Справочник от Автор24
Все самое важное в приложении

Оформление личных карточек работников: требования к оформлению

Требования к оформлению личных карточек работников

Необходимость заводить личные карточки сотрудников определена следующими документами:

  • «О трудовых книжках» - в этом постановлении прямо указано, что работодателю обязательно нужно внести сведения из трудовой книжки работника в его личную карточку. То есть, все изменения, произошедшие с работником, необходимо прописывать и в трудовой книжке, и в личной карточке;
  • «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» - в данном постановлении описано содержание личных карточек и даны отдельные рекомендации по их заполнению;
  • «Об утверждении положения о воинском учете» - это П=постановление, в котором регламентирован второй раздел карточки, посвященный учету военнообязанных граждан. Осуществление такого учета – обязанность работодателя.
Новый сервис Kampus!
Решим твою учебную задачу всего за 30 минут
Попробовать прямо сейчас

Личная карточка - это один из основных учетных документов. У нее есть типовая межотраслевая форма, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5. 01. 2004 года, и обязательная для применения во всех организациях, учреждениях и предприятиях, вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории РФ. Но с 2020 года организации имеют право по собственному выбору:

  • использовать унифицированные формы личной карточки № Т-2, если это утвердит руководитель организации;
  • применять самостоятельно разработанную форму, которую утвердил руководитель.

Личную карточку заполняют на работников всех категорий, который приняты на работу на основании трудового договора. Исключение составляют только государственные служащие – для них разработана форма Т-2ГС. Помимо этого, для научно-педагогических работников дополнительно к форме Т-2, оформляют форму Т-4. Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывают стаж работы на госслужбе, дающий право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.

Полезно для написания работы по теме «Оформление личных карточек работников: требования к оформлению» 👇
Готовые работы
Курсовые, дипломные, другие работы, написанные учащимися.
Подробнее
Консультация эксперта
80% учащихся, обратившихся за помощью, улучшили успеваемость.
Подробнее
Помощь в написании работы
Трудности с написанием? Мы поможем! Подберем список литературы, разберем ошибки.
Подробнее

В личной карточке сотрудника должны быть отражены все события, которые связаны с его трудовой деятельностью: приемы на работу, переводы, отпуска, установки надбавок, повышение квалификации, награждения.

Также в личную карточку заносят персональные данные сотрудников: сведения об адресе проживания, родственниках, образовании, семейном положении, владении иностранными языками и пр. Также карточка Т-2 содержит раздел, который посвящен воинскому учету, заполняемый в отношении лиц, несущих воинскую обязанность.

Большая часть документооборота сегодня переведена с бумажной формы в электронную, чем снижается вероятность ошибок, разгружаются ответственные за это работники и сокращается число ошибок. Однако не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровой формат. Личная карточка, кроме внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривается обязательная виза работника при внесении изменений в трудовую книжку или издании приказов для переименования, дисциплинарного взыскания, ухода в отпуск, внутренних переводов, увольнений.

Любая новая запись в трудовой или изданный приказ, касающийся сотрудника, должны быть отражены в личной карточке. Сотрудник должен быть ознакомлен с внесенными изменениями, что подтверждает его роспись.

Данная запись должна находиться:

  • на второй странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанной информации;
  • на третьей странице – подтверждение приема на работу и перевода;
  • на четвертой странице – фиксация информации об увольнении.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки сотрудника

Исходными для заполнения карточки являются документы из пакета, предоставленного при трудоустройстве работника. Некоторые документы с нужной для Т-2 информацией могут оформить непосредственно на предприятии. Заполняющий личную карточку, должен иметь доступ к следующим документам, относящимся к сотруднику:

  • трудовой договор – основной документ, отражаемый в карточке, являющийся основанием для оформления;
  • приказ о приеме на работу;
  • паспорт работника;
  • СНИЛС;
  • ИНН – не обязательно предъявлять при приеме на работу, при первом трудоустройстве, документ будет оформлен работодателем;
  • диплом, аттестат и другие документы об образовании;
  • военный билет при наличии;
  • анкета с информацией о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении;
  • трудовая книжка;
  • справка о стаже с основного места работы, если трудоустройство идет по совместительству.

Обязанность заводить, вносить записи и хранить личные карточки возложена на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела. Бланки Т-2 – документы строгой отчетности и должны храниться на протяжении 75 лет. При хранении они отделяются от личных дел.

Любое использование материалов возможно только при наличии гиперссылки. Чтобы не допустить ошибок при оформлении и ведении личных карточек, необходимо соблюдать ряд правил, которые утверждают соответствующие нормативные акты. Форму необходимо заполнять от руки ручкой с синими или черными чернилами, либо печатать на компьютере. 2 раздел личной карточки заполняют только от руки. Помарки, исправления и неразборчивый почерк недопустимы. Сверка военных комиссариатов с документами воинского учета предполагает отметки простым карандашом. Карточки удобнее вести на картоне, а не на тонкой бумаге, чтобы они дольше служили.

Закрытую личную карточку сотрудника подписывает увольняющийся работник с полной расшифровкой оставляемой должности, а также роспись ставит и лицо, заполняющее карточку.

Личные карточки сохраняют в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу. Карточки хранят так, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать. Личные карточки Т-2 действующих и уволенных сотрудников хранят отдельно друг от друга. Иные требования к хранению не устанавливаются.

Не нашел нужную статью?
Воспользуйся новым поиском!
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
Дата последнего обновления статьи: 22.11.2022
Трудности с учебой
Трудности с написанием работы?

Эксперты на Автор24 помогут сделать любую учебную работу!

Попробуй бесплатный инструмент для оформления работы по ГОСТу «ДокСтандарт»

Загрузи учебную работу и получи отформатированную версию всего через 30 секунд

Попробовать
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot