Качество - это комплексная характеристика продукции, которая свидетельствует о степени выполнения ею требований, предъявляемых потребителями, регулирующими органами, руководством организации и другими заинтересованными сторонами с учетом приписываемого назначения.
Общие сведения о документе о качестве
Для того чтобы внедрить систему менеджмента качества, организация должна выполнить целый ряд требований, одно из которых заключается в документировании информации, касающейся управления качеством. Все требования системы менеджмента качества организации должны быть изложены в виде документа.
Документы о качестве нужны руководителям организаций для контролирования работы подчиненных, а сотрудникам - для координации своей деятельности. В результате систематизированной и последовательной работы по созданию и принятию документов о качестве повышается эффективность системы менеджмента качества организации, которой присваивается официальный статус.
В настоящее время основным документом о качестве считается сертификат качества.
Сертификат качества представляет собой официальный документ, который выдается аккредитованным органом по сертификации (сертификационным центром) как подтверждение определенного уровня качества производимой продукции, используемого сырья, привлеченного персонала, осуществляемых процессов и их соответствия действующим стандартам (техническим регламентам). Сертификат качества подтверждает заявленные свойства и характеристики продукции, а также безопасность ее использования.
Получение сертификата качества требует от организации обращения в аккредитованный орган по сертификации и прохождения ряда проверочных процедур, которые выполняются экспертами данного органа (проверки документации, испытания продукции, наблюдения за процессами производства). В то же время существует единый перечень продукции, в отношении которой устанавливаются требования обязательного подтверждения соответствия. Если продукция не входит в данный перечень или техническим регламентом установлены иные случаи необходимости подтверждения соответствия, то данная процедура приобретает добровольный характер.
Когда предметом делового взаимодействия двух сторон является продукция, которая не входит в перечень для обязательного подтверждения соответствия требованиям стандарта / технического регламента, производитель зачастую составляет собственный документ о качестве (причем нередко только для внутреннего пользования) - паспорт качества. Подобный документ содержит наименование продукции, ее основные технические и эксплуатационные характеристики (например, габариты, предназначение, состав комплектующих и др.), дата производства, срок предполагаемого использования и др.
Следовательно, составление документов о качестве является одним из главных требований современного менеджмента качества, поскольку документационная форма, особенно, полученная от третьей (независимой) стороны, до сих пор остается для хозяйствующих субъектов значимой формой подтверждения качества того или иного объекта (продукта, процесса, системы и др.), т.е. выполнения им установленных требований.
Общее представление о записи по качеству
Запись по качеству является тем документом, на основе которого анализируют эффективность и результативность работы системы менеджмента качества в организации, а также деятельности всей организации в целом. Такая роль записи о качестве обусловлена тем, что с ее помощью фиксируют сведения о выполняемой работе.
Как правило, запись по качеству предназначена для того, чтобы подтвердить, что:
- выполненные работы соответствуют требованиям, которые предъявляют к этим работам;
- система менеджмента качества организации соответствует требованиям стандарта и положениям собственных регламентирующих документов;
- действия по измерению, анализу и мониторингу процессов были выполнены;
- система менеджмента качества организации за отчетный период времени была улучшена и развита.
Отсюда следует вывод о возможности использования организацией записи по качеству для достижения как внутренних, так и внешних целей. Внутренние цели связаны с функционированием в организации системы управленческого учета. Внешние цели заключаются в необходимости подтверждения потребителю (заказчику) выполнения работ в соответствии с установленными требованиями, а также учета и документирования любых изменений или отступлений от этих требований.
В соответствии с международными стандартами записи по качеству должны оставаться чёткими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Кроме того, они должны находиться под управлением, что заключается в идентификации, хранении, защите, восстановлении, сохранении и изъятии записей по качеству на основе заранее установленной документированной процедуры.
Записи по качеству в организации могут быть реализованы в виде следующих документов: протокол анализа результативности системы менеджмента качества, протокол анализа рисков, протокол изменений, протоколы отклонений, результаты экспертизы проекта и заключение по нему, акт сдачи-приемки работ, отметка в плане предупреждающих / корректирующих действий, сертификат соответствия и др.
Таким образом, записи по качеству разрабатываются и утверждаются в отношении подавляющего большинства процессов, которые имеют место в организации и сказываются на итоговом уровне качества выпускаемой продукции. Следовательно, их наличие является необходимым условием достижения поставленных целей в области качества при реализации принципа документационного обеспечения управления качеством в организации.
