокупность составляет службу управления персоналом (кадровую службу). Роль и место службы управления персоналом в структуре всей организации определяется ролью и местом каждого специализированного подразделения данной службы, а также организационным статусом ее непосредственного руководителя. В современной практике управления персоналом существует несколько вариантов роли и места службы управления персоналом в структуре менеджмента организации, которые зависят от степени развития и особенностей организации. Первый вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом подчинена руководителю по администрированию. Основная идея такого варианта заключается в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме. Данный вариант схематически представлен на рисунке 7. Рисунок 7 - Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю по администрированию Второй вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом непосредственно подчинена руководителю организации (рисунок 8). Преимуществом такого положения кадровой службы является то, что при этом варианте исключена множественность подчинения кадровой службы, а также то, что все сферы кадровой политики контролируются руководителем организации. Такая структура используется небольшими организациями в 48 начале их развития, когда недостаточно ясно определен статус кадровой службы. Рисунок 8 - Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на третьем уровне управления Третий вариант структурного положения службы управления персоналом также связан с непосредственным подчинением ее руководителю организации, но на втором уровне руководства (рисунок 9). Данный вариант наиболее приемлем на том этапе развития организации, когда руководитель пытается таким образом поднять статус службы. Рисунок 9 - Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на втором уровне управления Четвертый вариант структурного положения службу УП — служба УП организационно включена в руководство организацией (рисунок 10). Этот вариант типичен для развитых компаний и является наиболее распространенным в современной практике. При таком варианте подсистема управления персоналом приобретает равнозначный статус относительно других подсистем управления организацией. Рисунок 10 - Местоположение службы УП в организационной структуре: включение в руководство организацией 49 Организационная структура, представленная на рисунках 8 — 10, называется функциональной и построена по принципу разделения обязанностей между функциональными подразделениями, отвечающими за одно из направлений деятельности (финансы, оборудование, производство, продажа, персонал и т.д.). На ее примере можно наиболее наглядно проследить развитие функций и полномочий, а также возрастание значимости службы УП в соответствии с развитием самой организации. Другой распространенной формой организационной структуры является матричная структура. При такой структуре происходит наложение проектной структуры на постоянную функциональную структуру управления организацией. Руководители проектов устанавливают содержание и очередность работ, а руководители подразделений несут ответственность за их выполнение. Структура системы управления персоналом для матричной организации представлена на рисунке 11. Рисунок 11 - Служба УП в организации с матричной структурой управления Таким образом, организационная структура системы управления персоналом варьируется в зависимости от специфики ее деятельности. Кроме того, структура служба УП зависит от размеров организации, а также от уровня кадрового и методического потенциала в области управления персоналом, который определяет степень привлечения сторонних консультационных услуг. Если кадровый состав организации немногочисленен, то выполнением некоторых задач в области управления персоналом может заниматься один специалист, а не подразделение в рамках службы УП. Также ряд функций системы управления персоналом может быть передан другим подразделениям организации (например, функция информационного и технического обеспечения системы управления 50 персоналом может быть передана директору по информационным технологиям). Профессионально-квалификационный и количественный состав службы управления персоналом Расчет количественной потребности в специалистах служб управления персоналом проводится параллельно с определением качественной потребности, то есть потребности в работниках для определенных направлений деятельности требуемой квалификации. Основным нормативным документом, предназначенным для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования персонала, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. В справочнике приводится перечень и описание должностей, в том числе для системы управления персоналом. В соответствии со справочником (1998 г., с изменениями от 2001г.), для системы управления персоналом предусмотрены следующие виды должностей: - должности руководителей (заместитель директора по управлению персоналом; менеджер по персоналу; начальник лаборатории (бюро) по организации труда; начальник (бюро) лаборатории (бюро) по социологии труда; начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду; начальник отдела кадров; начальник отдела организации и оплаты труда; начальник отдела охраны труда; начальник отдела подготовки кадров); - должности специалистов (инженер по нормированию труда; инженер по охране труда; инженер по подготовке кадров; инспектор по кадрам; профконсультант; психолог; социолог; специалист по кадрам; техник по труду; экономист по труду); - должности технических исполнителей (табельщик, учетчик, хронометражист и т.д.). Для каждой из указанных должностей в Квалификационном справочнике приводится квалификационная характеристика. Квалификационная характеристика имеет три следующих раздела: - в разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих; - в разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также 51 знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. - в разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании». Как уже отмечалось, состав служб управления персоналом определяется уровнем сложности и комплексности решаемых задач. Например, численность сотрудников по организации обучения персонала обусловлена тем, проводится ли обучение организацией самостоятельно или с привлечением услуг внешних тренинговых компаний и учебных заведений, а также количеством учебных программ, реализуемых одновременно, и длительностью обучения. Исходя из анализа опыта зарубежных организаций, а также опыта некоторых российской организаций, можно сказать, что на сегодняшний день в кадровых службах (департаментах, управлениях и т.д.) существуют следующие должности, занимаемые специалистами в области управления человеческими ресурсами. Руководитель (hr) службы по управлению персоналом, который отвечает за решение всех кадровых вопросов организации. В настоящее время руководитель hr-службы (директор по персоналу) является одной из ключевых фигур в топ-менеджменте компании и наряду с другими руководитеями принимает решения в области ее стратегического развития, а также текущей работы. Менеджер по персоналу (hr-менеджер): решает все вопросы управления персоналом от кадрового делопроизводства до социальных льгот. Однако, на практике выделяют следующие специализации hrменеджеров: Менеджер по компенсации. К обязанностям этого специалиста относится расчет ставок заработной платы в зависимости от трудового вклада для каждого сотрудника, а также анализ уровня заработной платы по отрасли в целом и участие в финансовом планировании организации. Менеджер по социальным льготам. Повышать уровень заинтересованности и мотивированности персонала позволяет такой эффективный инструмент, как пакет социальных льгот (социальный пакет). Учитывая многообразие льгот, которые могут быть включены в 52 социальный пакет (различные виды страхования, включая, медицинское и страхование жизни для сотрудников и членов их смей, оплата питания в течение рабочего дня, транспортные расходы, оплата досуга сотрудников и т.д.), расходы на него могут значительно превысить финансовые возможности организации. В обязанности менеджера по социальным льготам входит разработка оптимального пакета в соответствии с потребностями и возможностями организации, а также ее сотрудников, и эффективное управление им. Рекрутер (специалист по найму). Одной из ключевых функций кадрового менеджмента является подбор подходящих специалистов на вакантные должности. Рекрутеры отвечают за обеспечение привлечения кандидатов на вакантные должности и отбор наиболее подходящей кандидатуры. Рекрутеры должны хорошо знать компанию, на которую они работают и должны уметь объяснить соискателям на должность политику компании, условия работы в должности, а также уметь ответить на вопросы соискателей относительно требований вакантной должности. Кроме того, рекрутеры должны владеть широким набором методов привлечения и оценки кандидатов на вакантную должность. Специалист по обучению. В круг его обязанностей входит: адаптация новых сотрудников на рабочем месте (ознакомление с организацией и непосредственно с работой), а также разработка и проведение учебных мероприятий по обучению сотрудников. Целью таких мероприятий может являться: приобретение новых навыков, необходимых для работы (например, с новым оборудованием, программным обеспечением); подготовка персонала, занимающего более низкие должности к работе на руководящих должностях; развитие у менеджеров среднего и высшего звена навыков межличностного общения. Специалист по трудоустройству уволенного персонала. Такие специалисты работают с теми служащими, которых увольняют из организации. В зарубежной практике компании часто заботятся о трудоустройстве своих бывших сотрудников. Специалист по трудоустройству помогает определить направление поисков новой работы, найти вакансию и подготовить резюме. Специалист по кадровому делопроизводству. К обязанностям таких сотрудников полностью относится функция оформления трудовых отношений (ведение трудовых книжек сотрудников, подготовка кадровых приказов, ведение первичной отчетной документации, оформление больничных листов и т.д.) В связи с регулярным изменением современной российской законодательной базы специалист в области кадрового 53 делопроизводства должен периодически повышать свою квалификацию в этой области. Стоит отметить, что некоторые перечисленные выше специалисты в области управления персоналом могут работать в организации как штатные, а также как внештатные сотрудники. Это зависит от частоты и регулярности проведения тех или иных кадровых мероприятий (например, рекрутинговых кампаний, учебных мероприятий, увольнений и т.д.) Помимо перечисленных выше профессиональных знаний в различных областях кадрового менеджмента, а также в области трудового законодательства, к hr-менеджерам различных специализаций также предъявляется ряд требований к качествам, которыми они должны обладать в современных условиях. К ним относится: - знание сферы деятельности и специфики организации — hr-специалисты должны иметь четкое представление о потребностях клиентов организации, движущих силах отрасти, понимать специфику производства и видеть стратегические перспективы развития. Это позволяет обеспечить эффективность кадровых мероприятий. - лидерство и способность управлять изменениями — сотрудники должны обладать критическими для этого процесса навыками, такими как навыки планирования, анализа, принятия решений, эффективной коммуникации, создания рабочих групп, мотивирования и разрешения конфликтов. Все это необходимо для успешного управлениями изменениями, которые организации претерпевают в условиях нестабильной внешней среды. - способность к обучению и развитию — способность к постоянному обновлению профессиональных знаний и навыков позволяет управлять процессом обновления знаний и навыков сотрудников всей организации. - навыки финансового планирования — мероприятия по управлению персоналом являются затратными и требуют жесткого финансового планирования. На практике бюджет кадровой службы является наиболее обсуждаемым на уровне руководителя организации, т.к. окупаемость этих расходов не всегда очевидна. Кроме того, наличие на сегодняшний день огромного спектра наработанных эффективных методов управления персоналом (зачастую являющихся дорогостоящими и приходящихся «по карману» крупным организациям), заставляет руководителя кадровой службы делать выбор в пользу тех. которые наиболее адекватны поставленным целям и имеющимся финансовым возможностям. - эффективное сотрудничество с другими подразделениями — способность сотрудников кадровой службы осуществлять горизонтальные 54 взаимодействия с целью решения текущих рабочих задач, а также получения обратной связи на кадровые мероприятия. Необходимо заметить, что идеальной точки зрения на роль менеджера по персоналу быть не может — каждая организация по-своему уникальна и то, какое место займет в ней hr-менеджер будет зависеть от специфики ее деятельности, а также от его личности. Вопросы для самоконтроля: 1. Охарактеризуйте организационную структуру и культуру как факторы эффективности деятельности организации. 2. Раскройте понятие и структуру персонала, организации. 3. Охарактеризуйте влияние управления персоналом на процессы и результаты деятельности организации. 4. Выделите факторы выбора и успешной реализации стратегии управления персоналом. 5. Определите сущность и назначение кадровой политики. 6. Дайте характеристику понятия и структуры системы управления персоналом. 7. Раскройте понятие "модель компетенций" 8. Выделите основные направления деятельности службы управления персоналом. 9. Определите функции матрицы ответственности в организации работы с персоналом. 55 Тема 2. Сущность и значение документационного обеспечения работы с персоналом Лекция 2. Сущность и значение документационного обеспечения работы с персоналом 1.Основные понятия документационного обеспечения работы с персоналом. 2.Делопроизводство как основа документационного обеспечения системы управления персоналом. 3.Место и значение документационного обеспечения работы с персоналом в системе управления персоналом организации. 4.Основные делопроизводственные функции системы управления персоналом. 5.Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления персоналом в современных условиях 1.Основные понятия документационного обеспечения работы с персоналом. Для формирования у слушателей понимания что же такое документационное обеспечение работы с персоналом, т.е. с работниками учреждений, предприятий, организаций любых форм собственности сначала необходимо ознакомиться с основными понятиями и знать общее положение о Документационном обеспечении управления. Документационное обеспечение управления деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия и осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения: -в министерствах и ведомствах РФ, субъектах федерации - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное56бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная, серверная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив; -на государственных предприятиях (объединениях), в научноисследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировальномножительное бюро, архив; -в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; -в совместных предприятиях (организациях) - правлением; -в акционерных обществах - учредительной конференцией; -в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива; -в аппарате управлениях общественных организаций - общий отдел: в него включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное и копировально-множительное бюро, архив; -в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи: -Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе документационное обеспечение работы с персоналом. - Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ(Единые государственные стандарты документационного обеспечения управления), ГОСТами и другими действующими нормативами. 57 - Сокращение документооборота, количества форм документов и документов. - Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации, прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной, организационной техники и интернета, направленных на реализацию деятельности организации. Служба ДОУ имеет право: 1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации. 2. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации. 3. Запрашивать сведения, необходимые для работы службы ДОУ. 4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления и доводить итоги проверок до руководителей для принятия соответствующих мер. 5. Привлекать в установленном порядке специалистов к подготовке проектов документов по поручению руководства. 6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований. 7. Определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации. 8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 9. Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам. 10. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения должностными лицами установленных правил работы с документами. 11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними. 12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий. Служба ДОУ несет ответственность за: 1.Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации. 58 2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ. Служба ДОУ взаимодействует: 1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления. 2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами. 4. Со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы. 5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий, интернета, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов. Основные понятия документационного обеспечения установлены и отражены ГОСТ Р 7.08.-2013 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.) Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин Общие понятия: 1.Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. 2.Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. 3.Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. 4.Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. 59 5.Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. 6.Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. 7.Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 8.Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. 9.Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. 10.Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. 11.Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе. 12.Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации. 13.Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ. 14.Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. 15.Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия. 16.Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному. 17.Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. 18.Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения. 60 19.Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени. 20.Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, Подтверждают достоверность его происхождения. 21.Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа. 22.Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа. 23.Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. 24.Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме. 25.Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии' с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. 26.Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке. 27.Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. 28.Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. 29.Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта. 30.Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов. 31.Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию. 32.Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. 33.Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов. 34.Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. 61 35.Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета. 36.Реквизит документа: Элемент оформления документа. 37.Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. 38.Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов. 39.Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов. 40.Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда. 41.Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения. 42.Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. 43.Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа. 44.Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам. 45.Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе. 46.Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению. 47.Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения. 48.Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. 49.Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста. 50.Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов. 62 51.Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению. 52.Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов. 53.согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами. 54.Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании. 55.Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. 56.Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. 57.Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме. 58.Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. 59.Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. 60.Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса. 61.Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. 62.Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему. 63.Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. 64.Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа. 65.Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. 66.Текст документа: Основная содержательная часть документа. 67.Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа. 63 68.Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 69.Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией. 70.Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса. 71.Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ. 72.Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале. 73.Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. 74.Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота). 75.Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. 76.Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. 77.Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени. 78.Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота. 79.Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе. 80.Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. 81.Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. 82.Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию. 64 83.Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение. 84.Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. 85.Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. 86.Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. 87.Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр. 88.Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. 89.Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. 90.Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. 91.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним. 92.Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. 93.Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации. 94.Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. 95.Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. 96.Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел. 97.Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело. 65 98.Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. 99.Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение. 100.Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. 101.Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. 102.Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. 103.Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. 104.Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. 105.Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке. 2.Делопроизводство как основа документационного обеспечения системы управления персоналом. В настоящее время термины «делопроизводство» и « документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. Документационное обеспечение системы управления персоналом предполагает: -фиксацию определенного рода информации, которая необходима для реализации управленческих решений в компании (например, в виде стенограммы заседания рабочей группы по разработке Положения о персонале); -ее запись в виде текста, содержащего локальные нормы (допустим, в виде проекта Положения о персонале); -ее оформление в соответствии с установленными для этого порядком (оформление локального нормативного акта «Положение о персонале» в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003, утверждение согласно сложившейся практике в компании). Другими словами, чтобы работа компании была отлаженной, организованной, должны существовать документы (например, инструкции, регламенты, приказы), в которых устанавливаются правила работы и 66 содержатся указания, распоряжения, необходимые для эффективной работы того или иного производственного процесса. На этапе организации бизнес-проекта, чаще всего, это устные распоряжения. С ростом бизнеса и увеличением штата сотрудников появляется потребность в транслировании идей руководства рядовым исполнителям (с помощью приказов, распоряжений). Насущными становятся унификация и стандартизация технологий работы, что выливается в разработку и утверждение правил, регламентов, инструкций и т. п. Организация работы с документами подразумевает создание условий, необходимых для проведения всех операций с документами с момента создания, движения и хранения документов. Документ является носителем информации. Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 31.12.2014) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015) "документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов...". Все управленческие документы могут классифицироваться в зависимости от функции, которую они выполняют в данный момент времени: управленческие, правовые, методологические и научные, технические и технологические и т.д. Управленческие документы носят официальный характер, создаются юридическими или физическими лицами и оформляются в установленном порядке. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1,5 интервала. 3.Место и значение документационного обеспечения работы с персоналом в системе управления персоналом организации. Чтобы произвести какую-либо продукцию хотя бы на одном предприятии, нужно распределить работы, согласовать усилия многих людей, грамотно дать задания специалистам и группам. Ведь каждый человек является специалистом в своей области (один конструктор, второй - технолог, третий - экономист, четвертый - станочник и т. д.), но только все вместе люди могут возводить здания, создавать автомобили, самолеты, выращивать, сохранять и реализовывать урожай. 67 Причем часто отдельные детали и узлы конечной продукции производятся на разных предприятиях, в разных городах, а иногда и в разных странах. Своевременность получения и достаточность информации - фактор снижения риска, залог обоснованного и эффективного решения, продуктивной и целесообразной деятельности. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три-пять лет удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране за последние годы появилась масса новых организаций, предприятий, учреждений различной организационноправовой формы, созданных с различными целями, и эти организации активно включились в процессы производства и обмена товаров и услуг, стали субъектами и объектами передачи информации. Информация - важнейший товар: "Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией". В условиях конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно и в нужном объеме информацию о рыночной конъюнктуре, получить данные для анализа процессов и прогнозирования тенденций, о новинках техники и технологии, в то же время сохранив информацию, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечить очередной этап развития фирмы. Информация считается основным фактором развития современного общества, она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты, поэтому это общество называют информационным. Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и СМИ, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Наше время, насыщенное информационными технологиями, предъявляет новые требования к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение. Новые требования предъявляются сегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному за подготовку и прохождение документов. На наших глазах изменилась сама терминология. Традиционное понятие "делопроизводство" начинает уходить в прошлое. На смену приходит несколько громоздкое, хотя и точное по сути словосочетание - "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Прежде всего, это понятие охватывает не только организационно68 распорядительные документы (с которыми в основном имеет дело традиционное делопроизводство), но всю документацию, которая так или иначе используется в организации - научно-техническую, проектную, конструкторскую и т.п. Распространяется оно и на принципиально новые виды документации, определяемые как информационные ресурсы реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.п. Управленческое решение принимается не только на основании распорядительного документа, оно предполагает анализ всей возможной информации, относящейся к существу вопроса. Чем шире круг такой информации, доступный руководителю в реальном режиме времени, тем выше вероятность успешного решения проблемы. С этим связана и главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. Термин ДОУ характеризует переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией, это полноценная управленческая функция организации. Другими словами, происходит слияние функций документационного обеспечения и управления как такового. 4.Основные делопроизводственные функции системы управления персоналом. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяет оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияет на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы - целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция). Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления (ДОУ) требует внимания руководителя (менеджера) и понимания им важности и особенностей этой работы. 69 Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и поэтому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления (ДОУ), его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством, а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому ему необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции: - Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений. -Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам. -Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. -Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам. -Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов. -Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. -Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. -Организация контроля за работой с документами -Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины. -Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в организации дел, подлежащих сдаче в архив. 70 -Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений. - Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ. -Организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ. 5.Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления персоналом в современных условиях Существующие сейчас автоматизированные системы ДОУ можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. На сегодняшний день этот уровень автоматизации ДОУ в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом еще действуют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются и ставится вопрос об их модернизации. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня. Ключевым признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети организации, а также обмениваться документами с внешними (вышестоящими или подведомственными) организациями посредством корпоративной сети или обычной электронной почты. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). На этом уровне появляется возможность интегрировать в систему справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. 71 Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают. Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных "двойников" и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение. Полноценная система ДОУ третьего уровня должна предусматривать процедуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Все эти вопросы в большинстве ведомств также пока не решены. Единственной системой ДОУ, которую можно с полным основанием классифицировать как систему третьего уровня, пока остается республиканская сеть межбанковских расчетов. Она обеспечивает прохождение платежных поручений между банками в электронной форме, с поддержкой цифровой подписи. Для хранения электронных документов создан Центральный архив межбанковских расчетов - первый ведомственный электронный архив в нашей стране. Сейчас создается аналогичный архив для собственных внутренних документов. Лидирует банковская отрасль и по разработке ведомственных нормативных актов. Аналогичные системы находятся в стадии разработки и внедрения в ряде ведомств: Министерстве статистики и анализа, Министерстве по налогам и сборам, Фонде социальной защиты населения и др. Например, в налоговом ведомстве внедрена система, которая позволяет юридическим и физическим лицам заполнять налоговые декларации в электронной форме, снабжать их личной цифровой подписью и отправлять по электронной почте. В распоряжении работников министерства окажется полная база данных по всем субъектам хозяйствования, которую в дальнейшем можно будет совместить с системой внутреннего документооборота. В других органах государственного управления продолжают доминировать системы первого и второго уровня, а кое-где бумажный документооборот сохраняется в практически нетронутом виде. В России, 72 по причине отсутствия законодательной базы, о системах третьего уровня пока вообще говорить не приходится. Зато второй уровень представлен достаточно широким набором различных вариантов. Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они оперируют не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. По этой причине и программно-технические решения, используемые в таких системах, слабо ориентированы на удостоверение подлинности информации и ее долгосрочного архивного хранения. В наше время сохраняется совокупность локальных и корпоративных сетей, в каждой из которых правила обращения с электронными документами (включая и конкретную реализацию средств ЭЦП) существенно различаются. Но параллельно с ними появилась межкорпоративная сеть, по которой осуществляется документооборот между органами государственного управления. Уже создана замкнутая система телекоммуникаций, охватывающая органы государственного управления и наиболее важные государственные учреждения. В этой системе циркулируют полноценные электронные документы, хотя и сохраняется ряд организационных проблем. Нужно регламентировать формат, в котором документ будет поставляться в сеть (включая как логическую, так и физическую его структуру), а также определить порядок его передачи из одной сети в другую. В период сосуществования полуавтономных сетей разного уровня документ, видимо, будет проходить несколько последовательных стадий. Он может быть изначально создан и подписан как обычный бумажный документ. Перед рассылкой будет создаваться его равнозначная электронная версия, удостоверяемая ЭЦП. Именно она по межкорпоративной сети поступит к адресатам. Далее документ должен быть преобразован в формат, пригодный для его 73 обращения в локальной системе той организации, которой он адресован. Если организация вообще не внедрила у себя информационные технологии ДОУ, документ придется распечатать и сверить бумажную копию с электронным оригиналом, снабдив ее соответствующим штампом "копия верна". При наличии в организации собственной автоматизированной системы ДОУ, входящий документ должен приобрести шлейф регистрационных и иных пометок (входящий номер, резолюции, визы, отметки о прохождении и исполнении и т. п.), выполненных уже в формате соответствующей системы. Естественно, эти дополнения не могут вноситься в исходный файл, иначе его целостность будет нарушена. Они должны представлять собой приложения к нему, а документ превратится в довольно сложный комплекс взаимосвязанных объектов. Именно в таком виде он должен поступить в итоге на архивное хранение. Вопросы для самоконтроля: 1. Дайте определение понятию – документационное обеспечение работы с персоналом? 2. Что предполагает документационное обеспечение системы управления персоналом? 3. Назовите основные функции ДОУ? 74 Тема 3. Ведение организационной документации по персоналу и распорядительной Лекция 3.1. Правовые основы организационной распорядительной документации по персоналу и 1. Трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, содержащие нормы трудового права. 2. Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу. 3. Законодательство Российской Федерации о персональных данных. 4. Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу. 5. Нормы этики и делового общения. 1. Трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, содержащие нормы трудового права. Трудовое право вид социальных правил, система общеобязательных, установленных либо санкционированных и обеспеченных государством норм, регулирующих общественные отношения и нормы, разработанные и принятые работодателем в пределах полномочий, предоставленных ему законодателем. В соответствии со ст. 8 ТК РФ «работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовыми нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права». Следовательно, в ряде случаев работодатель выступает в качестве нормотворческого органа от своего имени и в интересах своей организации. Более того, такие нормы трудового права обеспечиваются хозяйской властью работодателя. Он может начислить и выплатить работнику премию, привлечь его к материальной или дисциплинарной ответственности, уволить за нарушение дисциплины труда. Трудовое право элемент сложной системы современных гуманитарных, естественных, технических и технологических норм. Смежные системы не отделены одна от другой. Между ними существует 75 пограничная (диффузная) зона взаимопроникнове ния и взаимодействия. Так, без привлечения технологических норм трудно объяснить, почему работодатель нанимает на работу только лиц, имеющих соответствующую специальную профессиональную подготовку. В парикмахерскую не примут на работу летчика или металлурга, а в шахте не сможет работать лицо, имеющее профессиональную подготовку модельера или парикмахера. Особенности правового регулирования труда несовершеннолетних, женщин, инвалидов основываются на исследованиях физиологов, а определение вредных, опасных работ невозможно без использования наработок технологов и целого ряда естественных и точных наук (биологии, медицины, химии, физики и др. В РФ действует система правовых актов, содержащих единые нормативные требования по охране труда, которые должны соблюдаться федеральными органами исполнительной власти, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности при проектировании, строительстве (реконструкции) и эксплуатации объектов, конструировании машин, механизмов и оборудования, разработке технологических процессов, организации производства и труда. Это нормативно-правовые акты, которые регулируют трудовые отношения. Иными словами, это документы, разрабатываемые на федеральном, региональном уровне, а также в самой организации. К ведению федеральных органов государственной власти в сфере трудовых отношений и иных, непосредственно связанных с ними отношений относится принятие обязательных для применения на всей территории Российской Федерации федеральных законов и иных нормативных правовых актов, устанавливающих: - основные направления государственной политики в сфере трудовых отношений и иных, непосредственно связанных с ними отношений; - основы правового регулирования трудовых отношений и иных, непосредственно связанных с ними отношений; - обеспечиваемый государством уровень трудовых прав, свобод и гарантий работникам (включая дополнительные гарантии отдельным категориям работников); - порядок заключения, изменения и расторжения трудовых договоров; - основы социального партнерства, порядок ведения коллективных переговоров, заключения и изменения коллективных договоров и соглашений; - порядок разрешения индивидуальных и коллективных трудовых споров; 76 - принципы и порядок осуществления государственного надзора и контроля, за соблюдением законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, а также систему и полномочия федеральных органов государственной власти, осуществляющих указанный надзор и контроль; - порядок расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; - систему и порядок проведения государственной экспертизы условий труда и сертификации производственных объектов на соответствие требованиям по охране труда; - порядок и условия материальной ответственности сторон трудового договора, в том числе порядок возмещения вреда жизни и здоровью работника, причиненного ему в связи с исполнением им трудовых обязанностей; - виды дисциплинарных взысканий и порядок их применения; - систему государственной статистической отчетности по вопросам труда и охраны труда; - особенности правового регулирования труда отдельных категорий работников. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации принимают законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, по вопросам, не отнесенным к полномочиям федеральных органов государственной власти. При этом более высокий уровень трудовых прав и гарантий работникам по сравнению с установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приводящий к увеличению бюджетных расходов или уменьшению бюджетных доходов, обеспечивается за счет бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам, не урегулированным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, могут принимать законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права. В случае принятия федерального закона или иного нормативного правового акта Российской Федерации по этим вопросам закон или иной нормативный правовой акт субъекта Российской Федерации приводится в соответствие с федеральным законом или иным нормативным правовым актом Российской Федерации. В случаях, если закон или иной нормативный правовой акт субъекта Российской 77 Федерации, содержащий нормы трудового права, противоречит Трудовому кодексу или иным федеральным законам либо снижает уровень трудовых прав и гарантий работникам, установленный Трудовым кодексом или иными федеральными законами, применяется Трудовой кодекс или иной федеральный закон. Одним из основных в Трудовом законодательстве является "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.10.2015) Трудовой кодекс, законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, распространяются на всех работников, заключивших трудовой договор с работодателем. Особенности правового регулирования труда отдельных категорий работников (руководителей организаций, лиц, работающих по совместительству, женщин, лиц с семейными обязанностями, молодежи, государственных служащих и других) устанавливаются Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Трудовой кодекс, законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, обязательны для применения на всей территории Российской Федерации для всех работодателей (юридических или физических лиц) независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. На территории Российской Федерации правила, установленные Трудовым кодексом, законами, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, распространяются на трудовые отношения иностранных граждан, лиц без гражданства, организаций, созданных или учрежденных ими либо с их участием, работников международных организаций и иностранных юридических лиц, если иное не предусмотрено федеральным законом или международным договором Российской Федерации. Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, действуют в пределах территории соответствующего субъекта Российской Федерации. Акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права, действуют в пределах территории соответствующего муниципального образования. Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Локальные нормативные акты организации, содержащие нормы трудового права, действуют в пределах этой организации. Главное условие – локальные акты должны разрабатываться с учетом действующего 78 законодательства на основании общих и специальных правовых норм и недопустимости нарушения последних. Пример нарушения: в трудовом договоре с инвалидом содержится пункт о стандартной 40-часовой рабочей неделе. Этот пункт является неправомерным, т.к. для инвалидов I и II группы устанавливается продолжительность рабочего времени не более 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ).  Закон или иной нормативный правовой акт, содержащий нормы трудового права, вступает в силу со дня, указанного в этом законе или ином нормативном правовом акте либо в законе или ином нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие акта данного вида. Закон или иной нормативный правовой акт, содержащий нормы трудового права, не имеет обратной силы и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. Трудовые отношения также регулируются множеством нормативных актов специализированных ведомств - Министерства труда и социального развития и локальными нормативными актами, принимаемыми и изменяемыми работодателем с участием работников или с учетом мнения профсоюзной организации. Например : Приказ Минтруда России № 91н от 16 февраля 2015 г. «Об утверждении порядка представления гражданами, претендующими на замещение должностей, и работниками, замещающими должности в организациях, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации, сведений о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей»  Приказ Минтруда России № 254н от 28 апреля 2015 г. «Об утверждении перечня должностей федеральной государственной гражданской службы Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, при замещении которых федеральным государственным гражданским служащим запрещается открывать и иметь счета (вклады), хранить наличные денежные средства и ценности в иностранных банках, расположенных за пределами территории Российской Федерации, владеть и (или) пользоваться иностранными финансовыми инструментами» и т.д. 79 Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2010 г. № 1160 утверждено Положение о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда в развитие положений статьи 211 Трудового кодекса Российской Федерации. Для упрощения структуры нормативных правовых актов по вопросам охраны труда в Положении разграничены области применения законодательства об охране труда с законодательством о техническом регулировании, что привело к сокращению числа видов нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда. В перечень видов нормативных правовых актов вошли: - стандарты безопасности труда, - правила и типовые инструкции по охране труда, -государственные санитарно-эпидемиологические правила и нормативы (санитарные правила и нормы, санитарные нормы, санитарные правила и гигиенические нормативы, устанавливающие требования к факторам рабочей среды и трудового процесса). В стандарты безопасности труда установлены обязательные к исполнению правила, нормы, процедуры и критерии, направленные на сохранение жизни и здоровья работников. Полномочиями по утверждению указанных нормативных правовых актов наделено Минздравсоцразвития России. Разработчиками нормативных правовых актов могут быть организации и федеральные органы исполнительной власти, описан порядок их взаимодействия при разработке и подготовке документов. Положением предусмотрено обязательное участие в разработке нормативных правовых актов общероссийских объединений профсоюзов и работодателей, что будет способствовать более активному участию сторон социального партнерства в совершенствовании нормативно-правового регулирования в сфере охраны труда. Положением предусмотрено, что правила и инструкции по безопасности, правила устройства и безопасной эксплуатации, строительные и санитарные нормы и правила, гигиенические нормативы и государственные стандарты безопасности труда разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном органами, их принимающими. Аналогично отраслевые правила по охране труда и отраслевые типовые инструкции по охране труда разрабатываются соответствующими органами исполнительной власти. Таким образом, федеральным органам 80 исполнительной власти предоставлена свобода в формировании основных разделов принимаемых документов. Общим для всех является лишь то, чтобы заложенные в них требования охраны труда не противоречили действующему законодательству. 2.Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу. Архивное законодательство создано для регулирования отношений в одной из важных общественных сфер – сфере архивного дела. Архивное дело, как и всякая другая сфера жизни общества, имеет свою правовую форму – общественные отношения, которые урегулированы архивным законодательством. Главная задача архивного законодательства – создать законодательную базу, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния. На современном этапе в силу объективных причин, необходимо отметить, что архивное законодательство – это не самостоятельная отрасль правовой системы России, а формирующаяся комплексная система законодательств как совокупность источников права, которые представляют собой форму выражения правовых норм, включающих нормы различных отраслей права. Предметом регулирования комплексных отраслей законодательства в отличие от отраслей права является не вид, а сфера общественных отношений, объединяющая различные их виды. В настоящее время под архивным законодательством следует понимать систему законов (Конституция РФ, федеральные конституционные законы, федеральные законы) и подзаконных актов (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, акты федеральных органов исполнительной власти), регулирующих различные аспекты архивного дела. Само понятие архива было введено только в XVIII в. Генеральный регламент (1720 г.), утвержденный Петром I, включал статью, посвященную архивам. Было выделено три категории архивов: текущие, создаваемые при канцеляриях; ведомственные (архивы коллегий); государственные (при коллегии иностранных дел и Ревизионной коллегии). Именно Генеральный регламент отделил архивы 81 от канцелярий и впервые в мировой практике предписал обязательную сдачу учреждениями своих документов в архивы по истечении трех лет. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор правовых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного дела внесены в законодательство в области информации и информатизации. В настоящее время, в стране действует свыше 150 законодательных документов, так или иначе касающихся архивного дела. Из них по собственно архивному законодательству – несколько десятков актов, которые условно можно разделить на три группы: В 1 группу входит принятый 22 октября 2004 г. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Он является единственным основным правовым актом, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и архивных документов государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий. Закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства. Впервые в законе даны определения понятий «документ Архивного фонда Российской Федерации», «документ по личному составу», «владелец архивных документов», «пользователь архивных документов» и др. Согласно ФЗ государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения: кратковременные сроки хранения (менее 10 лет); долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение). В соответствии с ч. 3 статьи 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Однако применение данной нормы является крайне сложным и неоднозначным в связи с тем, что в настоящее время в законодательстве отсутствует четкое определение понятия «личная и семейная тайна». На современном этапе оно охватывает целый ряд правовых актов, главным из которых является ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В на- стоящее время в законодательных 82 актах отражены, хотя и в разной степени, все основные вопросы организации архивного дела в стране, разработаны механизмы обеспечения сохранности архивных документов, гарантирован доступ исследователей к ним. Вместе с тем, пока еще юридически не закреплены четкие механизмы комплектования АФ РФ, не разработаны однозначные критерии доступа к архивной информации разного характера, прежде всего – содержащей персональные данные, не имеют правовой основы электронные архивы. Таким образом, нельзя с уверенностью утверждать, что архивное законодательство современного периода отражает все аспекты архивного дела Нормативные акты по трудовому праву: Главный документ: Трудовой кодекс Российской Федерации. Профстандарт: Профессиональный стандарт "Специалист по управлению персоналом", утвержденный Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 № 691н По трудовым книжкам и кадровому делопроизводству Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от16 апреля 2003 г. N 225 с последними изменениями 25 марта 2013 г. Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 ГОСТ Р 6.30-2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1(информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 О персональных данных и коммерческой тайне работодателя Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) "О коммерческой тайне" Об отпусках и других видах времени отдыха 83 Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30 апреля 1930 года О переносе выходных дней в 2015 году Постановление Правительства РФ от 27 августа 2014 г. N 860 Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884 Постановление Правительства РФ о переносе выходных дней в 2011 году от 5 августа 2010 г. N 600 Постановление Правительства РФ о переносе выходных дней в 2012 году от 20 июля 2011 г. N 581 Постановление Правительства РФ о переносе выходных дней в 2015 году от 27 августа 2014 г. N 860 О рабочем времени Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденные постановлением от 30 мая 1985 года Госкомтруда СССР N 162 и Секретариата ВЦСПС N 12-55 Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 13 августа 2009 г. N 588н Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого графика работы для женщин, имеющих детей), утвержденное постановлением от 6 июня 1984 г. N 170/10-101 Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС О командировках Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ N 749 от 13.10.2008. Порядок учёта работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н Об оплате труда, средней заработной плате О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554 84 Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14-9 от 6 августа 1990 года О материальной ответственности Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда от 31 декабря 2002 г. N 85 Об архивной работе Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 О должностных обязанностях Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. N 37 О воинском учёте в организации Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719 Инструкция Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях О работниках, занятых на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющих особый характер работы. Инструкция о порядке применения списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утв. Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Президиума Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов от 21 ноября 1975 г. N 273/П-20 85 Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников связи, имеющих особый характер работы. Приказ Минсвязи РФ от 8 сентября 2003 г. N 112 Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда женщин( Постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. N 162) и запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет. (Постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. N 163) О вахтовой работе Основные положения о вахтовом методе организации работ. Утв. постановлением от 31 декабря 1987 г. N 794/33-82 Минздрава СССР и Секретариатом ВЦСПС О работе женщин, лиц с семейными обязанностями Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда женщин. Постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. N 162 Порядок и условия назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23 декабря 2009 г. N 1012н Положение об исчислении среднего заработка (дохода, денежного довольствия) при назначении пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком отдельным категориям граждан, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2009 г. N 1100 О государственных пособиях гражданам, имеющим детей. ФЗ РФ от 19 мая 1995 года N 81-ФЗ О дополнительных мерах по социальной защите беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, уволенных в связи с ликвидацией организации. Указ Президента РФ от 5 ноября 1992 года N 1335 Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей, утвержденное Постановлением от 6 июня 1984 г. N 170/10-101 Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС Положение о порядке и условиях применения труда женщин, имеющих детей и работающих неполное рабочее время, утвержденное 86 Постановлением от 29 апреля 1980 г. N 111/8-51 Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС Порядок предоставления отпуска работникам, усыновившим ребенка. Постановление Правительства РФ от 11 октября 2001 г. N 719 О несовершеннолетних работниках: Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет. Постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. N 163 О работе руководителей О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий. Постановление Правительства РФ от 16 марта 2000 г. N 234 (в ред. Постановления Правительства РФ от 20.06.2011 N 499). О работниках районов Крайнего севера и приравненных местностей О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Закон РФ от 19 февраля 1993 г. N 4520-I(в ред. Закона РФ от от 22.08.2004 N 122-ФЗ). Разъяснение О порядке установления и исчисления трудового стажа для получения процентных надбавок к заработной плате лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Дальнего Востока, Красноярского края, Иркутской и Читинской областей, Республики Бурятия, в Республике Хакасия, утв. Постановлением Минтруда РФ от 16 мая 1994 г. N 37 О медицинских работниках О продолжительности рабочего времени медицинских работников в зависимости от занимаемой должности и (или) специальности. Постановление Правительства РФ от 14 февраля 2003 г. N 101 О продолжительности работы по совместительству в организациях здравоохранения медицинских работников, проживающих и работающих в сельской местности и в поселках городского типа. Постановление Правительства РФ от 12 ноября 2002 г. N 813 Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сёстрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях. Постановление Правительства от 30 декабря 1998 N 1588 87 О педагогических работниках Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и других работников образовательных учреждений. Приказ Министерства образования и науки РФ от 27 марта 2006 г. N 69 О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам. Постановление Правительства РФ от 1 октября 2002 г. N 724 и прочие. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел "Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования". Приложение к Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 января 2011 г. N1н О вознаграждении педагогических работников федеральных государственных образовательных учреждений за выполнение функций классного руководителя. Постановление Правительства РФ от 7 сентября 2006 г. № 548. И постановление Правительства РФ от 30 декабря 2005 N 850 О работниках транспорта Перечень работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2008 г. № 16 О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств. Письмо Минздрава РФ от 21 августа 2003 г. N 2510/9468-03-33 Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей трамвая и троллейбуса (утв. приказом Минтранса РФ от 18 октября 2005 г. N 127) и др, по ведомствам. О работниках - иностранцах Перечень профессий (специальностей, должностей) иностранных граждан - квалифицированных специалистов, трудоустраивающихся по имеющейся у них профессии (специальности), на которых квоты не распространяются, на 2010 год. Приложение к Приказу Минздравсоцразвития России от 22 декабря 2009 г. N 1010н Об установлении на 2010 год допустимой доли иностранных работников, используемых хозяйствующими субъектами, осуществляющими деятельность в сфере розничной торговли и в области спорта на территории Российской Федерации. Постановление Правительства РФ от 16 декабря 2009 г. N 1031 88 Об утверждении на 2015 год квоты на выдачу иностранным гражданам разрешений на работу.Приказ МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 31 декабря 2014 года N 1208н. Об организации медицинского освидетельствования иностранных граждан и лиц без гражданства. Постановление от 14 декабря 2007 г. N 86 Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Главного государственного санитарного врача РФ О проверках Гострудинспекции, судах О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. ФЗ РФ от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ ( в редакции от14.10.2014 N 307-ФЗ). Вопросы Федеральной службы по труду и занятости. Постановление Правительства РФ от 6 апреля 2004 г. № 156 (с изменениями от 27 мая 2004 г., 28 сентября 2005 г., 22 сентября, 20 октября 2006 г., 2 апреля, 5 сентября, 2 ноября 2007 г.) Профсоюзные организации в трудовых отношениях О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности. Федеральный закон РФ от 12 января 1996 года N 10-ФЗ Охрана труда: О специальной оценке условий труда. 3. Законодательство Российской Федерации о персональных данных. Основные нормативные правовые акты в области персональных данных: -Конституция Российской Федерации; -Конвенция Совета Европы о защите физических лиц при автоматизирован ной обработке персональных данных от 28.01.1981 EST№ 108; -Федеральный закон от 19.12.2005 № 160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных»; -Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011); -Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015) 89 -Федеральный закон от 25.07.2011 № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных»; -Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (ред. от 23.09.2005); -Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»; -Постановление Правительства РФ от 06.07.2008 №512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»; -Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; -Приказ ФСТЭК РФ №151, ФСБ РФ №786, Мининформсвязи РФ №461 от 31 декабря 2013 г. «О признании утратившим силу приказа Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, Федеральной службы безопасности Российской Федерации и Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 13 февраля 2008 г. № 55/86/20 «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»; -Приказ Минкомсвязи РФ от 14.11.2011 № 312 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных»; -Приказ Минкомсвязи России от 21.12.2011 № 346 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по предоставлению государственной услуги «Ведение реестра операторов, осуществляющих обработку персональных данных»; -Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. ФСТЭК РФ 14.02.2008); 90 -Письмо Минкомсвязи РФ от 13.05.2009 № ДС-П11-2502 «Об осуществлении трансграничной передачи персональных данных»; -Постановление Правительства РФ от 21.03.2012 № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами»; -Приказ Роскомнадзора от 5 сентября 2013 № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных». -Методические рекомендации по применению приказа Роскомнадзора от 5 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных. Законом «О персональных данных» регулируются отношения связанные, с обработкой персональных данных, осуществляемой: -федеральными органами государственной власти, -органами государственной власти субъектов Российской Федерации, - иными государственными органами (далее - государственные органы), - органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления, - муниципальными органами (далее - муниципальные органы), - юридическими лицами, - физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных, без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при: 1) обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных; 2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации; 91 3) обработке подлежащих включению в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о физических лицах, если такая обработка осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в связи с деятельностью физического лица в качестве индивидуального предпринимателя; 4) обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну. В соответствии со ст. 85 ТК РФ персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника и не более. Обработка персональных данных работника – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования, регламентируемые ст. 86 ТК РФ: 1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; 2) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение; 3) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия; 4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных 92 объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; 5) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения; 6) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом; 7) работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; 8) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ. Так, личные дела, карточки, трудовые книжки работающих в настоящее время необходимо хранить в отделе кадров в сейфах или специально оборудованных для данных целей шкафах, которые запираются и опечатываются. Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: 1) не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом; 2) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; 3) предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами; 93 4) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку; 5) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций; 6) не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции; 7) передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: 1) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; 2) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; 3) определение своих представителей для защиты своих персональных данных; 4) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору; 5) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; 6) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, 94 обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; 7) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных. Все вышеназванные нормы должны быть оформлены в Положении о персональных данных работника (Приложение 1), которое будет рассмотрено более подробно в главе 6. В соответствии со ст. 90 ТК РФ за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность. Статья 137 Уголовного кодекса РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) (с изм. и доп. от 27 мая, 25 июня 1998 г., 9 февраля, 15, 18 марта, 9 июля 1999 г., 9, 20 марта, 19 июня, 7 августа, 17 ноября, 29 декабря 2001 г., 4, 14 марта, 7 мая, 25 июня, 24, 25 июля, 31 октября 2002 г., 11 марта, 8 апреля, 4, 7 июля, 8 декабря 2003 г., 21, 26 июля, 28 декабря 2004 г., 21 июля 2005 г.) (далее – УК РФ) предусматривает наказание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную и семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в виде штрафа в размере до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательных работ на срок от 120 до 180 часов, либо исправительных работ на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 100 тыс. до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев. Уголовная ответственность грозит в том случае, если эти действия совершены намеренно, из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекли за собой нарушение законных прав и свобод граждан. В отношении кадровика работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ: замечание, 95 выговор, увольнение. Предусмотрено специальное основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя в случае разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ). К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены лишь те работники кадровой службы, которые приняли на себя обязательство соблюдать правила работы с персональными данными, т. е. данное условие было включено в их трудовой договор, они были ознакомлены с локальными нормативными актами по вопросу защиты этой конфиденциальной информации, а работодатель создал для работы все необходимые условия. Если такая подготовительная работа не была проведена, то специалист, кому доверена работа с персональными данными, нести ответственности не будет. Нарушение правил работы с персональными данными может повлечь административную ответственность работодателя или его представителей. Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на работодателя в размере от пяти до десяти МРОТ за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Ввиду того что персональные данные – один из видов охраняемой законом тайны, защита ее конфиденциальности предусмотрена также ст. 13.14 КоАП РФ. Если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, то административный штраф для него будет составлять от 40 до 50 МРОТ. К административной ответственности работодателя или его представителей могут привлечь Рострудинспекция или суд. 4.Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу. Локальный нормативный акт (ЛНА) - это внутренний документ организации-работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий правила поведения (права и обязанности) самой организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством . 96 Частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов определяет работодатель. Нормы ЛНА организации не могут противоречить закону, коллективному или трудовому договору. ЛНА принимается руководителем организации в письменной форме в виде положения, порядка, инструкции и т.п. При наличии в организации профсоюза некоторые ЛНА могут приниматься руководителем организации только с учетом мнения профсоюза . К таким ЛНА относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков и положение об оплате труда . С любым ЛНА, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника, его надо ознакомить под роспись . Так любого работника надо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и должностной инструкцией для должности, на которую он принимается. При приеме на работу это надо сделать до подписания трудового договора . Но, например, если должность работника не предполагает командировок, знакомить его с положением о служебных командировках не надо. Также не требуется знакомить работника и со штатным расписанием, кроме случаев когда эта обязанность работодателя предусмотрена коллективным договором или другим ЛНА . ЛНА вступает в силу либо со дня его принятия, либо с более поздней даты, указанной в самом ЛНА. ЛНА прекращает действовать при наступлении любого из следующих событий :- истечения срока действия ЛНА, указанного в самом ЛНА;- отмены ЛНА работодателем (в том числе по предписанию госоргана) или судом;- вступления в силу закона или коллективного договора, нормам которого противоречат нормы ЛНА. В этом случае прекращают действовать только те нормы ЛНА, которые противоречат вступившему в силу закону или коллективному договору. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении, выплате премий, материальной помощи и т.п., то есть документы, рассчитанные на однократное применение или касающиеся только одного работника, - это индивидуальные правовые акты (ИПА), которые ЛНА не являются. Вместе с тем некоторые ИПА руководитель организации тоже может принять только с учетом мнения профсоюза (при его наличии). Например, приказ об увольнении работника, являющегося членом профсоюза, в связи с сокращением численности или штата. Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. 97 Например: К таким документам относятся: акты, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу):  - Документы, обязательного характера (предусмотренные ТК РФ).  -Документы, обязательные для всех организаций:(Штатное расписание (форма Т-3, Т-3а); Положение об оплате труда; Правила внутреннего трудового распорядка; График отпусков (форма Т7),Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:  (Положение о защите персональных данных работников; Обязательство о неразглашении персональных данных работников)).  -Документы, создаваемые с учетом специфики организации:(Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании; График сменности; Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем; Положение о нормировании труда; Положение о нормах выработки).  -Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ).  -Документы, необходимые для управления персоналом(Положение о персонале; Положение о подборе и отборе персонала; Положение об адаптации персонала; Положение об управлении карьерой; Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров; · Положение о комиссии по трудовым спорам; Положение об аттестации (оценке) персонала График проведения аттестации; Представление на аттестацию; Аттестационный лист; Положение о структурном подразделении;  Должностная инструкция; План работы кадровой службы; План (прогноз) потребности в кадрах; Программа развития персонала).  -Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства:  (Инструкция по ведению кадрового делопроизводства; Табель форм документов по работе с персоналом; Альбом форм документов по работе с персоналом; График документооборота кадровой службы; Регистрационная книга: Книга регистрации трудовых договоров; Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка; Книга регистрации приказов;  Книга регистрации протоколов; Книга регистрации актов; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; Книга 98        регистрации личных дел; Книга регистрации карточки Т-2;Журналы учета). -Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений:( Документы — основания к приказам по личному составу, Трудовой договор, Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, Письмо о переводе. Заявление. Докладная записка. Объяснительная записка. Протокол. Представление:(Представление о переводе; Представление о поощрении; Представление об увольнении).Акты.) - Приказы по личному составу. -Унифицированные формы:(Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а);Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. Т-5); Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. Т-5а); Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. Т-6а); Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а);Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т9);Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а);Командировочное удостоверение работника (форма Т-10);Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а). -Приказы, имеющие произвольную форму:(О вынесении взысканий; об изменении анкетно-биографических данных; об установлении профессии; о присвоении разряда; о совмещении профессий (должностей);об установлении надбавки; о замещении временно отсутствующего работника; о дежурстве; о привлечении к сверхурочным работам; об изменении режима работы). -Первичные учетные документы.(Личная карточка работника (форма Т-2). Личная карточка государственного служащего (форма Т2ГС).Учетная карточка научного, научно-педагогического работника 99   форма (Т-4).Табель учета использования рабочего времени и расчета платы (форма Т-12).Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49).Расчетная ведомость (форма Т-51).Платежная ведомость (форма Т-53).Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а).Лицевой счет (форма Т-54).Лицевой счет (СВТ) (форма Т-54а). Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-60).Записка — расчет при прекращении действия трудового договора работником (форма Т61).Акт о приеме работ (форма Т-73)). -Личные документы(Трудовая книжка. Документы личного дела(Личный листок по учету кадров; Анкета поступающего на работу; Дополнение к личному листку по учету кадров; Копии документов об образовании; Автобиография; Характеристика. Рекомендательное письмо.) -Информационно-справочные документы.(Извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. Уведомление(Уведомление об увольнении; Уведомление о сокращении штата; Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе; Уведомление о праве отказаться от работы в ночное время; Уведомление о получении трудовой книжки.) Справка с места работы). 5.Нормы этики и делового общения. Вопросы этики чрезвычайно важны для любой службы организации. Этика является неотъемлемым компонентом кадровой службы (отдела). Что же такое кадровая этика? Этика – это учение о том, как должен поступать человек в той или иной ситуации, какими принципами и нормами должен руководствоваться. Принципами, которыми должен руководствоваться кадровик, являются – справедливость, долг, совесть, ответственность, достоинство и честь (категории этики). Для профессии кадровика справедливость есть нераздельный нравственный и служебный долг. Совесть – категория этики, характеризующая способность человека осуществлять нравственный самоконтроль, внутреннюю самооценку с позиций соответствия своего поведения требованиям нравственности, самостоятельно формулировать для себя нравственные задачи и требовать от себя их выполнения.[5] 100 Кадровик функционирует в сфере, затрагивающей жизненные блага своих сотрудников, сталкивается со многими коллизиями, оказывается перед необходимостью принимать ответственные решения, нередко в морально напряженных ситуациях. И только работники с развитым чувством совести, способные правильно, самокритично и принципиально судить свои побуждения и поступки, могут эффективно выполнять функции кадрового работника. Достоинство – категория этики, означающая особое моральное отношение человека к самому себе и отношение к нему со стороны общества, окружающих, основанное на признании ценности человека как личности.[6] В тему можно сказать, что кадровый сотрудник должен всегда держаться достойно, так как он является связующим звеном между руководством и сотрудниками организации. Именно этим звеном он выступает, к примеру, в трудовых спорах, и не должен занимать позицию «слуга двух господ». Ответственность – категория этики, характеризующая личность с точки зрения выполнения ею нравственных требований, соответствия ее моральной деятельности нравственному долгу, рассматриваемого с позиций возможностей личности.[7] Как уже было сказано ранее, кадровик должен знать о каждом сотруднике организации все и более того, это касается не только сведений о трудовой деятельности, но и личной жизни, поэтому каждый сотрудник кадровой службы (отдела) должен для себя решить может ли он соответствовать следующим факторам: способность выполнять предписанные ему нравственные обязанности; правильность их понимания; ответственность за последствия своих действий; предвиденье этих последствий. В конкретном случае речь идет о защите персональных данных работника. В соответствии со ст. 85 ТК РФ персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника и не более. Обработка персональных данных работника – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных 101 работника обязаны соблюдать следующие общие требования, регламентируемые ст. 86 ТК РФ: 1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; 2) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение; 3) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия; 4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; 5) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения; 6) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом; 7) работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; 8) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. 102 Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ. Так, личные дела, карточки, трудовые книжки работающих в настоящее время необходимо хранить в отделе кадров в сейфах или специально оборудованных для данных целей шкафах, которые запираются и опечатываются. Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: 1) не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом; 2) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; 3) предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами; 4) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку; 5) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций; 6) не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции; 7) передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: 103 1) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; 2) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; 3) определение своих представителей для защиты своих персональных данных; 4) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору; 5) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; 6) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; 7) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных. Все вышеназванные нормы должны быть оформлены в Положении о персональных данных работника (Приложение 1), которое будет рассмотрено более подробно в главе 6. В соответствии со ст. 90 ТК РФ за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность. Статья 137 Уголовного кодекса РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) (с изм. и доп. от 27 мая, 25 июня 1998 г., 9 февраля, 15, 18 марта, 9 июля 1999 г., 9, 20 марта, 19 июня, 7 августа, 17 ноября, 29 декабря 2001 г., 4, 14 марта, 7 мая, 25 июня, 24, 25 июля, 31 октября 2002 г., 11 марта, 8 апреля, 4, 7 июля, 8 декабря 2003 г., 21, 26 июля, 28 декабря 2004 г., 21 июля 2005 г.) (далее – УК РФ) предусматривает наказание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную и семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично 104 демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в виде штрафа в размере до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательных работ на срок от 120 до 180 часов, либо исправительных работ на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 100 тыс. до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев. Уголовная ответственность грозит в том случае, если эти действия совершены намеренно, из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекли за собой нарушение законных прав и свобод граждан. В отношении кадровика работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор, увольнение. Предусмотрено специальное основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя в случае разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ). К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены лишь те работники кадровой службы, которые приняли на себя обязательство соблюдать правила работы с персональными данными, т. е. данное условие было включено в их трудовой договор, они были ознакомлены с локальными нормативными актами по вопросу защиты этой конфиденциальной информации, а работодатель создал для работы все необходимые условия. Если такая подготовительная работа не была проведена, то специалист, кому доверена работа с персональными данными, нести ответственности не будет. Нарушение правил работы с персональными данными может повлечь административную ответственность работодателя или его представителей. Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на работодателя в размере от пяти до десяти МРОТ за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Ввиду того что персональные данные – один из видов охраняемой законом тайны, защита ее конфиденциальности 105 предусмотрена также ст. 13.14 КоАП РФ. Если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, то административный штраф для него будет составлять от 40 до 50 МРОТ. К административной ответственности работодателя или его представителей могут привлечь Рострудинспекция или суд. Теория формирования трудового поведения в организации, воспитания добросовестного наемного работника, первичного производственного коллектива возникла в сфере взаимодействия трудового права, психологии личности, педагогики для взрослых, этики и других социальных наук.. Во-первых, трудовое право закрепляет необходимые условия формирования работника, первичного производственного коллектива. Во-вторых, с помощью его норм работодатель программирует трудовое поведение участников совместного труда, закрепляя и совершенствуя правила должного отношения наемного работника к своим обязанностям в процессе производства. В-третьих, в нормах трудового права закреплены средства (методы, санкции, стимулы) обеспечения должного повеления, которые законодатель (нормотворческий орган) представляет в распоряжение работодателя.Это отражено в таких документах,как Приказ Минтруда России №724н от 10 декабря 2013 г. (в ред. Приказа Минтруда России от 16.10.2014 N 731н)«Об утверждении положения о комиссии Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по соблюдению требований к служебному (должностному) поведению федеральных государственных гражданских служащих и работников организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации, и урегулированию конфликта интересов», Приказ Минтруда России № 604 от 17 декабря 2012 г. «Об утверждении Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации». Кодекс представляет собой совокупность общих принципов профессиональной служебной этики и основных правил служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих (далее гражданские служащие) .Целью Кодекса является обобщение этических норм и установление правил служебного поведения гражданских служащих для достойного выполнения ими своей профессиональной 106 деятельности, содействие укреплению авторитета гражданских служащих, доверия граждан к государственным органам, а также обеспечение единых норм поведения гражданских служащих. Кодекс призван повысить эффективность выполнения гражданскими служащими своих должностных обязанностей. Кодекс служит основой для формирования взаимоотношений в сфере гражданской службы, основанных на нормах морали, уважительном отношении к государственной службе в общественном сознании, а также выступает как институт общественного сознания и нравственности гражданских служащих, их самоконтроля. Знание и соблюдение гражданскими служащими положений Кодекса является одним из критериев оценки их служебного поведения и качества профессиональной деятельности. Основные принципы служебного поведения гражданских служащих являются основой поведения граждан Российской Федерации в связи с их нахождением на гражданской службе: а) исполнять должностные обязанности добросовестно и на высоком профессиональном уровне в целях обеспечения эффективной работы; б) исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют основной смысл и содержание деятельности как государственных органов, так и гражданских служащих; в) осуществлять свою деятельность в пределах полномочий; г) не оказывать предпочтения каким-либо профессиональным или социальным группам и организациям, быть независимыми от влияния отдельных граждан, профессиональных или социальных групп и организаций; д) исключать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению должностных обязанностей; е) соблюдать беспристрастность, исключающую возможность влияния на служебную деятельность решений политических партий и общественных объединений; ж) соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения; з) проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и должностными лицами; и) проявлять терпимость и уважение к обычаям и традициям народов России и других государств, учитывать культурные и иные особенности различных этнических, социальных групп и конфессий, способствовать межнациональному и межконфессиональному согласию; 107 к) воздерживаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в добросовестном исполнении государственными служащими должностных обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб репутации государственного служащего л) принимать предусмотренные законодательством Российской Федерации меры по недопущению возникновения конфликта интересов и урегулированию возникших случаев конфликта интересов; м) не использовать служебное положение для оказания влияния на деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, должностных лиц, государственных (муниципальных) служащих и граждан при решении вопросов личного характера; н) воздерживаться от публичных высказываний, суждений и оценок в отношении деятельности Министерства, его руководителей, если это не входит в их должностные обязанности; о) соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации; п) уважительно относиться к деятельности представителей средств массовой информации по информированию общества о работе Министерства, а также оказывать содействие в получении достоверной информации в установленном порядке; р) воздерживаться в публичных выступлениях, в том числе в средствах массовой информации, от обозначения стоимости в иностранной валюте (условных денежных единицах) на территории Российской Федерации товаров, работ, услуг и иных объектов гражданских прав, сумм сделок между резидентами Российской Федерации, показателей бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, размеров государственных и муниципальных заимствований, государственного и муниципального долга, за исключением случаев, когда это необходимо для точной передачи сведений либо предусмотрено законодательством Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, обычаями делового оборота; с) постоянно стремиться к обеспечению как можно более эффективного распоряжения ресурсами, находящимися в сфере ответственности гражданского служащего. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. 108 Гражданским служащим, наделенным организационнораспорядительными полномочиями по отношению к другим гражданским служащим, рекомендуется быть для них образцами профессионализма, безупречной репутации, способствовать формированию в Министерстве благоприятного для эффективной работы морально-психологического климата. Гражданский служащий, наделенный организационнораспорядительными полномочиями по отношению к другим гражданским служащим, призван: а) принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов; б) принимать меры по предупреждению коррупции; в) не допускать случаев принуждения гражданских служащих к участию в деятельности политических партий и общественных объединений. Гражданскому служащему, наделенному организационнораспорядительными полномочиями по отношению к другим гражданским служащим, следует принимать меры к тому, чтобы подчиненные ему государственные служащие не допускали коррупционно опасного поведения, своим личным поведением подавали пример честности, беспристрастности и справедливости. Этические правила служебного поведения гражданских служащих: В служебном поведении гражданским служащим необходимо исходить из конституционных положений о том, что человек, его права и свободы являются высшей ценностью, и каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести, достоинства, своего доброго имени. В служебном поведении гражданским служащим следует воздерживается от: а) любого вида высказываний и действий дискриминационного характера по признакам пола, возраста, расы, национальности, языка, гражданства, социального, имущественного или семейного положения, политических или религиозных предпочтений; б) грубости, проявлений пренебрежительного тона, заносчивости, предвзя тых замечаний, предъявления неправомерных, незаслуженных обвинений; в) угроз, оскорбительных выражений или реплик, действий, препятствую щих нормальному общению или провоцирующих противоправное поведение; г) курения во время совещаний, бесед и иного служебного общения. 109 Гражданским служащим рекомендуется быть вежливыми, доброжелательны ми, корректными, внимательными и проявлять терпимость в общении с гражданами и коллегами. Внешний вид гражданских служащих при исполнении ими должностных обязанностей в зависимости от условий службы и формата служебного мероприятия должен способствовать уважительному отношению граждан к государственным органам и соответствовать общепринятому деловому стилю, который отличают официальность, сдержанность, традиционность, аккуратность. Гражданские служащие призваны способствовать своим служебным поведением установлению в коллективе деловых взаимоотношений и конструктивного сотрудничества друг с другом. Вопросы для самоконтроля: 1. Дайте понятие «локальные нормативные акты» и условие их разработки? 2. Назовите виды нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда? 3. Главная задача архивного законодательства? 4. Действие настоящего Федерального закона N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" не распространяется на отношения, возникающие при...? 5. Что является целью Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации? Лекция 3.2. Информационная подготовка поступающей документации по персоналу 1. Обработка и анализ поступающей документации по персоналу. 2. Технологические этапы учета документации. 3. Выявление ошибок, неточностей, исправлений и недостоверной информации в документах, определение легитимности документов. 4. Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности. 5. Состав документов кадровой службы по движению персонала. 6. Использование технологии, методов и методики анализа и систематизации документов и информации. 110 1. Обработка и анализ поступающей документации по персоналу. Правила обработки, анализа и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д. Работающие сегодня учреждения рано или поздно сталкиваются с проблемой обработки большого объема документов. Организации и учреждения используют электронные документы и электронные технологии в документационном обеспечении управленческой деятельности. Преимущества электронного документооборота очевидны. При его внедрении сотрудникам учреждения не придется тратить время на поиск нужных документов: в электронной базе найти их намного проще и быстрее, возможности поиска информации практически не ограничены. При этом электронные документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам. Занимают меньше времени процесс согласования, утверждения и регистрации документов, передача документов между подразделениями, подготовка стандартных отчетов о движении документов. Разработчиками предлагаемых сегодня систем электронного документооборота автоматизированы практически все процессы обработки документов: регистрация документов на местах, создание архивов, маршрутизация документов, обработка корреспонденции, контроль исполнительской дисциплины, формирование отчетности о состоянии исполнения документов. Все это позволяет избежать потери документов и ускорить принятие важных решений. При внедрении электронного документооборота следует внести изменения в учетную политику, составить необходимые внутренние положения, должностные инструкции. Трудовые правоотношения сопровождаются сбором и обработкой персональных данных. Документы, фиксирующие отношения, 111 возникающие в процессе труда и содержащие персональные данные, принято называть документами по личному составу. ПЕРСОНАЛ Персонал — все работники, учитываемые в списочном составе, как включаемые, так и не включаемые в их среднюю списочную численность. Подразделяется персонал на: - административно-управленческий (АУП); - персонал заводоуправления и инженерно-технических служб завода (организация производства и управление предприятием и др); - промышленно-производственный (ППП); - персонал, занятый в основном производстве; - непромышленный персонал (НПП); - персонал, занятый в непроизводственной сфере. К административно-управленческому персоналу относят служащих, в составе которых выделяют руководителей, специалистов и других служащих (конторский, учетный и т.