Первичные документы учета инвентаризации

Определение понятия инвентаризация

Для того чтобы понимать финансовое положение организации и иметь достоверное представление об имуществе организации, необходима инвентаризация.

Порядок и сроки инвентаризации

Инвентаризация представляет собой контрольную функцию учета, которая помогает выявить необоснованные случаи уменьшения капитала организации. Порядок инвентаризации регулируется ФЗ N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете" и Приказом Минфина России N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Организация должна иметь постоянно действующую комиссию по инвентаризации. Если объем работы достаточно большой, то в этом случае создаются инвентаризационные комиссии. Состав комиссии должен состоять из специалистов, которые должны в обязательно порядке присутствовать на проведении. Если комиссия буде неполной, то данные результаты проверки можно посчитать недействительными. В состав комиссии могут входить: представители администрации, работники из бухгалтерии и другие специалисты организации. Важным аспектом заключается в том, что:

• в состав инвентаризационной комиссии не должны входить материально-ответственные лица, но в ходе проверки они должны присутствовать;
• состав комиссии должен быть полным.

Обязательной инвентаризации должна быть при:

• ликвидации предприятия;
• смене руководства;
• выявления хищения.

После созданной комиссии необходимо издать приказ руководителя. Приказ о проведении инвентаризации является обязательным. Он создается по Унифицированной форме приказа № ИНВ-22 утверждённой Госкомстатом России (Постановление от 18.08.1998 г. № 88). Несмотря на то, что в вышедшем законе 402-ФЗ содержатся унифицированные формы и они не являются обязательными, для бухгалтеров вышеуказанная форма привычнее.

В приказе указывается:

• состав комиссии;
• причину и срок инвентаризации;
• что именно подвергается инвентаризации.

Инвентаризацию необходимо проводить не ранее 1 октября перед тем, как будет составляться годовая отчетность организации.

Проводить инвентаризацию можно раз в три года, если организация имеет принадлежность к библиотечному фонду, то раз в пять лет. Инвентаризация в условиях Крайнего Севера проводится с учетом периода наименьших остатков. Перед инвентаризацией необходимо учитывать данные особенности.

Инвентаризация может подразделяться по охвату имущества на: полную и частичную. При полной инвентаризации подвергаются все объекты имущества и обязательства, при частичной один или несколько видов имущества или обязательства. По основаниям проведения на плановую и внезапную. Плановая проводится в указанный срок, внеплановая по решению руководства.

Помимо этого существуют инвентаризация по обязательствам проведения: обязательная и инициативная и по методу проведения: натуральная и документальная.

Первичные документы при инвентаризации

Согласно № ПЗ-10/2012 Минфин указал, что с 1 января 2013 года необходимо использовать формы первичных документов, установленных уполномоченными органами. Это означает, что самостоятельно разработанные формы могут вызвать вопросы у контролирующих органов. К первичным документам относят:

• инвентаризационная описи основных средств нематериальных активов;
• описи товарно-материальных ценностей, сюда относят и те, которые приняты на ответственное хранение;
• инвентаризационный ярлык;
• акты инвентаризации по отгруженным товарно-материальным ценностям, расходов будущих периодов;
• документы, подтверждаюшие расход наличных денежных средств;
• акты по расчетам с покупателями, поставщиками и другими дебиторами и кредиторами;
• справка по акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
• приказ о проведении инвентаризации;
• ведомость с результатами инвентаризации.

По результатам инвентаризации составляются описи акты. К акту прилагается справка в разрезе синтетических счетов. В описях незаполненные строки прочеркиваются. А акты должны подписать все материально ответственные лица и члены комиссии. Выявленные нарушения и расхождения регистрируются в бухгалтерском учете.

Инвентаризация достаточно сложный и ответственный участок в работе организации. В связи с различными факторами в учете могут возникать различные расхождения. Это может быть связано с различного рода ошибками, связанными с бухгалтерским учетом или злоупотреблением материально-ответственных лиц.

Функция инвентаризации в обеспечении достоверности данных бухгалтерской отчетности и выявление расхождений в учете. Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производстве, предупреждая о хищении и выявление злоупотреблений.