Унификация и стандартизация управленческих документов

Сущность унификации управленческих документов

В широком смысле унификация – это уменьшение разнообразия видов и типов объектов одинакового функционального назначения. С точки зрения управленческой документации унификация – это обеспечение единообразия состава и форм управленческой документации, которая создается при осуществлении однотипных управленческих задач и функций.

Повышение эффективности управленческой деятельности, сокращение трудовых нематериальных затрат на обработку документации, ускорение процесса автоматизированной обработки документации осуществляется в рамках унификации документов. Унификация документации представляет собой систему взаимосвязанных унифицированных форм документации, призванных обеспечить документированное представление информации в конкретных видах хозяйственной деятельности, средств ведения документации, методических и нормативных материалов по разработке и применению форм документов. Унифицированная система документов основана на применении метода унификации. Этот метод подразумевает разработку классификаторов социально-технической и экономической информации, интегрирующих процесс автоматизированной обработки информации, содержащихся в унифицированной системе документации. Унификация документации обеспечивает рост уровня и производительности управленческого труда.

Унификация управленческих документов включает в себя выполнение следующих действий:

• во-первых, разработка унифицированной системы документации, реализуемая министерствами и ведомствами, несущими ответственность за функционирование соответствующих систем документации;
• во-вторых, внедрение межведомственных и межотраслевых унифицированных систем документации на республиканском и отраслевом уровне;
• в-третьих, внедрение общероссийских классификаторов документации технико-экономического назначения;
• в-четвертых, введение систем документации для обеспечения достоверности сведений и дальнейшего развития этих систем;
• в-пятых, разработка систем отраслевых унифицированных форм документации, призванных отражать отраслевую специфику при условии отсутствия в унифицированных системах документации и государственной регистрации;
• в-шестых, разработка отраслевых классификаторов информации технико-экономического назначения, отражающих отраслевую специфику.

В структуре унифицированных систем документации можно выделить следующие виды документов:

• организационно-распорядительным характера;
• банковского характера;
• финансово-учетного и отчетного бухгалтерского характера для бюджетной сферы;
• отчетно-статистического характера;
• учетно-отчетного бухгалтерского характера для коммерческой сферы;
• трудового характера;
• пенсионного характера;
• внешнеторгового характера.

Разработка и утверждение этой документации возлагается на соответствующие министерства и ведомства.

Актуализация унифицированных систем документации обеспечивается внесением необходимых дополнений и изменений контрольного массива унифицированных форм документации по мере необходимости.

Унификация управленческой документации ориентирована на достижение следующей цели: создать систему документации, способную обеспечить рост экономического эффекта в народном хозяйстве.

Сущность и значение стандартизации управленческой документации

Стандартизация документации – это форма юридического закрепления унификации документов и утверждения уровня ее обязательности. Стандартизация осуществляется в разрезе следующих стандартов:

• государственных;
• отраслевых;
• республиканских.

Правовые основы стандартизации документации составляет закон Российской Федерации «О стандартизации», в соответствии с которым стандартизацией является деятельность, направленная на установление правил, норм, характеристик документации, обеспечивающих безопасность различных объектов для здоровья, жизни и имущества, а также окружающей среды, информационную и техническую совместимость, взаимозаменяемость продукции, ее качество, экономию всех видов ресурсов, безопасность объектов, мобилизационную готовность и обороноспособность страны.

Совокупность государственных стандартов, действующих на территории России, формирует Единую государственную систему стандартизации, представляющие собой иерархически организованную систему кодирования и классификации этих стандартов.

Стандартизация распространяется на различные термины и определения, которые применяются по отношению к управленческой информации, организационной структуре хозяйствующих субъектов, классификаторам управленческих функций.

Стандартизация управленческой документации обеспечивает возможность единообразного подхода к работе с документацией, независимо от сферы деятельности, конкретного хозяйствующего субъекта или условий применения документации. Стандартизация обеспечивает максимальную типизацию и трафаретизацию управленческой документации, облегчает возможность ее обработки, применение универсальной терминологии и условных сокращений.

Стандартизация управленческой документации сокращает количество применяемых разновидностей документов, позволяет совершенствовать методы управления.

Процесс стандартизации и унификации управленческой документации облегчает возможность работы с ее электронными формами, позволяя осуществлять обработку унифицированными методами.