п. персонал). К промышленно-производственному персоналу относят лиц, занятых трудовыми операциями (изготовление промышленной продукции и выполнение работ промышленного характера). К непромышленному персоналу относят лиц, трудовая деятельность которых связана с выполнением работ, относящихся к другим (кроме промышленности) отраслям экономики. Работники промышленно-производственного персонала подразделяются на рабочих (включая младший обслуживающий персонал и работников охраны). РАБОЧИЕ Рабочие - наиболее многочисленная категория персонала основной деятельности. К рабочим относятся лица, занятые непосредственным воздействием на предметы труда, их перемещением и перемещением продукции, уходом и контролем за работой средств труда, выполнением операций по контролю качества продукции и другим видам обслуживания производственного процесса. СПЕЦИАЛИСТ Специалист - человек, обладающий специальными знаниями и навыками в какой-либо отрасли, имеющий специальность; человек, хорошо знающий что-либо, мастер своего дела. Для эффективной работы системы управления персоналом предприятия необходимо систематизировать и обрабатывать большой объем информации: оперативную, нормативно-справочную информацию, 112 классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации. Обработка и анализ документов происходит по схеме: получениепередача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение. Чтобы система управления персоналом на предприятии эффективно работала (с минимальными затратами на персонал) необходим сбор и обработка следующего вида информации: 1.Информация о численности работников по категориям и должностям. Анализ этой информации позволяет определять насколько численность персонала соответствует текущей и перспективной потребностям организации, а также каков процент работников управления от общей численности персонала. 2.Информация о половозрастной структуре. 3.Информация об образовательной структуре. Анализ этой информации позволяет оценить персонал предприятия по факту наличия определенной квалификация, образования. 4. Информация о профессионально-квалификационной структуре. В ней выявляется степень соответствия профессионального и квалификационного уровня работников потребностям организации. 5. Информация о стаже работы. В ней определяется средняя продолжительность работы сотрудников в данной организации. 6. Информация о текучести кадров. В ней отражается соотношение числа работников, покинувших организацию за определенный период (обычно за год), к среднему числу работающих сотрудников за тот же период. 7. Информация о внутренней мобильности персонала. В ней определяется соотношение количества работников, сменивших рабочие места (должности) в рамках данной организации за определенный период (как правило, за год), к общему числу сотрудников организации за этот же период. 8. Информация об укомплектованности подразделений квалифицированными специалистами. Определяется на основе спецификации рабочих мест и результатов квалификационных испытаний и аттестации сотрудников. 113 9. Информация о показателях развития персонала организации, в которой учитывается число сотрудников, прошедших профессиональное обучение за определенный период, по отношению к общей численности персонала. 10. Информация о производительности труда. В ней хранятся сведения об объеме производимой продукции (оказанных услуг) за единицу времени. Таким образом, система управления персоналом предприятия представляет собой сложную структуру, для успешной деятельности которой, необходимо собирать, накапливать, обрабатывать и обмениваться большим объемом информации. Главная стратегическая цель любого предприятия – обеспечение прибыльности работы при наименьших затратах на персонал. В поступающей документации по персоналу находится информация о работниках. Поэтому информация о персонале предприятия должна удовлетворять следующим качествам: быть достоверной, объективной, полезной и обновляемой, логичной и с аргументированными выводами и фактами, приводимыми в документах, максимально краткой при полноте информации, ясной по изложению и однозначна в понимании документа, продуманна по формулировкам, с тщательным подбором слов. Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций. 2. Технологические этапы учета документации. В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы: 1. прием и первичная обработка поступающих в организацию документов; 2. предварительное рассмотрение и распределение документов; 3. регистрация документов; 114 4. контроль исполнения; 5. информационно-справочная работа; 6. исполнение документов, их составление, согласование, оформление; 7. отправка или направление в дело. При составлении любого документа необходимо руководствоваться следующими правилами. Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п. После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы. После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается). Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении. Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания. Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать с 115 изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами. После составления текста документа формулируется его заголовок обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?" или "о ком?", согласуется с названием вида документа и является отглагольным существительным (например: "О предоставлении..."; "Об открытии..."). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос "кого?" или "чего?" (например, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию. Если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы, и т.д. В правом верхнем углу документа-приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он является (вид, дата и регистрационный номер основного документа). Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Кроме того, могут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.). Название службы кадров указывается обычно на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках). Обязательным реквизитом любого документа является дата составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных - допускается использование словесноцифрового способа (5 марта 2005 г.). Рядом с датой на бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера - цифрового или буквенно-цифрового обозначения (Приказ N 8 л/с). Регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора 116 вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ, и т.д. Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты. При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой "Замечания прилагаются". Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних - ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц определяет руководство предприятия, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу, - подпись должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией, членами комиссии. Реквизит "подпись" включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне. Подлинность подписи ответственного лица заверяется печатью предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных). Некоторые документы, кроме подписания, требуют утверждения. Это предусмотрено для нормативных актов предприятия. Утверждение документа может оформляться с помощью специально изданного документа (приказа, протокола и т.д.) или соответствующего грифа. Гриф располагается в правой верхней части документа. Слово УТВЕРЖДЕН согласовывается с 117 видом утверждаемого документа (инструкция - утверждена) и пишется прописными буквами без кавычек. На некоторых документах необходима резолюция должностного лица. Резолюция - это надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст резолюции может содержать распоряжение о решении вопроса или порядке подготовки вопроса. Кроме того, в резолюции должны быть указаны исполнитель, характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. После исполнения документа на нем проставляется соответствующая отметка, содержащая информацию об исполнении. Этот реквизит располагается на нижнем поле в левой его части. Для того чтобы в случае необходимости можно было связаться с исполнителем документа, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле размещается отметка об исполнителе (фамилия, имя, отчество, номер телефона). Ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров. Если документы имеют гриф ограничения доступа, то указывается не только количество экземпляров, но и адрес (отдел, дело и т.д.). Большинство документов изготавливается на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 3.Выявление ошибок, неточностей, исправлений и недостоверной информации в документах, определение легитимности документов. Документы по личному составу это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, управленческие действия в сфере взаимоотношений работников и работодателей. Документы по личному составу играют чрезвычайно важную роль в жизни каждого работающего человека. Они отражают трудовую деятельность работников, подтверждают трудовой стаж, необходимый, в частности, для начисления пенсии, и т. п. Пренебрежение к оформлению документов по личному составу часто бывает причиной конфликтов между работниками и администрацией организации. 118 Ошибки, допущенные при оформлении документа, отсутствие или неправильное оформление отдельных реквизитов зачастую приводит к судебным спорам между администрацией организации и работниками. В результате небрежного отношения к документированию трудовых правоотношений страдают люди, в чьих документах были допущены ошибки и нарушения. В равной степени недопустимо как отсутствие отдельных документов по личному составу, например личных карточек работников, так и ведение кадровых документов, например, трудовых книжек работающих, с нарушениями требований нормативных актов. При этом важное значение имеет не только правильное составление содержательной части документа, но и его оформление. Положение о документах и документообороте содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в предприятие любой формы собственности, которые проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям: • по способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео-аудио-, кинодокументы, документы на машинных носителях); • по содержанию или роду деятельности (организационнораспорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.); • по назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т.п.); • по видам(типовые, т.е. обязательные к применению в определенной области, примерные, трафаретные, индивидуальные); • по степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. • по месту составлении (внешние по отношению к организации – входящие и исходящие, т.е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне организации, и внутренние); • по срокам исполнения (срочные и несрочные); • по сфере действия (служебные или деловые, и официально-личные, т.е. именные, поступающие с указанием конкретного лица); • по степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные); 119 • по юридической силе (подлинники, т.е. оригиналы, копии, отпуски, дубликаты, подложные. Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. Отпуск в данном случае – это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск – это второй оригинал. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска, очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой такими документами, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов: оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру, а себе оставляете копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия – всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск). 4.Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности. Помимо учета личного состава предприятия (организации) отдел кадров ведет учет и по другим направлениям, например учет отпусков, трудовых книжек, резерва на выдвижение, взысканий, поощрений и др. Порядок оформления и учета отпусков: Отпуск оформляют в отделе кадров. Согласно графику рабочие и служащие за две недели получают записку о предоставлении отпуска, согласуют дату отпуска с руководителем подразделения и возвращают бланк записки об отпуске с его подписью в отдел кадров. Работник отдела кадров вносит записи об очередном отпуске в личную карточку и журнал учета отпусков. Затем записку о предоставлении отпуска передают в бухгалтерию для расчета. На руководителей подразделений, а также материально ответственных работников кроме записки об отпуске оформляют приказ с указанием замещающих сотрудников. По окончании текущего месяца работник по кадрам, ведающий учетом отпусков, подводит итог количества работников, находившихся в различного рода отпусках, и составляет сводную справку. Учет и ведение трудовых книжек рабочих и служащих осуществляются в порядке, предусмотренном инструкцией. Отделом 120 кадров ведутся и другие виды учета. Так, отдельным списком осуществляется учет совместителей, несовершеннолетних работников, молодых специалистов и молодых рабочих, а также табельный учет, учет по профессиональному обучению и повышению квалификации рабочих и служащих и др. Одним из новых видов кадровых организационно-методических документов является Регламент кадровых процедур, разработанный в Минтруде России: Регламент включает в себя главную страницу, оглавление, законодательную основу, на которой базируются кадровые процедуры, а также задачи Департаментов и подробное описание каждой процедуры. В качестве законодательной основы в Регламенте были использованы Кодекс законов о труде и Федеральный Закон «Об основах государственной службы Российской Федерации». Порядок учета движения кадров (Перечень процедур), по Регламенту кадровых процедур в Минтруде РФ следующий: 1.0. Прием на работу новых работников. 2.0. Перевод (перемещение) на другую работу, в т. ч. временное. 3.0. Увольнение с работы. 3.1. По соглашению сторон или по собственному желанию. 3.2. По истечении срока трудового договора (контракта). 3.3. По инициативе администрации. 3.3.1. По ликвидации предприятия, учреждения, организации, сокращения численности или штаба сотрудников. 3.3.2. Прогул без уважительных причин. 3.4. Перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, в учреждение, организацию. 3.5. Отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда. 4.0. Назначение пенсий по возрасту (инвалидности и др.). 5.0. Оформление отпуска:5.1. Предоставление очередного отпуска.5.2. Предоставление учебного отпуска. 6.0. Поощрение и наложение взысканий. 7.0. Командирование:7.1. Командирование в пределах Российской Федерации.7.2. Командирование за границу. 8.0. Оценка деятельности кадров. 121 По видам учет кадров в организации можно подразделить на персональный и количественный (статистический). Персональному учету подлежат все работники организации. Персональный учет представляет собой совокупность биографических данных, сведений о трудовой деятельности, деловых, профессиональных и личных качествах работников, зафиксированных в установленном порядке по определенной форме и упорядоченных по конкретному признаку (например, замещаемой должности и т.п.). Разновидностями персонального учета является, например, штатнодолжностной учет, который ведется по всем должностям, предусмотренным штатными расписаниями. Он содержит сведения о работниках, замещающих эти должности. Количественный (статистический) учет содержит обобщенные цифровые данные, характеризующие укомплектованность, текучесть и качественный состав кадров организации. 122 Документами количественного (статистического) учета кадров являются действующие формы статистической отчетности: - № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» утверждены приказом Росстата от 24.09.2014 № 580; - Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляют по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-325/174@;(на сегодняшний день является действующей). Указанные сведения необходимо представить в налоговый орган по месту нахождения организации (месту жительства индивидуального предпринимателя) не позднее 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). То есть не позднее 20 января 2015 года нужно подать сведения о среднесписочной численности работников по состоянию на 1 января 2015 года. Вновь созданные и реорганизованные организации представляют сведения о численности в иные сроки — не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана или реорганизована. - Формы федерального статистического наблюдения № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»; Приказ Росстата от 24.09.14 N 580 (ред. от 03.08.2015 с изменениями, вступившими в силу с 03.08.2015)); - форму № ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия», утвержденную приказом Росстата от 15.07.15 N 320 (заполняют Малые предприятия (кроме микропредприятий)).(см. в приложении к лекции). - форму статистической отчетности № 1-Т(проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам»,утвержденную приказом Росстата от 23.07.2014 № 486. Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической отчетности. Используемый в учреждении алгоритм обработки информации формирует показатели для подготовки данных учета, отчетности и статистики. Одновременно система регистров может применяться как основа для организации налогового и управленческого учета. Для оперативной оценки состояния рынка труда все предприятия (кроме субъектов малого предпринимательства) представляют данные в органы государственной статистики по форме № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников, утвержденной Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 (образец см. в тексте) 123 Аналитические возможности этой формы определяются составом показателей и периодичностью их представления. Раздел «Численность и начисленная заработная плата работников и отработанное время» заполняется ежемесячно и содержит следующие показатели:  средняя численность работников;  фонд начисленной заработной платы;  выплаты социального характера. Информация предоставляется за текущий и предшествующий месяцы в целом по предприятию и в разрезе отдельных категорий работающих:  списочной численности работников;  внешних совместителей;  работников, выполняющих работы по договорам гражданскоправового характера. Это позволяет определить структуру численности работников, фонда оплаты труда, оценить соответствующие структурные сдвиги и ежемесячную динамику всех показателей. Раздел «Использование рабочего времени» заполняется ежеквартально и содержит данные о количестве отработанных человеко-часов работниками списочного состава и внешними совместителями. Это дает возможность проанализировать эффективность использования рабочего времени и выявить резервы увеличения трудового потенциала предприятия. Заполнение граф: 1) Заполняется в соответствии с приложением № 4 к Указаниям по заполнению форм федерального статистического наблюдения №№ П-1, П2, П-3, П-4, П-5 (м). 2) Показывается среднесписочная численность работников (в целых единицах). 3) Средняя численность внешних совместителей исчисляется пропорционально фактически отработанному времени (допускается заполнение с десятичным знаком). 4) Средняя численность исчисляется, исходя из учета этих работников за каждый календарный день как целых единиц в течение всего срока действия договора (показывается в целых единицах). Указания по заполнению формы федерального статистического наблюдения 1. Форму федерального статистического наблюдения № П-4 заполняют юридические лица – коммерческие и некоммерческие 124 организации (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности и предоставляют в территориальный орган Росстата по месту своего нахождения в сроки и адреса, указанные на бланке формы. Для юридических лиц, средняя численность работников которых не превышает 15 человек, общественных организаций, дачных, садоводческих, гаражных, жилищно-строительных кооперативов и т.п. по указанию территориального органа Росстата в субъекте Российской Федерации может устанавливаться периодичность предоставления сведений один раз в год по форме № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». 2. При наличии у юридического лица обособленных подразделений настоящая форма заполняется как по каждому обособленному подразделению, так и по юридическому лицу без этих обособленных подразделений. Для целей заполнения настоящей формы федерального статистического наблюдения под обособленным подразделением понимается любое территориально обособленное от организации подразделение, по месту или с места нахождения которого осуществляется хозяйственная деятельность на оборудованных стационарных рабочих местах, при этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. Признание обособленного подразделения таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. 3. Организации-банкроты, на которых введено конкурсное производство, не освобождаются от предоставления сведений по форме № П-4. Только после вынесения определения арбитражного суда о завершении в отношении организации конкурсного производства и внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о его ликвидации (п. 3 ст. 149 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)») организация-должник считается ликвидированной и освобождается от предоставления сведений по форме № П-4. 4. Форму федерального статистического наблюдения предоставляют также филиалы, представительства и подразделения действующих на 125 территории Российской Федерации иностранных организаций в порядке, установленном для юридических лиц. 5. Заполненные формы предоставляются юридическим лицом в территориальные органы Росстата по месту нахождения соответствующего обособленного подразделения (по обособленному подразделению) и по месту нахождения юридического лица (без обособленных подразделений). В случае, когда юридическое лицо (его обособленное подразделение) не осуществляет деятельность по месту своего нахождения, форма предоставляется по месту фактического осуществления ими деятельности. 6. Руководитель юридического лица назначает должностных лиц, уполномоченных предоставлять статистическую информацию от имени юридического лица. 7. В адресной части формы указывается полное наименование отчитывающейся организации в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке, а затем в скобках – краткое наименование. На бланке формы, содержащей сведения по обособленному подразделению юридического лица, указывается наименование обособленного подразделения и юридического лица, к которому оно относится. По строке «Почтовый адрес» указывается наименование субъекта Российской Федерации, юридический адрес с почтовым индексом; если фактический адрес не совпадает с юридическим, то указывается также фактический почтовый адрес. Для обособленных подразделений, не имеющих юридического адреса, указывается почтовый адрес с почтовым индексом. Юридическое лицо проставляет в кодовой части формы код Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) на основании Уведомления о присвоении кода ОКПО, направляемого (выдаваемого) организациям территориальными органами Росстата. В случае делегирования полномочий по предоставлению статистической отчетности от имени юридического лица обособленному подразделению, обособленным подразделением в кодовой части формы указывается код ОКПО (для филиала) или идентификационный номер (для обособленного подразделения, не имеющего статуса филиала), который устанавливается территориальным органом Росстата по месту расположения обособленного подразделения. По каждой организации (учреждению) образования, здравоохранения, культуры должен быть предоставлен отдельный отчет, предоставление нескольких отчетов органами управления образованием, 126 здравоохранением, культурой субъектов Российской Федерации, муниципальных районов, городских округов и внутригородских территорий городов федерального значения не допускается. 8. Сведения приводятся в целом по организации и по фактическим видам экономической деятельности о численности работников и начисленной заработной плате за отчетный месяц или за период с начала года; о количестве отработанных человеко-часов и выплатах социального характера – ежеквартально, за период с начала года. 9. Если организации в отчетном месяце не начисляли заработную плату и другие выплаты, то сведения по форме № П-4 предоставляются без заполнения этих данных. 10. Более подробные методологические указания по заполнению и контроль правильности заполнения формы приведены в Указаниях по заполнению форм федерального статистического наблюдения №№ П-1, П2, П-3, П-4, П-5(м). Органы государственной статистики периодически проводят исследование издержек, связанных с потреблением ресурсов живого труда и подлежащих включению в общую сумму издержек производства. В форме № 1 (рабочая сила) «Сведения о составе затрат организации на рабочую силу» в соответствии с Международными нормами выделены следующие виды затрат: 1) оплата за отработанное время; 2) оплата за неотработанное время (очередные и учебные отпуска, оплата льготных часов подросткам, инвалидам, оплата простоев не по вине работников и т. д.); 3) единовременные поощрительные выплаты; 4) оплата питания, жилья, топлива, включаемая в заработную плату; 5) расходы организации по обеспечению работников жильем; 6) расходы организации на социальную защиту работников; 7) расходы на профессиональное обучение; 8) расходы на культурно-бытовое обслуживание; 9) расходы, не отнесенные к ранее приведенным классификационным группам (командировочные расходы, компенсационные выплаты-надбавки за разъездной характер работы, вахтовый метод, полевое довольствие, оплата форменной одежды и т. д.); 10) налоги и сборы, связанные с использованием рабочей силы (платы за привлечение иностранной рабочей силы, местные целевые сборы на содержание милиции, благоустройство территории, нужды образования). 127 Формы федерального статистического наблюдения № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников» см. в приложении к лекции. Малые предприятия (кроме микропредприятий) заполняют форму № ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия», утвержденную приказом Росстата от от 15.07.15 N 320. см. в приложении к лекции. С октября 2014 года нужно применять новую форму статистической отчетности № 1-Т(проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам». Форма статотчетности и указания по ее заполнению утверждены приказом Росстата от 23.07.2014 № 486. Сведения по форме № 1-Т(проф) нужно сдавать всем юридическим лицам, которых определят в результате научнообоснованной выборки. В этой выборке не участвуют субъекты малого предпринимательства. Причем форма заполняется как по каждому обособленному подразделению, так и по юридическому лицу без этих обособленных подразделений. А заполненные формы предоставляются в территориальные органы Росстата как по месту нахождения соответствующего обособленного подразделения, так и по месту нахождения юридического лица. Руководитель юридического лица назначает должностных лиц из числа кадровиков, уполномоченных предоставлять статистическую информацию от имени юридического лица. Форму федерального статистического наблюдения предоставляют также филиалы, представительства и подразделения действующих на территории РФ иностранных организаций в порядке, установленном для юридических лиц. 5.Состав документов кадровой службы по движению персонала. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров. Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. В состав кадровой документации входят следующие документы:  трудовой договор (контракт);  приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма ¦ Т-1);  личная карточка (форма ¦ Т-2);  учетная карточка научного работника (форма ¦ Т-4); 128 приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма ¦ Т5);  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма ¦ Т-6);  приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма ¦ Т-8);  табель учета использования рабочего времени (форма ¦ Т-13);  табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма ¦ Т-12);  личные заявления работников предприятия;  графики отпусков;  докладные записки;  акты Под движением кадров специалисты понимают:  прием на работу;  перевод на другую работу;  увольнение;  предоставление отпусков;  командирование. При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу может сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии. Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, так как общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов v протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений  129 руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам. Необходимость документирования по определенным правилам установлена законодательно. Так, ст. 5 Федерального закона от 20.02.95 ¦ 24-ФЗ Об информации, информатизации и защите информации¦ (СЗ РФ, 1995, ¦ 8, ст. 609) гласит: Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации¦. Кадровая деятельность и правила создания и оформления документов регламентируются Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ),где устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений: --трудовой договор (контракт) должен быть заключен в письменной форме (ст. 18); --прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст. 18); --на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 39); --администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст. 40). КЗоТом РФ предусмотрено создание правил внутреннего трудового распорядка (ст. 130), обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания. Однако КЗоТ РФ не содержит никаких требований к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов по личному составу руководителем организации и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказа. Таким образом, КЗоТ РФ только называет нам ситуации, требующие создания документов, и виды этих документов. ГОСТ Р 51141-98 устанавливает единые требования к оформлению документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности. Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, 130 которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов. Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики - формы документов по учету личного состава. На сегодняшний день часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности. Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки. Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, 131 должностная инструкция) v не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста. НИПИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 ¦ 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационнораспорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т1? Приказ (распоряжение) о приеме на работу¦ относится к системе первичной учетной документации (код 0301006). К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ v одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:  при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;  оформлении и учете трудовых книжек; 132 оформлении документов по учету движения кадров;  составлении статистической отчетности по учету личного состава;  составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;  работе по табельному учету;  работе бюро пропусков;  работе военно-учетного стола. Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма ¦ Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых, за исключением назначаемых вышестоящим органом Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока. На оборотной стороне проставляются также согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметка о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.  133 Личная карточка (форма ¦ Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей v копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (образование, перемена места жительства и др.) и отражаются в личной карточке. Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела Общие сведения¦ лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п. 12 раздела 1 организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11. В разделах IX Дополнительные сведения для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записываются группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета. Учетная карточка научного работника (форма ¦ Т4) предназначена для учета научных работников научными, научноисследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется в одном экземпляре 134 работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работников. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме ¦ Т-2. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма ¦ Т5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественноматериальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма ¦ Т6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается без оплаты¦. В разделе Начислено¦ в графе I в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма ¦ Т-8)применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. В разделе Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником. 135 Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма ¦ Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма ¦ Т-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего дня, в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма ¦ Т-12, графы 3, 5; форма ¦ Т-13, графа 3) отведено две строки: одна v для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая v для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.). Форма ¦ Т-13 Табель учета использования рабочего времени¦ применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме ¦ Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся структурное подразделение, цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т. д., т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Такая форма должна обеспечивать возможность отражать в ней учет использования рабочего времени. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы ¦ Т-12, применяются и при заполнении формы ¦ Т-13. Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении 136 ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело. Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований. Докладные записки v это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного вопроса. Пишется докладная записка от руки на стандартном листе бумаги. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи. После получения адресатом докладной записки он налагает резолюцию. После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело. Акт - вид документа, подтверждающий те или иные факты, который составляется несколькими лицами. Обязательными реквизитами акта являются: наименование документа, наименование предприятия, гриф утверждения, дата, текст, отметка о наличии приложений, подписи и их расшифровка. 6. Использование технологии, методов и методики анализа и систематизации документов и информации. В работе по созданию и оформлению документов используются технология кодирования технико-экономической и социальной информации. Для систематизации документов и информации и их анализа используется методы: Индексация дел, Номенклатура дел , формирование дел, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов . Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 137 официальному толкованию: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационнораспорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности. К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, которые будут возникать в деятельности организации. Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности – по степени важности группируемых документов и вопросов. Графы номенклатуры дел оформляются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти (организации) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12–05, где 12– 138 обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, индексы переходящих дел должны сохраняться. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (типа «общая документация», общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журналы и т. д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т. д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).В заголовках дел, содержащих переписку, с различными корреспондентами с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, они не перечисляются. В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. При обозначении в заголовках дел административно – территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно – территориальных единиц, в заголовках дел не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Если содержание дела касается одной административно – территориально единицы, то его название указывается в заголовке дела. В 139 заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на который составлен план или отчет. Если дело будет состоять из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие заголовки дела. Заголовок приложения к делу, оформленного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этом документе. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе четыре указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – типовой или примерной номенклатуры дел или согласованный с ЦЭП федерального архивного агентства срок хранения. В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган федеральной исполнительной власти или другую организацию для продолжения дела. Если в течении года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел, при ее оформлении резервируются свободные места. По окончании текущего календарного года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Номенклатуру дел печатают обычно в 4-х экземплярах: 1-й экз. – хранится в службе ДОУ; 2-й – рабочий; 3-й – учетный документ ведомственного архива; 4-й – передается в государственный (вышестоящий) архив. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 140 В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем. Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации). При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: 1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел; 2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел; 3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; 4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях; 5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; 6) по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.). Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. 141 Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Одним из методов анализа документов и информации является экспертиза ценности документов. Экспертиза ценности документов отбор документов на хранение на основе принятых критериев. Цель проведения экспертизы -- освободить структурные подразделения организации от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В процессе экспертизы ценности документов должны решаться две основные задачи: - во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение; Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени будут надлежащим образом утверждены и переданы в архив. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной сквозной нумерацией и составляется по установленной форме. Опись дел составляется в двух экземплярах: 142 1 экземпляр передается вместе с делами в архив;2 экземпляр прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии. - во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно. По результатам составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении документов и дел к уничтожению. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Дела включают в Акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. С целью предотвращения опасности утраты конфиденциальных документов и несанкционированного ознакомления с ними при получении в делопроизводстве выполняется комплекс технологических процедур, таких как: прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов. Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются: 1) оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела; 2) оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела); 3) оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки); 4) подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов; 5) внесение в номенклатуру отметки о заведении дела. Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, и выполняет функцию учета документов, включенных в дело. Она содержит следующие графы: учетный номер документа; гриф конфиденциальности; дату подписания или утверждения; вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. 143 Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность. Магнитные носители (дискеты и др.) с документами хранятся в специальных футлярах, лицевая сторона которых оформляется аналогично обложке традиционного дела. В футляр вкладываются список исполнителей, допущенных к носителю, карточка разрешений и выдачи носителя, бумажный экземпляр электронной описи документов, записанных на носителе. Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются: 1) проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали); 2) внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела; 3) нумерация листов документа в деле, 4) при необходимости– внесение изменений в реквизиты обложки дела; 5) подшивка документа в дело (прошнуровывание документов), проверка правильности нумерации листов; 6) внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа; 7) проверка правильности подшивки документа; 8) возврат учетной карточки документа в соответствующую картотеку. В дело включаются только конфиденциальные документы. Сведения о документе вносятся в опись перед его подшивкой в дело. Вопросы для самоконтроля: 1. Дайте определение персоналу? Подразделяется персонал на? 2.Что является обязательным реквизитом любого документа? 3. По каким основаниям классифицируются документы на предприятиях? 4. По каким видам можно подразделить учет кадров в организации? 5. Перечислите действующие формы статистической отчетности по учету кадров? 6. Какие документы входят в состав кадровой документации? 7. В каком документе, и каким методом осуществляется учет использования рабочего времени? 8.Назовите особенности процедуры оформления дела? 144 Лекция 3.3. Разработка и оформление документации по персоналу (первичной, учетной, плановой, по социальному обеспечению, организационной, распорядительной). 1.Структура организации. 2.Проектирование организационных и распорядительных документов по персоналу. 3. Оформление справочно-информационных документов. 4. Оформление организационно-распорядительных документов. 5. Оформление кадровой документации. 6.Нормы и требования к размещению реквизитов документов. 7. Типичные ошибки в текстах документов 8.Определение документооборота и документационного обеспечения. 9. Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам. 1. Структура организации. Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических элементов и персонала. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. На эффективность деятельности организации влияют: 1) реальные взаимосвязи между людьми и их работой, отражаемые в схемах организационных структур и должностных обязанностях; 2) политика руководства и методы, воздействующие на поведение персонала; Именно поведение персонала определяет эффективность функционирования организационной структуры в большей мере, чем формальное распределение функций между подразделениями. Структура организации по персоналу – совокупность абсолютных и относительных значений отдельных характеристик, приводящая к созданию групп работников, объединенных по какому-либо признаку, и обеспечивающая его функционирование как единого ресурса организации. В данном определении внимание обращается на то, что каждый элемент структуры персонала имеет свою определенную роль и связан с другими элементами. 145 Например, на любом предприятии должны присутствовать организаторы, координаторы, лидеры, критики и другие типы ролей. Структура персонала должна соответствовать структуре трудовых функций и тенденции их развития, а взаимосвязи между характеристиками указывают: изменение структуры одного вида может быть обусловлено изменениями структуры другого вида. Например, изменение возрастной структуры непосредственно влияет на квалификационную, или изменение функциональной структуры – на профессиональную и т.п. Таким образом, структура персонала отражает состав и качественные характеристики персонала организации, их взаимосвязи и значимость. В качестве критериев структурирования персонала организации выступают социальные, профессиональные, демографические признаки работников, их место в управлении организацией и выполняемые функции, происходит деление по принадлежности к основному или вспомогательному производству, к штатному или нештатному составу. Персонал организации может быть структурирован по семи направлениям (аспектам) (рис 1): Организационная структура персонала отражает объем прав, ответственности и самостоятельности отдельных работников, подразделений, а также уровень субординации между ними (рис. 2): Функциональная структура отражает разделение основных управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями Здесь могут быть выделены группы персонала, осуществляющего следующие функции: проектирование, технологическое обеспечение, производство, контроль, управление персоналом, подготовка производства и техническое обслуживание, снабжение, маркетинг, 146 транспортное 3): и информационное обеспечение (рис. Организатор – тот, кто основывает, создает, устраивает что-либо. Специалист – человек, обладающий специальными знаниями, навыками в какой-либо области деятельности; хорошо знающий что-либо, мастер своего дела. Исполнитель – тот, кто непосредственно на деле осуществляет поручения, указания вышестоящих работников, воплощает их в жизнь. Количественное соотношение сотрудников по функциональной структуре персонала определяется штатным расписанием предприятия, а кто и какое место занимает в структуре организации по большей части зависит от призвания и способностей работника. По видам деятельности выделяются: • лица, работающие в основных и вспомогательных подразделениях; • персонал научно-исследовательских и опытно-конструкторских подразделений; • сотрудники аппарата управления; • работники, занятые созданием продукции, услуг или осуществляющие обслуживание этих процессов; • работники неосновных видов деятельности (жилищнокоммунального хозяйства, социальной сферы) и т.д. В свою очередь, все они подразделяются на категории: руководителей, специалистов, других служащих (технических исполнителей), рабочих. С точки зрения участия в производственном или управленческом процессе структура персонала рассматривается с учетом характера трудовых функций, выполняемых работниками, т.е. занимаемых ими должностей. В данном случае персонал подразделяется на следующие категории: 1) руководители, осуществляющие функции общего управления. Условно их подразделяют на три уровня: • высший (руководство организацией в целом); • средний (руководство основными структурными подразделениями); • низовой (работающий с исполнителями). 147 К руководству относятся также заместители и главные специалисты. Вместе они образуют администрацию, в состав которой также включают отдельных лиц, не относящихся к руководству, но выполняющих вспомогательные управленческие функции, например сотрудников кадровых служб; 2) специалисты – лица, осуществляющие экономические, инженернотехнические, юридические и другие функции. К ним относятся экономисты, юристы, инженеры-технологи, инженеры-механики, бухгалтеры, диспетчеры, аудиторы, инженеры по подготовке кадров, инспекторы по кадрам и др. Специалисты относятся к профессиональной группе лиц, занятых созданием и внедрением в производство новых знаний и знаний вообще в форме теоретических и прикладных разработок, а также разработкой вариантов решения отдельных производственных и управленческих проблем. То есть специалист должен быть очень разносторонним человеком. Он должен уметь выявлять глобальные проблемы предприятия, быть "генератором" различных идей. Принципиальное отличие руководителей от специалистов заключается в юридическом праве принятия решений и наличии в подчинении других работников; 3) другие работники, относящиеся к служащим (технические исполнители), осуществляющие подготовку и оформление документов, учет, контроль, хозяйственное обслуживание. К ним можно отнести кассиров, секретарей, табельщиков, архивариусов, комендантов, делопроизводителей, учетчиков, машинисток и т.п., выполняющих несложные операции стереотипного характера, связанные с обслуживанием процесса управления и обеспечивающие передачу управленческой информации, ее сбор, первичную обработку и хранение; 4) рабочие, создающие материальные ценности или оказывающие услуги производственного характера. В отдельную категорию входят работники социальной инфраструктуры, т.е. лица, занятые неосновной деятельностью (культурнобытовым, жилищно-коммунальным обслуживанием персонала организации). К ним относятся работники ЖКО, лица, обслуживающие детские сады, базы отдыха и т.п., находящиеся на балансе организации. В промышленности руководители, специалисты, другие служащие (технические исполнители), рабочие образуют промышленнопроизводственный персонал, а работники социальной инфраструктуры – непромышленный персонал. 148 Современная структура организации по персоналу функциональному признаку выглядит следующим образом 4): по (рис. "Менеджер" – управляющий может быть назван руководитель любого уровня. Это профессионал, управляющий компанией, отделом, подразделением. К современному менеджеру предъявляются жесткие требования, так как имен но от этого человека во многом зависит функционирование хозяйствующего субъекта. Сотрудник должен быть высокообразованным, коммуникабельным, компетентным в решении сложных вопросов. Менеджер может и не иметь подчиненного персонала, но его статус определяется уровнем полномочий менеджера, т.е. влиянием его деятельности на результаты работы компании в целом. Например, кредитный менеджер не имеет подчиненных, но от качества его работы серьезно зависит финансовое состояние компании. Менеджеров можно разделить на руководителей высшего, среднего и низшего звена. Так, директора компаний обладают стратегическим видением ситуации, менеджеры несут ответственность за тактические решения, специалисты и супервайзеры – за оперативные. Управляющий, он же директор – наемный работник. Его полномочия и уровень ответственности определяются контрактом, заключенным с владельцем (правлением). Как правило, высшее руководство (топ-менеджеры) – это руководители ключевых направлений, подчиненных непосредственно директору. Они не принимают непосредственного участия в повседневной работе сотрудников. Менеджмент среднего звена отвечает за реализацию стратегий, разработанных топ-менеджерами, создавая кратковременные планы. Менеджеры среднего звена всего на один шаг удалены от реальных операций и действий сотрудников. Развитие информационных технологий превратило менеджеров среднего звена в исчезающий вид. Часто компании сокращают уровни среднего менеджмента, потому что их роль могут выполнять линейные менеджеры и сотрудники, получающие более широкие полномочия. 149 Линейный (производственный) менеджмент – это те, кто непосредственно работает с сотрудниками, которые производят продукты или оказывают услуги. Иногда таких менеджеров называют "бригадирами" или "мастерами". Они отвечают перед менеджерами более высокого уровня за выполнение миссии организации и запланированных целей. Иногда они занимаются набором персонала (хотя иногда это делается на уровне подразделения), их основная роль - направлять и контролировать. Они призваны разрабатывать должностные обязанности, развивать сотрудников, оценивать их работу и поддерживать здоровую и продуктивную рабочую атмосферу. 2. Проектирование организационных и распорядительных документов по персоналу. Проектированием любых документов по персоналу, в т.ч разработка бланков, машинописным изготовлением, копированием и оперативным размножением документов занимается служба ДОУ в соответствии с ГОСТ Р ИСО 14001-98 "Системы управления окружающей средой» Требования и руководство по применению окружающей среды содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами, которые будут необходимы всем организациям, решающим задачи совершенствования работы управленческого аппарата, повышения эффективности работы службы ДОУ и внедрения систем автоматизации делопроизводства, в том числе и электронного документооборота. Стандарт включает несколько основных разделов: Проектирование и внедрение системы управления документами. Разработка основных организационных документов является важнейшим этапом организационного проектирования. Организационная структура – это поведенческая система, это персонал: люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения, а также комплекс документов, содержащих правила создания и функционирования организации. Организационные документы проектируются и оформляются в соответствии с требованиями законодательства, согласовываются со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами и утверждаются руководителем организации либо вышестоящей организацией. По сроку действия организационные документы относятся к бессрочным, они действуют до отмены или замены новыми. 150 Спроектировать достаточно эффективную структуру управления персоналом - значит определить такое соотношение ее организационных элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются требования объекта управления с учетом интеграционных процессов. Интеграция - это возможность скоординированных действий множества людей. Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущной, когда работа четко делится и по горизонтали и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Основные организационные документы: 1. Устав. 2. Положение об организации. 3. Учредительный договор. 4. Положение об организационной структуре. 5. Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах. 6. Штатное расписание. 7. Инструкции по определенным видам деятельности. 8. Должностные инструкции работников. 9. Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале). 3. Оформление справочно-информационных документов. К информационно-справочным документам относятся письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, сводки, списки, перечни, заключения, отзывы, письма, телеграммы, факсограммы и телефонограммы. Акт — документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого фиксируются факты, события или действия (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). 151 Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: "Основание", "Председатель", "Члены комиссии», «Присутствовали"- пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи его составления, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Акт подписывается всеми членами комиссии с указанием должностей и расшифровкой подписей. Акты, затрагивающие материальные и финансовые вопросы, утверждаются руководителем и заверяются печатью. С содержанием актов знакомят лиц, чью деятельность они затрагивают. После ознакомления эти лица в конце акта пишут "С актом ознакомлен", ставят дату и подпись с расшифровкой. В случае отказа от подписания акта после отметки об этом составители акта расписываются еще раз. Желательно также один экземпляр акта выдавать "актируемому" под расписку. В справках описываются или подтверждаются различные факты и события. Для целей управления постоянно требуется различная производственная информация, одним из способов передачи которой являются справки. Справки могут быть внутренними (для руководства или для параллельной структуры) и внешними (например, для головной компании). Внутреннюю справку подписывает исполнитель, а справки, составляемые по запросам внешних организаций, — руководитель предприятия. В справках для внешних пользователей указываются дата или период времени, к которому относятся запрашиваемые сведения. Такие справки имеют обязательный реквизит "Заголовок к тексту".Если в справке излагаются данные по нескольким вопросам, то она разбивается на разделы и подразделы, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Согласно ст. 62 ТК администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы. 152 Содержательная часть справки, составляемая по просьбе работника, начинается с его фамилии, имени и отчества (полностью) в именительном падеже, затем излагается запрашиваемая им информация. Если справки регистрируют в специальном журнале, то необходимо указать порядковый номер документа. В справке обязательно должна стоять дата. Справку подписывает уполномоченное на то лицо, и она заверяется печатью организации. Докладная записка — документ, информирующий руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившихся ситуациях. Докладная записка может быть подготовлена по указанию руководства или по инициативе работника. По своему содержанию докладные записки могут быть инициативными (составляются с целью побудить адресата принять определенное решение и содержат не только факты, но и конкретные предложения), информационными (составляются регулярно и содержат сведения о деталях или результатах выполнения работ) или отчетными (информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении распоряжений и т.п.). В докладной записке обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об").Докладную записку оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов:— наименование структурного подразделения;— вид документа;—дата;— адресат;—заголовок к тексту;— текст;— подпись.В конце документ подписывается составителем. Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, разработки, отчета). Объяснительные записки оформляются аналогично докладным запискам. (только не содержат выводов и предложений) и подписываются составителем с указанием должности и расшифровки подписи. Сводка — документ, содержащий обобщенные сведения по какомулибо вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу но одному или нескольким показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. 153 Обязательными реквизитами сводки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы. Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию — руководителем организации. Заключение (отзыв) — документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения (отзывы) составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др.Заключение (отзыв) может быть оформлено на общем бланке организации, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги, если заключение подписывается специалистом или группой специалистов организации. Если заключение (отзыв) составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Обязательными реквизитами заключения (отзыва) являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. При отправке заключения (отзыва), составленного не на бланке организации, в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя. Перечень — документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Список — документ, также содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, по составленный в целях информирования или регистрации. Перечень (список) может быть самостоятельным документом или составлять приложение к распорядительному документу. Оформляются перечни (списки) на стандартных листах бумаги формата А4. Если перечень (список) является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня (списка), как правило, оформляется в виде таблицы и утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом 154 Списки, как правило, не относятся к утверждаемым документам, хотя исключить возможность утверждения списка нельзя. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости — руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем. Письмами называют различные по содержанию документы, которые пересылают по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; и констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. 4.Оформление организационно-распорядительных документов. К организационно-распорядительным документам, регулирующим вопросы кадрового устройства учреждения, относятся приказы о внесении изменений в штатное расписание, распоряжения о проверке штатнофинансовой дисциплины, график отпусков и пр. . Требования к оформлению организационно-распорядительной документации определены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации и постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов. При этом следует иметь в виду, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер. Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые называются реквизитами. Набор реквизитов официального письменного 155 документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа. Изменения штатного расписания. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации (директора предприятия, учреждения, фирмы). Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется заместителем руководителя по работе с персоналом, подписывается руководителем. После внесения изменений в штатное расписание работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении, ставит свою подпись и дату. Распоряжение о проверке штатно-финансовой дисциплины. Распоряжения о проверке штатно-финансовой дисциплины оформляются на бланке учреждения для внутренних документов и подписываются руководителем или его заместителями. Текст распоряжения, как правило, содержит: • конкретное задание исполнителям; • фамилию ответственного исполнителя; • срок исполнения. Гербы, эмблемы, товарные знаки и т.п. Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", а герб субъекта РФ — в соответствии с правовыми актами субъектов Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят па бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Все вышеперечисленные реквизиты располагают по центру над наименованием организации. При этом эмблему или товарный знак допускается располагать на одном уровне с наименованием организации. Наименование организации (филиала и т.п.) и данные о ней. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах 156 организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Код организации проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРП) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сведения о документе. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают. Код формы документа проставляют по ОКУД. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, созданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату. Ранее действовало правило, согласно которому в том случае, если авторами документа являлось несколько организаций, датой документа становилась наиболее поздняя дата подписания.Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например, 5 марта 2013 г.), а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (например, 2013.03.05). Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа 157 каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административнотерриториального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Адресаты. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу его инициалы ставятся перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, их следует указывать обобщенно. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Утверждение документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ 158 Генеральный директор ЗАО "Беловск" Личная подпись И. В. Сергеев Дата 12.01.2013" При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Подписи и печати. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами организации (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.); подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. 159 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не па бланке, и сокращенное — на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Отметки на документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом. Она включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:"П. П. Петров 924 45 67" 160 При направлении документов в другую организацию рекомендуется указывать имя и отчество исполнителя полностью. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Например:"Вх. № 12345-02 От 20.02.2013" Отметка для автоматического поиска документа (идентификатор электронной копии) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа (можно в виде колонтитула). Она содержит имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Оформление распорядительных документов: приказов; указаний (распоряжений); протоколов; решений. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе. Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты. Дата приказа — это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в течение календарного года. Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога "О" ("Об"), например: "Об утверждении...", "О создании...", "Об объявлении..."> "Об итогах..." и т.д. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой-либо другой документ, то в констатирующей части указываются его пил, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с 161 формулировки: "в соответствии...", "Во исполнение...", "В целях...", "Для...". Распорядительная часть начинается словом "Приказываю". В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов утрачивают силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом их количестве он может быть дан в приложении). Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: "Пункт 2 приказа от 22.09.2013 № 46 изложить в следующей редакции...", и далее дается новый текст. Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: "В дополнение к приказу от 12.10.2013 М 48". В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Если приказом вводят в действие какие-либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: "Приложение № 1 к приказу по ООО "Принцип" от 09.01.2013 № 2".Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения — составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристом. Последний в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на 162 законодательные или нормативные документы. Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовой службой или главным бухгалтером. Приказ подписывает руководитель предприятия или его заместитель, имеющий на это полномочия. Приказ вступает в силу в момент подписания, если в нем не указана другая дата введения в действие. Далее работников предприятия знакомят с содержанием приказа. Для этого обычно один экземпляр вывешивают на доске объявлений. Второй экземпляр подшивают в дело с отметками об ознакомлении исполнителями. Для этого исполнители на ПОЛЯХ документа или на обратной стороне пишут слово "ознакомлен", ставят свою подпись и дату. Отметку об ознакомлении можно заносить также в специальный журнал. Указание (распоряжение) — распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов. Подготовка и оформление указаний (распоряжений) производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами "Обязываю", "Предлагаю". 5. Оформление кадровой документации. Технологическая цепочка процедуры оформления кадровых документов в обобщенном виде включает в себя: — сбор, обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени; — выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг; — прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации; — проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту; — определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности; 163 — расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства; — расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников но должностям; — расчет возможностей совершенствования социальной и инфраструктуры организации; — разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов; — согласование, подписание и утверждение программ и планов; — детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам; — текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации. Программа — это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность. Например: Программа социального развития коллектива работников организации на 2010—2015 гг. План (перспективные, годовые, квартальные, месячные) — документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей, например, План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем.К плановой документации относятся: структура и штатная численность предприятия; штатное расписание; график отпусков рабочих и служащих; программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации. Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ 164 подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки (персональные и пр.); месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель организации("Утверждаю штат в количестве __ единиц с месячным фондом заработной платы 500 000 рублей"). Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа. График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации. 6. Нормы и требования к размещению реквизитов документов. В настоящее время оформление и составление документов регламентируется ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.) (далее – ГОСТ Р 6.30–2003), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751) (далее – 165 Правила). Следует подчеркнуть, что в отличие от Правил требования ГОСТ Р 6.30–2003 носят рекомендательный характер.Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов. Реквизит документа – элемент оформления документа. Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость. В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.Документ состоит из набора реквизитов, оформленных по определенным правилам и расположенных в строго определенном месте. При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30–2003): 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 166 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копии; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. Расположение реквизитов на документе образуют формуляр документа. На рисунке 1 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. На рисунке 2 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. 167 Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30–2003 и в Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Реквизит "Заголовок к тексту" получил в Правилах название "Наименование документа". Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т.д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: "Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". Правилами введен такой реквизит как "Должность лица, подписавшего документ". Он указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц. 168 Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. 7.Типичные ошибки в текстах документов. Рассмотрим типичные ошибки в языке и стиле документов и укажем пути их исправления. Смещенное логическое ударение. В каждом предложении устной или письменной речи имеется логически ударное слово. Это то слово, которому придается особый смысл. В устной речи логически ударным может быть любое слово, выделенное интонационно. В письменной речи, но законам зрительного восприятия, логическое ударение падает на последнее слово перед точкой в простом и сложном предложениях, а также на последнее слово перед запятой в середине сложного предложения. Например, в предложении: "Решение было принято единогласно" логическое ударение и смысловой акцент стоят на последнем слове "единогласно". Если же изменить порядок слов в предложении – "Единогласно было принято решение", то логическое ударение выделяет слово "решение". Не зная этой закономерности восприятия письменного текста, составитель документа может неправильно расположить слова в предложении, а читающий воспримет логическое ударение (самое значимое слово) не там, где его мыслил пишущий. Возникает смещенное логическое ударение. Составитель или редактор текста должен знать приемы, с помощью которых можно в письменной речи выделить какое-либо слово, сделав его логически ударным. Чтобы выделить логически значимое слово, можно: • переставить слово в ударную позицию. Например: "Выработанный навык будет безотказно действовать". Автору-составителю документа надо подчеркнуть слово "безотказно", с этой целью данное слово переставляется в ударную позицию (конец предложения, перед точкой), т.е. фраза будет такой: "Выработанный навык будет действовать безотказно"; • выделить важное в смысловом отношении слово с помощью введения специальных слов-усилителей. Словами-усилителями 169 могут быть различные частицы, союзы, наречия: ли, же, именно, как раз, лишь, и, даже, чрезвычайно, необычайно, совершенно, абсолютно и др. Обычно слова-усилители выделяют следующее за ними слово. Например: "Проведено чрезвычайно важное исследование", "Именно в этом состояла ошибка докладчика", "Остановимся в заключение лишь на последнем пункте программы"; • использовать противопоставление, выраженное с помощью конструкций с соотносительными элементами (не... а; не только ... но и; как ... так и др.). Например: "Важен не только данный подход, но и все другие", "Необходимо следить за выполнением как собственных решений, так и решений областных организаций"; • выделить нужное слово с помощью шрифтовых и знаковых средств. Для передачи логического ударения часто применяются курсив, полужирный шрифт, прописные буквы и другие графические средства. Например: "Используются прописные буквы для выделения вида документа: ДОВЕРЕННОСТЬ; ЗАЯВЛЕНИЕ; ПРИКАЗ". Ошибочная смысловая связь слов. Слова, находящиеся рядом в предложении, образуют смысловую связь. Неправильно построенное предложение формирует в сознании читающего ошибочную смысловую связь. Это одна из самых распространенных и грубых ошибок, влияющих на понимание. Например: "Всем членам комитета заблаговременно раздаются материалы к заседаниям, которые содержат необходимые проекты решений". В данном предложении содержится смысловая ошибка: создается впечатление, что заседания, а не материалы содержат необходимые проекты решений. Существуют различные способы исправления ошибок подобного рода. В данном случае необходимо, во-первых, найти ошибочную смысловую связь, во-вторых, определить правильную смысловую связь и, наконец, сблизить элементы правильной смысловой связи. Тогда в приведенном примере получится: "Всем членам комитета к заседаниям заблаговременно раздаются материалы, содержащие необходимые проекты решений". В другом случае, найдя ошибочную смысловую связь, приходится заменять слова или даже перестраивать все предложение, например, предложение с грубой смысловой и этической ошибкой: "Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге избавления от болезней и долголетней жизни". Это предложение нуждается в серьезной редакторской правке. Возможно следующее исправление, соответствующее официально170 деловому стилю речи и языку документа: "Сотрудники пожелали уходящему на пенсию коллеге здоровья и долгих лет жизни". Пропуск логического звена. Характерным недостатком при построении письменного текста является непреднамеренный пропуск необходимого структурного элемента. Основная причина подобных ошибок в том, что неопытный составитель документа переносит навыки устной речи, где, действительно, многое понятно без слов, на процесс создания письменного текста, в котором, как известно, должно быть более полное, развернутое выражение мысли. Широкое использование неполных предложений в устном общении является нормой, в книжно-письменных стилях неполные предложения употребляются весьма ограниченно. В деловой письменной речи каждое предложение представляет собой развернутое определение, в котором находятся все необходимые структурные элементы. Вне контекста в предложении не должно быть неясностей. Отметим некоторые типичные ошибки в употреблении предложений без необходимых для письменной речи структурных элементов. Возможны следующие пропуски: • пропуск пояснительных слов, относящихся к причастию: Неправильно Правильно На совещании говорили об На совещании говорили об имеющихся в имеющихся недостатках. организации работы недостатках. • пропуск второстепенных членов предложения: Неправильно Оценка результатов деятельности включает в себя разработку методики этой оценки и доведения до работников. Правильно Оценка результатов деятельности работников включает в себя как разработку методики этой оценки, так и доведения полученной информации до самих работников. • пропуск слов в устойчивых словосочетаниях: Неправильно Правильно Представитель департамента Представитель департамента сообщил о том, как сообщил о том, как претворяются в претворяются решения об охране жизнь (исполняются) решения об здоровья населения. охране здоровья населения. 171 • пропуск средств связи придаточной части сложноподчиненного предложения с главным: Неправильно Следует отменить указание, чтобы выплата пособий производилась только после личной явки в органы социального обеспечения. Правильно Следует отменить указание о том, чтобы выплата пособий производилась только после личной явки в органы социального обеспечения. Использование лишних слов. Однако полнота и распространенность письменного текста не должны приводить к его избыточности. Составитель документа должен помнить, что любая официальная бумага должна быть одновременно и полной (самодостаточной), и краткой (без излишней избыточности). Приведем пример избыточности в деловом тексте: "В декабре месяце этого года на конференции собралось тридцать человек избирателей". В данном предложении можно обойтись без двух лишних слов, тогда получится: "В декабре этого года на конференции собралось тридцать избирателей". Часто в документах встречаются следующие избыточные выражения: промышленная индустрия; форсировать ускоренными темпами; потерпеть полное фиаско; абсолютная гарантия; временная отсрочка; консенсус мнений; добавить дополнительно; предварительное предупреждение; полностью искоренить; наиболее оптимальный; отложен на позднее и многие другие. Ошибочность данных словосочетаний не вызывает сомнений, однако они продолжают использоваться в деловой речи. Например: памятный сувенир (сувенир – подарок на память); передовой авангард (авангард – те, кто впереди); совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа). Это неумение выразить мысль точно и лаконично. Когда мы пишем 150 рублей, нет необходимости добавлять денег (или денежных средств). Однако оценка правильности или неправильности словоупотребления требует большой осторожности. Например, неправильно словосочетание прейскурант цен (прейскурант – это и есть перечень цен), однако вполне допустимы выражения прейскурант розничных цен, в рамках которых понятие "цены" конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно написать: своя автобиография (автобиография – описание собственной жизни), однако в определенных контекстах употребление 172 этого словосочетания вполне оправданно: опубликовать свою (не другого человека) автобиографию. Можно указать ряд плеонастических словосочетаний, которые закрепились в речи и не воспринимаются как словесная избыточность: информационное сообщение, период времени, монументальный памятник, реальная действительность и др. Особенно неблагозвучны лексические смысловые повторы, называемые тавтологией: очевидна польза от использования, следует учитывать следующие факторы, данное явление полностью проявляется в условиях. Поэтому одно из соседствующих однокоренных слов следует заменить: очевидна польза от применения, необходимо учитывать следующие факторы, данное явление полностью раскрывается в условиях. Тщательный отбор каждого слова в предложении позволяет оставить в тексте только существенное, исключив ненужное, мешающее пониманию смысла. Нарушение логико-смысловых отношений. Для документа очень важна логика изложения материала. Если автор допускает логические ошибки, то нарушаются и смысловые отношения в тексте. Логическая связь между суждениями выражается самыми разными языковыми средствами: местоимениями, союзами, союзными словами и оборотами, специальными предложениями и даже знаками препинания. По ходу составления текста необходимо соотносить значение каждого языкового средства с теми логическими отношениями, которые оно выражает. Языковые средства организации логически связного текста Смысловые отношения между частями информации в тексте Языковые средства 1. Единство или близость субъекта он, этот, тот, такой, таков, все или места действия в частях это, все эти, здесь, выше, ниже информации 2. Причинноследственные и условноследственные отношения между частями информации и, поэтому, тем самым, в результате, следовательно, значит, в силу этого, вследствие этого, в зависимости от этого, благодаря этому, в связи с этим, в таком случае, в этом случае, при этом условии 3. Временная вначале, сначала, прежде соотнесенность частей всего, в первую очередь, 173 информации теперь, одновременно, в то же время, наряду с, уже, ранее, опять, еще (раз), снова, вновь, затем, позже, позднее, впоследствии, в дальнейшем, в последующем, впредь, в заключение, далее так (же), таким (же) образом, точно так, совершенно так, аналогично, если ... то, тогда как, в то 4. Сопоставление и время как, с одной стороны, с противопоставление частей другой стороны, наоборот, информации напротив, в противоположность (этому), иначе, по-иному, и (всетаки), а, но, однако, зато и, также, при этом, причем, 5. Дополнение и вместе с тем, кроме того, уточнение данной сверх того, более того, информации кстати, между прочим, в частности например; так, например; 6. Иллюстрация, именно; только; даже; лишь; выделение частного случая, ведь; особенно; другими пояснение словами; иначе говоря; говоря точнее во-первых, во-вторых, в7. Порядок перечисления третьих, затем, далее, информации наконец 8. Обобщение, вывод, таким образом, итак, итог предыдущей вообще, следовательно, из информации этого следует как было сказано 9. Ссылка на (показано, упомянуто, предыдущую и отмечено); как говорилось последующую информацию (указывалось, отмечалось); 174 рассматриваемый, анализируемый, приведенный, указанный, упомянутый, описанный, названный, данный, искомый, вышеупомянутый, вышеназванный, последнее. Согласно этому (с этим), сообразно этому (с этим), соответственно этому, в соответствии с этим, подобно этому, в отличие от этого 10. Информация, вводящая связный текст: – в вопросительного предложения – в форме предложения – в форме предложения Каковы преимущества форме данной системы? В чем заключается сущность данного процесса? императивного Рассмотрим следующие случаи:.. Сопоставим анализируемые объекты Основные преимущества номинативного данного метола. Рекомендации к применению разработанных методик Выражению в тексте логических и смысловых отношений служат и определенные знаки препинания, они помогают в оформлении смыслового членения фразы, указывают на смысловые оттенки в тексте. Запятая в ряду однородных членов должна указывать на логическую однородность перечисляемых понятий, их смысловую однотипность. Например: "Просим Вас выслать календарный план семинара, условия оплаты и размеры платы за обучение..." Двоеточие подразумевает либо объяснительные, либо причинные отношения между частями. Например: "К письму необходимо приложить следующие документы: отчет об использовании сметы, справку об остатках средств". Двоеточие указывает на объяснительные отношения – "а именно".Тире указывает на отношения 175 следствия. Например: "Конференция состоится только через месяц – доклады можно присылать позднее". Вместо тире можно поставить слово "поэтому" – отношения следствия. Скобки указывают на то, что помещенная в них информация носит вторичный, дополнительный характер по отношению к главной. Например:"Доводим до Вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций (должностных обязанностей) следует руководствоваться..."Кавычки – знак "чужеродности" заключенных в них слов, словосочетаний и фраз в основном тексте. В кавычки обычно заключается условное название какого-либо ведомства. Условное название Неусловное название Центральный банк России Банк "Менатеп" (условное (название полностью отвечает тому название, которое заключено в виду деятельности, которое кавычки, не связано с осуществляет данное учреждение) деятельностью данного учреждения) Колледж "Юрист" Первый московский юридический колледж 8. Определение документооборота и документационного обеспечения. Документооборот - это движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Организация документооборота представляет собой набор правил, в соответствии с которыми осуществляется движение документов в учреждении. Правильно поставленный документооборот необходим для обеспечения при принятии решения своевременной, достоверной и достаточной информацией, а также документирования принятого решения и контроля за его выполнением. Основы документооборота закладываются в различных организационных документах. Среди них первое место занимает учетная политика учреждения, которую дополняют различные документы, необходимые для ведения учета и составления отчетности. Организация движения документов зависит от объема документооборота, организационной структуры учреждения и формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная), принятого в бюджетном учреждении алгоритма делопроизводства. 176 Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях <*> осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения: в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив; на государственных предприятиях (объединениях), в научноисследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировальномножительное бюро, архив; в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива; в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управлениях общественных организаций 177 общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив; в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается самой организацией. Основой документационного обеспечения является делопроизводство. 9. Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам. Порядок расчета: стаж работника - это суммарная продолжительность трудовой деятельности, которая включает в себя: а) периоды работы по трудовому договору; б) периоды работы в системе государственной службы; в) периоды иной деятельности. Расчет стажа необходим в связи с назначением трудовых пенсий по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, а также некоторых других правоотношений в социальном обеспечении. Общий стаж, учитывается в календарном порядке при назначении пенсии по старости, по инвалидности, в случае потери кормильца. Специальный трудовой стаж - это суммарная продолжительность трудовой деятельности (независимо от количества и продолжительности перерывов в ней) в определенных сферах и отраслях производства рыночного порядка (народного хозяйства), в определенных профессиях, должностях и в определенных местностях, а также некоторые виды общественно полезной деятельности. Под специальным трудовым стажем понимается продолжительность работы в определенных условиях труда (тяжелых, вредных и т.п.), на определенных должностях, в определенных природноклиматических районах страны, на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению и других периодов, с которыми связано по особым правилам обеспечение трудовыми пенсиями или другими выплатами. Значение специального стажа связано с особыми условиями работы (например, стаж по выслуге лет) и с особыми социальными 178 условиями (стаж по организациям и должностям, стаж по местности, стаж гражданской государственной и муниципальной службы, стаж работы лиц, замещающих государственные должности РФ). В специальный трудовой стаж для назначения пенсии по старости и в связи с особыми условиями труда (ст. 12 Закона о трудовых пенсиях) включаются: время инвалидности I и II групп вследствие трудового увечья или профессионального заболевания, время содержания под стражей в местах лишения свободы сверх срока, назначенного при пересмотре дела. В соответствии с Федеральным законом от 8 мая 1994 г. № 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" срок полномочий члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж или срок службы, стаж работы по специальности. При этом непрерывный трудовой стаж сохраняется при условии их поступления на работу или на службу в течение шести месяцев после прекращения полномочий члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы. Законом РФ от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ "О статусе военнослужащих" предусматривается, что время нахождения граждан на военной службе по контракту засчитывается в их общий трудовой стаж, включается в стаж государственной службы государственного служащего и в стаж работы по специальности из расчета один день военной службы за один день работы. Время прохождения военной службы военнослужащими на воинских должностях, связанных с повышенной опасностью для жизни и здоровья, засчитывается в специальный трудовой стаж при установлении пенсии по старости в связи с особыми условиями труда или пенсии за выслугу лет, если указанные должности включены в соответствующие перечни, утвержденные Правительством РФ. Супругам военнослужащих - граждан, проходящих военную службу по контракту, в общий трудовой стаж, необходимый для установления пенсии, засчитываются весь период проживания с супругами до 1992 г. вне зависимости от мест дислокации воинских частей, а после 1992 г. - только если они были зарегистрированы как безработные. 179 С учетом специального трудового стажа назначаются пенсии за выслугу лет. Юридическое значение специального трудового стажа заключается в том, что он является основным юридическим фактом при определении права на пенсию по старости на льготных основаниях в связи с особыми условиями труда, а также в связи с работой на Крайнем Севере. Выслуга лет является особым видом специального трудового стажа. Виды деятельности, включаемые при исчислении выслуги лет, определяются непосредственно в законе (ст. 18 Закона о пенсионном обеспечении военнослужащих), а также специальными нормативными актами по каждой категории граждан, имеющих право на пенсию за выслугу лет: например, постановлениями Правительства РФ от 28 мая 2004 г. № 254 "О порядке исчисления выслуги лет для назначения пенсии за выслугу лет, порядке назначения и выплаты единовременного пособия лицам, проходившим службу в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и их семьям" (вместе с Правилами исчисления выслуги лет для назначения пенсии за выслугу лет лицам, проходившим службу в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, и общей продолжительности службы для выплаты им единовременного пособия в связи с увольнением из этих органов), от 12 августа 1994 г. № 942 "О порядке исчисления выслуги лет, назначения и выплаты пенсий работникам органов и учреждений прокуратуры Российской Федерации и их семьям", от 20 февраля 1995 г. № 155 "О порядке исчисления выслуги лет, назначения и выплаты пенсий и пособий лицам, проходившим службу в федеральных органах налоговой полиции, и их семьям" и др. Страховой стаж является разновидностью трудового стажа. Но здесь необходимо различать, что страховой стаж работника - это периоды времени, в течение которых за него уплачивались страховые взносы и (или) налоги в соответствующие ФСС России (подразумевается с 1 января 2002 г. для целей пенсионной реформы). Нормы ст. 10 гл. III "Страховой стаж" Закона о трудовых пенсиях применяются для пенсий граждан, начавших трудовую деятельность с 1 января 2002 г. Для поколений, осуществлявших трудовую деятельность до 1 января 2002 г., в том числе после этой даты (транзитное поколение), в целях оценки их пенсионных прав под общим трудовым стажем понимается суммарная продолжительность трудовой и иной общественно полезной деятельности, учитываемая в календарном порядке, в которую включаются периоды в соответствии со ст. 30 Закона о трудовых пенсиях. 180 В целях сохранения ранее приобретенных прав на трудовую пенсию предусмотрена оценка пенсионных прав по состоянию на 1 января 2002 г. (т.