Задачи и функции службы документационного обеспечения управления
На предприятиях документационное обеспечение управления осуществляет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственному руководителю предприятия. Основная цель службы ДОУ – организовывать, руководить, координировать, контролировать и реализовывать работы по документационному обеспечению управленческих процессов.
Службой ДОУ решаются следующие задачи:
- совершенствовать формы и методы работы с документами;
- обеспечивать единый порядок документирования, организовывать работу с документацией, информационно-поисковыми системами, контролировать исполнение и подготавливать документы к передаче в ведомственные архивы в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и прочих нормативов;
- сокращать документооборот, количество форм документов и самих документов;
- разрабатывать и внедрять нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения внутри организации и подведомственной системе, прогрессивное технологии документационного обеспечения управления на основании использования вычислительной и организационной техники, направленных на процессы реализации деятельности предприятия.
На основании изложенных выше задач, службой ДОУ осуществляются следующие функции:
- разрабатывать, внедрять и вести табель и альбом унифицированных форм документов организации, вносить в них изменения;
- осуществлять экспедиционную обработку, регистрировать документы и проводить учетно-справочную работу по документам;
- организовывать своевременное рассмотрение и подготавливать к докладу руководству поступающие документы, осуществлять контроль за правильным оформлением документов, представленных на подпись руководителю;
- регулировать ход исполнения документов, контролировать прохождение, оформление и исполнение документов в установленные сроки;
- обобщать сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информировать руководство по этим вопросам;
- организовывать машинописное изготовление, копировать и оперативно размножать документы;
- разрабатывать и проектировать бланки документов;
- разрабатывать номенклатуру дел организации, обеспечивать хранение дел и оперативное использование документной информации;
- организовывать работу по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
- организовывать контроль за работой с документацией внутри структурных подразделений;
- разрабатывать мероприятия, направленные на совершенствование форм и методов работы с документами, а также на повышение исполнительской дисциплины;
- осуществлять контроль за правильным оформлением и формированием структурными подразделениями организации дел, которые должны быть сданы в архив;
- организовывать работу архива;
- повышать квалификацию работников службы ДОУ и архивов, проводить совещания и консультировать по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ;
- организовывать рабочие места, условия труда сотрудников службы ДОУ.
Структура ДОУ
Наименование и структуру службы ДОУ устанавливают, учитывая принадлежность их к определенной группе организаций, предприятия и учреждений. Например, в министерствах и ведомствах федерального уровня создают управления делами.
Обычно в состав управления делами включают:
- секретариат;
- инспекцию при министре;
- канцелярию;
- отдел писем и жалоб;
- отдел по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;
- центральный архив.
На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и прочих организациях, в учебных заведениях, работают отделы ДОУ, административные отделы или канцелярии. Обычно в их состав входит несколько подразделений: по учету и регистрации, контролю и совершенствованию работы с документацией и внедрением технических средств, рассмотрению писем и жалоб, секретариат и экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архивы и пр.
В ассоциациях, концернах и акционерных обществах состав и структуру службы ДОУ определяет руководство организации. В аппарате управления органов муниципального самоуправления создают общий отдел, в состав которого включают секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документацией, группу писем и жалоб, копировально-множительное бюро, архивы.
В небольших по объему документационной работы предприятиях, а также фирмах, в которых нет ДОУ, в структурных подразделениях работа с документацией возложена на секретаря руководителя, либо иное специально назначенное лицо.
Требуется, чтобы штат службы ДОУ соответствовал объему работы и обеспечивал высокое качество делопроизводства внутри предприятия. Служба ДОУ должна быть укомплектована специалистами, имеющими соответствующее высшее и среднее специальное образование.
Чтобы определить количество работников службы ДОУ используют ряд отраслевых нормативов численности, разработанных на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственного предприятия, а также укрупненных нормативов времени – на работу по делопроизводственному обслуживанию.
Работники службы ДОУ реализуют свои функции основываясь на своей должностной инструкции, которую отвердил руководитель организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ включает несколько важных разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения, ответственность работников и оценка работы.
