Процессная модель - это упрощенное представление системы менеджмента качества, в котором выражены ее главные признаки через призму процессов, составляющих деятельность организации.
Основы моделирования процессов
Решение задач по проектированию процессов в организации и повышению их эффективности, т. е. по их оптимизации, совершенствованию приводит к необходимости моделирования. Моделирование представляет собой метод познания, в основе которого лежит аналогия, т. е. отношение частичной эквивалентности между объектом и его моделью.
Как правило, моделью называют систему, которая представлена мысленно или реализована материально, отображает, воспроизводит и замещает некий объект, что дает возможность посредством изучения модели получить новую информацию об этом объекте. В целом, моделирование с точки зрения теории систем является чуть ли не единственным средством для эффективного описания сложных систем.
В течение продолжительного периода времени моделирование процессов рассматривалось как вспомогательная задача, которая решалась при их автоматизации. Да и в настоящее время многие предприятия занимаются моделированием только на этапе предпроектной подготовки при внедрении информационных систем.
Впоследствии конструкция процессов совершенствовалась через создание систем менеджмента качества. Одним из базовых принципов такой системы является требование «непрерывного совершенствования» процессов.
Очевидным фактом является отличие требований к модели как к инструменту подготовки процессов к автоматизации от требований к модели, которая используется при системной организации деятельности, инструмента «организационного управления». По состоянию на сегодняшний день идеология построения моделей деятельности организаций базируется на общем взгляде на нее и ориентирована на достижение более широких целей, чем моделирование лишь выделенных последовательностей действий, которые подлежат автоматизации.
Модель системы менеджмента качества должна давать ответы на вопросы, которые поддерживают все существенные аспекты управления организацией. Отсюда следуют вопросы к самой модели и методам ее построения:
- Как выделять процессы в организации?
- Как и какую ответственность закрепить за владельцем процесса?
- Как представить связь процессов со стратегическим уровнем?
- Какой стандарт выбрать для представления модели процессов?
- Как выбрать последовательность построения модели?
Основы построения процессной модели системы менеджмента качества
В большинстве случаев построение процессной модели системы менеджмента качества организации начинается с определения принципов, на основе которых будут выделены процессы. Так, суть современного процессного подхода сводится к тому, чтобы в модели организации были выделены «сквозных» бизнес-процессов и осуществлялось управление этими процессами, которые должны быть направленными на группы клиентов с точно установленными потребностями.
В рамках процессного подхода, который закреплен в современных стандартах, менеджмент организации должен сосредоточиться не на отдельных функциях, а на бизнес-процессах, определяющих суть его деятельности. Причем бизнес-процесс имеет своих рыночных «платежеспособных» заказчиков (получателей), а также, как правило, пересекает организационные границы, т.е. протекает поверх барьеров, которые существуют между структурными подразделениями организации.
Сутью процессной модели управления является выделение «сквозных процессов» в качестве основного объекта управления и формирование института их владельцев. Такое выделение позволит организации гибко реагировать на получаемую от рынка информацию.
Основанием для процессного подхода также выступает выделение межфункциональных горизонтальных структур, благодаря чему организация может «восстановить разорванные связи» с конкретными потребителями. Благодаря этому будут удовлетворяться постоянно изменяющиеся рыночные потребности и создаваться сильные конкурентные преимущества организации.
Процессная модель системы менеджмента качества чаще всего приобретает вид матричной структуры управления в разрезе двух векторов. Первый вектор представлен функциональными подразделениями, которые выступают в качестве «центров управления ресурсами». Второй вектор представлен реализуемыми «сквозными» процессами, которые используют эти ресурсы.
При построении процессной модели системы менеджмента качества организации ее руководителям нужно еще учитывать разделение всех связанных с процессом видов деятельности на две основные части. Во-первых, выделяют технологию выполнения процесса, которая по сути является способом выполнения деятельности. Во-вторых, выделяют систему менеджмента процесса, которая по сути является способом управления деятельностью.
Мировая практика привела к образованию нескольких стандартов моделирования (описания) процессов в организации. Так, одной из наиболее популярных методологий является методология IDEFO, в основе которой лежат три основных принципа:
- Принцип функциональной декомпозиции - любая функция (т.е. свернутый бизнес-процесс) может быть разбита на более простые действия (процессы), что позволяет изнутри рассмотреть функциональный блок, состоящий из самого процесса, его регламента, исполнителей, оборудования, а также входных и выходных ресурсов и информации.
- Принцип контекстной диаграммы - представление на диаграмме объекта в виде единственного блока, а все потоки подразумеваются приходящими извне или уходящими во вне организации.
- Принцип ограничения сложности - представление информации на диаграмме в концентрированном виде, что требует принятия мер по повышению ее наглядности.
Таким образом, построение процессной модели системы менеджмента качества является в настоящее время одним из основных видов деятельности в области управления качеством.
