Справочник от Автор24
Найди эксперта для помощи в учебе
Найти эксперта
+2

Управление коммуникациями в организации

Общая характеристика управления коммуникациями в организации

Определение 1

Управление коммуникациями в организации - это применение совокупности знаний, практик, методов и инструментов для сбора, получения, передачи и распространения информации, связанной с объектом управления.

Коммуникации, как и другие упроизводственные процессы, должны контролироваться руководителем. Это значит, что они должны быть управляемы и спланированы.

Управлению коммуникациями часто уделяется недостаточное внимание. Это связано с тем, что коммуникация как таковая воспринимается как естественная для человека функция, осваиваемая в раннем детстве.

Однако коммуникация - это не то же самое, что и естественное общение между людьми. Профессиональное общение включает в себя набор норм и правил, которые определяют типы, качество, способы и формы передачи информации. Важно, чтобы передача правильной информации происходила нужным адресатам в нужное время. Это обеспечивает планирование и реализацию дальнейших действий, связанных с функционированием организации и достижением её целей.

Планирование коммуникаций

В ходе планирования коммуникаций необходимо учитывать всё разнообразие их типов. Достаточно упустить хотя бы один тип, и получаемая и передаваемая информация уже станет неполной. Укажем основные типы коммуникаций:

  • внешние (с поставщиками, заказчиками, общественностью и другими организациями) и внутренние (в рамках компании),
  • неформальные (текущее устные обсуждения, мессенджеры) и формальные (протоколы, отчёты, брифинги),
  • устные и письменные,
  • горизонтальные (между занимающими равное положение сотрудниками) и вертикальные (между нижестоящими и вышестоящими сотрудниками организации),
  • неофициальные (недокументируемые) и официальные (годовые отчёты, информационные бюллетени),
  • невербальные (язык поз и жестов) и вербальные (слова).

Планирование коммуникаций предполагает учёт требований и потребностей заинтересованных сторон в получении информации, а также исходит из имеющихся у организации активов. Если коммуникация правильно построена, она способствует повышению эффективности и результативности деятельности компаний, в частности, за счёт снижения информационного шума, уменьшения количества искажений в передаваемых данных, снижения ресурсных и временных потерь на уточнение данных.

«Управление коммуникациями в организации» 👇
Помощь эксперта по теме работы
Найти эксперта
Решение задач от ИИ за 2 минуты
Решить задачу
Помощь с рефератом от нейросети
Написать ИИ

При планировании коммуникаций в организации необходимо учитывать следующие ключевые аспекты:

  • кто нуждается в информации и, кто имеет к ней доступ,
  • когда требуется данная информация,
  • где нужно хранить данную информацию,
  • в каком формате хранить информацию,
  • каким способом должна извлекаться данная информация.

Кроме того, при планировании следует принимать во внимание языковые барьеры, часовые пояса и межкультурные различия.

Требуется регулярно инспектировать планы по коммуникациям на предмет актуальности. При необходимости следует вносить корректировки для обеспечения их применимости. Часто правильно выбрать каналы и методы коммуникации не менее важно, чем передать правильную информацию. При этом должны учитываться такие факторы:

  • срочность получения данной информации,
  • простота использования. Выбранные технологии коммуникации должны быть понятны всем участникам. Если это не так, следует выбрать другую технологию или провести обучающие мероприятия,
  • конфиденциальность и секретность информации. Стандартные каналы коммуникации могут не подходить для информации высокой секретности,
  • доступность технологии. Все участники коммуникации должны иметь доступ к технологии. К примеру, несколько ведомств использует общую систему электронного документооборота,
  • организационная среда. Во внимание должны приниматься различные факторы среды, например, типы команд взаимодействующих организаций (виртуальные или реальные), географический и культурный состав участников коммуникации, используемые языки.

Независимо от масштаба разрабатываемого плана коммуникаций все они должны содержать:

  • требования заинтересованных сторон к коммуникациям,
  • сведения о передаваемой информации,
  • причину распространения информации,
  • сроки и периодичность распространения информации и получения, и подтверждения или ответа,
  • перечень лиц, отвечающих за передачу информации,
  • сведения о лице, выдающем разрешение на раскрытие конфиденциальной информации,
  • сведения о получателях,
  • методы или технологии, используемые для передачи информации,
  • ресурсы, выделенные на коммуникационные действия,
  • описание процесса эскалации для проблем, которые не удается решить персоналом на более низком уровне,
  • методы обновления и уточнения плана управления,
  • глоссарий терминологии,
  • схемы потоков информации,
  • ограничения коммуникаций, возникающие обычно вследствие определенных законодательных или нормативных актов, технологий и т.д.

Методы коммуникации в организации

Методы коммуникации можно разделить на три большие группы:

  1. интерактивные коммуникации,
  2. информирование без запроса,
  3. информирование по запросу.
Определение 2

Интерактивными называются коммуникация между двумя и более сторонами, которые осуществляют многосторонний обмен информацией.

Интерактивные коммуникации являются самыми эффективными для того, чтобы обеспечить общее понимание по определённым вопросам всеми участниками. К этому методу относятся:

  • телефонные переговоры,
  • совещания,
  • видеоконференции,
  • мгновенные сообщения.
Определение 3

Информирование без запроса предполагает, что отправитель отсылает информацию определённым адресатам, возможно нуждающимися в ней.

Метод информирования без запроса обеспечивает распространение информации, при этом фактическое её получение и понимание аудитории не гарантируется. К этому методу относятся:

  • сообщения по электронной почте,
  • письма, отчёты и заметки,
  • пресс-релизы,
  • сообщения голосовой почты.
Определение 4

Информирование по запросу предполагает, что получатели самостоятельно по собственному желанию обращаются к носителю информации.

Информирование по запросу широко распространено для больших аудиторий и больших объемов информации. К этому методу относятся:

  • электронное обучение,
  • хранилища знаний,
  • базы извлеченных уроков,
  • интрасети.
Воспользуйся нейросетью от Автор24
Не понимаешь, как писать работу?
Попробовать ИИ
Дата написания статьи: 06.12.2021
Получи помощь с рефератом от ИИ-шки
ИИ ответит за 2 минуты
Все самое важное и интересное в Telegram

Все сервисы Справочника в твоем телефоне! Просто напиши Боту, что ты ищешь и он быстро найдет нужную статью, лекцию или пособие для тебя!

Перейти в Telegram Bot