Назначение и состав первичной документации по учету кадров
Первичная документация по учету кадров аккумулирует персональные данные работников организации, изначально получаемые при их приеме на работу в организацию и накапливаемые в процессе документирования дальнейшего движения кадров.
В состав первичной документации по учету кадров включаются такие документы как:
- приказы (о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе работника на другую работу, о направлении работника в командировку и пр.);
- штатное расписание;
- график отпусков;
- личные листки по учету кадров и дополнения к ним.
Каждый из перечисленных документов имеет унифицированную форму, однако, с 1 января 2013 года в связи с принятием нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» применение унифицированных документов не является обязательным.
Способы организации первичного учета кадров
В результате при осуществлении учета кадров организации могут:
- либо вести учет с помощью унифицированных форм, что существенно облегчает процесс его ведения, особенно в небольших организациях, зачастую не имеющих кадрового специалиста;
- либо разработать собственные формы первичной учетной документации, что представляет собой достаточно сложный и трудоемкий процесс;
- либо модифицировать унифицированные формы с учетом конкретных потребностей и особенностей деятельности, что позволяет достичь максимального результата при экономии ресурсов.
Выбор каждого из перечисленных способов требует определенных действий.
В первом случае применение унифицированных форм первичных учетных кадровых документов следует закрепить отдельным приказом руководителя, если в общем виде применение унифицированных учетных форм не предусмотрено в учетной политике организации.
Второй случай является наиболее трудоемким и требует особого внимания.
Состав первичной документации по учету кадров не меняется, даже при условии отказа от унифицированных форм, изменения могут касаться только содержания документов.
Отсутствие тех или иных документов по первичному учету кадров может привести к административной ответственности или к налоговым спорам, когда те или иные расходы будут не приняты к учету по причине ненадлежащего документального оформления.
При разработке собственных форм первичной документации по учету кадров необходимо строго соблюдать требование Федерального закона «О бухгалтерском учете» в части наличия обязательных реквизитов (наименования, даты составления, наименование организации, характеристика содержания факта хозяйственной деятельности, его натуральный или денежный измеритель, наименование должностей и подписи лиц, ответственных за составление документа).
Отсутствие обязательных реквизитов может стать основанием для признания кадрового учета не отвечающим требованиям законодательства, что опять же способно повлечь административную ответственность.
В третьем случае модифицированные формы первичной документации по учету кадров также следует закрепить приказом руководителя, даже при условии внесения незначительных изменений.
Характеристика отдельных форм первичной документации по учету кадров
Отдельные формы первичной документации по учету кадров заслуживают особого внимания.
Личная карточка работника (унифицированная форма Т-2) представляет собой документ, сопровождающий работника от момента принятия его на работу и до момента расторжения трудового договора с ним.
Личная карточка работника содержит биографические сведения и данные о трудовой деятельности в разрезе таких разделов как общие сведения (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения, знание иностранных языков, гражданство, образование и т.д.); сведения о воинством учете (для мужчин: заполняются частично для не отслуживших и подлежащих призыву, полностью – для находящихся в запасе); прием на работу и переводы на другую работу (даты событий, наименование и структурных подразделений и должностей, размер оклада и документ-основание); аттестация; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; награды, почетные звания; отпуск; социальные льготы; дополнительные сведения; основания для прекращения трудового договора.
Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) представляет собой документ, определяющий состав и численность работников организации, в разрезе отдельных должностей и структурных подразделений.
В штатном расписании содержится следующая информация:
- наименование должностей (с распределением по структурным подразделениям организации);
- количество штатных единиц;
- размер окладов (тарифных ставок);
- сведения о надбавках.
На практике зачастую в штатное расписание включается расчет страховых взносов от заработной платы, что позволяет получить представление о месячном фонде оплаты труда с учетом отчислений.
График отпусков (унифицированная форма Т-7) представляет собой документ, содержащий сведения на календарный год о распределении между всеми работниками организации ежегодных оплачиваемых отпусков (сведения о неоплачиваемых отпусках в график не включаются).
Назначение графика отпусков многообразно: он позволяет обеспечивать равномерность отсутствия работников на рабочих местах, планировать бюджет оплаты отпусков, контролировать соблюдения трудового законодательства в части режима труда и отдыха работников.
Помимо сведений о ежегодных оплачиваемых отпусках в графике отпусков содержится информация о продолжительности и сроках предоставления дополнительных оплачиваемых отпусков, а также сведения о переносе сроков отпусков.
Важным требованием к графику отпусков является срок его утверждения – не позднее двух недель до начала календарного года, для которого составляется график.
В случае приема на работу новых сотрудников после утверждения графика отпусков изменения к нему следует оформить отдельным приказом.
