Современные технологии KPI

Общая характеристика KPI

В русскоязычной литературе используется термин «ключевой показатель эффективности». На самом деле, это не совсем корректно, поскольку эффективность характеризуется отношением между результатами и затраченными ресурсами. KPI позволяет измерять и параметры другого рода, поэтому правильнее было бы говорить о ключевых показателях деятельности.

Еще одним распространенным заблуждением является прямая связь между KPI и сбалансированной системой показателей. Однако в сбалансированной системе показателей используется термин «мера», «измеритель». Поэтому можно говорить только о косвенной связи, когда в сбалансированной системе показателей используют KPI для характеристики бизнес-процессов.

Вообще KPI имеет широкое применение в управлении бизнес-процессами. Они служат для измерения эффективности, результативности и производительности процессов. Выделяют следующие разновидности показателей:

• показатели результата: какой результат был произведен,
• показатели затрат: сколько ресурсов затратили,
• показатели функционирования: показатели, которые характеризуют выполнение бизнес-процессов и позволяют оценить, насколько он соответствует предусмотренным алгоритмам,
• показатели производительности: производные показатели, которые характеризуют, как соотносится полученный результат и затраченное на его достижение время,
• показатели эффективности: производные показатели, которые характеризуют соотношение между полученным результатом и ресурсными затратами.

Разрабатывая показатели для конкретного процесса, следует соблюдать ряд правил:

• набор показателей должен включать минимальное количество показателей, необходимое для обеспечения полноценного управления,
• каждый из выбранных показателей должен быть измеряемым,
• затраты на измерение показателя не должны превышать получаемый от его использования управленческий эффект.

Алгоритм разработки показателей KPI

Алгоритм разработки показателей для конкретных бизнес-процессов включает следующие шаги:

• идентификация процесса и его результатов. Например, для процесса материально-технического обеспечения результатом могут считаться годные товарно-материальные ценности;
• идентификация входов: ресурсов, перерабатываемых за цикл процесса, и механизмов, обеспечивающих многократность выполнения процесса. В частности, к входам-механизмам относятся персонал и оборудование. Например, для процесса материально-технического обеспечения входами-ресурсами являются заявки на поставку ТМЦ, сами ТМЦ в виде сырья и материалов, предоставляемые в соответствии с планом закупок или заявками. Входами-механизмами для рассматриваемого процесса выступают сотрудники отдела снабжения и оборудование их рабочих мест;
• идентификация входов управления. Например, процесс поставки может регламентироваться инструкциями по приемке сырья и материалов, методиками отбора поставщиков, правилами заключения договоров, планом закупок;
• формирование показателей результата. Оно производится исходя из знания о целевом результате. Показатели могут быть как простыми, так и расчетными. Например, для рассматриваемого процесса такими показателями могут выступать количество выполненных в срок заявок, доля ТМЦ надлежащего качества;
• формирование показателей затрат на основе входов процесса;
• формирование дополнительных показателей затрат, обусловленных функционированием механизма процесса;
• формирование показателей функционирования, характеризующих правильность выполнения процесса наряду с показателями затрат. Например, для процессов поставки таким показателем может быть количество срывов срока подачи отчетности;
• определение показателей производительности, характеризующих соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение. В качестве примера можно указать среднее количество заявок, обрабатываемых отделом за день или месяц;
• определение ключевых показателей эффективности в соответствии с предварительно выделенными показателями результата и затрат. Эти показатели могут рассматриваться как интегральные характеристики деятельности. Через отношение результата к затратам может оцениваться эффективность производства в целом, управления или отдельного проекта.

Применение KPI на практике

KPI может использоваться в различных управленческих процессах. Поскольку набор показателей включает измерители результатов и затрат, он может использоваться в ходе планирования и контроля. После того, как деятельность осуществлена, производится измерение и фиксация фактически достигнутых значений показателей. Если обнаружено серьезное отклонение фактических значений в негативную сторону, следует проанализировать деятельность и выработать решение по осуществлению корректирующих мероприятий.

Преимущество использования показателей KPI состоит в том, что при планировании и анализе деятельности ориентирами выступают те результаты, которые реально нужны бизнесу. Все используемые показатели не абстрактны, а связаны с процессами. Если же производить планирование в отрыве от реальности, выбор показателей и соответствующих целевых значений не будет способствовать достижению основных организационных целей.

Еще одно распространенное направление использования системы KPI – мотивация персонала. KPI делает мотивационную систему прозрачной и четкой. Поскольку сотрудники видят плановые и фактические значения показателей, они понимают, за что получают вознаграждение, какие аспекты деятельности нуждаются в совершенствовании. Таким образом, благодаря системе KPI компания вознаграждает сотрудника за получение нужных ей результатов, а сотрудник заинтересован в получении результатов наравне с компанией.