Реестр процессов - это инструмент применения процессного подхода к менеджменту качества в организации, который предоставляет ее руководству информацию о функциях структурных подразделений и должностных лиц организации, а также о связах между ними.
Общие сведения о процессном подходе
Теория менеджмента качества в организации все чаще рекомендует для использования процессный подход. Он предлагает рассматривать деятельность организации, ее сотрудников и структурных подразделений как совокупность процессов, в рамках которых ресурсы «входы» трансформируются в «выходы». Причем «выходы» одних процессов далее рассматриваются как «входы» для других процессов и т.д.
Напомним, что ранее в большей степени был распространен функциональный подход, который акцентировал внимание на отдельных функциях организации. Процессный же подход предлагает перейти на межфункциональный уровень, где процессы рассматриваются как связи между отдельными элементами организации, которые выполняют свои функции.
Переход к процессному подходу был осуществлен благодаря принятию международных стандартов ИСО в области менеджмента качества. Они одним из главных требований к организации установили определение процессов, которые необходимы для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации.
Общее представление о реестре процессов
Реализация процессного подхода к менеджменту качества требует от руководства организации соблюдения определенных правил и принципов, применения конкретных методов и инструментов. Одним из таких инструментов является реестр процессов. Он представляет собой внутренний документ организации, в котором изложена информация обо всех выполняемых функциях, об их исполнителях и о связах между ними.
Реестр процессов - это динамичный документ, который подлежит периодической актуализации (обычно один раз в год). В связи с этим организациям рекомендуется заранее разработать собственный проект реестра процессов, который будет учитывать специфику деятельности организации.
Реестр процессов обычно представляет собой таблицу. Строки таблицы отведены под выделенные процессы. Нужно сказать, что существует множество обобщенных квалификаций процессов организации, но перечень процессов для конкретной организации всегда индивидуален. По столбцам таблицы указаны исполнители процессов (с указанием имени, должности и структурного подразделения), ключевые показатели эффективности выполнения процессов, их «входы» и «выходы».
В настоящее время для ведения реестра процессов используются электронные таблицы, которые входят в пакеты офисных программ (например, MS Excel). Они облегчают принятие управленческих решений руководством организации и горизонтальное взаимодействие между функциональными подразделениями.
Главные преимущества реестра процессов для организации в большинстве случаев заключаются в следующем:
- обеспечивается контроль за рабочим процессом, поскольку за всеми сотрудниками организации отображается содержание их трудовой деятельности;
- в отношении каждого аспекта функционирования организации (т.е. проблемы) появляется конкретное ответственное лицо;
- создаются предпосылки для принятия верных управленческих решений, поскольку руководство быстро и емко обеспечивается необходимой информацией.
Перед разработкой реестра процессов организации ее руководству нужно провести работу по идентификации и классификации всех существующих процессов. Эта работа достаточно объемная. При этом процессы нужно согласовать с целями организации, обеспечить добавление ценности, учесть сферу и сложность деятельности организации.
В настоящее время процессы менеджмента качества в зависимости от целевой направленности подразделяются на следующие четыре вида:
- Процессы управления (менеджмента) организацией со стороны высшего руководства - это процессы по разработке политики и формулированию целей в области качества на всех уровнях управления, по организации взаимодействия между процессами, по обеспечению наличия необходимых ресурсов, по проведению анализа со стороны руководства.
- Процессы менеджмента ресурсов (обеспечивающие процессы) - это процессы по предоставлению ресурсов, необходимых для менеджмента организации, создания продукции и проведения измерений (например, управление персоналом, инфраструктурой, производственной средой, средствами для мониторинга и измерений).
- Процессы создания продукции (основные бизнес-процессы) - это процессы по созданию предполагаемого выхода организации (например, планирование реализации продукции, организация работы с потребителями, управление закупками, хранение готовой продукции, контроль качества продукции и др.).
- Процессы измерения, анализа и улучшения - это процессы по сбору данных и оценке результативности других процессов (например, проведение внутренних аудитов, оценка удовлетворенности потребителей, анализ данных, мониторинг процессов, совершение корректирующих и предупреждающих действий).
Как видно, каждая из перечисленных групп включает в себя отдельные процессы и даже подпроцессы. Подобная декомпозиция отлично продемонстрирована в реестре процессов, где возможно создание многоуровневых списков. Тем самым, можно проследить, как отдельные действия отражаются на достижении конечных целей организации.
Таким образом, реестр процессов представляет собой один из основных инструментов процессного управления в современной организации. Он позволяет руководству надлежащим образом наладить работу организации, согласовать взаимодействие всех ее элементов, проконтролировать выполнение плановых заданий и наиболее эффективным способом обеспечить преобразование требований потребителей в их удовлетворение.
