Специальные разделы информатики — это разделы, посвящённые созданию и оформлению документов, имеющих большой размер.
Введение
Под электронным офисом понимается аппаратный и программный комплекс, который предназначен для работы с документами и позволяет автоматизировать действия пользователя в управляющих системах.
В составе аппаратного комплекса, обслуживающего электронный офис, может входить следующее оборудование:
- Один или комплект компьютеров, с возможностью их объединения в сеть.
- Устройства печати.
- Копировальное оборудование, предназначенное для снятия копий с документов.
- Устройство, обеспечивающее подключение к сети.
Кроме того, в состав аппаратного комплекса могут быть добавлены:
- Устройства сканирования, предназначенные для автоматизации ввода текста и графики прямо с исходного документа.
- Проекторы, которые необходимы при организации презентаций.
Перечень решаемых в электронном офисе задач, следующий:
- Осуществление делопроизводства.
- Организация контроля операций управления.
- Организация операций ввода и обновления информационных данных.
- Формирование расписания.
- Организация информационного обмена среди отделов офиса, среди офисов организации, между организациями.
Основными операциями, которые осуществляются в приведённых выше задачах, являются:
- Переработка поступающих и исходящих информационных данных.
- Формирование различных отчётов, циркуляров и других документов, в которых может быть графика и диаграммы.
- Выполнение сбора информации и её анализа.
При помощи персональных информационных систем можно выполнять:
- Формирование плана личного времени на разных ступенях со своевременным оповещением о запланированном действии.
- Формирование различных картотек, из которых можно в автоматическом режиме выбрать требуемую информацию.
- Формирование личных блокнотов информационных данных для сохранения различной персональной информации.
Интегрированный пакет
Под интегрированным пакетом понимается комплект программных приложений, соединённых в общий удобный инструментарий.
Самые продвинутые такие пакеты состоят из:
- Программы редактора текстов.
- Программы электронных таблиц.
- Программы работы с электронной почтой.
- Программы формирования графики для презентаций.
Интегрированный пакет, обычно, имеет в своём составе специальное ядро, которое обеспечивает тесный контакт и взаимодействие среди компонентов пакета. Каждый компонент интегрированного пакета способен функционировать независимо от других. Но главным преимуществом интегрированного пакета является именно возможность совместного применения его составляющих при их правильном сочетании. У пользователя есть возможность работать с унифицированным интерфейсом, что позволяет легко его освоить. Главными достоинствами интегрированного пакета считаются следующие:
- Полный формат информационных технологий для всех пользователей.
- Единая топология интерфейса конечных пользователей для любого программного приложения, которое входит в состав интегрированного пакета.
- Единый набор сервисов для приложений интегрированного пакета, к примеру, проверка орфографических ошибок и словари, средства построения диаграмм и другие.
- Единообразное языковое основание для проектирования макрокоманд, программ пользователя. К примеру, применение программного языка Visual, можно формировать документацию, вбирающую в себя преимущества разных программных приложений, которые входят в интегрированный пакет.
В качестве примера можно привести интегрированный пакет, предназначенный для написания работ, в которых есть иллюстрации. Он состоит из:
- Программы редактирования текстов.
- Программы орфографического корректора, включающую в свой состав словарь на восемьдесят тысяч слов.
- Программное приложение, предназначенное для соединения текстов.
- Приложение, которое формирует оглавления и составляет указатели.
- Программное приложение для автоматического поиска и замены фразеологических выражений и слов.
- Телекоммуникационные средства.
- Программа электронных таблиц.
- Система, которая управляет информационными базами.
- Программное приложение графического редактирования и оформления.
- Наличие огромного выбора разнообразных шрифтов.
Самым популярным интегрированным пакетом считается Microsoft Office. Это мощный профессиональный пакет, в который входят следующие основные программы:
- Программа текстового процессора Word, которая предназначена для формирования текстовых документов
- Программа табличного процессора Excel, которая предназначена для формирования электронных таблиц.
- Программное приложение для формирования презентаций в электронном виде PowerPoint.
- Система управления базами данных Access, предназначенная для формирования, сохранения и переработки информационных баз.
- Приложение Outlook, которое может организовать работу с информацией и обеспечить общий доступ к ней разных пользователей.
- Приложение FrontPage, которое помогает формировать и редактировать веб-страницы.
- Приложение Photo Editor, которое предназначено для работы с графикой.
Все компоненты данного пакета объединены в одно целое, и даже их внешнее оформление выполнено в едином стиле, что помогает освоить работу с ними, и делает легче их каждодневное применение.
Интегрированный пакет Microsoft Office обладает рядом достоинств:
- Осуществление главных операций информационной обработки строго стандартизовано. Это означает наличие общих пунктов главного меню, общие методы и технологии реализации операций формирования, хранения, вывода на печать.
- Наличие общих методов структурной организации и настройки программ.
- Возможность конвертации формы сохранённой информации.
- Возможность замены главного меню на меню программы, при помощи которой выполняется обработка и редактирование объектов.
