Общие требования к порядку первичного учета кассовых операций
Касса организации предназначена для хранения и совершения операций с наличными денежными средствами организации. Кассовые операции являются объектом учета, для которого сохранились требования по унификации первичной учетной документации, хотя в отношении большинства хозяйственных операций с 1 января 2013 года такие требования отменены.
К унифицированным формам первичной учетной документации по кассовым операциям относятся:
- приходные кассовые ордера;
- расходные кассовые ордера;
- кассовая книга;
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Первичная кассовая документация заполняется шариковой ручкой или с помощью средств вычислительной техники.
Исправлять первичные кассовые документы запрещено. При выявлении ошибки в такой документации, она подлежит переоформлению с уничтожением ошибочно заполненного экземпляра.
Приходные и расходные кассовые ордера подлежат регистрации в предназначенном для этого журнале.
Приходные кассовые ордера
Данный вид первичного документа имеет унифицированную форму КО-1, применяемую для документального подтверждения факта оприходования наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта.
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: собственно ордер; квитанция.
Первая часть ордер остается в распоряжении хозяйствующего субъекта (прикрепляется в качестве оправдательного документа к отчету кассира), вторая предназначена для выдачи лицу, внесшему денежные средства в кассу организации для подтверждения данного факта.
В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним дублируются следующие реквизиты:
- номер и дата приходного кассового ордера;
- принято от – реквизит, в котором указывается лицо, внесшее в кассу организации денежные средства, (например, Иванова Ивана Сергеевича);
- основание – реквизит, отражающий содержание хозяйственной операции (например, неиспользованные подотчетные суммы);
- сумма – реквизит, имеющий числовое и текстовое поле, поскольку сумма операции в обязательном порядке указывается прописью;
- в том числе – реквизит, предназначенный для отражения суммы налога на добавленную стоимость по операции (например, при внесении в кассу выручки);
- приложение – реквизит, содержащий информацию о приложенных к приходному кассовому ордеру документах (например, доверенность).
Только в части приходного кассового ордера указывается также корреспонденция счетов по хозяйственной операции, к примеру:
Дт 50 Кт 71 – внесены неиспользованные подотчетные суммы в кассу организации.
Приходный кассовый ордер в обязательном порядке содержит подписи главного бухгалтера и кассира.
Расходные кассовые ордера
Данный вид первичного документа имеет унифицированную форму КО-2, применяемую для документального подтверждения факта выдачи наличных денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта.
Расходный кассовый ордер содержит следующие реквизиты:
- номер и дата расходного кассового ордера;
- выдать – реквизит, в котором указывается лицо, получающее денежные средства из кассы организации (например, Иванову Ивану Сергеевичу);
- основание – реквизит, отражающий содержание хозяйственной операции (например, под отчет на командировочные расходы);
- сумма – реквизит, имеющий числовое и текстовое поле, поскольку сумма операции в обязательном порядке указывается прописью;
- приложение – реквизит, содержащий информацию о приложенных к расходному кассовому ордеру документах (например, доверенность).
Расходный кассовый ордер должен быть подписан руководителем (допускается отсутствие подписи руководителя в том случае, если к ордеру приложен документ, содержащий разрешительную надпись о выдаче денег за подписью руководителя, например, заявление о выдаче аванса на командировочные расходы), главным бухгалтером и кассиром.
Кроме того, важнейшим реквизитом расходного кассового ордера является реквизит «Получил», в котором лицо, получающее денежные средства, прописью указывает сумму полученных денежных средств, дату и заверяет данную запись своей подписью.
Также в расходном кассовом ордере указываются паспортные данные лица, получающего денежные средства из кассы.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Приходные и расходные кассовые ордера имею сквозную нумерацию по каждому виду в течение отчетного года.
Для присвоения таких номеров и контроля за кассовой документацией кассовые ордера регистрируются работниками бухгалтерской службы в журнале по унифицированной форме КО-3.
Регистрация кассовых ордеров выполняется до их поступления в кассу организации.
В журнале указываются следующие реквизиты кассовых ордеров: номера; даты; суммы. Также журнал содержит такой реквизит как примечание.
Кассовая книга
Фактически кассовая книга представляет собой регистр аналитического учета, однако она очень тесно связана с ведением первичного кассового учета, так как дублирует информацию приходных и расходных кассовых ордеров.
Кассовая книга ведется по унифицированной форме КО-4. Заполнение кассовой книги осуществляется только в те дни, когда в кассу поступают денежные средства или выдаются.
Кассовая книга может вестись вручную или с использованием средств вычислительной техники.
В первом случае страницы кассовой книги по порядку нумеруются, книга прошивается, опечатывается с указанием количества листов в ней. Каждый лист кассовой книги состоит из 2 частей одинакового содержания, заполняемых с помощью копировальной бумаги. Одна из частей листа является отрывной и подлежит представлению в бухгалтерию с приложением кассовых ордеров.
Во втором случае заполненные листы кассовой книги распечатываются в 2 экземплярах (один из которых является отчетом кассира), подписывается кассиром и сдается в бухгалтерию. По итогам года все распечатанные листы нумеруются и прошиваются с указанием общего количества листов.