е. на день вступления в силу Закона о трудовых пенсиях) путем их конвертации (преобразования) в расчетный пенсионный капитал и установлен перечень периодов трудовой и иной общественно полезной деятельности. Они включаются в общий трудовой стаж и учитываются в календарном порядке. Редакция ст. 30 Закона о трудовых пенсиях была изменена Федеральным законом от 24 июля 2009 г. № 213-ФЗ. Одной из основных целей этих изменений является законодательное установление двух формул оценки пенсионных прав застрахованных лиц путем их конвертации (преобразования) в расчетный пенсионный капитал. В случае выбора гражданином формулы ПК = (PII -450 руб.) х Т (п. 3 ст. 30) применяются значения трудового стажа до 1 января 2002 г., в которые включаются: 1) периоды работы в качестве рабочего, служащего (в том числе работа по найму за пределами территории РФ), члена колхоза или другой кооперативной организации; периоды иной работы, на которой работник, не будучи рабочим или служащим, подлежал обязательному пенсионному страхованию; периоды работы (службы) в военизированной охране, органах специальной связи или в горноспасательной части независимо от ее характера; периоды индивидуальной трудовой деятельности, в том числе в сельском хозяйстве; 2) периоды творческой деятельности членов творческих союзов - писателей, художников, композиторов, кинематографистов, театральных деятелей, а также литераторов и художников, не являющихся членами соответствующих творческих союзов; 3) служба в Вооруженных Силах РФ и иных созданных в соответствии с законодательством РФ воинских формированиях, Объединенных Вооруженных Силах СНГ, Вооруженных Силах бывшего СССР, органах внутренних дел РФ, органах внешней разведки, органах федеральной службы безопасности, федеральных органах исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, бывших органах государственной безопасности РФ, а также в органах государственной безопасности и органах внутренних дел бывшего СССР (в том числе в периоды, когда эти органы 181 именовались по-другому), пребывание в партизанских отрядах в период Гражданской войны и Великой Отечественной войны; 4) периоды временной нетрудоспособности, начавшейся в период работы, и период пребывания на инвалидности I и II группы, полученной вследствие увечья, связанного с производством, или профессионального заболевания; 5) период пребывания в местах заключения сверх срока, назначенного при пересмотре дела; 6) периоды получения пособия по безработице, участия в оплачиваемых общественных работах, переезда по направлению службы занятости в другую местность и трудоустройства. Исчисление в этих случаях продолжительности периодов трудовой и иной общественно полезной деятельности до 1 января 2002 г., включаемых в общий трудовой стаж, производится в календарном порядке по их фактической продолжительности, за исключением периодов работы в течение полного навигационного периода на водном транспорте и периодов работы в течение полного сезона в организациях сезонных отраслей промышленности. В случае выбора лицом формулы расчета пенсии РП = СК х ЗР / ЗП х СЗП (п. 4 ст. 30) предусматривается применение трудового стажа, исчисляемого также в порядке, действовавшем до 1 января 2002 г. Но при этом учтены положения Постановления Конституционного Суда РФ от 29 января 2004 г. № 2-11, в соответствии с которым содержащийся в п. 4 ст. 30 расчетный размер трудовой пенсии определяется (в случае выбора застрахованного лица) по следующей формуле: РП = ЗР х СК. Тем самым исключается льготный (кратный) порядок исчисления общего трудового стажа и не позволяется учитывать в общем трудовом стаже некоторые периоды общественно полезной деятельности, включавшиеся в него ранее действовавшим законодательством. В соответствии с указанным Постановлением данная норма по своему конституционно-правовому смыслу в системе норм не может служить основанием для ухудшения условий реализации права на пенсионное обеспечение, поскольку не препятствует гражданину осуществить оценку приобретенных им до 1 января 2002 г. пенсионных прав, в том числе в части, касающейся исчисления трудового стажа и размера пенсии, по нормам ранее действовавшего законодательства. В этом случае (п. 4 ст. 30) под общим трудовым стажем понимается суммарная продолжительность трудовой и иной общественно полезной деятельности до 1 января 2002 г., в которую включаются: 182 1) периоды работы в качестве рабочего, служащего (в том числе работа по найму до установления Советской власти и за границей), члена колхоза или другой кооперативной организации, иная работа, на которой работник, не будучи рабочим или служащим, подлежал государственному социальному страхованию, работа (служба) в военизированной охране, в органах специальной связи или горноспасательной части независимо от ее характера, индивидуальная трудовая деятельность, в том числе в сельском хозяйстве; 2) периоды творческой деятельности членов творческих союзов СССР и союзных республик - писателей, художников, композиторов, кинематографистов, театральных деятелей и других, а также литераторов и художников, не являющихся членами соответствующих творческих союзов; 3) служба в Вооруженных Силах РФ и иных созданных в соответствии с законодательством РФ воинских формированиях, Объединенных Вооруженных Силах СНГ, Вооруженных Силах бывшего СССР, органах внутренних дел РФ, органах внешней разведки, органах федеральной службы безопасности, федеральных органах исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, бывших органах государственной безопасности РФ, а также в органах государственной безопасности и органах внутренних дел бывшего СССР (в том числе в периоды, когда эти органы именовались по-другому), пребывание в партизанских отрядах в период гражданской войны и Великой Отечественной войны; 4) периоды подготовки к профессиональной деятельности - обучение в училищах, школах и на курсах по подготовке кадров, повышению квалификации и по переквалификации, в образовательных учреждениях среднего профессионального и высшего профессионального образования (в средних специальных и высших учебных заведениях), пребывание в аспирантуре, докторантуре, клинической ординатуре; 5) периоды временной нетрудоспособности, начавшейся в период работы, и инвалидности I и II группы вследствие увечья, связанного с производством, или профессионального заболевания; 6) периоды ухода за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом, престарелым, если он нуждается в постоянном уходе по заключению лечебного учреждения; 7) периоды ухода неработающей матери за каждым ребенком в возрасте до трех лет и 70 дней до его рождения, но не более девяти лет в общей сложности; 183 8) периоды проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться по специальности в связи с отсутствием возможности трудоустройства; 9) периоды проживания за границей супругов работников советских учреждений и международных организаций, но не более 10 лет в общей сложности; 10) периоды пребывания в местах заключения сверх срока, назначенного при пересмотре дела; 11) периоды выплаты пособия по безработице, участия в оплачиваемых общественных работах и переезда по направлению службы занятости в другую местность и трудоустройства; 12) периоды содержания под стражей, пребывания в местах заключения и ссылке гражданам, необоснованно привлеченным к уголовной ответственности, необоснованно репрессированным и впоследствии реабилитированным; 13) гражданам, проживавшим в районах, временно оккупированных неприятелем в период Великой Отечественной войны, и достигшим ко дню оккупации или в ее период 16 лет, - время их пребывания в возрасте 16 лет и старше на оккупированной территории СССР или других государств, а также на территориях государств, находившихся в состоянии войны с СССР, за исключением случаев, когда они в указанный период совершили преступление; 14) гражданам, проживавшим в городе Ленинграде в период его блокады (с 8 сентября 1941 г. по 27 января 1944 г.), а также гражданам - узникам фашистских концлагерей - время соответственно проживания в блокадном городе Ленинграде и нахождения в концлагерях в период Великой Отечественной войны, за исключением случаев, когда они в указанный период совершили преступление. Исчисление продолжительности периодов трудовой и иной общественно полезной деятельности до 1 января 2002 г., включаемых в общий трудовой стаж в соответствии с п. 4 ст. 30., производится в календарном порядке по их фактической продолжительности, за исключением: 1) периодов работы в течение полного навигационного периода на водном транспорте и периодов работы в течение полного сезона в организациях сезонных отраслей промышленности, которые включаются в общин трудовой стаж за полный год работы независимо от фактической продолжительности этих периодов; 184 2) периодов работы в лепрозориях и противочумных учреждениях, которые включаются в общий трудовой стаж в двойном размере; 3) периодов службы в воинских частях, штабах и учреждениях, входящих в состав действующей армии, в партизанских отрядах и соединениях в период боевых действий, а также времени нахождения на излечении в лечебных учреждениях вследствие военной травмы, периодов поенной службы в зоне отчуждения, определяемой в соответствии с Законом РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской ЛЭС", которые включаются в общий трудовой стаж в тройном размере; 4) периодов работы в городе Ленинграде в период блокады (с 8 сентября 1941 г. по 27 января 1944 г.), которые включаются в общий трудовой стаж в тройном размере; 5) периодов работы во время Великой Отечественной войны (с 22 июня 1941 г. по 9 мая 1945 г.), за исключением работы в районах, временно оккупированных неприятелем, которые включаются в общий трудовой стаж в двойном размере; 6) периодов работы в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, которые включаются в общий трудовой стаж в полуторном размере; 7) периодов военной службы по призыву, которые включаются в общий трудовой стаж в двойном размере; 8) периодов содержания под стражей, пребывания в местах заключения и ссылке гражданам, необоснованно привлеченным к уголовной ответственности, необоснованно репрессированным и впоследствии реабилитированным, в том числе из числа репрессированных пародов, которые включаются в общий трудовой стаж в тройном размере; 9) периодов проживания в блокадном городе Ленинграде и нахождения в концлагерях в период Великой Отечественной войны, которые включаются в общий трудовой стаж в двойном размере; 10) периодов работы или службы (за исключением военной службы) в зоне отчуждения, определяемой в соответствии с Законом РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС", которые включаются в общий трудовой стаж в полуторном размере. Кроме того, в соответствии с п. 4 ст. 30 значение трудового стажа на соответствующих видах работ учитывается при определении расчетного размера трудовой пенсии. Лицам, проработавшим в летном и летно-испытательном составе (мужчины 185 от 20 до 25 лет и женщины от 15 до 20 лет) расчетный размер трудовой пенсии уменьшается на 2% за каждый год (в том числе неполный), недостающий до полного стажа на соответствующих видах работ, указанного в подп. 13 п. 1 ст. 27 и ст. 27.1 Закона о трудовых пенсиях. Значение трудового стажа учитывается при определении права на досрочное назначение трудовой пенсии по старости. Он учитывается при определении расчетного размера трудовой пенсии, определяемого в соответствии с п. 4 ст. 30, летчикам-испытателям I класса, из числа лиц, указанных в ст. 27.1 (а также по Списку соответствующих должностей утвержденному Правительством РФ), который повышается на 10%. Для этой категории лиц периоды военной службы в должностях летного состава и (или) периоды работы в должностях летного состава гражданской авиации засчитываются в стаж работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости, если у гражданина из числа работников летно-испытательного состава не менее 2/3 указанного стажа приходится на периоды работы (деятельности) в должностях, дающих право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости. Расчетный размер трудовой пепсин, определенный в соответствии с и.4 ст. 30, при наличии общего трудового стажа, равного 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин, а для лиц, имеющих стаж на соответствующих видах работ и страховой стаж, требуемые для досрочного назначения трудовой пенсии по старости (ст. 27 и 28 Закона о трудовых пенсиях), при наличии общего трудового стажа, равного по продолжительности страховому стажу, требуемому для досрочного назначения трудовой пенсии по старости, не может превышать сумму, равную 555 руб. 96 коп., а для лиц, имеющих стаж на соответствующих видах работ и страховой стаж, требуемые для досрочного назначения трудовой пенсии по старости, предусмотренной подп. 1,11 и 13 п. 1 ст. 27 Закона о трудовых пенсиях, - 648 руб. 62 коп. За каждый полный год, превышающий 25 лет для мужчин и 20 лет для женщин, а для лиц, имеющих стаж на соответствующих видах работ и страховой стаж, требуемые для досрочного назначения трудовой пенсии по старости, продолжительность страхового стажа, необходимого для досрочного назначения трудовой пенсии по старости, указанные суммы повышаются на 1%, но не более чем на 20%. Следует также учитывать, что продолжительность общего трудового стажа влияет на районный коэффициент. Для лиц, проживавших по состоянию на 1 января 2002 г. в районах, в которых установлены районные коэффициенты к заработной плате, суммы, в том числе повышенные с 186 учетом продолжительности общего трудового стажа, увеличиваются на соответствующий районный коэффициент. При этом, если установлены разные районные коэффициенты к заработной плате, учитывается коэффициент к заработной плате, установленный в данных районе или местности для рабочих и служащих непроизводственных отраслей. Лицам, имеющим 15 календарных лет работы в районах Крайнего Севера или 20 календарных лет работы в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, а также лицам, указанным в подп. 1 п. 1 ст. 27 Закона о трудовых пенсиях, если они не менее шести лет восьми месяцев или не менее пяти лет (соответственно мужчины и женщины) проработали в районах Крайнего Севера на работах, предусмотренных поди. 1 п. 1 ст. 27, а также лицам, указанным в подп. 2 п. 1 ст. 27 Закона о трудовых пенсиях, если они не менее восьми лет четырех месяцев или не менее шести лет восьми месяцев (соответственно мужчины и женщины) проработали в районах Крайнего Севера на работах, предусмотренных подп. 2 п. 1 ст. 27 указанного Закона, суммы, в том числе повышенные с учетом продолжительности общего трудового стажа, увеличиваются на соответствующий районный коэффициент. Указанное увеличение производится независимо от места жительства этих лиц за пределами районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей в порядке, который был установлен для назначения и перерасчета государственных пенсий и действовал до 1 января 2002 г. В общий трудовой стаж в целях валоризации величины расчетного пенсионного капитала включаются периоды трудовой и иной общественно полезной деятельности, которые были включены в указанный стаж при осуществлении оценки пенсионных прав в соответствии со ст. 30 Закона о трудовых пенсиях. Включение соответствующих периодов трудовой и иной общественно полезной деятельности в общий трудовой стаж производится в том же порядке, который был применен при определении расчетного размера трудовой пенсии. При этом продолжительность общего трудового стажа, учитываемого в целях валоризации величины расчетного пенсионного капитала, ограничению не подлежит. Вопросы для самоконтроля: 187 1. К информационно-справочным документам относятся 2. Перечислите типичные ошибки в языке и стиле документов и укажите пути их исправления? 3. Назовите критерии структурирования персонала организации? 4. Дайте определение следующим понятиям: стаж работника, специальный трудовой стаж, выслуга лет. Лекция 3.4. Регистрация, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу 1.Понятие и система регистрации документов. 2.Порядок регистрации организационной и распорядительной документации по персоналу. 3.Индексация документов. 4.Организация справочно-информационной работы. 5.Составление номенклатуры дел. 6.Порядок ведения и хранения документов по персоналу. 7.Систематизация документов и правила формирования дел. 8.Порядок учета и текущего хранения организационной и распорядительной документации по персоналу. 9.Контроль за исполнением документов. 1.Понятие и система регистрации документов. Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности. Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности. Основные функции документа связаны с процессом фиксации информации с последующей передачей её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской и других видов документации. К сожалению, до настоящего времени не выработано четкого и 188 однозначного термина «документ». Решение задачи поиска смыслового значения термина «документ» возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа. Рассмотрим толкование понятия «документ» разными дисциплинами. В документалистике дано самое широкое понятие документа – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом. В историковедении: Документ как носитель информации о прошлом или современности. В архивоведении употребляется термин «архивный документ» документ, хранящийся в архиве (ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы). Документоведение считает документом любую фиксированную информацию. В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц. Этот порядок распространяется как на традиционные бумажные документы, так и на создаваемые компьютерными средствами (электронные). Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. 189 Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансовохозяйственной деятельности, планы работы подведомственных организаций и др. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, как правило, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, кадровая документация - в кадровой службе, плановая документация - в плановом отделе, снабженческая - в отделе снабжения, бухгалтерская - в бухгалтерии. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству или в приказе руководителя. Документы регистрируются в регистрационных журналах или других регистрационных формах (например, карточках). На выбор формы регистрации оказывают влияние:  количество входящих, исходящих и внутренних документов;  наличие документов, требующих строгого учета;  принятая в организации система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);  возможность использования организацией компьютерных технологий обработки документов Журнальная форма регистрации используется, когда необходимо регистрировать документы строгого учета (например, конфиденциальные), документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, удостоверяющие что-либо, и т.п. Такая форма регистрации обеспечивает условия для лучшей защиты сведений о документах. В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять при небольшом объеме документооборота. Входящие, исходящие, внутренние документы, а также документы, имеющие гриф ограничения доступа, регистрируются в отдельных журналах. Карточная форма регистрации позволяет сделать процесс регистрации документов более быстрым и удобным, поэтому она широко применяется в самых различных организациях. Сведения о регистрируемом документе заносятся в регистрационноконтрольную карточку. 190 Форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются организацией самостоятельно. 2.Порядок регистрации организационной и распорядительной документации по персоналу. Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — для исходящих и внутренних. Так, при регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией самостоятельно в зависимости от централизации ведения делопроизводства, количества справочных картотек, исполнителей документа и т.д. Обычно требуется три экземпляра карточек: один помещается в контрольную картотеку, второй — в справочную, а третий передается исполнителю вместе с документом. В последнее время все большее распространение получают автоматизированные системы регистрации, которые позволяют заполнять регистрационные формы на компьютере и создавать при этом базу данных по документам организации. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий состав реквизитов регистрации: — автор (корреспондент); — название вида документа; — дата документа; — индекс документа (дата и индекс поступления документа) — для поступающих в организацию документов; — заголовок документа или его краткое содержание; — резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); — срок исполнения; — отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса но существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа); — номер дела. В случае необходимости состав реквизитов может быть дополнен следующими данными: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. 191 Предположим, руководитель организации дает поручение секретарю поставить на контроль исполнение отдельных документов. Получив соответствующие указания, секретарь проставляет красным маркером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "Заголовок". Затем в регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения и ответственном исполнителе. Эти данные берутся из резолюции руководителя на документе. В некоторых организациях на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь делает необходимое количество копий и передает их всем исполнителям (оригинал — ответственному исполнителю). Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. В течение этого периода секретарю надлежит отметить промежуточные сроки проверки исполнения документа. В результате предварительных проверок секретарь получает информацию о ходе исполнения документа. В случае существенной задержки исполнения необходимо доложить об этом руководителю организации для принятия экстренных мер. Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя. Для регистрации и контроля исполнения документов могут использоваться средства оргтехники 3. Индексация документов. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой или тире. В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и 192 порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2.., 01-12.., 02-1, 02-2.., 02-35 и т.д. Классификационная схема министерств, ведомств, других организаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и подразделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управления министерства, ведомства и т.д.) оформляется на общем бланке, в качестве заголовка указывается делопроизводственный год. В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия — 01.1, отдел правительственной переписки — 01.2, бюро жалоб — 01.3 и т.д. Индексы дел внутри подразделений — 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д. При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист. 4.Организация справочно-информационной работы. Справочно-информационные документы представлены такими видами документов как: служебные письма, справки, обзоры, докладные и объяснительные записки и др. Особенностью документов справочно-информационного характера является процесс их движения – не сверху вниз, а наоборот, снизу вверх по иерархии управления: от работника к руководителю подразделения, от заместителя руководителя к руководителю и т.д. Деятельность любой организации сопряжена с подготовкой и обработкой большого количества служебных документов. Правильное документирование должно точно фиксировать все процессы в организации. Документы должны передвигаться в организации с максимальной скоростью и минимальными затратами труда и времени персонала. Рационально организованная работа с документами начинается с четкого определения их видов и разновидностей, в которых отражаются управленческие функции. Служебный документ – документ, создаваемый или используемый в деятельности организации и носящий официальный характер. 193 Имеются несколько видов документов справочно-информационного характера, присущих управленческой деятельности, так как именно эти документы выполняют служебную функцию по отношению к организационным и распорядительным документам. Эти документы не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительная документация, не содержат каких-либо поручений, но только сообщают сведения, побуждающие к принятию управленческих решений. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, содержат факты, послужившие основанием для их написания, конкретную информацию, подписываются исполнителем. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Сводка – документ справочного характера, в котором сконцентрирована информация из различных источников по заранее установленным показателям, связанным одной темой. Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка. Докладная записка – документ, который составляется при необходимости отразить мнение должностного лица или организации но конкретному вопросу (событию) на определенную дату с выводами и предложениями, а также при обобщении различных сведений о результатах командировок, обследований и т.п. Как правило, докладные записки представляются должностному лицу для принятия определенного решения. Так, докладная записка начальника структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки служит основанием для издания приказа о командировании сотрудника. В Трудовом кодексе РФ в ч. 2 и 3 ст. 72.2 перечислены докладные записки, которые фиксируют определенные события или предупреждают о наступлении таких событий, например, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью. В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. 194 № 558) (далее – Перечень архивных управленческих документов) указано несколько разновидностей докладных записок, например: – ст. 774 О нарушении правил внутреннего распорядка; – ст. 587 О трудовой дисциплине; – ст. 636 О сокращении рабочего дня; – ст. 573 Об организации труда; – ст. 585 Об учете рабочего времени; – ст. 610 Об условиях труда. Докладные записки бывают двух видов: внешние и внутренние. Внешняя докладная записка оформляется для предоставления в вышестоящую организацию, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние – на чистом листе бумаги, можно рукописно, но с применением основных реквизитов, характерных для общего бланка. Внутренняя докладная записка создается для повышения эффективности деятельности организации. Основные реквизиты докладной записки: наименование организации (наименование структурного подразделения – для внутренней докладной записки); – наименование вида документа; – дата и номер документа; – место составления (обязательно для внешней докладной записки); – заголовок к тексту; – текст; – подпись; – адресат; – резолюция. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) проставляется прописными буквами ниже наименования структурного подразделения. Датой документа является дата подписания докладной записки. Дата проставляется цифровым (19.09.2014) или словесно-цифровым способом (19 сентября 2014 г.). Для регистрации докладных, служебных и объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например журналы регистрации докладных, служебных и объяснительных записок. 195 Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Отличительной особенностью такой регистрации является запись сведений о документах в хронологической последовательности. Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией. К служебным запискам в некоторой степени можно отнести такой вид служебной переписки как записки и сообщения по электронной почте.Конечно, электронная почта широко используется и во внешней коммуникации, однако служебные записки в электронной форме чаще применяются для внутрифирменной коммуникации. Большинство организаций старается поддерживать свой собственный стиль и формат таких документов, так как не все организации используют одинаковое программное обеспечение. Однако существуют некоторые общие правила внутрифирменной электронной коммуникации. Электронная служебная записка должна содержать: – краткий заголовок поднимаемого в записке вопроса, что позволяет адресату сразу понять смысл документа. В современном обществе любой человек просматривает большое количество сообщений электронной почты. Наличие заголовков позволяет ему замечать наиболее важные из них; – электронные записки должны быть краткими; в них можно опускать официальные обращения-приветствия (например, "Уважаемый..."), обязательные для деловых писем; – некоторым авторам нравится подписывать свои записки или ставить инициалы, чтобы подчеркнуть свое авторство. Это полезный способ обретения уверенности в том, что автор отправил окончательный вариант документа, а не более ранний черновик. Программные пакеты электронной почты позволяют добавлять адресные детали в качестве своего рода электронной подписи; – если содержание записки считается конфиденциальным, необходимо сделать об этом отметку в заголовке записки или сообщения по электронной почте. Для обеспечения конфиденциальности получаемой электронной почты необходима система входных номеров и паролей (login) для ограничения доступа к личному почтовому ящику. 196 В случае если автор электронной служебной записки предполагает получить ответ от своего корреспондента, необходимо в электронном сообщении установить конкретный срок, достаточный для подготовки ответа, объяснив причину. Пример: "В целях успешной подготовки рабочего совещания, пожалуйста, подтвердите свое участие до четверга 24 июля". Следует избегать неопределенных значений типа "...в нужное время...". Получатели будут интерпретировать это, как подтверждение низкого приоритета сообщения и не будут отвечать на него. Заголовок с отметкой "СРОЧНО" остается эффективным до того момента, пока не начинает использоваться слишком часто. Особенностью электронных служебных записок является то, что ответы на многие записки и сообщения по электронной почте не будут приходить с первого раза. Электронная почта обладает преимуществом возможности автоматического подтверждения получателем факта прочтения сообщения, однако, возможно, автору придется посылать напоминания тем, кто не дает ответа. Обзор – краткое сообщение, содержащее информацию для сторонних или подведомственных организаций о работе в той или иной области или о деятельности организации за определенный период времени. Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какоголибо задания (плана, поручений руководства, должностных обязанностей и т.п.), а также о проведении конкретных мероприятий. Основные принципы составления письменных отчетов едины. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, "объем продаж за последний месяц"). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому работники, оформляющие их, часто используют отчет в форме служебной записки. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят от его цели. Отчет редко предназначен только для записи информации, обычно он должен информировать или объяснять, рекомендовать, мотивировать, убеждать, усиливать предшествующее обсуждение или сообщение, инструктировать. Отчет может иметь несколько целей, которые являются желаемыми результатами; все они должны быть ясны и иметь приоритеты. Они помогают точнее выбрать объем, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета. 5.Составление номенклатуры дел. 197 Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (конкретная, индивидуальная). Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нес из других организаций. При этом изучаются положения (устав) организации и ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные инструкции сотрудников, различные классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации, а также документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру включаются и незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам. В процессе работы организации в течение года могут возникать новые документируемые участки и, соответственно, новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел. Документы с грифом, справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них составляется самостоятельная номенклатура дел. В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочноинформационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Они могут конкретизировать типовой и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. 198 организаций с однотипным характером деятельности и составом документации. Указанные номенклатуры дел имеют большое значение для оптимизации и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ. Например, при поступлении в один государственный архив документов от вышестоящих и подчиненных организаций, дублирование может быть выявлено уже при составлении их номенклатур дел. В этом случае в примерной (или типовой) номенклатуре делается отметка, от какой конкретно организации будет приниматься на хранение данная категория документов. Особенно целесообразно составление примерных (типовых) номенклатур дел для групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая — выборочного приема документов в состав государственной части Архивного фонда РФ. Например, подобный ряд номенклатур может быть составлен для областных и районных (муниципальных) организаций: школ, финансовых органов, органов статистики и др. Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в рамках административнотерриториальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научноисследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т.д. (далее — организаций). Такие номенклатуры, в отличие от типовых, носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые они распространяются. Примерные и типовые номенклатуры дел в порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями Федеральным архивным агентством на договорных началах. Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с центральной экспертной комиссией конкретной организации, рассмотрены и согласованы в экспертно-проверочной комиссии 199 соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. Федеральные и республиканские организации могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций своей системы, областные соответственно — для организаций районного звена и ниже. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в 10 лет. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел каждая организация должна составлять собственную номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами. Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации. К разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов. Все экземпляры кроме первого могут не выводиться па бумагу по согласованию с соответствующими органами архивной службы. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же, как и все контрольные и справочные картотеки. Порядок составления и утверждения номенклатур дел организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного органа заменяется согласованием с центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией вышестоящей организации. Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность), 200 например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. При наличии в организации классификатора структурных подразделений он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т.д. Номенклатура дел организации на следующий делопроизводственный год составляется в III—IV кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями. При наличии в организации экспертных комиссий в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений. Номенклатура дел организации согласовывается экспертные (центральные экспертные) комиссии организации и направляется руководителем службы ДОУ на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа. Только после согласования с экспертно-проверочной комиссией номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ). Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие. В случае, если организации имеют сезонный характер деятельности (экспедиции, театры, учебные заведения и др.), делопроизводственный год в которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности, номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона. Корректировку номенклатуры дел рекомендуется проводить следующим образом: в конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива совместно с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях анализируют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту 201 отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенклатуры дел определяется необходимость ее корректировки. Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров. При этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. 6.Порядок ведения и хранения документов по персоналу. В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени следующие документы: подтверждающие изменения анкетнобиографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) и другие, содержащие оценку деловых, личных и моральных качеств работника. Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чипов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора. Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения им службы или работы фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий. Часть изменений может быть зафиксирована выписками из протоколов решений профсоюзных и других собраний и заседаний. 202 Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной информации такого рода (например, избран председателем профкома и т.п.). Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров, дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись содержит следующие графы табличной части: помер записи, индекс документа, дата документа, заголовок документа, номера листов дела, примечание. При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата. В личное дело не включаются документы временного срока хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и подобные документы, а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена их в деле не допускаются. Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале имеются графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "личные дела сотрудников". Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению в личные дела не подшиваются. Они формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, па которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Хранение личных дел Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации. Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам. 203 Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (панке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой. При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером. В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих падежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия последних, запирает и опечатывает шкафы с личными делами. 204 Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организации или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений. Хранение документов должно осуществляться таким образом, чтобы любая справка или служебная записка могли быть подготовлены в кратчайшие сроки. 7. Систематизация документов и правила формирования дел. Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации храпения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел, которая: - представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; - является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями; закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел; - служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в качестве учетного документа для дел временного (до 10 лет включительно) храпения, а также как основа 205 при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; - необходима для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей. В графе 2 номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел: - организационно-распорядительная документация; - плановая документация; - отчетная документация; - документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности; - документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности; - документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами. Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организациифондообразователя. Так, например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д. Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации. Графа 3 номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей. В графе 4 номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями. Графа 5 номенклатуры дел "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и 206 т.п. Использование этой графы повышает качество и эффективность номенклатуры дел. 8. Порядок учета и текущего хранения организационной и распорядительной документации по персоналу. В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Порядок учета следующий: - формирование учетных массивов информации; - обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов); - составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам. Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке № Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам. В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Унифицированная форма карточки № Т-2 Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих — № Т-2ГС. Карточка является машинно-ориентированной, и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки — АЗ (А;). 207 Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка № Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична. Карточка состоит из четырех страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется. Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный помер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы и росписью гражданина. Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают следующие зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; отметка об увольнении. В табличной части блока "Прием на работу, назначения, перемещения" (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации. Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготавливается бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию. Дополнения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются с помощью принтера в бумажный страховой экземпляр карточки. 208 Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри — в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке. Подобный способ систематизации карточек даже при большом количестве работников позволяет быстро найти нужную. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке. При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников. 9. Контроль за исполнением документов. Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля их исполнения. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации. Общие принципы организации контроля движения и использования документов установлены Национальным стандартом РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007). Основными задачами контроля исполнения документов являются: • отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении документов и распоряжений руководства; • обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения; • выработка предложений по совершенствованию организации работы с документами и повышению исполнительской дисциплины. Контроль исполнения документов призван обеспечивать своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получать аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей. Регламентация контроля исполнения документов в организации закрепляется в инструкции по документационному обеспечению 209 управления. В ней определяются субъект контроля исполнения документов в организации; виды документов, которые ставятся на контроль; этапы контроля и сроки исполнения документов; формы отражения данных о контроле в регистрационно-контрольных формах; порядок обобщения и анализа данных о результатах контроля исполнения документов, а также информирования руководства организации о результатах контроля. На контроль ставятся документы, которые содержат поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами и не могут быть изменены. Перечень типовых сроков исполнения документов прилагается к инструкции по делопроизводству организации. Индивидуальный срок исполнения документов содержится в тексте документа или резолюции руководителя, изменить его может только установивший его руководитель. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: • внутренних – с даты подписания (утверждения) документа; • поступивших из других организаций – с даты их поступления; • обращений граждан – с даты регистрации обращения. Технология организации контроля исполнения документов. 1. Постановка документов на контроль. 2. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей. 3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения. 4. Снятие документа с контроля. 5. Направление исполненного документа в дело. 6. Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов. 7. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов. Контроль исполнения документов может осуществляться посредством электронного журнала (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольносправочную картотеку. Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор документа, наименование вида, дата и регистрационный 210 номер (дата поступления и регистрационный номер поступления) документа, заголовок к тексту, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ). В службе ДОУ организации формируется общая контрольносправочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. Исполненные документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, ставится подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), и дата. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Для обобщения данных о контроле исполнения документов используются различные формы сводок (справок, отчетов), в которых указываются общее количество документов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок документов, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов. После подписи руководителем службы ДОУ данные о контроле исполнения документов представляются руководству организации. Вопросы для самоконтроля: 1.Дайте определение следующим понятиям: документ, копия документа, дубликат документа, выписка из документа, отпуск. 2.Назовите виды номенклатуры дел? 3. Что является основными задачами контроля исполнения документа? 4. В чем исчисляются сроки исполнения документов? 5. Назовите последовательность составных частей индекса документа? 211 Тема 4. Ведение документации по учету и движению кадров Лекция 4.1. Правовые основы ведения документации по учету и движению кадров 1. Трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, содержащие нормы трудового права. 2. Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу. 3. Законодательство Российской Федерации о персональных данных. 4. Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу. 5. Нормы этики и делового общения. 1. Трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, содержащие нормы трудового права. Трудовое право вид социальных правил, система общеобязательных, установленных либо санкционированных и обеспеченных государством норм, регулирующих общественные отношения и нормы, разработанные и принятые работодателем в пределах полномочий, предоставленных ему законодателем. В соответствии со ст. 8 ТК РФ «работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовыми нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Иными словами, это документы, разрабатываемые на федеральном, региональном уровне, а также в самой организации. Практически все документы, содержащие нормы трудового права, и предусмотрены Трудовым кодексом РФ, а порядок их оформления закреплен федеральным законодательством. Объем документации, с которым на практике приходится иметь дело каждому кадровику, весьма значителен: 1. Документы обязательного характера (предусмотренные ТК РФ). 1.1. Документы, обязательные для всех организаций: · Штатное расписание (форма Т-3, Т-3а); · Положение об оплате труда; · Правила внутреннего трудового распорядка; · График отпусков (форма Т-7); 212 · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных: - Положение о защите персональных данных работников; - Обязательство о неразглашении персональных данных работников. 1.2. Документы, создаваемые с учетом специфики организации: · Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании; · График сменности; · Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем; · Положение о нормировании труда; · Положение о нормах выработки. 2. Документы рекомендуемые, т.е. не предусмотренные ТКРФ. 2.1Документы, необходимые для управления персоналом: · Положение о персонале; · Положение о подборе и отборе персонала; · Положение об адаптации персонала; · Положение об управлении карьерой; · Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров; · Положение о комиссии по трудовым спорам; · Положение об аттестации (оценке) персонала; · График проведения аттестации; · Представление на аттестацию; · Аттестационный лист; · Положение о структурном подразделении; · Должностная инструкция; · План работы кадровой службы; · План (прогноз) потребности в кадрах; · Программа развития персонала. 2.2. Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства: · Инструкция по ведению кадрового делопроизводства; · Табель форм документов по работе с персоналом; · Альбом форм документов по работе с персоналом; · График документооборота кадровой службы; · Регистрационная книга: Книга регистрации трудовых договоров; · Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка; · Книга регистрации приказов; 213 · Книга регистрации протоколов; · Книга регистрации актов; · Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; · Книга регистрации личных дел; · Книга регистрации карточки Т-2; · Журналы учета. 3. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений: - Документы - основания к приказам по личному составу: ..Трудовой договор. .. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. ..Договор о полной коллективной материальной ответственности. .. Письмо о переводе. .. Заявление. .. Докладная записка. .. Объяснительная записка. .. Протокол. .. Представление: ¨ Представление о переводе; ¨ Представление о поощрении; ¨ Представление об увольнении. .. Акты. 2.Приказы по личному составу. 2.1. Унифицированные формы: · Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1); · Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а); · Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. Т-5); · Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. Т5а); · Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т6); · Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. Т-6а); · Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8); · Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а); · Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т9); 214 · Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку(ф.Т9а); · Командировочное удостоверение работника (форма Т-10); ·Служебное задание для командировки, отчет о его выполнении; · Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11); · Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а). 2.2. Приказы, имеющие произвольную форму: · О вынесении взысканий; · об изменении анкетно-биографических данных; · об установлении профессии; · о присвоении разряда; · о совмещении профессий (должностей); · об установлении надбавки; · о замещении временно отсутствующего работника; · о дежурстве; · о привлечении к сверхурочным работам; · об изменении режима работы. 2.3. Первичные учетные документы. -Личная карточка работника (форма Т-2). . -Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС). -Учетная карточка научного, научно-педагогического работника форма(Т4). -Табель учета рабочего времени и расчета платы форма(Т-12). -Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13). -Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49). -Расчетная ведомость (форма Т-51). -Платежная ведомость (форма Т-53). -Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а). -Лицевой счет (форма Т-54). -Лицевой счет (СВТ) (форма Т-54а). -Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-60). -Записка — расчет при прекращении действия трудового договора работником (форма Т-61). -Акт о приеме работ (форма Т-73). 2.4. Личные документы. -Трудовая книжка. -Документы личного дела: · Личный листок по учету кадров; · Анкета поступающего на работу; · Дополнение к личному листку по учету 215 кадров; · Копии документов об образовании; · Автобиография; -Характеристика. -Рекомендательное письмо. И другие. 2.5. Информационно-справочные документы: -Извещение: Извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска (схема). -Уведомление: Уведомление об увольнении (схема);Уведомление о сокращении штата (схема); Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе (схема);Уведомление о праве отказаться от работы в ночное время(схема); Уведомление о получении трудовой книжки (схема). - Справка с места работы. Все эти документы, так или иначе, постоянно используются в кадровой работе. Часть из них составляется в соответствии с законодательно утвержденными стандартами, часть - разрабатывается работодателем по своему усмотрению. Каждая организация обязана утвердить штатное расписание, положение о персональных данных работника, правила внутреннего трудового распорядка, инструкции и правила по охране труда. Теперь каждая организация может самостоятельно разработать наиболее удобный и соответствующий специфике ее деятельности бланк первичного учетного документа, дополнив его требуемыми реквизитами или убрав ненужные пункты. Но это отнюдь не означает, что унифицированные формы в кадровом делопроизводстве-2016 не будут применяться: многие документы, которые мы привыкли использовать для учета кадров, останутся в силе. Работодатель может внести необходимые изменения в форму или продолжать использовать ее в стандартном виде, без каких-либо поправок. Какие унифицированные формы востребованы в кадровом делопроизводстве в 2016 году? Прежде всего — формы № Т-1 и Т-1а (приказ о приема работника(ов) на работу), форма № Т-2 (личная карточка работника), форма № Т-3 (штатное расписание), формы № Т-5 и Т-5а (приказ о переводе работника(работников) на другую работу). При оформлении отпусков удобно применять формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о предоставлении отпуска), а при оформлении командировки — форму № Т-9 (приказ о направлении работника в командировку), 216 которую с учетом новых требований целесообразно дополнить реквизитом «цель командировки». Одним из основных в Трудовом законодательстве является "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.10.2015) Трудовой кодекс, законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, распространяются на всех работников, заключивших трудовой договор с работодателем. Особенности правового регулирования труда отдельных категорий работников (руководителей организаций, лиц, работающих по совместительству, женщин, лиц с семейными обязанностями, молодежи, государственных служащих и других) устанавливаются Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Трудовой кодекс, законы и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, обязательны для применения на всей территории Российской Федерации для всех работодателей (юридических или физических лиц) независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. На территории Российской Федерации правила, установленные Трудовым кодексом, законами, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, распространяются на трудовые отношения иностранных граждан, лиц без гражданства, организаций, созданных или учрежденных ими либо с их участием, работников международных организаций и иностранных юридических лиц, если иное не предусмотрено федеральным законом или международным договором Российской Федерации. Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, действуют в пределах территории соответствующего субъекта Российской Федерации. Акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права, действуют в пределах территории соответствующего муниципального образования. 2. Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу. Архивное законодательство создано для регулирования отношений в одной из важных общественных сфер – сфере архивного дела. Главная задача архивного законодательства – создать законодательную базу, которая позволила бы, решая проблему правового 217 регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния. На современном этапе в силу объективных причин, архивное законодательство – это не самостоятельная отрасль правовой системы России. В настоящее время под архивным законодательством следует понимать систему законов (Конституция РФ, федеральные конституционные законы, федеральные законы) и подзаконных актов (указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, акты федеральных органов исполнительной власти), регулирующих различные аспекты архивного дела. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор правовых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного дела внесены в законодательство в области информации и информатизации. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. является единственным основным правовым актом, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и архивных документов государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий. Впервые в законе даны определения понятий «документ Архивного фонда Российской Федерации», «документ по личному составу», «владелец архивных документов», «пользователь архивных документов» и др. Согласно ФЗ государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения: кратковременные сроки хранения (менее 10 лет); долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение). В соответствии с ч. 3 статьи 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. 218 Однако применение данной нормы является крайне сложным и неоднозначным в связи с тем, что в настоящее время в законодательстве отсутствует четкое определение понятия «личная и семейная тайна». Вместе с тем, пока еще юридически не закреплены четкие механизмы комплектования АФ РФ, не разработаны однозначные критерии доступа к архивной информации разного характера, прежде всего – содержащей персональные данные, не имеют правовой основы электронные архивы. Таким образом, нельзя с уверенностью утверждать, что архивное законодательство современного периода отражает все аспекты архивного дела Нормативными правовыми актами Российской Федерации в части ведения документации по персоналу являются: 1.По трудовым книжкам и кадровому делопроизводству: --Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от16 апреля 2003 г. N 225 с последними изменениями 25 марта 2013 г. --Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 --ГОСТ Р 6.30-2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. 2 .Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: --Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1(информация Минфина России N ПЗ-10/2012). --Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 3. О персональных данных и коммерческой тайне работодателя: --Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015. --Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014) "О коммерческой тайне" 4.Об отпусках и других видах времени отдыха --Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30 апреля 1930 года 219 --О переносе выходных дней в 2015 году Постановление Правительства РФ от 27 августа 2014 г. N 860 --Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884 --Постановление Правительства РФ о переносе выходных дней в 2011 году от 5 августа 2010 г. N 600 --Постановление Правительства РФ о переносе выходных дней в 2012 году от 20 июля 2011 г. N 581 --Постановление Правительства РФ о переносе выходных дней в 2015 году от 27 августа 2014 г. N 860 5.О рабочем времени: --Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденные постановлением от 30 мая 1985 года Госкомтруда СССР N 162 и Секретариата ВЦСПС N 12-55 --Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденный Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 13 августа 2009 г. N 588н --Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого графика работы для женщин, имеющих детей), утвержденное постановлением от 6 июня 1984 г. N 170/10-101 Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС 6.О командировках --Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ N 749 от 13.10.2008. --Порядок учёта работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Приложение N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н 7.Об оплате труда, средней заработной плате --О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554 --Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 220 --Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14-9 от 6 августа 1990 года 8.О материальной ответственности: --Перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда от 31 декабря 2002 г. N 85 9.Об архивной работе --Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125ФЗ от 22 октября 2004 года --Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 10.О воинском учёте в организации --Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719 Инструкция Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях 11.О работниках, занятых на тяжёлых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющих особый характер работы. --Инструкция о порядке применения списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утв. Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Президиума Всесоюзного Центрального Совета Профессиональных Союзов от 21 ноября 1975 г. N 273/П-20 --Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха работников связи, имеющих особый характер работы. Приказ Минсвязи РФ от 8 сентября 2003 г. N 112 --Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда женщин( Постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. N 162) и запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет. (Постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. N 163) 221 12.О вахтовой работе: --Основные положения о вахтовом методе организации работ. Утв. постановлением от 31 декабря 1987 г. N 794/33-82 Минздрава СССР и Секретариатом ВЦСПС 13.О работе женщин, лиц с семейными обязанностями --Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными или опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда женщин. Постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. N 162 --Порядок и условия назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 23 декабря 2009 г. N 1012н --Положение об исчислении среднего заработка (дохода, денежного довольствия) при назначении пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком отдельным категориям граждан, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2009 г. N 1100 --О государственных пособиях гражданам, имеющим детей. ФЗ РФ от 19 мая 1995 года N 81-ФЗ --О дополнительных мерах по социальной защите беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, уволенных в связи с ликвидацией организации. Указ Президента РФ от 5 ноября 1992 года N 1335 --Положение о порядке и условиях применения скользящего (гибкого) графика работы для женщин, имеющих детей, утвержденное Постановлением от 6 июня 1984 г. N 170/10-101 Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС --Положение о порядке и условиях применения труда женщин, имеющих детей и работающих неполное рабочее время, утвержденное Постановлением от 29 апреля 1980 г. N 111/8-51 Госкомтруда СССР и Секретариатом ВЦСПС --Порядок предоставления отпуска работникам, усыновившим ребенка. Постановление Правительства РФ от 11 октября 2001 г. N 719 14.О несовершеннолетних работниках: Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет. Постановление Правительства РФ от 25 февраля 2000 г. N 163 15.О работе руководителей: 222 --О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий. Постановление Правительства РФ от 16 марта 2000 г. N 234 (в ред. Постановления Правительства РФ от 20.06.2011 N 499). 16.О работниках районов Крайнего севера и приравненных местностей --О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Закон РФ от 19 февраля 1993 г. N 4520-I(в ред. Закона РФ от от 22.08.2004 N 122-ФЗ). --Разъяснение О порядке установления и исчисления трудового стажа для получения процентных надбавок к заработной плате лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, в южных районах Дальнего Востока, Красноярского края, Иркутской и Читинской областей, Республики Бурятия, в Республике Хакасия, утв. Постановлением Минтруда РФ от 16 мая 1994 г. N 37 17.О медицинских работниках: --О продолжительности рабочего времени медицинских работников в зависимости от занимаемой должности и (или) специальности. Постановление Правительства РФ от 14 февраля 2003 г. N 101 --О продолжительности работы по совместительству в организациях здравоохранения медицинских работников, проживающих и работающих в сельской местности и в поселках городского типа. Постановление Правительства РФ от 12 ноября 2002 г. N 813 --Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сёстрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях. Постановление Правительства от 30 декабря 1998 N 1588 18.О педагогических работниках: --Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и других работников образовательных учреждений. Приказ Министерства образования и науки РФ от 27 марта 2006 г. N 69 --О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам. Постановление Правительства РФ от 1 октября 2002 г. N 724 и прочие. --Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Раздел "Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования". Приложение к 223 Приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 января 2011 г. N1н --О вознаграждении педагогических работников федеральных государственных образовательных учреждений за выполнение функций классного руководителя. Постановление Правительства РФ от 7 сентября 2006 г. № 548. И постановление Правительства РФ от 30 декабря 2005 N 850 19.О работниках транспорта: --Перечень работ, профессий, должностей, непосредственно связанных с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств, утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2008 г. № 16 --О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств. Письмо Минздрава РФ от 21 августа 2003 г. N 2510/9468-03-33 Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей трамвая и троллейбуса (утв. приказом Минтранса РФ от 18 октября 2005 г. N 127) и др, по ведомствам. 20.О работниках – иностранцах: --Перечень профессий (специальностей, должностей) иностранных граждан - квалифицированных специалистов, трудоустраивающихся по имеющейся у них профессии (специальности), на которых квоты не распространяются, на 2010 год. Приложение к Приказу Минздравсоцразвития России от 22 декабря 2009 г. N 1010н --Об установлении на 2010 год допустимой доли иностранных работников, используемых хозяйствующими субъектами, осуществляющими деятельность в сфере розничной торговли и в области спорта на территории Российской Федерации. Постановление Правительства РФ от 16 декабря 2009 г. N 1031 --Об утверждении на 2015 год квоты на выдачу иностранным гражданам разрешений на работу.Приказ МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 31 декабря 2014 года N 1208н. --Об организации медицинского освидетельствования иностранных граждан и лиц без гражданства. Постановление от 14 декабря 2007 г. N 86 Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Главного государственного санитарного врача РФ --Вопросы Федеральной службы по труду и занятости. Постановление Правительства РФ от 6 апреля 2004 г. № 156 (с изменениями от 27 мая 224 2004 г., 28 сентября 2005 г., 22 сентября, 20 октября 2006 г., 2 апреля, 5 сентября, 2 ноября 2007 г.) 21.Профсоюзные организации в трудовых отношениях: --О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности. Федеральный закон РФ от 12 января 1996 года N 10-ФЗ 22.Охрана труда: О специальной оценке условий труда. 3. Законодательство Российской Федерации о персональных данных. Основные нормативные правовые акты в области персональных данных: -Конституция Российской Федерации; -Конвенция Совета Европы о защите физических лиц при автоматизирован ной обработке персональных данных от 28.01.1981 EST№ 108; -Федеральный закон от 19.12.2005 № 160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных»; -Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011); -Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) "О персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015) -Федеральный закон от 25.07.2011 № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О персональных данных»; -Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (ред. от 23.09.2005); -Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»; -Постановление Правительства РФ от 06.07.2008 №512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»; -Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; -Приказ ФСТЭК РФ №151, ФСБ РФ №786, Мининформсвязи РФ №461 от 31 декабря 2013 г. «О признании утратившим силу приказа Федеральной 225 службы по техническому и экспортному контролю, Федеральной службы безопасности Российской Федерации и Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 13 февраля 2008 г. № 55/86/20 «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных»; -Приказ Минкомсвязи РФ от 14.11.2011 № 312 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства Российской Федерации в области персональных данных»; -Приказ Минкомсвязи России от 21.12.2011 № 346 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по предоставлению государственной услуги «Ведение реестра операторов, осуществляющих обработку персональных данных»; -Методика определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (утв. ФСТЭК РФ 14.02.2008); -Письмо Минкомсвязи РФ от 13.05.2009 № ДС-П11-2502 «Об осуществлении трансграничной передачи персональных данных»; -Постановление Правительства РФ от 21.03.2012 № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами»; -Приказ Роскомнадзора от 5 сентября 2013 № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных». -Методические рекомендации по применению приказа Роскомнадзора от 5 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных. Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее государственные органы), органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными 226 органами (далее - муниципальные органы), юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при: 1) обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных; 2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации; 3) обработке подлежащих включению в единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей сведений о физических лицах, если такая обработка осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в связи с деятельностью физического лица в качестве индивидуального предпринимателя; 4) обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну. 4. Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу. Локальный нормативный акт (ЛНА) - это внутренний документ организации-работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий правила поведения (права и обязанности) самой организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством. Частоту и периодичность изменения локальных нормативных актов определяет работодатель. Нормы ЛНА организации не могут противоречить закону, коллективному или трудовому договору. ЛНА принимается руководителем организации в письменной форме в виде положения, порядка, инструкции и т.п. При наличии в организации профсоюза некоторые ЛНА могут приниматься руководителем организации только с учетом мнения профсоюза . К таким ЛНА относятся, 227 например, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков и положение об оплате труда . С любым ЛНА, непосредственно связанным с трудовой деятельностью работника, его надо ознакомить под роспись. Так любого работника надо ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и должностной инструкцией для должности, на которую он принимается. При приеме на работу это надо сделать до подписания трудового договора. Но, например, если должность работника не предполагает командировок, знакомить его с положением о служебных командировках не надо. Также не требуется знакомить работника и со штатным расписанием, кроме случаев когда эта обязанность работодателя предусмотрена коллективным договором или другим ЛНА. ЛНА вступает в силу либо со дня его принятия, либо с более поздней даты, указанной в самом ЛНА. ЛНА прекращает действовать при наступлении любого из следующих событий :- истечения срока действия ЛНА, указанного в самом ЛНА;- отмены ЛНА работодателем (в том числе по предписанию госоргана) или судом;- вступления в силу закона или коллективного договора, нормам которого противоречат нормы ЛНА. В этом случае прекращают действовать только те нормы ЛНА, которые противоречат вступившему в силу закону или коллективному договору. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении, выплате премий, материальной помощи и т.п., то есть документы, рассчитанные на однократное применение или касающиеся только одного работника, - это индивидуальные правовые акты (ИПА), которые ЛНА не являются. Вместе с тем некоторые ИПА руководитель организации тоже может принять только с учетом мнения профсоюза (при его наличии). Например, приказ об увольнении работника, являющегося членом профсоюза, в связи с сокращением численности или штата. Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. Например: К таким документам относятся: акты, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу):  документы, обязательного характера (предусмотренные ТК РФ).  документы, обязательные для всех организаций:(Штатное расписание (форма Т-3, Т-3а); Положение об оплате труда;Правила 228 внутреннего трудового распорядка;График отпусков (форма Т7),Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:  (Положение о защите персональных данных работников; Обязательство о неразглашении персональных данных работников)).  документы, создаваемые с учетом специфики организации:(Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании; График сменности; Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем; Положение о нормировании труда; Положение о нормах выработки).  документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ).  документы, необходимые для управления персоналом (Положение о персонале; Положение о подборе и отборе персонала; Положение об адаптации персонала; Положение об управлении карьерой; Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров; · Положение о комиссии по трудовым спорам; Положение об аттестации (оценке) персонала; График проведения аттестации; Представление на аттестацию; Аттестационный лист; Положение о структурном подразделении;  должностная инструкция; План работы кадровой службы; План (прогноз) потребности в кадрах; Программа развития персонала).  документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства:  (Инструкция по ведению кадрового делопроизводства; Табель форм документов по работе с персоналом; Альбом форм документов по работе с персоналом; График документооборота кадровой службы;  Регистрационная книга: Книга регистрации трудовых договоров; Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка; Книга регистрации приказов;  Книга регистрации протоколов; Книга регистрации актов; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; Книга регистрации личных дел; Книга регистрации карточки Т-2;Журналы учета).  Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений:( Документы - основания к приказам по личному составу, Трудовой договор, Договор о полной индивидуальной материальной ответственности, Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, Письмо о переводе. Заявление. Докладная 229 записка. Объяснительная записка. Протокол. Представление:(Представление о переводе; Представление о поощрении; Представление об увольнении).Акты.).  Приказы по личному составу.  Унифицированные формы: (Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а);Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. Т-5); Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф. Т-5а); Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф. Т-6а);  Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а);Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. Т-9);Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т9а);Командировочное удостоверение работника (форма Т-10);Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а).  Приказы, имеющие произвольную форму:(О вынесении взысканий; об изменении анкетно-биографических данных; об установлении профессии; о присвоении разряда; о совмещении профессий (должностей);об установлении надбавки; о замещении временно отсутствующего работника; о дежурстве; о привлечении к сверхурочным работам; об изменении режима работы).  Первичные учетные документы.(Личная карточка работника (форма Т-2).  Личная карточка государственного служащего (форма Т2ГС).Учетная карточка научного, научно-педагогического работника форма (Т-4).Табель учета использования рабочего времени и расчета платы (форма Т-12).Табель учета использования рабочего времени (форма Т13).Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49).Расчетная ведомость (форма Т-51).Платежная ведомость (форма Т-53).Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а).Лицевой счет (форма Т-54).Лицевой счет (СВТ) (форма Т-54а). Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (ф. Т-60).Записка — расчет при прекращении действия трудового договора работником (форма Т-61).Акт о приеме работ (форма Т-73)). 230 Личные документы(Трудовая книжка Документы личного дела(Личный листок по учету кадров; Анкета поступающего на работу; Дополнение к личному листку по учету кадров; Копии документов об образовании; Автобиография; Характеристика. Рекомендательное письмо.)  Информационно-справочные документы.(Извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. Уведомление(Уведомление об увольнении; Уведомление о сокращении штата; Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе; Уведомление о праве отказаться от работы в ночное время; Уведомление о получении трудовой книжки.) Справка с места работы). Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Локальные нормативные акты организации, содержащие нормы трудового права, действуют в пределах этой организации. Главное условие – локальные акты должны разрабатываться с учетом действующего законодательства на основании общих и специальных правовых норм и недопустимости нарушения последних. Пример нарушения: в трудовом договоре с инвалидом содержится пункт о стандартной 40-часовой рабочей неделе. Этот пункт является неправомерным, т.к. для инвалидов I и II группы устанавливается продолжительность рабочего времени не более 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). Трудовые отношения также регулируются множеством нормативных актов специализированных ведомств - Министерства труда и социального развития и локальными нормативными актами, принимаемыми и изменяемыми работодателем с участием работников или с учетом мнения профсоюзной организации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2010 г. № 1160 утверждено Положение о разработке, утверждении и изменении нормативных правовых актов, содержащих государственные нормативные требования охраны труда в развитие положений статьи 211 Трудового кодекса Российской Федерации. В перечень видов нормативных правовых актов вошли: - стандарты безопасности труда, - правила и типовые инструкции по охране труда, -государственные санитарно-эпидемиологические правила и нормативы (санитарные правила и нормы, санитарные нормы, санитарные  231 правила и гигиенические нормативы, устанавливающие требования к факторам рабочей среды и трудового процесса). В стандарты безопасности труда установлены обязательные к исполнению правила, нормы, процедуры и критерии, направленные на сохранение жизни и здоровья работников. Полномочиями по утверждению указанных нормативных правовых актов наделено Минздравсоцразвития России. Положением предусмотрено обязательное участие в разработке нормативных правовых актов по труду общероссийских объединений профсоюзов и работодателей, что будет способствовать более активному участию сторон социального партнерства в совершенствовании нормативно-правового регулирования в сфере охраны труда. Отраслевые правила по охране труда и отраслевые типовые инструкции по охране труда разрабатываются соответствующими органами исполнительной власти. 5.Нормы этики и делового общения. Теория формирования трудового поведения в организации, воспитания добросовестного наемного работника, первичного производственного коллектива возникла в сфере взаимодействия трудового права, психологии личности, педагогики для взрослых, этики и других социальных наук. Во-первых, трудовое право закрепляет необходимые условия формирования работника, первичного производственного коллектива. Во-вторых, с помощью его норм работодатель программирует трудовое поведение участников совместного труда, закрепляя и совершенствуя правила должного отношения наемного работника к своим обязанностям в процессе производства. В-третьих, в нормах трудового права закреплены средства (методы, санкции, стимулы) обеспечения должного повеления, которые законодатель (нормотворческий орган) представляет в распоряжение работодателя. Это отражено в таких документах, как Приказ Минтруда России №724н от 10 декабря 2013 г. (в ред. Приказа Минтруда России от 16.10.2014 N 731н)«Об утверждении положения о комиссии Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации по соблюдению требований к служебному (должностному) поведению федеральных государственных гражданских служащих и работников организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации, и урегулированию 232 конфликта интересов», Приказ Минтруда России № 604 от 17 декабря 2012 г. «Об утверждении Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации». Кодекс представляет собой совокупность общих принципов профессиональной служебной этики и основных правил служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих (далее гражданские служащие) .Целью Кодекса является обобщение этических норм и установление правил служебного поведения гражданских служащих для достойного выполнения ими своей профессиональной деятельности, содействие укреплению авторитета гражданских служащих, доверия граждан к государственным органам, а также обеспечение единых норм поведения гражданских служащих. Кодекс призван повысить эффективность выполнения гражданскими служащими своих должностных обязанностей. Кодекс служит основой для формирования взаимоотношений в сфере гражданской службы, основанных на нормах морали, уважительном отношении к государственной службе в общественном сознании, а также выступает как институт общественного сознания и нравственности гражданских служащих, их самоконтроля. Знание и соблюдение гражданскими служащими положений Кодекса является одним из критериев оценки их служебного поведения и качества профессиональной деятельности. Основные принципы служебного поведения гражданских служащих являются основой поведения граждан Российской Федерации в связи с их нахождением на гражданской службе: а) исполнять должностные обязанности добросовестно и на высоком профессиональном уровне в целях обеспечения эффективной работы; б) исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют основной смысл и содержание деятельности как государственных органов, так и гражданских служащих; в) осуществлять свою деятельность в пределах полномочий; г) не оказывать предпочтения каким-либо профессиональным или социальным группам и организациям, быть независимыми от влияния отдельных граждан, профессиональных или социальных групп и организаций; д) исключать действия, связанные с влиянием каких-либо личных, имущественных (финансовых) и иных интересов, препятствующих добросовестному исполнению должностных обязанностей; 233 е) соблюдать беспристрастность, исключающую возможность влияния на служебную деятельность решений политических партий и общественных объединений; ж) соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения; з) проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и должностными лицами; и) проявлять терпимость и уважение к обычаям и традициям народов России и других государств, учитывать культурные и иные особенности различных этнических, социальных групп и конфессий, способствовать межнациональному и межконфессиональному согласию; к) воздерживаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в добросовестном исполнении государственными служащими должностных обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб репутации государственного служащего л) принимать предусмотренные законодательством Российской Федерации меры по недопущению возникновения конфликта интересов и урегулированию возникших случаев конфликта интересов; м) не использовать служебное положение для оказания влияния на деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, должностных лиц, государственных (муниципальных) служащих и граждан при решении вопросов личного характера; н) воздерживаться от публичных высказываний, суждений и оценок в отношении деятельности Министерства, его руководителей, если это не входит в их должностные обязанности; о) соблюдать установленные правила публичных выступлений и предоставления служебной информации; п) уважительно относиться к деятельности представителей средств массовой информации по информированию общества о работе Министерства, а также оказывать содействие в получении достоверной информации в установленном порядке; р) воздерживаться в публичных выступлениях, в том числе в средствах массовой информации, от обозначения стоимости в иностранной валюте (условных денежных единицах) на территории Российской Федерации товаров, работ, услуг и иных объектов гражданских прав, сумм сделок между резидентами Российской Федерации, показателей бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации, размеров государственных и муниципальных заимствований, государственного и муниципального долга, за исключением случаев, когда это необходимо для 234 точной передачи сведений либо предусмотрено законодательством Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, обычаями делового оборота; с) постоянно стремиться к обеспечению как можно более эффективного распоряжения ресурсами, находящимися в сфере ответственности гражданского служащего. Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Гражданским служащим, наделенным организационнораспорядительными полномочиями по отношению к другим гражданским служащим, рекомендуется быть для них образцами профессионализма, безупречной репутации, способствовать формированию в Министерстве благоприятного для эффективной работы морально-психологического климата. Гражданский служащий, наделенный организационнораспорядительными полномочиями по отношению к другим гражданским служащим, призван: а) принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов; б) принимать меры по предупреждению коррупции; в) не допускать случаев принуждения гражданских служащих к участию в деятельности политических партий и общественных объединений. Гражданскому служащему, наделенному организационнораспорядительными полномочиями по отношению к другим гражданским служащим, следует принимать меры к тому, чтобы подчиненные ему государственные служащие не допускали коррупционно опасного поведения, своим личным поведением подавали пример честности, беспристрастности и справедливости. Этические правила служебного поведения гражданских служащих: В служебном поведении гражданским служащим необходимо исходить из конституционных положений о том, что человек, его права и свободы являются высшей ценностью, и каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести, достоинства, своего доброго имени. В служебном поведении гражданским служащим следует воздерживается от: 235 а) любого вида высказываний и действий дискриминационного характера по признакам пола, возраста, расы, национальности, языка, гражданства, социального, имущественного или семейного положения, политических или религиозных предпочтений; б) грубости, проявлений пренебрежительного тона, заносчивости, предвзятых замечаний, предъявления неправомерных, незаслуженных обвинений; в) угроз, оскорбительных выражений или реплик, действий, препятствующих нормальному общению или провоцирующих противоправное поведение; г) курения во время совещаний, бесед и иного служебного общения. Гражданским служащим рекомендуется быть вежливыми, доброжелательны ми, корректными, внимательными и проявлять терпимость в общении с гражданами и коллегами. Внешний вид гражданских служащих при исполнении ими должностных обязанностей в зависимости от условий службы и формата служебного мероприятия должен способствовать уважительному отношению граждан к государственным органам и соответствовать общепринятому деловому стилю, который отличают официальность, сдержанность, традиционность, аккуратность. Гражданские служащие призваны способствовать своим служебным поведением установлению в коллективе деловых взаимоотношений и конструктивного сотрудничества друг с другом. Вопросы для самоконтроля: 1. Какие унифицированные формы востребованы в кадровом делопроизводстве в 2016 году? 2. Дайте понятие локальным нормативным актам. Что является особенностью локальных нормативных актов? 3. В чем заключается главная задача архивного законодательства? 4. Что является основой поведения граждан Российской Федерации в связи с их нахождением на гражданской службе? 5. На какие возникающие отношения, не распространяется действие настоящего Федерального закона о персональных данных? Лекция 4.2. Проектирование документов по управления персоналом, учету и движению персонала 1. Порядок проектирования кадровых документов. процедурам 236 Методика формулирования должностной инструкции. Недостатки кадровой документации учреждения, в частности должностных инструкций работников кадровой службы. 4. Разработка табеля учета рабочего времени и штатного расписания. 5. Преимущества должностных инструкций. 6. Основы документооборота и документационного обеспечения. 2. 3. 1. Порядок проектирования кадровых документов. Порядок проектирования включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками плановоэкономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации. Порядок проектирования или технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя: – сбор, обобщение и анализ показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени; – проектирование новых направлений работы на основе концепции предполагаемого развития организации, совершенствования технического и технологического обеспечения деятельности, роста финансовых возможностей и состояния рынка труда и услуг; – проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту; – прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации; – определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности; – расчет числа сокращаемых работников по должностям и перспектив их трудоустройства; – расчет возможностей роста оплаты труда сотрудников по должностям; 237 – расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации; – разработку проектов политики, программ и планов развития; – текущее корректирование программ и планов развития кадровой службы с учетом реальных условий деятельности организации. К плановой документации мы относим также такие документы, как Структура и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации. Такой документ, как Структура и штатная численность организации, имеет в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, в вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный форд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. При этом гриф утверждения выглядит следующим образом: или Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание также необходимо издание приказа. График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; 238 месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации. 2.Методика формулирования должностной инструкции Должностная инструкция – это свод правил, который дает персоналу определенность и направление в своей работе, четко определяя границы полномочий и сферу ответственности. Должностная инструкция работника – это специальный документ, разработанный для конкретной должности, в котором прописываются все права и обязанности, необходимые для эффективного функционирования в рамках должности. Документ этот крайне нужен, поскольку уже давно известно: если круг обязанностей для работника не обозначен, значит, их не существует. Многие компании по-прежнему считают нормальной работу без инструкций, воспринимая их как формализм. Но опыт показывает: там, где нет должностных инструкций, у работников нет и ответственности. Определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта. Должностная инструкция необходима при аттестации персонала, при увольнении сотрудника в период испытательного срока, при проведении сокращения численности или штата работников. Должностная инструкция имеет ряд преимуществ: позволяет установить дополнительные требования к кандидатам на должность, исходя из прописанного пункта: "Требования к должности"; – позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор с работником как с не прошедшим испытательный срок; – позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности (предварительно проводя аттестацию работника); – служит основой для оценки персонала; 239 – при их наличии трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов; – помогает равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей; – позволяет работодателю применять меры дисциплинарного взыскания к работнику при невыполнении, некачественном выполнении или несоблюдении сроков выполнения своих должностных обязанностей; – позволяет работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно. Рассмотрим пример должностной инструкции ведущего специалиста отдела подбора персонала (российская финансовая компания): ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ведущего специалиста отдела подбора персонала ______________№_______________ 1. Общие положения Ведущий специалиста отдела подбора персонала непосредственно подчиняется начальнику отдела подбора персонала Управления персоналом. Основная задача деятельности – обеспечение кадрами. Квалификационные требования, предъявляемые к ведущему специалиста отдела подбора персонала: – образование – высшее психологическое, юридическое, экономическое; – опыт работы – не менее 2 лет в аналогичной позиции. Ведущий специалист отдела подбора персонала должен уметь: оценивать резюме кандидатов, исходя из требований на вакансии: сортировать резюме по классификаторам; оптимизировать поиск; применять различные методы поиска персонала. Личностные компетенции: нацеленность на результат, способность анализировать информацию, умение работать в команде, клиентоориентированность, четкое выполнение поставленных задач, стрессоустойчивость. В своей деятельности руководствуется: действующим законодательством, документами органов управления компании, действующими нормативными и технологическими документами компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об Управлении персоналом, Положением об отделе подбора персонала, настоящей должностной инструкцией. Выполняет распоряжения руководителя Управления персоналом. 240 Ведущий специалист отдела подбора персонала не является материально ответственным лицом. Трудовой договор заключается в соответствии с действующим законодательством РФ. 2. Функции (основные задачи) Осуществляет поиск персонала по заявкам на подбор специалистов. 3. Должностные обязанности Поиск персонала по заявкам на подбор специалистов: Изучает требования к специалисту. Готовит макеты объявлений по вакансиям. Визирует макеты у начальника отдела подбора персонала. Размещает объявления на сайтах, исходя из специфики вакансий. Осуществляет анализ анкет кандидатов. Назначает встречи с отобранным кандидатом. Проводит интервью с кандидатами. Организует интервью с руководителями подразделений. Подготовка распоряжений на оплату услуг агентств по подбору персонала. Аналитика рынка вакансий: Анализирует рынок вакансий. Заносит результаты в файл "Маркетинг вакансий". Запрашивать у подразделений компании информацию и документы, необходимые для выполнения возложенных обязанностей: участвовать в проводимых в компании мероприятиях в рамках своей компетенции, вести деловую переписку и представлять интересы компании по вопросам, входящим в компетенцию управления, в рамках своей компетенции вносить предложения по улучшению деятельности управления; оптимизировать работу отдела подбора персонала. 4. Ответственность Ведущий специалист отдела подбора персонала обязан добросовестно исполнять обязанности и использовать права, предусмотренные настоящей инструкцией, содержать находящееся в пользовании имущество в сохранности. Обязан соблюдать конфиденциальность информации, составляющей коммерческую тайну. Обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих обязанностей согласно настоящей инструкции ведущий специалист отдела подбора персонала несет ответственность в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними актами компании. 241 5. Взаимоотношения, связи по должности Внешние коммуникации: с кадровыми агентствами по вопросам подбора персонала, с представителями СМИ по вопросам размещения объявлений о вакансиях. Внутренние коммуникации: с линейными менеджерами и с менеджерами по персоналу по вопросам подбора персонала. Виды документов, информация Заявка на подбор специалиста в агентство Заявка на специалиста Структура Начальник отдела подбор подбора персонала Ср ок Периодичность По мере необходимости Имеет доступ к электронным базам компании. 6. Показатели оценки работы Ведущий специалист отдела подбора персонала проходит оценку на основе следующих показателей: быстрота и эффективность подбора персонала; минимизация затрат на подбор персонала; количество жалоб от подразделений. 3.Недостатки кадровой документации учреждения, в частности должностных инструкций работников кадровой службы. Составлять именные должностные инструкции, конечно, не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу, а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в Письме Федеральной службы по труду и занятости № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. Должностная инструкция действует до отмены или принятия в новой редакции. Процедура отмены или внесения изменений и пере утверждения зависит от степени серьезности и объема изменения ее содержания. Как правило, сначала должны быть внесены официальные предложения по ее редакции, которые затем должны быть рассмотрены руководством на предмет их необходимости и рациональности и, в случае 242 вынесения положительного решения (по их внесению), должностная инструкция редактируется и проходит аналогичную, изложенную выше процедуру согласования, подписания, утверждения и введения в действие. Традиционно композиция должностной инструкции выстраивается следующим образом: в разделе "Общие положения" прописывается точное наименование должности и ее место в структуре учреждения; приводится перечень нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность данного должностного лица. Затем следуют тематические разделы: функции, права, обязанности, ответственность, взаимосвязи по должности. В последнее время дополнительно стали включать в текст инструкции раздел "Оценка должностного лица", хотя критерии оценки вполне допустимо включить в качестве одной из составляющих частей в раздел "Общие положения". Ознакомление с должностной инструкцией производят в процессе приема сотрудника на работу до подписания трудового договора, под его личную подпись (виза ознакомления). Автором должностной инструкции, как правило, является руководитель структурного подразделения учреждения. Затем данный документ в обязательном порядке должен пройти процедуру согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами (служба кадров, юридическая служба, бухгалтерия и т.д.). Утверждается должностная инструкция руководителем учреждения или уполномоченным органом управления (например, Правлением общества). Рассмотрение особенностей подготовки должностной инструкции начнем с определения. Должностная инструкция - это внутренний нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников: руководящего состава, специалистов, технических исполнителей) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности. Общие требования к подготовке должностной инструкции установлены упоминавшимися выше "Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и "Методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". 243 Должностная инструкция подписывается ответственным за разработку и утверждается руководителем учреждения. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, например,"Должностная инструкция документоведа". Текст должностной инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст должностной инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ включает: общие положения; функции работника; обязанности работника; права работника; взаимоотношения (связи по должности) работника; ответственность работника; оценка работы. Этим же документом устанавливаются и основные требования к последовательности изложения содержания должностной инструкции. Так, в разделе должностной инструкции "Общие положения" устанавливаются: — задачи работника; — порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник; - профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.); - основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности. В разделе "Функции работника" определяются: — предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником; перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций. В разделе "Обязанности работника" указываются особенности: - связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации; - предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.); - требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий; - порядок исполнения поручений; 244 - этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых работник получает и которым передаст информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д. В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Отметим в связи с этим, что основными оценочными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. 4.Разработка табеля учета рабочего времени и штатного расписания. Табель учета использования рабочего времени оформляется в унифицированной форме № Т-13 (приложение 13). Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другое производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.). Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено (графа 4) четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16). 