Информационный отчет в библиотечной документации: структура, особенности
В библиотечной деятельности особую роль играют информационно-аналитические материалы, которые используются в качестве отчетных для обобщения результатов библиотечной деятельности. В частности, речь идет об информационном отчете как основном виде итоговой аналитической документации в библиотеке.
Информационный отчет представляет собой текстовый материал, который используется для обобщения результатов библиотечной деятельности за определенный период.
Информационный отчет создается по итогам реализации основной деятельности библиотечного учреждения раз в квартал и раз в год. В зависимости от типа и организационной структуры библиотеки содержание отчета включает большее или меньшее количество материалов. Например, отчеты региональных библиотек включают данные, касающиеся библиотечной сети региона, а отчеты, формируемые в публичных централизованных библиотечных системах, отпадают деятельность только этой сети.
Структура информационного библиотечного отчета представляет собой перечень разделов, в которых находят отражение различные стороны и направления библиотечной деятельности.
Традиционно структура информационного отчета включает несколько обязательных компонентов:
- Введение, поясняющее цели и задачи составления документа и дающее общую характеристику отчетного периода.
- Основную часть, включающую сведения статистического, аналитического и описательного характера.
- Заключение, содержащее выводы относительно результатов работы.
В информационном отчете главную роль играет основная часть, в которой содержится информация, касающаяся количественных и качественных параметров деятельности библиотеки. В информационном отчете отражаются основные статистические показатели:
- Количество зарегистрированных пользователей и помещений библиотеки.
- Суммарное число книговыдач, а также отраслевых выдач литературы.
- Количественные показатели, отражающие движение фондов (прирост и убыль).
- Показатели, касающиеся проведения массовых мероприятий, выставок.
- Информационные данные относительно библиографической деятельности и проч.
Все статистические данные, помещаемые в отчете, подлежат обязательному анализу и интерпретации. Так, методист устанавливает взаимосвязь между показателем и его влиянием на работу библиотеки: уменьшение показателей книгообеспеченности влияет на количество книговыдач и частоту посещения библиотеки.
Использование информационного отчета в библиотечной работе
Текстовый отчет, сопровождающий анализ показателей деятельности библиотеки, включает информацию следующего характера:
- Цели и круг задач библиотечной деятельности, которые реализовались в текущий отчетный период.
- Результаты, которые удалось достигнуть по разным аспектам деятельности: обслуживание читателей, массовая работа, комплектование, библиография, автоматизация, развитие материально-технической базы и кадрового потенциала.
- Данные о массовой работе с читателями, которые включают основные направления библиотечной деятельности и перечень проведенных по ним мероприятий, выставок, иных форм массовой деятельности.
- Сведения о работе с фондами, а также информационно-библиографической и издательской деятельности библиотеки. В частности, отражаются процессы каталогизации и оцифровки библиотечных фондов, ход автоматизации процессов библиотечной деятельности, а также методическая деятельность библиотеки.
- Информацию о реализации партнерских программ в сфере информационно-библиотечного обслуживания населения.
- Данные, касающиеся работы клубов и читательских объединений при библиотеке.
В качестве приложений к информационному отчету могут быть использованы сценарные материалы, программы работы объединений, фотоотчеты о проведении мероприятий, отзывы пользователей.
Использование информационного отчета в работе библиотеке позволяет реализовать следующие задачи:
- Проанализировать итоги работы библиотеки, выявив положительные и негативные тенденции развития.
- Дать рекомендации по улучшению качества библиотечного обслуживания.
- Составить прогноз деятельности библиотеки на следующий период, учитывая особенности реализации проектов и задач и допущенные при этом ошибки и недочеты.
- Скорректировать особенности работы, препятствующие достижению запланированных показателей.
- Изменить условия и способы реализации отдельных направлений работы для достижения поставленных задач.
Применение данных информационного отчета в управлении и планировании библиотечной деятельности позволяет сделать ее системной, построить процессы прогнозирования на научной основе и повысить качество библиотечного обслуживания.
