Информационно-поисковые системы электронного документооборота — это автоматизированные многопользовательские системы, которые обеспечивают процесс создания и хранения электронных документов, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.
Введение
Документ - это информационные данные, которые упорядочены заданным образом, а система – это набор компонентов, которые взаимодействуют между собой и с компонентами подсистем заданным образом и предназначены для исполнения заданных функций. В роли таких компонентов в системах электронного документооборота выступают сами документы.
Жизнь современного человека нельзя себе представить без использования различных документов, а именно, граждан страны без паспортов, водителей без водительских удостоверений и так далее. Эта особенность касается и всех областей экономики. Ни одна организация не в состоянии обойтись без использования документов и, как следствие, без документооборота. Документооборот выступает как обязательная часть функционирования любой экономической и социальной организации.
Электронные документы отличаются от бумажных аналогов тем, что на них нет возможности поставить реальную печать или подпись. По этой причине эти функции исполняет электронная цифровая подпись.
Рост потоков информации в научных и производственных сферах, в бизнесе, культуре предполагает соответствующее реагирование с позиций информационных технологий. Концепции безбумажных технологий действуют уже не один десяток лет. Однако даже на текущий момент нельзя говорить о полной реализации электронного документооборота. Это объясняется следующими причинами:
- Существуют психологические аспекты проблемы, то есть работа с электронными документами предполагает выработку привычки.
- Технологии безбумажной документации предполагают наличие существенной технической поддержки, а именно, вычислительного оборудования с необходимой производительностью, каналов коммуникации с высокой пропускной способностью, технологичных алгоритмов.
- Технологии безбумажного документооборота предполагают основательную юридическую поддержку.
Процессы управления организацией в реалиях рыночной экономики предполагает интенсификацию и чёткую организацию всей организации, то есть это касается всех сотрудников.
Документ считается типовым информационным объектом, который фиксирует и регламентирует работу в организации. Работу, организующую циркуляцию документов внутри организации, принято считать делопроизводством этого конкретного предприятия. Базовым термином делопроизводства, лежащим в основе фундаментального понятия структуры информационного обмена, является документопоток. Во всех организациях существуют следующие основные потоки документов:
- Поток входящих документов.
- Поток внутренних документов.
- Поток исходящих документов.
Организация делопроизводства заключается в обработке входящей документации, рассылке их внутри организации, отправке исходящей документации, учёта, регистрации, контроля выполнения так далее.
Информационно-поисковые системы электронного документооборота
Для обеспечения информационного обмена в системе управления электронным документооборотом (СУЭД) должна применяться корпоративная вычислительная сеть, состоящая из набора локальных и удалённых пользовательских систем. СУЭД обеспечивает взаимодействие с электронной почтой и автоматизированными системами управления организацией.
Система обязана предусматривать круглосуточные режимы работы, обладать средствами диагностирования и предоставления информации о текущем состоянии системы и задействованных ресурсных возможностях.
Информационно-поисковые технологии входят в состав СУЭД и являются её подсистемой, предназначенной для поиска и воспроизведения информации. В системе имеются возможности осуществления индексации, сохранения и поиска документации, с возможностью полнотекстового индексирования. Индексирование документации подразумевает следующие возможности:
- Возможность реквизитной индексации.
- Режим ручного управления структурами сохранения документации.
- Возможность коррекции состава полей, типа и размеров контрольных карточек документа в архиве.
- Возможность автоматической полнотекстовой индексации документов.
- Возможность автоматического распознавания форматов файлов электронных документов.
- Возможность индексации текстовой информации документа непосредственно при её вводе.
- Возможность морфологического анализа индексируемой текстовой информации для приведения размещаемых в индексе слов к каноническому формату, то есть нормализация текстов в индексе.
- Возможность выделения из текстовой информации сложных терминов и понятий.
Инструменты поиска необходимой информации предусматривают следующие возможности:
- Стандартный язык запросов к базам данных.
- Поиск документов по реквизитам.
- Полнотекстовый поиск с необходимой точностью.
- Поиск по имени документа и аннотации.
- Возможность формирования сложных запросов с применением логических операций.
- Контекстный поиск с мерой близости слов при выполнении поиска.
- Возможность морфологического анализа при формировании запросов.
- Режим работы с удалёнными пользователями.
Режим информационного поиска может иметь составной характер и состоять из нескольких поисковых атрибутов из приведённого выше списка. Итогом поиска является образ найденной документации и содержание аннотаций, сформированных при индексировании или ручном задании атрибутов. Обнаруженные образы можно распечатать или передать по корпоративным сетям для просмотра с других рабочих мест.
Формирование запроса осуществляется заполнением шаблона набором ключевых слов, содержание которых пользователи могут выбирать произвольно.