245 В форме (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми. Форма Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Штатное расписание – документ, определяющий состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю. Целесообразно в проектируемое штатное расписание закладывать совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок) в размере от 50 до 100% от гарантированного размера заработной платы по совмещаемой должности. Это всегда дает экономию затрат на содержание рабочих мест. Штатное расписание оформляется в унифицированной форме Т-3 (приложение 12).Первая колонка унифицированной формы называется "Наименование структурного подразделения". Она заполняется на основании разработанной и утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифноквалификационных справочников и других нормативных документов. От наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников 246 медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.). Коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями. Вторая колонка унифицированной формы называется "Код структурного подразделения". Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации. Третья колонка штатного расписания называется "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и пр.), могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей. Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее – ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно- технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих. В четвертой колонке "Количество штатных единиц" указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием. Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. 247 Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью. Должности, которые предусматривают неполную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр. Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна. В пятой колонке "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывают месячную заработную плату по должности в рублях. Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения, по профессиональным квалификационным группам и пр. Однако самыми распространенными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка. При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами – Положением об оплате труда и премировании в организации и др. В штатном расписании есть несколько колонок (6–8), объединенных общим названием "Надбавки". В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). В действующем сегодня ТК РФ не содержится четких определений понятиям "надбавка" и "доплата". Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые 248 документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли. Девятая колонка "Всего" рассчитывается сложением 5–8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы. Месячный фонд заработной платы – это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем прошиваются и скрепляются печатью и подписью руководителя организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом по основной деятельности "О внесении изменений в штатное расписание", который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата – отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие но сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ. Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись. 5.Преимущества должностных инструкций. Должностная инструкция – организационно-правовой документ, который устанавливает статус работника, его функции, обязанности, ответственность, права и условия труда сотрудника. В настоящий период не существует нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки названного документа. При создании должностных инструкций можно руководствоваться рекомендациями ВНИИДАД, использовать исторический опыт и сложившиеся в делопроизводстве России традиции, связанные с составлением и оформлением подобных документов. Постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 утвержден Порядок применения ЕКС. 249 Должностная инструкция в учреждении разрабатывается с целью разграничить, дифференцировать должностные полномочия между ее сотрудниками для рациональной организации рабочего процесса, достижения максимального результата в своей деятельности с наименьшими трудозатратами. Должностная инструкция составляется на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги формата А4, но с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, запятых на предприятиях, в учреждениях и организациях изложены в "Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В соответствии со ст. 143 Трудового кодекса РФ тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифноквалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (далее – ЕКС) (Постановление Правительства России от 31 октября 2002 г. № 787). ЕКС состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих. Разработкой ЕКС занимается Министерство здравоохранения и социального развития РФ совместно с федеральными органами исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в соответствующей отрасли (подотрасли) экономики (п. 2 Постановления Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787). Отдельного рассмотрения заслуживают особенности структуры и содержания должностной инструкции. Типовая структура должностной инструкции включает: общие положения; функции; права; ответственность; взаимоотношения. Требования к структуре должностных инструкций отдельных категорий работников могут уточняться в соответствии с положениями ведомственных нормативных правовых актов и организационнораспорядительных документов, в частности, согласно Приложению 12 ГСДОУ "Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (введена в действие приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. X" 33). Инструкция содержит нормы, 250 которые регулируют организационные, финансовые, социальные, технические, технологические и другие специальные сферы деятельности организации (предприятия, учреждения), ее структурных подразделений и должностных лиц. Данный документ разрабатывается также с целью предупреждения и предотвращения ситуаций, угрожающих здоровью и жизни сотрудников учреждения. На современном этапе нет нормативного правого акта, регламентирующего порядок создания инструкций. Специалисты вынуждены опираться на традиции, сложившиеся в отечественном делопроизводстве, по составлению и оформлению подобного рода документов. Инструкция традиционно оформляется на общем бланке организации или на простом листе бумаги формата А4, но с фиксированием всех необходимых и обязательных реквизитов и с применением титульного листа. Текст инструкции, как правило, содержит следующие разделы: – общие положения (область распространения действия данного локального нормативного акта, основные нормативные правовые акты, явившиеся основанием для издания данного документа); – функциональные и/или тематические разделы (устанавливают порядок действий и/или запрет на действия в зависимости от ситуации или сложившихся условий в процессе осуществления служебной деятельности). Инструкция разрабатывается специалистом или руководителем структурного подразделения, отвечающим за данное направление деятельности учреждения; утверждается руководителем учреждения или вышестоящей организации; вводится в действие приказом по учреждению, подписанным его руководителем, если дата утверждения отличается от даты введения инструкции в действие. 6.Основы документооборота и документационного обеспечения Документооборот представляет собой упорядоченное перемещение документов по вопросам кадровой работы с момента их создания (поступления) до завершения исполнения (отправки, передачи на оперативное хранение). Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. 251 Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. Документооборот службы (отдела) кадров образует входящие, исходящие и внутренние документы. Современная организация документационного обеспечения управления персоналом не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо специалисту в области документационного управления персоналом. Составной частью делопроизводства является документирование - процесс составления и оформления документов. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Сложный механизм управления регламентируется комплексом организационно-распорядительной документации. Процесс управления включает следующие основные типовые документирующие операции: - сбор и обработку документной информации; подготовку решения; - принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; - исполнение решения; - контроль исполнения; - сбор информации об исполнении; - передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; - хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно, как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Не документируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат. В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. 252 С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.). Кроме того, при необходимости может производиться копирование документов и перенос сведений, содержащихся в них, а также их транспортировка внутри и вне аппарата управления. Документирование информации, ее поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. Все учреждения, организации и предприятия независимо от форм собственности должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу. Вопросы для самоконтроля: 1. Что включает в себя порядок проектирования кадровых документов? 2. Дайте понятие должностной инструкции и с какой целью она разрабатывается? 3. Назовите преимущества должностной инструкции? Лекция 4.3. Организация системы движения документов по персоналу 1.Основные направления информационного обеспечения управления современными организациями. 2.Основополагающие принципы, критерии и направления формирования системы информационных ресурсов документационного обеспечения управления современными организациями. 3. Показатели эффективности использования системы информационных ресурсов документационного обеспечения управления организациями. 253 4. Базы данных по документационному обеспечению управления организациями: понятие, управление процессами формирования и использования. 1.Основные направления информационного обеспечения управления современными организациями. Среди основных направлений по информационному обеспечению современными организациями можно выделить: – проведение проверок в структурных подразделениях предприятия и оказание практической помощи по вопросам информационного обеспечения их деятельности; – организация и осуществление защиты конфиденциальной информации; – разработка и внедрение локальных актов, например положения о коммерческой тайне; – автоматизация информации по вопросам безопасности; – постепенный переход подразделений на безбумажный (электронный) документооборот; – проверка правил ведения закрытого делопроизводства; – проверка работников на предмет соблюдения ими правил обеспечения информационной, экономической безопасности. Основные особенности информационного взаимодействия состоят в том, что: • информация выступает в качестве объекта; • взаимодействие осуществляется с помощью очень слабых сигналов; • операции производятся со смыслами, образами, эмоциями; • взаимодействующие объекты имеют память (интеллект). Информация является базовым ресурсом, на основе использования которого можно управлять другими ресурсами предприятия. Она позволяет выбрать наиболее эффективный и экономически выгодный вариант организации производства товаров или услуг. Знания и информация становятся стратегическими ресурсами, поскольку в настоящее время экономическая деятельность не может быть эффективной, пока она не будет базироваться, наряду с эмпирическим знанием и повседневным опытом, непосредственно на систематизированном теоретическом знании. Последнее становится непосредственной производительной силой, такой же, как, например, знание, заложенное в управляющие программы роботов и гибких производственных систем. 254 Информационные технологии – это последовательности действий по преобразованию информационных ресурсов в информационные продукты. Различают инфраструктурные технологии, технологии работы с данными, технологии совместной работы, технологии бизнес-приложений, интернет-технологии и др. Информационные технологии реализуются в информационных системах, которые можно описать с помощью функциональной структуры и информационного, технического (hardware), алгоритмического (brainware), программного (software), организационного (orgwarc) и кадрового обеспечений. К информационным системам, предназначенным для обработки электронных данных (electronic data processing) относятся системы, реализующие контрольные (учетные) функции, например бухгалтерские и банковские системы. Системы обработки данных (СОД) используются, как правило, для решения задач учета и автоматизируют такие операции, как сбор, хранение, обработка, отображение и регистрация данных. Результаты работы такой системы обычно представляются в виде видео грамм и различных по форме отчетов. Классическим примером такой системы является электронная бухгалтерия. Основной функцией СОД является сбор и обработка данных, которые описывают работу фирмы в разные периоды времени. К обработке обычно относятся следующие операции: классификация, сортировка, вычисления, агрегирование, хранение, отображение и регистрация данных. К отличительным особенностям СОД можно отнести выполнение задач, регламентированных законодательными актами (бухгалтерские системы); решение только хорошо структурированных задач, с заранее известным алгоритмом их решения; автоматизация рутинных расчетов с минимальным участием человека; использование подробных (хорошо детализированных) данных с акцентом на хронологию событий. Таким образом, СОД предназначены для решения в хронологическом порядке хорошо структурированных задач путем обработки детализированных данных с использованием стандартных процедур. Основной целью СОД является автоматизация рутинных расчетов. Дальнейшее развитие информационных технологий позволяет переместить акцент с автоматизации функций контроля (учета) на автоматизацию других функций управления. Сначала появляются так 255 называемые информационные системы (оперативного) управления (ИСУ), которые автоматизируют операции по составлению управленческих отчетов, а затем и системы поддержки принятия решений, облегчающие решение слабоструктурированных задач. К организации информационного обеспечения предпринимательской деятельности предъявляются определенные требования, среди которых можно выделить следующие. 1. Законность предполагает, что деятельность лиц, обеспечивающих информационную безопасность, должна носить законный характер, иначе весь защитный механизм может оказаться ненадежным по вине самого субъекта предпринимательской деятельности. В качестве неблагоприятных последствий возможны различного рода санкции правоохранительных органов, привлечение в качестве ответчика в суд, шантаж со стороны криминальных структур и т.д. 2. Комплексность, т.е. возможное взаимодействие всех подразделений предприятия в целях обеспечения необходимого уровня защиты, создания климата сотрудничества и доверия. 3. Экономическая целесообразность, означающая, что в первую очередь следует организовывать информационную безопасность тех объектов, затраты на защиту которых меньше, чем потери от незаконного их использования. В этом случае должны учитываться также финансовые возможности организации. 4. Непрерывность, предполагающая, что функционирование комплексной системы обеспечения информационной безопасности предпринимательства должно осуществляться постоянно. 5. Оперативность обеспечивается быстродействием специальных информационных служб и эффективностью проведенных мероприятий по доведению нужной информации по технологическим цепочкам, а также своевременным информированием администрации предприятия. 6. Координация и подконтрольность системы обеспечения информационной безопасности руководству субъекта предпринимательской деятельности. Это необходимо, во-первых, для того, чтобы локальная система безопасности не оказалась сориентирована на решение узких задач, без учета интересов партнеров и других структурных подразделений; во-вторых, для правильной оценки эффективности системы информационного обеспечения предприятия и ее возможного совершенствования. В предприятия должна быть обеспечена организация службы информационной безопасности. Среди субъектов, обеспечивающих защиту 256 информационной безопасности предпринимательской деятельности, наибольшее значение имеет служба собственной безопасности, конечно, при наличии у предпринимателей необходимых для этого финансовых средств. 2.Основополагающие принципы, критерии и направления формирования системы информационных ресурсов документационного обеспечения управления современными организациями. Важной ролью финансовой информации в подготовке и принятии эффективных управленческих решений определяются и высокие требования к ее качеству при формировании информационной системы финансового менеджмента. Так, к информации, включаемой в эту систему, предъявляются следующие основные критерии: 1. Значимость, которая определяет, насколько используемая информация влияет на результаты принимаемых финансовых решений, и в первую очередь в процессе формирования финансовой стратегии предприятия, разработки целенаправленной политики по отдельным аспектам финансовой деятельности, подготовки текущих и оперативных финансовых планов. 2. Полнота, характеризующая завершенность круга информативных показателей, необходимых для проведения анализа, планирования и принятия оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия. 3. Достоверность, которая определяет, насколько формируемая информация адекватно отражает реальное состояние и результаты финансовой деятельности. 4. Своевременность, которая характеризует потребность в формируемой информации в конкретный период времени. Отдельные виды информативных показателей, используемых в финансовом менеджменте, находятся в его информационной системе в неизменном количественном выражении лишь один день (например, курс иностранных валют, курс отдельных фондовых и денежных инструментов на финансовом рынке), другие – месяц, квартал и т.п. 5. Понятность, которая определяется простотой ее построения, соответствием стандартам представления и доступностью понимания (а значит, и адекватного ее толкования) теми категориями пользователей, для которых она предназначается. Не следует, однако, смешивать требования понятности информации для определенной категории пользователей с ее 257 универсальной доступностью для понимания всеми участниками финансовой деятельности предприятия, так как ряд из них может не иметь достаточного уровня квалификации для адекватной ее интерпретации. 6. Релевантность (или избирательность), определяющая достаточно высокую степень используемости формируемой информации в процессе управления финансовой деятельностью предприятия. "Информационное переполнение" системы финансового менеджмента усложняет процесс отбора необходимых информативных данных для подготовки конкретных управленческих решений, приводит к формированию малосущественных альтернативных проектов этих решений, удорожает процесс информационного обеспечения управления финансовой деятельностью предприятия. 7. Сопоставимость, обеспечивающая возможность сравнительной оценки стоимости отдельных активов и результатов финансовой деятельности предприятия во времени, возможность проведения сравнительного финансового анализа предприятия с аналогичными хозяйствующими субъектами и т.п. Такая сопоставимость обусловлена идентификацией определения отдельных информативных показателей и единиц их измерения, использованием соответствующих национальных и международных стандартов финансовой отчетности, последовательностью и стабильностью применяемых методов учета финансовых показателей на предприятии. 8. Эффективность, которая применительно к формированию информационной системы финансового менеджмента означает, что затраты по привлечению определенных информативных показателей не должны превышать эффект, получаемый в результате их использования при подготовке и реализации управленческих решений. Соблюдение перечисленных основных требований к информации, включаемой в информационную систему финансового менеджмента, позволит объективно характеризовать внешнюю финансовую среду, соблюдать нейтралитет по отношению ко всем категориям потенциальных пользователей и обеспечить необходимый уровень проверяемости. Рисунок - Информационное обеспечение управления 258 Информационное обеспечение управления может включать: o правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами; o правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий; o государственные стандарты на документацию; o унифицированные системы документации; o общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; o государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам документационного обеспечения; o нормативные документы по организации архивного хранения документов. Информационное обеспечение менеджмента (управления) осуществляется предоставлением необходимой информации в требуемое место на основе установленных процедур с заданной периодичностью. Информационные ресурсы организации, сохраняемые на материальных носителях, относят к формализованным, сохраняемые в знаниях сотрудников - к неформализованным (рис. 17.1). Часть формализованной информации оформляется в виде документов (планы, заявки, приказы, отчеты и т.п.) либо имеет недокументированный вид (звуковая информация, программы для ЭВМ, фото-, кино-, видеоинформация и т.п.). В широком смысле под документом понимают материальный носитель с информацией, зафиксированной на нем в любой форме-в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, - который имеет реквизиты, позволяющие его идентифиции Рисунок –Информационные ресурсы организации 259 решать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения. В практике управления термин "документ" определяется не так широко. В этом случае под документом понимается информационное сообщение в бумажной или электронной форме, оформленное но определенным правилам и заверенное в установленном порядке, подтверждающее какой-либо факт или право на что-то, используемое для управления. Непосредственная организация и функционирование службы информационной безопасности предприятия. Работа структурного подразделения по информационной безопасности регламентируется целым рядом локальных актов, которые следует разработать в рамках предприятия. Лицам, обеспечивающим информационную безопасность, запрещается оказывать иные услуги, не связанные с работой собственного предприятия. В процессе деятельности значительную роль играет умелая расстановка кадров, распределение прав и обязанностей. Важным фактором является гибкая система стимулирования работников службы. Финансирование обычно осуществляется из прибыли. Экономия средств, как правило, оборачивается гораздо более крупными потерями. 6. Контроль над деятельностью по обеспечению информационной безопасности. Для поддержания высокого уровня производственной дисциплины, а также эффективного противодействия различным взломам и информационным атакам необходимо осуществление постоянного контроля и анализа результатов данной деятельности. Для этого осуществляются: – регулярные текущие отчеты работников, занимающихся обеспечением информационной безопасности, перед руководством предприятия; – внеплановые отчеты по защите от конкретных угроз и о принятых организационных и технических мерах; Любая организация имеет информационную систему (далее - ИС), успешное функционирование которой в значительной мере определяет развитие и успех бизнеса, что вынуждает организацию постоянно совершенствовать ИС, заниматься проблемами создания все более эффективных ИС, обеспечивающих гармоничный рост бизнеса. Информационная система существует в каждой организации, поскольку она не может обходиться без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Общность этого утверждения позволяет говорить об информационной системе как о 260 некотором едином контуре или, по определению Билла Гейтса, о "нервной системе организации". Как организация в целом, так и отдельные ее подразделения имеют множество информационных систем. Под термином "информационная система" далее будет пониматься вся совокупность информационных систем организации, если иное не оговаривается отдельно. Прежде чем определить компоненты ИС организации, отметим, что данная система решает единственную и в некотором роде уникальную задачу для каждой конкретной организации - эффективное управление всеми ее ресурсами (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для достижения целей организации, например для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников организации. Первый компонент ИС - цель. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования информационной системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. Цель ИС - повышение эффективности использования ресурсов организации за счет производства необходимой информации, создания информационной и технической среды осуществления бизнес-процессов. В соответствии с этой целью перед ИС организации могут быть в каждом конкретном случае поставлены различные задачи: от решения конкретных проблем с помощью ИС (отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности, планирование материально-технического снабжения с целью не допустить замораживания оборотных средств в запасах материалов, обеспечение достоверности, полноты и своевременности финансовой отчетности для избегания штрафных санкций и т.н.) до формулирования задачи па уровне "хочу все знать". В качестве мотивов изменения или создания ИС у менеджеров организации могут выступать потребности в повышении достоверности и доступности информации, улучшении качества принимаемых решений, обеспечении управления связями с клиентами, управлении жизненным циклом продуктов или управлении логистической цепочкой для достижения операционного совершенства (например, использование источников поставок в глобальном масштабе, создание товаров и услуг для клиентов, отвечающих их индивидуальным предпочтениям). 261 3.Показатели эффективности использования системы информационных ресурсов документационного обеспечения управления организациями. Эффективность каждой управляющей системы в значительной мере зависит от ее информационного обеспечения. В условиях перехода к рыночной экономике известная формула "время – деньги" дополняется аналогичной формулой: "информация – деньги". Так как налоговый менеджмент является частью финансового менеджмента, рассмотрим роль информации применительно к финансовому менеджменту и экстраполируем ее влияние на эффективность налогового менеджмента. В настоящее время информация приобретает все большее значение. От качества информации, используемой при принятии управленческих решений, в значительной степени зависят объем затрат финансовых ресурсов, уровень прибыли, рыночная стоимость предприятия, альтернативность выбора инвестиционных проектов и финансовых инструментов инвестирования и другие показатели, формирующие уровень благосостояния собственников предприятия и темпы его экономического развития. Чем больший размер капитала используется предприятием, чем более диверсифицирована его хозяйственная деятельность, тем существенней становится роль качественной информации, необходимой для принятия финансовых решений, направленных на повышение эффективности этой деятельности. Информационная система, или система информационного обеспечения, финансового менеджмента (и, соответственно, налогового менеджмента) представляет собой процесс непрерывного целенаправленного подбора конкретных информативных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия. Информационная система финансового менеджмента призвана обеспечивать необходимой информацией не только управленческий персонал и собственников самого предприятия, но и широкий круг внешних пользователей. Характеризуя состав пользователей информации, входящей в информационную систему финансового менеджмента, следует отметить, что круг интересов внешних и внутренних потребителей этой информации существенно различается. Внешние пользователи используют лишь ту часть информации, которая характеризует результаты финансовой деятельности предприятия 262 и его финансовое состояние. Подавляющая часть этой информации содержится в официальной финансовой отчетности, представляемой предприятием. Внутренние пользователи наряду с открытой информацией используют значительный объем информации о финансовой деятельности предприятия, представляющей коммерческую тайну. Кроме того, внутренние пользователи используют значительный круг финансовых показателей, формируемых из внешних источников, которые также входят в информационную систему финансового менеджмента. 4.Базы данных по документационному обеспечению управления организациями: понятие, управление процессами формирования и использования. В процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные Базы данных - документные комплексы системы документации, основными из которых являются: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации но основной деятельности и т.п. Система распорядительной документации (часть системы управленческой документации), например, состоит из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение), а система обеспечивающей документации - из документации по бухгалтерскому учету и отчетности. Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено как для реализации внешних связей, так и для использования в сугубо внутренней ее деятельности во всех разнообразных аспектах. Таким образом, документационное обеспечение менеджмента осуществляется в рамках информационной системы организации (информационного контура) путем использования недокументированной и документированной информации, а также на основе неформализованных информационных ресурсов (личностных знаний сотрудников) с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления информации. Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, необходимость внутренней регламентации, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств в рамках 263 соответствующих информационных технологий и уровень информационной безопасности. Нормативно-методическая база информационного обеспечения менеджмента - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Нормативно-методическая база менеджмента включает: o законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; o указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне; o правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера. Методология процесса формирования управленческих решений имеет конкретную функцию - разработку управленческого решения; базируется на специфике (определяется спецификой) конкретной организации и структурируется по этапам процесса; методы (как элементы методологии) взаимосвязаны как по этапам процесса РУР, так и по технологии их применения. Это позволяет говорить о методологии процесса РУР как о системе методов. Каждому этапу РУР соответствуют общенаучные методы исследования и специальные методы разработки управленческих решений. К общенаучным методам относятся: o анализ и синтез (проблемной ситуации, ближнего и дальнего окружения, сильных сторон организации, целей, критериев, альтернатив, рисков); o индукция и дедукция (например, обобщение опыта организаций в области принятия управленческого решения и адаптация разработанных инструментов к специфике деятельности и специфике проблемной ситуации конкретной организации); o методы сбора и обработки информации (например, информации о состоянии внешней и внутренней среды); o иные общенаучные методы. К специальным методам относятся следующие. По этапу определения текущего состояния организации: 264 o методы диагностики (опросы работников, анкетирование); o методы самодиагностики (проведение совещаний, деловых игр, тренингов). По этапу определения желаемого состояния организации (целей): o методы диагностики (опросы работников, анкетирование); o методы прогнозирования; o методы анализа опыта организаций (формирование базы знаний). По этапу определения проблем: o методы работы с субъектами целеполагания (организация единого процесса, направленного на выявление состояния организации, согласование проблем и целей организации); o методы выявления рассогласования между текущим и желаемым состояниями организации путем привлечения аналитиков и экспертов. По этапу формирования решения (модели требуемых изменений): o "мозговой штурм" и его разновидности; o метод морфологического анализа; o теория решения изобретательских задач (ТРИЗ); o построение сценариев; o метод комиссий; o методы анализа принятых решений и составление коллекции. По этапу реализации решения (внесению требуемых изменений): o методы организационного развития; o методы командообразования; o тренинги; o методы активизации (стимулирования) рационализаторства и внутренней предпринимательской активности; o методы реструктуризации; o методы формирования организационной культуры и организационной парадигмы. По этапу контроля изменений в организации и разработке на этой основе корректирующих воздействий: o сбалансированная система показателей (BSC); o наблюдение; o опросы; o методы управленческого учета. Принятие решений представляет собой составную часть реализации любой функции управления. ЛПР (менеджер) принимает управленческие решения и осуществляет их реализацию через других людей. Понимание 265 природы принятия решений чрезвычайно важно для того, чтобы преуспеть в искусстве управления. Решение как выбор альтернативы - достаточно систематизированный поэтапный (пошаговый) процесс. При таком управлении организацией данный процесс более систематизирован, чем в частной жизни. Ответственность за принятие важных организационных решений это тяжелое моральное бремя, тяжесть которого возрастает по мере роста уровня управления. Принятие решений - это каждодневная работа менеджера, отражающаяся на всех аспектах управления. Профессор Фрэнк Харрисон писал: "Принятие решений - это интегральная часть управления организацией любого рода. Более чем чтолибо другое, компетентность в данной области отличает менеджера от не менеджера и, что еще важнее, - эффективно работающего менеджера от его неэффективно работающего коллеги"1. Профессор Г. Минцберг показал, что каждый руководитель играет свою роль в межличностном общении, информационных обменах и принятии решений. В области принятия решений Г. Минцберг выделил несколько ролей руководителя 2. Пропорции этих ролей во многом зависят от уровня управления. Тем не менее каждый менеджер периодически в той или иной мере исполняет все эти роли на различных этапах разработки и реализации управленческих решений. Организационное решение - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Информационные процессы играют важную роль в функционировании и развитии любого современного предприятия. Большинство экономистов признают важность информационной составляющей управленческой деятельности, так как управление по своей природе является информационным процессом, а реализация принятых решений происходит через систему информационных связей предприятия. Действительно, чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления предприятием, чем полнее она отражает истинное состояние объекта управления (его взаимосвязи в процессах функционирования, развития и управления) с учетом изменений во внешней среде, тем более обоснованы поставленные цели и успешнее направленные на их достижение меры. В современных условиях важной составляющей стало информационное обеспечение, которое заключается в сборе и переработке 266 информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. В деятельности крупных фирм, в особенности имеющих множество удаленных филиалов, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального их функционирования. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм информационная система позволяет решать задачи организации технологического процесса и характеризуется как производственная составляющая. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов. Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, которые были приняты оперативными решениями. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений. К каждой конкретной информации предъявляются определенные требования: • краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; • удовлетворение потребностей конкретных управляющих; • точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. Для адекватного представления ситуации, как правило, используются не только количественные, но и качественные данные. Это обеспечивается с помощью широко используемых в процессах принятия решений экспертных технологий. Получаемая информация о ситуации для принятия решений должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить к ошибочным и неэффективным решениям. Однако не меньшие трудности возникают и при наличии избыточной информации, поскольку появляется необходимость отбора 267 информации, которая действительно представляет интерес и важна для своевременного принятия эффективного управленческого решения. Целесообразным при получении и обработке информации о ситуации для принятия решений является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности и тенденции ее развития. Естественно, что такой аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими достаточными знаниями и опытом в области, к которой принадлежит ситуация принятия решений. Для достижения экономических целей (например, для предпринимателя) нужна опора в виде информации о профессиональном знании, особенностях избранной сферы бизнеса. Требуемая информация рассеяна по множеству источников и мест хранения. Цель прикладной информатики – собрать, тематически объединить и обработать информацию так, чтобы ускорить доступ к ней и представить ее в виде, удобном для интерпретации пользователем. Более того, сегодня в информатике нет ограничений на вид собираемой информации и тип используемых для нее носителей. Средства информатики позволяют интегрировать разнообразную информацию в "одном месте" и создавать всеобъемлющее поле информационных ресурсов. А это, в свою очередь, снимает неопределенность и повышает вероятность получения нужного знания. Предприятие (по крайней мере, его головной офис) можно рассматривать как эффективный информационный центр, в котором сходятся такие потоки информации. Внешняя деловая среда (или макросфера) – это совокупность экономических и политических субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношения, складывающиеся между ними и предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Согласно оценкам экспертов, наибольшие возможности для эффективной деятельности предприятия достигаются за счет квалификации персонала и современной технологической базы, а наибольшая опасность заключается в неожиданных действиях со стороны конкурентов. Внутренняя деловая среда – это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных потоков и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания. Предприниматель согласно современным оценкам в своей деятельности играет три информационные роли: • приемника информации; • распространителя информации; • профессионального представителя во внешнем мире. 268 От того, как предприниматель сыграет свои информационные роли, организовав профессиональные информационные потоки (ИП), в существенной степени зависит производительность работы предприятия. Последняя определяется не только количеством информации, но и ее качеством, которые должен правильно понимать и оценивать предприниматель. Информация является одним из основных ресурсов роста производительности работы предприятия, поскольку именно она позволяет: • устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности; • принимать обоснованные и своевременные управляющие решения; • координировать действия разрозненных подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей. Поэтому на любом предприятии организуется и систематически ведется работа в следующих основных направлениях: • выявление проблем и определение информационных потребностей; • отбор источников информации; • сбор информации; • обработка информации и оценка ее полноты и значимости; • анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах; • разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия; • оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и принятие управляющих решений для реализации стратегических планов. Информационное обогащение современного бизнеса – его наиболее характерная черта. Выигрывает тот, кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию об открывающихся возможностях. Россия, как весь прогрессивный мир, ощущает на себе влияние определенных тенденций, изменяющих, помимо всего прочего, роль информационных технологий. Эти тенденции весьма разнообразны, однако их можно свести к следующим общим направлениям:• усиление влияния на экономику малого и среднего предпринимательства; • появление новых сложных взаимосвязей между уровнями эффективности экономики и состоянием общества; • частая реструктуризация крупных коммерческих, научных и производственных организаций; • усложнение хозяйственных связей между элементами социальноэкономических систем (отрасль, регион, страна и т.д.); 269 • усложнение продукции всех отраслей экономики, повышение удельного веса передовых технологий в общем технологическом процессе;• развитие информационно-коммуникационных технологий;• совершенствование концепций автоматизированного управления организациями ;• развитие вычислительной техники и автоматизации производства;• относительное снижение стоимости и увеличение производительности средств вычислительной техники и технологического оборудования. Все это приводит, прежде всего, к увеличению объема информации, необходимой для принятия любого обоснованного решения. При этом основная сложность заключается в том, что скорость старения этой информации постоянно увеличивается. Не менее важным следствием этих тенденций является объективная необходимость создания высокоэффективного инновационного производства, проведения научных и прикладных исследований в сфере информационных технологий, прежде всего, связанных с описанием и анализом бизнес-процессов. Внимание к проблеме развития информационных технологий сейчас уделяется и на самом высоком уровне. Одной из приоритетных задач, указанных в последнем послании Президента РФ Федеральному Собранию, является создание единого информационного пространства и развитие сотрудничества стран СНГ в области информационных технологий. Первым этапом реализации этой задачи является исследование рынка информационных и коммуникационных технологий России. Вопросы для самоконтроля: 1. Назовите требования, которые предъявляются к организации информационного обеспечения предпринимательской деятельности? 2. Какой процесс представляет собой информационная система или система информационного обеспечения? 3. Какие определенные требования предъявляются к каждой конкретной информации? Лекция 4.4. Сбор и проверка личных документов работников 1. Понятие и состав кадровой документации, правила составления приказов и других документов по личному составу. 270 2. Порядок оформления документов по движению кадров. 3. Специфика оформления личной карточки как обязательного документа по учету кадров, а также ее виды. 4. Особенности ведения и состав личных дел сотрудников как необязательных деловых бумаг. 5. Изучение правил заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним. 6. Оформление и ведение трудовых книжек, правила и правовое обоснование данного процесса. 1.Понятие и состав кадровой документации, правила составления приказов и других документов по личному составу. В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. В состав кадровой документации входят следующие документы:  трудовой договор (контракт);  приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);  личная карточка (форма № Т-2);  учетная карточка научного работника (форма № Т-4);  приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);  приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);  приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);  табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);  табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);  личные заявления работников предприятия;  графики отпусков;  докладные записки;  акты. Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника. 271 Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока. На оборотной стороне проставляются также согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметка о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки. Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ. Личная карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (образование, перемена места жительства и др.) и отражаются в личной карточке. Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела “Общие сведения” лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного 272 учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п. 12 раздела 1 организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11. В разделах IX “Дополнительные сведения” для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений. В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записываются группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета. Учетная карточка научного работника (форма № Т-4) предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работников. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме № Т-2. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими 273 законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается “без оплаты”. В разделе “Начислено” в графе I в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. В разделе “Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях” делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего дня, в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12, графы 3, 5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна – для отметок условных обозначений видов затрат рабочего 274 времени, другая – для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.). Форма № Т-13 “Табель учета использования рабочего времени” применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся структурное подразделение, цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т. д., т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Такая форма должна обеспечивать возможность отражать в ней учет использования рабочего времени. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13. Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело. Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований. Докладные записки – это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного вопроса. Пишется докладная записка от руки на стандартном листе бумаги. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи. После получения адресатом докладной записки он налагает резолюцию. После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело. 275 Акт – вид документа, подтверждающий те или иные факты, который составляется несколькими лицами. Обязательными реквизитами акта являются: наименование документа, наименование предприятия, гриф утверждения, дата, текст, отметка о наличии приложений, подписи и их расшифровка. Один из самых актуальных документов для кадровика – приказ о приеме на работу: Приказ о приеме на работу оформляют по унифицированной форме № Т-1 (1) либо другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Наименование организации (2) соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код формы приказа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) является уникальным для каждой организации. Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. С иностранцем заключают как бессрочный трудовой договор, так и срочный трудовой договор в случаях, определенных законом (ст. 59, ч. пятая ст. 327.1 ТК РФ). 276 Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу. Ф.И.О. (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность (ст. 65 ТК РФ). Отдел (8) оговаривают, если о нем было сказано в трудовом договоре (абз. 2 ч. второй, абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ). Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись (ст. 68 ТК РФ). При этом он ставит дату ознакомления. В состав документации по личному составу входят различные виды документов: - организационные (штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.); распорядительные (приказы по личному составу); - информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты); - персональные документы ( трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии); - учетные документы ( личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.); - плановые документы (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.); - отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.). Правила составления документов по учету личного состава работников, к которым относятся и приказы о переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. даны в образцах, приложенных к лекции. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении 277 унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 2. Порядок оформления документов по движению кадров. Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: 1. прием, перевод и увольнение работников; 2. предоставление отпусков; поощрение, взыскание 3.командирование. 1.1.При приеме на работу фиксируются основные анкетнобиографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно -биографических данных и об изменении условий и оплаты труда. Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу. Предоставление отпусков работником предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса. Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу. Командирование сотрудников предприятия; как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу. При изменении условий и оплаты труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры предприятия) или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу. Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты 278 большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять.Назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д. 1. 1 Правила приема на работу. Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт). Заявление, как правило, пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Рекомендуемый формат заявления - А4. Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы. Реквизиты заявления: адресат; автор; наименование вида документа; текст; отметка о наличии приложения; подпись; дата. В реквизите «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда - номер телефона, паспортные данные). После резолюции руководителя заявление подшивается в личное дело работника. Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй - у работника. Реквизиты трудового контракта: наименование вида документа; дата; регистрационный номер документа; место составления; текст; подписи; печать. Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок). Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника. Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется автобиография. На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте 279 приказа не указана дата приема на работу, то действие приказа считается с момента его подписания. После издания приказа оформляется личная карточка (форма Т-2) и делается запись в трудовой книжке. В бухгалтерии организации на основании приказа заводится лицевой счет по зарплате, а в отделе кадров - личное дело работника. 1.2. Правила перевода работника на другую должность. Перевод работника на другую должность осуществляют на основании заявления работника, а в некоторых случаях (при производственной необходимости временный перевод на другую должность может быть произведен на основании актов, докладных записок, справок, других документов). При переводе работника на другую должность по производственной необходимости должна сохраняться средняя зарплата. Разработана унифицированная форма представления о переводе, которая включает в себя следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; наименование вида документа; дату; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись. Представление о переводе, подготовленное руководителем структурного подразделения, адресуется на имя руководителя организации, а после его рассмотрения руководителем является основанием для издания приказа о переводе работника на другую должность. В тексте приказа по личному составу при переводе работника на новую должность необходимо указать название должности, структурное подразделение, вид перевода, причину, перевода и размер оплаты труда. Текст приказа должен соответствовать требованиям КЗоТ. Копию приказа о переводе направляют в бухгалтерию для внесения изменений в расчет заработной платы. После издания приказа необходимо сделать записи о переводе работника на другую должность в трудовую книжку, в личную карточку (форма Т-2). Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом. 1.3. Правила увольнения работника Увольнение работников организации производится по желанию самого сотрудника, по инициативе организации или по другим причинам (по статьям КзоТ: нарушение трудового договора, за несоответствие занимаемой должности, по решению судебных органов и др.). Основанием для издания приказа по личному составу являются заявление работника, истекший срок трудового контракта, докладные записки, акты, другие документы. В тексте приказа об увольнении 280 обязательно указывается причина увольнения работника в виде ссылки на документально оформленное обоснование. При увольнении материально ответственного сотрудника дополнительно разрывается договор о материальной ответственности с организацией. Проводится инвентаризация. После издания приказа об увольнении работника производится запись в его личной карточке (форма Т-2) и в трудовой книжке. Кроме приказов о приеме, переводе, увольнении, отделом кадров издаются и другие виды приказов по личному составу: о командировании работников организации, о предоставлении отпусков, об изменении фамилии, имени, отчества, приказы о поощрении, другие приказы. 2. Составление и оформление приказов по личному составу при предоставлении отпусков; поощрения, взыскания. Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись. Датой приказа является дата его подписания. Приказы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года. Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Иванова А. Ф»., в сводных - «по личному составу», при этом в названии группа сотрудников не перечисляется. Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу - фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями КЗоТ. Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительного документа. Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или замещающее его должностное лицо. 281 На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых конфликтов. При составлении сводных приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях, учитывая их специфическую воспитательную роль. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗоТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, перевести), фамилии и инициалов работника (имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Наличие других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия. Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу. К порядковому номеру кадрового приказа добавляется буквенное обозначение, чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности. Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28-к - приказ о движении кадров (прием, перевод, увольнение, изменения кадровой информации), № 12- км - о командировании, № 45-о - об отпуске, № 32-п о поощрении. При переводе или командировании работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров 282 фиксирует нарушения составлением акта. 3. Специфика оформления личной карточки как обязательного документа по учету кадров, а также ее виды. Личная карточка — форма № Т-2 заполняется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу на работников всех категорий. Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Заполнение личной карточки производит работник кадровой службы. Работник, на которого заполнялась личная карточка, подтверждает подлинность изложенных в карточке сведений подписью в конце раздела II, на второй странице личной карточки. Для заполнения личной карточки Т-2 необходимы следующие документы работника: 1) паспорт (или иной документ удостоверения личности); 2) трудовая книжка; 3) военный билет; 4) документ об окончании учебного заведения: 5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; 7) приказ о приеме на работу. Остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником. Правила заполнения формы № Т-2: 1) Наименование организации указывается полностью. Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. При этом будьте внимательны в правильности написания названия организации. Например, три различных варианта в написании ООО«ПАРУС»,«Парус», «ПаРус». 2) Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения. 3) Идентификационный номер налогоплательщика и номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования. 283 4) В столбце «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. 5) Характер работы указывается: «постоянно», «временно». 6) Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью 7) Пол обозначается буквой «М» или «Ж». 8) Фамилия, имя, отчество записываются полностью. 9) Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например: «10 ноября 1975 г.». Код указывается в числовом формате: «10.11.1975». При указании места рождения нужно учитывать следующее: длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов; районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город — гор., деревня - дер., край — кр., округ — окр., область — обл., поселок — пос, район — рн., станция — ст.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью. 10)Код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления 0К 019-95, утвержден ному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО). 11) Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении 0К 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН). Гражданство РФ обозначается кодом 1, двойное гражданство указывается кодом 2, иностранное гражданство обозначается кодом 3, отсутствие гражданства обозначается кодом 4. 12) Языки, которыми владеет работник, указываются без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом: - читаю и перевожу со словарем — код 1; - читаю и могу объясняться — код 2; - владею свободно — код 3. При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй — степень его знания. 13) Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию, 284 утвержденному постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО). Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом: - начальное (общее) образование — код 02; - основное среднее образование — код 03; - среднее (полное) общее образование — код 07; - начальное профессиональное образование — код 10; - среднее профессиональное образование — код 11; - неполное высшее образование — код 15; - высшее образование — код 18; - послевузовское образование — код 19. Как правильно записывать сведения о неоконченном образовании Запись об образовании Вид образования по работника, если оно не окончено: классификации: -Окончивший пять-шесть - Начальное образование классов средней школы - Окончивший седьмой, восьмой - Неполное среднее образование или девятый класс средней школы - Обучающийся в высшем учебном - Основное общее или среднее заведении, но не окончивший его профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное - Окончил несколько курсов заведение) высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или - Записывается, сколько курсов обучается на третьем курсе окончено или на каком курсе - Окончивший три курса высшего обучается учебного заведения Обучающийся в среднем - Неполное высшее образование специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не - Среднее (полное) общее или окончивший его неполное среднее профессиональное образование (в зависимости оттого, какое имелось - Окончивший среднюю школу, образование на момент поступления школу с углубленным изучением в среднее специальное какого-либо предмета, лицей, 285 гимназию учебное - Окончивший профессионально- Среднее техническое училище или образование приравненное к нему учебное заведение - Начальное образование заведение) (полное) общее профессиональное При внесении записи о наименовании учебного заведения разрешаются сокращения слов, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им.»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора», «им. академика» и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома или иного документа об образовании. Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. 14) Квалификация по диплому указывается в следующем порядке: - для окончивших высшее учебное заведение — «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность; - для окончивших среднее учебное заведение — «техник», «товаровед», «бухгалтер», «менеджер» и др 15) Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации. 16) Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за 286 выслугу лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах. 17) Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН. Сведения о состоянии в браке: - никогда не состоял (а) в браке — код 1; - состоит в зарегистрированном браке — код 2; - состоит в незарегистрированном браке — код 3; - вдовец (вдова) — код 4; - разведен(а) — код 5. 18) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются: отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником. 19) Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения. Необходимо заполнять обе графы — и адрес места жительства по паспорту, и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников. Заполнение раздела о воинском учете Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются: - военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета), удостоверение военнослужащего запаса для на граждан, пребывающих в запасе; - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи вне сены им собственноручно на основании представленных документов. Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях, отпуске, социальных льготах и др. При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны 287 вноситься без сокращений. В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Работодатель при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под роспись. При заполнении раздела IV «Аттестация» личной карточки заполняются все столбцы и графы. В них указываются: - дата прохождения аттестации; - решение комиссии, например: «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.; - ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты. Графа «Основание» может быть незаполненной. Как вариант, в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации. Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых работником. В разделе V «Повышение квалификации» указываются: - даты начала и окончания обучения; - вид повышения квалификации; - наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научноисследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах); - вид документа (свидетельство, удостоверение); - графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации. Аналогичным образом в раздел VI вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием, специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка. 288 При заполнении раздела VII «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды. В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков. При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска. Дата окончания отпуска вносится после возвращения работника из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе «Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу. В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, поскольку согласно ст. 121 ТК РФ в него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. В разделе IX «Социальные льготы» следует указывать перечень льгот и их оснований, предоставляемых работнику федеральными законами, подзаконными актами и локальными нормативными актами организации (трудовым договором, коллективным договором, отраслевыми соглашениями). В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются: - сведения об обучении на очно - заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания); - сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности; - заключение экспертной комиссии об условиях и характере труда. После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в раздел XI основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении. При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит 289 свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку. Порядок внесения изменений сведений о работнике При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разделы «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника. Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. При изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами. Далее все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров. Полная замена личной карточки нежелательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю информацию о данном сотруднике. Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема — с зачеркиванием. 4.Особенности ведения и состав личных дел сотрудников как необязательных деловых бумаг. Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору. На работников, в отношении которых при 290 приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются. Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами(например, Инструкцией по кадровому делопроизводству). Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации. Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся: • внутренняя опись документов дела; • анкета или личный листок по учету кадров; • дополнение к личному листку по учету кадров; • автобиография (резюме); • копия документа об образовании, копия трудового договора; • копия приказа о приеме на работу; • копии приказов о переводе; • документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных; • аттестационные документы; • представления к переводам; • копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях; • другие характеризующие работника документы. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист). В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении. Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: - порядковый номер дела; 291 - фамилия, имя, отчество работника; - дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника. Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. При извлечении какихлибо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве. Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела (Федеральный закон от 27.07.04 №79 –ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Состав личного дела госслужащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». 5.Изучение правил заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним. Трудовая книжка – основной документ о трудовом стаже и трудовой деятельности работника. Факт поощрения работника за труд необходимо отразить в кадровых документах: трудовой книжке работника и личной карточке. Когда все страницы какого-либо раздела трудовой книжки оказываются заполненными, оформляется вкладыш. Причем кадровому работнику надо не просто завести вкладыш, но и вшить его в трудовую книжку. Оформление вкладыша предусматривается законодательством только в случае необходимости — когда в каком-либо из разделов трудовой книжки заканчивается свободное место для записей. Действующими нормативными актами количество вкладышей не ограничивается, их заводят по мере надобности. Несмотря на то, что вкладыш в трудовую книжку считается отдельным документом,фактически сам по себе он недействителен. 292 Заполнение, учет и хранение вкладышей относятся к непосредственным обязанностям специалиста по кадрам. Объем вкладыша для раздела «Сведения о работе» составляет 9 разворотов, а для раздела «Сведения о награждениях» — 8 разворотов. В процессе заполнения бланка можно обращаться к «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003 года. При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке (как правило, в правом верхнем углу титульного листа) проставляется соответствующий штамп. Запись от руки, хотя и не служит однозначным основанием для признания сведений недействительными, все же не считается корректной. Каждый работодатель обязан иметь такой штамп и применять его в случае необходимости (п.39 «Правил»).Четких предписаний, указывающих, как именно полагается вшивать вкладыш в трудовую книжку, как оформить процедуру с технической точки зрения и т. д., нормативные документы не содержат. На практике следует придерживаться нескольких простых принципов: -вкладыш должен именно вшиваться (а не вклеиваться, прикрепляться при помощи скоб или банально вкладываться в трудовую) для надежности скрепления суровой ниткой на 4-5 проколов; -чтобы не разбивать записи в документе, вкладыш лучше вшивать не в середину трудовой книжки, хотя технически это проще, а в ее конец (между последней страницей и обложкой); Заполнение вкладыша в трудовую книжку в 2015 году подразумевает сквозную нумерацию записей по каждому разделу. Это означает, что нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает последовательность соответствующего раздела. При этом допускается простановка номера записи в основном бланке трудовой книжки с продолжением самой записи на бланке вкладыша. Сведения о сотруднике (дата рождения, образование, профессия, специальность, фамилия, имя и отчество) в обязательном порядке вписываются во вкладыш в трудовую книжку: образец заполнения титульного листа вы найдете в нашей базе кадровых документов. Также на титульном листе вкладыша проставляются фамилия и подпись сотрудника, ответственного за заполнение трудовых книжек. Датой заполнения документа считается дата первой сделанной в нем записи. Заполненный вкладыш заверяется личной подписью работника, на имя которого он оформлен, и печатью работодателя. Вкладыш в трудовую книжку как документ строгой отчетности подлежит регистрации во всех необходимых учетных документах, к которым относятся, прежде всего, книга учета 293 движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходнорасходную книгу бланков, ведущуюся бухгалтерией организации, вписываются сведения о каждом полученном и израсходован ном бланке вкладыша с указанием его серии и номера. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, обязанности по ведению которой возлагаются на кадровую службу, регистрируются все вкладыши, выдаваемые работникам и принятые от сотрудников вместе с трудовыми книжками при приеме на работу. При регистрации указываются серия и номер бланка, сведения о сотруднике с датой его приема на работу и реквизиты документа, на основании которого производилось трудоустройство. Организация должна контролировать движение бланков вкладышей и осуществлять их выдачу только по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Работник, получающий на руки трудовую книжку с вкладышем при увольнении, расписывается в личной карточке и в книге учета. Невостребованные трудовые книжки и вкладыши хранятся в кадровой службе в течение двух лет, после чего передаются в архив организации, где после 50 лет хранения уничтожаются в установленном порядке. По окончании каждого месяца проводится инвентаризация: кадровик передает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, а также о суммах, полученных за оформленные бланки. 6. Оформление и ведение трудовых книжек, правила и правовое обоснование данного процесса. Трудовая книжка — документ, фиксирующий все основные вехи карьерного пути работника. Если в организацию принимается сотрудник, не имеющий трудового стажа, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Принимая на основную работу продолжительностью более пяти дней человека, который впервые приобщается к трудовой деятельности, работодатель обязан оформить новому сотруднику трудовую книжку в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003 г. («О трудовых книжках»). При выдаче трудовой книжки работодатель имеет право взимать с работника плату за бланк. Изготовлением и реализацией бланков трудовых книжек занимается государственное объединение специализированных предприятий (Гознак). 294 Каждый бланк снабжен определенной степенью защиты и является документом строгой отчетности. Организация должна располагать запасом бланков трудовой книжки и вкладышей (п.44 «Правил»), пополняющимся исключительно на основании договора, который заключается с их изготовителем или уполномоченным распространителем. В роли распространителя могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, соответствующие требованиям объединения Гознак (приказ Минфина России №117н от 22.12.2003 г.). Список распространителей опубликован на официальном сайте Гознака. Именно в этих организациях и надо приобретать бланки трудовых книжек. Оформлять принятый от работника незаполненный бланк трудовой книжки, независимо от места его приобретения, не разрешается (к сожалению, на практике это правило часто нарушается кадровиками). Он может оказаться недействительным, и в результате работнику придется при выходе на пенсию подтверждать свой трудовой стаж путем сбора многочисленных справок и выписок. Первичное оформление трудовой книжки начинается с заполнения титульного листа, содержащего следующие сведения о работнике:  фамилию, имя и отчество;  полную дату рождения;  данные о полученном образовании, специальности, профессии. Фамилия, имя и отчество сотрудника указываются на основании паспорта без сокращений и инициалов, дата рождения вписывается арабскими цифрами. Рекомендуется на всякий случай вписывать фамилию как можно ближе к левому краю строки, чтобы в случае ее изменения аккуратно вписать справа обновленные данные. Вносить сведения об уровне образования можно только на основании официальных документов, подтверждающих факт прохождения работником итоговой аттестации — диплома о профессиональном образовании (начальном, среднем, высшем, послевузовском) или аттестата об основном либо среднем общем образовании. В строку «Профессия, специальность» данные вносятся на основании документов об образовании и квалификации: необходимо следить, чтобы наименование специальности в трудовой книжке совпадало с ее наименованием в дипломе сотрудника. Если работник не имеет никакой подтвержденной документами специальности или профессии (такое часто бывает при приеме на работу студентов или вчерашних школьников), строку следует оставить незаполненной. Затем указывается дата оформления трудовой книжки (она 295 может не совпадать с датой приема сотрудника на работу, дата рождения работника (прописывается исключительно цифрами), а дата заполнения бланка требует смешанного (буквенно-цифрового) обозначения. Работник должен проверить корректность всех внесенных в титульный лист трудовой книжки сведений и заверить их личной подписью. Если обнаруживается ошибка, испорченный бланк уничтожается, а трудовая книжка оформляется заново. После заполнения титульного листа кадровик ставит свою подпись в специально отведенной для этого строке. Вносить в трудовую книжку первую запись о приеме на работу следует предельно внимательно и аккуратно, поскольку каждая строка в документе может повлиять на расчет трудового стажа и размер пенсии работника. Данные о трудоустройстве фиксируются в разделе «Сведения о работе»: в верхней строке прописывается полное наименование работодателя, а затем по порядку заполняются все четыре графы, отведенные для заполнения:  в первой графе ставится порядковый номер записи;  во второй арабскими цифрами проставляется дата приема на работу, которая должна соответствовать указанной в трудовом договоре дате;  в третьей приводится информация о трудоустройстве работника («принят/назначен/избран») с указанием должности, квалификации, структурного подразделения;  в четвертую графу вносится ссылка на документ, послуживший основанием для приема на работу (как правило, это локальный акт — приказ или распоряжение руководителя организации) с указанием его номера и датировкой. Некоторые работодатели не делают запись в трудовой о приеме на работу сотрудников, находящихся на испытательном сроке. Такой подход считается грубым нарушением действующего законодательства, поскольку работодатель обязан оформить трудовую книжку каждому работнику, отработавшему в организации более пяти дней (исключение — сотрудники, работающие по совместительству). До 7 апреля 2015 года заполнение трудовой книжки в обязательном порядке заверялось не только подписью лица, ответственного за оформление и выдачу документа, но и печатью организации, без которой сведения, внесенные в бланк, считались недействительными. С момента вступления в силу федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015, согласно которому использование круглой печати стало правом, но не обязанностью отдельных категорий работодателей (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью), обязанность проставлять 296 печать в трудовых книжках федеральным законодательством формально не предусматривается. Тем не менее, мнение Роструда по данному вопросу осталось прежним: независимо от формы собственности, работодатели должны ставить в 2015 году печать на титульном листе трудовой книжки, поскольку этого требует ч.2 ст.66 Трудового кодекса РФ. Позиция Роструда, изложенная в письме № 1168-6-1 от 15.05.2015, весьма однозначна, поэтому во избежание возможных штрафов за нарушение трудового законодательства к ней стоит прислушаться. Сумма штрафа для юридических лиц может достигать 50 000 рублей, а для должностных лиц — 5 000 рублей. Кроме того, отсутствие печати в трудовой книжке — потенциальный источник проблем для работника при расчете трудового стажа, и об этом также следует помнить. Самый разумный выход из сложившейся ситуации для организаций, отказавшихся от использования круглой печати — изготовление отдельной печати для кадровой службы. Такая печать должна содержать информацию о наименовании организации и ее месте нахождения (письмо Роструда № ПГ/13282-6-1 от 20.01.2014). Для оформления дубликата трудовой, независимо от наличия копии потерянного документа, необходимо собрать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы сотрудника. Если утеря или порча документа произошла по вине работника, именно на него возлагаются обязанности по сбору всех необходимых выписок и справок, если утеряна трудовая книжка по вине работодателя — он будет вынужден обращаться во все организации, в которых ранее работал сотрудник. Дубликат трудовой книжки в 2015 году оформляется на стандартном бланке, факт использования которого необходимо надлежащим образом отразить в книге учета движения трудовых книжек и прочих документах. Иногда работника, который потерял трудовую книжку и обратился к работодателю для ее восстановления, смущает формулировка «дубликат». Кадровик, столкнувшийся с просьбой о выдаче «новой трудовой со старыми записями», ни в коем случае не должен идти на поводу у сотрудника, желающего получить «настоящий документ, а не дубликат»: данное нарушение рано или поздно вызовет сомнения в подлинности документа (несложно заметить, что датировка записей не совпадает со временем выпуска бланка). Во избежание дальнейших проблем и недоразумений взамен испорченной или утерянной трудовой можно выдавать только ее дубликат! Покажите работнику образец дубликата трудовой книжки, объяснив, что данный документ имеет равную с подлинником юридическую силу. 297 Работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и представить документы, подтверждающие периоды работы на предыдущих местах трудоустройства — справки, трудовые договоры, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты, копии приказов о приеме на работу и увольнении, испорченный бланк трудовой (если в нем различимы записи). При ликвидации предыдущих работодателей следует обратиться для получения недостающих документов в государственный или муниципальный архив. Кадровик снимает копии со всех документов, представленных работником, и возвращает ему оригиналы, а затем оформляет дубликат трудовой книжки на основании полученных сведений. Стоимость бланка, используемого при оформлении дубликата: -возмещается работником только при условии, что оригинал трудовой книжки был испорчен или утерян по его вине (в противном случае расходы несет работодатель); -при возмещении работником отражается так же, как и при выдаче трудовой книжки впервые; -требует начисления НДС в обычном порядке, если работодатель — плательщик НДС. Оформляя в 2015 году дубликат трудовой книжки, заполнение следует осуществлять в обычном порядке, не забывая перед внесением записей в бланк сделать в верхней правой части его первой страницы разборчивую пометку «Дубликат». Титульный лист заполняется так же, как и при заполнении новой трудовой книжки, причем в него вписываются актуальные на момент оформления документа сведения о работнике. Данные об общем стаже работы у предыдущих работодателей вносятся в первую строку раздела «Сведения о работе» на основании имеющихся доказательств. Затем в этом же разделе более подробно и в хронологическом порядке делаются записи о каждом этапе трудового стажа (с указанием реквизитов подтверждающих документов). В самую последнюю очередь фиксируются сведения о работе и награждениях сотрудника в вашей организации на основании ее кадровых документов. Если дубликат выдается уволенному работнику, после соответствующей записи указывается должность и ФИО специалиста по кадрам. После внесения всех необходимых записей документ заверяется печатью организации и подписью работника. Приложение: В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления 298 Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности: № Т-1 — приказ (распоряжение) о приеме работника на работу; № Т-1а — приказ (распоряжение) о приеме работников на работу; № Т-2 — личная карточка работника; № Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего; № Т-3 — штатное расписание; № Т-4 — учетная карточка научного, научно-педагогического работника; № Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу; № Т-5а — приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу; № Т-6 —приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику; № Т-6а — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам; № Т-7 — график отпусков»; № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении); № Т-8а — приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении); № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; № Т-9а — приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку; № Т-10 — командировочное удостоверение; № Т-10а — служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; № Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении работника; № Т-11а — приказ (распоряжение) о поощрении работников; № Т-12 — табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда; № Т-13 — табель учета рабочего времени; № Т-49 —расчетно-платежная ведомость; № Т-51 — расчетная ведомость; № Т-53 — платежная ведомость; № Т-53а — журнал регистрации платежных ведомостей; № Т-54 — лицевой счет; № Т-54а — лицевой счет (свт); № Т-60 — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику; № Т-61 — записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового 299 договора с работником (увольнении); № Т-73 — акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Вопросы для самоконтроля: 1. Перечислите действующие в настоящее время унифицированные документы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности? 2. Каким нормативным документом регулируется состав личного дела госслужащего? 3. Что оформляется, когда все страницы какого-либо раздела трудовой книжки оказываются заполненными? Лекция 4.5. Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведения о работниках 1. Основные виды обращения граждан. 2.Сроки регистрации обращения граждан, порядок присвоения регистрационного индекса и формирования регистрационной контрольной картотеки. 3.Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам. 4.Социальное обеспечение персонала учреждений и органов, исполняющих наказание. 5.Законодательное регулирование условий досрочного пенсионного обеспечения сотрудников уголовно-исполнительной системы. 6.Порядок расчета стажа и пенсий уволенным работникам. 1. Основные виды обращения граждан. К основным видам обращений граждан традиционно относятся предложения, заявления, жалобы и ходатайства. Право на подачу индивидуальных и коллективных обращении в органы государственной власти и органы местного самоуправления закреплено в ст. 33 Конституции РФ. Исходя из смысла этой статьи, граждане Российской 300 Федерации вправе обращаться к Президенту РФ, в любые органы законодательной, исполнительной, судебной власти, в органы прокуратуры и др. Предложение - это обращение граждан в государственные или общественные органы, не связанные с каким-либо нарушением, а имеющие целью обратить внимание на несовершенство регулирования, организации или деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и других структур общества с указанием путей их устранения. Право на жалобу (заявление) имеет не только любой гражданин России, но и лица без гражданства и иностранцы. Как показывает практика, в одном и том же обращении могут содержаться указанные виды обращений в различном сочетании. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностными лицам. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно. Понятие "обращение граждан" включает в себя предложения, заявления, жалобы, ходатайства, которые могут быть поданы несколькими гражданами – коллективные обращения, и одним гражданином – индивидуальное обращение. Предложение – это обращение гражданина, направленное на совершенствование работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономической, социально-культурной и других сфер их деятельности, где предлагаются способы решения затронутых проблем. Заявление – это обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией и федеральными законами, не связанных с нарушением этих нрав и интересов. То есть заявление появляется в том случае, когда гражданин уверен, что наделен конкретными правами и хочет эти права реализовать. Жалоба – это обращение гражданина о нарушении его прав, свобод и законных интересов дейст виями (или бездействием) органов государственной власти и местного самоуправления, их долж ностными и выборными лицами, руководителями организаций и общественных объединений. В последние годы введен еще один термин в понятие "обращения граждан" – ходатайство. Ходатайство – это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, 301 прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих. Этот вид обращения оформляется лишь в случаях и по вопросам, установленным законодательством РФ, например, при получении гражданства. Коллективное обращение – обращение двух или нескольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами и (или) участниками митинга или собрания, имеющего общественный характер. Закон г. Москвы "Об обращениях граждан" ввел еще один вид обращения (разновидность коллективного обращения) и дал ему определение "петиция". Петиция – коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства. Граждане имеют право обращаться в соответствующие инстанции как письменно, так и устно. Письменные обращения граждан должны содержать наименование и адрес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилию, имя, отчество обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личную подпись. Если в обращении не указаны фамилия, адрес (места жительства, работы или учебы) и личная подпись, оно считается анонимным и не должно рассматриваться. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.(ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 года, Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 года в ред. Федеральных законов от 12.11.2012 N 188-ФЗ, от 03.12.2012 N 231ФЗ, от 03.12.2012 N 234-ФЗ, от 03.12.2012 N 236-ФЗ,от 29.12.2012 N 280ФЗ,с изм., внесенными Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.03.2005 N 3-П,Определениями Конституционного Суда РФ от 302 11.07.2006 N 213-О,от 03.11.2009 N 1369-О-П,Постановлением Конституционного Суда РФ от 15.12.2011 N 28-П). Устные обращения. Граждане могут излагать свои обращения в устной форме во время личного приема, который ведут, как правило, руководители организации. При личном приеме гражданин должен предъявлять документы, удостоверяющие его личность. Содержание устного обращения должно заноситься в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях должен даваться письменный ответ по существ}' поставленных в обращении вопросов. 2.Сроки регистрации обращения граждан, порядок присвоения регистрационного индекса и формирования регистрационной контрольной картотеки. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи II настоящего Федерального закона. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам. 303 Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если в соответствии с запретом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд. Законодательством Российской Федерации определены сроки давности, в течение которых может быть подана жалоба. Например, гражданин может обратиться в суд с жалобой в течение 3 месяцев с того дня, когда ему стало известно о нарушении его прав. Кроме того, он наделен правом подать жалобу в суд в течение 1 месяца со дня, когда ему стало известно об отказе в удовлетворении жалобы вышестоящим органом (должностным лицом), или со дня истечения месячного срока после подачи жалобы, если гражданином не был получен на нее письменный ответ. Закон РФ № 4866-1 дополняет названный Федеральный закон, предоставляя право гражданам обращаться с жалобой на действия (решения), нарушившие его права и свободы, либо непосредственно в суд (где она будет рассмотрена по правилам гражданского судопроизводства), либо к вышестоящему в порядке подчиненности государственному органу, органу местного самоуправления, учреждению, предприятию и объединению, общественному объединению, должностному лицу, государственному служащему. Жалоба подлежит разрешению в течение 30 дней. Если гражданину в порядке административного производства отказано в удовлетворении жалобы или он не получил ответа в течение месяца со дня ее подачи, то он вправе обратиться с жалобой в суд. Жалоба подается либо в суд по месту жительства гражданина, права которого нарушены, либо в суд по месту нахождения органа (должностного лица), 304 действиями которого были нарушены права гражданина. Суд, рассматривая жалобу, может вынести решение о признании обжалуемого действия незаконным и отменить применение к гражданину меры ответственности либо иным путем восстанавливает его нарушенные права и свободы. Суд может также, признав обжалуемое действие законным, отказать в удовлетворении жалобы. Закон РФ № 4866-1 закрепляет право граждан обжаловать в суд любые коллегиальные и единоличные действия (решения) государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, различных объединений и их должностных лиц, в результате которых были нарушены права и свободы граждан, либо созданы препятствия для осуществления гражданином его прав и свобод, либо незаконно на гражданина возложена какая-либо обязанность или он незаконно привлечен к какой-либо ответственности. В соответствии с Законом РФ № 4866-1 не могут быть обжалованы действия, проверка которых отнесена законодательством к исключительной компетенции Конституционного Суда РФ, а также действия, в отношении которых законодательством предусмотрен иной порядок судебного обжалования. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. В случае необходимости рассматривающие обращение государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо может обеспечить его рассмотрение с выездом на место. делопроизводство по заявлениям и жалобам сотрудников и граждан в организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства и поручается специально выделенным для этого сотрудникам. Личную ответственность за состояние этой работы несут руководители. Для регистрации жалоб рекомендована специальная, адаптированная под этот вид документов форма карточки, вошедшая в ОКУД (код 0229140 – унифицированная система организационно-распорядительной документации), которая прилагается к инструкции. В карточку включены показатели, специфичные для данной группы документов, например: – адрес места жительства или работы автора, его телефон; – предыдущие обращения автора жалобы, ее повторность; – автор, дата, индекс сопроводительного письма, при пересылке жалобы от другого адресата (органа власти); – отметка о промежуточном ответе автору; 305 – отметка о посланном запросе по существу решаемого вопроса и др. Регистрационно-контрольные карточки, заполненные в процессе личного приема, должны передаваться после его окончания для централизованной регистрации и подготовки ответа соответствующим специалистам, ответственным за решение вопроса, сформулированного в карточке В регистрационный индекс добавлен как обязательный элемент начальная буква фамилии автора, например: "П-401", кроме того, введена обязательная проверка при регистрации всех поступающих жалоб на повторность. Если жалоба окажется повторной, в регистрационной карточке (экранной форме) должен быть указан индекс первого обращения. На документе и на регистрационный форме в правом верхнем углу ставится отметка "Повторно", должна подбираться для исполнителя вся предшествующая переписка по вопросу. Но при этом повторными считаются только те обращения, которые поступили от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого документа истек установленный законодательством срок рассмотрения (30 дней) или заявитель не был удовлетворен данным ему ответом. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же государственный орган (в предприятие, учреждение, организацию), учитываются под регистрационным индексом первого обращения, с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь, например: Установлено, что жалобы граждан, переадресованные различными адресатами (органами власти), требующими сообщить не только гражданину, но и им результаты рассмотрения жалобы, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационных форм и на самих документах в месте, установленном ГОСТом Р 6.30–2003, проставляется отметка о контроле. Ответы на обращения граждан должны подписываться руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, в крайнем случае, уполномоченным на то лицом. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль должен завершаться только после вынесения окончательного решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению существа жалобы. 306 3. Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам. Право на трудовую пенсию по старости имеют мужчины, достигшие возраста 60 лет, и женщины, достигшие возраста 55 лет. При этом трудовая пенсия по старости назначается при наличии не менее пяти лет страхового стажа. В страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись на территории Российской Федерации при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации. Кроме того, в страховой стаж наравне с периодами работы включаются периоды:  прохождения военной и приравненной к ней службы;  получения пособия по государственному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности;  ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет, но не более трех лет в общей сложности;  получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах;  содержания под стражей и отбывания наказания лиц, необоснованно привлеченных к уголовной ответственности;  ухода, осуществляемого трудоспособным лицом, за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или лицом, достигшим возраста 80 лет. Помимо трудовой деятельности в стаж включается: 1) время, когда гражданин не работал, но за ним сохранялось место работы; 2) общественно полезная деятельность; 3) период времени, когда гражданин не работал и не был занят общественно полезной деятельностью, но при особых условиях. В связи с этим существенное значение имеет доказательство трудового стажа - трудовой стаж устанавливается на основании документов, выданных с места работы, службы, учебы или иной деятельности, засчитываемой в стаж работы, либо вышестоящими организациями, а также архивными учреждениями. Основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда содержащиеся в ней сведения неточны или неверны, в 307 подтверждение трудового стажа принимаются выписки из приказов, ведомости на выплату заработной платы, лицевые счета, письменные трудовые договоры, справки и иные документы, содержащие сведения о периодах такой работы. Если трудовой стаж не может быть подтвержден документально, он может быть установлен по свидетельским показаниям. При этом необходимо иметь в виду, что существуют периоды, которые можно установить свидетельскими показаниями, а есть периоды, которые свидетельскими показаниями не подтверждаются. К периодам, которые можно установить свидетельскими показаниями, относится работа рабочего и служащего, работа в военизированной охране, работа в органах специальной связи, работа члена колхоза, работа члена кооперативного предприятия, а также время работы, на которой работник подлежал государственному социальному страхованию. К периодам, которые нельзя установить свидетельскими показаниями, относится работа в фермерском хозяйстве, индивидуальная деятельность, период творческой деятельности, работы у отдельных граждан. Периоды работы, в том числе на основании свидетельских показаний, подсчитываются в календарном порядке из расчета календарного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней указанных периодов переводятся в месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные календарные годы. Общий трудовой стаж подтверждается до регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования на основании трудовой книжки, а после такой регистрации продолжительность страхового стажа подтверждается по сведениям персонифицированного учета.