Любая гостиница обязана раз в год проводить проверку имеющегося у нее имущества. Конечно, допустимо и более частое проведение инвентаризаций, к примеру, для того, чтобы не допускать краж или поломок имущества в номерах и иных помещениях.
В гостиницах периодически пропадает инвентарь, что стимулирует руководство к регулярной проверке номеров, после каждого клиента и это правильно, иначе постоянно перемещаемые объекты, например, халаты, постельное белье и тапочки могут затеряться и превратиться в убытки.
Очевидным решением становится переучет имущества. Однако, его проведение должно быть грамотным и эффективным. Руководство должно понимать, что достоверно отразить информацию бывает крайне сложно, а невнимательность сотрудников и желание что-либо скрыть окажут негативное воздействие на результаты проведения проверки.
Кроме большого объема работы сложности может вызвать и приостановка работы отеля. Обычно в больших гостиницах возникает необходимость закрыть здание для посетителей. Для того, чтобы ревизия не затянулась на пару дней, целесообразно рассмотреть возможность автоматизации учета.
Назначение инвентаризации
Основной целью инвентаризации выступает проведение учета основных средств. Эта процедура нужна абсолютно всем организациям, а не только отелям. Однако, в гостиничном бизнесе она является особо актуальной. Часто после того, как из номера выезжают гости, владельцы отеля сталкиваются с «естественной убылью», то есть, с хищением имущества.
В условиях современной экономики, в особенности во время экономического кризиса, все более важное значение начинает играть учет оборудования и инвентаря в отеле. За счет эффективного контроля состояния оборудования можно получить актуальную информацию о степени изношенности и принять оперативное решение касательно замены какого-либо оборудования, ремонта помещения или инвентаря и т. д.
Важным моментом является и проведение анализа, а также планирование проведения технического обслуживания оборудования в соответствии с его состоянием, а не по имеющемуся графику.
На каждый объект основных средств должна быть заведена карточка учета, содержащая подробную характеристику объекта. Также за каждым объектом принято закреплять ответственное лицо. Фактически все, что находится в номере, передается во временное пользование гостю на период его проживания в отеле. Соответственно, после выезда постояльца целесообразно произвести проверку номера. Сделать это должна горничная.
Контроль и учет имущества в гостинице
Ключевая задача учета имущества состоит в том, чтобы произвести проверку расхождений между информацией в документах и фактическими данными. При проведении данной процедуры удастся выявить излишки, недостачу и реальное состояние имущества отеля.
В процессе ревизии осуществляется проверка всех форм имущества в каждом из подразделений. Существует ряд показателей, подлежащих обязательному учету:
- Комплектация номеров.
- Форменная одежда персонала.
- Основные средства.
- Постельное белье.
- Расходные материалы.
- Моющие средства.
- Столовые приборы.
- Кухонные принадлежности.
- Продукты питания, имеющиеся в запасе.
- Различные маркетинговые материалы (буклеты, папки с информацией, визитки и пр.).
- Арендованное или перерабатываемое имущество.
- Финансовые обязательства.
- Денежные средства.
Учет должен производиться в месте нахождения объектов. Проверка основных средств проводится не реже одного раза в три года, а товарно-материальные ценности должны проходить проверку хотя бы один раз перед сдачей годовой отчетности.
Этапы проведения инвентаризации в гостинице
На первом этапе, который является подготовительным, необходимо выполнить следующие действия:
- Составить приказ о проведении инвентаризации.
- Определить состав инвентаризационной комиссии.
- Указать сроки проведения инвентаризации.
- Уведомить ответственных лиц и получить от них расписки.
- Создать акты проверки на каждое ответственное лицо.
На втором этапе осуществляется фактическая проверка имущества. Все сведения фиксируются в инвентаризационных описях.
На третьем этапе сравниваются учетные сведения и полученные в ходе проверки данные. Выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости.
На четвертом этапе подводятся итоги, вносятся изменения в бухгалтерскую отчетность, виновные лица привлекаются к ответственности. Для корректировки расхождений в бухгалтерском отчете, проверять имущество надо до того, как отчетность будет сдана в налоговую службу.
Для того, чтобы провести инвентаризацию в отеле, потребуются не только материально-ответственные лица, но и проверяющая команда. В случае, когда гостиничный комплекс небольшой, справиться можно своими силами, не останавливая рабочий процесс. Если же гостиничное предприятие большое, то придется на некоторое время закрыться.
Особенности проведения инвентаризации в отеле
В соответствии с существующим регламентом, отели должны проводить плановые и внеплановые проверки, которые включены в положение о порядке проведения инвентаризации в гостиницеили ином объекте размещения. Данный документ будет содержать:
- Дату проведения инвентаризации.
- Список имущества и обязательств, принятых к учету.
Плановые проверки всегда проводятся в конкретные сроки. Внеплановые нужны для неожиданной сверки фактического состояния имущества, вверенного материально ответственным лицам. При этом МОЛ не должны знать о том, что планируется внеплановая ревизия, проведение которой может быть обосновано приказом руководителя или контрольной комиссии.
Обязательная проверка имущества проводится в следующих случаях:
- Если меняется МОЛ.
- Если гостиница закрывается, в том числе и на сезон. Например, на зиму.
- Если выявлено хищение или порча имущества.
- В случае реорганизации.
- При сдаче в аренду или при продаже активов.
- После возникновения чрезвычайных ситуаций, а также после различных катастроф.
Проведение инвентаризации обязательно должно происходить до того, как будет сдана годовая отчетность.
