Проблема совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях
Современная социально-экономическая обстановка, предполагающая поиск оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство, выводит на первый план необходимость решить проблему документационного обеспечения управления (ДОУ) с целью упорядочивания процессов документирования и документооборота.
Особое внимание сейчас необходимо уделить исследованию организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, субъектного и прочих управленческих уровней.
Сегодня работы по решению проблем ДОУ носят спорадический и не координируемый характер, и осуществляются преимущественно в следующих направлениях:
- разрабатываются единые нормативно-методические основы, принципы и правила документирования информации и осуществления работы с задокументированной информацией. Разрабатываются варианты ГСДОУ и прочих методических документов;
- организуются процессы стандартизации и унификации документов с финансированием из бюджета министерств и ведомств;
- разрабатываются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- усиливается информационная безопасность и защита информации от несанкционированного доступа к ней.
Комплексная целевая программа развития ДОУ должна:
- повысить статус основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
- установить единые принципы и требования к организации работы с документами в органах управления, учитывая различные формы собственности, их уровни и используемые технологии;
- унифицировать и стандартизировать состав и форму представления документированной информации;
- разрабатывать типовые информационные технологии процессов и процедур управления, которыми обеспечивается достоверность, полнота, сохранность и защита информации;
- реализовывать право на информацию юридических и физических лиц;
- повысить уровень подготовленности работников управленческого аппарата в сфере основных, принципиальных положений ДОУ и архивного дела.
Основные проблемы ДОУ и пути их решения
Основополагающая роль в решении проблем ДОУ принадлежит Закону о документации Российской Федерации. Закон нормативно закрепляет ряд общих принципов и наиболее существенных положений документационного обеспечения, включая обязательное документирование деятельности каждой организации, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен информацией, с целью удовлетворить потребности в документации объектов права, меру ответственности за нарушения. Закон должен являться основополагающей нормативной базой, которая не только поможет в решении многих спорных вопросов электронного документооборота и электронного архива, но и сможет определить направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Закон о документации – необходимый шаг в ближайшем будущем.
Еще одна важная составляющая – разработка государственных правовых актов, которыми бы устанавливались нормы ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их несоблюдение.
В первую очередь, это проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), который представляет собой основополагающий федеральный акт, в который включен ряд положений и требований, помогающих разрабатывать единый подход не только к традиционному, но и к автоматизированному управлению документами – информационному менеджменту.
Важнейшее условие использования ГСДОУ – придание ей возможно более высокого юридического статуса и одновременное возложение ответственности за ее применение на один из федеральных исполнительных органов и подведомственные ему организации.
Решать технологические задачи документирования помогает разработанный ВНИИДАД ГОСТ 6.30-97.
Стандарт предъявляет требования к унификации элементов оформления документов, существенно облегчая процесс создания типовых, унифицированных и единых процессов документирования, как традиционного, так и автоматизированного, а также процессы хранения и передачи документированной информации.
Исключительную важность также имеет дальнейшая разработка и ведение общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, включая формы управленческой документации на уровне ведомств, организаций и предприятий.
Требования к системе управления документацией
Можно сформулировать несколько основных требований к современной системе управления документацией в организации. В первую очередь, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготавливать документы, регистрировать их, контролировать исполнение, искать документы, хранить их и выполнять справочную информацию по массиву документов.
Система должна базироваться на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях, а также в рамках действующих организационно-правовых условий, представленных отечественным законодательством, государственными стандартами, инструкциями и требованиями.
АСУД должна обеспечивать полноценное использование накопленных информационных ресурсов и реализовывать принципы однократного ввода информации и ее многократного использования подокументно и фактически.
Также система должна оказывать помощь в выборе маршрута движения документа внутри организации, с обеспечением необходимого уровня защиты информации от несанкционированного доступа.
В современном мире АСУД должна быть способна к расширению по определенным компонентам – количеству технических устройств и технологи, количеству документов, то есть объему информации, количеству пользователей, а также должна уметь адаптироваться в разумных пределах к изменениям требований со стороны пользователей.