В большинстве случаев продолжительность общего трудового стажа существенно влияет на размер пенсионного обеспечения. Общий трудовой стаж учитывается при определении размера пенсионного капитала и суммы валоризации. В настоящее время при начислении трудовой пенсии учитывается трудовой стаж для женщин не свыше 40 лет, для мужчин - не свыше 45 лет. Сведения о профессиональной служебной деятельности и о стаже (об общей продолжительности) государственной службы вносятся в личные дела и документы учета государственных служащих. Форма, порядок ведения и хранения указанных дел и документов осуществляются в соответствии с федеральными законами и иными нормативными 308 правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ. (п. 3 ст. 14 Федерального закона "О государственной службе Российской Федерации"). Перечень документов, необходимых для установления стажа, его подтверждения и учета, определен в следующих нормативных правовых актах: - Указе Президента РФ от 20 сентября 2010 г. № 1141 "О перечне должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной гражданской службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных гражданских служащих"; - постановлении Правительства РФ от 24 июля 2002 г. 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий"; - приказе Минздравсоцразвития России № 141н, ПФР № 53п от 12 марта 2010 г. "О внесении изменений в Перечень документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 февраля 2002 г. № 16/19 па"; - приказе Минздравсоцразвития России от 26 декабря 2011 г. № 1648н "Об утверждении порядка подсчета и подтверждения стажа государственной гражданской службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных гражданских служащих". Порядок назначения и выплаты пенсии в соответствии с Законом о трудовых пенсиях и Законом о государственном пенсионном обеспечении детально регулируется в следующих актах: 1) Правила обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденные постановлением Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 17/19пб (далее - Правила обращения за пенсией); 2) Перечень документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в 309 Российской Федерации", утвержденный постановлением Минтруда России и ПФР от 27 февраля 2002 г. № 16/19па (далее - Перечень документов); 3) Правила выплаты пенсии в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденные постановлением Минтруда России и ПФР от 16 февраля 2004 г. № 15п/18 (Правила выплаты пенсии). Из этих трех актов ясно, что назначают и выплачивают трудовые пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению территориальные органы ПФР. Порядок оформления пенсий работникам включает следующие стадии: 1) подготовка к обращению за пенсией; 2) обращение за пенсией; 3) прием заявления и документов органом ПФР; 4) рассмотрение документов; 5) решение вопроса о назначении пенсии. Граждане должны подать заявление о назначении пенсии в территориальный орган ПФР но месту жительства. Место жительства (поясняет п. 5 Правил обращения за пенсией) - это жилой дом, квартира, служебное жилое помещение, специализированные дома (общежитие, гостиница-приют, специальный дом для одиноких престарелых, дом-интернат для инвалидов, ветеранов и др.), а также иное жилое помещение, в котором гражданин постоянно или преимущественно проживает в качестве собственника, по договору найма (поднайма), договору аренды либо на иных основаниях, предусмотренных законодательством РФ. Граждане, не имеющие подтвержденного регистрацией места жительства на территории РФ, подают заявление в территориальный орган ПФР по месту пребывания. Граждане могут обращаться за пенсией в любое время после возникновения права на нее, без ограничения каким-либо сроком, путем подачи заявления непосредственно либо через представителя. Заявление о назначении пенсии по старости может быть принято и до наступления пенсионного возраста гражданина, однако не ранее чем за месяц до наступления права на эту пенсию. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления 310 государственных и муниципальных услуг"" внес изменения в Закон о государственном пенсионном обеспечении и в Закон о трудовых пенсиях, касающиеся обращения за пенсиями. Суть этих изменений состоит в том, что обращение за установлением и выплатой пенсии может быть подано в форме электронного документа. Кроме того, документы, необходимые для установления и выплаты пенсии, по выбору физического или юридического лица могут быть представлены на бумажных носителях либо в форме электронных документов. Стадия приема заявления и документов территориальным органом ПФР включает (п. 11 Правил обращения за пенсией): 1) проверку правильности оформления заявления и соответствия изложенных в нем сведений документу, удостоверяющему личность, и иным представленным документам; 2) сличение подлинников представленных документов с их копиями и фиксацию выявленных расхождений; 3) регистрацию заявления граждан и выдачу расписки-уведомления, в которой указывается дата приема заявления, перечень недостающих документов и сроки их предоставления; 4) истребование от юридических и физических лиц документов, необходимых для назначения и выплаты пенсии; 5) оформление выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. Стадия рассмотрения документов (п. 12 Правил обращения за пенсией). При рассмотрении документов, представленных для установления пенсии, территориальный орган ПФР: 1) дает оценку содержащимся в них сведениям, их соответствия данным индивидуального (персонифицированного) учета, а также правильности оформления документов; 2) проверяет в необходимых случаях обоснованность выдачи документов и их соответствия сведениям, содержащимся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица; 3) принимает меры по фактам предоставления документов, содержащих недостоверные сведения. Стадия решения вопроса о назначении пенсии включает в себя: 1) принятие решения о назначении пенсии или об отказе в ее назначении; 2) определение размера пенсии; 3) сообщение гражданину о принятом решении; 311 4) оформление пенсионного дела. Заявление о назначении пенсии, заявление о переводе с одной пенсии на другую рассматривается территориальным органом ПФР не позднее чем через 10 дней со дня приема этого заявления со всеми необходимыми документами. В случае если к заявлению о назначении пенсии приложены не все необходимые документы, территориальный орган ПФР дает разъяснения, какие документы должны быть представлены дополнительно. Если гражданин предоставит все недостающие документы не позднее чем через три месяца со дня получения соответствующего разъяснения, днем обращения за пенсией считается день приема заявления. В случае отказа в удовлетворении заявления гражданина (п. 23 Правил обращения за пенсией) территориальный орган ПФР не позднее чем через пять дней со дня вынесения соответствующего решения извещает об этом заявителя с указанием причин отказа и одновременно возвращает все документы. Если гражданин не согласен с решением, то по его заявлению данное решение может быть обжаловано в вышестоящий орган ПФР по отношению к органу, вынесшему соответствующее решение. Вышестоящий орган принимает решение по существу вопроса, и это решение обязательно для исполнения обжалуемым территориальным органом. Кроме того, решение как территориального органа ПФР. так и указанного вышестоящего органа может быть обжаловано гражданином в суде. Трудовая пенсия назначается со дня обращения за ней. В отдельных случаях допускается возможность назначения трудовой пенсии ранее дня обращения за ней. Такие случаи перечислены в п. 4 ст. 19 Закона о трудовых пенсиях: 1) трудовая пенсия по старости назначается со дня, следующего за днем увольнения с работы, если обращение за указанной пенсией последовало не позднее чем через 30 дней со дня увольнения с работы; 2) трудовая пенсия по инвалидности - со дня признания лица инвалидом, если обращение за указанной пенсией последовало не позднее чем через 12 месяцев с этого дня; 3) трудовая пенсия по случаю потери кормильца - со дня смерти кормильца, если обращение за указанной пенсией последовало не позднее чем через 12 месяцев со дня его смерти, а при превышении этого срока - на 12 месяцев раньше того дня, когда последовало обращение за пенсией. 312 По Закону о государственном пенсионном обеспечении (ст. 23) пенсия независимо от ее вида назначается с 1-го числа месяца, в котором гражданин обратился за ней, но не ранее чем со дня возникновения права на нее. Названы два исключения из этого правила при назначении: 1) социальной пенсии по инвалидности гражданам из числа инвалидов с детства, не достигшим возраста 19 лет, ранее являвшимся получателями социальной пенсии по инвалидности, предусмотренной для детейинвалидов, выплата которой была прекращена в связи с достижением возраста 18 лет; 2) социальной пенсии по старости гражданам, достигшим 65 и 60 лет (соответственно мужчины и женщины), являвшимся получателями трудовой пенсии по инвалидности, выплата которой была прекращена в связи с достижением указанного возраста. Расчет трудовой пенсии по старости делается по формуле: П = БЧ + СЧ + НЧ, (11.1) где П - размер трудовой пенсии по старости; БЧ - базовая часть трудовой пенсии по старости; СЧ - страховая часть трудовой пенсии по старости; НЧ - накопительная часть трудовой пенсии по старости. Размер базовой части трудовой пенсии по старости устанавливается в сумме 450 руб. в месяц. Лицам, достигшим возраста 80 лет или являющимся инвалидами, имеющим ограничение способности к трудовой деятельности (инвалиды третьей группы), размер базовой части трудовой пенсии по старости устанавливается в повышенном размере - в сумме 900 руб. в месяц. Кроме того, базовая часть пенсии устанавливается в повышенном размере лицам, на иждивении которых находятся нетрудоспособные члены семьи. Размер страховой части трудовой пенсии по старости определяется по формуле (11.2) где ПК - сумма расчетного пенсионного капитала застрахованного лица, учтенного по состоянию на день, с которого указанному лицу назначается страховая часть трудовой пенсии по старости; Т - количество месяцев ожидаемого периода выплаты трудовой пенсии по старости, применяемого для расчета страховой части указанной пенсии, составляющей 19 лет (228 месяцев). Отметим, что сумма базовой и страховой части трудовой пенсии по старости не может быть менее 660 руб. в месяц. 313 Размер накопительной части трудовой пенсии по старости (НЧ) определяется по формуле (11.3) где ПН - сумма пенсионных накоплений застрахованного лица, учтенных в специальной части его индивидуального лицевого счета по состоянию на день, с которого ему назначается накопительная часть трудовой пенсии по старости. По состоянию на 1 января 2002 г. производится путем преобразования пенсионных прав в расчетный пенсионный капитал по формуле (11.4) Расчетный размер трудовой пенсии определяется для мужчин, имеющих общий трудовой стаж не менее 25 лет, и для женщин, имеющих общий трудовой стаж не менее 20 лет, по формуле (11.5) где СК - стажевый коэффициент, который для застрахованных лиц составляет 0,55 и повышается на 0,01 за каждый полный год общего трудового стажа сверх указанной в настоящем пункте продолжительности, но не более чем на 0,20; ЗР - среднемесячный заработок застрахованного лица за последние два года работы (по сведениям персонифицированного учета) либо за любые 60 месяцев подряд (на основании документов, выдаваемых в установленном порядке соответствующими работодателями); ЗП - среднемесячная заработная плата в Российской Федерации за тот же период; СЗП - среднемесячная заработная плата в Российской Федерации за предшествующий квартал, используемая для исчисления и увеличения размеров государственных пенсий и утвержденная Правительством Российской Федерации. Отношение среднемесячного заработка застрахованного лица к среднемесячной заработной плате в Российской Федерации (ЗР / ЗП) учитывается в размере не свыше 1,2. Все составные части пенсии - базовая, страховая и накопительная подлежат индексации в соответствии с темпами инфляции. Так, например, страховая часть пенсии подлежит ежеквартальной индексации при темпах инфляции более 6% за квартал, полугодовая индексация пенсий проводится при меньших темпах инфляции (но не менее 6% за полугодие), а если инфляционные процессы развиваются еще медленнее, то пенсии могут индексироваться с периодичностью один раз в год. Согласно новой пенсионной формуле, стаж, необходимый для возникновения права на страховую пенсию по старости, будет ежегодно 314 увеличиваться с 6 лет в 2015 году до 15 лет в 2024 году. Чем продолжительнее срок, в течение которого уплачивались страховые взносы, тем большая сумма отражена на Вашем индивидуальном лицевом счете в ПФ РФ и тем выше будет Ваша пенсия. 4.Социальное обеспечение персонала учреждений и органов, исполняющих наказание. Персонал - личный состав учреждения, предприятия или часть этого состава, представляющая собой группу по профессиональным или иным признакам. Отечественный законодатель в ч. 3 ст. 24 Закона об учреждениях, исполняющих уголовные наказания, причислил к персоналу УИС работников, состоящих в штатах учреждений, исполняющих наказания, объединений учреждений с особыми условиями хозяйственной деятельности, федеральных государственных унитарных предприятий уголовно-исполнительной системы и следственных изоляторов. Из смысла ч. 1 данной статьи следует, что понятие персонала охватывает две категории работников: сотрудников, имеющих специальные звания и замещающих должности начальствующего состава, а также рабочих и служащих исправительных учреждений. Указанные категории персонала имеют различное правовое положение, решают отличные по характеру и значимости задачи и функции. Затраты на персонал подразделяются на основные (заработная плата, оклады штатных сотрудников и внештатных работников, прочие выплаты) и дополнительные. Последние подразделяются на дополнительные расходы на основании тарифов и законодательных актов (затраты на технику безопасности, отчисления на социальное страхование и страхование от несчастных случаев, оплачиваемые больничные листы, отпуска, оплата особых достижений, оплата подготовки и повышения квалификации и прочие расходы) и на дополнительные расходы на социальное обслуживание (полная или частичная компенсация расходов работников на питание, жилье, транспорт; содержание медицинской службы на производстве, страхование, доплаты и т.п.). Организация деятельности рабочих и служащих, их трудовые отношения регламентируются законодательством РФ о труде и правилами внутреннего распорядка учреждений, исполняющих наказания. В учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания, специалисты, рабочие и служащие заняты на вспомогательных, обеспечивающих должностях. 315 Источниками финансирования тех или иных видов социального обеспечения соответственно выступают государственные бюджеты (федеральный и субъектов РФ). Социальным обеспечением персонала учреждений и органов, исполняющих наказание является и обязательное страхование от рисков, связанных с несчастными случаями и болезнями: Первое направление этого вида обязательного страхования включает страхование жизни и здоровья тех категорий работников, чья профессиональная деятельность связана с повышенным риском несчастного случая при исполнении ими своих служебных обязанностей. В подавляющем большинстве случаев речь идет о государственных служащих, судьях и депутатах. Данный вид страхования проводится на основании соответствующих федеральных законов, в которых указано, кто и за чей счет обязан страховать жизнь и здоровье застрахованных – государственных служащих. Данный вид страхования покрывает риски смерти или потери трудоспособности застрахованного вследствие травмы, увечья, телесных повреждений, наступивших при выполнении обязанностей рабочими и служащими учреждений, исполняющих наказания, и следственных изоляторов; сотрудниками, имеющими специальные звания и проходящими службу в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5473–1 "Об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы", Федеральный закон от 30.12.2012 № 283-Φ3 "О социальных гарантиях сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (далее – Федеральный закон от 30.12.2012 № 283-ФЗ)); Страховые премии должны оплачиваться страхователями из средств государственного бюджета или специальных фондов. Страховое возмещение определяется либо исходя из должностного оклада, либо из минимального размера оплаты труда на основании величины фактического ущерба здоровью застрахованного работника. Конкретный размер страховой суммы указывается в тексте соответствующего закона и может существенно отличаться для разных категорий застрахованных. Например, при страховании сотрудников внешней разведки страховая сумма составляет 180 окладов денежного содержания (должностных окладов), для депутатов Государственной Думы и Совета Федерации – годовое денежное вознаграждение соответствующего депутата. 316 Необходимо отметить, что не все перечисленные виды обязательного личного страхования действуют на практике. Это объясняется декларативностью ряда законов, в которых не определены конкретные условия страхования, что делает невозможным их проведение в жизнь. Однако в соответствии со ст. 937 ГК РФ лицо, в пользу которого должно быть осуществлено обязательное страхование (в том числе и личное), вправе потребовать в судебном порядке заключения соответствующего договора страхования должностным лицом, обязанным это сделать. Более того, при наступлении страхового случая данное должностное лицо несет ответственность перед выгодоприобретателем на тех же условиях, на каких должно было быть выплачено страховое возмещение при надлежащем страховании. Второе направление обязательного страхования от рисков, связанных с несчастными случаями и болезнями, включает один из элементов системы обязательного социального страхования, покрывающего риски профессиональных заболеваний и производственного травматизма. Этот вид страхования охватывает последствия несчастных случаев, происходящих на рабочем месте и в рабочее время. Страховые взносы уплачивает работодатель в размере от 0,2 до 8,5% фонда оплаты труда в зависимости от степени опасности вида деятельности предприятия на основании класса профессионального риска (от I до XXXII). Например, минимальную ставку 0,2% (I класс профессионального риска) уплачивают в таких отраслях, как общественное питание, розничная торговля, предприятия образования, а максимальную (XXXII класс) – предприятия угледобычи, добычи и обогащения свинцово-цинковой руды, вольфрамомолибденовой промышленности, по производству сурьмы и ртути и пр. Конкретный размер страхового тарифа ежегодно устанавливается федеральным законом. Практическим осуществлением данного страхования занимается Фонд социального страхования Российской Федерации. Страхователями являются все работодатели, выплачивающие заработную плату работникам или вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (если в тексте договора есть упоминание об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве). Страховое обеспечение при наступлении страхового случая на рабочем месте гарантирует: • пособие по временной нетрудоспособности в размере 100% заработка; • единовременную страховую выплату в случае смерти работника; 317 • ежемесячные страховые выплаты (исходя из размера потерянного заработка, степени утраты трудоспособности и количества иждивенцев в семье) застрахованному при наступлении инвалидности или членам семьи в случае смерти кормильца; • оплату дополнительных расходов на медицинскую помощь и лекарства сверх предусмотренной по обязательному медицинскому страхованию, на специальный уход, протезирование, обеспечение специальными транспортными средствами, их текущий ремонт и оплату горючесмазочных материалов, и т.п. 5.Законодательное регулирование условий досрочного пенсионного обеспечения сотрудников уголовно-исполнительной системы. В России гражданин получает возможность выйти на пенсию при наступлении, установленного законом пенсионного возраста. В соответствии с Федеральным законом от 17.12.2001 № 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" право на трудовую пенсию по старости имеют мужчины, достигшие возраста 60 лет, и женщины, достигшие возраста 55 лет, при наличии у них страхового стажа не менее пяти лет. Однако, в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, возможен досрочный выход на пенсию. Так, для лиц, отработавших положенное время по определенной специальности, предусмотрена досрочная пенсия по старости. В частности, на нее могут рассчитывать сотрудники уголовно-исполнительной системы. Перечень лиц, кому положена досрочная пенсия, содержится в Законе о страховых пенсиях. (Закон 400-ФЗ о Страховых Пенсиях(Глава VI Статья 30. Сохранение права на досрочное назначение страховой пенсии). Страховая пенсия по старости назначается ранее достижения возраста, установленного статьей 8 настоящего Федерального закона, при наличии величины индивидуального пенсионного коэффициента в размере не менее 30, мужчинам по достижении возраста 55 лет и женщинам по достижении возраста 50 лет, если они были заняты на работах с осужденными в качестве рабочих и служащих учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, соответственно не менее 15 лет и 10 лет и имеют страховой стаж соответственно не менее 25 и 20 лет. 6.Порядок расчета стажа и пенсий уволенным работникам. 318 Выйти на пенсию досрочно могут и граждане, лишившиеся работы. Трудовая пенсия назначается со дня обращения за ней. В отдельных случаях допускается возможность назначения трудовой пенсии ранее дня обращения за ней. Такие случаи перечислены в п. 4 ст. 19 Закона о трудовых пенсиях: 1) трудовая пенсия по старости назначается со дня, следующего за днем увольнения с работы, если обращение за указанной пенсией последовало не позднее чем через 30 дней со дня увольнения с работы; Порядок оформления досрочной пенсии существенно отличается для лиц, кому положена досрочная пенсия и граждан, потерявших работу, которые могут выйти пенсию раньше положенного срока при сокращении. Если первой категории пенсия оформляется в учреждениях пенсионного обеспечения, то безработным для того, чтобы получить пенсию досрочно следует сначала обратиться в органы службы занятости, где подскажут, как выйти на пенсию досрочно. Условия получения пенсии безработными гражданами досрочно:  до наступления возраста выхода на пенсию должно быть не менее 2 лет;  гражданин должен быть уволен либо в связи сокращением, либо в случае закрытия предприятия, где он работал;  гражданин не отказывался от предлагаемой ему в Центре Занятости работы. Узнать можно ли рассчитывать на досрочный выход на пенсию лучше всего в Центре Занятости. Для лиц, оформляющих досрочную пенсию, занимавшихся определенным видом деятельности, периоды такой деятельности могут рассчитываться в соответствии с нормами, действовавшими на момент выполнения подобных работ. Для того чтобы оформить досрочную пенсию надо предъявить в отделения пенсионного обеспечения следующий пакет документов:  заявление о назначении гражданину досрочной пенсии, заполненное по установленной форме;  документы, подтверждающие личность гражданина, его место жительства и возраст, наличие у него российского гражданства (обычно достаточно предъявления паспорта гражданина РФ);  документы о наличии требуемого общего стажа работы;  документы, подтверждающие выработку необходимого срока на работах, дающих право на получение досрочной пенсии (в случае, если 319 требуется дополнительного подтверждения стажа по определенной специальности). С 2015 года назначение трудовой пенсии регулируется ФЗ РФ «О страховой пенсии». Кроме того, вступил в силу и закон о накопительной пенсии, но с учетом того, что право на накопительную часть будут иметь россияне, родившиеся в 1967 году и позже, то сейчас пенсия состоит только из страховой части. Порядок расчета досрочной пенсии определяется в главе четвертой закона о трудовых пенсиях. Вот новая формула для расчёта пенсии: СП = ПК x С x К + ФВ x К, Здесь ПК – это общая сумма накопленных человеком пенсионных коэффициентов; С – стоимость пенсионного коэффициента, установленного на момент назначения пенсии; ФВ – это базовая выплата; К – повышающие индексы к базовой выплате. На настоящее время размер базовой выплаты составляет 4 383,59 рублей. С 1 января 2015 года вступили в силу новые правила расчета пенсии, которая теперь будет состоять из страховой части и накопительной части. Данный порядок предусматривает введение, так называемого, индивидуального балла, который будет начисляться за каждый год работы гражданина. Для получения право на пенсию по старости нужно будет набрать не менее 30 баллов. Введение данной нормы будет осуществляться постепенно и планируется, что в полном объеме она начнет работать в 2025году, N 197-ФЗ. Вопросы для самоконтроля: 1. Каким нормативным документом регулируется с 2015 года назначение трудовой пенсии? 2. Перечислите пакет документов, которые необходимо предъявить в отделения пенсионного обеспечения, для того чтобы оформить досрочную пенсию? 3. Если к заявлению о назначении пенсии приложены не все необходимые документы, какие действия территориального органа ПФР и каким днем считается день обращения за пенсией в этом случае? 4. Что включает в себя стадия решения вопроса о назначении пенсии? 320 Лекция 4.6. Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности 1. Порядок выдачи работнику кадровых документов о его трудовой деятельности в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и законодательными нормативными актами организации. 2. Выдача трудовой книжки при увольнении. 3. Особенности внесения записи о работе по совместительству. 4. Порядок выдачи дубликата при утрате трудовой книжки работнику. 5. Порядок выдачи дубликата при наличии в прежней трудовой книжке недействительной записи, а также, в случае если трудовая книжка пришла в негодность. 6. Порядок выдачи вкладыша в трудовую книжку. 1. Порядок выдачи работнику кадровых документов о его трудовой деятельности в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и законодательными нормативными актами организации. При выдаче кадровых документов следует руководствоваться следующими нормативными документами: - Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках"; - Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с учетом изменений, утв. Постановлениями Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132, от 19 мая 2008г №373, с последними изменениями 25 марта 2013 г.); -Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, в том числе при увольнении, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа, а также правильно выдать трудовую книжку или другие кадровые документы (копии, справки, выписки и пр.); - «Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов. 321 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками. Требования по стандартам, нормам и правилам порядка выдачи работнику кадровых документов о его трудовой деятельности определены ГОСТ Р 6.30-2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. К документам по личному составу, а именно к кадровой учётной документации, относятся трудовые книжки работающих, личные карточки, личные дела. Важнейшим документом этого комплекса является трудовая книжка персональный документ, в котором последовательно отражаются этапы трудовой деятельности гражданина, квалификационный и служебный рост, длительность работы в одной организации, причины переводов и увольнений, отчасти отношение работника к труду. На основании записей трудовой книжки определяется общий и непрерывный стаж гражданина при назначении ему государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Трудовые книжки ведутся по месту основной работы на всех лиц, проработавших в организации свыше пяти дней независимо от условий приема. При отсутствии работодатель обязан оформить новому сотруднику трудовую книжку в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». При выдаче трудовой книжки работодатель имеет право взимать с работника плату за бланк. Изготовлением и реализацией бланков трудовых книжек занимается государственное объединение специализированных предприятий (Гознак). Каждый бланк снабжен определенной степенью защиты и является документом строгой отчетности. Организация должна располагать запасом бланков трудовой книжки и вкладышей (п.44 «Правил»), пополняющимся исключительно на 322 основании договора, который заключается с их изготовителем или уполномоченным распространителем. В роли распространителя могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, соответствующие требованиям объединения Гознак (приказ Минфина России №117н от 22.12.2003 г.). Список распространителей опубликован на официальном сайте Гознака. Именно в этих организациях и надо приобретать бланки трудовых книжек. Оформлять принятый от работника незаполненный бланк трудовой книжки, независимо от места его приобретения, не разрешается. Он может оказаться недействительным, и в результате работнику придется при выходе на пенсию подтверждать свой трудовой стаж путем сбора многочисленных справок и выписок. Трудовая книжка заполняется на русском языке, либо на языке субъекта Российской Федерации. До 7 апреля 2015 года заполнение трудовой книжки в обязательном порядке заверялось не только подписью лица, ответственного за оформление и выдачу документа, но и печатью организации, без которой сведения, внесенные в бланк, считались недействительными. С момента вступления в силу федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015, согласно которому использование круглой печати стало правом, но не обязанностью отдельных категорий работодателей (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью), обязанность проставлять печать в трудовых книжках федеральным законодательством формально не предусматривается. Тем не менее, мнение Роструда по данному вопросу осталось прежним: независимо от формы собственности, работодатели должны ставить в 2015 году печать на титульном листе трудовой книжки, поскольку этого требует ч.2 ст.66 Трудового кодекса РФ, а также при увольнении на последней записи. Позиция Роструда, изложенная в письме № 1168-6-1 от 15.05.2015, весьма однозначна, поэтому во избежание возможных штрафов за нарушение трудового законодательства к ней стоит прислушаться. Сумма штрафа для юридических лиц может достигать 50 000 рублей, а для должностных лиц — 5 000 рублей. Кроме того, отсутствие печати в трудовой книжке — потенциальный источник проблем для работника при расчете трудового стажа, и об этом также следует помнить. Самый разумный выход из сложившейся ситуации для организаций, отказавшихся от использования круглой печати — изготовление отдельной 323 печати для кадровой службы. Такая печать должна содержать информацию о наименовании организации и ее месте нахождения (письмо Роструда № ПГ/13282-6-1 от 20.01.2014). Правовым основанием для выдачи трудовых книжек сотрудникам с целью предъявления в Пенсионный фонд России и другие инстанции, занимающиеся социальным обеспечением граждан, стал Федеральный закон №216-ФЗ от 21 июля 2014 года. Согласно ст.18 данного нормативного акта, с 1 января 2015 года вступила в силу измененная редакция ст.62 Трудового кодекса РФ. Теперь работник сможет получить на руки свою трудовую книжку, правда, на ограниченный срок и под личную ответственность. Одна из задач кадровика – объяснить сотрудникам, как получить трудовую книжку на руки по новым правилам. Осуществляется выдача трудовых книжек на руки работникам с 1 января 2015 года в целях социального страхования только по письменному заявлению (в течение трех дней с момента его подачи). После того, как территориальный орган, осуществляющий обязательное социальное страхование (обеспечение), вернет оригинал документа сотруднику, тот обязан в течение трех дней передать его на хранение работодателю. Выдача трудовых книжек на руки строго регламентирована: работник сможет получить документ только в законодательно оговоренных случаях (преимущественно в связи с необходимостью оформления пенсионного обеспечения). Многочисленные новшества были внесены в трудовое законодательство в 2015 году: значительное увеличение суммы штрафов за нарушение норм трудового законодательства, расширение перечня категорий работников, имеющих право использовать отпуск в любое удобное время, выдача трудовых книжек на руки. Все эти поправки повлекут за собой определенные изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году. Кроме того, на установленный порядок кадрового делопроизводства неизбежно повлияют и другие изменения в законодательстве о труде:  отмена обязанности ООО и АО иметь печати;  новый упрощенный порядок оформления командировок;  установление срока для уведомления соискателя о причине отказа в приеме на работу (в письменной форме);  новая система административной ответственности работодателей; 324 изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;  новый порядок получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;  новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;  появление в Трудовом кодексе РФ новой статьи, регулирующей вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;  изменение системы проверок субъектов малого предпринимательства;  нововведения в вопросе увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору. Действительно с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе не использовать круглую печать. Однако, по мнению Роструда, организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке в обязательном порядке. Эту позицию Роструд сформулировал в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Письмо ведомство разослало в региональные отделения для использования в работе при проведении проверок. Поэтому, если работодатель не будет проставлять круглую печать в трудовых книжках работников, его ожидает штраф в размере до 50 тыс. рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). При этом организациям надо иметь в виду, что трудовой инспектор вправе наложить штраф за каждое нарушение.  2. Выдача трудовой книжки при увольнении. Оформленная трудовая книжка выдается работнику под расписку в день его увольнения. Руководство организации не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику. Записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом. Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки 325 составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации. По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивают средний заработок за время вынужденного прогула Днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. Издают новый приказ о новом дне увольнения. При увольнении рабочего, служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку во время работы в организации (фирме), заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дату и основание выдачи книжки. Если работодатель не предоставит работнику документ, связанный с его трудовой деятельностью (особенно если его выдача предусмотрена законодательством), возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. А если будет обнаружено аналогичное правонарушение – документы не выданы сначала одному работнику и работодатель привлечен к ответственности, а потом другому работнику – то руководитель организации может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех (Постановление Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях»). В соответствии со ст. 62 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. В ст. 77 ТК РФ определено, что днем увольнения работника является последний день его работы. Однако ТК РФ предусматривает и особые случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы. Так, согласно ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В связи с этим п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной 326 постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, определено, что датой увольнения (прекращения трудового договора) наряду с последним днем работы может быть и другой день, если это установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником. Трудовую книжку выдают в последний день перед отпуском. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок. Здесь следует напомнить, что до 1997 г. в соответствии со ст. 213 КЗоТ РФ, если неправильная или не соответствующая действующему законодательству формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на новую работу, орган, рассматривающий трудовой спор, мог принять решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, но не более чем за один год. В настоящее время в соответствии со ст. 394 ТК РФ суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. Кроме того, согласно ст. 395 ТК РФ при признании органом, рассматривающим индивидуальный трудовой спор, денежных требований работника обоснованными они удовлетворяются в полном размере. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день выдачи трудовой книжки на руки. Об изменении даты увольнения работника (прекращения трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу 327 допускается только с его письменного согласия (п. 36 Правил). Уведомление необходимо отослать в день увольнения заказным письмом или телеграммой. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (абз. 2 п. 36 Правил). В противном случае наступает материальная ответственность работодателя по ст. 234 ТК РФ за ущерб, причиненный работнику в результате незаконного лишения его возможности трудиться. Согласие о пересылке по почте трудовой книжки должно быть дано работником в письменной форме: он может либо заранее написать письменное заявление с просьбой переслать ему по почте трудовую книжку, либо переслать письменное заявление по почте заказным письмом или телеграммой. Телеграмма, заказное письмо являются доказательством просьбы работника переслать трудовую книжку по почте и должны быть подшиты к личному делу работника и заверены. В Правилах не предусмотрен вариант передачи трудовой книжки доверенному лицу работника (по доверенности). Поэтому здесь действуют общие принципы, принятые в гражданском законодательстве: при передаче трудовой книжки доверенному лицу, необходимо затребовать с него доверенность, которая должна быть оформлена в соответствии со ст. 185–189 Гражданского кодекса РФ. Доверенность может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. При получении трудовой книжки доверенное лицо должно оставить организации-работодателю расписку о том, что такого-то числа им (Ф.И.О.) по доверенности получена трудовая книжка такого-то работника в графе 13 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. По новым правилам, работник должен расписаться в трудовой книжке, своей подписью удостоверив, что все записи сделаны верно. Если же работник отказывается получать трудовую книжку (такое бывает, если работник не согласен с увольнением за нарушение дисциплины и т.п.) необходимо составить письменный акт о таком отказе. Акт должны подписать члены трудового коллектива — незаинтересованные сослуживцы и обязательно члены профсоюза (если он есть в организации). В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на 328 руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил). Вопрос, кто является родственником, Правилами не разъясняется. В Семейном кодексе РФ можно найти следующую формулировку понятия близких родственников: близкие родственники — родственники по прямой восходящей и нисходящей линии (родители и дети, дедушка, бабушка и внуки), полнородные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры. Следует выдавать трудовую книжку близким родственникам, а также усыновителям или усыновленным. Другие варианты (передача трудовой книжки племяннику, племяннице, тете, дяде и т.п.) могут быть рассмотрены работодателем только в крайнем случае, если нет других близких родственников. В таком случае следует потребовать документы, подтверждающие родство. Часто в практике возникает вопрос, можно ли пересылать трудовые книжки за границу. В соответствии со ст. 3 Закона СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-I «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» трудовые книжки вывозу и пересылке не подлежат. В случае выезда за границу на постоянное жительство указанные документы сдаются в соответствующие организации или учреждение по последнему месту работы (службы) либо учета выезжающих граждан и лиц без гражданства. На основании сведений, содержащихся в трудовых книжках и других соответствующих документах, по просьбе заинтересованных лиц оформляются справки установленного образца о стаже трудовой деятельности. 3.Особенности внесения записи о работе по совместительству. Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся. По желанию работника в трудовую книжку по основному месту работы заносится информация о работе по совместительству. Эти сведения вносятся на основании документа, который подтверждает работу по совместительству. Это кадровые документы: приказы, копии, справки, оформленные и заверенные печатью предприятия и подписью руководителя не основного места работы. Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении 329 актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении. Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякие рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку не допускаются 4. Порядок выдачи дубликата при утрате трудовой книжки работнику. Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат Для оформления дубликата трудовой, независимо от наличия копии потерянного документа, необходимо собрать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы сотрудника. Если утеря или порча документа произошла по вине работника, именно на него возлагаются обязанности по сбору всех необходимых выписок и справок, если утеряна трудовая книжка по вине работодателя — он будет вынужден обращаться во все организации, в которых ранее работал сотрудник. Дубликат трудовой книжки в 2015 году оформляется на стандартном бланке, факт использования которого необходимо надлежащим образом отразить в книге учета движения трудовых книжек и прочих документах. Иногда работника, который потерял трудовую книжку и обратился к работодателю для ее восстановления, смущает формулировка «дубликат». Кадровик, столкнувшийся с просьбой о выдаче «новой трудовой со старыми записями», ни в коем случае не должен идти на поводу у сотрудника, желающего получить «настоящий документ, а не дубликат»: данное нарушение рано или поздно вызовет сомнения в подлинности документа (несложно заметить, что датировка записей не совпадает со временем выпуска бланка). Во избежание дальнейших проблем и недоразумений взамен испорченной или утерянной трудовой можно выдавать только ее дубликат! Покажите работнику образец дубликата трудовой книжки, объяснив, что данный документ имеет равную с подлинником юридическую силу. 330 Работник должен подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки и представить документы, подтверждающие периоды работы на предыдущих местах трудоустройства — справки, трудовые договоры, выписки из личных дел и ведомостей на выдачу зарплаты, копии приказов о приеме на работу и увольнении, испорченный бланк трудовой (если в нем различимы записи). При ликвидации предыдущих работодателей следует обратиться для получения недостающих документов в государственный или муниципальный архив. Кадровик снимает копии со всех документов, представленных работником, и возвращает ему оригиналы, а затем оформляет дубликат трудовой книжки на основании полученных сведений. Стоимость бланка, используемого при оформлении дубликата: -возмещается работником только при условии, что оригинал трудовой книжки был испорчен или утерян по его вине (в противном случае расходы несет работодатель); -при возмещении работником отражается так же, как и при выдаче трудовой книжки впервые; -требует начисления НДС в обычном порядке, если работодатель — плательщик НДС. Оформляя в 2015 году дубликат трудовой книжки, заполнение следует осуществлять в обычном порядке, не забывая перед внесением записей в бланк сделать в верхней правой части его первой страницы разборчивую пометку «Дубликат». Титульный лист заполняется так же, как и при заполнении новой трудовой книжки, причем в него вписываются актуальные на момент оформления документа сведения о работнике. Данные об общем стаже работы у предыдущих работодателей вносятся в первую строку раздела «Сведения о работе» на основании имеющихся доказательств. Затем в этом же разделе более подробно и в хронологическом порядке делаются записи о каждом этапе трудового стажа (с указанием реквизитов подтверждающих документов). В самую последнюю очередь фиксируются сведения о работе и награждениях сотрудника в вашей организации на основании ее кадровых документов. Если дубликат выдается уволенному работнику, после соответствующей записи указывается должность и ФИО специалиста по кадрам. После внесения всех необходимых записей документ заверяется печатью организации и подписью работника. 331 5. Порядок выдачи дубликата при наличии в прежней трудовой книжке недействительной записи, а также, в случае если трудовая книжка пришла в негодность. Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки. При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, то при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате. Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы до поступления в данное учреждение. 6. Порядок выдачи вкладыша в трудовую книжку. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то ее дополняют вкладышем. Без трудовой книжки вкладыш не действителен. При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку. Трудовая книжка – основной документ о трудовом стаже и трудовой деятельности работника. Факт поощрения работника за труд необходимо отразить в кадровых документах: трудовой книжке работника и личной карточке. Когда все страницы какого-либо раздела трудовой книжки оказываются заполненными, оформляется вкладыш. Причем кадровому работнику надо не просто завести вкладыш, но и вшить его в трудовую книжку. 332 Оформление вкладыша предусматривается законодательством только в случае необходимости — когда в каком-либо из разделов трудовой книжки заканчивается свободное место для записей. Действующими нормативными актами количество вкладышей не ограничивается, их заводят по мере надобности. Несмотря на то, что вкладыш в трудовую книжку считается отдельным документом, фактически сам по себе он недействителен. Заполнение, учет и хранение вкладышей относятся к непосредственным обязанностям специалиста по кадрам. Объем вкладыша для раздела «Сведения о работе» составляет 9 разворотов, а для раздела «Сведения о награждениях» — 8 разворотов. В процессе заполнения бланка можно обращаться к «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003 года. При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке (как правило, в правом верхнем углу титульного листа) проставляется соответствующий штамп. Запись от руки, хотя и не служит однозначным основанием для признания сведений недействительными, все же не считается корректной. Каждый работодатель обязан иметь такой штамп и применять его в случае необходимости (п.39 «Правил»). Четких предписаний, указывающих, как именно полагается вшивать вкладыш в трудовую книжку, как оформить процедуру с технической точки зрения и т. д., нормативные документы не содержат. На практике следует придерживаться нескольких простых принципов: -вкладыш должен именно вшиваться (а не вклеиваться, прикрепляться при помощи скоб или банально вкладываться в трудовую) для надежности скрепления суровой ниткой на 4-5 проколов; -чтобы не разбивать записи в документе, вкладыш лучше вшивать не в середину трудовой книжки, хотя технически это проще, а в ее конец (между последней страницей и обложкой); Заполнение вкладыша в трудовую книжку в 2015 году подразумевает сквозную нумерацию записей по каждому разделу. Это означает, что нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает последовательность соответствующего раздела. При этом допускается простановка номера записи в основном бланке трудовой книжки с продолжением самой записи на бланке вкладыша. Сведения о сотруднике (дата рождения, образование, профессия, специальность, фамилия, имя и отчество) в обязательном порядке вписываются во вкладыш в трудовую книжку: образец заполнения 333 титульного листа вы найдете в нашей базе кадровых документов. Также на титульном листе вкладыша проставляются фамилия и подпись сотрудника, ответственного за заполнение трудовых книжек. Датой заполнения документа считается дата первой сделанной в нем записи. Заполненный вкладыш заверяется личной подписью работника, на имя которого он оформлен, и печатью работодателя. Вкладыш в трудовую книжку как документ строгой отчетности подлежит регистрации во всех необходимых учетных документах, к которым относятся, прежде всего, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходнорасходную книгу бланков, ведущуюся бухгалтерией организации, вписываются сведения о каждом полученном и израсходован ном бланке вкладыша с указанием его серии и номера. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, обязанности по ведению которой возлагаются на кадровую службу, регистрируются все вкладыши, выдаваемые работникам и принятые от сотрудников вместе с трудовыми книжками при приеме на работу. При регистрации указываются серия и номер бланка, сведения о сотруднике с датой его приема на работу и реквизиты документа, на основании которого производилось трудоустройство. Организация должна контролировать движение бланков вкладышей и осуществлять их выдачу только по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Работник, получающий на руки трудовую книжку с вкладышем при увольнении, расписывается в личной карточке и в книге учета. Невостребованные трудовые книжки и вкладыши хранятся в кадровой службе в течение двух лет, после чего передаются в архив организации, где после 50 лет хранения уничтожаются в установленном порядке. По окончании каждого месяца проводится инвентаризация: кадровик передает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, а также о суммах, полученных за оформленные бланки Вопросы для самоконтроля: 1. Дайте понятие трудовой книжки и в каких случаях работник может получить ее на руки и на какой срок? 2. Имеет ли право руководство организации задерживать выдачу трудовой книжки? 3. Есть ли сроки записи в трудовую книжку после издания приказа и при увольнении. Если да, то какие? 334 4. Действия работодателя - если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки? 5.Каких следует придерживаться принципов оформления вкладыша в трудовую книжку с технической точки зрения и как ставится нумерация записей во вкладыше? Лекция 4.7. Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации. 1. Процессы документирования управленческой деятельности. 2. Согласование проекта управленческого документа. 3. Очередность согласования внутреннего проекта документа. 4. Порядок доведения до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и законодательными нормативными актами организации. 1.Процессы документирования управленческой деятельности. Процесс документирования управленческой деятельности (в том числе и автоматизированной) состоит из следующих этапов: – предварительное обследование; – анализ деятельности и процессов организации; – определение состава требований к управленческим документам организации; – оценка существующих систем управления документами и других информационных систем; – определение стратегии соблюдения требований к документам; – проектирование системы; – внедрение системы; – обследование системы после внедрения. Предварительное обследование На этом этапе создания или модернизации системы проводится обследование, в ходе которого определяются и документально фиксируются цели и сфера деятельности организации, ее организационная структура, внешняя среда ее функционирования в различных аспектах (административная, нормативно-правовая, деловая, социальная), принятые 335 в организации принципы построения документационного обеспечения. При этом выявляются основные факторы, вызывающие необходимость создания и сохранения документов данной организацией. Кроме того, на этапе предварительного обследования в общих чертах оцениваются позитивные и негативные стороны организации в области управления документами. Это является основой для определения глубины проработки проекта и обоснования необходимости его поддержки руководством. Анализ деятельности и процессов организации Документы служат доказательством и источником информации о каждой функции управления и произведенных при ее реализации видах деятельности. В связи с этим в рамках второго этапа создания или модернизации системы проводится анализ управленческой деятельности организации и определяются управленческие процессы, протекание которых сопровождается документами. В результате такого анализа может быть составлено детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерархической классификационной схемы, демонстрирующей управленческие функции, виды деятельности и отдельные операции, сопровождающиеся документами. Кроме того, возможно создание пооперационных технологических схем управленческих процессов, отражающих моменты создания или получения документов в ходе управленческой деятельности организации. Определение состава требований к управленческим документам организации На третьем этапе определяется состав требований к созданию, получению и сохранению данных о каждой управленческой функции и виде деятельности (вплоть до отдельных операций и процедур), реализуемых при помощи документов. Прежде всего, анализируются нормативные правовые акты, регулирующие работу с документами в организации. Кроме того, требования к документам определяются путем анализа управленческих потребностей и ответственности перед обществом. Этому способствует оценка риска, которому может подвергнуться организация, если документы не создаются или нс сохраняются. Далее определяется, как каждое требование может быть выполнено в рамках процессов управления документами. Требования к документам четко формулируются и документально оформляются в структурированном и удобном виде. 336 По завершении этого этапа могут быть созданы: – список всех источников, содержащих соответствующие для данной организации требования к документам; – список требований к сохранению документов. В результате подготавливается отчет об оценке риска, отражающий правовые и иные последствия, которые могут возникнуть в случае, если документы не были бы созданы и сохранены. На данном этапе также происходит отбор видов документов, наилучшим образом соответствующих каждому компоненту управленческой деятельности (функции, виду деятельности или операции). Управление документами определяется как область деятельности, включающая в себя эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации. К управлению документами относятся: – принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами; – распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации; – установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами; – предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов); – проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами; – интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы. Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативных правовых актов. Стратегия управления документами в организации должна включать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в 337 систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами. Организация должна установить, документально зафиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования. Организации должны определить и документально зафиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Целью этого должно быть создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятельность в течение необходимого времени. Организации должны обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Должна быть распределена ответственность за их соблюдение. Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности и должны определять области, в которых нормативные правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организация управления документами должна регулярно пересматриваться с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности. Управление документами осуществляется как управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности, в связи с чем возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации. 338 Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организации: – управляющие документами; – специалисты в области информационных систем и технологий; – руководство организации; – руководители подразделений; – системные администраторы; – другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы. Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требуется для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответственен за осуществление соответствующих действий. Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами являются разработка и реализация системы правил по управлению документами, которые: – требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами, т.е. адекватного фиксирования в документах управленческой деятельности, в которой они участвуют; – гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы; – гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы); – гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой. Ответственность по управлению документами должна включать следующее: – особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагаются на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации; – ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации; 339 – специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, включая проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности; – системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми; – все сотрудники организации ответственны и должны отчитываться за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность. Таким образом, высшее руководство организации несет наибольшую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управления документами во всей организации. Специалисты по управлению документами устанавливают в организации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управления документами. Руководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы для их сотрудников создание и хранение документов являлось неотъемлемой частью их работы и осуществлялось в соответствии с установленными процедурами и стандартами. Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. Кроме того, если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов. 2. Согласование проекта управленческого документа. Проект документа оформляется на общем или специальном бланке с проставлением на верхнем поле справа слова "Проект". Стадии подготовки и издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений: – обоснование необходимости издания документа; – изучение существа вопроса; 340 – подготовка проекта документа; – согласование (визирование) документа; – внесение проекта документа на рассмотрение руководства; – подписание (удостоверение) документа; – доведение распорядительного документа до исполнителя (исполнителей). Все организационно-правовые документы утверждаются имеющими на это полномочия должностными лицами, поэтому для придания им юридической силы подпись автора не является обязательной, тем более, что их авторство, как правило, коллективно. В то же время, обязательным должно быть согласование этих документов с юрисконсультами, профсоюзной организацией, руководителями подразделений, на сотрудников которых они распространяются. Согласование документа. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Согласование проекта управленческого документа бывает внешнее и внутреннее. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности: — с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; — организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа; — общественными организациями — в случае необходимости; — органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.); - вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Оформление такого согласования аналогично приведенному выше. 341 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: "СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова 23.02.2013" Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другими документами, гриф согласования оформляют следующим образом: "СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО "Колосок" от 30.01.2013 №1-805" или "СОГЛАСОВАНО Протокол заседания совета директоров ООО "Сладко" от 21.12.2013 №10" Требования к оформлению организационно-распорядительной документации определены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст и введен в действие с 1 июля 2003 г. Данный стандарт распространяется на организационнораспорядительные документы, предусмотренные УСОРД: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятий, организаций и объединений независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов. При этом следует иметь в виду, что требования данного стандарта носят рекомендательный характер. Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые называются реквизитами. Набор реквизитов официального письменного 342 документа, расположенных в составляет формуляр документа. определенной последовательности, 3. Очередность согласования внутреннего проекта документа. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: - руководителями структурных подразделений, специалисты которых разрабатывали проект документа; - работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); - с юридической службой, службой документационного обеспечения; - с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); - с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна. Например: "Начальник юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2013" При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: "Замечания прилагаются. Личная подпись А. С. Орлов 25.01.2013" Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Лист согласования может выглядеть следующим образом: ""СОГЛАСОВАНО" 343 Зам. директора В. В. Вербицкий "19" февраля 2013 г. Главный бухгалтер Т. К. Мироненко "17" февраля 2013 г." Подписи и печати. Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами организации (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.). Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись. Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.); подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не па бланке, и сокращенное — на бланке); личная подпись; расшифровка 344 подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. 4. Порядок доведения до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и законодательными нормативными актами организации. Организационные или организационно-правовые документы: устав, положение, инструкция, регламент, правила и другие, составляют важнейшую часть документации любой организации. Все организационно-правовые документы утверждаются имеющими на это полномочия должностными лицами, поэтому для придания им юридической силы подпись автора не является обязательной, тем более, что их авторство, как правило, коллективно. 345 Обязательной должна быть процедура ознакомления с организационно-нормативным документом работников, на чью деятельность распространяются его положения, которая оформляется соответствующими визами. Виза ознакомления проставляется на свободном месте на последнем листе документа и включает в себя подпись (лучше с ее расшифровкой) и дату: Довольно распространенной практикой является оформление виз ознакомления в виде таблицы: В процессе своей работы организации создают множество документов, которые устанавливают правила работы организации, обеспечивают обмен информацией между руководством и подчиненными, между структурными подразделениями, между организацией и внешними контрагентами. Организационно-распорядительные документы можно разделить на две группы: - организационные документы; - распорядительные документы. Организационные документы. В организационных документах определяют порядок работы организации и ее структурных подразделений, а также регулируют различные аспекты их деятельности. К организационным относятся учредительные документы, которые согласно ст. 49 ГК определяют объем правоспособности юридического лица. — распорядительные документы. Положение — это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы. При помощи положения может регламентироваться деятельность организации. Так, государственные бюджетные организации действуют на основании соответствующих положений, в которых определен их статус, порядок создания, внутренняя структура, функции, компетенция, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации, а также контроля и ревизии деятельности. Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных 346 подразделений организации. Положение подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, руководители структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует его юридическая служба (юрисконсульт), утверждает — руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц. Должностные инструкции создаются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 с последующими изменениями и дополнениями. В этот справочник включены квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики, наиболее широко используемых на практике. Квалификационные характеристики должностей, специфических для отдельных отраслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и утверждаются в установленном порядке. Должностная инструкция — документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. Кроме того, должностные инструкции позволяют разграничить функции, полномочия и ответственность на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников и помогают оценить работу сотрудников. Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату. Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку "С инструкцией ознакомлен(-а)", и заверяет се своей подписью с указанием даты ознакомления. Инструкции могут также издаваться в целях разъяснения и определения порядка применения распорядительных документов или составления документов (например, инструкция по делопроизводству). Распорядительные документы. 347 Распорядительные документы содержат решения, направленные в системе управления сверху вниз, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации его подчиненным. Основанием для издания распорядительного документа может быть исполнение принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной управленческой деятельности, вытекающих из функций и задач организации, задач по управлению персоналом. С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на два типа: – документы, издаваемые в условиях коллегиальности: собранием, советом, правлением; – документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда право принимать решения по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю. К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения руководителя организации. Их условно делят на две категории по содержательному признаку: по основной деятельности и по личному составу. Любой работодатель вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. В локальных нормативных правовых документах закрепляются основные принципы организации рабочего процесса в организации, например правила внутреннего трудового распорядка; положение о защите персональных данных работников; должностные и профессиональные инструкции, которые разрабатываются на каждую должность и профессию, имеющиеся в штатном расписании организации. 348 В деятельности службы управления персоналом делопроизводство занимает значительный объем: прием на работу; перевод на другую работу; предоставление отпуска; увольнение. Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Многие документы имеют типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету груда и его оплаты", и обязательны для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельность на территории Российской Федерации. Вопросы для самоконтроля: 1. Из каких этапов состоит процесс документирования управленческой деятельности (в том числе и автоматизированной)? 2. На какие типы делятся все распорядительные документы, с точки зрения порядка принятия решений? 3. Каким нормативным документом определены требования к оформлению организационно-распорядительной документации? Лекция 4.8. Ведение учета специальных (особенных) категорий работников 1. Руководящие и регламентирующие документы по учету специальных (особенных) категорий работников. 2. Организация работы с конфиденциальными документами. 3. Журнал регистрации личных дел специальных (особенных) категорий работников. 4. Порядок ведения учета специальных (особенных) категорий работников в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации. 1. Руководящие и регламентирующие документы по учету специальных (особенных) категорий работников. В разд. XII, в главах 41-54.1 и статье 350 Трудового кодекса РФ предусмотрены особенности регулирования труда отдельных категорий работников, в том числе особенности трудовых договоров:  с женщинами, лицами с семейными обязанностями (гл.41); 349  работниками в возрасте до 18 лет (гл. 42);  руководителем организации и членами коллегиального исполнительного органа организации (гл. 43);  работниками, работающими по совместительству (гл. 44);  работниками, заключившими трудовой договор на срок до двух месяцев (гл. 45);  работниками, занятыми на сезонных работах (гл. 46);  лицами, работающими вахтовым методом (гл. 47);  работниками, работающими у работодателей - физических лиц (гл. 48);  надомниками (гл. 49);  лицами, работающими в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (гл. 50);  работниками транспорта (гл. 51);  работниками, занятыми на подземных работах (гл. 51.1);  педагогическими работниками (гл. 52);  работниками, направляемыми на работу в дипломатические представительства и консульские учреждения РФ, а также в представительства федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений РФ за границей (гл. 53);  работниками религиозных организаций (гл. 54);  со спортсменами и тренерами (гл. 54.1);  с другими категориями работников (гл. 55). В соответствии со ст. 251 ТК РФ особенности регулирования труда нормы, частично ограничивающие применение общих правил по тем же вопросам либо предусматривающие для отдельных категорий работников дополнительные правила. Основания и порядок установления особенностей регулирования труда закреплены в ст. 252 ТК РФ. Особенности регулирования труда в связи с характером и условиями труда, психофизиологическими особенностями организма, природно-климатическими условиями, наличием семейных обязанностей, а также других оснований устанавливаются трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. При этом особенности регулирования труда, влекущие за собой снижение уровня гарантий работникам, ограничение их прав, повышение их дисциплинарной и (или) материальной ответственности, могут 350 устанавливаться исключительно ТК РФ либо в случаях и порядке, им предусмотренных. На работников, заключивших трудовой договор о работе в воинских частях, учреждениях, военных образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования, иных организациях Вооруженных Сил РФ и федеральных органов исполнительной власти, в которых законодательством РФ предусмотрена военная служба, а также на работников, проходящих заменяющую военную службу альтернативную гражданскую службу, распространяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, с особенностями, установленными ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Особенности правового регулирования труда творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии со ст. 252 ТК РФ устанавливаются трудовым законодательством и иными нормативными правыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, а в случаях, предусмотренных ст. 94, 96,113,153,157 и 268 ТК РФ, также трудовыми договорами (ст. 351 ТКРФ). Новеллой является ст. 351.1 ТК РФ, устанавливающая ограничения на занятие определенными видами труда, а следовательно, на заключение трудовых договоров. Так, к трудовой деятельности в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности. 351 Прежде всего следует отметить, что особенностью возникновения трудового правоотношения у прокурорско-следственных работников является сложный юридический состав. Заключению трудового договора предшествует акт назначения на должность прокурора, следователя и т.д., исходящего от компетентного органа или должностного лица прокуратуры РФ. Без приказа о назначении на должность прокурорско-следственный работник не вправе исполнять служебные обязанности. В соответствии со ст. 12 Федерального закона от 27.05.2003 № 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" и ст. 40.1 и 40.2 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" для поступления на службу требуются: наличие высшего юридического образования, обладание необходимыми профессиональными и моральными качествами, способность по состоянию здоровья исполнять возлагаемые служебные обязанности, достижение определенного возраста, т.е. предъявляются повышенные требования для замещения прокурорско-следственных должностей. Согласно п. 2 ст. 40.1 Федерального закона "О прокуратуре Российской Федерации" недопустимо заключать трудовой договор, если лицо имеет заболевание, препятствующее поступлению на службу в органы и учреждения прокуратуры и исполнению служебных обязанностей прокурорского работника. Особенности регулирования труда — нормы, частично ограничивающие применение общих правил по тем же вопросам либо предусматривающие для отдельных категорий работников дополнительные правила. Действующее трудовое законодательство устанавливает ряд льгот и гарантий для некоторых категорий работников. Статья 349 ТК регулирует труд лиц, работающих в организациях Вооруженных Сил РФ и федеральных органах исполнительной власти, в которых законодательством РФ предусмотрена военная служба, а также работников, проходящих заменяющую военную службу альтернативную гражданскую службу. На работников, заключивших трудовой договор о работе в воинских частях, учреждениях, военных образовательных организациях высшего образования и военных профессиональных образовательных организациях, иных организациях Вооруженных Сил РФ и федеральных органов исполнительной власти, в которых законодательством РФ предусмотрена военная служба, а также на работников, проходящих заменяющую военную службу альтернативную гражданскую службу, распространяются 352 трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, с особенностями, установленными ТК, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. В ст. 349.1 ТК установлены особенности регулирования труда работников государственных корпораций, государственных компаний. Так, работник государственной корпорации или государственной компании обязан: 1) представлять сведения о своих доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера и о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера его супруга (супруги) и несовершеннолетних детей; 2) сообщать работодателю о личной заинтересованности при исполнении трудовых обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта. Под личной заинтересованностью работника государственной корпорации или государственной компании, которая влияет или может повлиять на надлежащее исполнение им трудовых обязанностей, понимается возможность получения работником государственной корпорации или государственной компании в связи с исполнением трудовых обязанностей доходов в виде денег, ценностей, иного имущества, в том числе имущественных прав, или услуг имущественного характера для себя или дня третьих лиц. 2. Организация работы с конфиденциальными документами. Систематизации конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа. Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования. Угрозы ценным и конфиденциальным материалам фирмы в период их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирм этот момент часто не учитывается, 353 исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные возможности для злоумышленника осуществить несанкционированное ознакомление с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия. Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел используется в следующих целях: – учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел; – закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам; – учета дел архивного фонда; – учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы. Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы, предназначенные для практической реализации указанных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, даты заведения и закрытия дела (тома), количество листов в деле (томе), отметки о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами. В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например, техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т.п. В процессе формирования и хранения возникают серьезные угрозы конфиденциальным делам и документам, которые могут получить реальный характер в результате следующих обстоятельств: – получения сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов но делам); 354 – утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы (за счет плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел); –утраты (кражи, утери) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмены документов, отдельных листов; – ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу; – доступа к делам посторонних лиц как следствия ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнения требований инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации). При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов. Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов. Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников можно назвать следующие: – проверка работником службы КД полномочий исполнителя: наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете); – выдача дела сотруднику под подпись в карточке учета разрешений и выдачи; – помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку "За исполнителями"; – при возврате дела сотрудником – проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов; – подпись работника службы КД, удостоверяющая возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя; – помещение дела и карточки в места хранения. 355 Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в гот же день. Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах. При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы КД или с дискеты. После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется). Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив (архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа. Следовательно, технология текущего и архивного хранения конфиденциальных дел в отличие от технологии хранения дел открытого доступа решает, прежде всего, задачи обеспечения сохранности включенных в дела документов и контроля за своевременным снятием с документов грифа конфиденциальности. Важной составной частью этой технологии является регламентация системы доступа к делам и порядка работы с делами руководителей и сотрудников фирмы. Концепция информационной безопасности основывается на аналитических исследованиях потенциальных и реальных угроз этим ресурсам, систематической работе по определению и эволюции состава 356 ценной, конфиденциальной информации и сформированной в соответствии с этим динамичной и достаточной структуре задач по защите информации. Информационная безопасность предполагает защищенность (безопасность) конфиденциальной информации на любых носителях в информационных системах любых типов от случайных и преднамеренных несанкционированных воздействий естественного или искусственного свойства, направленных на уничтожение, разрушение, видоизменение тех или иных данных, изменение степени доступности ценных сведений, в том числе в машинной и внемашинной сферах. Как видим, целью информационной безопасности является безопасность информационных ресурсов в любой момент времени и в любой обстановке. Существенным вопросом безопасности является не столько как защищать (т.е. не столько технология защиты), сколько предмет защиты – что защищать, почему защищать и от кого защищать. Проблемы обеспечения безопасности информации становятся все более сложными и значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу и электронный документооборот. При всей прогрессивности этого перехода одновременно существенно расширяется и содержательно обновляется комплекс организационных, технических и технологических трудностей в предотвращении преступного и достаточно простого вмешательства в информационные ресурсы, которые могут стать легкой добычей посторонних лиц. Подобные проблемы особенно характерны для коммерческих, негосударственных структур. В недалеком прошлом главная опасность состояла в утрате конфиденциальных документов, разглашении ценных сведений или их утечке по техническим каналом. Сейчас получило широкое развитие незаконное тайное оперирование электронными документами, сведениями (без их кражи) в компьютерных базах данных, незаконное использование электронных массивов и последующее извлечение материальной выгоды из таких действий. В этих условиях особенно важно учитывать, что защита электронной конфиденциальной информации осуществляется не только и не столько программно-аппаратными, криптографическими и техническими методами и средствами. Она невозможна без соблюдения требований ее защиты правовыми и организационными методами, особенно во внемашинной сфере, что несущественно для автоматизированной обработки открытой информации. При игнорировании этих требований, требований 357 комплексности защиты, уязвимость информации на магнитных, бумажных и иных носителях резко возрастает и гарантировать в этих условиях безопасность информационных ресурсов, коммерческой (предпринимательской) тайны становится невозможно. Сформированные в рамках концепции информационной безопасности перспективные и текущие задачи защиты информации являются определяющими при формировании и постоянной актуализации технологического процесса защиты, предупреждающего нарушение доступности, сохранности, целостности, достоверности и конфиденциальности ценных информационных ресурсов фирмы. Решение указанных задач основывается на принципе персональной ответственности руководителей всех уровней и персонала фирмы за использование информации в соответствии с действующим законодательством и их функциональными обязанностями. Концепция защиты реализуется в механизме (системе) защиты информации. Предполагается, что защита ценной информации осуществляется, прежде всего, от главной опасности – несанкционированного доступа или ознакомления с информацией постороннего лица и в результате этого доступа от кражи, копирования, разглашения, уничтожения, фальсификации, искажения, незаконного оперирования, модификации, подмены и других угроз. Следует учитывать, что архитектура системы защиты должна охватывать не только электронные информационные системы, а весь управленческий комплекс фирмы в единстве его реальных функциональных и структурных частей, традиционных документационных процессов. Отказаться от бумажных документов и, часто, рутинной, исторически сложившейся управленческой технологии не всегда представляется возможным, особенно, если вопрос стоит о безопасности ценной, конфиденциальной информации. Следовательно, безопасность ценной документированной информации (документов) определяется уровнем ее защищенности от различных угроз: стихийных бедствий, других неуправляемых событий, пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа к документам, делам, базам данных, а также опасностей неправомерного использования кемлибо ценных сведений (особенно имеющих электронную форму отображения), нарушения их сохранности, целостности и конфиденциальности. Наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно 358 технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете – присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего "жизненного цикла". Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов, независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа. Обязательно учитываются черновики подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера, в том числе регистрационный номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений. В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов. Как видим, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы – до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа 359 к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Важно отметить, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно должен быть зафиксирован по двум видам учета: во-первых, учету носителей документированной информации и, во-вторых, учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. 3. Журнал регистрации личных дел специальных (особенных) категорий работников. Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел. В журнале должны быть следующие графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, подпись работника, ответственного за ведение личных дел. Пример оформления книги (журнала) учета личных дел: В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "Личные дела сотрудников". Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации. 360 Доступ к личным делам регламентируется руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам и персональным данным. Личное дело формируется в картонной обложке (папкерегистраторе), на которой должен быть обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве – по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников организации дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При правильном ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений. Процесс формирования личного дела включает в себя: – внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела; – подготовку обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке панки; – подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела; – получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело; – систематизацию полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов; – валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи; – подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; – проверку правильности нумерации листов; – помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения; 361 – дополнение, по мере получения документов, личного дела; – систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле; – внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов; – ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров; – выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела – проверку наличия и целостности документов; – ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам; – внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку но учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел и ознакомившегося с личным делом лица; – закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы; – сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел; – регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы храпения на обложке личного дела; – внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы. 4. Порядок ведения учета специальных (особенных) категорий работников в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации. Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. 362 Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности. Каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и не конфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия – срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело (хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятием). Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела. В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, в которую входят следующие операции: – проверка закрытия всех заведенных дел и томов; – проведение годовой проверки наличия дел и документов; – заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел; – проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок подписью работника участка службы КД; – включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур; – переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году; – распечатка номенклатуры дел будущего года для издания. После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года. Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, 363 журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел. Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие процедуры: – оформление дела при его заведении; – оформление дела при его формировании; – оформление дела (тома) при его закрытии; – выдачу законченных дел сотрудникам фирмы и прием их от сотрудников. Особенности процедуры оформления дела при его заведении следующие: – оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела; – оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела); – оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки); – подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов; – внесение в номенклатуру отметки о заведении дела. Особенности процедуры оформления дела при его формировании следующие: – проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали); – внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела; – нумерация листов документа в деле; – при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела; – подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов; – внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа; – проверка правильности подшивки документа; – возвращение учетной карточки документа на соответствующий участок службы КД, в картотеку по принадлежности. Особенности процедуры оформления дела (тома) при его закрытии следующие: 364 – подшивка и оформление заверительного листа – листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности); – оформление итоговой записи во внутренней описи дела; – опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности); – внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела; – проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел; – при необходимости внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов; – по окончании года закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек; – внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел; – при необходимости внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Вопросы для самоконтроля: 1. В чем отличие технологии текущего и архивного хранения конфиденциальных дел от технологии хранения дел открытого доступа? 2. Назовите особенности процедуры оформления дела при его заведении? 3. Назовите особенности процедуры оформления дела (тома) при его закрытии? 4. Что является целью информационной безопасности? Лекция 4.9. Ведение учета рабочего времени работников 1. Порядок ведения учета рабочего времени работников в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации. 2. Рабочее время и его характеристики. 3. Режим рабочего времени. 4. Вахтовый метод организации работ. 5. Цели и формы учета использования рабочего времени. 6. Методы учета рабочего времени. 7. Моделирование процесса учета использования рабочего времени с использованием информационных технологий. 365 1. Порядок ведения учета рабочего времени работников в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации. Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также периоды времени, которые в соответствии с законами и нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени (ст. 91 ТК РФ). В соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации:Трудовым кодексом Российской Федерации, ст. 81, 91, 120 Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и егооплаты”, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. В учет рабочего времени включаются такие понятия, как:  работа в ночное время;  совместительство;  сверхурочные работы. Информация о времени работы сотрудника отражается в табеле учета рабочего времени. Это один из основных документов для начисления и выплаты заработной платы. Госкомстатом России рекомендуются специальные формы № Т-12 для ручного и № Т-13 для автоматического учета. Все показатели в этих формах идентичны. Надо сказать, что закон требует ведения табеля, но формы этого учета могут иметь отличия и учитывать специфику работы предприятия. Табель учета использования рабочего времени разрабатывается в одном экземпляре, «закрепленным» за работником. Подписывает его руководитель соответствующего подразделения и «кадровик». Затем он поступает в отдел расчета зарплаты, где хранится в течении года. Обязанность заполнения табеля оформляется соответствующим приказом работодателя, может оговариваться в должностной инструкции работника или его трудовом договоре. Так как зарплата должна выплачиваться два раза в месяц, то ежемесячно составляются два таких документа. На небольшом предприятии обычно ведется один общий табель, а на значительных — по каждому подразделению отдельный. В верхней строке указывается наименование предприятия или структурного подразделения, код по 366 ОКПО. Работник «вводится» и «выводится» из табеля соответствующим приказом работодателя. Табель заполняется без помарок, исправления проводятся по установленным правилам — зачеркиванием неправильной и проставлением сверху правильной записи с подписью доверенного лица. В бланках учета рабочего времени сотрудников автоматизированной формы Т-13 условно-постоянная часть данных может быть заполнена согласно имеющимся базам данных о сотрудниках. К ней относятся:  фамилия сотрудника;  структурное подразделение;  должность;  табельный номер и др. Допускается введение в табель дополнительной информации. Например, учет времени работы с вредными условиями сотрудников, которые трудятся на них непостоянно (для расчета их дополнительного отпуска). Такие дополнения формы учета оформляются приказом. Удаление каких-либо сведений из стандартной формы недопустимо. Первый раздел табеля — учет рабочего времени — таблица, где в горизонтальных строках проставляются все дни текущего месяца, причем каждому дню выделено две строки. В первой размещаются шифры — условные обозначения всех возможных видов затрат рабочего времени с расшифровкой их на лицевой стороне документа. По вертикали отражается список фамилий работников. Эти данные позволяют контролировать отработанное каждым сотрудником время, все неявки на работу по разным причинам, простои и сверхурочную работу. Отдельно отражаются:  часы работы — дневные и ночные. Ночным временем считается время от десяти вечера до шести утра;  сверхурочные — часы работы сверх установленной нормы;  часы работы в выходные и дни праздника — независимо от вида ее компенсации. Такая работа вознаграждается в двойном размере. Если сотрудник переносит отработанный день отдыха на другой, то в табеле этот день учитывается как выходной, оплата же за этот день производится обычным порядком, перенесенный день отдыха не оплачивается вовсе;  неявки по видам — отпуск, дни болезни, служебные командировки, учебный отпуск и другие. Расшифровка табеля учета рабочего времени: В верхней строке фиксируются только коды обозначений неявок, нижняя строка не заполняется. Нахождение в командировке учитывается 367 согласно соответствующим образом оформленного командировочного удостоверения. Эти дни отмечаются в табеле шифром «К». Время отпусков учитывается на основании приказов отдельно по каждому их виду. Если во время отпуска встречаются праздничные дни, то они отмечаются в табеле буквой «П», а выходные — не отмечаются (они учитываются в отпускных днях). Учет неявок по причинам проводится только с приложением подтверждающих документов, которые предоставляются табельщику до окончания учетного времени. Например, среди обозначений табеля рабочего времени используется следующее: до предоставления больничного в табеле делается отметка «НН», что обозначает неявку по невыясненной причине, а после — исправляется на код «Б» — болезнь. Итоговые данные табеля по форме Т-12 за месяц, проставленные в графах 8-17, используются при расчете заработной платы. Первый раздел табеля подписывается уполномоченным лицом и руководителем предприятия и передается в бухгалтерию. Второй раздел заполняется бухгалтером при расчете зарплаты. Это — таблица с табельными номерами работников, данными об их окладах, количестве отработанных дней (часов) и начисленными каждому из работников суммами зарплаты. В форме Т-13 этих данных нет. Последняя страница формы Т-12 предназначается для составления статистического отчета. Незаполненные в табеле строки обязательно прочеркиваются. Полностью заполненный табель подписывается ответственным лицом и руководителем предприятия. Все данные в табеле должны быть достоверными, документально подтвержденными. Ведь этот документ может быть использован, например, в суде как одно из доказательств добросовестного (недобросовестного) выполнения сотрудником своих обязанностей при его незаконном увольнении или взыскании за нарушение дисциплины труда (прогула). 