Порядок оформления трудовой книжки при устройстве на работу

Этапы оформления при приеме на работу

При приеме на работу нового сотрудника работодатель должен следовать определенному алгоритму:

1. Первый этап – изучение документов, предоставленных оформляемым сотрудником. В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), работодатель имеет право запросить у принимаемого на работу человека ряд документов:

   • документ, который удостоверяет личность – обычно это паспорт,
   • трудовую книжку. Сведения о трудовой деятельности могут быть предоставлены и в другом формате (например, если работник отказался от использования бумажной трудовой книжки и полностью перешел на электронный формат). Исключение – если человек устраивается на работу впервые и ранее трудовую деятельность не вел,
   • документ, который подтверждает регистрацию в системе персонифицированного (индивидуального) учета. Может предоставляться в бумажном или электронном виде. Главное, чтобы работодатель получил номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС). Сейчас этот номер присваивается даже новорожденным, поэтому не имеет значения, работал ли соискатель ранее,
   • документы воинского учета (если сотрудник является военнообязанным или принадлежит призыву на военную службу),
   • если работа требует специальной подготовки или специальных знаний – документы, подтверждающие образование или квалификацию, наличие необходимых компетенций,
   • если специфика работы этого требует, справку о наличии или отсутствии судимостей и фактах уголовного преследования и прекращения такового,
   • для отдельных сфер деятельности – справка об административных наказаниях (их отсутствии) за потребление психотропных веществ или наркотических средств без врачебного назначения.

2. Второй этап – ознакомление будущего работника с локальными нормативными актами, касающимися аспектов его будущей работы. Это могут быть правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, должностная инструкция и т.д. Работник заверяет ознакомление личной подписью.

3. Третий этап – заключение трудового договора. Один экземпляр выдается сотруднику, второй остается у работодателя. Обе стороны подписывают по два экземпляра договора.
4. Четвертый этап – оформление сопутствующей документации. Часть документов должна быть оформлена обязательно (требования законодательства), а часть определяется спецификой работы и решением работодателя.
5. Пятый этап – проведение инструктажа по охране труда.

Приведенный список может быть расширен на усмотрение организации дополнительными процедурами и мероприятиями.

Оформление документов при приеме на работу

Заключением трудового договора процесс оформления документов при приеме на работу не ограничивается. Кроме него, обычно нужно оформить следующие документы:

• заявление на трудоустройство. Это заявление не требуется на законодательном уровне, но многие организации закрепляют эту норму в локальных инструкциях и актах. Может писаться в произвольной форме или по утвержденному образцу;
• трудовой договор. Это главный документ, определяющий взаимные права и обязанности работника и работодателя. Соглашение может быть срочным или бессрочным. Оформляется всегда, когда человек принимается на работу (даже временную, сезонную или удаленную). Если ситуация меняется, к трудовому договору могут заключаться дополнительные соглашения;
• приказ о приеме на работу. Кадровая служба работодателя издает его на основе трудового договора по форме №Т-1 или собственной форме. В приказе должны быть прописаны название должности, размер вознаграждения, сведения о сотруднике и характере работы. Все должно четко соответствовать трудовому договору. Приказ заверяется руководителем, сотрудника с этим документом знакомят (по запросу выдают заверенную копию);
• трудовая книжка. Если сотрудник уже работал раньше, он приносит свою трудовую книжку. Если устраивается на работу впервые, работодатель должен завести книжку. Запись о трудоустройстве вносится в соответствии с постановлениями Минтруда;
• личная карточка. Ее обязательно заводят на новых сотрудников и ведут до момента увольнения.

Особенности внесения записей в трудовую книжку при приеме на работу

В трудовую книжку вносят информацию:

• о работнике (его образовании, квалификации),
• о том, какую работу он выполняет,
• об осуществляемых переводах на другую работу постоянного характера,
• об увольнении, в частности о том, по каким основаниям был прекращен трудовой договор.

Если работник трудится по совместительству, данные об этом в трудовую книжку может по желанию работника внести его основной работодатель на основании документов, подтверждающих факт работы по совместительству.

Если работа ведется по договору гражданско-правового характера, сведения в трудовую книжку не вносятся (даже если договор предусматривает обязательное социальное страхование).

В случае дистанционной работы запись в трудовую книжку также может быть внесена – например, работник может направить ее заказным письмом.

Обязанность ведения трудовой книжки возлагается на всех работодателей (за исключением физических лиц, не зарегистрированных в статусе индивидуальных предпринимателей) в отношении работников, проработавших у них свыше пяти дней, если для работника это место является основным.

В России происходит внедрение электронного формата хранения сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже. Теперь работник самостоятельно принимает решение, возлагать ли на работодателя ведение и хранение трудовой книжки в бумажном формате – или ограничиться цифровым форматом.