Общая характеристика личной карточки и личного дела работника
Ведение личного дела и личной карточки работника – это учетные кадровые процессы, связанные с документационным обеспечением управления персоналом.
Рассмотрим различия двух учетных документов – личной карточки и личного дела.
Личная карточка работника – это учетный документ, содержащий основные сведения о трудовой деятельности человека.
Работодатели обязаны вести личные карточки. Существует утвержденная форма личной карточки №Т-2, однако организация может использовать и свою форму (унифицированные формы первичных учетных документов носят рекомендательный, а не обязательный для применения характер). Поскольку предлагаемая Госкомстатом форма является достаточно удобной и привычной, обычно компании не разрабатывают свои формы, разве что вносят незначительные усовершенствования в соответствии со спецификой деятельности.
Личное дело представляет собой совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника.
Обязательно вести личные дела только для государственных служащих (или если это предусмотрено отраслевыми нормативными актами), в остальных случаях работодатель сам принимает решение, нужно ли ему вести личные дела или хранить документы работников как-то иначе.
Личное дело имеет большую полноту по сравнению с личной карточкой. В нем содержатся не только общие сведения о трудовой деятельности в компании, но и оригиналы и копии документов, предоставленных сотрудником (анкеты, документы об образовании, специальности, профессии, смене фамилии и т.д.) и изданных в организации (приказы, распоряжения).
Ведение личных дел не освобождает организацию от ведения личных карточек.
Хранение и учет личных дел и личных карточек
В личных карточках и личных делах работника содержатся персональные данные, что определяет повышенные требования к обеспечению сохранности документов:
- личные дела и карточки нужно хранить в специальном несгораемом, запирающемся на ключ шкафу,
- круг лиц, имеющих доступ к документам, ограничивается. Все входящие в этот круг лица подписывают обязательство не разглашать личную информацию,
- после завершения работы с делами или карточками их нельзя просто оставить на рабочем столе без присмотра: как только необходимые действия выполнены (например, подшиты новые документы, внесены новые сведения), дела и карточки необходимо вернуть на место в шкафу.
Если в организации заводят личные дела на сотрудников, каждому делу присваивается порядковый номер. Под этим номером дело записывается в Журнал личных дел. Когда сотрудник увольняется, его номер не передается новым сотрудникам, нумерация продолжается. Номер личного дела записывается в личную карточку.
Наряду с Журналом личных дел, где дела перечислены в порядке возрастания номеров, в организации могут завести Алфавитную книжку. В ней сотрудники перечисляются по алфавиту (по фамилиям). Алфавитная книжка не обязательна, ее заводят исключительно для удобства поиска, если в организации используется бумажное делопроизводство.
В шкафу личные дела могут быть расставлены по номерам, по алфавиту или с группировкой по подразделениям (для крупных организаций).
После того, как сотрудник увольняется, его документы должны быть переданы в архив. В день увольнения работник должен расписаться в личной карточке. После этого она будет храниться отдельно от карточек работающих сотрудников, в группе «Личные карточки уволенных сотрудников».
Если в компании ведутся личные дела, после того, как личная карточка закрыта, также закрывается и личное дело. В него подшивают копию приказа о прекращении или расторжении трудового договора, оригинал документа-основания для увольнения (например, заявление на увольнение). Личное дело также перемещается в группу «Личные дела уволенных работников», а затем передается в архив. После увольнения личное дело проходит определенную «подготовку» к передаче на хранение:
- из него изымают копии предоставленных сотрудником документов, содержащие персональные данные – такие, как копия паспорта, СНИЛС, диплома и т.д. Остаются только те документы, которые непосредственно касаются работы человека в организации,
- устраняются скрепки и степлерные скобы,
- документы перекладываются в хронологическом порядке,
- листы нумеруются в верхнем правом углу карандашом,
- составляются лист-заверитель и внутренняя опись документов.
Если дела не объемные, их можно формировать в наряды по году увольнения. Это позволяет сэкономить место и средства при хранении, однако такой подход не лишен и недостатков – в частности, снижается информационная безопасность хранящихся данных.
В Журнале регистрации личных дел и Алфавитной книжке при увольнении сотрудника указывают номер и дату приказа об увольнении.
Дела и карточки передаются в архив не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после того, как по ним завершена текущая работа. При хорошей организации документооборота все подразделения передают законченные делопроизводством документы по согласованному графику. Особенно это значимо для документов по личному составу и документов постоянного хранения, поскольку в архиве по ним на основании описей дел структурных подразделений составляют годовые разделы описей дел компании. Обычно в такие описи включают документы не только кадрового учета, но и бухгалтерии. Если то или иное подразделение не предоставит документы в установленный срок, не удастся подготовить годовой раздел описи.
Хранение личных карточек может осуществляться в формате одного дела или в виде отдельных документов. Обычно систематизация ведется по году увольнения, а внутри томов – по алфавиту (по фамилиям сотрудников). Если личные карточки хранятся в виде томов дела, следует принимать во внимание следующее:
- по общим правилам, толщина тома не должна превышать 250 листов и 4 см,
- личные карточки печатаются на плотном картоне типографским способом,
- в дело обычно включают не более 150-200 карточек, иначе оно становится слишком тяжелым и неудобным для работы.