2. Рабочее время и его характеристики. Рабочее время — время, когда работник выполняет свои обязанности на определенном месте работы. Оно не всегда идентично фактически отработанному, реально затраченному на работу времени. За это время работник получает зарплату и «зарабатывает отдых». Измеряется оно так же, как и время вообще — в днях, часах. По продолжительности оно разделяется на три вида: 368 нормальное. Законодательно закреплено, что нормальная рабочая неделя должна быть сорокачасовой;  сокращенное. Сокращенная рабочая неделя на 1-4 часа для особых категорий работников (вредные условия работы, работа «малолеток» и т.п.);  неполное. При оформлении на работу обе стороны договариваются об «укороченном» рабочем дне или неделе. Обычно так работают домохозяйки, студенты, пенсионеры, инвалиды. Причем продолжительность отпуска и трудового стажа от этого не страдают. Это влияет только на оплату отпуска. Современные условия потребовали серьезных изменений в организации рабочего времени и управлении им, обусловили разный подход к самому понятию нормальной продолжительности рабочего времени и рассматривается скорее как ориентир, помогающий решить проблему установления продолжительности в рамках трудовых договоров. Однако в любом случае за рамками нормальной продолжительности рабочего времени находятся сверхурочные работы, которые оплачиваются в повышенном размере, они получили название ненормированный рабочий день. Объем сверхурочных работ существенно зависит от следующих признаков:  принадлежность занятых к определенной социальнодемографической группе (наиболее часто их выполняют рабочиемужчины в возрасте 30-40 лет);  отраслевая специфика (основную часть сверхурочных дают промышленность, транспорт и связь);  сезон (наиболее четко проявляется в сельском хозяйстве и обслуживании туристов). В качестве причин сверхурочных работ с точки зрения работодателя могут выступать:  чрезвычайные обстоятельства;  краткосрочные производственные нужды (ремонт, уборка и т.п.);  необходимость сменной работы при наличии односменного режима работы;  большой объем издержек за труд сверх почасовой заработной платы, относящихся к работнику, а не человеко-часам работы;  недостаток специалистов определенной квалификации;  нежелание нанимать дополнительных работников в условиях пиковых всплесков спроса на продукцию (услуги).  369 Иногда работники сами заинтересованы в сверхурочных работах по следующим причинам:  низкий уровень оплаты труда;  необходимость повышенного заработка для решения собственных бытовых проблем;  желание избежать поисков дополнительной занятости;  стремление усилить свое влияние в организации. Практика показывает, что у работников, как правило, отсутствует возможность отказа от сверхурочных работ. Иными словами, сверхурочные работы воспринимаются как характеристика рабочего места, а не как следствие действий работодателя. Противоположностью занятости с широким использованием сверхурочного труда выступает занятость с использованием режима сокращенного рабочего времени (short-time). Предпосылки ее существования в целом противоположны показанным выше причинам введения сверхурочных работ. Функциями данной формы организации рабочего времени выступают закрепление квалифицированной рабочей силы за предприятиями в период спада и поддержка в этих сложных условиях всего коллектива занятых (а не его отдельной части). Последнее обстоятельство нередко приводит к тому, что поддерживаемые государством меры по сокращению рабочего времени на отдельных предприятиях наталкиваются на сопротивление профсоюзов, выражающих интересы той группы занятых, которая стремится полностью сохранить свою трудовую нагрузку за счет увольнения части трудового коллектива. От механизма сокращенного рабочего времени отличается использование неполного рабочего дня (part-time),для которого характерны следующие особенности:  изменения в содержании трудовых отношений (для неполного рабочего дня - меньшая степень социальной защиты);  законодательное определение величины рабочего времени для установления отношений неполной занятости (обычно 30-35 часов);  относительная независимость от экономической конъюнктуры. В качестве причин введения неполного рабочего времени следует назвать ускоренный рост сферы услуг, политику государства в области социального обеспечения и возрастание требований к гибкости рынка труда, важной составляющей которого выступает гибкость рабочего времени. И сокращенное рабочее время, и неполный рабочий день характерны в основном для женщин, пенсионеров и людей, имеющих доход от другой деятельности. 370 Современные формы организации труда предполагают широкое использование гибких графиков рабочего времени. При этом выделяется "ядро" рабочего времени, в течение которого присутствие работника на предприятии обязательно, и "периферия", в пределах которой работник может сам определять характер своей деятельности. При этом в рамках недели, месяца или года должно быть обеспечено соблюдение нормы трудовой нагрузки. Гибкое рабочее время способствует повышению самостоятельности и совмещению производственной и внепроизводственной деятельности. В частности, облегчается воспитание детей, а также обеспечивается более рациональное совмещение работы и учебы. Дальнейшим развитием данной системы является возможность перехода к "сжатой" рабочей неделе (например, четыре дня по 10 часов), позволяющего улучшить структуру времени вне работы (прежде всего за счет сокращения его затрат на дорогу, приема-сдачи рабочего места). Своеобразной формой организации труда и рабочего времени выступает разделение рабочего места (job sharing). В этом случае гибкая форма рабочего времени для каждого из двух (или нескольких) занятых на данном рабочем месте сочетается с обязательным присутствием одного из них на работе. Нередко на основе данной формы организации рабочего времени нанимаются члены одного семейного хозяйства. Принципиальной характеристикой различных режимов является распределение полномочий работника (или их групп) и работодателя (или уполномоченных им представителей) по конкретному применению элементов того или иного режима рабочего времени. Так, при введении режима "сжатой" рабочей недели возможен либо свободный выбор работником степени ее сжатия, либо получение им конкретных указаний от работодателя по поводу режима рабочего времени в течение предстоящего месяца. Это же замечание относится практически к любой форме организации рабочего времени.. Гибкость форм организации рабочего времени не означает отсутствия контроля за его использованием. Он осуществляется при помощи самых современных технических средств. Немалое значение имеет также взаимный контроль работников, обеспечивающий соответствие вознаграждения занятых величине отработанного времени. Традиционными являются четко выраженные государственные интересы в сфере регулирования рабочего времени. В частности, нередко указывается, что только существенное сокращение нормальной продолжительности рабочего времени (в настоящее время речь идет о 35, 371 32 и даже 30 часах работы в неделю) поможет решить проблему занятости. Однако до сих пор не существует однозначного ответа на вопрос, в какой мере уменьшение суммарной продолжительности рабочего времени способно увеличить занятость. Последние годы характеризуются сдержанным отношением занятых (в лице профсоюзов), предпринимателей и государственных органов к сокращению продолжительности рабочего времени. Так, первые указывают на усиление в этом случае неустойчивого характера доходов, занятости и трудовых отношений. Вторые видят в этом процессе существенное увеличение издержек и снижение конкурентоспособности предприятия. Позиция государственных органов усматривает следующие негативные последствия сокращения рабочего времени:  трудности преобразования неотработанных человеко-часов в рабочие места;  сложности найма квалифицированных работников для компенсации снижения объема трудовой нагрузки занятых;  снижение гибкости рабочей силы из-за сокращения сверхурочных;  рост числа занятых одновременно на двух предприятиях;  возрастание числа ищущих работу вследствие уменьшения ее продолжительности. Традиционным инструментом планирования рабочего времени является разработка балансов рабочего времени одного среднесписочного работника (рабочего, служащего). Их назначение состоит в определении ресурса рабочего времени одного работника, выявлении возможности повышения этого ресурса за счет сокращения непроизводительных потерь и в конечном итоге снижение затрат работодателя на содержание изменений рабочей силы. Главные части баланса рабочего времени - это календарный, номинальный и полезный (или эффективный) фонды. Календарный фонд равен числу календарных дней в плановом периоде. Номинальный фонд представляет собой максимально возможное число дней работы в плановом периоде и численно равен календарному за вычетом праздничных и выходных дней. Полезный фонд - это рабочее время, которое используется в соответствии с должностными инструкциями и рассчитывается как разность между номинальным фондом и планируемыми неявками. Расчет ведется в днях, а затем на основе установления средней продолжительности рабочего дня полезный фонд рабочего времени пересчитывают в часы. Таким образом, баланс рабочего времени составляется в три этапа. 372 1. Расчет полезного фонда в днях. 2. Установление средней продолжительности рабочего дня. 3. Определение полезного фонда в часах. Праздничные и выходные дни, минимальная продолжительность очередных отпусков регламентируются нормами Трудового кодекса РФ, постановлениями Правительства РФ, прочие неявки в структуре отчетного баланса рабочего времени представляют резервы улучшения его использования. Анализ баланса рабочего времени позволяет установить все виды потерь рабочего времени. Непроизводительные затраты рабочего времени могут быть связаны с выполнением работ, не соответствующих функциям данного работника, исправлением брака, устранением неисправности инструмента или оборудования. Простои рабочих вызываются как организационно-техническими причинами (неподготовленность фронта работ, отсутствие материалов, инструмента, неисправность машин), так и нарушениями трудовой дисциплины (уход с рабочего места но неуважительным причинам, опоздание или преждевременный уход с работы). 3. Режим рабочего времени. Действующее трудовое законодательство не содержит определения понятия "режим рабочего времени"; обычно под режимом рабочего времени пони мается порядок распределения времени работы работников в течение календарного периода (суток, недели, месяца):  длительность смены, недели, дня работы;  условия работы при ненормированном дне;  временные рамки начала и конца работы;  время отдыха и прочее. К элементам режима рабочего времени также относятся: – продолжительность рабочей недели: пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя; – чередование рабочих и нерабочих дней; – продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены); – число смен в сутки; – время начала и окончания работы; – время перерывов в работе; 373 – перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;  другие в случае необходимости (например, начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) при режиме гибкого рабочего времени). Режим рабочего времени для всех работников устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, которые являются обязательным локальным нормативным актом для каждого работодателя. В случае если режим рабочего времени конкретного работника отличается от общеустановленных правил, он закрепляется в трудовом договоре. Кроме правил внутреннего трудового распорядка и трудового договора, регламентация режима рабочего времени возможна в коллективном договоре и в соглашении, а также в Положениях об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников. Разновидностями режимов рабочего времени (или особыми режимами работы) являются: – ненормированный рабочий день, – гибкое рабочее время, – сменная работа, – разделение рабочего дня на части, – суммированный учет рабочего времени (несмотря на то, что в данном случае речь идет об учете рабочего времени, мы условно отнесли суммированный учет рабочего времени к разновидностям режима работы, так как при гаком учете рабочего времени работа в течение дня, неде Определение понятия "ненормированный рабочий день" содержится в ст. 101 ТК РФ: это особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. При установлении работнику такого режима рабочего времени (а устанавливается он в трудовом договоре) для привлечения его к работе за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени согласия работника получать каждый раз (как, например, для привлечения к сверхурочной работе) не требуется (фактически оно уже получено заранее при подписании трудового договора), и эта дополнительная работа не будет являться сверхурочной и не будет оплачиваться в повышенном размере. Однако это не означает, что 374 работник будет обязан работать без каких – либо ограничений по времени. Рамки рабочего времени таковы: – работникам с ненормированным рабочим днем, так же как и другим работникам, устанавливается общий режим рабочего времени, в том числе продолжительность рабочей недели, время начала и окончания работы, перерывов в работе и пр.; – освобождение от работы в выходные и нерабочие праздничные дни осуществляется на общих основаниях; – привлечение к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени осуществляется: 1) по распоряжению работодателя, 2) при необходимости 3) эпизодически (т.е. время от времени, не систематически); – предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ). Оформление рассматриваемого режима рабочего времени включает в себя: – установление перечня должностей работников с ненормированным рабочим днем в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка; – включение условия о работе с ненормированным рабочим днем в трудовой договор: – установление в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в режиме ненормированного рабочего дня. При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по соглашению сторон. В настоящее время продолжают действовать Рекомендации по применению режимов гибкого рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях отраслей народного хозяйства, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 от 30.05.1985. Согласно данному документу при разработке гибких графиков работы необходимо установить продолжительность: – переменного (гибкого) времени в начале и конце рабочего дня (смены), в пределах которого работник вправе начинать и заканчивать работу по своему усмотрению; 375 – фиксированного времени, когда работник обязательно находится на рабочем месте; – перерыва для отдыха и питания, который обычно разделяет фиксированное время на две примерно равные части; – учетного периода (неделя, месяц и др.), в течение которого работник должен отработать норму рабочих часов. Еще одним режимом рабочего времени является "сменная работа", т.е. работа в две, три или четыре смены. Часть 1 ст. 103 ТК РФ закрепляет основания введения сменной работы: 1) длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы; 2) необходимость более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Распорядок работы в этом случае определяется графиком сменности, которым устанавливаются продолжительность рабочего времени, количество смен, время начала и окончания смены, время перерывов для отдыха и питания. Также необходимо установить порядок распределения работников по сменам. Графики сменности составляются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ. Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие. Действующее трудовое законодательство по общему правилу не устанавливает каких-либо ограничений по продолжительности смены, исключение составляют случаи, предусмотренные ст. 94 ТК РФ. Однако при составлении графика сменности необходимо учитывать запрет работы в течение двух смен подряд и установленную ст. 110 ТК РФ минимальную продолжительность еженедельного непрерывного отдыха – не менее 42 часов. Следует обратить внимание па особенности регулирования вопроса привлечения работников, работающих в режиме сменной работы, к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Для такой категории работников выходным днем будет являться не общеустановленный выходной день – воскресенье, а различные дни недели в соответствии с графиком сменности. И уже привлечение к работе в эти выходные дни но графику, подчиняется общим правилам, предусмотренным ст. 113 ТК РФ. Что касается привлечения к работе в нерабочий праздничный день, то письменное согласие работника и необходимость учета мнения профсоюза, предусмотренные ст. ИЗ Кодекса, считаются полученными при составлении графика сменности и ознакомления с ним работника. 376 Получать еще раз согласие работника не требуется. Оплата работы в выходной (по графику) и нерабочий праздничный день производится в общем порядке (ст. 153 ТК РФ). Сменная работа часто применяется совместно с суммированным учетом рабочего времени. Как уже указывалось выше, при введении суммированного учета рабочего времени допускается отклонение от установленной ст. 91 Кодекса 40-часовой недельной нормы, т.е. возможно превышение данного значения. Норма рабочего времени обеспечивается не за неделю, а за другой, более длительный срок, который именуется учетным периодом. Продолжительность учетного периода может быть различной: месяц, квартал и др., но не более одного года, а для учета рабочего времени работников с вредными или опасными условиями труда, – не более трех месяцев. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, также условие о таком режиме работы необходимо указывать в трудовом договоре. Еще одним режимом рабочего времени является "разделение рабочего дня на части". При данном режиме рабочего времени рабочий день (смена) обычно делится на две части без изменения его общей продолжительности. Такой режим применяется: – на работах с особым характером труда; – при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены). Примером такой работы является работа водителей автобусов, работающим на регулярных городских, пригородных и междугородных автобусных маршрутах, почтальонов по доставке почтовых отправлений, периодической печати, телеграмм и денежных средств. Разделение рабочего дня на части производится работодателем на основании локального нормативного акта, принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. 4. Вахтовый метод организации работ. Вахтовый метод – это особая форма организации работ, основанной на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного жительства, когда экономически нецелесообразно ежедневное возвращение работников к месту постоянного проживания или невозможно постоянное проживание населения из-за тяжелых природноклиматических условий. При этом может применяться как 377 межрегиональное, так и внутри региональное использование трудовых ресурсов. Работа организуется по специальному режиму труда, как правило, при суммированном учете рабочего времени, а междувахтовый отдых предоставляется в месте постоянного жительства работников. Вахтовый метод организации работ применяется при значительном удалении объектов, на которых осуществляется непосредственная трудовая деятельность, от места нахождения организации, к которой они относятся. Вахтовый (сменный) персонал проживает в специально создаваемых вахтовых поселках и периодически возвращается к своему постоянному месту жительства. Данный метод организации работ в основном распространен в организациях нефтяной, газовой, угольной, лесной отраслей промышленности, а также в геологоразведке, при строительстве и на железнодорожном транспорте. Местом вахты считаются объекты (участки), на которых осуществляется непосредственная трудовая деятельность. Направление работника на вахту не является служебной командировкой. Решение о введении вахтового метода организации работ принимается работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом (в ряде регионов решение согласуется с органами местного самоуправления). Во всех случаях при выполнении работ вахтовым методом в трудовой книжке в графе 3 раздела “Сведения о работе” указывается, что работа выполняется вахтовым методом. В связи с тем, что до настоящего времени не принят нормативный правовой акт РФ по вахтовому методу организации работ, данный вопрос регулируется Основными положениями о вахтовом методе организации работ (далее – Основные положения), утв. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР Секретариата ВЦСПС Минздрава СССР от 31-12-87 74933-82 (ред от 17-01-90) (Актуально в 2015 году), которые действуют в части, не противоречащей КЗоТ РФ, Закону РФ от 19.02.93 № 4520-1 “О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях”( с изменениями и дополнениями от 2 июля 2013 г., 2 апреля, 21 июля,31декабря2014)(далее – Закон о государственных гарантиях) и другим нормативным правовым актам РФ. Вопросы, связанные с применением вахтового метода организации работ и не оговоренные Основными положениями, решаются в соответствии с действующим законодательством. 378 При вахтовом методе организации работ, как правило, устанавливается суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал, полугодие или год. При этом продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов, установленных законодательством. Учетный период охватывает: – все рабочее время; – время в пути от места нахождения организации или пункта сбора до места работы и обратно; – время отдыха, приходящегося на данный календарный отрезок времени (месяц, квартал, полугодие или год). Следует отметить, что в районах с экстремальными природноклиматическими условиями, если это экономически и социально целесообразно, продолжительность вахты может составлять два месяца. Рабочее время и время отдыха регулируются графиками сменности, которые утверждаются администрацией организации по согласованию с профсоюзным комитетом на весь учетный период. Графики доводятся до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие. В графиках указываются: сроки начала и окончания вахт; время, необходимое для доставки работников от пункта сбора к месту работы и обратно; продолжительность междувахтового отдыха. Рекомендуется также предусматривать в них время начала и окончания ежедневной работы (смены), время перерывов для отдыха и питания, а также время для ежедневного (междусменного) и еженедельного отдыха. На тяжелых и вредных работах, а также в районах с экстремальными природно-климатическими условиями (полярные, приполярные, высокогорные местности) продолжительность рабочего дня на вахте рекомендуется устанавливать не свыше 10–11 ч. Обычно используют следующие базовые циклы труда и отдыха: – при экспедиционно-вахтовом методе, если доставка работников затруднена, – 2 месяца вахты с 10–12-часовым рабочим днем и 1 месяц отдыха; – в обжитых районах – 1 месяц работы (при 10-часовом рабочем дне) и 2 недели отдыха или 20 дней работы (при 10-часовом рабочем дне) и 10 дней отдыха. При относительной близости объекта в северной зоне можно также рекомендовать следующий режим: 2 недели работы (10-часовой рабочий день) и 6 дней отдыха. 379 Продолжительность отдельных вахтовых циклов в течение всего периода выполнения работ может устанавливаться различной, в зависимости от времени начала и окончания технологических циклов и этапов работ. Кроме того, при необходимости продолжительность вахты может увеличиваться. Дни отгула (оплачиваемые дни межвахтового отдыха) за увеличение продолжительности вахты должны укладываться в учетный период. Специальный учет рабочего времени и времени отдыха следует вести на каждого работника по месяцам и нарастающим итогом за весь учетный период. При суммированном учете работа в выходной или праздничный день не компенсируется другим выходным днем (как при обычном режиме работы), поскольку она включена по графику в норму рабочего времени и за нее предоставляются оплачиваемые дни межвахтового отдыха. Дни нахождения в пути к месту работы и обратно в норму рабочего времени не включаются и могут приходиться на дни междувахтового отдыха. Продолжительность ежедневной работы (смены) не должна превышать 12 ч. При продолжительности вахты более месяца число дней еженедельного отдыха должно быть не менее количества полных недель этого месяца. При невозможности предоставления отдыха в день, установленный по графику, работнику должен быть предоставлен выходной в другой день недели. Работникам, уволившимся до окончания учетного периода, дата увольнения с их согласия может указываться с учетом полагающихся дней междувахтового отдыха. Нормальное количество часов, которое работник должен отрабатывать в учетном периоде, определяется по общему правилу, исходя из пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями и продолжительности рабочей смены 8 ч и в предпраздничные дни – 7 ч (при 40-часовой рабочей неделе). При этом на работах с вредными условиями труда норма рабочего времени исчисляется исходя из установленного законодательством сокращенного рабочего времени. При неполном времени работы в учетном периоде или на вахте (в случае отпуска, нетрудоспособности и т. д.) из установленных нормами часов работы вычитаются рабочие часы по календарю, приходящиеся на дни отсутствия на работе. Если из-за производственной необходимости (например, из-за несвоевременного прибытия персонала) продолжительность цикла вахты 380 или рабочей смены по сравнению с утвержденным графиком увеличивается, то переработка оплачивается как сверхурочные часы. При этом общее количество сверхурочных часов не должно превышать норму, установленную ст. 56 КЗоТ РФ (120 ч в год). Предоставление отдельных гарантий и компенсаций лицам, выполняющим работы вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, регулируется п. 5.9 Основных положений. Согласно данному пункту (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 17.01.90 № 27/2-71с дополнениями и изменениями от июля 2011 года) работникам предприятий и организаций, выезжающим для выполнения работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера или в приравненные к ним местности из других районов страны, предоставляются льготы, предусмотренные ст. 1–4 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 10.02.60, с учетом изменений и дополнений, внесенных ст. 1 и 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 26.09.67 № 1908-VII ( с изменениями от 23 июля 1981 г., 26 января 1983 г) Основными из них являются выплата процентных надбавок к заработной плате и льготы по отпускам. В стаж работы, дающий право на получение льгот, в т. ч. для получения процентных надбавок, дополнительного отпуска за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, компенсации по оплате стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно, включаются календарные дни работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также дни нахождения в пути от места нахождения предприятия (пункта сбора) к месту работы и обратно. За дни междувахтового отдыха (отгулы) не выплачивается надбавка за вахтовый метод работы, не начисляется районный коэффициент и процентные надбавки к заработной плате; эти дни не включаются в стаж работы, дающий право на получение льгот. Учет календарного времени нахождения работника в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, необходимого для получения льгот (процентной надбавки, дополнительного отпуска, льготного пенсионного стажа), ведется нарастающим итогом за весь период выполнения вахтовых работ. К заработной плате всех работников, выполняющих работы вахтовым методом, должен применяться районный коэффициент, установленный в местах производства работ, независимо от места 381 нахождения организации, с которой работники заключили трудовые договоры. При этом следует отметить, что согласно Положению о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли(ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 0508-92 552 в ред от 31-12-97) Актуально в 2015 году)в себестоимость продукции включаются выплаты по районным коэффициентам, производимые в соответствии с действующим законодательством. В настоящее время централизованно установленными являются районные коэффициенты, введенные отдельными постановлениями Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС (за исключением субъектов РФ, на территории которых районные коэффициенты установлены решениями Правительства РФ). В большинстве северных регионов к заработной плате работников применяются районные коэффициенты в размерах, установленных органами государственной власти субъектов РФ на основании постановления Совмина РСФСР от 04.02.91 № 76 “О некоторых мерах по социально-экономическому развитию районов Севера”(в ред. Постановления Правительства РФ от 29.10.92 N 838). В случае применения к заработной плате вахтовиков этих коэффициентов дополнительные расходы должны осуществляться за счет собственных средств организации. Кроме районного коэффициента, к заработной плате вахтовиков начисляются процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, которые в настоящее время выплачиваются в следующих размерах: – в районах Крайнего Севера – Чукотском автономном округе, Северо-Эвенском районе Магаданской области, Корякском автономном округе, Алеутском районе Камчатской области, а также на островах Северного Ледовитого океана и его морей (за исключением островов Белого моря) – 10 % заработка по истечении первых шести месяцев работы с увеличением на 10 % за каждые последующие шесть месяцев работы, но не более 100 % заработка; – в остальных районах Крайнего Севера – 10 % заработка по истечении первых шести месяцев работы с увеличением на 10 % за каждые последующие шесть месяцев работы, а по достижении шестидесяти 382 процентной надбавки – 10 % заработка за каждый последующий год работы, но не более 80 % заработка; – в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, – 10 % заработка по истечении первого года работы с увеличением на 10 % заработка за каждый последующий год работы, но не более 50 % заработка; – в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока – 10 % по истечении первого года работы с увеличением на 10 % за каждые последующие два года работы, но не свыше 30 % заработка. Если работники уже имеют необходимый выработанный стаж для получения процентных надбавок, то им надбавки должны выплачиваться с учетом данного стажа. Районный коэффициент и процентные надбавки начисляются на фактический месячный заработок работника (без ограничения его размера), в который включаются: – заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время, по сдельным расценкам, в процентах от выручки реализации продукции или в долях от прибыли; – премии и вознаграждения, предусмотренные системами оплаты труда или положениями о премировании организации. Кроме того, коэффициент и процентные надбавки начисляются на надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) и компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда. В состав заработка, на который начисляются указанные коэффициенты и надбавки, не включаются все виды выплат по среднему заработку, материальная помощь, единовременные поощрительные выплаты, не предусмотренные системой оплаты труда организации. Сумма заработной платы рабочего за август за все фактически отработанное время в часах из расчета установленных тарифных ставок присвоенных разрядов с учетом доплат за работу в ночное время, премии и других выплат, предусмотренных положением об оплате труда организации, составила 17 000 руб. Районный коэффициент для данной местности установлен в размере 1,80. Место выполнения работ – Крайний Север. Суммарный стаж работы для получения процентной надбавки у работника 6 месяцев, т. е. он имеет право на надбавку 10 %.Заработок с учетом коэффициента и процентных надбавок составит:17 000 х 1,80 + 17 000 х 0,1 = 32 300 руб. 383 Дни отдыха (отгула) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени в учетном периоде в пределах графика работы оплачиваются в размере тарифной ставки (оклада) без учета районного коэффициента и процентных надбавок. При выполнении работ вахтовым методом за каждый календарный день пребывания в местах производства работ в период вахты, а также за фактические дни нахождения в пути от места расположения организации (пункта сбора) к месту работы и обратно взамен суточных выплачивается надбавка за вахтовый метод в размерах, установленных постановлением Минтруда России от 29.06.94 № 51 в ред. Постановления Минтруда РФ от 15.06.95 N 31)(с изм., внесенными решением Верховного Суда РФ от 22.04.2002 N ГКПИ 2002-405): – в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – 75 % месячной тарифной ставки, должностного оклада; – в районах Сибири и Дальнего Востока, а также в районах освоения Прикаспийского нефтегазового комплекса – 50 %; – в остальных районах страны – 30 %, но не свыше установленной нормы суточных при командировках на территории РФ. В настоящее время Основными документами, регулирующими порядок направления работника в командировку, являются Трудовой кодекс РФ и Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Работодатель выплачивает работнику суточные (п. 11 Положения и Письмо Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415) которые рассчитываются исходя из установленных внутренними регламентными документами в организации норм. С введением новых правил оформления командировки сотрудников порядок определения суточных компанией не претерпел изменений. По-прежнему, определение их размера лежит на плечах самой организации и устанавливается путем закрепления лимитов на основании внутренних документов (издание приказа или отображение в трудовом договоре коллектива). Эти правила применяется как к командировкам внутри России, так и за рубеж. Наряду с тем, что размер суточных определяется исходя из внутренних нормативных актов организации, определен максимальный размер суточных в 2015 году, который не облагается налогом на доходы, так установлен следующий порядок цифр: При командировке по России – 700 рублей При заграничных поездках – 2500 рублей Свыше этих сумм будет взиматься дополнительно налог на доходы с сотрудника. Постановлением Правительства №771 от 29 июля 2015 года 384 были внесены очередные коррективы в перечень необходимых для подтверждения командировки документов, которые вступили в действие с 8 августа 2015 года. С начала 2015 года претерпел изменению перечень необходимых документов для оформления командировки, с 8 августа 2015 года были внесены новые коррективы. Так ранее были отменены командировочные удостоверения, необходимые для подтверждения факта командировки сотрудника, вместо них начали применять проездные документы. С 8 августа подтверждать поездку будут и другие документы, к примеру, счет из гостиницы, даже если проездные билеты были утеряны (согласно Постановления Правительства РФ №771 от 29 июля 2015 года).. Районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях на данную надбавку не начисляются. При этом, независимо от районов страны, выплачивается надбавка взамен суточных в размере 75 % месячной тарифной ставки, должностного оклада, но не более установленной нормы суточных работникам строительно-монтажных и приравненных к ним организаций. Указанная надбавка выплачивается также работникам обслуживающих и прочих хозяйств строительно-монтажных организаций, выполняющим работы вахтовым методом. При выплате надбавок за вахтовый метод работы не предусмотрены компенсации за подвижной характер работ, а также выплата полевого довольствия для работников геологоразведочных организаций. Ежегодный отпуск работникам, занятым на работах вахтовым методом, предоставляется в установленном порядке после использования дней отдыха (отгулов). В стаж, дающий право на ежегодный основной и дополнительные отпуска за работу во вредных условиях труда, за непрерывный стаж работы на предприятии, включаются дни отдыха (отгулов). В настоящее время порядок установления отпусков, продолжительность дополнительных отпусков, предоставляемых лицам, постоянно работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, порядок объединения отпусков, компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно регулируются соответственно ст. 13–15, 33 Закона РФ о государственных гарантиях. Лицам, выполняющим работы вахтовым методом в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, также предоставляются отдельные льготы, предусмотренные данными статьями: 385 – ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 24 рабочих дней, при этом общая продолжительность отпуска определяется путем суммирования основного и дополнительного отпусков; – дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера продолжительностью 21 рабочий день, в приравненных к ним местностях – 14 рабочих дней, в южных районах Восточной Сибири и Дальнего Востока – 7 рабочих дней; – время, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно, один раз в два года не засчитывается в срок отпуска (при этом не оплачивается); – допускается полное или частичное соединение отпусков (не более чем за два года); – оплачивается стоимость проезда работника к месту использования отпуска на территории РФ и обратно один раз в два года (на членов семьи работника-вахтовика данная компенсация не распространяется). Особенность в предоставлении льгот по отпускам для вахтовиков заключается в том, что в стаж работы, дающий право на дополнительный отпуск и оплату проезда в отпуск, включаются только календарные дни работы в районах Крайнего Севера, а также дни нахождения в пути от места нахождения предприятия (пункта сбора) к месту работы и обратно. Право на дополнительный отпуск возникает у работника, проработавшего в вышеуказанных районах и местностях не менее 11 месяцев (ч. 1 п. 36 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, утв. приказом Минтруда РСФСР от 22.11.90 № 2(с изм., внесенными решениями Верховного Суда РФ от 12.04.2012 N АКПИ12-357) Право на оплату стоимости проезда возникает у работника после 12 месяцев работы (суммированных календарных дней) в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. При внутрирегиональном вахтовом методе на Севере (когда работники, выполняющие работу вахтовым методом, постоянно проживают в том же северном регионе) на работников полностью распространяется действие Закона о государственных гарантиях. В частности, работникам в возрасте до 30 лет, прожившим более пяти лет в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процентная надбавка начисляется в полном размере с первого дня работы на вахте. 386 Для женщин, работающих вахтовым методом в указанных районах, устанавливается 36-часовая рабочая неделя, при этом заработная плата выплачивается в том же размере, что и при полной рабочей неделе. Кроме того, при внутрирегиональной вахте в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях организации оплачивают стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно не только своим работникам, но и членам их семей. 5. Цели и формы учета использования рабочего времени. Для учета использования рабочего времени, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата № 71а. Учет использования рабочего времени организуется в целях: – обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся; – контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва; – фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня; – учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени; –регистрации прогулов. При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами: 1. Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям. 2. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор). 3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет. Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ). 387 Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие “календарные дни отпуска”. Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу. Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере. При отсутствии у работодателя информации о причинах отсутствия работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени проставляется буквенное кодирование – “НН”, если в дальнейшем будут представлены документы, подтверждающие болезнь сотрудника или факт признания прогула, то делаются соответствующие изменения в табеле учета рабочего времени. Практикуют два вида учета использования рабочего времени : 1) поденный; 2) суммированный. При первом виде учета время фиксируется за день (смену). Такой учет распространен на большинстве предприятий, учреждений с обычными условиями работы. Суммированный учет проводится обычно на предприятиях непрерывного цикла и в некоторых других случаях (например, при смене 24 или 12 часов с двумя-тремя днями отдыха в промежутках). При этом за некоторый временной отрезок (месяц, год) необходимо отработать установленную для сотрудника норму времени. Превышение его в одни периоды компенсируется «недоработкой» в другие. Формой учета рабочего времени сотрудников являются: табели учета, табельные карточки, журналы учета рабочего времени. Этот учет контролирует соблюдение сотрудниками режима рабочего времени. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12), табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) фиксируют использование рабочего времени всех работающих в данной организации. Эти табели составляются в одном экземпляре и передаются в бухгалтерию. Они позволяют не только учитывать время, отработанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду. Расчетно-платежная 388 ведомость (форма № Т-49) применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости. Расчетная ведомость (форма № Т-51) используется при расчете заработной платы всем категориям работающих, рекомендована для применения в крупных организациях. Платежная ведомость (форма № Т-53) применяется для учета выплат заработной платы. Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствую щий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Для этой цели используется, как правило, расчетный листок, форма которого утверждается работодателем самостоятельно. Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет на каждого работника лицевой счет (формы № Т-54 и T-54-a). В нем указывается необходимая информация: фамилия, имя, отчество; цех, отдел организации; категория персонала; табельный номер работника; количество детей (для определения льгот при расчете налога на доходы физических лиц); дата поступления на работу. Лицевой счет заполняется в течение года; в нем помесячно отражаются все виды начислений и удержаний, которые произведены. Данные, содержащиеся в лицевом счете, являются основанием для расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным листкам. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. 6. Методы учета рабочего времени. Учет использования рабочего времени ведется в табелях или методом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы должны вноситься в табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки, приказы о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.). 389 Одним из методов учета рабочего времени и контроля сотрудников – это установка турникетов и раздача работникам магнитных карточек. Такой способ позволит оградить офис от проникновения посторонних лиц и при этом фиксировать точное и реальное время прихода и ухода. Информация с микрочипа, который находится в карточке-пропуске, может поступать на компьютер службы безопасности или в кадровую службу. Потом эти данные предоставляются бухгалтерам, которые уже считают заработную плату, исходя из фактически отработанного работниками времени. использование турникета и, соответственно, фиксирование прихода и ухода сотрудников (так же как и применение всех вышеперечисленных способов) не освобождает от обязанности вести табель учета рабочего времени. Ведь по закону каждый работодатель должен осуществлять такой учет. С 1 января 2013 года компании вправе составлять табель учета рабочего времени на бланке, который они разрабатывают самостоятельно. Однако можно для этого использовать унифицированные формы (хотя организации теперь это делать и не обязаны), которые утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1. Форму Т-12 применяют при ручном учете, форму Т-13 - при автоматизированном. Во многих компаниях наряду с турникетами тем не менее продолжают вести бумажные журналы, в которых фиксируется время прихода-ухода сотрудников, в других - автоматизируют процесс от и до. У карты тоже есть недостатки, свой пропуск работник может передать другому сотруднику, который отметит его как пришедшего. Самым современным методом учета времени работы является биометрический. Он исключают недостоверный учет, т.к. биометрические идентификаторы уникальны, их невозможно обмануть, потерять, они просты в пользовании. В практике применяются системы распознавания по образам и отпечаткам пальцев. Такие терминалы фиксируют время прихода-ухода сотрудников на работу. Пользователь размещает палец на сенсорном устройстве. При фиксировании промежуточных событий (перерыв, уход по делам и т.п.) перед идентификацией нужно нажать дополнительно клавишу на терминале. Некоторые устройства имеют встроенную камеру для фотографирования после распознавания. Кроме упрощения и достоверности учета такая система еще и обеспечивает дополнительную безопасность работы предприятия. Хорошо организованный учет рабочего времени, как и всякий другой вид учета, помогает успешной работе предприятия. 390 Применение современных методов и программ такого учета позволяет в максимально короткое время устранить ошибки при расчете заработной платы, которые иногда имеют место, делают учет доступным и «прозрачным», помогают в своевременной и качественной отчетности в статистические и другие организации. 7. Моделирование процесса учета использования рабочего времени с использованием информационных технологий. Одним из важнейших условий увеличения выпуска продукции является экономное и эффективное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально оно используется, зависит эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей. Анализ использования рабочего времени является важной составляющей аналитической работы, поскольку показывает эффективность работы предприятия. Оценка использования рабочего времени проводится по двум направлениям: 1) анализ потерь рабочего времени; 2) анализ его непроизводительного использования. Она проводится по каждой категории работников, но каждому подразделению и в целом по предприятию. Единицами измерения рабочего времени выступают человеко-день и человеко-час. Показателем использования трудовых ресурсов за определенный период является фонд рабочего времени, который включает количество человеко-дней работников, фактически работавших на предприятии в данный день с учетом его продолжительности; число человеко-дней работников, занятых на предприятии неполный рабочий день, сверхурочно и в выходные дни, вне предприятия по нарядам и находящихся в служебных командировках. Наиболее полное представление об использовании трудовых ресурсов предприятия дает фонд рабочего времени (ФРВ), выражаемый в человеко-часах. Он складывается из численности работающих (ЧР), количества дней, отработанных одним работником за год (Д), и количества часов, отработанных одним работником в день (П): ФРВ = ЧР х Д х П. (5.5) Использование рабочего времени на предприятии Показатель 1.Численность работающих (ЧР), Прошлый Отчетный год год 912 916 Абсолютное отклонение 4 391 чел. 2.Количество дней, отработанных одним работающим (Д), дн. 257 258 1 3.Количество часов, отработанных одним работающим в день (П), ч 7,8 7,6 -0,2 4.Отработано всего, человеко-дн. 234 384,0 236 328,0 1 944,0 5.Фонд рабочего времени (ФРВ), чел.-д 1828 195,2 1 796 092,8 -32 102,4 Влияние численности работающих (ЧР), количества дней, отработанных одним работником (Д), и количества часов, отработанных одним работником в день (П), на изменение фонда рабочего времени (ФРВ) определяют методом абсолютных разниц. Факторный анализ использования рабочего времени: Взаимодействующие факторы Сила влияния Кол-во Кол-во № фактора на часов, № Численно дней, подстанов отработанны результативны расчета сть отработан ки х одним й показатель работников ных одним работником (фонд рабочего работником времени) в день 1 912 257 7,8 - 2 1 4 257 7,8 8 018,4 3 2 916 1 7,8 7 144,8 4 3 916 258 -0,2 -47 265,6 Совокупное влияние факторов -32 102,4 Таким образом, можно сделать вывод, что за счет увеличения численности работников фонд рабочего времени увеличился на 8018,4 человеко-часа, за счет увеличения количества отработанных дней одним работником - на 7144,8 человеко-часа, а за счет сокращения продолжительности рабочего дня - сократился на 47 265,6 человеко-часа. Совокупное влияние факторов привело к сокращению фонда рабочего времени на 32 102,4 человеко-часа. Для выявления причин целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени сопоставляют данные фактического и планового баланса рабочего времени. Они могут быть вызваны различными обстоятельствами: дополнительными отпусками с разрешения 392 администрации, заболеваниями работников с временной потерей трудоспособности, прогулами, простоями из-за неисправности оборудования, отсутствия работы, сырья, материалов, электроэнергии, топлива. Каждый вид потерь анализируется подробно, особенно те, которые зависят от предприятия. Уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива, является резервом увеличения производства продукции, который не требует дополнительных капиталовложений и позволяет быстро получить отдачу. Изучив потери рабочего времени, необходимо установить непроизводительные затраты труда, которые складываются из затрат рабочего времени в результате изготовления забракованной продукции и исправления брака, а также в связи с отклонениями от технологического процесса. Для определения их величины используют данные о потерях от брака. Перевод вербального описания в формальное, осмысление, интерпретация модели и получаемых результатов становятся неотъемлемой частью практически каждого этапа моделирования сложной развивающейся системы. Для решения проблемы перевода вербального описания в формальное в различных областях деятельности стали развиваться специальные приемы и методы. Так, возникли методы типа "мозговой атаки", "сценариев", "дерева целей" и т.п. Моделирование процессов позволяет временно абстрагироваться от структуры предприятия и сосредоточиться на выполнении его основных функций. При этом модель должна:  отвечать требованиям формализации процессов;  выявлять недостатки процессов, влияющие на эффективность;  содержать изменяющиеся параметры и структурные характеристики процессов. В модели предприятия целесообразно выделить два вида процессов:  продуктовые - множество законченных состыкованных действий, которые в совокупности создают продукцию или услугу;  ресурсные - единый воспроизводственный цикл движения конкретного ресурса. С системных позиций представляется обоснованным рассматривать персонал в качестве одного из ресурсов предприятия. Причем важно описать, как этапы жизненного цикла персонала соотносятся с продукцией (услугами). Процессы, связанные с персоналом предприятия, имеют своей целью ресурсное обеспечение бесперебойного и 393 эффективного выполнения соответствующих этапов жизненного цикла продукции (услуги). Иными словами, использование персонала предприятия - это процесс осуществления деятельности предприятия на каком-либо этапе жизненного цикла выпускаемой им продукции. Как уже отмечалось выше, организация любого процесса характеризуется типом специализации и может быть технологической или предметной. И ресурсные, и продуктовые процессы организованы по технологическому принципу (например, подготовка кадров осуществляется централизованно для всех этапов жизненного цикла продукции, а использование работников организовано по технологическому принципу Нижеприведенные модели характеризуют особенности реализации основных функций управления персоналом, специфику кадровой работы, которая в принципе может осуществляться по различным сценариям. В основе бюрократической модели лежат четкие требования к исполнению персоналом своих обязанностей, зафиксированных в должностных инструкциях. Согласно рационально разработанным правилам и процедурам осуществляются конкретные функции управления персоналом – определение зарплаты, замещение должностей, перемещения внутри организации, оценка деятельности. Данная модель является классической, и большинство современных организаций использует ее, по крайней мере, по отношению к части сотрудников. Бюрократический подход подкупает своей рациональностью, понятностью и четкостью. Кроме того, он потенциально в наибольшей мере соответствует требованиям трудового законодательства, поэтому те или иные претензии к работе с кадрами могут быть оспорены в судебном порядке на основании имеющихся инструкций и других документов. Наряду с этой классической моделью в последние годы стала все шире распространяться рыночная модель. В ее основе лежат не инструкции, а договоры и контракты. Именно благодаря все более частому использованию рыночного подхода стало утверждаться мнение о том, что сегодня управление персоналом регулируется не столько трудовым, сколько гражданским законодательством. Рыночная модель подразумевает, что организация покупает у человека определенное количество его труда, поэтому человек и организация могут торговаться. В результате контракты приобретают индивидуализированный "проектный" характер, в чем и состоит их коренное отличие от должностных инструкций, которые не 394 меняются в зависимости от человека, занимающего соответствующую должность. Например, сегодня многие программисты и электронщики работают по индивидуальным и коллективным контрактам и проектам. То же самое касается консультантов, аудиторов, юристов. Большое количество проектов реализуется различными некоммерческими фондами, и по отношению ко всем лицам, занятым в них, используется рыночный подход. Третьей моделью управления персоналом является групповая, бригадная или командная модель. Она широко применяется в организациях с малоуровневыми структурами управления, в которых формируется отношение к организации как к семье или общине. Тем самым на неформальном уровне усиливается воздействие организации на человека. Активное задействование неформальных отношений, складывающихся в командах, является отличительной чертой данной модели. Именно поэтому часть вопросов управления персоналом здесь не документируется, в основе регулирования отношений между людьми чаще всего лежат некоторые неписаные нормы, а не четкие инструкции или контракты. Поступая в организацию, где доминирует такой подход к управлению персоналом, человек заключает некоторый имплицитный контракт по поводу того, что он будет подчиняться руководству и эффективно работать в качестве члена команды. Детали его работы подробно не расписываются. Вопросы для самоконтроля: 1. Какие негативные последствия сокращенного рабочего времени усматривает позиция государственных органов? 2. Перечислите модели управления персоналом? 3. Какими правилами необходимо руководствоваться при ведении табеля учета использования рабочего времени? 4. С какой целью организуется учет использования рабочего времени? Лекция 4.10. Регистрация, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовка к сдаче в архив 1 Порядок оформления, ведения и хранения, документов по персоналу. 2.Оперативное хранение документов. 3. Сроки хранения документов. 395 4.Формирование дел. 5.Составление номенклатуры дел. 6.Правила оперативного хранения документов. 7.Подготовка документов к передаче в архив для длительного хранения. 8. Экспертиза ценности документов. 9.Оформление дел для постоянного и длительного хранения. 10.Составление описей дел. 11Экспертиза ценности документов на основе перечней. 12. Обеспечение сохранности документов в архивах. 1.Порядок оформления, ведения и хранения, документов по персоналу. В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени следующие документы: подтверждающие изменения анкетнобиографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) и другие, содержащие оценку деловых, личных и моральных качеств работника. Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чипов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора. Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения им службы или работы фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий Часть изменений может быть зафиксирована выписками из протоколов решений профсоюзных и других собраний и заседаний. Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной 396 информации такого рода (например, избран председателем профкома и т.п.). Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров, дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись содержит следующие графы табличной части: помер записи, индекс документа, дата документа, заголовок документа, номера листов дела, примечание. При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата. В личное дело не включаются документы временного срока хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и подобные документы, а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена их в деле не допускаются. Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале имеются графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой "личные дела сотрудников". Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению в личные дела не подшиваются. Они формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, па которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации. Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам. Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (панкерегистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую 397 нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой. При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается листзаверитель (заверительный лист) дела. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих падежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия последних, запирает и опечатывает шкафы с личными делами. Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организации или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и 398 своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений. Группировка документов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах "е дело №.., дата и подпись исполнителя" — в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку. Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам. Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу. Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В таком порядке, например, располагаются предложения, заявления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), и другие документы. Группировка в дела отдельных категорий документов. Существуют особенности группировки отдельных категорий документов в делах. Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской 399 принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.).Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.. Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, па основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.).Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям. Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2013 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности. Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д. Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки в места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и др., которые в личные дела не 400 группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения. В личных делах документы группируются в следующей последовательности: — внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; — заявление о приеме на работу, направление или представление; — анкета (личный листок по учету кадров); — автобиография; — документы об образовании; — выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; — дополнения к анкете (личному листку по учету кадров); — справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке. 2.Оперативное хранение документов. Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На заседание", "На подпись", "На отправку" и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных панках. Папки типа "скоросшиватель" используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней — в конце (снизу). 401 Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в шкафах, на стеллажах-компактусах, механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования. 3.Сроки хранения документов. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается но документам, имеющим более длительный срок хранения. Постоянное хранение документов, относящихся к архивному фонду, осуществляется без определения срока, т.е. бессрочно. Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. В свою очередь, временное хранение архивных документов предполагает их хранение до уничтожения в течение сроков, установленных соответствующими нормативно-правовыми актами (например, типовыми и (или) примерными перечнями документов, образующимися в процессе той или иной деятельности, с указанием предельных сроков их хранения). При этом временное хранение документов, относящихся к архивному фонду, предусматривает их хранение до передачи на постоянное хранение в государственных органах, органах местного самоуправления, на государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях), в территориальных органах федеральных органов государственной власти и федеральных 402 предприятиях (организациях, учреждениях), а также у собственников указанных документов (соответствующих юридических и физических лиц, в том числе негосударственных предприятий, общественных организаций и отдельных граждан) в порядке, установленном ст. 20 и 21 Федерального закона № 125-ФЗ. Срок временного хранения документов но личному составу составляет 75 лет. Такие же сроки хранения, как и у документов, предусмотрены и для регистрационных журналов. Временное хранение архивных документов по личному составу и других кадровых документов до передачи на постоянное хранение согласно Федеральному закону № 125-ФЗ должно осуществляться в архиве (организации). Значение документов, откладывающихся в организациифондообразователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки храпения документов являются обязательными, сокращать сроки не разрешается, но в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, они могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в последнем состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и центральной экспертной комиссией или экспертной комиссией организации. Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно. 4. Формирование дел. 403 Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта работа по группировке документов носит название "формирование дел". Общие требования к формированию дел. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: - распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; — расположение документов внутри дела в определенной последовательности; — оформление обложки дела. Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, а также при последующем их хранении в ведомственном архиве. В организациях формирование дел осуществляется централизованно или децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором — всеми структурными подразделениями организации. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации. Документы постоянного и временного сроков храпения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и т.д., поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании 404 календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные материалы, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ДОУ и других нормативных документов. При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. 5.Составление номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. 405 Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру 406 дел. При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов. Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структур)' базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.). 6. Правила оперативного хранения документов. Во время создания, согласования, использования документов они хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки – "файлы". Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся в долговременной памяти вычислительной системы офиса или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвращения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32–08/2012. Хранение уже исполненных и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках скоросшивателях различных конструкций, регламентация касается только правил оформления обложек этих папок. Хранение чертежей, других документов, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например, почетные дипломы, целесообразно 407 осуществлять в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) панках, обеспечивающих их сохранность и коробках. Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например коробках для CD-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов. При заведении дела оформляется обложка папки или специальный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают CD-диски, аналогично обложкам папок для бумажных документов. На обложке указывается полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело (единица хранения); индекс дела по номенклатуре дел; при заведении следующего тома дела на первом и последующих томах указывается его номер; заголовок дела, который полностью переносится из номенклатуры дел; так же, как и сведения о сроке хранения дела. Допускается позднее вносить сведения о дате заведения дела, так как эта дата должна совпадать с хронологически первой датой документов, из которых сформировано дело. Для дополнительного учета единиц хранения с техническими носителями (фото-, кино-, магнитными пленками, различными кассетами, компьютерными CD- и DVD-дисками) следует ввести учет самих носителей информации. Для оперативного (текущего) хранения дел используют разнообразные средства хранения, от традиционных канцелярских деревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в 408 соответствии с номенклатурой дел. Там же, например, на внутренних поверхностях дверей для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел. Отдельные документы, уже подшитые в дела, как правило, из них не изымаются, за исключением оговоренных законодательно случаев; предпочтительнее изготовление копий и их заверение (при необходимости). В то же время дела, находящиеся на оперативном хранении, часто выдаются во временное пользование сотрудникам и структурным подразделениям для текущей работы. В этом случае служба ДОУ должна вести учет дел, выданных во временное пользование как вовне, так и внутри организации, и следить за их своевременным и полным возвращением. Для контроля за выдачей дел сотрудникам используются карточки, в которых за каждое дело отдельно расписывается в том, что дела возвращены и претензий к пользователю нет, сначала сотрудник структурного подразделения, а при их возвращении – специалист службы ДОУ. 7. Подготовка документов к передаче в архив для длительного хранения. Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации. Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам. Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (панке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника. При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой. 409 При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листезаверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером. В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих падежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, проводит проверку наличия последних, запирает и опечатывает шкафы с личными делами. Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организации или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с делами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: — проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; — запись ЭД на машинные носители; — проверка качества записи; — описание ЭД; 410 — проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) ЭД постоянного хранения и им личному составу; — подготовка комплекта сопроводительной документации. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении и уничтожению дел, не подлежащих хранению. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, составляются архивные описи на ЭД постоянного хранения и по личному составу. Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утверждает описи па дела постоянного хранения и согласовывает описи на дела по личному составу. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертнопроверочной комиссией архивного учреждения описей для постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2009 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2012 г. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих храпению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Архивные учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. 411 8.Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов— это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе: — действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления; — перечней типовых документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела. Отбор электронных документов (далее — ЭД) и баз данных (далее — БД) на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД и БД, которая проводится экспертной комиссией (далее — ЭК) организации. На первом этапе экспертизы ЭД и БД архивом совместно со службой ДОУ или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяется перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими требованиями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается ЭК организации. Экспертиза ЭД и БД проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации (применяется в комплексе система критериев); определяются значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение. При приеме ЭД и БД на хранение в архив учитываются следующие факторы: ограничения на прием ЭД и БД; завершенность процесса создания ЭД и БД; стоимость возможного перевода ЭД и БД в другой формат при приеме в архив, наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД и БД, наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД и БД; затраты на обеспечение хранения. Экспертиза ценности документов в организации проводится: — в делопроизводстве при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; — в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 412 Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя организации создается ЭК из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Основные функции ЭК следующие: — организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; — рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование экспертнопроверочной комиссии архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; — подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; — участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. В соответствии с планом работы и но мере необходимости ЭК проводят заседания, которые протоколируются. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЭК организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в кадровых службах, как и в других структурных подразделениях, осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы 413 постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного храпения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. 9. Оформление дел для постоянного и длительного хранения. Оформление обложки дела. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается па обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации указывается полностью в именительном падеже, в скобках дастся се сокращенное название, также указывается и название структурной части. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который также является поисковым признаком.Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппированы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. Дата окончания тома, части проставляется после окончания группировки в них документов. Сроки храпения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел. По аналогии с обложками бумажных документов оформляются и этикетки (вкладыши в упаковку) машиночитаемых документов. 414 — использование в информационно-справочной работе; — подписание руководителем (в необходимых случаях — утверждение); — отправка адресату; — подшивка второго экземпляра (копии) в дело. Этапы подготовки и оформления внутренних документов: — при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах — регистрация; — проверка правильности оформления; — составление проекта исполнителем; — подписание руководителем (в необходимых случаях — утверждение); — согласование проекта. В личных делах документы группируются в следующей последовательности: — документы об образовании; — дополнения к анкете (личному листку по учету кадров); — анкета (личный листок по учету кадров); — автобиография; — заявление о приеме на работу, направление или представление; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; — внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; — справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Для документов длительных и постоянных сроков хранения более целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве. Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в текущей работе организации, действует без изменений много лет и подробно изложено в Основных правилах работы архивов организаций. На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, выносят следующие сведения: – название организации; – название структурного подразделения, где сформировалось дело; – индекс дела; – количество листов в деле; – даты первого и последнего документов; 415 – срок хранения дела; – шифры каждого дела. Часть элементов описания дела обозначается на обложке работником службы ДОУ (секретарем) при заведении дела. Количество листов, крайние даты, уточнение заголовка дела и наименования подразделения выносится на обложку после завершения дела в процессе его обработки. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и первоначально является адресом хранения дела, а позднее одним из его поисковых признаков. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично. Так, они могут продолжать храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет хранения (по личному составу), а также дела, содержащие конфиденциальные документы, подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в учетных формах в соответствии с установленными требованиями. При этом ставятся следующие основные задачи: – максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или нескольких листов из подшитого дела на время, например, для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела; – обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему; – создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании. Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартам обложку (ГОСТ 17914–72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования"). Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах. 416 Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны – бумажных стандартного формата А5–А3 и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (платный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. 10.Составление описей дел. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. В небольших организациях описи дел как структурных подразделений, так и организации в целом, могут составляться централизованно службой ДОУ при методической помощи архива организации. При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие требования: — заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; — каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); 417 — порядок нумерации дел в описи — валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми свечениями, которые вынесены на обложку дела; — при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); — графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состоянии и передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками храпения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформлении дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в котором указываются также основания внесенных изменений. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения допускается только после принятия данной комиссией, утвердившей этот раздел, соответствующего решения. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и, при необходимости, указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. Годовой раздел сводной описи дел составляется в четырех экземплярах. 418 Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЭК организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение соответствующего архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, но не позднее чем через два года. После утверждения годового раздела экспертнопроверочной комиссией архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем контрольный экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за пять лет. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел на этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником кадровой службы (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЭК организации. После одобрения раздела ЭК он подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. 419 Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:  заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;  каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);  порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;  графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;  при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные 420 однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);  графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. 421 Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив). Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются). Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в 422 конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел. При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; 423 крайние даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности: приказы (распоряжения) по личному составу; списки личного состава; карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел); личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел); лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи); акты о несчастных случаях. Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. 424 При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации. 11. Экспертиза ценности документов на основе перечней. Экспертиза ценности документов проводится на основе: - действующего законодательства и правовых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления; - перечней типовых документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов РФ в области архивного дела. Отбор электронных документов (далее — ЭД) и баз данных (далее — БД) на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД и БД, которая проводится экспертной комиссией (далее — ЭК) организации. На первом этапе экспертизы ЭД и БД архивом совместно со службой ДОУ или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяется перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими требованиями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД и БД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается ЭК организации. Экспертиза ЭД и БД проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации (применяется в комплексе система критериев); определяются значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение. При приеме ЭД и БД на хранение в архив учитываются следующие факторы: ограничения на прием ЭД и БД; завершенность процесса создания ЭД и БД; стоимость возможного перевода ЭД и БД в другой формат при приеме в архив, наличие законодательных актов, 425 препятствующих передаче ЭД и БД, наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД и БД; затраты на обеспечение хранения. 12. Обеспечение сохранности документов в архивах. С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранят по месту их формирования. Руководители кадровых служб и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ: — создание оптимальных условий хранения документов и дел; — размещение дел; — проверка наличия и состояния документов и дел; — соблюдение порядка выдачи дел. Дела размещаются в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны храниться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая (или выписка из нее) помещается на внутренней стороне шкафа. На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре дел. За вершенные дела постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации. Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.). В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении, устаревании дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел 426 определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке согласно КоАП. Обеспечение доступа к делам, находящимся на оперативном храпении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в кадровой службе. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится его картазаместитель, которую помещают на место выданного дела. Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование. Изъятие документов из дел, передаваемых в архив организации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Оперативное хранение ЭД и БД осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел. Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре дел и ход создания, например: "0120.2013".Название ЭД в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок, например: "Письмо № 23-1 от 31.10.2013 "Об утверждении сроков работ"". Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием ЭД на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий ЭД равен сроку хранения самих ЭД. Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки ЭД, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи ЭД 427 должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по их защите. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Архив представляет собой структурное подразделение в составе организации, основными функциями которого являются хранение, комплектование, учет и использование находящихся в них документов. Архивы организаций создаются по решению руководителя организации с соблюдением предусмотренного на этот счет порядка. Регламентация повседневной деятельности этих архивов определяется основными правилами работы архивов организаций, а также соответствующими положениями, приказами. Руководство организации обязано: • обеспечить сохранность документов по кадрам (личному составу) в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренных ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ; • предоставить создаваемым ими архивам зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Согласно ст. 15 Федерального закона № 125-ФЗ при принятии решения о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, соответствующие органы власти обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов; • обеспечить надлежащие финансовые, материально- технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования документов по личному составу в процессе их временного хранения. По истечении сроков временного хранения документы по 428 личному составу, в отношении которых экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) принято решение о постоянном (вечном) хранении, подлежат передаче на постоянное хранение в те государственные архивные учреждения, для которых соответствующие предприятия (организации, учреждения) служат источниками комплектования. На постоянное хранение, как это предусмотрено ст. 21 Федерального закона № 125-ФЗ, производится передача: • документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, – по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях) – в соответствующие государственные и муниципальные архивы; • документов, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти (федеральных предприятий, организаций, учреждений) и государственных органов РФ, расположенных на территории субъекта России, – в государственные архивы соответствующего субъекта на основании договора между органом (организацией), передающим указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта России в области архивного дела; • документов, находящихся в частной собственности (в том числе образовавшихся в процессе деятельности негосударственных предприятий (организаций, в том числе общественных) либо физических лиц – предпринимателей без образования юридического лица) – в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии паук на основании соответствующих договоров, заключенных между этими архивами и собственниками указанных документов. Виновные в нарушении законодательства об архивном деле могут быть привлечены к административной, гражданскоправовой или уголовной ответственности. Так, в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях "Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов" нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. 429 Уголовная ответственность предусмотрена за отказ в предоставлении пользователю информации, в том числе в составе архивных документов (ст. 140 Уголовного кодекса РФ – УК РФ), за хищение архивных документов, имеющих особую ценность (ст. 164 УК РФ), их контрабанду (ст. 188 УК РФ), невозвращение на территорию РФ (ст. 190 УК РФ), уничтожение или повреждение (ст. 243 УК РФ), а также за разглашение имеющихся в составе архивных документов сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 УК РФ), утрату таких документов (ст. 284 УК РФ), их незаконное приобретение и (или) сбыт (ст. 324 УК РФ), похищение и (или) повреждение (ст. 325 УК РФ).В связи с вступлением Федерального закона № 125-ФЗ в силу руководители предприятий (организаций, учреждений) и должностные лица соответствующих архивов должны предпринять необходимые меры, направленные на изучение и разъяснение его положений работникам и иным категориям пользователей архивных документов, а также внести необходимые уточнения во внутренние организационно-распорядительные, нормативно-методические и иные документы, регламентирующие порядок обращения с документацией по кадрам (личному составу), подлежащей архивному хранению. Вопросы для самоконтроля: 1. Что входит в комплекс работ, который должен проводиться для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним? 2. Какие элементы включает в себя описательная статья описи дел структурного подразделения? 3. В какой последовательности группируются в личных делах документы? 4. Какие требования соблюдаются при составлении описи дел кадровой службы? 430 Тема 5. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы Лекция 5.1. Организация документооборота по учету и движению кадров 1. Основные правила организации документооборота в учреждении. 2. Прием, обработка и распределение входящих документов. 3. Правила обработки исходящих документов. 4. Регистрация документов. 5. Значение и задачи. 6. Общие правила регистрации документов. 7. Формы регистрации документов. 8. Документационное обеспечение процедур реализации учета и движения кадров. 9. Анализ правил, процедуры и порядок, регулирующих права и обязанности государственных органов и организацию по вопросам обмена документацией по персоналу. 1. Основные правила организации документооборота в учреждении. Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирование в работе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы. Документооборот - это движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Порядок прохождения документов и операции с ними в государственных учреждениях и организациях регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ 431 от 19 января 2005 г. N 30"О Типовом регламенте взаимодействия федераль ных органов исполнительной власти" с изменениями и дополнениями от: 30 января, 3 апреля, 27 августа 2015 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями. На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации. Организация документооборота представляет собой набор правил, в соответствии с которыми осуществляется движение документов в учреждении. Правильно поставленный документооборот необходим для обеспечения при принятии решения своевременной, достоверной и достаточной информацией, а также документирования принятого решения и контроля за его выполнением. Организация документооборота:  Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.  Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.  Организация контроля исполнения документов.  Поисковая система по документам.  Составление номенклатуры дел.  Формирование и оформление дел.  Экспертиза ценности документов.  Передача дел в архив Система документооборота включает: - первичные документы; - учетные регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность; - график документооборота; - порядок хранения документов. Главное при организации документооборота правильно классифицировать документы. Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям: • по способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео-аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях); • по содержанию или роду деятельности (организационно432 распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.); • по назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т.п.); • по видам (типовые, т.е. обязательные к применению в определенной области, примерные, трафаретные, индивидуальные); • по степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемые, как правило, водном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам – обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффективнее решаются вопросы, направленные простым документом); • по месту составлении (внешние по отношению к организации – входящие и исходящие, т.е.е или направляемые за пределы организации, или поступающие извне организации, и внутренние); • по срокам исполнения (срочные и несрочные); • по сфере действия (служебные или деловые, и официально-личные, т.е. именные, поступающие с указанием конкретного лица); • по степени гласности (обычные, секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные); • по юридической силе (подлинники, т.е. оригиналы, копии, отпуски, дубликаты, подложные). • по степени полноты представленной информации (полные и выписки, т.е. копии части документа); • по срокам хранения. В одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения. В каждой организации разрабатывается комплекс мероприятий по защите информации в документопотоках, направленный на предотвращение или ослабление угроз утраты информации. Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота. Под защищенным документооборотом понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях 433 организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации. Дополнительными мероприятиями, проводимыми в организации, в рамках защищенного документооборота являются: 1) ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных рамками выполняемых ими служебных обязанностей; 2) персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам; 3) персональная ответственность каждого сотрудника организации за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации; 4) жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей организации. Защищенность документопотоков в защищенном документообороте достигается за счет: 1) одновременного использования разрешительных, ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов; 2) нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, грифа ограничения доступа к документу, выделяющего его из общего потока документов; 3) формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов; 4) создания специальных подразделений, ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через это подразделение. Любому движению конфиденциального документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа не усложняющие работу персонала с документами и не увеличивающие сроки движения и исполнения документов. Совокупность технологических стадий (алгоритмы работы с входящими и исходящими документами), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличаются от аналогичной совокупности технологических стадий потоков открытых документов, обусловленных мероприятиями защищенного документопотока. 434 2. Прием, обработка и распределение входящих документов. В результате первичной обработки конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Полученный документ регистрируется в регистрационноконтрольной форме и на нем проставляется регистрационный штамп в нижней части нижнего поля первого листа документа. На этапе предварительного рассмотрения документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации распределения обязанностей руководителей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник документа, исполняемого несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, а остальные – получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации. Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству. При приеме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать следующие правила: 1) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом не должен превышать 5 листов; 435 2) документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой на передачу, подписанной руководителем структурного подразделения; 3) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения; 4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; 5) запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования; 6) подлежащий передаче документ регистрируется, и после отправки подлинник документа возвращается отправителю с отметкой о времени отправки; 7) поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатом под расписку в день приема, а срочные – немедленно; 8) поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется направляется в соответствующее подразделение – исполнитель; 9) факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода. Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств. Документы, отправляемые из организации передаются почтовой или электрической связью. Обработка документов для передачи почтовой связью осуществляется службой ДОУ организации в соответствии действующими правилами оказания услуг почтовой связи. С помощью электрических средств связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяется инструкцией по делопроизводству организации, учитывающей наличие в организации технических средств и программного обеспечения. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового 436 адреса (номера телефона, электронного адреса или указанием на рассылку). Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения – входящих документов. Проекты внутренних документов после их подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль, за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей руководителей. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководителем организации. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов рассылаются исполнителям, а подлинник подшивается в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов. Исполнение документов предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись руководству, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указание на рассылку. Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизовано службой ДОУ(канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал(компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т.д.) указывают время поступления документа(часы и минуты). 437 Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение. При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.). Корреспонденция с пометкой «Лично» не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям( соответственно их компетенции). Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения. После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или о них ему докладывается. При этом секретарь при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы( письма, контракты, акты и т.д.). Руководитель рассматривает поступивший документ в день его получения. Решение оформляется в виде резолюции и потом секретарем передается в соответствующее подразделение или конкретному должностному лицу для исполнения. Если исполнение взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера и потом передает исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись. 438 Рисунок - Алгоритм работы с входящими документами 3. Правила обработки исходящих документов. 