Управление рабочим временем или технология тайм-менеджмент – это система менеджмента, включающая анализ рациональности и продуктивности использования временных ресурсов в рабочих процессах, выявление проблем эффективного использования временных ресурсов и разработку методов оптимизации планирования и использования времени в рабочих процессах.
Управление временными ресурсами напрямую связано и обусловлено организацией управленческого процесса в целом, эффективностью составления планов и прогнозов, организационных мероприятий, координации деятельности персонала, работы отдельных подразделений, отделов и контроля эффективности работы. Если эти процессы исполняются качественно, то оптимизацию тайм-менеджмента можно свести к минимуму.
Однако на сегодняшний день имеется ряд инновационных подходов к процессам управления рабочим временем. Все они направлены на рост производительности труда, минимизацию временных и иных затрат.
Инновационные подходы к нормированию и контролю рабочего времени
Для оптимизации использования рабочего времени важное значение приобретают процессы его нормирования. Применяется нормирование труда в целях установления оптимальных величин временных ресурсов, используемых на выполнение различных операций, различных производственных задач, различных видов деятельности.
Цифровой век внес ряд корректив в процессы нормирования рабочего времени. Они связаны с использованием цифровых технологий в управлении рабочим временем и контролем его рационального использования.
Инновационными подходами к нормированию и контролю рабочего времени являются:
- Использование новых инструментов нормирования труда и рабочего времени - хронометраж, фотография рабочего дня. Они могут применяться с использованием специальных программ и форм, заполняемых в электронном виде. Суть хронометража состоит в фиксации продолжительности всех рабочих действий, операций, выполняемых в течение дня, с точностью до 5-10 минут. Фиксация реализуется в течение определенного временного периода (как правило месяца), после чего осуществляется учет и оценка расходования временных ресурсов, определение возможностей его более рационального использования.
- Автоматизация рабочих процессов. Она позволяет снизить затраты времени на выполнение отдельных операций, задач.
- Программы контроля затрат рабочего времени на выполнение различных операций. Они позволяют контролировать реальные затраты времени сотрудников на различную деятельность. Но это касается только работы за ПК.
Любые инновации в управлении рабочим временем ориентированы на реализацию его эффективного использования с учетом его ограниченности и невозможности восполнения. Данный ресурс является конечным, а, потому, его потребление требует непрерывной оптимизации.
Инновационные стратегии управления рабочим временем
В настоящее время разрабатывается множество стратегий и методик оптимизации рабочего времени. Каждая из стратегий может быть адаптирована к конкретным условиям деятельности и к конкретным рабочим процессам. Рассмотрим варианты стратегий, применяемых в практике управления рабочим временем:
- Стратегия постановки целей. Она основывается на разработки стратегических, тактических и оперативных целей оптимизации рабочих процессов и использования временных ресурсов. Формируется несколько приоритетных целей и определяются тактические задачи по их достижению. Далее, разрабатываются оперативные цели, которые отражают достижение тактических задач. Они охватывают рабочие процессы, реализуемые в течение рабочего дня, недели или нескольких недель.
- Стратегия разделения работы на ключевые области деятельности. весь рабочий процесс делится на несколько ведущих областей – от пяти до девяти. В отношении каждой области формируются тактические и оперативные цели. Ключевые области подлежат изменению, внесению в них поправок по мере развития хозяйствующего субъекта, изменения условий функционирования и т. д.
- Стратегия выбора «трех дел». Она связана с постановкой определенных задач на первостепенные позиции. Ежедневно устанавливаются три приоритетных дела, которые требуют обязательного исполнения. Стратегия ориентирована на реализацию основной цели деятельности за счет своевременного решения первостепенных задач.
- Стратегия «МАРСОВ». Каждая буква ее названия означает инструмент, способ организации рабочих процессов в целях оптимизации рабочего времени (мотивация, алгоритм, результат, средства, обоснование, время). Так, при наличии мотивации возрастает скорость выполнения рабочих задач, при формировании алгоритма деятельности обеспечивается плодотворное выполнение рабочих задач, их своевременность. Результативность, ориентация на результат обеспечивает более качественную работу. Средства достижения результата – это время, информация, технологии, деньги и люди. Чтобы сотрудники выполняли рабочие задачи быстрее и эффективнее требуется обоснование их необходимости, значимости, реальности выполнения. Время промежуточного и окончательного контроля непосредственно касается тайм-менеджмента.
Помимо вышеперечисленных стратегий в управлении временем применяется матрица Эйзенхауэра. Она является способом сортировки дел одновременно по критериям срочности и важности. В течение одного промежутка времени можно выполнить только ограниченное количество задач. Матрица позволяет распределить дела по типам. Каждое дело относится к одному из четырех типов:
Рисунок 1. Матрица Эйзенхауэра. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
По сути, важность дела – это его результативность. Она определяет влияние исполнение конкретной рабочей задачи на итоговые показатели деятельности хозяйствующего субъекта. Что касается времени, то определяется наличие фиксированных дат выполнения рабочих задач и необходимая скорость выполнения.
Основная часть рабочего времени сотрудника должна уходить на дела «важные, но не срочные» (тип II). Тогда будут предотвращены многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей развития бизнеса уже станет прогнозируемым процессом. Важность дел, конечно, зачастую является субъективной оценкой менеджера, однако, при его умении анализировать данные матрица становится эффективным инструментом рационального потребления временных ресурсов.
