Исправление записей в трудовой книжке

Общие правила заполнения трудовой книжки

Несмотря на активную цифровизацию всего документооборота и переход на электронный формат хранения сведений о трудовой деятельности, многие сотрудники больше доверяют бумажным трудовым книжкам и не соглашаются освободить работодателя от обязанности вести этот документ. Записи в трудовую книжку вносят люди, которым свойственно ошибаться. Кроме того, информация может просто устареть – например, сотрудница выйдет замуж и поменяет фамилию, соответственно, в трудовую книжку потребуется внести исправление.

Вообще в трудовых книжках фиксируется информация:

• о работнике,
• о выполняемой работе (должности, профессии),
• о переводах на новую работу (в той же организации или в другой),
• об увольнениях (обязательно указываются причины в соответствии с Трудовым кодексом),
• о награждениях, которых удостоился сотрудник за успехи в работе.

В противоположность наградам, взыскания в трудовой книжке не фиксируются. Исключение составляет только такое дисциплинарное взыскание, как увольнение – информация о нем заносится так же, как и об увольнении по любому другому основанию.

Записи в трудовой книжке выполняют световодостойкими чернилами (гелем, краской, пастой – любой ручкой) синего, черного или фиолетового цвета. Почерк должен быть разборчивым, а сами записи – аккуратными. Также допускается использование оттисков штампов, печатей или других технических средств для переноса красителя на бумагу.

При заполнении граф не допускаются сокращения. Нельзя написать «пр.» вместо «приказ», или «ТК» вместо «трудовой кодекс». Каждое слово прописывается полностью.

Если трудовая книжка утрачена, сотрудник обязан заявить об этом как можно раньше. Работодатель при этом должен оформить дубликат. Если в утрате виноват работодатель, он должен оказать содействие при сборе документов, подтверждающих стаж на предыдущих местах.

Исправление сведений о работнике в трудовой книжке

На титульном листе трудовой книжки указывается информация о работнике:

• фамилия,
• имя,
• отчество (если имеется),
• дата рождения,
• образование,
• специальность, профессия.

Если трудовую книжку заполняют впервые и допустили ошибку в сведениях о работнике, лучше просто уничтожить испорченный бланк и завести новую книжку. Если работник не виноват в допущенной ошибке (например, причиной стала невнимательность сотрудника отдела кадров, а не предоставление подложных сведений), стоимость чистой книжки оплачивает организация.

Часто бывают ситуации, когда изначально данные были внесены правильно, но спустя некоторое время изменились. Самая распространенная причина внесения исправлений – смена фамилии при изменении семейного статуса (вступлении в брак или разводе). Также сотрудник может получить образование, которого у него не было на момент оформления трудовой книжки. Реже меняются имя, отчество и дата рождения – но это тоже возможное событие.

Любые исправления должны вноситься на основании официального документа, подтверждающего изменения, например:

• паспорта,
• свидетельства о рождении,
• свидетельства о браке,
• свидетельства о расторжении брака,
• свидетельства о перемене имени.

Сотрудник должен предоставить оригиналы или заверенные нотариусом копии. Простой копии недостаточно.

Вносимые в трудовую книжку данные должны полностью совпадать с указанными в базовом документе.

Данные на титульном листе исправляются следующим образом:

• утратившие актуальность данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения) зачеркиваются одной чертой,
• рядом или чуть выше в пределах той же строки записывается верная информация,
• на внутренней стороне обложки указываются данные подтверждающего документа – его серия, номер, дата выдачи и выдавший орган. Информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Если информация об образовании (профессии, специальности) дополняется, зачеркивать имеющиеся сведения не требуется, достаточно дописать новые. Сведения о подтверждающих документах также фиксируются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью и печатью.

Исправление ошибок в сведениях о работе и награждениях

Если ошибка допущена не на титульном листе, а в основных разделах трудовой книжки (в сведениях о работе или о награждениях), исправления производятся иначе. Здесь зачеркивания недопустимы. В случае с новой трудовой книжкой (или вкладышем) рекомендуется взять чистый бланк, а испорченный уничтожить. Если же в трудовой книжке ошибочная запись не первая, исправление производится путем признания записи недействительной и оформления новой, с правильными данными.

Алгоритм оформления записи о недействительности:

• в графу 1 записывают следующий номер по порядку,
• в графу 2 вносят дату, когда производится исправление,
• в графу 3 пишут установленную фразу: «Запись за номером … недействительна»,
• ниже оформляют верную запись, не присваивая ей новый номер, с указанием даты и реквизитов документа, на основании которого запись создается.

В случае признания записи недействительной не важно, в какой именно графе была допущена ошибка. Если указали неверную дату, неверную должность или документ-основание – в любом варианте запись нужно будет признать недействительной.

Ошибки в записях о награждениях исправляются так же, как и в сведениях о работе – путем признания записи недействительной.

Бывает, что работник часто меняет работодателей, и место для внесения сведений о трудовой деятельности заканчивается. Невнимательный сотрудник кадровой службы может внести сведения о работе в раздел, предназначенный для фиксации наград. В таком случае запись нужно признать недействительной, а для внесения информации о работе завести вкладыш к трудовой книжке. Бланки вкладышей являются номерными, в основной части книги указывается, что к ней заведен вкладыш с конкретным номером. Отдельно вкладыш не действителен.