439 Рисунок - Алгоритм работы с исходящими документами 4. Регистрация документов. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. 1 Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.2 Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.3 Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, 440 постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. В процедуре регистрации можно выделить три цели:  учет документов,  контроль их исполнения;  справочная работа по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. 6 Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию. Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов – в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:  наименование организации (автора или корреспондента);  наименование вида документа;  дата и регистрационный номер документа;  дата и индекс поступления;  заголовок к тексту (краткое содержание документа);  резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);  срок исполнения документа;  отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:  гриф (отметка) ограничения доступа к документу;  внутренняя переадресация документов по исполнителям;  код по тематическому классификатору;  ключевые слова; 441  количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения;  перенос сроков исполнения;  срок хранения документа;  статус документа (проект, версия);  вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.11    Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией. 5. Значение и задачи. Основные задачи системы документооборота:  Поддержка качественного накопления.  Обеспечение эффективного управления.  Прозрачность деятельности организации.  Система контроля качества по международным нормам.  Контроль деятельности предприятия.  Кадровая гибкость.  Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.  Формализации деятельности работников.  Управление и доступ к информации.  Благодаря электронному архиву, упрощение и дешевизна хранения бумажных документов.  Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.  Сокращение затрат на управление в целях экономии бюджета.  Оптимизация процессов. Автоматизация механизма выполнения и контроля процессов. Основными задачами службы ДОУ являются: обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение 442 исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов. 6. Общие правила регистрации документов. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты (реквизит 29, 30), с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются только один раз: входящие – в день поступления; исходящие и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не ставится. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия видов документов, автора или содержания. Регистрация обеспечивает учет количества документов, сохранность документов и поиск документов в информационно-справочных целях.. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по реквизитам (заголовкам, видам документов, датам принятия, номеру документа и т. д.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в документе). Контроль исполнения документов и сроки их исполнения определяются Типовым регламентом взаимодействия органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452, и аналогичными документами, разработанными в организации на основе указанных. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, информирование руководителей о состоянии исполнения документов. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа управления и организации. При постановке документа на контроль на первой странице документа на 443 верхнем поле проставляется реквизит «Контроль» в виде буквы «К» или слова «Контроль». Контроль исполнения документов обеспечивается руководством организации и специальным структурным подразделением. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет руководителю органа управления информацию, о находящихся на контроле документах по форме, установленной руководителем органа управления. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных, составляющих контрольную картотеку. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов. 7. Формы регистрации документов. Существует три формы регистрации документов:  журнальная,  карточная,  автоматизированная электронная (СЭД). Реквизиты составляют основу информационно-справочных систем и обеспечивают информационную совместимость регистрационных форм. На основе регистрационно-контрольных карточек строится справочная картотека, обеспечивающая поиск и контроль исполнения документов. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, представляющую собой картотеки и классификационные справочники, выполненные традиционным или электронным способом. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут составить следующие справочные картотеки (по корреспондентам, по видам документов, по авторам, по географическим признакам и др.). Форма журнала регистрации входящих документов 444 Форма журнала регистрации исходящих документов Форма журнала регистрации внутренних документов Форма регистрационно-контрольной карточки Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, 445 которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки). Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:  быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;  автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочноаналитической работы по документам;  автоматический контроль за исполнением документа;  возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;  возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие. Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. 8. Документационное обеспечение процедур реализации учета и движения кадров. Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:  прием на работу;  перевод на другую работу;  увольнение;  предоставление отпусков; 446  командирование. При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу может сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии. Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, так как общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов v протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам. Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к числу необходимых профессиональных навыков работника кадровой службы, при этом документирование любых процедур должно проводится с соблюдением установленных общегосударственных правил оформления документов. Необходимость документирования по определенным правилам установлена законодательно. Кадровая деятельность и правила создания и оформления документов регламентируются Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ),где устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений: -трудовой договор (контракт) должен быть заключен в письменной форме (ст. 18); -прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст.18); 447 -на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 39); -на данном администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе предприятии (ст. 40). КЗоТом РФ предусмотрено создание правил внутреннего трудового распорядка (ст. 130), обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания. Однако КЗоТ РФ не содержит никаких требований к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов по личному составу руководителем организации и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказа. Таким образом, КЗоТ РФ только называет нам ситуации, требующие создания документов, и виды этих документов. 9.Анализ правил, процедуры и порядок, регулирующих права и обязанности государственных органов и организацию по вопросам обмена документацией по персоналу. Распоряжением Правительства РФ от 17.03.2011 N 442-р <Об утверждении перечня документов (сведений), обмен которыми между органами и организациями при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде установлена обязанность организаций подавать сведения и информацию по персоналу в государственные органы. Деятельность любой организации сопряжена с подготовкой и обработкой большого количества служебных документов по работникам. Правильное документирование должно точно фиксировать все отношения между персоналом и организацией. Документы должны передвигаться в организации с максимальной скоростью и минимальными затратами труда и времени персонала. Рационально организованная работа с документами начинается с четкого определения их видов и разновидностей, в которых отражаются управленческие функции и понимания кто является пользователями информации организации, в том числе по персоналу. 448 Служебный документ – документ, создаваемый или используемый в деятельности организации и носящий официальный характер. Справка – документ, содержащий описание или констатацию какихлибо фактов. Например, справки содержат данные о количестве произведенной продукции или объеме оказанных услуг на определенную дату, о штатной численности, о заработной плате и т.д.Справки подразделяют на внешние и внутренние, в зависимости от того, куда буду представлены. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние на листе бумаги с применением всех необходимых реквизитов. Для оформления справок может использоваться формат бумаги А4 или А5. Сводка – документ справочного характера, в котором сконцентрирована информация из различных источников по заранее установленным показателям, связанным одной темой. Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка. Докладная записка – документ, который составляется при необходимости отразить мнение должностного лица или организации 449 но конкретному вопросу (событию) на определенную дату с выводами и предложениями, а также при обобщении различных сведений о результатах командировок, обследований и т.п. Как правило, докладные записки представляются должностному лицу для принятия определенного решения. Так, докладная записка начальника структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки служит основанием для издания приказа о командировании сотрудника. В Трудовом кодексе РФ в ч. 2 и 3 ст. 72.2 перечислены докладные записки, которые фиксируют определенные события или предупреждают о наступлении таких событий, например, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью. В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) (далее – Перечень архивных управленческих документов) указано несколько разновидностей докладных записок, например: – ст. 774 О нарушении правил внутреннего распорядка; – ст. 587 О трудовой дисциплине; – ст. 636 О сокращении рабочего дня; – ст. 573 Об организации труда; – ст. 585 Об учете рабочего времени; – ст. 610 Об условиях труда. Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов. Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели электронные государственные услуги, взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией. Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад. Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию. 450 На диаграмме ниже представлена схема формирования информации, которая впоследствии трансформируется в документ для обмена между государственными органами и организацией по вопросам обмена документацией по персоналу. Например: по приему налоговых деклараций и предоставлению информации о налоговой задолженности организаций по удержанным у физического лица налогам или по взаимоотношениям в области пенсионного страхования > (прием от страхователей, застрахованных лиц через страхователей и трансфер-агентов анкет с целью регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и заявлений о добровольном вступлении в правоотношения в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений"; прием от застрахованных лиц заявлений о выборе инвестиционного портфеля (управляющей компании) или о переходе в негосударственный пенсионный фонд для передачи средств пенсионных накоплений; информирование застрахованных лиц о состоянии их индивидуальных лицевых счетов в системе обязательного пенсионного страхования согласно Федеральным законам "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" и "Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации"; регистрация страхователей-работодателей в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации"; прием от страхователей отчетности по индивидуальному 451 (персонифицированному) учету застрахованных лиц; прием от страхователей отчетности по страховым взносам на обязательное пенсионное и обязательное медицинское страхование; прием от страхователей реестров застрахованных лиц о перечислении дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии и взносов работодателя в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений"). Вопросы для самоконтроля: 1.Что понимается под защищенным документооборотом? 2.Перечислите правила передачи документов по факсимильной связи? 3.Назовите установленный состав основных реквизитов регистрации? 4.Какие существуют формы регистрации документов? Лекция 5.2. Организация документооборота по предоставлению документов по персоналу в государственные органы 1.Документационное обеспечение предоставления документов по персоналу в государственные органы. 2.Документационное и организационное сопровождение документов по персоналу в государственные органы. 3. Подготовка и обработка запросов и уведомлений о работниках в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников по вопросам социальной политики в отношении персонала. 4.Порядок формирования, ведения банка данных и предоставления отчетности по вопросам предоставления документов по персоналу в государственные органы. 1. Документационное обеспечение предоставления документов по персоналу в государственные органы. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации 452 и предприятия и осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Под ДОУ учреждения следует понимать фиксацию, запись и соответствующее оформление необходимой для подготовки, принятия и последующей реализации управленческих решений информации в соответствии с установленными в учреждении порядком и правилами. Зафиксированная надлежащим образом информация, как правило, представляется в форме того или иного управленческого документа. Совокупность управленческих документов образует документацию учреждения. Общее руководство вопросами документационного обеспечения, как правило, возлагается на заместителя руководителя учреждения по вопросам управления, а непосредственная организация этой работы — на руководителя специализированного структурного подразделения — службу (отдел, отделение, группу) ДОУ. Таким образом, в ведении службы ДОУ находятся вопросы организации работы с документами в масштабе всего учреждения. При этом другая составляющая данной работы (по подготовке документов) относится к компетенции соответствующих должностных лиц (структурных подразделений), так или иначе участвующих в выработке, принятии и последующей реализации управленческих решений. Основные понятия документационного обеспечения установлены и отражены ГОСТ Р 7.08.-2013 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело). Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин. Схема формирования информации, которая впоследствии трансформируется в документ для обмена между государственными органами и организацией по вопросам обмена документацией по персоналу: 453 Например: по приему налоговых деклараций и предоставлению информации о налоговой задолженности организаций по удержанным у физического лица налогам или по взаимоотношениям в области пенсионного страхования (-прием от страхователей, застрахованных лиц через страхователей и трансфер-агентов анкет с целью регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и заявлений о добровольном вступлении в правоотношения в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений"; -прием от застрахованных лиц заявлений о выборе инвестиционного портфеля (управляющей компании) или о переходе в негосударственный пенсионный фонд для передачи средств пенсионных накоплений; информирование застрахованных лиц о состоянии их индивидуальных лицевых счетов в системе обязательного пенсионного страхования согласно Федеральным законам "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" и "Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации"; -регистрация страхователей-работодателей в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации"; -прием от страхователей отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету застрахованных лиц; -прием от страхователей отчетности по страховым взносам на обязательное пенсионное и обязательное медицинское страхование;454 -прием от страхователей реестров застрахованных лиц о перечислении дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии и взносов работодателя в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений") Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализации управленческой деятельности. Документы необходимы для:  осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;  формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;  обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;  обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;  соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;  обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;  защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;  обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;  документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;  формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества. Законодательно установлено, что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации — это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы. Сохранять созданные документы необходимо для: 455 а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:  сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;  сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности; б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрения нормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации; в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:  идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);  идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;  соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации. Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемого времени. Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организации:  управляющие документами;  специалисты в области информационных систем и технологий;  руководство организации;  руководители подразделений; 456 системные администраторы;  другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы. Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требуется для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий. Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является разработка и реализация системы правил по управлению документами. Правила: • требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами, т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;  гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;  гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);  гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой. Положения национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» являются методологической основой создания и эффективного применения систем управления документами безотносительно к конкретным условиям реализации обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых технологий обработки документов вне зависимости от видов носителей и форм представления информации. Существенное влияние на организацию документационного обеспечения управления оказало интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных систем и технологий  2. Документационное и организационное сопровождение документов по персоналу в государственные органы. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную 457 часть деятельности по документационному обеспечению организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные содержательные расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов. Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления, государства в целом. Стратегия управления документами в организации должна содержать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами. Организации следует устанавливать, документально фиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования. Документационное и организационное сопровождение документов по персоналу рассмотрим на примере аттестации Разработка документационного сопровождения процедур аттестации, квалификационной оценки персонала обеспечивает: • юридическую силу документов, сопровождающих данные процедуры; • унификацию используемых в них форм документов; • экономию рабочего времени на создание и обработку документов; • минимизацию возможности опротестования документально оформленных результатов данных процедур. Организация и обеспечение проведения аттестации сотрудников, важнейшие составляющие кадровой работы организации предусматривают подготовку по каждой из этих процедур пакета соответствующих документов. 458 В системе управления персоналом аттестация занимает особое место как реальный способ повысить эффективность работы сотрудников организации. Хотя законодательство не обязывает всех работодателей проводить аттестацию своих работников, даже небольшие компании (численностью сотрудников 50–100 человек), планирующие расширение бизнеса, рассматривают ее как инструмент повышения эффективности персонала, определения соответствия работника замещаемой им должности, проверки квалификации, выявления перспективы использования его потенциальных возможностей и способностей, стимулирования роста профессиональной компетенции, решения вопросов, связанных с изменением условий и оплаты их труда. Цель, задачи и содержание процедуры аттестации в системе государственной гражданской службы определены ст. 48 Закона о гражданской службе. Муниципальные служащие подлежат аттестации в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации". Обязательная аттестация установлена также специальными федеральными законами в отношении персонала организаций отдельных отраслей экономической деятельности (некоторые категории работников в энергетике, транспортной сфере, на опасных производственных объектах, в сфере образования и др.). Аттестация педагогических работников проводится с соответствии с Порядком проведения аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность, утвержденным приказом Министерства образования и науки РФ от 07.04.2014 № 276. Оформление документов осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30–2003, в федеральных органах исполнительной власти в – в соответствии с Постановлением об утверждении правил делопроизводства. Отсутствие единого перечня документов, сопровождающих процедуру аттестации, – существенный недостаток нормативного обеспечения делопроизводства организаций, которое восполняется лишь Положением о проведении аттестации государственных служащих, утвердившим порядок и содержание документационного сопровождения процедуры аттестации. Организация проведения аттестации гражданских служащих государственного органа: 1. Подготовка к проведению аттестации. 2. Издание правового акта государственного органа. 3. Формирование аттестационных комиссий. 459 4. Составление списков гражданских служащих государственного органа, подлежащих аттестации. 5. Утверждение графика проведения аттестации. 6. Подготовка отзыва о служебной деятельности гражданского служащего, подлежащего аттестации. 7. Подготовка документов для аттестационной комиссии. 8. Проведение заседаний аттестационной комиссии. 9. Принятие решений по результатам аттестации. Согласно Положению о проведении аттестации государственных служащих пакет документов, сопровождающих процедуру аттестации в организации, должен включать: • правовой акт государственного органа, содержащий положения: – о формировании аттестационной комиссии, – об утверждении графика проведения аттестации, – о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации, – о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии; • правовой акт, определяющий состав аттестационной комиссии, сроки и порядок ее работы; • график проведения аттестации (ежегодно утверждается представителем нанимателя и доводится до сведения каждого аттестуемого гражданского служащего не менее чем за месяц до начала аттестации) с указанием: – наименования государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация, – списка гражданских служащих, подлежащих аттестации, – даты, времени и места проведения аттестации, – даты представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа; • отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей, содержащий следующие сведения о гражданском служащем: – фамилия, имя, отчество, – замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность, – перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие, 460 – мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности; • сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период (прилагаются к отзыву); • решение аттестационной комиссии по результатам аттестации гражданского служащего: – соответствует замещаемой должности, – соответствует замещаемой должности гражданской службы и рекомендуется к включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста, – соответствует замещаемой должности гражданской службы при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации, не соответствует замещаемой должности гражданской службы; • аттестационный лист гражданского служащего (подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании; • протокол заседания комиссии (подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании); • правовой акт государственного органа (решение представителя нанимателя) о том, что гражданский служащий: – подлежит включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста (издается в течение месяца после проведения аттестации), – направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации, – понижается в должности гражданской службы. Порядок работы аттестационной комиссии доводится до сведения работников организации или учреждения посредством издания информационного документа. Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист гражданского служащего, составленный по форме согласно приложению. Аттестационный лист подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. В том случае, когда гражданский 461 служащий отказывается от прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода на другую должность, он может быть уволен в соответствии с п. 16 ч. 1 ст. 37 Закона о гражданской службе. В этом случае издается соответствующий правовой акт. 3. Подготовка и обработка запросов и уведомлений о работниках в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников по вопросам социальной политики в отношении персонала. Подавляющее большинство документов, отправляемых из организаций и направляемых им, являются информационносправочными; в них содержится информация о фактическом положении дел. К ним относятся: справки; акты; докладные и объяснительные записки; протоколы; заявления и др. Отдельную группу информационных документов составляет переписка организации с внешними организациями и физическими лицами: письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения. Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов. Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение. Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности. В них определяются области, в которых нормативно-правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо регулярно пересматривать с тем, чтобы 462 обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности. Управление документами в организации должно включать подготовку, создание, обработку, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами. Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления документами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним. Система управления документами должна обладать следующими свойствами: • обеспечение аутентичности, надежности, целостности документов, а также их пригодности для использования; • обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами; • обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами; • обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним); • обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации. Система управления документами должна реализовывать следующие функции: • включение документов в систему управления документами; • регистрацию; • классификацию; • доступ и защиту; • хранение и обеспечение сохранности документов; • использование документов, контроль их движения и использования; • экспертизу ценности документов; • отбор (передача) документов на хранение или уничтожение. Создание и применение систем управления документами, отвечающих управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать: 463 • • • • проектирование систем управления документами; документирование систем; обучение сотрудников организации; преобразование документов в новые системы управления документами; • установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения; • определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность. При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна: • обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами; • обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом; • обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных); • обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия; • обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов; • обеспечивать неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования; • обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов; • обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов. При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы. Например, профессиональных 464 союзов, которые осуществляют социальную защиту трудящихся – здесь в виду имеются права профессиональных союзов в сфере социального страхования, охраны здоровья, социального обеспечения, улучшения условий жилищных, других различных видов социальной защиты трудящихся. Профессиональные союзы имеют право принимать участие в: - процессе формирования социальных программ, которые направлены на создание условий, которые обеспечивают достойный уровень жизни и свободное развитие каждого человека; - процессе разработки мер в отношении социальной защиты трудящихся; - процессе определения главных критериев уровня жизни, размера индексации зарплаты, пенсии, стипендии, пособия и компенсации в зависимости от изменений ценового индекса; - они имеют право осуществлять контроль за полным соблюдением законодательства в той или иной сфере. Для осуществления социально-трудовых, а также других прав граждан и профессиональных интересов каждого своего члена, профессиональные союзы обладают правом на создание юридических служб и консультаций. Представители профессиональных союзов имеют право делать запросы и получать от специалистов по управлению персоналом оригиналы, выписки, копии документов. (Приказ Минтруда России от 06.10.2015 N 691н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом" (Зарегистрировано в Минюсте России 19.10.2015 N 39362) Кроме того, согласно Указу Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-Х, государственные и общественные предприятия (в том числе профсоюз), учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если данные копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов, обратившихся к ним граждан. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно (например, в случае их утраты при пожаре). 465 Профессиональные союзы имеют право на осуществление контроля за соблюдением должностными лицами, работодателями трудового законодательства, включая и вопросы трудовых договоров, времени работы, времени отдыха, оплаты труда, компенсаций, гарантий, преимуществ, льгот, а также другие социально-трудовые вопросы в организациях, в которых трудятся члены данного профессионального союза, и обладают правом требовать устранения всех выявленных ошибок и неисправностей. Данное право подтверждено предусмотренной в законодательстве возможностью на создание собственных инспекций труда, наделяющихся полномочиями, которые предусмотрены положениями, утвержденными профессиональными союзами. 4. Порядок формирования, ведения банка данных и предоставления отчетности по вопросам предоставления документов по персоналу в государственные органы. Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров. С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс учетной документации можно разделить на две подгруппы: а) первичные учетные документы; б) производные (вторичные) учетные документы. Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан (работников) и включают в себя как бумажные носители, так и входные формы компьютерных систем, в том числе форма (шаблон) которых заполняется на дисплее. К исходным учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы № Т-2, если на работника не заводится личное дело. Сюда же входят различные формы специализированных анкет и карточек. В подгруппу производных учетных документов входят личная карточка унифицированной формы № Т-2 и № Т-2ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника (унифицированной формы № Т-4), 466 специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Производные учетные формы носят вторичный (повторный) характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной, достоверной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочноконтрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам. Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. Одновременно в автоматизированном режиме могут производиться необходимые расчеты и составляться графики, диаграммы и т.п. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п.). Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия рассмотрим на схеме ниже. Данные о персонале классифицируются по категориям, по должностям и профессиям, по специальностям, по уровню квалификации, по полу и возрасту, по стажу работы (общему и в данной должности), по отношению к собственности, по характеру трудовых отношений: Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические 467 информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени. Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, полугодовой, квартальной и т.п.) представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов). Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой -с учетными документами. Массивы плановых, учетных в отчетных информационных показателей должны находиться в тесной взаимосвязи, совместимости и единстве трактовки. Отчетные массивы информации являются основой для формирования плановых заданий (директивных или по достигнутым результатам). В работе кадровых подразделений (служб персонала) значительное место занимает так называемая внутренняя отчетно-справочная (справочная) документация (справки, сводки, перечни и т.д.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40—50 переменных наименований. Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются не периодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей (не менее 7—10 показателей в каждом запросе), различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуальные, по конкретным работникам. Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом на предприятиях, в учреждениях, организациях и фирмах, характеризуются достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей — персональных данных. Ведение банка данных и предоставления отчетности производится по: унифицированной системе отчетно-статистической документации, включающей: 468 • документацию по статистике национальных счетов и экономических балансов; • документацию по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса; • документацию по статистике труда; • документацию по статистике материальных ресурсов; • документацию по статистике финансов; • документацию по социальной статистике; • документацию по статистике промышленности; • документацию по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции; • документацию по статистике капитального строительства; • документацию по статистике внешнеэкономических связей; • документацию по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры; • документацию по статистике транспорта и связи; • документацию по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов. Унифицированная система документации по труду, включающая:  документацию по состоянию рынка труда;  документацию по трудовым отношениям;  документацию по повышению квалификации работников органов по труду;  документацию по охране труда;  документацию по минимальным потребительским бюджетам;  документацию по обращениям в органы по труду. Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации, включающая:  документацию по учету и распределению средств;  документацию по планово-экономической деятельности;  документацию по контрольно-проверочной деятельности. В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений. Вопросы для самоконтроля: 469 1. В каком нормативном документе установлены и отражены основные понятия документационного обеспечения? 2. Что включает унифицированная система документации по труду? 3. Где имеют право принимать участие профессиональные союзы? Лекция 5.3. Постановка на учет организации в государственных органах 1.Порядок формирования учетных документов, предоставляемых в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников. 1. Порядок формирования учетных документов, предоставляемых в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников. Правоспособность юридического лица возникает в момент его создания и прекращается в момент внесения записи о его исключении из единого государственного реестра юридических лиц. Юридические лица должны иметь самостоятельный баланс или смету. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом, юридическое лицо может заниматься только на основании специального разрешения, т.е. лицензии. Право юридического лица осуществлять деятельность, на занятие которой необходимо получении лицензии, возникает с момента получения такой лицензии или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока её действия, если иное не установлено законом или иными правовыми актами. Постановка на учет в государственных органах (налоговом органе) юридических лиц - организации осуществляется независимо от того, обязаны они в соответствии с Налоговым Кодексом Российской Федерации уплачивать тот или иной налог или нет. Налогоплательщикорганизация в соответствии с пунктом 1 статьи 83 Кодекса подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения организации. Под местом нахождения организации понимается адрес, указанный в учредительных документах: уставе, договоре, положении организации или ином распорядительном документе о создании налогоплательщикаорганизации. В случае отсутствия адреса места нахождения налогоплательщика в его учредительных документах или ином распорядительном документе о его создании, постановка на учет в налоговом органе осуществляется по адресу места нахождения органов 470 юридического лица, например, по адресу постоянно действующего исполнительного органа налогоплательщика-организации. Заявление о постановке на учет подается в налоговый орган в течение десяти дней после государственной регистрации. Постановка на учет в налоговом органе в качестве налогоплательщика осуществляется независимо от наличия обстоятельств, с которыми Налоговый кодекс связывает возникновение обязанности по уплате налогов (ч. 2 ст. 83 НК РФ). Это значит, что предпринимателю следует зарегистрироваться в налоговой инспекции еще до того, как будет начата его деятельность и извлечение доходов. При постановке на учет нужно получить сведения о порядке налогообложения предпринимательской деятельности, ведения книги учета и расходов, информацию о действующих налогах и сборах, своих правах и обязанностях и т.п. (п. 1 ст. 21 НК РФ). Вся эта информация предоставляется бесплатно. Сведения о налогоплательщике с момента постановки его на учет являются налоговой тайной. При постановке на учет юридическое лицо представляет следующие документы: Заявление о постановке на учет в налоговом органе – форма 1 №12-1-1 (оригинал) 1 экз Приложения № 1 или № 2 к «Заявлению о постановке на учет юридического 2 лица по месту его нахождения» со сведениями об учредителях (оригинал) экз Приложения № 3 или № 4 к «Заявлению о постановке на учет юридического лица по месту его нахождения» со сведениями о представительствах, 3 филиалах, дочерних обществах, дочерних предприятиях, если таковые имеются экз (оригинал) Свидетельство о государственной регистрации организации, 4 Постановление о регистрации (нотариально заверенные копии) 1 1 1 экз 1 5 Протокол собрания учредителей (оригинал) экз 6 Учредительный договор, если два или более участника; или 471 1 решение о создании организации, если один участник (нотариально заверенная копия) экз 1 7 Устав организации (нотариально заверенная копия) экз Приказы 8 (оригиналы) о назначении руководителя и гл. 1 бухгалтера экз Для предприятий с иностранными инвестициями: 1 – Выписка из реестра страны учредителя с нотариально экз заверенным 9 переводом; 1 – Документ, подтверждающий платежеспособность иностранного инвестора с нотариально заверенным переводом экз Комплект документов (их копий), заверенные в установленном порядке сдается в отдел организации учета налогоплательщиков директором и главным бухгалтером (с представлением паспорта). Срок постановки на учет – пять дней. В этот же срок налоговый орган обязан выдать или направить по почте Свидетельство о постановке 472 на учет. Формы и порядок выдачи свидетельств утвержден МНС России (п. 2 ст. 84 НК РФ). Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе – документ, выдаваемый налоговым органом юридическому лицу, зарегистрированному в качестве налогоплательщика. Он является документом строгой отчетности. Налоговый орган указывает ИНН во всех направляемых налогоплательщику уведомлениях. ИНН – это цифровой код, состоящий из последовательности цифр и содержащий следующие сведения: ? код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику идентификационный номер налогоплательщика (ММКМ); ? порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХХ); ? контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному Государственной налоговой службой Российской Федерации (две цифры). Присвоение кодов статистики После государственной регистрации, постановки на налоговый учет организации коды статистики. Для этого в комитет по статистике требуется предоставить нотариально заверенные копии документов: 1. Свидетельство о создании организации. 2. Свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ организации. 3. Свидетельство о постановки на налоговый учет организации. 4. Устав организации (последняя действующая редакция). 5. Учредительный договор организации. 6. Протокол об утверждении действующей редакции устава, учредительного договора и генерального директора. 7. Доверенность на представителя. 8. Заявление – 2 экземпляра. В итоге организации присваиваются коды статистики – ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления), ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления), ОКОНХ (Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства), ОКФС (Общероссийский классификатор форм собственности), ОКПФ (Общероссийский классификатор организационно-правовых форм). В заявлении не обязательно указывать все виды деятельности, которыми собирается заниматься организация, можно только основные. 473 Кроме того, если по какому-либо виду деятельности установлены налоговые льготы, их также лучше указать. После получения информационного письма о присвоении организации кодов статистики необходимо встать на учет в Фонде социального страхования, Фонде обязательного медицинского страхования, Пенсионном фонде. Получение кодов ОКВЭД и УГРПО При регистрации предприятия необходимо выбрать основные виды деятельности, на которые будут получаться коды ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности). Они одинаковы при регистрации предприятий всех организационноправовых форм. Необходимые документы для получения кодов ОКВЭД при первичной регистрации: 1. Копия свидетельства о государственной регистрации. 2. Копия устава. 3. Копия учредительного договора. 4. Копия выписки из ЕГРЮЛ. 5. Протокол (Решение). 6. Доверенность. 7. Заявление. Получаем информационное письмо об учете в статрегистре Росстата. Кодами ОКВЭД кодируются виды деятельности, которыми занимается любое юридическое лицо независимо от организационноправовой формы или формы собственности. В ОКВЭД использованы иерархический метод классификации и последовательный метод кодирования. Код группировок видов экономической деятельности состоит из двух – шести цифровых знаков, и его структура может быть представлена в следующем виде: XX – класс; XX. X – подкласс; XX. XX – группа; XX. XX. X – подгруппа; XX. XX. XX – вид. Начиная с 2004 года, присвоение кодов экономической деятельности производится регистрирующим органом путем внесения соответствующих записей в единый государственный реестр юридических лиц. Данные о видах экономической деятельности юридического лица содержатся в выписке из ЕГРЮЛ. 474 Информационное письмо об учете в Едином государственном реестре предприятий и организаций (ЕГРПО) можно получить в органах Госкомстата. Для получения информационного письма потребуются следующие документы: 1. Заявление. 2. Копия выписки из ЕГРЮЛ. 3. Копия свидетельства о государственной регистрации. 4. Копии устава, учредительного договора (договора о создании организации). 5. Копию решения уполномоченного органа о создании юридического лица. 6. Доверенность. Постановка на учет в Фонде социального страхования С момента получения свидетельства о государственной регистрации юридического лица начинается отсчет срока постановки на учет в Фонде социального страхования (ФСС). Нарушение срока постановки на учет в органах Фонда социального страхования Российской Федерации (десять дней от даты государственной регистрации) влечет наложение штрафа в размере 5 тысяч рублей. Для постановки на учет юридического лица в качестве страхователя в органах ФСС РФ по месту своего нахождения необходимо представить следующие документы: 1. Заявление установленного образца. 2. Копия свидетельства о государственной регистрации организации. 3. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. 4. Копия уставных документов. 5. Копия решения о создании организации. 6. Коды статистики. 7. Приказ о назначении генерального директора. 8. Приказ о назначении главного бухгалтера. 9. Доверенность (если третье лицо). В итоге организации присваивается регистрационный номер в ФСС РФ и выдается страховое свидетельство. В нем указывается организационно-правовая форма и наименование юридического лица, сведения о государственной регистрации, сведения об исполнительном органе Фонда социального страхования, а также присвоенные юридическому лицу десятизначный регистрационный номер страхователя и код подчиненности. 475 Помимо свидетельства должно быть выдано уведомление о размерах страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Кроме того, от регионального отделения Фонда социального страхования РФ необходимо потребовать выдать справку о действительной постановке на учет в ФСС (для этого необходимо написать запрос на имя руководителя регионального отделения). Справка необходима для открытия счета в банке. Постановка на учет в Фонде обязательного медицинского страхования. Для постановки на учет юридического лица в качестве страхователя в органах Фонда обязательного медицинского страхования (ФОМС) по месту своего нахождения необходимо представить следующие документы: 1. Заявление о регистрации установленного образца. 2. Копия свидетельства о государственной регистрации. 3. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. 4. Копии учредительных и иных документов, необходимых при государственной регистрации. 5. Копии письма органа статистики о присвоении кодов и классификационных признаков. 6. Другие документы, подтверждающие в соответствии с законодательством Российской Федерации создание организации. В итоге организации присваивается регистрационный номер в ФОМС РФ и выдается извещение о регистрации в территориальном органе ФОМС РФ организации. Нарушение сроков постановки на учет в органах Фонда обязательного медицинского страхования Российской Федерации (10 дней от даты государственной регистрации) влечет наложение штрафа в размере 5 тысяч рублей. Постановка на учет в Пенсионном фонде Регистрация организации в качестве страхователей в территориальном органе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФ РФ) по месту своего нахождения производится на основании следующих документов: 1. Заявления о регистрации установленного образца. 2. Свидетельства о государственной регистрации (нотариально заверенная копия). 3. Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (нотариально заверенная копия). 476 4. Учредительных и иных документов, необходимых при государственной регистрации (нотариально заверенная копия). 5. Письма органа статистики о присвоении кодов и классификационных признаков (нотариально заверенная копия). 6. Других документов, подтверждающих в соответствии с законодательством Российской Федерации создание организации. В итоге организации присваивается регистрационный номер в ПФ РФ и выдается извещение о регистрации в территориальном органе Пенсионного фонда РФ страхователя-организации, а также справки в банк для открытия расчетного счета. Нарушение срока постановки на учет в органах Пенсионного фонда РФ (30 дней от даты государственной регистрации) влечет наложение штрафа в размере 5 тысяч рублей. Открытие расчетного счета осуществляется в любом банке на Ваш выбор. Выбирать банк нужно по следующим параметрам: место нахождения банка, тарифы банка за открытие расчетного счета, обслуживание счета. Документы, необходимые для открытия расчетного счета юридическому лицу: 1. Заявление на открытие счета (форма 040102). 2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН). 3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН). 4. Учредительный документ юридического лица (Устав). 5. Лицензии (разрешения), выданные юридическому лицу в установленном законодательством Российской Федерации порядке на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию. 6. Карточка с образцами подписей и оттиска печати на право распоряжения денежными средствами, находящимися на банковском счете (форма № 0401026). 7. Паспорта и ксерокопии паспортов (страницы со 2 по 5) и документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете. 8. Документы, подтверждающие полномочия руководителя юридического лица. 9. Анкета по форме, утвержденной Центральным банком РФ. 10. Договор банковского счета. Формы заявления и учетной карточки приведены в Приложении. 477 Заверение подписи на банковской карточке для открытия расчетного счета Центральный банк РФ своим постановлением отменил обязательное заверение образца подписей и оттиска печати на банковских карточках у нотариуса. Многие банки эту услугу стали предоставлять сами. В связи с этим появилась возможность заверить подпись на банковской карточке непосредственно в банке при открытии расчетного счета. Для заверения подписи на банковской карточке, необходимо предоставить следующие документы: 1. Устав. 2. Учредительный договор. 3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица. 4. Свидетельство о постановке на налоговый учет. 5. Выписку из единого государственного реестра юридических лиц. 6. Решение уполномоченного органа о создании юридического лица. 7. Приказы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в банковской карточке. Карточка оформляется на бланке формы № 0401026 (см. Приложение) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Первая и вторая подпись Право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица, а также иным лицам, наделенным правом первой подписи распорядительным актом руководителя юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В случае если управляющая организация, выполняющая функции единоличного исполнительного органа, предоставляет своим сотрудникам право первой подписи от имени юридического лица, такое право может быть предоставлено на основании распорядительного акта руководителя управляющей организации либо доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. В качестве лица, имеющего право первой подписи, может выступать единоличный исполнительный орган управляющей организации. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта руководителя юридического лица. 478 В случае если ведение бухгалтерского учета передано в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, третьим лицам, им также может быть предоставлено право второй подписи на основании распорядительного акта руководителя клиента – юридического лица. Руководитель и главный бухгалтер юридического лица могут не указываться в карточке в качестве лиц, наделенных правом, соответственно, первой или второй подписи, при условии наделения правом первой или второй подписи иных лиц. Правом первой или второй подписи могут быть наделены одновременно несколько сотрудников юридического лица. Наделение одного физического лица одновременно правом первой и второй подписи не допускается. Если руководитель юридического лица ведет в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, бухгалтерский учет лично, в карточке проставляется собственноручная подпись лиц, наделенных правом только первой подписи. При этом в карточке в поле «Вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует. Уведомление ИФНС об открытии счета Во избежание штрафных санкций, на основании пункта 2 статьи 23 части 2 Налогового кодекса Российской Федерации, в течение семи дней со дня открытия расчетного счета, юридическому лицу необходимо уведомить налоговый орган Сообщением об открытии счета (Форма № С09-1). Сообщение об открытии расчетного счета подается в территориальную ИФНС непосредственно руководителем юридического лица или уполномоченным лицом, действующим на основании доверенности либо направляется по почте заказным (ценным) письмом с описью вложения. Большая часть информации, используемой для управления ООО, фиксируется в различных документах. Составной частью управления организационной системой является делопроизводство, то есть деятельность охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними. Основные задачи делопроизводства: 1. Создание документов, то есть фиксация на каком-либо носителе. 2. Передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений. 479 3. Регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением. 4. Систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники и сетевых технологий: 1. Для создания документов используются текстовые редакторы (Microsoft Word). Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм, шаблонов (См. Раздел Формы документов/Примеры шаблонов) при составлении основных видов документов; оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое др. Табличный процессор Microsoft Excel позволяет включить в документы отчеты, фрагменты расчетов, а также различные диаграммы. 2. Для обмена информацией используются компьютерные сети: локальные, корпоративные, глобальные. Сети ускоряют процесс обмена информацией. Специальные компьютерные программы позволяют передавать как сами документы, так и любую управляющую информацию через электронную почту или гипертерминалы. 3. Для регистрации документов и для контроля их использования используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей, например система электронного документооборота «Дело». Системы позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя о наступлении срока исполнения. 4. Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных Microsoft Access. С помощью программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Пакет документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. 480 Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются: 1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», описывающий систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. 2. «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия. Эффект от использования систем электронного документооборота включает: 1. Прямой экономический эффект (экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами). 2. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала. 3. Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства. 4. Полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной. В системе управления персоналом в организации формируются и используются следующие виды документации: 1. Организационно-кадровая документация, включающая в себя устав организации, отражающая структуру и штатную численность персонала (правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, должностные инструкции). 481 2. Информационно-справочная документация – письма, факсограммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т.д. 3. Плановая документация. 4. Отчетно-статистическая документация. 5. Документация по личному составу и т.д. В структурных подразделениях организации разрабатываются, используются и хранятся ряд документов, связанных с управлением персоналом. Это проекты приказов по кадровым вопросам: о приеме на работу, об увольнении, о переводе, перемещении, вознаграждении или взыскании. К такого рода документам также относятся графики отпусков, данные о текучести кадров, трудовые договора (контракты) и ряд других. В соответствии со статьей 56 ТК РФ трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. При заключении трудового договора с работниками необходимо учитывать некоторые особенности, вызванные спецификой профессиональной деятельности той или другой категории работников. Эти особенности возникают уже на этапе истребования документов от работника для заключения трудового договора. Так, статья 65 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает, что работник при приеме на работу обязан предъявить работодателю определенные документы, в их числе документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. В трудовом договоре должны быть предусмотрены права и обязанности работника и работодателя. Права и обязанности должны быть конкретизированы применительно к трудовой функции работника, целесообразнее изложить их в должностной инструкции, прилагаемой к трудовому договору. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. 482 Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Унифицированная форма Приказа (распоряжения) о приеме на работу работников приведена в Приложении. Штатное расписание В штатном расписании организации закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на общем бланке организации и содержит перечень должностей. Сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда. Штатное расписание подписывается руководителем службы управления персоналом и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность работников и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью. Штатное расписание составляется на долгий период времени, однако при необходимости в него вносятся изменения, оформленные соответствующим приказом по организации. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий занятых в организации сотрудников. Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 ТК РФ утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации (профсоюзным комитетом, советом трудового коллектива, общим собранием работников организации и др.). Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к коллективному договору организации. 483 Правила могут быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации или же в качестве приложения к единому коллективному договору. Вопросы для самоконтроля: 1.В течение скольких дней в налоговый орган подается Заявление о постановке на учет после государственной регистрации? 2.Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации при заключении трудового договора с работниками необходимо учитывать некоторые особенности, вызванные спецификой профессиональной деятельности той или другой категории работников. Перечислите эти особенности? Лекция 5.4. Подготовка по вопросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов 1.Нормативные и правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов работников по предоставлению оригиналов, выписок, копий документов. 2.Нормативные и правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению оригиналов, выписок, копий документов. 1. Нормативные и правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов работников по предоставлению оригиналов, выписок, копий документов. В Российской Федерации права и обязанности государственных органов по оказанию муниципальной услуги, в том числе по предоставлению оригиналов, выписок, копий документов, регулируются законом, нормативными и правовыми актами, основными из которых являются:  конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 (ред. от 30.12.2008);  жилищный кодекс Российской Федерации от 29 декабря 2004 г. №188-ФЗ с изм. и доп., вступ. в силу с 30.08.2015; 484  федеральный закон от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в ред. от 03.11.2015);  федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. №210ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изм. и доп., вступ. в силу с 15.09.2015);  федеральный закон от 06 октября 2003 №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации (ред. от 03.11.2015);  приказ Минтруда России от 06.10.2015 N 691н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом" (Зарегистрировано в Минюсте России 19.10.2015 N 39362); Иные нормативные правовые акты РФ:  указы Президента РФ;  постановления и распоряжения Правительства РФ, например, распоряжение Правительства РФ от 17 декабря 2009 г. N 1993-р "Об утверждении Сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде";  распоряжение Правительства РФ от 2 сентября 2010 г. N 1433-р "Об утверждении плана мероприятий, необходимых для реализации Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"и другие. Перечень органов государственного и муниципального управления, предоставляющих государственные и муниципальные услуги: 1) федеральные органы исполнительной власти: федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, например: - Министерство внутренних дел РФ; Федеральная миграционная служба; Министерство РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий; Министерство иностранных дел РФ; Министерство обороны РФ); - исполнительные органы по отраслям народного хозяйства, в том числе Министерство здравоохранения и социального развития РФ; Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека; Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития; Федеральная служба по труду и занятости; Федеральное медико-биологическое агентство; Министерство культуры 485 РФ; Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия; Федеральное архивное агентство); - Федеральная антимонопольная служба; Федеральная таможенная служба; Федеральная служба по тарифам; Федеральная служба по финансовому мониторингу; Федеральная служба по финансовым рынкам; Федеральное космическое агентство). 2) органы государственных внебюджетных фондов. Согласно Бюджетному кодексу РФ (ст. 144) органами государственных внебюджетных фондов РФ являются: - Пенсионный фонд РФ; - Фонд социального страхования РФ; - Федеральный фонд обязательного медицинского страхования; 3) исполнительные органы государственной власти субъектов РФ: Правительство области (губернатор области; вице-губернатор области; первые заместители председателя правительства области; заместители председателя правительства области; министры правительства области), Центральные исполнительные органы государственной власти области, (министерства, комитеты и главные управления области. Например: министерство финансов; министерство экономики; министерство внешнеэкономических связей; министерство промышленности и науки; министерство сельского хозяйства и продовольствия; топливно-энергетический комитет; комитет по физической культуре и спорту; комитет по туризму; комитет по делам молодежи; комитет по развитию предпринимательства; главное контрольное управление; главное управление региональной безопасности; главное управление по труду и социальным вопросам; главное управление записи актов гражданского состояния; главное управление архитектуры и градостроительства). 4) местные администрации (глава местной администрации и его заместители; аппарат местной администрации, функционально-отраслевое звено: департаменты, управления, комитеты, отделы (например, управление организационно-контрольной работы; управление здравоохранения; управление культуры; управление образования; управление по делам физической культуры и спорта; управление архитектуры и градостроительства); территориальное звено (территориальные структурные единицы местной администрации) 5) иные органы местного самоуправления, осуществляющие исполнительно-распорядительные полномочия. 486 Предоставление государственными органами или органами местного самоуправления через подведомственные им учреждения и организации либо безвозмездно, либо по регулируемым данными органами ценам услуг по предоставлению оригиналов, выписок, копий документов гражданам и организациям в области образования, здравоохранения, социальной защиты населения и в других областях, установленных федеральными законами, оказывается соответствующими учреждениями. Государственные и муниципальные услуги предоставляются заявителям на бесплатной основе, кроме тех, которые указаны в Перечнях государственных и муниципальных услуг, утвержденных: 1) актом Правительства Российской Федерации - для государственных услуг, предоставляемых федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов; 2) нормативным правовым актом субъекта Российской Федерации для государственных услуг, предоставляемых органами государственной власти субъекта Российской Федерации, территориальными государственными внебюджетными фондами; 3) муниципальным правовым актом - для муниципальных услуг, предоставляемых органами местного самоуправления (Федеральный закон от 28.07.2012 N 133-ФЗ) Под государственными и муниципальными услугами также можно понимать деятельность органов исполнительной власти (учреждения) в соответствии со своей компетенцией по исполнению запроса физического и юридического лица о признании, установлении, изменении или прекращении его прав и обязанностей, установлении юридических фактов, получении материальных и финансовых средств в случаях и порядке, которые предусмотрены законодательством, а также о предоставлении документированной информации. Государственные услуги реализуются от имени государства. Государственная услуга - это практически любые действия органа власти, которые он обязан выполнить в отношении гражданина или организации, все, на что получатель имеет право при наличии соответствующих условий, что он вправе потребовать от государства по закону: - выдача паспорта, пособия; - регистрация в качестве безработного; - регистрация недвижимости; - регистрация СМИ; - регистрация брака; - предоставление субсидий, выписок, справок; 487 - информирование; - консультирование; - рассмотрение обращений; - дача разъяснений; - иные виды услуг. Органы, предоставляющие государственные и муниципальные услуги, и подведомственные им организации, участвующие в предоставлении публичных услуг, предоставляют и получают документы безвозмездно за исключением следующих документов: удостоверяющих личность гражданина РФ; воинского учета; о государственной регистрации актов гражданского состояния; подтверждающих регистрацию по месту жительства или по месту пребывания; подтверждающих предоставление лицу специального права на управление транспортным средством соответствующего вида; подтверждающих прохождение государственного технического осмотра (освидетельствования) транспортного средства и т.п. Перечень государственных услуг является открытым и не содержит каких-либо ограничений. Однако по смыслу такие ограничения могут вытекать из существа самого определения государственной услуги. Независимо от формы обращения (устной, письменной либо электронной форме) предоставление услуги должно осуществляться в полном объеме, который определен запросом заявителя. В настоящее время большинство уполномоченных органов и организаций осуществляют предоставление государственных либо муниципальных услуг лишь в письменной форме. К числу таких субъектов, в частности, относятся кадастровые палаты, предоставляющие сведения о земельных участках не только по письменному обращению заявителя, но и при условии направления им обращения в установленной форме. Предоставление услуг по запросу в электронной форме в ряде случаев носит сокращенный характер и сводится к предоставлению запрашиваемых сведений не в полном объеме, в частности подобная практика сформировалась при направлении электронного запроса о предоставлении сведений из Единого государственного реестра юридических лиц либо индивидуальных предпринимателей. В ряде случаев для обращения за предоставлением указанных сведений установлены специальные требования, в частности при направлении электронного запроса о предоставлении сведений из ЕГРЮЛ от имени юридического лица он должен быть направлен с электронной почты заявителя, зарегистрированной на его официальном сайте. Использование электронной почты, зарегистрированной в сетях Яндекс, Рамблер и т.п., 488 инспекциями ФНС РФ не признается надлежаще оформленным, в связи с чем запрошенные сведения подобным заявителям не предоставляются. В большинстве случаев предоставление услуг, составляющих предмет правового регулирования настоящего Закона, осуществляется в письменной форме. Однако в соответствии с общей концепцией информатизации общества в последнее время значительное распространение получило и предоставление соответствующих услуг в электронной форме. Указанный порядок предполагает использование информационно-телекоммуникационных технологий и иных средств и позволяет в значительной мере сократить временные затраты на получение запрашиваемой услуги. Средствами электронного предоставления государственных и муниципальных услуг выступают следующие средства: 1) портал государственных или муниципальных услуг, который представляет собой информационный сайт, отражающий перечень предоставляемых услуг, а также порядок обращения за их предоставлением и предоставления. Существенным достоинством портала является предоставляемая им возможность не только ознакомления с предлагаемым перечнем услуг, но и заполнения необходимых документов по предложенному образцу. Однако в большинстве случаев портал носит лишь информативный характер, давая возможность подготовить необходимые документы для обращения за предоставлением государственной или муниципальной услуги к уполномоченному субъекту; 2) многофункциональный центр, который наряду с общими правилами оказания услуг может предоставлять требуемую информацию и в электронном виде. Однако в настоящее время указанная услуга в большинстве случаев не получила достаточного распространения, поскольку зачастую порядок предоставления услуг независимо от ее формы является идентичным, а результат в значительной мере различается. Письменный результат предоставления услуги может выступать доказательством в суде, а также источником необходимых сведений для большинства органов власти или местного самоуправления, юридических и физических лиц. Электронная форма предоставления услуги зачастую таких последствий за собой не влечет; 3) универсальная электронная карта в настоящее время выступает лишь в качестве законодательного положения и в практику деятельности не введена. 489 Предоставление государственных и муниципальных услуг в МФЦ (многофункциональных центрах) осуществляется по принципу "одного окна", в соответствии с которым предоставление государственной или муниципальной услуги осуществляется после однократного обращения заявителя с соответствующим запросом, а взаимодействие с органами, предоставляющими государственные услуги, или органами, предоставляющими муниципальные услуги, осуществляется МФЦ без участия заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и соглашением о взаимодействии. МФЦ составляют, заверяют и выдают заявителям документы на бумажном носителе, выписки из указанных информационных систем, подтверждающих содержание электронных документов, направленных в МФЦ органами, предоставляющими государственные услуги, и органами, предоставляющими муниципальные услуги, в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации. На базе центра предоставляется не менее 50 государственных (муниципальных) услуг по следующим направлениям: а) социальная поддержка населения; б) регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним; в) определение или подтверждение гражданско-правового статуса заявителя; г) регулирование предпринимательской деятельности. При реализации своих функций многофункциональный центр обязан: обеспечивать защиту информации, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законом, а также соблюдать режим обработки и использования персональных данных, при приеме запросов о предоставлении государственных или муниципальных услуг и выдаче документов устанавливать личность заявителя на основании паспорта гражданина Российской Федерации, проверять соответствие копий представляемых документов (за исключением нотариально заверенных) их оригиналам ( Федеральный закон от 21.12.2013 N 359-ФЗ) Вред, причиненный физическим или юридическим лицам в результате ненадлежащего исполнения либо неисполнения многофункциональными центрами или их работниками обязанностей, возмещается в соответствии с законодательством Российской Федерации (Федеральный закон от 28.07.2012 N 133-ФЗ) Для получения оригиналов, выписок, копий документов в службах и учреждениях чаще всего необходимо заявителю вместе с запросом предоставлять и соответствующие теме и случаю документы. Анализ 490 необходимых для представления заявителем документов свидетельствует о том, что ряд документов, включенных в обязательный перечень, находится в распоряжении соответствующих органов государственной власти либо местного самоуправления. Например, при государственной регистрации права собственности на земельный еучасток в упрощенном порядке заявитель обязан представить регистрирующему органу следующий перечень документов: - акты (свидетельства) о правах на недвижимое имущество, выданные уполномоченными органами государственной власти в порядке, установленном законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания; - документ, удостоверяющий личность заявителя; - документ об уплате государственной пошлины; - заявление физического лица о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним; - акты, изданные органами государственной власти или органами местного самоуправления в рамках их компетенции и в порядке, который установлен законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания; - выдаваемая органом местного самоуправления выписка из похозяйственной книги о наличии у гражданина права на земельный участок, предоставленный ему до введения в действие Земельного кодекса РФ; - нотариально удостоверенная доверенность; - иные документы, которые в соответствии с законодательством РФ подтверждают наличие, возникновение, прекращение, переход, ограничение (обременение) прав. В большинстве своем указанные документы подтверждают личность заявителя, а также основания приобретения или утраты им права в отношении предмета запрашиваемой государственной или муниципальной услуги. К числу документов, подлежащих обязательному представлению заявителем для получения государственной или муниципальной услуги, Закон относит: во-первых, документы, удостоверяющие личность гражданина РФ, в том числе военнослужащих, иностранных граждан, лиц без гражданства. Перечень таких документов определен действующим законодательством. Основным документом, удостоверяющим личность российского гражданина, выступает его гражданский паспорт, который в ряде случаев 491 может быть заменен и иным документом, предусмотренным федеральным законом. Однако в процессе предоставления государственных и муниципальных услуг в качестве удостоверения личности признаются лишь паспорт гражданина РФ, заграничный паспорт и военный билет. Водительское удостоверение и иные документы, отнесенные к числу удостоверяющих личность, большинством органов государственной власти не признаются в качестве удостоверяющих личность, что ущемляет права российских граждан. Органы местного самоуправления в данном случае более лояльны и соблюдают предписания законодательных актов в части определения документов, удостоверяющих личность гражданина РФ. В большинстве своем подобная ситуация затрагивает лишь граждан РФ, поскольку в отношении иных субъектов перечень документов, удостоверяющих личность, характеризуется императивностью и предусматривает единственный документ: для иностранных граждан паспорт иностранного государства, а также разрешение на пребывание на территории РФ; для военнослужащих таким документом выступает военный билет, а для лиц без гражданства - вид на жительство. Указанные документы позволяют идентифицировать личность заявителя и определить возможность предоставления ему государственной или муниципальной услуги, за которой он обратился; во-вторых, документы воинского учета, в большинстве случаев речь идет о военном билете, который выступает в качестве удостоверения личности военнослужащего и может быть истребован от заявителя лишь в отношении отдельных видов государственных и муниципальных услуг; в-третьих, свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния. В данный перечень входят любые свидетельства, выдаваемые органами загса, устанавливающие, изменяющие или прекращающие гражданское состояние заявителя. В частности, к числу данного вида документов относится свидетельство о рождении, которое является основанием для выдачи паспорта гражданину РФ по указанным в нем реквизитам. Изменения в паспортные данные гражданина могут быть внесены и на основании свидетельства о регистрации брака. Любые правоотношения прекращаются с момента смерти гражданина, что подтверждается свидетельством о смерти. В большинстве случаев указанные документы истребуются при предоставлении муниципальных услуг, хотя не исключено их представление и в отношении государственных услуг; в-четвертых, документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства и месту пребывания. Как правило, регистрация по месту 492 жительства отражена в документах, удостоверяющих личность гражданина, например в паспорте. Однако действующее законодательство различает регистрацию по месту жительства и месту пребывания. Как правило, регистрация по месту пребывания характерна для лиц без гражданства, вынужденных переселенцев, а при длительном пребывании на территории России и для иностранных граждан. Такие документы определяют место нахождения заявителя, что является обязательным условием предоставления большинства государственных и муниципальных услуг; в-пятых, документы, подтверждающие предоставление субъекту специального права на управление транспортным средством соответствующего вида. Закон предусматривает лишь необходимость представления водительского удостоверения, однако перечень государственных и муниципальных услуг предполагает более широкую трактовку данного положения, определяя его как обязанность предъявления документов, подтверждающих предоставление заявителю специального права. Подобный подход позволит адаптировать требования действующего законодательства, и настоящего Закона в первую очередь, к конкретному перечню услуг; в-шестых, документы, подтверждающие прохождение государственного технического осмотра (освидетельствования) транспортного средства соответствующего вида. Указанная категория документов свидетельствует о предоставлении заявителю права управления таким транспортным средством, поскольку непрохождение техосмотра выступает основанием для применения к такому субъекту мер административной ответственности. Таким образом, фактически указанное положение дублирует предыдущее. Однако несмотря на то, что указанное положение было внесено в качестве дополнения в настоящий Закон лишь с 01.07.2011, оно фактически утратило свое правовое значение в отношении большинства услуг, поскольку на момент вступления в силу изменений и дополнений к настоящему Закону иными нормативными актами предусмотрена возможность моратория технического осмотра. Таким образом, в отношении транспортных средств, на которые распространяется указанная возможность, рассматриваемое предписание настоящего Закона не действует; в-седьмых, документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы. Перечень указанных документов достаточно широк, детальный анализ указанного положения свидетельствует о том, что для предоставления соответствующей услуги 493 заявитель должен представить уполномоченному органу не только паспорт транспортного средства и свидетельство на него, но и иные документы. Абстрактность формулировки в части определения перечня документов зачастую позволяет необоснованно его расширять. В большинстве случаев при предоставлении муниципальных услуг, а также государственных услуг перечень документов на транспортное средство и его агрегаты сводится лишь к регистрационным документам, выдаваемым структурными подразделениями ГИБДД МВД РФ или заводом-изготовителем; в-восьмых, документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина. В большинстве случаев представление указанных документов является необходимым при назначении пенсии либо отдельных видов пособий гражданам РФ. Между тем нормативное предписание содержит двойственность положений: трудовой стаж представляет собой сведения о периоде осуществления трудовой деятельности, тем самым он выступает в качестве одной из основных составляющих данного понятия. Таким образом, документы, подтверждающие трудовой стаж и трудовую деятельность, как правило, являются едиными. Так, в качестве таких документов выступают трудовая книжка работника, а в необходимых случаях справка с места работы или из архивного учреждения, подтверждающая факт трудовой деятельности и период ее осуществления. В отдельных случаях факт трудовой деятельности может подтверждаться и документами о заработной плате, поскольку начисление заработной платы указывает на наличие трудовых отношений с данным субъектом и осуществление им трудовой деятельности у конкретного работодателя. Рассматриваемая категория документов по своей сути представляет собой документы о трудовой деятельности заявителя, которые охватывают собой и период осуществления такой деятельности, и вид деятельности, и размер заработной платы или иного вознаграждения работника и т.п. Таким образом, категория документов о трудовой деятельности заявителя выступает в качестве общего понятия по отношению к трудовому стажу и заработной плате; в-девятых, документы об образовании, профессиональной квалификации, ученых степенях, ученых званиях, прохождении обучения. В большинстве случаев такие документы являются исключением из общего правила, поскольку носят специальный характер и могут быть истребованы лишь в отношении услуг, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Указанные документы носят частный характер и 494 могут быть представлены заявителем лишь в отношении небольшого круга услуг; в-десятых, документы, выдаваемые медицинскими учреждениями, независимо от формы собственности такого учреждения. Указанные документы носят исключительный характер и могут предоставляться лишь в отношении медицинских услуг, которые в большинстве своем отнесены к категории муниципальных. Законодательство об охране здоровья граждан РФ, а также о защите персональных данных указывает на особый статус такой информации: она может быть представлена заявителем добровольно либо только в отношении медицинских услуг в специализированные учреждения; в-одиннадцатых, архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле РФ. Указанное положение затрагивает деятельность как государственных, так и муниципальных архивов и подлежит применению лишь в тех случаях, если основание возникновения, изменения или прекращения правоотношения подлежит длительному или постоянному архивному хранению и истек срок хранения иными субъектами до передачи на архивное хранение. Перечень архивных документов определяется применительно к отдельным видам услуг, в большинстве случаев муниципальных; в-двенадцатых, судебные акты. Гражданский кодекс РФ прямо предусматривает, что решение, приговор или определение суда являются основанием возникновения, изменения и прекращения правоотношения. В этой связи указанные документы являются непосредственным основанием предоставления государственной или муниципальной услуги и должны быть представлены заявителем. Одновременно судебные акты находятся в ведении специальных органов государственной власти, судов или арбитражных судов, т.е. не могут быть истребованы органами, предоставляющими государственные или муниципальные услуги по смыслу настоящего Закона. Более того, указанные акты носят открытый характер и доступны любому заинтересованному субъекту в рамках интернет-ресурсов соответствующей судебной инстанции, тем не менее Закон одновременно запрещает требовать от заявителя представления документов, находящихся в ведении органов государственной власти и иных субъектов, определенных настоящей статьей, а с другой стороны, относит их к числу документов, на которые указанное правило не распространяется; в-тринадцатых, учредительные документы юридического лица по своей сути представляют документы, удостоверяющие "личность" 495 юридического лица, в связи с чем по общему правилу они должны быть представлены уполномоченному на оказание соответствующей услуги органу. К числу учредительных документов действующее законодательство относит устав, свидетельства о государственной регистрации, документы, подтверждающие полномочия руководителя, а также выписку из Единого государственного реестра юридических лиц. Однако в ряде случаев органы, предоставляющие государственные и муниципальные услуги, необоснованно расширяют указанный перечень. Так, в случае государственной регистрации прав юридического лица на недвижимое имущество помимо указанных учредительных документов обязательному представлению субъектом подлежит информационное письмо органов статистики о присвоении кодов деятельности. Ни один из действующих нормативных актов не относит указанный документ к числу учредительных. Практика деятельности территориальных подразделений Росреестра также свидетельствует об отсутствии необходимости представления указанного документа, но единый портал государственных и муниципальных услуг в качестве обязательного документа предусматривает и информационное письмо, что по сути является прямым нарушением предписаний действующего законодательства; в-четырнадцатых, решения, заключения и разрешения органов опеки и попечительства направлены на обеспечение и защиту прав и интересов несовершеннолетних лиц, в том числе и в отношении действий их законных представителей. Однако указанные документы также находятся в ведении органов местного самоуправления, а в отдельных случаях органов государственной власти, что подпадает под действие общего запрета, установленного настоящей статьей. Между тем для получения указанного документа предусмотрена специальная процедура согласования, что предполагает активное участие в ней законных представителей несовершеннолетнего субъекта, и документ, выданный по результатам такой процедуры, может быть представлен уполномоченному органу только самим заявителем. Кроме заявителя, которым в данном случае выступает сам несовершеннолетний либо его законный представитель, никакой иной субъект не вправе инициировать получение такого решения, разрешения либо заключения; в-пятнадцатых, правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, которые содержатся в Едином государственном реестре прав на недвижимость. Получение указанных документов носит возмездный характер, несмотря на открытость данного вида сведений, что указывает на ограниченный круг субъектов, которые могут получить и 496 представить указанные сведения. Как правило, правоустанавливающим документом является свидетельство о праве собственности или ином праве, в том числе и обременениях на конкретный объект недвижимости. Свидетельство выдается на основании совершения регистрационных действий лишь его обладателю. Иным субъектам может быть выдана выписка из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, которая в ряде случаев также может рассматриваться в качестве правоустанавливающего документа на соответствующий объект недвижимости; в-шестнадцатых, документы, выдаваемые учреждениями медикосоциальной экспертизы. Данная категория документов включает в себя, как правило, заключение МСЕК об установлении инвалидности или отказе в ее установлении. Использование указанных документов носит ограниченный режим в связи с необходимостью соблюдения требований законодательства об охране здоровья и о защите персональных данных; в-семнадцатых, документы, подтверждающие право гражданина на получение социальной поддержки. В данном случае Закон обязывает заявителя представить документы, выступающие основанием для оказания социальной поддержки конкретному субъекту. В этой связи обязанность представления такой документации возлагается непосредственно на самого заявителя. В большинстве случаев представление указанных документов осуществляется в рамках предоставления муниципальных услуг; в-восемнадцатых, документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия. В настоящее время указанная категория документов является необходимым условием для получения пенсионных и иных льгот. В отдельных случаях такие документы предоставляют дополнительные или специальные льготы для получения государственной или муниципальной услуги, т.е. в настоящее время данная категория документов не получила достаточного распространения в сфере предоставления государственных и муниципальных услуг. В соответствии с требованиями действующего законодательства государственная пошлина уплачивается за: - государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия, совершаемые органами записи актов гражданского состояния и иными уполномоченными органами; - совершение действий, связанных с приобретением гражданства РФ или выходом из гражданства РФ, а также с въездом в Российскую Федерацию или выездом из Российской Федерации; 497 - при обращении в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти за совершением действий по государственной регистрации программы для электронных вычислительных машин, базы данных и топологии интегральной микросхемы; - совершение действий уполномоченными государственными учреждениями при осуществлении федерального пробирного надзора; - совершение действий уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, связанных с осуществлением государственной регистрации лекарственных препаратов в соответствии с Федеральным законом от 12 апреля 2010 г. N 61-ФЗ "Об обращении лекарственных средств"; - государственную регистрацию юридического лица и иных юридических фактов, связанных с его деятельностью, в том числе прекращение деятельности; - государственную регистрацию средств массовой информации; - совершение регистрационных действий подразделениями Федеральной миграционной службы РФ; - государственную регистрацию объектов недвижимости, прав на них и сделок с ними; - государственную регистрацию транспортных средств и совершение иных регистрационных действий; - выдачу учебным учреждениям свидетельств о соответствии требованиям оборудования и оснащенности образовательного процесса; - совершение регистрационных действий, связанных с осуществлением деятельности на рынке ценных бумаг; - государственную регистрацию в государственном судовом реестре, судовой книге или берут-чартерном реестре; - иные виды юридически значимых действий. Копия - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Подлинником считается первый или единственный экземпляр документа. Чтобы копия документа обрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Право на заверение копий имеет руководитель организации или уполномоченное им лицо - работник кадровой службы, юрист, секретарь, руководитель подразделения и др. Поскольку суд или иной орган может попросить подтвердить полномочия на заверение копий, то руководителю организации необходимо издать приказ о наделении определенных лиц этими полномочиями либо включить соответствующий 498 раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию сотрудника. В определенных случаях требуются только нотариально заверенные копии. При этом нотариус может засвидетельствовать верность копии не только с оригинала документа, но и с его копии при условии, что эта копия засвидетельствована в нотариальном порядке или выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица (ст. 79 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате). Заверяться может как полностью документ, так и выписка из него, например, выписка из штатного расписания, трудовой книжки. Порядок выдачи и засвидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан, утвержден Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-Х (далее - Указ). Также порядок свидетельствования копий документов частично регламентируется ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), которые носят рекомендательный характер. Некоторые организации применяют методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (далее Рекомендации). В силу ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, в частности: - приказа о приеме на работу; - приказов о переводах на другую работу; - приказа об увольнении с работы; - выписки из трудовой книжки; - справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя. 499 1. Работодатель имеет право не выдавать копии по устной просьбе работника. Такая обязанность возникает только при получении от него письменного заявления. 2. Работодателю установлен трехдневный срок на подготовку таких копий. 3. Работодатель обязан предоставить работнику только копии документов, связанных с его работой. 4. Работодатель не имеет права предоставлять документы, содержащие персональные данные других работников или составляющие государственную (служебную) тайну. 5. Документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно. 6. В случае невыполнения законных требований работника работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ. 7. За отказ работодателя в выдаче работнику документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, как и за предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам гражданина, предусмотрена уголовная ответственность по ст. 140 УК РФ. 2. Нормативные и правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению оригиналов, выписок, копий документов Правовое положение профессиональных союзов регулируется по средствам целого ряда нормативно-правовых актов, среди которых Конституция, Трудовой кодекс, Федеральный Закон «О профсоюзах, их правах, гарантиях деятельности, от 12 числа января месяца 1996 года № 10(В Р ЕД А К Ц И И Ф Е Д Е Р А Л Ь Н Ы Х З А КО Н О В О Т 2 1 . 0 3 . 2 0 02 № 3 1 -Ф З , О Т 2 5 . 0 7 . 2 0 0 2 № 1 1 2 -Ф З , О Т 2 5 . 0 7. 2 0 0 2 № 1 1 6 -Ф З , О Т 3 0 . 0 6 . 2 00 3 № 8 6 -Ф З , ОТ 0 8 . 1 2 . 2 0 0 3 № 1 6 9 -Ф З , О Т 2 9 . 0 6 .2 0 0 4 № 5 8 -Ф З , О Т 0 9 . 0 5 . 200 5 № 4 5 -Ф З , С ИЗМЕНЕНИЯМИ, ВНЕСЕННЫМИ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ и многие другие. Основные нормативные правовые акты, принятые в эти годы и повлиявшие на правовой статус профессиональных союзов это - Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г., Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г., Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г., часть вторая от 05.08.2000 г., Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г., Гражданский К О Н С Т И Т У Ц И О Н Н О Г О С У Д А Р Ф О Т 24 . 0 1 . 2 0 0 2 № 3 -П ) 500 процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. В 2006 году были внесены серьезные изменения в Трудовой кодекс РФ, Профсоюз в соответствии с законодательством РФ и Уставом Профсоюза является самостоятельной и независимой общественной организацией, осуществляющей свою деятельность на принципах самофинансирования и самоорганизации. Обязанности и права профессиональных союзов в трудовой сфере обладают следующими особенностями: 1. юридические обязанности не возлагаются государством прямо на профессиональные союзы, вытекают они из защитной и представительской функции данной организации общества, опираются на их устав и неразделимо связаны с их правами. Вследствие этого права, которые предоставлены профессиональным союзам, означают одновременно из обязанности. 