Справочник от Автор24
Найди эксперта для помощи в учебе
Найти эксперта
+2

Задачи и функции служб документационного обеспечения управления современной организации

Задачи и функции службы документационного обеспечения управления

На предприятиях документационное обеспечение управления осуществляет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственному руководителю предприятия. Основная цель службы ДОУ – организовывать, руководить, координировать, контролировать и реализовывать работы по документационному обеспечению управленческих процессов.

Службой ДОУ решаются следующие задачи:

  • совершенствовать формы и методы работы с документами;
  • обеспечивать единый порядок документирования, организовывать работу с документацией, информационно-поисковыми системами, контролировать исполнение и подготавливать документы к передаче в ведомственные архивы в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и прочих нормативов;
  • сокращать документооборот, количество форм документов и самих документов;
  • разрабатывать и внедрять нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения внутри организации и подведомственной системе, прогрессивное технологии документационного обеспечения управления на основании использования вычислительной и организационной техники, направленных на процессы реализации деятельности предприятия.

На основании изложенных выше задач, службой ДОУ осуществляются следующие функции:

  • разрабатывать, внедрять и вести табель и альбом унифицированных форм документов организации, вносить в них изменения;
  • осуществлять экспедиционную обработку, регистрировать документы и проводить учетно-справочную работу по документам;
  • организовывать своевременное рассмотрение и подготавливать к докладу руководству поступающие документы, осуществлять контроль за правильным оформлением документов, представленных на подпись руководителю;
  • регулировать ход исполнения документов, контролировать прохождение, оформление и исполнение документов в установленные сроки;
  • обобщать сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информировать руководство по этим вопросам;
  • организовывать машинописное изготовление, копировать и оперативно размножать документы;
  • разрабатывать и проектировать бланки документов;
  • разрабатывать номенклатуру дел организации, обеспечивать хранение дел и оперативное использование документной информации;
  • организовывать работу по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  • организовывать контроль за работой с документацией внутри структурных подразделений;
  • разрабатывать мероприятия, направленные на совершенствование форм и методов работы с документами, а также на повышение исполнительской дисциплины;
  • осуществлять контроль за правильным оформлением и формированием структурными подразделениями организации дел, которые должны быть сданы в архив;
  • организовывать работу архива;
  • повышать квалификацию работников службы ДОУ и архивов, проводить совещания и консультировать по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ;
  • организовывать рабочие места, условия труда сотрудников службы ДОУ.
«Задачи и функции служб документационного обеспечения управления современной организации» 👇
Помощь эксперта по теме работы
Найти эксперта
Решение задач от ИИ за 2 минуты
Решить задачу
Помощь с рефератом от нейросети
Написать ИИ

Структура ДОУ

Наименование и структуру службы ДОУ устанавливают, учитывая принадлежность их к определенной группе организаций, предприятия и учреждений. Например, в министерствах и ведомствах федерального уровня создают управления делами.

Обычно в состав управления делами включают:

  • секретариат;
  • инспекцию при министре;
  • канцелярию;
  • отдел писем и жалоб;
  • отдел по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;
  • центральный архив.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и прочих организациях, в учебных заведениях, работают отделы ДОУ, административные отделы или канцелярии. Обычно в их состав входит несколько подразделений: по учету и регистрации, контролю и совершенствованию работы с документацией и внедрением технических средств, рассмотрению писем и жалоб, секретариат и экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архивы и пр.

В ассоциациях, концернах и акционерных обществах состав и структуру службы ДОУ определяет руководство организации. В аппарате управления органов муниципального самоуправления создают общий отдел, в состав которого включают секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документацией, группу писем и жалоб, копировально-множительное бюро, архивы.

В небольших по объему документационной работы предприятиях, а также фирмах, в которых нет ДОУ, в структурных подразделениях работа с документацией возложена на секретаря руководителя, либо иное специально назначенное лицо.

Требуется, чтобы штат службы ДОУ соответствовал объему работы и обеспечивал высокое качество делопроизводства внутри предприятия. Служба ДОУ должна быть укомплектована специалистами, имеющими соответствующее высшее и среднее специальное образование.

Чтобы определить количество работников службы ДОУ используют ряд отраслевых нормативов численности, разработанных на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственного предприятия, а также укрупненных нормативов времени – на работу по делопроизводственному обслуживанию.

Работники службы ДОУ реализуют свои функции основываясь на своей должностной инструкции, которую отвердил руководитель организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ включает несколько важных разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения, ответственность работников и оценка работы.

Дата последнего обновления статьи: 01.11.2024
Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов
Крупнейшая русскоязычная библиотека студенческих решенных задач
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot