Выделение процессов в организации

Основные понятия процессного подхода

В основе процессного подхода к управлению организацией лежит выделение в ней бизнес-процессов и последующее управление ими. Причем процессный подход может использоваться в организациях любого вида: промышленное предприятие, управляющая компания, консалтинговая или юридическая контора, коммерческая или государственная структура.

Бизнес-процесс (или просто, процесс) представляет собой устойчивую совокупность взаимосвязанных видов целенаправленной деятельности по преобразованию в соответствии с определенной технологией входов в выходы, представляющие ценность для потребителя. Следовательно, в качестве входов могут рассматриваться, прежде всего, ресурсы - материальные, трудовые, финансовые, временные, информационные и др. А выходами могут являться товары, работы, услуги, информация и др.

В состав процесса обычно включают следующие элементы:

• владелец процесса — это должностное лицо, которое наделено определенными правами, полномочиями, зоной ответственности и ресурсами процесса;
• технология процесса — это порядок осуществления деятельности, в ходе которой входы преобразуют в выходы;
• система показателей процесса — это совокупность показателей продукта, эффективности процесса и удовлетворенности потребителей;
• управление процессом — это деятельность, в ходе которой владелец процесса анализирует данные о процессе и на основе результатов анализа принимает управленческие решения;
• ресурсы процесса — это материальные средства и информация, распределяемые владельцем в ходе планирования работ по процессу и учитываемые при расчете эффективности процесса, который равен отношению затраченных ресурсов к полученному результату процесса.

Деятельность хозяйствующих субъектов наполнена множеством бизнес-процессов. В целях более удобного управления предполагается выделение процессов в организации по следующим трем основным группам:

1. Межфункциональные процессы - это сквозные процессы, которые пересекают границы функциональных подразделений, проходя через всю организацию.
2. Внутрифункциональные процессы - это процессы и подпроцессы подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации.
3. Функции - это операции, которые выполняются одним человеком (должностным лицом организации).

Сущность выделения процессов в организации

Выделение процессов в организации является одним из первоочередных действий в рамках процессного управления. Для этого сначала нужно определиться с «обязательными процессами», т. е. теми процессами, которые должны быть в организации. В результате будет составлен список (перечень) конечного количества бизнес-процессов.

Далее нужно определиться с теми лицами, которые возьмут на себя роли владельцев процесса. Распределение должностных лиц по бизнес-процессам означает наделение каждого из них ограниченным кругом определенных прав, обязанностей, ответственности, полномочий, ресурсов и т. д.

Кроме того, необходимо обеспечить взаимосвязь процессов организации в единую сеть. Это достигается путем построения иерархии целей и задач организации, установления между должностными лицами отношений в системе «руководитель – подчиненный» и т. п.

Условием определения подлежащих выделению в организации процессов является их классификация, а также установление критериев (требований) построения системы управления процессами. Требования, которые подлежат учету во время выделения процессов, преимущественно обусловлены спецификой самой организации, в частности, ее размером и принятым способом управления.

Достаточно трудно установить однозначные критерии для выделения процессов в организации. Так, сложности вызывает создание алгоритмов для построения систем управления. Однако можно сформулировать некоторые общие правила выделения процессов в организациях.

На данный момент можно с уверенностью утверждать, что :

• система управления процессами всегда начинает строиться сверху вниз, точнее - с уровня заместителей директора организации;
• декомпозиция каждого из процессов вниз на подпроцессы будет проведена намного проще в случае определения входов и выходов процесса, а также в случае существования системы управления им;
• размеры организации обуславливают назначение в качестве владельцев процессов заместителей директора (если численность сотрудников организации находится в районе 300—500 человек) или руководителей среднего уровня (если численность сотрудников организации превышает 1000 человек).

Процессы в организации могут быть выделены двумя способами. Первый способ заключается в использовании референтной, т. е. уже существующей модели процессов аналогичной организации. Второй способ чаще применяется нетиповыми организациями - построение модели процессов «с нуля».

Во втором случае руководители организации могут придерживаться одного из следующих подходов:

• функциональный подход - процессы в организации выделяются исходя из тех функций, которые выполняют ее структурные подразделения;
• продуктовый подход — процессы в организации выделяются исходя из получаемых их результатов процессов (чаще всего, они получат вид производимых товаров и услуг);
• подход, в соответствии с которым процессы в организации выделяются исходя из результатов анализа цепочек создания ценности;
• матричный подход - процессы в организации выделяются исходя из того, что ими отражаются и подсистемы, и этапы жизненного цикла производимых товаров и услуг.