Субъект ведения личных дел гражданских служащих
Ведение личных дел гражданских служащих – это регламентированная правовыми актами процедура сбора, переработки, хранения и использования работниками кадровой службы органа публичного управления сведений об условиях и обстоятельствах жизнедеятельности лица, состоящего на гражданской службе.
Орган публичного управления, осуществляющий сбор сведений относительно личности и событий жизнедеятельности лиц, состоящих на гражданской службе, обязан обеспечить режим секретности таких сведений и их использование исключительно в соответствии с требованиями закона.
Руководитель органов публичного управления или лицо, которое его представляет, реализующие полномочия работодателя от имени страны или региона, осуществляет обеспечение охраны от неправомерного использования или утраты личных сведений лиц, состоящих на гражданской службе, которые вносятся в личные дела.
Ведение личных дел гражданских служащих поручается органом публичного управления в лице уполномоченного должностного лица работникам кадровой службы, которым предоставлено право сбора, переработки, хранения и использования личных сведений о гражданском служащем. Должностное лицо кадровой службы органов публичного управления, в число полномочий которого включено ведение личных дел служащих гражданской службы, ответственно за обеспечение режима охрана персональных сведений.
Персональные сведения – это данные о личности лица, состоящего на гражданской службе, а также об обстоятельствах и событиях его жизни, которые позволяют идентифицировать его и включаются в состав его личного дела.
Требования к ведению личных дел гражданских служащих
Процедура сбора, переработки, использования предусмотренных законом сведений о личности служащего и его деятельности и их внесения в личное дело требует от уполномоченных сотрудников кадровой службы соблюдения следующих требований:
- переработка сведений о личности и обстоятельствах жизнедеятельности лица, состоящего на гражданской службе, должна реализовываться исключительно в целях обеспечения соблюдения требований Основного закона, федерального законодательства и других нормативных актов, а также для помощи лицу, состоящему на гражданской службе, в прохождении службы, оказания поддержки в обучении и карьерном росте, для личной безопасности служащего или безопасности членов его семьи лица, для сохранности вещей или имущества органа публичного управления и оценки эффективности исполнения служащим своих обязанностей;
- сведения о личности лица, состоящего на гражданской службе, и фактах и событиях его жизнедеятельности собираются у служащего лично. Когда наличествует необходимость собирания таких сведений у третьих лиц, лицо, состоящее на гражданской службе, должно быть извещено о направлении такого запроса заранее. От служащего должно быть получено согласие, ему должны быть разъяснены цели собирания такой информации, а также ресурсы, из которых сведения будут получены, и методы получения;
- прямо запрещается сбор, переработка и включение в состав личного дела лиц, состоящего на гражданской службе, сведений о его личности и жизнедеятельности, которые не установлены федеральным законом, в частности, сведений относительно его убеждений в политической, религиозной и других сферах, об участии в общественных организациях, другие сведения о его личной жизни;
- когда наличествует необходимость принятия решения, способного затронуть интересы лица, состоящего на службе, принимать такое решение исключительно исходя из сведений о личности, которые получены посредством автоматизированной обработки или на электронном носителе, не допускается;
- охрана сведений о личности и деятельности лица, состоящего на гражданской службе, от их использования без учета требований закона или от утраты возлагается на орган публичного управления, осуществляющий ведение дела в отношении такого служащего;
- передача собранных органом публичного управления сведений о жизнедеятельности состоящего на гражданской службе лица другим лицам допустима с его согласия.
Права гражданских служащих при ведении личных дел
Когда в отношении лица, состоящего на гражданской службе, собираются сведения и в процессе использования таких сведений, для обеспечения защиты данных о личности и деятельности служащего ему предоставляются права:
- предоставления исчерпывающей информации относительно собранных личных сведений и их обработки;
- реализации бесплатно беспрепятственного доступа к личным сведениям, в том числе возможность получения копии и всякой записи, содержащей личную информацию о гражданском служащем;
- требования скорректировать или исключить недостоверные или неполные личные сведения, а также сведения, которые были добыты и использованы с нарушением требований федерального законодательства. В том случае, когда представитель работодателя отказывает лицу, состоящему на гражданской службе, в исключении или корректировке таких личных сведений, служащему предоставляется право подать письменное заявление представителю работодателя, котором выразить и обосновать свое несогласие. Когда гражданским служащим оспариваются оценочные сведения, ему предоставляется возможность дополнить изложенную работодателем позицию собственным заявлением, где отразить альтернативную точку зрения;
- обжалования в судебных органах всякого неправомерного бездействия и действия руководства органа публичного управления или иного представителя работодателя при использовании и охране его личных данных.
В том случае, когда работодателем были предоставлены недостоверные или неполные сведения относительно личности и жизнедеятельности служащего, служащему предоставляется возможность заявить требование об информировании лиц, которым такие сведения были сообщены, об их неполноте или недостоверности.