2. Право профессиональных союзов на содействие занятости. Профессиональные союзы имеют право: - принимать непосредственное участие в процессе разработки гос. программ занятости; - вносить предложения в отношении мер по осуществлению социальной защиты членов профессиональных союзов, которые высвобождаются вследствие реорганизации либо же ликвидации организации; - производить профсоюзный контроль над занятостью, а также соблюдением законодательства в сфере занятости; - вносить предложения на рассмотрение органов местного самоуправления о перенесении срока либо временном прекращении реализации мероприятий, которые связаны с массовым высвобождением трудящихся. право профессиональных союзов, профсоюзных первичных организаций на ведение переговоров, заключение различных соглашений, договоров, а также контроль за их полным выполнением. Федеральным законодательством установлено, что работодатели, объединения работодателей, органы исполнительной власти, местного самоуправления в обязательном порядке должны вести переговоры с профсоюзными первичными организациями, профессиональными союзами, их объединениями в отношении социально-трудовых вопросов, вопросов по заключению коллективных соглашений, договоров, сели профсоюзные первичные организации. Профессиональные союзы, их объединения 501 выступают в качестве инициаторов данных переговоров, и заключать соглашения, договора на условиях, согласованных сторонами. 3. Право профессиональных союзов на принятие участия в процессе урегулирования трудовых коллективных споров – «Профессиональные союзы имеют полное право принимать участие в процессе урегулирования трудовых коллективных споров, обладают правом на организацию и дальнейшее проведение в соответствии с законом собраний, забастовок, шествий, митингов, демонстраций, пикетирования, а также других различных коллективных действий, используя их в качестве средства зашиты социальных, трудовых интересов и прав трудящихся». 4. Право профессиональных союзов на принятие участия в подготовке, повышении квалификации кадров профсоюзов. Профессиональные союзы имеют право на создание: - образовательных и научно-исследовательских учреждений; - на осуществление подготовки, переподготовки, повышения квалификации кадров профсоюза; - обучение трудящихся и членов профессионального союза. 5. Право профессиональных союзов на осуществление контроля за полным соблюдением действующего трудового законодательства – профессиональные союзы имеют право на осуществление контроля за соблюдением должностными лицами, работодателями трудового законодательства, включая и вопросы трудовых договоров, времени работы, времени отдыха, оплаты труда, компенсаций, гарантий, преимуществ, льгот, а также другие социально-трудовые вопросы в организациях, в которых трудятся члены данного профессионального союза, и обладают правом требовать устранения всех выявленных ошибок и неисправностей. Данное право подтверждено предусмотренной в законодательстве возможностью на создание собственных инспекций труда, наделяющихся полномочиями, которые предусмотрены положениями, утвержденными профессиональными союзами. В Трудовом Кодексе описаны права профсоюзных трудовых инспекторов, в частности профсоюзные трудовых инспекторы, доверенные по охране труда профсоюзов обладают правом: - на проведение независимой экспертизы трудовых условий и обеспечения безопасности трудящихся; - на получение информации от руководства и других должностных лиц предприятий, работодателей, частных предпринимателей о состоянии 502 охраны и условий труда, а также о каждом несчастном случае на производстве, о профессиональных заболеваниях; - на предъявление работодателям требований об остановке работы при возникновении случая непосредственно угрозы здоровью и жизни трудящихся; - на осуществление проверки состояния охраны и условий труда, выполнения всех обязательств работодателей, которые предусмотрены в коллективных договорах и соглашениях; - на принятие участие в функционировании комиссий по испытанию и приему в эксплуатацию всевозможных средств производства в роли независимых экспертов; - на обращение в соответствующие органы с требованиями о привлечении к ответственности тех лиц, которые виновны в нарушении законодательства о труде и других актов, которые содержат нормы трудового права, сокрытии фактов несчастного случая на производстве и т.п. 6. Права профессиональных союзов в сфере охраны труда, а также окружающей среды – профессиональные союзы имеют право на принятие участия в осуществлении формирования гос. программ в отношении охраны труда, а также окружающей среды, в осуществлении разработки нормативных правовых актов, которые регламентируют вопросы по охране труда, профессиональных заболеваний, безопасности экологической. Ими осуществляется профсоюзный контроль над состоянием охраны труда, а также окружающей среды по средствам своих органов, при этом они обладают правом: - на беспрепятственное посещение организации независимо от формы собственности, подчиненности, их подразделения структурные, рабочие места, где работают члены этого профессионального союза; - на принятие участия в расследовании всех несчастных случаев на работе (производстве); - на защиту прав и интересов членов профессионального союза в отношении вопросов условий труда, безопасности на работе (производстве), возмещения ущерба, который причинен их здоровью на работе (производстве) и т.д. 7. Права профессиональных союзов на осуществление социальной защиты трудящихся – здесь в виду имеются права профессиональных союзов в сфере социального страхования, охраны здоровья, социального обеспечения, улучшения условий жилищных, других различных видов социальной защиты трудящихся. 503 Профессиональные союзы имеют право принимать участие в: - процессе формирования социальных программ, которые направлены на создание условий, которые обеспечивают достойный уровень жизни и свободное развитие каждого человека; - процессе разработки мер в отношении социальной защиты трудящихся; - процессе определения главных критериев уровня жизни, размера индексации зарплаты, пенсии, стипендии, пособия и компенсации в зависимости от изменений ценового индекса; - они имеют право осуществлять контроль за полным соблюдением законодательства в той или иной сфере. Для осуществления социально-трудовых, а также других прав граждан и профессиональных интересов каждого своего члена, профессиональные союзы обладают правом на создание юридических служб и консультаций. Представители профессиональных союзов имеют право делать запросы и получать от специалистов по управлению персоналом оригиналы, выписки, копии документов. (Приказ Минтруда России от 06.10.2015 N 691н "Об утверждении профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом" (Зарегистрировано в Минюсте России 19.10.2015 N 39362) Кроме того, согласно Указу Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-Х, государственные и общественные предприятия (в том числе профсоюз), учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если данные копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов, обратившихся к ним граждан. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно (например, в случае их утраты при пожаре). Вопросы для самоконтроля: 1.В силу ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копии документов, связанных с работой, в частности? 2. Перечислите органы государственного и муниципального управления, предоставляющие государственные и муниципальные услуги. 504 Лекция 5.5. Подготовка уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу 1. Нормативные и правовые акты, регулирующие права и обязанности государственных органов по подготовке уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу. 2. Нормативные и правовые акты, регулирующие права и обязанности профессиональных союзов и других представительных органов работников по подготовке уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу. 1. Нормативные и правовые акты, регулирующие права и обязанности государственных органов по подготовке уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу. Нормативными и правовыми актами, регулирующими права и обязанности государственных органов по подготовке уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу являются: -Налоговый кодекс РФ; -ФЗ от 29.11.2007 N 282-ФЗ (ред. от 19.10.2011) "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации"; -Закон "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" № 209ФЗ; - Закон "О бухгалтерском учете" № 402ФЗ; -ЗАКОН РФ от13-05-92 2761-IОБ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ. Актуально в 2015 году; -Приказ Рос регистрации от 09.09.2005 N 133 (ред. от 27.12.2005) "Об организации ведения статистической отчетности Федеральной регистрационной службы" (вместе с "Инструкцией по подготовке в электронном виде и передаче в Организационно-контрольное управление Федеральной регистрационной службы ведомственной статистической отчетности") и другие. Для сбора, обработки и анализа статистической информации в настоящее время в нашей стране функционирует единая централизованная система государственной статистики. Центральным органом этой системы является Росстат. 505 Статистическая деятельность в России регулируется Федеральным законом от 29 ноября 2007 г. № 282-ФЗ "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации". В субъектах РФ — республиках, краях, областях и районах — статистическая работа осуществляется территориальными органами государственной статистики, комитетами или отделами. Непосредственная обработка поступающих из регионов статистических данных осуществляется в Главном межрегиональном центре обработки и распространения статистической информации, который обладает необходимыми для этих целей мощными вычислительными ресурсами. На Росстат возложено как методологическое, так и практическое руководство всеми работами по сбору, обработке и анализу статистических данных на государственном уровне. Для реализации этих задач в структуре Росстата выделены следующие Управления: • организации статистического наблюдения и контроля; • национальных счетов; • статистики предприятий; • сводных статистических работ и общественных связей; • статистики цен и финансов; •статистики сельского хозяйства и окружающей природной среды; • статистики строительства, инвестиций и жилищно-коммунального хозяйства; • статистики торговли и услуг; • статистики труда, науки, образования и культуры; • статистики уровня жизни и обследований домашних хозяйств; • статистики населения и здравоохранения; • статистики зарубежных стран и международного сотрудничества; • организации проведения переписей и сплошных обследований; • административное и др. Росстат ежегодно разрабатывает и утверждает Федеральную программу статистических работ на календарный год, которая согласовывается на заседании Правительства РФ. Работа по сбору статистической информации проводится не только Росстатом. В соответствии с Федеральной программой отдельные виды статистических работ осуществляются другими органами государственного управления — Банком России, Минфином России, Минздравсоцразвития России, МВД России и др. 506 Получаемые Росстатом статистические данные прежде всего в виде уведомлений, отчетов либо информаций предоставляются органам федеральной власти, а также публикуются в аналитических целях для широкого использования научными и практическими работниками, руководителями и специалистами предприятий и организаций всех форм собственности. Назовем основные информационные статистические ежегодные издания: "Российский статистический ежегодник", "Россия в цифрах", "Регионы России", "Демографический ежегодник России", "Промышленность России", "Строительство в России", "Сельское хозяйство, охота и лесоводство в России", "Малое и среднее предпринимательство в России", "Жилищное хозяйство и бытовое обслуживание населения в России", "Финансы России", "Цены в России", "Транспорт в России", "Инвестиции в России", "Наука в России", "Россия и страны мира". Среди периодических информационных ежемесячных и ежеквартальных статистических изданий следует отметить "Статистический бюллетень", "Статистическое обозрение", "Информация о социально-экономическом положении России" (ежемесячный краткий доклад), "Социально-экономическое положение России", "Вопросы статистики" (ежемесячный научно-информационный журнал), а также с изданиями Росстата в электронном виде. Конечной целью обработки учетных массивов информации является составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам. Регламентированная отчетность по кадрам имеет заранее обусловленный состав информационных показателей. Справочная и справочноотчетная (справочно-аналитическая) информация обеспечивает разовые, непериодические запросы, поступающие с различных уровней управления, характеризуется произвольным содержанием и формой документирования. Запрашиваемые справочно-аналитические сведения всегда отличаются большим разнообразием: половой, возрастной и национальный состав кадров, распределение кадров по стажу работы, образовательному уровню, категориям, должностям, наличию правительственных наград и т.д. Справочная информация в большинстве случаев индивидуальна и выдается по запросам, касающимся отдельных работников. К справочной информации можно отнести справки, подтверждающие место работы и должность (профессию, специальность), которые выдаются кадровой службой по требованию работника, и 507 составляемые на основе учетной карточки формы № Т-2. Справки должны оформляться в срок не более трех дней. По просьбе работника ему выдается заверенная копия касающегося его приказа (распоряжения). В последние годы ведение учетной, отчетной, справочноаналитической и справочной работы по персоналу организаций в большинстве случаев основывается на компьютерной технологии. Подобная технология резко повышает эффективность управления персоналом за счет оперативного получения полных и достоверных данных по всем функциям, включая нс только статистический и персональный поиск необходимых сведений, но и логический анализ состава и движения личного состава для целей прогнозирования и планирования перспективных направлений подбора, подготовки, переподготовки, расширения или сокращения численности персонала и расстановки кадров. Следовательно, учетная, отчетная и справочная работа кадровой службы любой организации требует формирования в этой службе эффективной технологии (как традиционной, так и компьютерной) обеспечения необходимыми сведениями руководства органа управления и руководителей структурных подразделений, анализа имеющейся информации в целях планирования рационального состава трудовых ресурсов. Любая организация или индивидуальный предприниматель становится налогоплательщиком с момента государственной регистрации с присвоением уникального номера ИНН, и именно с этого момента у них возникают обязанности по представлению статистической отчетности. Статистическая отчетность совокупность составляемых по утвержденным формам отчетов компаний, предприятий, организаций, которые они обязаны в установленные сроки представлять в региональные статистические органы. Законами обязывает организации и индивидуальных предпринимателей сдавать следующие виды отчетности: бухгалтерскую; налоговую; статистическую. Указанные обязанности распространяются и на те организации и ИП, которые применяют упрощенную систему налогообложения. Согласно пункту 4 статьи 346.11 Налогового кодекса РФ организации, применяющие УСН, наряду с остальными обязаны отчитываться в органах статистики. Исключение составляют лишь малые предприятия, для которых предусмотрено выборочное статистическое наблюдение в упрощенном порядке, поэтому отчитываться должны не все, а только те, кто получил письменное требование из органов статистики. Тогда ваше отделение 508 статистики направит вам необходимые бланки и указания по их заполнению. Если Ваша организация (являясь малым предприятием) не попала в "выборку", то направлять отчетность в Росстат надо лишь 1 раз в 5 лет в соответствии с п. 2 ст. 5 Закона "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации" № 209ФЗ, согласно которому сплошные статистические наблюдения за деятельностью малых предприятий проводятся только раз в пять лет. С 01.01.2013 в соответствии со статьей 18 Закона "О бухгалтерском учете" № 402ФЗ организации и ИП (в том числе применяющие УСН) обязаны представлять в обязательный экземпляр годовой бухгалтерской (финансовой) органу государственной статистики не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года. Поэтому по итогам 2013 года в Росстат вместе со статистическими сведениями также нужно будет представить бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и приложения к ним. Итак, малые предприятия, как и другие организации, не освобождены от статистических отчетов. В территориальные органы статистики они ежеквартально представляют форму № ПМ "Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия" (утв. приказом Росстата от 15.08.2011 № 355). Ее заполняют нарастающим итогом за период с начала года и представляют в отделение статистики не позднее 29го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Индивидуальные предприниматели, не занимающиеся сельским хозяйством, по итогам года должны будут представить в территориальные органы Росстата форму № 1ИП "Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя" (утв. Приказом Росстата № 355). Для микропредприятий Приказом № 355 утверждена форма № МП (микро) "Сведения об основных показателях деятельности микропредприятия". По ней должны отчитываться все микропредприятия, кроме тех, кто занимается сельскохозяйственной деятельностью. Форма № МП (микро) является годовой. Для определенных видов деятельности предусмотрены специальные статистические формы. Например, малые торговые предприятия дополнительно сдают ежеквартальную форму № ПМторг (утв. Приказом Росстата от 19.07.2011 № 328), а ИП, занимающиеся торговлей в розницу, — годовую форму № 1ИП (торговля) (утверждена приказом Росстата от 12.05.2010 № 185). Сроки сдачи и формы статистической отчетности в 2015 году Территориальные органы Росстата определяют перечень форм статистической отчетности. Ежемесячная отчетность организаций, не относящихся к малым 509 предприятиям Форма № П1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг" юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых не позднее 4го числа после отчетного периода Утверждена Приказом Росстата от 14.10.2009 N 226 превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданскоправового характера, их обособленными подразделениями Форма № П3 "Сведения о финансовом состоянии организации" не позднее 28го числа после отчетного периода Утверждена Приказом Росстата от 03.08.2011 № 344 Форма № П4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников» юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства) 1 раз в год для отчета на начало учебного года Утверждена Постановлением Росстата от от 09.06.2007 N 46 Приложение № 3 к форме № П1 "Сведения об объеме платных услуг населению по видам" юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, их обособленными подразделениями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, оказывающими платные услуги населению или владеющими информацией об объемах оказанных населению услуг сторонними организациями; не позднее 4го числа после отчетного периода вместе с отчетом по форме №П1 Постановление Росстата от 22.06.2007 N 49 Квартальная отчетность организаций, не относящихся к малым предприятиям Форма №П5(м) не позднее Постановление "Основные сведения о деятельности организации" юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданскоправового характера. 30го числа после отчетного периода Росстата от 15.10.2007 N 77 Форма №П2 (краткая) "Сведения об инвестициях" не позднее 25 го числа после отчетного периода Утверждена Приказом Росстата от 30.07.2010 N 262 Годовая отчетность организаций и ИП, не относящихся к малым предприятиям Форма № 1 предприятие "Основные сведения о деятельности организации" юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства, бюджетных организаций, банков, страховых и прочих финансово-кредитных организаций) по перечню, установленному территориальным органом Росстата; 1 апреля после отчетного периода Утверждена Приказом Росстата от 29.08.2012 N 470 Форма № 12Ф "Сведения об использовании денежных средств" 510 юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства, банков, страховых и бюджетных организаций) 1 апреля после отчетного периода Утверждена Приказом Росстата от 03.08.2011 № 344 Форма № 1ИП "Сведения о деятельности индивидуального предпринимателя" индивидуальными предпринимателями, по перечню, установленному территориальным органом Росстата 1 марта Утверждена Приказ Росстата от 29.08.2012 N 470 Отчетность малых предприятий Форма № ПМ "Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия" ежеквартально юридическими лицами, являющимися малыми предприятиями (кроме микропредприятий), по перечню, установленному территориальным органом Росстата 29 число месяца, следующего за последним месяцем отчетного периода Утверждена Приказом Росстата от 15.08.2011 N 355 Для отчета применяется форма, утв. Приказом Росстата от 29.08.2012 N 470 Форма № ПМпром "Сведения о производстве продукции малым предприятием" юридическими лицами, являющимися малыми предприятиями (кроме микропредприятий), осуществляющими производство продукции добывающих, обрабатывающих производств, производство и распределение электроэнергии, газа, воды, лесозаготовки, а также рыболовство, по перечню, установленному территориальным органом Росстата не позднее 4 числа после отчетного периода Утверждена Приказом Росстата от 28.07.2009 N 153 Форма № МП (микро) "Сведения об основных показателях деятельности микропредприятия" юридические лица микропредприятия, осуществляющие экономическую деятельность (кроме сельскохозяйственной) до 5 февраля Утверждена Приказ Росстата от 29.08.2012 N 470 Приказом Росстата от 07.08.2015 № 366 "Об утверждении формы федерального статистического наблюдения N ТОРГ (микро) "Сведения об оборотах розничной торговли и общественного питания микропредприятия" с отчета за 2015 год вводится в действие годовая форма федерального статистического наблюдения N ТОРГ (микро) "Сведения об оборотах розничной торговли и общественного питания микропредприятия". Отчет представляется до 5 февраля в орган Росстата в субъекте РФ юридическими лицами микропредприятиями, осуществляющими: розничную торговлю (включая торговлю автотранспортными средствами, мотоциклами, их узлами и принадлежностями, моторным топливом); общественное питание. Для микропредприятий, применяющих УСН, сохраняется действующий порядок предоставления статистической отчетности (Налоговый кодекс РФ, статья 346.11, п. 4). Данные предприятия предоставляют форму N ТОРГ(микро) на общих основаниях. 511 Любые формы статистической отчетности составляются минимум в двух экземплярах один представляется в территориальный орган Росстата, второй хранится в делах организации (ИП). Различными нормативными актами Росстата для каждого вида отчетности предусмотрен свой срок ее предоставления. Отчетность в Росстат может представляться на бумажных носителях или в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Т.о. всю отчетность в Росстат Вы вправе сдавать: лично; через представителя; направлять ее по почте или через Интернет (в таком случае сдача бухгалтерской отчетности осуществляется посредством специализированных операторов связи). Если Вы отправляете отчетность через Интернет, то Вам должны передать квитанцию о ее получении. При отправлении отчетности по почте или сети Интернет, днем ее представления в налоговый орган считается день отправки. ТУ Росстата обязано принять у Вас отчетность и проставить на втором экземпляре отметку о ее принятии. Отправлять отчетность по почте лучше ценным письмом (оценить отправление можно по минимальной стоимости, например, в 1 рубль) с описью вложения и уведомлением о вручении. В случае отправки статистической отчетности по почте днем ее представления считается дата отправки, поэтому не следует опасаться, что при этом могут быть нарушены установленные законом сроки сдачи той или иной отчетной формы. Доказательством того, что отчетность отправлена Вами вовремя, будет служить оставшийся у Вас экземпляр описи вложения с проставленным на нем почтовым штемпелем, на котором указана дата отправки, и приложенной квитанцией об оплате почтового отправления. Соответственно, опись необходимо составлять в двух экземплярах, подписать и скрепить печатью организации, передать почтовому работнику, принимающему заказную и ценную корреспонденцию, для проставления штемпеля, затем один экземпляр описи следует вложить и запечатать в конверт с отчетностью, а другой экземпляр сохранить. За непредставление или несвоевременное представление бухгалтерской отчетности в территориальный орган Росстата статьей 19.7 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность: для должностных лиц организации(директор, главный бухгалтер) штраф от 300 руб. до 500 руб.; для юридического лица – штраф от 3 000 руб. до 5 000 руб.(ст. 19.7 КоАП РФ). Ответственность за непредставление статистической отчетности Согласно статье 13.19 КоАП нарушение должностным лицом, ответственным за представление статистической информации, необходимой для проведения государственных 512 статистических наблюдений, порядка ее представления, а равно представление недостоверной статистической информации влечет наложение административного штрафа в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей. Надо иметь в виду, что правонарушение, ответственность за которое предоусмотрена статьей 13.19 КоАП, не является длящимся, поэтому за него могут оштрафовать лишь в течение двух месяцев с момента совершения (п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Кроме того, организация должна будет возместить ущерб статистическому ведомству за исправление итогов сводной отчетности. Это следует из статьи 3 Закона РФ от 13.05.92 № 27611. Статистическая наука - это отрасль знаний, изучающая явления общественной жизни с их количественной стороны в неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретных условиях места и времени. Статистическая практика - это деятельность по сбору, накоплению, обработке и анализу цифровых данных, характеризующих все явления в жизни общества. Говоря о статистике следует помнить, что цифры в статистике не абстрактные, а выражают глубокий экономический смысл. Каждый экономист должен уметь пользоваться статистическими цифрами, анализировать их, уметь использовать для обоснования своих выводов. "Информация" в переводе с латинского языка означает осведомление, доведение сведений о чем-либо. Статистическая информация (статистические данные) - первичный статистический материал о социально-экономических явлениях, формирующийся в процессе статистического наблюдения, который затем подвергается систематизации, сводке, анализу и обобщению. Социально-экономическая статистика обеспечивает предоставление важной цифровой информации об уровне и возможностях развития страны: ее экономическом положении, уровне жизни населения, его составе и численности, рентабельности предприятий, динамике безработицы и т.д. Статистическая информация необходима для двух- и многосторонних экономических соглашений между государствами. Она является одним из решающих ориентиров политики, способствует объективному обсуждению конкретных вопросов (не только экономической политики государства). Статистика дает информацию для решения региональных задач, для предпринимательской деятельности (уровень цен на товары в разных регионах, объемы реализации товаров, условия кредитования, уровень и темпы инфляции, занятость и т.д.). 513 Качество, достоверность информации определяют эффективность использования статистики на любом уровне и в любой сфере. Весьма трудоемкая работа по обеспечению необходимых для этих целей данных является важной государственной задачей, выполнение которой вменяется в обязанность государственной (официальной) статистике. Показатели экономической статистики исчисляются на основе первичной информации о деятельности хозяйствующих субъектов (предприятий, организаций, учреждений, физических лиц), которая собирается из разных источников как статистическими службами, так и другими ведомствами. В соответствии с ФЗ от 29.11.2007 N 282-ФЗ (ред. от 19.10.2011) "Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации" официальный статистический учет в Российской Федерации осуществляется субъектами официального статистического учета. Субъекты официального статистического учета от имени Российской Федерации осуществляют правомочия обладателей официальной статистической информации, формируемой этими субъектами. Субъекты официального статистического учета являются операторами системы государственной статистики. В системе государственной статистики используются следующие виды документированной информации: официальная статистическая информация, первичные статистические данные, административные данные. Официальный статистический учет осуществляется в соответствии с федеральным планом статистических работ, который разрабатывается уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти совместно с субъектами официального статистического учета и утверждается Правительством Российской Федерации. Решение об актуализации (о корректировке) федерального плана статистических работ принимается Правительством Российской Федерации по представлению уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти. Федеральная служба государственной статистики (Росстат) осуществляет руководство всей российской статистикой, организует статистическое наблюдение на основе единой методологии, взаимодействует с информационными системами учреждений государственного управления, другими организациями, располагающими информационными базами (банками) данных. 514 Все основные производители данных в рамках учреждений государственного управления сотрудничают в разработке концепций и программ сбора данных, форм и методов анализа, осуществляют обмен информацией между ведомствами через базы данных. Министерства и ведомства консультируются с Росстатом при планировании статистических обследований с целью более эффективной координации данных, и их информация предоставляется органам государственной статистики на безвозмездной основе. Росстат разрабатывает процедуры внедрения классификаций и разъясняет другим ведомствам, как применять экономические классификации, основанные на стандартных международных классификациях, чтобы эффективно использовать и правильно интерпретировать данные, получаемые от других ведомств. Он совместно с другими организациями, занимающимися сбором и обработкой экономической информации, постоянно совершенствует источники информации, методы сбора и обработки данных и соблюдает конфиденциальность полученных индивидуальных данных, публикуя информацию в агрегированном виде. В программе работ по статистике определяются приоритеты в области статистического наблюдения, направления (субъекты) статистических наблюдений, их периодичность, способы сбора данных и сроки представления отчетности. Все программы, вошедшие в Федеральную программу, являются обязательными для статистических органов всех уровней. В процессе статистических наблюдений региональные комитеты занимаются также сбором информации о выполнении региональных программ. Информация, собранная местными и региональными статистическими управлениями, поступает в Росстат (внутренние и внешние источники).Внутренние источники (собирает Росстат):отчетность организаций, учреждений; регистр предприятий; переписи и обследования. Внешние источники: (собирают другие ведомства): административные источники; денежная и банковская статистика; платежный баланс; таможенная статистика. Отчетность предприятий. Система отчетности предприятий состоит из двух потоков информации: бухгалтерская отчетность; статистическая отчетность. Эти виды отчетности тесно связаны между собой, так как он и основываются на данных бухгалтерского учета, но между ними есть и различия, о которых будет сказано ниже. Бухгалтерская отчетность 515 отражает экономическое состояние предприятия и ориентирована, как правило, на обеспечение потребностей руководства предприятий и их владельцев в информации для анализа производственного процесса и результатов хозяйственной деятельности и принятия управленческих решений. Главным отчетным документом является бухгалтерский баланс, в котором отражается состояние имущества предприятия (размещение активов и обязательств) на начало и конец отчетного периода, что позволяет проследить также изменение в его объеме и структуре. Для бюджетных учреждений, банков и страховых организаций установлены несколько иные формы бухгалтерской отчетности, учитывающие специфику их деятельности и источников ее финансирования. Статистическая отчетность собирается и обрабатывается для обеспечения информацией, необходимой для анализа состояния и развития различных отраслей экономики, а также для предоставления учреждениям государственного управления данных, необходимых для принятия решений по вопросам экономической политики. Статистическая отчетность основывается на данных бухгалтерского учета, но показателей в ней больше, чем в бухгалтерской отчетности, и для получения некоторых из них требуются специальные расчеты и оценки. В настоящее время статистическая отчетность остается преобладающим видом отчетности в информационной базе Росстата, и ее развитие идет в направлении унификации форм статистического наблюдения для предприятий различных отраслей. В то же время повышается роль выборочных методов статистического наблюдения с помощью периодических и единовременных переписей и обследований. Однако не всякое собирание сведений является статистическим наблюдением (например, наблюдение покупателя за изменением цен на городских рынках). Статистическим можно назвать лишь такое наблюдение, которое обеспечивает регистрацию устанавливаемых фактов в учетных документах для последующего обобщения. Примерами статистического наблюдения служат систематический учет затрат на производство (его результат - обеспечение бесперебойного производства) и популярные в последние годы в России опросы общественного мнения с целью выявления отношения людей к представляющим интерес вопросам или событиям. Статистическое наблюдение может проводиться органами государственной статистики, научно-исследовательскими институтами, экономическими службами банков, бирж, фирм. Оно обязательно должно 516 быть массовым, систематическим, проводиться на научной основе по заранее разработанным плану и программе. Планомерность статистического наблюдения заключается в том, что оно готовится и проводится по разработанному плану, который входит и план всего статистического исследования и включает вопросы методологии, организации, техники сбора информации, контроля ее достоверности и оформления итоговых результатов. В плане статистического наблюдения указывается время и место наблюдения. Выбор времени предусматривает решение двух вопросов установление критического момента (даты) или интервала времени и определение срока (периода) наблюдения. Статистические показатели характеризуют исследуемое явление либо на определенный момент времени, либо за определенный период времени. Например, показатель численности работающих или запас материалов могут быть представлены на определенный момент (на начало месяца, начало или конец года и т.д.), а данные о количестве произведенной продукции - только за определенный интервал времени (день, месяц, квартал, год). Срок (период) наблюдения - это время от начала до окончания сбора сведений, т.е. время, в течение которого производится заполнение статистических формуляров (бланков определенных форм учета и отчетности). Массовый характер статистического наблюдения предполагает, что оно охватывает большое число случаев проявления исследуемого явления или процесса, достаточное для получения правдивых статистических данных. Систематичность статистического наблюдения определяется тем, что оно должно проводиться либо систематически, либо непрерывно, либо регулярно. Только такой подход позволяет изучить тенденции и закономерности социально-экономических процессов, характеризующихся количественными и качественными изменениями. В системе государственной статистики не менее трети всего объема работ связано с получением данных. Собранные данные обрабатываются и анализируются. Результаты всего экономико-статистического исследования во многом зависят от достоверности первичных данных статистического наблюдения, их соответствия фактическому положению. Достоверность данных зависит от многих причин: профессиональной подготовки самого статистика, программы наблюдения, содержания анкет, качества подготовки инструкций по их заполнению и т.д. На 517 достоверность данных влияет и социальная функция показателя (преднамеренная недостоверность данных о числе преступлений, профессиональной заболеваемости, младенческой смертности и др.). Данные отдельных единиц наблюдения (людей, предприятий и т.д.) должны быть сопоставимы друг с другом, иначе невозможно их последующее обобщение. Сопоставимость данных обеспечивается единством сроков наблюдения (например, численность студентов института определяется на начало учебного года), его программы, методов регистрации данных. Итак, в результате статистического наблюдения должна быть получена только объективная, сопоставимая и достаточно полная информация, позволяющая на последующих этапах исследования обеспечить научно обоснованные выводы о характере и закономерностях развития изучаемого явления. Объект статистического наблюдения совокупность общественных явлений и процессов, которые подлежат данному наблюдению. Например, при обследовании промышленности объектом наблюдения являются промышленные предприятия. Определение объекта статистического наблюдения связано с определением его границ на основе соответствующего критерия, выраженного некоторым ограничительным признаком, называемым цензом. В современной практике и качестве ценза используется, например, некоторое заданное число работников, занятых на предприятии. Так, промышленные предприятия с числом занятых менее 100 человек относятся к малым предприятиям и при изучении работы малых предприятий наблюдаются в качестве объекта данного исследования. Определяя объект наблюдения, необходимо точно указать единицу наблюдения. Единица наблюдения - первичный элемент объекта статистического наблюдения, являющийся носителем признаков, подлежащих регистрации. Так, например, объектом при переписи населения является совокупность всех жителей страны, а единицей наблюдения - каждый отдельный человек. В том случае, если ставится также задача определения численности и состава домохозяйств, то единицами наблюдения будут являться "человек" и "каждое домохозяйство". Программа наблюдения представляет собой перечень показателей, подлежащих регистрации. Иными словами, программа-это перечень вопросов, на которые должны быть получены правдивые, достоверные 518 ответы по каждой единице наблюдения. Ее содержание зависит от целей и задач исследования (например, программа переписи населения содержит вопросы о возрасте, образовании, семейном положении, наличии детей и т.д.). При бюджетных обследованиях программа содержит вопросы об источниках доходов и расходах. Вопросы программы статистического наблюдения и ответы на них находят отражение в основном инструменте наблюдения - статистическом формуляре (переписной лист, анкета, бланк, и т.д.). Статистический формуляр должен быть удобен для заполнения, чтения, шифровки и машинной обработки данных. К статистическим формулярам составляется инструкция, в которой подробно разъясняется, как следует заполнить статистический формуляр. Формами статистического наблюдения являются отчетность и специально организованные наблюдения. Отчетность - предусмотренная действующим законодательством форма организации статистического наблюдения за деятельностью предприятий и организаций, при котором органы государственной статистики получают информацию в виде установленных отчетных документов (форм отчетности), утвержденных правительством, подписанных лицами, ответственными за достоверность сведений. Решающими являются две формы: баланс и отчет о финансовых результатах. Финансовый результат, показанный общей суммой в балансе, расшифровывается по составляющим его элементам в отчете о финансовых результатах. Предоставление отчетности в предусмотренные адреса и сроки является обязательным. Методы и формы организации статистической отчетности дифференцируются применительно к различным типам предприятий и формам предпринимательства (государственным, в том числе арендным, акционерным, кооперативным, предприятиям с привлечением иностранного капитала), а также связанным с индивидуальными видами деятельности. Специально организованное статистическое наблюдение представляет собой сбор сведений посредством специально организованных переписей, единовременных учетов и обследований (например, перепись населения, социологические исследования, переписи промышленного оборудования, остатков сырья и материалов). С целью получения сведений об уровне потребительских расходов и доходов населения организована отчетная сеть статистики семейных бюджетов рабочих, служащих и крестьян. 519 По времени регистрации фактов различают непрерывное, или текущее наблюдение (отчетность, постоянная регистрация данных по мере их возникновения), периодическое (регистрация по мере надобности) и единовременное. Текущее наблюдение используется, например, в статистике бюджетов населения; примером периодического наблюдения является перепись населения, единовременного - перепись жилого фонда. Сплошным называется такое наблюдение, при котором регистрации подлежат вес без исключения единицы изучаемой совокупности. Оно применяется, например, при переписи населения, при сборе данных в форме отчетности, охватывающей крупные и средние предприятия разных форм собственности, учреждения и организации. Данные отчетности позволяют следить за динамикой производства продукции, работ, услуг на макро- и микроуровнях, изучать соотношения разных форм собственности по отраслям и регионам и сравнивать эффективность деятельности государственных и негосударственных предприятий и организаций. В любом статистическом обследовании для получения первичных данных могут быть использованы непосредственные наблюдения, документы и опрос. Основными свойствами статистической информации являются массовость и стабильность. Первое свойство связано с особенностями предмета статистики, второе - с неизменностью однажды собранной информации, ее способностью устаревать и необходимостью получения новой информации. Состав статистической информации во многом определяется потребностями общества в условиях рыночной экономики. Появление различных форм собственности, изменение системы хозяйствования и отход от директивно-плановых методов регулирования экономики повлекли за собой изменения в политике распространения статистической информации. Если раньше важнейшей задачей государственной статистики было обеспечение руководящих органов оперативной информацией о положении в стране (часто эта информация носила закрытый характер), то в настоящее время почти вся информация, направляемая руководящим органам, становится достоянием общественности. Основными потребителями статистической информации являются правительство, коммерческие структуры, международные организации, общественность. Микроданные должны держаться в тайне, макроданные должны быть доступны для каждого. Статистика видит свою задачу в создании общественной (т.е. финансируемой государством) "инфраструктуры" в 520 области информации с помощью цифровых данных. Поэтому говорят об информационной инфраструктуре, обеспечивающей пользователей качественной, достоверной статистической информацией. Главным источником опубликованной статистической информации являются издания органов государственной статистики. Данные государственной статистики публикуются в журналах и других государственных изданиях, а также в специализированных статистических сборниках по отраслям народного хозяйства, социальной статистике, в экспресс-информации, экономических докладах, бюллетенях и т.д. Местные статистические органы издают региональные сборники. Международные статистические публикации осуществляются статистическими службами ООН, ее специализированными учреждениями: Международной организацией труда (МОТ), Продовольственной и сельскохозяйственной организацией Объединенных Наций - Food and Agriculture Organisation of the United Nations (ФАО), Всемирной организацией здравоохранения (ВОЗ) и другими международными организациями. Из сводных изданий важнейшим является еженедельник ООН. В условиях реформирования статистики как фактора формирования общественного сознания особое значение имеет расширение гласности и доступности сводной статистической информации при сохранении конфиденциальности индивидуальных данных. Необходимо не только иметь информацию о процессах, происходящих в макроэкономике, но и о деятельности конкретных предприятии. Статистические публикации - не единственный источник статистической информации, одним из основных альтернативных источников является специально организованное статистическое наблюдение. Государственная статистика выполняет важную роль в механизме управления экономикой, ориентированной на реализацию интересов государства в области информации. Полная и достоверная статистическая информация является тем необходимым основанием, на котором базируется процесс управления экономикой. Вся информация, имеющая народнохозяйственную значимость, в конечном счете, обрабатывается и анализируется с помощью статистики. Именно статистические данные позволяют определить объемы валового внутреннего продукта и национального дохода, выявить 521 основные тенденции развития отраслей экономики, оценить уровень инфляции, проанализировать состояние финансовых и товарных рынков, исследовать уровень жизни населения и другие социально-экономические явления и процессы. Овладение статистической методологией - одно из условий познания конъюнктуры рынка, изучения тенденций и прогнозирования, принятия оптимальных решений на всех уровнях деятельности. В условиях централизованного планирования экономики статистическая система базировалась на сплошной обязательной, бухгалтерской и статистической отчетности, представляемой всеми хозяйствующими субъектами. Данные, собираемые с помощью этой сплошной отчетности, обеспечивали основную массу информации, необходимой для управления, экономикой, основанной на государственной собственности на средства производства. В этих условиях необходимость в использовании выборочных обследований была минимальной, и они проводились главным образом для сбора данных о домашних хозяйствах или для получения время от времени какой-либо дополнительной информации. Основное внимание в статистической отчетности предприятий уделялось данным о производстве продукции в натуральном выражении и показателям выполнения заданий государственного плана. Реформы в российской экономике, связанные с переходом на рыночные отношения, сопровождаются значительными структурными и институциональными изменениями, общим ослаблением отчетной дисциплины, что, естественно, отразилось на качестве отчетности. Появление многочисленных мелких частных предприятий и развитие неформальной производственной деятельности домашних хозяйств затрудняют сбор данных от них с помощью сплошной отчетности. Многие предприятия, особенно негосударственные, не представляют отчетности или сообщают неточную информацию. В связи с этим потребовалось изменить всю систему отчетности предприятий для приведения ее в соответствие с новыми экономическими условиями. Как правило, в странах с рыночной экономикой регулярная отчетность обеспечивает получение информации в основном от крупных и средних предприятий, а от мелких предприятий она собирается с помощью переписей и выборочных обследований. Для улучшения отчетности необходимо также совершенствовать бухгалтерский учет с целью приведения его в соответствие с международными стандартами и отражения новых категорий и операций, 522 которые в экономике с централизованным планированием не существовали или были незначительными (доходы от собственности, поступления от приватизации, нематериальные активы, операции с акциями и другими ценными бумагами, с землей и др.). Отчетность - это основная форма статистического наблюдения, с помощью которой статистические органы в определенные сроки получают от предприятий, учреждений и организаций необходимые данные в виде установленных в законном порядке отчетных документов, скрепленных подписями лиц, ответственных за их предоставление и достоверность собираемых сведений. Таким образом, отчетность - это официальный документ, содержащий статистические сведения о работе предприятия, учреждения, организации и т.п. Отчетность как форма статистического наблюдения основана на первичном учете и является его обобщением. Первичный учет - это регистрация различных фактов, событий по мере их совершения, как правило, на особом документе, называемом первичным учетным документом. Отчетность утверждается органами государственной статистики. Представление информации по неутвержденным формам является нарушением отчетной дисциплины. Отчетность имеет обязательный характер (т.е. все предприятия, учреждения, организации должны представлять ее в указанные сроки), а также юридическую силу, потому что подписывается руководителем предприятия (учреждения, организации). Отчетность обладает документаль ной обоснованностью, так как все данные базируются на документах первичного учета. Действующую статистическую отчетность делят на типовую и специализированную. Состав показателей в типовой отчетности является единым для предприятий всех отраслей народного хозяйства. В специализированной отчетности состав показателей изменяется в зависимости от особенностей отдельных отраслей экономики. Например: -Форма № 5-З «Сведения о затратах на производство и продажу продукции (товаров, работ, услуг)» и Форма № 1-ДС «Сведения о добавленной стоимости предприятия»; -Расшифровка к разделу II для формы статистической отчетности Т57 в редакции приказа от 18 июля 2013 г. № 285; -П-4 для ЗУП 2.5; -Форма П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников" по приказу 580 от 29.04.2014; -Статистика: Форма П-4 (НЗ): Сведения о неполной занятости и движении работников от 24.09.2014 №580; 523 -Регламентированный отчет "Статистика (формы П4)".Форма П-4 утверждена приказом Росстата от 24.09.2014 № 580; -Количество сотрудников организаций помесячно; -Статистика: форма ПМ "Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия" ; -Отчет-помощник заполнения формы статистики 1-Т (проф); -Статистика: Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям - Форма № 57-Т 2015г.; -Численность, состав, реквизиты сотрудников - вся кадровая информация; -Внешние отчеты по кадрам [УПП 1.3] Выборка работников по возрасту, выборка детей по возрасту, отчет по принятым и уволенным, отчет по стажам, юбиляры; -Отчет по остаткам отпусков по годам. Средний возраст сотрудников. Данные по образованию, принятым, уволенным, возрасту сотрудников; -Статистика продаж. Внешний отчет предназначен для анализа количества проведенных документов продаж с произвольной группировкой и отбором. Подобные данные необходимы для оценки логистики и складского хранения. -Анализ рабочего времени сотрудников по созданию документов 1С ; -Форма 1-Т (ГМС) утвержденная приказом Росстата от 24.09.2014 № 580; -Средняя списочная численность сотрудников. Средняя списочная численность сотрудников по подразделения и сотрудникам; -Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы. Форма №1 2015 с универсальным подбором сотрудников по условию; -Расшифровка сводного отчета "Численность работающих и забронированных граждан запаса".Расшифровка сводных данных по подразделениям и сотрудникам; -Данные для заполнения регламентированного отчета ЗПОбразование. Отчет для ЗБУ 1.0. получает данные для заполнения регламентированного отчета ЗП-Образование с расшифровкой по физлицам и источникам финансирования. Возможно формировать за любой период; -Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы. Форма №1 от 22.01.15; -Список уволенных сотрудников ; 524 -Сверка: принятые и уволенные для Военкоматов (с составом семьи) для ЗУП 2.5перечень всех членов семьи с годами рождения); -Форма 1-УЧЕТ (статистика),(Подготавливаем данные для раздела 2), "ежегодный сплошной учет объема розничной продажи алкогольной продукции"; -Регламентированный отчет Статистика Форма11 (БГУ), Краткая Форма 11 (форма заполняется на основании ОКОФ); -Статистика продаж: самый точный отчет по наценке, продажам и поступлениям денежных средств (УТ 10.3); -Регламентированный статистический отчет П-4 для конфигурации Зарплата и Кадры бюджетного учреждения 1.0 для учреждений с численностью больше 15 человек (период формирования месяц); -Отчет по Яндекс Метрике. Простой отчет для получения статистики посещения сайтов через Яндекс Метрики; -Статистическая форма П-1 Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг ; -Расчет среднесписочной численности работников. Среднесписочная численность по категориям ; -Забытые клиенты. Отчет написан для УПП; -Регламентированный отчет Статистика Форма П-6 "Сведения о финансовых вложениях" (Приказ Росстата № 382 от 25.09.2013); -Прогноз курса валюты; И это далеко не полный перечень отчетности, информационных справок и документов в форме уведомлений. Кроме годовой отчетности ежедневная, недельная, двухнедельная, месячная, и квартальная представляют собой текущую отчетность, которая делится на электронную, телеграфную, телетайпную, почтовую. В практике статистики различают регистры населения и регистры предприятий Регистр населения — поименованный и регулярно актуализируемый перечень жителей страны. Программа наблюдения ограничена общими признаками, такими, как пол, дата и место рождения, дата вступления в брак (эти данные остаются неизменными в течение всего периода наблюдения) и брачное состояние (переменный признак). Как правило, регистры хранят информацию только по тем переменным признакам, изменение значений которых документально оформлено. Информация в регистр заносится на каждого родившегося и прибывшего из-за границы. Если человек умер или выехал на постоянное 525 место жительства из страны, то сведения о нем изымаются из регистра. Регистры населения ведутся по отдельным регионам страны. При перемене места жительства сведения по единице наблюдения передаются в регистр соответствующей территории. В связи с тем что правила регистрации довольно сложны и ведение регистра требует больших затрат, эта форма наблюдения практикуется в государствах с небольшой численностью и высокой культурой населения (в основном это европейские страны). Необходимо отметить, что регистр населения, как любой регистр, охватывающий наблюдением значительную совокупность единиц, содержит данные по ограниченному числу признаков. Поэтому ведение регистра предполагает проведение специально организованных обследований, в том числе и переписей населения. Регистр предприятий включает в себя все виды экономической деятельности и содержит значения основных признаков по каждой единице наблюдаемого объекта за определенный период или момент времени. Регистры предприятий содержат данные о времени создания (регистрации) предприятия, его название и адрес, телефон, об организационно-правовой форме, структуре, виде экономической деятельности, количестве занятых (этот показатель отражает размер предприятия) и др. В нашей стране были разработаны три регистра промышленных предприятий, строек и подрядных организаций. Внедрение их в статистическую практику существенно повысило информационный и аналитический уровень статистики, позволило решить ряд экономикостатистических задач, для которых непригодны другие формы статистического наблюдения. В настоящее время завершены работы по созданию единого регистра для всех хозяйственных единиц. Ему отводится важное значение во внедрении системы национальных счетов в статистическую практику Единый государственный регистр предприятий и организаций всех форм собственности (ЕГРПО) дает возможность организовать сплошное наблюдение по ограниченному кругу статистических показателей предприятий, зарегистрированных на территории России, позволяет получить непрерывные ряды показателей в случае изменения территориальной, отраслевой и других структур совокупности. В регистр заносятся данные по всем предприятиям, организациям, учреждениям и объединениям независимо от форм собственности, включая предприятия с иностранными инвестициями, банковские учреждения, общественные объединения и другие юридические лица. 526 Информационный фонд регистра содержит. регистровый код субъекта; сведения об отраслевой, территориальной принадлежности субъекта, его подчиненности, виде собственности, организационной форме; справочные сведения (фамилии руководителей, адреса, номера телефонов, факсов и т.д., сведения об учредителях); экономические показатели. Значения последних заноситься в регистр на основе бухгалтерской и статистической отчетностей, представляемых в региональные органы статистики. Регистр содержит данные о следующих показателях среднесписочная численность работников; средства, направляемые на потребление; остаточная стоимость основных средств; балансовая прибыль (убыток); уставный фонд. Так как регистр ведется по отдельным территориям, региональные статистические службы могут расширять состав экономических показателей в случае необходимости. ЕГРПО позволяет проводить отбор и группировку любой совокупности единиц по одному или нескольким признакам. Сбор данных о единицах наблюдения осуществляется в процессе их государственной регистрации и последующего учета. При закрытии предприятия ликвидационная комиссия в десятидневный срок уведомляет об этом службу ведения регистра. Пользователями регистра могут быть любые юридические или физические лица, заинтересованные в получении информации. 2.Нормативные и правовые акты, регулирующие права и обязанности профессиональных союзов и других представительных органов работников по подготовке уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу. Правовое положение профессиональных союзов регулируется нормативно-правовыми актами, среди которых Конституция, Трудовой кодекс, Федеральный Закон «О профсоюзах, их правах, гарантиях деятельности, от 12 числа января месяца 1996 года № 10(В Р Е Д А К Ц И И ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ ОТ 21.03.2002 № 31 -ФЗ, ОТ 25.07.2002 № 112-ФЗ, ОТ 25.07.2002 № 116-ФЗ, ОТ 30.06.2003 №86-ФЗ, ОТ 08.12.2003 № 169-ФЗ, ОТ 29.06.2004 № 58-ФЗ, ОТ 09.05.2005 № 45-ФЗ, С ИЗМЕНЕНИЯМИ, В НЕСЕННЫМИ ПОСТАНОВЛЕНИЕМ КОНСТИТУ ЦИОННОГО СУДА РФ ОТ 24.01.2002 № 3 -П) и многие другие. Основные нормативные правовые акты, принятые в эти годы и повлиявшие на правовой статус профессиональных союзов это - Трудовой 527 кодекс РФ от 30 декабря 2001 г., Кодекс РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г., Налоговый кодекс РФ часть первая от 31 июля 1998 г., часть вторая от 05.08.2000 г., Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24 июля 2002 г., Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14 ноября 2002 г. В 2006 году были внесены серьезные изменения в Трудовой кодекс РФ. Не все стороны деятельности профсоюзов подлежат законодательному регулированию. Внутрипрофсоюзные отношения (прием в члены профсоюза, уплата членских взносов, формирование руководящих профсоюзных органов и др.) государством не регулируются, оно не вмешивается во внутреннюю деятельность профсоюзов; более того, подобное вмешательство запрещено законом (п. 2 ст. 5 Закона о профсоюзах). Внутрипрофсоюзные отношения регулируются исключительно нормами, принимаемыми самими профсоюзами, прежде всего их уставами. Эти нормы часто именуются корпоративными. Они не могут быть отнесены к законодательству, поскольку государство не участвует в их разработке и принятии. Выполнение корпоративных норм не подкреплено принудительной силой государства. Вместе с тем в том случае, если в понимании права выйти за пределы деятельности государства и видеть в праве систему обеспечения порядка в обществе, систему, основанную на началах справедливости, гуманизма, равенства, то корпоративные нормы могут быть отнесены к правовым регуляторам. Внешние отношения профсоюзов регулируются законодательством. Закон "регулирует отношения профсоюзов с органами государственной власти, органами местного самоуправления, работодателями, их объединениями, юридическими лицами и гражданами" (ст. 1 Закона о профсоюзах). С момента вступления в силу ТК (1 февраля 2002 г.), в статьях гл. 58 и др. ТК закреплены права профсоюзов, гарантии этих прав и ответственность за их нарушения, именно поэтому нормы Закона о профсоюзах подлежат применению, если они не противоречат ТК. Одновременно с этим Законом были приняты: Федеральный закон от 19.05.1995 № 82-ФЗ "Об общественных объединениях", Закон о занятости и ряд других. Указанные правовые акты отражают новые социальноэкономические условия, сложившиеся в России, и значительно изменяют организационно-правовые основы деятельности профсоюзов. В соответствии со ст. 370 ТК РФ для осуществления контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, выполнением коллективных договоров, соглашений, общероссийские профессиональные союзы и их 528 объединения могут создавать правовые и технические инспекции труда профсоюзов, которые наделяются полномочиями, предусмотренными положениями, утвержденными общероссийскими профессиональными союзами и их объединениями. Статистические органы всех стран обязаны предоставлять информацию о состоянии и развитии экономики в международные экономические организации: ООН, Международный валютный фонд(МВФ), Всемирный банк и другие. Все разработанные и утвержденные Госкомстатом РФ методические положения по расчету и анализу системы показателей, рассчитываемой в соответствии с Федеральной программой работ по статистике, выступают как стандарты различного уровня: международные, государственные, ведомственные, отраслевые. Классификации, обязательные для применения, имеют силу стандарта. для социально-экономической статистики. Из общего числа их (33) первостепенное значение имеет Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК). На ее основе с учетом Классификатора видов экономической деятельности Европейского Союза (КДЕС), классификаторов продукции, Общесоюзного классификатора отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) в России разработан и действует Общероссийский Классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП). Наряду с перечнем видов деятельности, продуктов и услуг он содержит коды (номера) каждого из них. Эти коды используются в формах статистического наблюдения и инструкциях по их заполнению, в банках данных, комплексах электронной обработки информации (КОЭИ), в регистрах. Из наиболее важных экономических классификаторов, используемых в России, следует отметить наряду с ОКПД: • Классификатор форм собственности (КФС); • Классификатор организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (КОПФ); • Классификатор предприятий и организаций (ОКПО); • Классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП); • Система обозначений органов государственного управления (СООГУ); 529 • Система обозначения органов территориального деления, а также населенных пунктов (СОАТО); • Технико-экономические и социальные показатели (ОК-ТЭСП); • Классификатор основных фондов (ОКОФ); • Классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ); • Система обозначений единиц измерений (СОЕИ); • Классификатор управленческой документации (ОКУД); • Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД); • другие. Статистическая информация и отчетность должна предоставлять своевременную информацию, при этом ряды статистических данных должны быстро корректироваться с учетом изменяющихся источников информации и обстоятельств. Экономические переписи - это одна из форм статистического обследования производственных единиц. Они представляют собой сплошное обследование предприятий, с помощью которого получают подробные данные об их географическом и функциональном распределении, собранные на одну дату по единым критериям. В ходе экономических переписей обследуются такие признаки, как правовая форма, отраслевая принадлежность, численность занятых, заработная плата и т. п. Данные экономических переписей используются главным образом в качестве контрольного средства для проверки данных других обследований. Кроме того, переписи и выборочные обследования служат основой для уточнения круга предприятии, представляющих регулярную отчетность статистическим органам. Подготовка выборочных обследований на основе территориально-организационного принципа с использованием регистра предприятий и организаций способствует регулярному проведению проверок на местах, выявлению неучтенных мелких предприятий, уточнению характера их деятельности. В программах проведения переписей и обследований в различных областях статистики обычно учитываются информационные потребности как каждой отраслевой статистики, так и макроэкономической статистики, в частности, системы национальных счетов. Регулярно проводятся выборочные обследования торговых организаций, а также обследования запасов материальных оборотных средств на крупных промышленных предприятиях с целью оперативной оценки изменения величины запасов. 530 Проводятся также обследования общественных организаций, в том числе политических партий, профсоюзов, религиозных организаций, благотворительных фондов, творческих союзов и т. п., с целью сбора данных об их числе и сумме получаемых ими добровольных взносов. Проводятся также единовременные обследования, например, обследование структуры издержек производства предприятий различных отраслей. Одним из важнейших видов выборочного обследования в статистической практике большинства стран являются обследования бюджетов домашних хозяйств. Они дают возможность получать обширную и оперативную информацию о жизненном уровне различных групп населения, данные о доходах и расходах домашних хозяйств, позволяющие определять их потребление, накопление и сбережение. Данные этих обследований служат основой для характеристики структуры доходов и расходов населения, показывают дифференциацию населения по уровню доходов, роль отдельных источников в формировании доходов, зависимость структуры потребления от уровня доходов. Данные обследования охватывают производственно-предпринимательскую деятельность населения, которая не регистрируется в отчетности, что позволяет также уточнить данные статистики производства и потребления. Отношения профсоюзов с работодателями по социально-трудовым вопросам регулируются трудовым законодательством на всех уровнях социально-партнерских отношений – начиная с производства и кончая федеральным уровнем, при этом используют свою защитную функцию, а также вторую их важнейшую функцию – представительства интересов работников. Для эффективного осуществления этих функций государство закрепило за профсоюзами ряд прав и гарантий в нормотворчестве, право применении и контроле за соблюдением законодательства о труде и охране труда. Защитная функция профсоюзов – это деятельность профсоюзных органов, а также состоящих в их ведении инспекций труда и актива, направленная на предупреждение нарушения и восстановление нарушенных прав и законных интересов работников в сфере труда, а также привлечение к ответственности их нарушителей. Функция представительства интересов работников прямо закреплена в ст. 29 ТК, согласно которой представителями работников в социальном партнерстве являются профсоюзы и их объединения, иные профсоюзные организации, предусмотренные уставами общероссийских, 531 межрегиональных профсоюзов, или иные представители, избираемые работниками в случаях, предусмотренных ТК. В ст. 1 п 11 Закона о профсоюзах объединены эти две важнейшие функции профсоюзов с их соответствующими правами. Профсоюзы осуществляют также культурновоспитательную функцию по воспитанию своих членов в духе патриотизма и политическую функцию по участию их в выборах органов государственной власти и органов местного самоуправления. Осуществлению защитной функции и функции представительства интересов работников способствует социальное регулирование общественных отношений, в которые они вступают в процессе своей деятельности. Отношения с участием профсоюзов, как правило, регулируются различными видами социальных норм (мораль, традиция и др.). Однако возможна и правовая регламентация для обеспечения представительства и защиты прав и законных интересов работников. В соответствии со ст. 370 ТК РФ для осуществления контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, выполнением коллективных договоров, соглашений, общероссийские профессиональные союзы и их объединения могут создавать правовые и технические инспекции труда профсоюзов, которые наделяются полномочиями, предусмотренными положениями, утвержденными общероссийскими профессиональными союзами и их объединениями. Технические инспекции труда: – принимают участие в разработке и формировании федеральных, региональных и отраслевых программ по вопросам охраны труда и окружающей среды, специальных мер по социальной защите работников, пострадавших на производстве; – вносят предложения по вопросам охраны труда, промышленной и экологической безопасности и обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в генеральное, региональное, отраслевое (межотраслевое), территориальное и иные соглашения; – обобщают опыт применения федерального, регионального законодательств в области охраны труда, окружающей среды, обязательного социального страхования от несчастных случаев и профессиональных заболеваний и вносят предложения по их совершенствованию; – оказывают консультативную помощь первичным профсоюзным организациям но вопросам условий и охраны труда, окружающей среды, 532 здоровья работников, а также по формированию мероприятий к разделу коллективного договора и соглашения по охране труда; – информируют соответствующие органы государственной власти и местного самоуправления о фактах нарушения законодательства об охране труда, окружающей среды и обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; – участвуют в распространении знаний в области охраны труда и окружающей среды, обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; – проводят выборочную экспертизу проектов на строительство и реконструкцию действующих объектов производственного назначения, новых технологий, оборудования, машин, механизмов, транспортных средств, на соответствие их требованиям охраны труда и экологической безопасности, а также средств коллективной и индивидуальной защиты работников на наличие сертификата соответствия или безопасности; – рассматривают обращения членов профсоюзов по вопросам охраны труда, окружающей среды и обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; – совместно с профсоюзным активом по охране труда осуществляют контроль за выполнением работодателями мероприятий по улучшению условий и охраны труда, предусмотренных в коллективном договоре и соглашении, а также за проведением аттестации рабочих мест по условиям труда. Вопросы для самоконтроля: 1. Как дифференцируются методы и формы организации статистической отчетности? 2. Роль и полномочия создаваемых правовых и технических инспекций труда профсоюзов? 3. Какую дает возможность единый государственный регистр предприятий и организаций всех форм собственности (ЕГРПО). Лекция 5.6. Подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации. 1. Регулирование отношений, связанных с гражданской службой. 533 2. Процедуры заключения договоров на оказание услуг с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы. 3. Условия приема на работу граждан, замещавших должности государственной или муниципальной службы, включая предварительные процедуры их заключения. 1. Регулирование отношений, связанных с гражданской службой Отношения, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу Российской Федерации, ее прохождением и прекращением, а также с определением правового положения (статуса) федерального государственного гражданского служащего и государственного гражданского служащего субъекта Российской Федерации (далее также - гражданский служащий) регулируются Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2004 г. N 79ФЗО государственной гражданской службе Российской Федерации (ред. от 08.06.2015). Этим законом устанавливаются правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации. При принятии решения о возможном расторжении служебного контракта с гражданским служащим в соответствии со статьей 33 настоящего Федерального закона представитель нанимателя в письменной форме информирует об этом выборный профсоюзный орган данного государственного органа не позднее чем за два месяца до сокращения соответствующей должности гражданской службы. Регулирование отношений, связанных с гражданской службой, осуществляется: 1) Конституцией Российской Федерации; 2) Федеральным законом "О системе государственной службы Российской Федерации"; 3) настоящим Федеральным законом; 4) другими федеральными законами, в том числе федеральными законами, регулирующими особенности прохождения гражданской службы; 5) указами Президента Российской Федерации; 6) постановлениями Правительства Российской Федерации; 534 7) нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти; 8) конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации; 9) нормативными правовыми актами государственных органов. Взаимосвязь гражданской службы и муниципальной службы обеспечивается посредством: 1) единства основных квалификационных требований к должностям гражданской службы и должностям муниципальной службы; 2) единства ограничений и обязательств при прохождении гражданской службы и муниципальной службы; 3) единства требований к подготовке кадров для гражданской службы и муниципальной службы и дополнительному профессиональному образованию гражданских служащих и муниципальных служащих; (в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 185-ФЗ) 4) учета стажа муниципальной службы при исчислении стажа гражданской службы и стажа гражданской службы при исчислении стажа муниципальной службы; 5) соотносительности основных условий оплаты труда и социальных гарантий гражданских служащих и муниципальных служащих; 6) соотносительности основных условий государственного пенсионного обеспечения граждан, проходивших гражданскую службу, и граждан, проходивших муниципальную службу, и их семей в случае потери кормильца. Гражданский служащий вправе с предварительным уведомлением представителя нанимателя выполнять иную оплачиваемую работу, если это не повлечет за собой конфликт интересов. Гражданин, замещавший должность гражданской службы, включенную в перечень должностей, установленный нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с гражданской службы не вправе без согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликтов интересов замещать на условиях трудового договора должности в организации и (или) выполнять в данной организации работу (оказывать данной организации услуги) на условиях гражданско-правового договора (гражданско-правовых договоров) в случаях, предусмотренных федеральными законами, если отдельные функции государственного управления данной организацией входили в должностные (служебные) 535 обязанности гражданского служащего. Многие работодатели, принимая на работу бывших государственных и муниципальных служащих, даже не догадываются о том, что трудовым законодательством установлены особые условия заключения трудового договора с данной категорией работников. К государственным и муниципальным служащим. относится гражданин, осуществляющий профессиональную служебную деятельность на должности государственной службы и получающий денежное содержание (вознаграждение, довольствие) за счет средств соответствующего бюджета. Государственная гражданская служба РФ подразделяется на федеральную государственную гражданскую службу (далее - федеральная гражданская служба) и государственную гражданскую службу субъектов РФ (далее - гражданская служба субъектов РФ). Такое деление предусмотрено п. 2 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и п. 2 ст. 2 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации". Перечень должностей гражданской службы утвержден Указом Президента РФ от 18.05.2009 N 557 "Об утверждении Перечня должностей федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей" (далее - Перечень N 557). Должности гражданской службы субъектов РФ устанавливаются региональными законами. Муниципальный служащий - это гражданин, исполняющий в установленном порядке обязанности по должности муниципальной службы за денежное содержание, выплачиваемое за счет средств местного бюджета. К муниципальным служащим не относятся работники, исполняющие обязанности по техническому обеспечению деятельности органов местного самоуправления, избирательных комиссий муниципальных образований (ст. 10 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации»). Реестры должностей муниципальной службы утверждаются законами субъекта РФ. Для бывших государственных и муниципальных служащих Трудовым кодексом и Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" установлен ряд ограничений. 536 Прежде всего, следует помнить, что гражданин, замещавший определенные должности государственной и муниципальной службы, в течение двух лет после увольнения с соответствующей службы не имеет права замещать должности в коммерческих и некоммерческих организациях, а также выполнять работу на условиях гражданскоправового договора, если отдельные функции государственного управления данными организациями входили в его должностные (служебные) обязанности. Данное ограничение может быть преодолено путем получения согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных служащих и урегулированию конфликтов интересов. Комиссии по урегулированию конфликта интересов осуществляют свою деятельность на основании положения, утвержденного Указом Президента РФ от 1 июля 2010 г. "О комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных служащих и урегулированию конфликта интересов". Кроме того, согласно ст. 64.1 Трудового кодекса РФ граждане, замещавшие должности, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудовых договоров сообщать новому работодателю сведения о последнем месте службы. Форма такого уведомления не установлена, она может быть как устной, так и письменной. Как правило, данную информацию специалист по кадрам нового работодателя может выявить и самостоятельно из записей в трудовой книжке принимаемого работника. В свою очередь, новый работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Порядок и сроки уведомления работодателя по последнему месту службы бывшего государственного или муниципального служащего 537 определен в Постановлении Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 700 "О порядке сообщения работодателем при заключении трудового договора с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение 2 лет после его увольнения с государственной или муниципальной службы о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы". В вышеуказанном Постановлении установлено, что в письме, направляемом работодателем представителю нанимателя (работодателю) гражданина по последнему месту его службы, должны содержаться следующие сведения: - фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина (в случае если фамилия, имя или отчество изменялись, указываются прежние); - число, месяц, год и место рождения гражданина (страна, республика, край, область, населенный пункт); - должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы (по сведениям, содержащимся в трудовой книжке); - наименование организации (полное, а также сокращенное (при его наличии)); - дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому гражданин принят на работу; - дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен (указывается дата начала работы, а в случае, если заключается срочный трудовой договор, - срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора); - наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение организации (при его наличии); - должностные обязанности, исполняемые по должности, занимаемой гражданином (указываются основные направления поручаемой работы). Письмо оформляется на бланке организации и подписывается ее руководителем либо уполномоченным лицом, подписавшим трудовой договор со стороны работодателя. Подпись работодателя заверяется печатью организации (печатью кадровой службы). Данная норма призвана способствовать обеспечению контроля за 538 соблюдением бывшими государственными и муниципальными служащими ограничений и запретов, касающихся привлечения их к трудовой деятельности после прекращения ими государственной или муниципальной службы. Идентичные требования к бывшему госслужащему в части его обязанности при заключении трудовых договоров и (или) гражданско-правовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте федеральной государственной службы закреплены ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и в Указе Президента РФ от 21.07.2010 N 925 "О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона "О противодействии коррупции". Несоблюдение гражданином, ранее замещавшим должность государственной или муниципальной службы, вышеназванного требования, влечет прекращение трудового договора по п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (нарушение установленных Трудовым кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы). Неисполнение работодателем такой обязанности является правонарушением. И чтобы у работодателя и общественности не возникало сомнений в серьезности такого способа борьбы с коррупцией, в Кодекс об административных правонарушениях РФ была введена ст. 19.29 "Незаконное привлечение к трудовой деятельности государственного служащего (бывшего государственного служащего)», согласно которой, за вышеназванное правонарушение предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц - от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до пятисот тысяч рублей. Проверкой соблюдений требований законодательства в области противодействия коррупции занимается прокуратура. Получая сведения об увольнении государственного служащего с государственной службы, данный орган продолжает наблюдать за дальнейшей карьерой бывшего госслужащего в течение двух лет. После получения органами прокуратуры информации (в том числе от самого бывшего госслужащего, его бывших коллег по госслужбе, из иных источников) об устройстве данного гражданина на работу новый работодатель становится объектом повышенного внимания. После истечения десятидневного срока, в течение которого новый работодатель должен направить соответствующее уведомление о приеме на работу бывшего госслужащего, а также истечения возможных и максимальных сроков пересылки прокуратура начинает проверку. 539 2. Процедуры заключения договоров на оказание услуг с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы. Процедура заключения договоров на оказание услуг с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы определяется Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ (в ред. от 05.04.2013 с изменениями, вступившими в силу 19.04.2013) В соответствии со ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции» Правительство РФ постановляет: 1. Утвердить прилагаемые Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ. 2. Признать утратившим силу постановление Правительства РФ от 08.09.2010 N 700… ПРАВИЛА… 1. Настоящие Правила устанавливают порядок сообщения работодателем о заключении трудового договора или гражданскоправового договора на выполнение в организации в течение месяца работ (оказание организации услуг) стоимостью более 100 тыс. руб. с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами РФ, представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы. 2. Работодатель при заключении трудового договора или гражданско-правового договора в течение 2 лет после увольнения гражданина с государственной или муниципальной службы сообщает представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы о заключении такого договора в письменной форме. 3. Сообщение оформляется на бланке организации и подписывается ее руководителем или уполномоченным лицом, подписавшим трудовой договор со стороны работодателя, либо уполномоченным лицом, подписавшим гражданско-правовой договор. Подпись работодателя заверяется печатью организации (печатью кадровой службы). 4. Сообщение направляется представителю нанимателя (работодателю) гражданина по последнему месту его службы в 10-дневный 540 срок со дня заключения трудового договора или гражданско-правового договора. 5. В сообщении, направляемом работодателем представителю нанимателя (работодателю) гражданина по последнему месту его службы, должны содержаться следующие сведения: а) фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина (в случае, если фамилия, имя или отчество изменялись, указываются прежние); б) число, месяц, год и место рождения гражданина; в) должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы (по сведениям, содержащимся в трудовой книжке); г) наименование организации (полное, а также сокращенное (при наличии). 6. В случае если с гражданином заключен трудовой договор, наряду со сведениями, указанными в п. 5 настоящих Правил, также указываются следующие данные: а) дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому гражданин принят на работу; б) дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен (указывается дата начала работы, а в случае, если заключается срочный трудовой договор, – срок его действия); в) наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение организации (при наличии); г) должностные обязанности, исполняемые по должности, занимаемой гражданином (указываются основные направления поручаемой работы). 7. В случае если с гражданином заключен гражданско-правовой договор, наряду со сведениями, указанными в п. 5 настоящих Правил, также указываются следующие данные: а) дата и номер гражданско-правового договора; б) срок гражданско-правового договора (сроки начала и окончания выполнения работ (оказания услуг); в) предмет гражданско-правового договора (с кратким описанием работы (услуги) и ее результата); г) стоимость работ (услуг) по гражданско-правовому договору. 541 С учетом вышеизложенного Трудовой либо договор на оказание консультационных и информационных услуг заключается в обычном порядке. Договор на оказание услуг может быть заключен между двумя сторонами: заказчиком и исполнителем. Согласно этому документу, заказчик обязуется принять выполненную исполнителем работу и своевременно оплатить ее, тогда как другая сторона должна в обозначенные сроки исполнить взятые на себя обязательства по выполнению конкретной работы или услуги. В качестве предмета договора, как правило, выступают нематериальные услуги (материальный итог является следствием их выполнения). Каким бы ни был профиль соглашения, в каждом конкретном случае документ обладает рядом общих факторов, которые в обязательном порядке отображаются в нем. К таким факторам относятся: стоимость услуги и сроки ее реализации, смета на выполнение работ, а также права и обязанности каждой участвующей стороны. 3. Условия приема на работу граждан, замещавших должности государственной или муниципальной службы, включая предварительные процедуры их заключения. В ст. 64.1 Трудового кодекса Российской Федерации читаем следующее. «Работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной служб, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации». Законодательством РФ установлено, что государственный служащий после увольнения с гражданской службы в течении 2 лет не вправе разглашать или использовать в интересах организаций либо физических лиц сведения конфиденциального характера или служебную информацию, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Руководствуясь сведениями из трудовой книжки, нужно установить, не состоял ли за последние два года вновь принятый работник 542 на госслужбе. В случае если состоял, и его должность имеется в специальном перечне и соответствует установленным законом требованиям, – то о его новой работе нужно сообщить по последнему месту службы в течение 10 дней со дня приема на работу. Аналогичное требование закреплено в ч. 4 ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции». Статья 12 ФЗ «О противодействии коррупции» при заключении им трудового или гражданско-правового договора налагает некоторые ограничения на госслужащего из Перечня. Анализ указанной нормы в совокупности со ст. 64.1. ТК РФ предписывает работодателю при приеме бывшего госслужащего направить уведомление о его приеме по последнему месту службы работника при следующих условиях:  с момента увольнения бывшего госслужащего не прошло еще и двух лет;  работник замещал должность государственной или муниципальной службы, включенную в перечень, утв. Указом Президента РФ от 18.05.2009 № 557 «Об утверждении перечня должностей федеральной государственной службы, при назначении на которые граждане и при замещении которых федеральные государственные служащие обязаны представлять сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей» (далее – Указ № 557), что специально оговаривается и в Указе Президента РФ от 21.07.2010 № 925 «О мерах по реализации отдельных положений Федерального закона «О противодействии коррупции» (далее – Указ № 925);  с бывшим госслужащим заключается трудовой или гражданскоправовой договор,  бывший госслужащий сообщил о своем статусе, в том числе путем предъявления трудовой книжки с соответствующей записью;  оплата труда или стоимость работ по гражданско-правовому договору составляла более 100 000 руб. в месяц;  отдельные функции государственного, муниципального (административного) управления данной организацией входили в должностные (служебные) обязанности госслужащего из Перечня (это обстоятельство требует дополнительного согласования соответствующей комиссии по соблюдению требований 543 к служебному поведению государственных или муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов). При совокупности указанных условий работодатель обязан в десятидневный срок сообщать о заключении трудового или гражданскоправового договора работодателю госслужащего из Перечня по последнему месту его службы в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 № 700. Административная ответственность за нарушение вышеназванных норм в области противодействия коррупции и санкции предусмотрены ст. 19.29 КоАП РФ, которая также подвергалась неоднократному изменению. Так, в ранее действовавшей редакции (то есть до введения редакции, утвержденной Федеральным законом от 21.11.2011 № 329-ФЗ) в качестве субъекта ответственности помимо юридического и должностного лица фигурировал индивидуальный предприниматель, сейчас значащийся как гражданин. Изменен и размер штрафных санкций в отношении указанной категории. Если работодатель заказчик работ (услуг) привлекал к трудовой деятельности на условиях трудового договора либо к выполнению работ или оказанию услуг на условиях гражданско-правового договора госслужащего из Перечня и при этом нарушил требования, предусмотренные ФЗ «О противодействии коррупции», то в настоящее время это влечет за собой наложение административного штрафа на граждан в размере от 2000 до 4000 руб.; на должностных лиц – от 20 000 до 50 000 руб.; на юридических лиц – от 100 000 до 500 000 руб. Правонарушение, предусмотренное ст. 19.29 КоАП РФ, относится к правонарушениям против порядка управления. Обязанность сообщать о приеме на работу бывшего госслужащего по последнему месту его службы возникает только в случае отнесения последней из занимаемых им должностей государственной или муниципальной службы к должностям, включенным в специальный перечень. Одно из главнейших требований новой редакции статьи 12 ФЗ «О противодействии коррупции» – наличие минимальной установленной статьей суммы оплаты труда бывшего госслужащего (100 000 руб.), при превышении которой и требования увеличиваются (требуется согласование с комиссией), и у работодателя возникает необходимость уведомлять последнее место госслужбы работника о его приеме на работу. 544 Пример из практики: Постановлением мирового судьи начальник дирекции Ш. признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ и ему назначено административное наказание в виде штрафа. Суд, вынося решение, применил редакцию ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции», действующую на момент нарушения, а не версию, действующую на момент рассмотрения спора в суде. Доводы привлеченного к ответственности должностного лица заключались в том, что законодатель отменил необходимость сообщать о принятии на работу бывшего государственного служащего, если его доход составляет менее 100 000 руб. в месяц. Поскольку в тот момент заработная плата бывшего государственного служащего, принятого на работу, была менее этой суммы, направлять сообщение не требовалось. Ш. считал, что необходимо применить ст. ст. 1.7.2 и 24.5.1.5 КоАП РФ. Суд же данные доводы не принял, поскольку на момент совершения административного правонарушения должностным лицом действовала редакция ФЗ от 25.11.2008, в которой четко указано: работодателю необходимо в десятидневный срок сообщить при заключении трудового договора с гражданином замещавшим должности государственной или муниципальной службы в течении 2 лет после его увольнения с государственной или муниципальной службы о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы. Совокупностью исследованных доказательств по делу установлено, что Ш. в нарушение требований закона при заключении трудового договора с бывшим госслужащим из Перечня, нарушил требования антикоррупционного законодательства и подлежит привлечению к административной ответственности Работодатель не вправе также отказать в заключение трудового договора бывшему работнику:  депутату Государственной Думы после окончания его полномочий (ст. 25 Федерального закона от 08.05.1994 № 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации);  освобожденному от выборной должности в связи с окончанием его полномочий в профсоюзных органах (ст. 26 Федерального закона "О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности"); Государственный надзор и вневедомственный контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о государственной гражданской 545 службе Российской Федерации осуществляют специально уполномоченные государственные органы, определяемые федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Государственный надзор за точным и единообразным соблюдением законодательства Российской Федерации о государственной гражданской службе Российской Федерации осуществляют Генеральный прокурор Российской Федерации и подчиненные ему прокуроры. Лица, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации о государственной гражданской службе Российской Федерации, привлекаются к ответственности. Также в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25ФЗ (ред. от 05.10.2015) "О муниципальной службе в Российской Федерации" Гражданин после увольнения с муниципальной службы не вправе разглашать или использовать в интересах организаций либо физических лиц сведения конфиденциального характера или служебную информацию, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей. Гражданин, замещавший должность муниципальной службы, включенную в перечень должностей, установленный нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с муниципальной службы не вправе замещать на условиях трудового договора должности в организации и (или) выполнять в данной организации работу на условиях гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами, если отдельные функции муниципального (административного) управления данной организацией входили в должностные (служебные) обязанности муниципального служащего, без согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов, которое дается в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации. Систематизируя все вышесказанное, можно подвести итог: 1. Сложные положения ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции» требуют их толкования только вместе с сопутствующими нормами иных нормативных актов. 2. Работодатель, принимая на работу бывшего госслужащего, обязан уведомлять работодателя по последнему месту госслужбы работника не всегда, а только в случаях, перечисленных в ст. 12 ФЗ «О противодействии коррупции». 546 3. Административная ответственность по ст. 19.29 КоАП РФ наступает только при наличии полного состава правонарушения (объекта, субъекта, объективной и субъективной стороны нарушения). При отсутствии хотя бы одного из признаков этих составляющих деяние не может быть признано административным правонарушением, предусмотренным указанной статьей КоАП РФ. 4. Нарушение работодателем требований антикоррупционного законодательства – не тот случай, когда разумнее просто признать свою вину и понести наказание. Особенно в свете изменений в данной области, вступивших в силу с 03.12.2011. Хотя признание вины способствует применению самой низкой санкции, предусмотренной ст. 19.29 КоАП РФ. 5. Обжалование судебных решений о признании лиц виновными в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, и назначении наказания может кардинальным образом повлиять на решение и даже привести к его отмене. И таких случаев в судебной практике в настоящее время становится все больше. Вопросы для самоконтроля: 1. Какому бывшему работнику работодатель не вправе отказать в заключение трудового договора? 2. В каких случаях работодатель, принимая на работу бывшего госслужащего, обязан уведомлять работодателя по последнему месту госслужбы работника? 547