Дебиторская задолженность – то, что должны предприятию другие организация, они же дебиторы - вариативный и динамичный элемент оборотных средств предприятия, который зависит от принятых принципов продажи товаров (оказания работ, услуг). И, казалось бы, решение проблемы управления дебиторской задолженностью заключается в работе по предоплате, чтобы предприятию не были должны. Но, к сожалению, данное требование редко воплощается в жизнь, только мировые компании по отношению лишь к части своих клиентов могут применять данный аспект.
Поэтому в современных российских условиях в силу конкурентной среды или непрофессиональной компетенции работников, занимающихся продажами, для успешного управления дебиторской задолженностью необходимо построение внутренней системы, а точнее организация отдела по контролю за уровнем дебиторской задолженности.
Направления деятельности отдела по работе с дебиторской задолженностью
Основные направления деятельности рассматриваемого нового подразделения:
- Оценка кредитоспособности потенциального клиента
- Подготовка и заключение договоров на продажу
- Анализ текущей и просроченной задолженности
- Взыскание долгов.
Почему мы говорим о системе управления дебиторской задолженностью, потому что как пример, можно нанять квалифицированного юриста для подготовки документов и представления интересов компании в судебных разбирательствах по взысканию долгов, в нашей структуре это последний пункт, но если в организации не будет отлажена предварительная оценка кредитоспособности, наш первый пункт, то у предприятия всегда будут возникать проблемы с наличием и управлением дебиторской задолженностью.
Таким образом, при создании отдела нужно руководствоваться принципами системности и комплексности, при этом ставить цели данного отдела в уменьшении рисков недополученных денежных средств, в организации и стандартизация действий конкретных специалистов, работающих в разных сферах над одной и той же проблемой и в экономии времени при принятии управленческих решений.
Задачи отдела по управлению дебиторской задолженностью
Охарактеризованный отдел по управлению дебиторской задолженностью должен урегулировать процессы, связанные с образованием и документальным оформлением, анализом и взысканием дебиторской задолженности, через следующие задачи:
- провести анализ дебиторской задолженности за предшествующие периоды
- прописать четкие и понятные для работников предприятия правила работы с дебиторской задолженностью
- просчитать и утвердить систему кредитных условий для потенциальных клиентов, включающих систему скидок и штрафов
- сформировать стандарты оценки покупателей и дифференциации условий предоставления отсрочек платежей
- разработать схемы мотивации работников отдела управления дебиторской задолженностью
Персонал и программы
Если говорить о методах осуществления контроля и управления дебиторской задолженностью, то необходимо упомянуть о программных продуктах и персонале, который непосредственно будет выполнять задачи. Обычно, на практике, предприятия, осуществляющие управление долгами, используют программные продукты, которые уже есть в наличие, это:
- 1С,
- Excel,
- Access,
- SAP.
В программах конфигурируются и строятся отчеты под требования работников предприятия, под их определенные критерии с информацией по должникам, договорам, срокам задолженности, общей арбитражной практикой и т.п. А количество сотрудников отделов управления дебиторской задолженностью, конечно же, будет зависеть от объемов предприятия и совершаемых операций, и продаж в том числе.
В крупных компаниях штат может состоять от 5 до 10 человек, на мелких предприятиях данные функции может выполнять или отдельный человек, или же, к примеру, бухгалтер, менеджер по продажам, администратор могут совмещать аспекты со своими основными трудовыми обязанностями.
