Чек-лист - это документ внутреннего аудита, который содержит перечень вопросов, подлежащих проверке.
Общие сведения о чек-листе
При проведении проверок на местах аудиторы применяют различные методы, которые облегчают организацию внутреннего аудита и сокращают время на его документирование. Одним из таких методов является составление чек-листа.
Чек-лист представляет собой документ внутреннего аудита, который содержит перечень вопросов, подлежащих проверке. Как правило, в чек-листе приходится указывать следующую информацию:
- предмет и метод аудита;
- вопросы, которые детализируют ситуацию по предмету аудита;
- результаты ответов на вопросы, указанные выше;
- комментарии аудиторов (при необходимости).
Чек-лист является одним из рабочих документов, которые члены аудиторской группы должны подготовить во время подготовки к аудиту. Он также может иметь форму памятки для аудитора, в котором бы указывались все пункты проведения проверки. Еще чек-лист может быть использован как блокнот для заметок или журнал хода проверки.
Чек-листы состоят из двух и более колонок. В большинстве случаев они включают в себя такие столбцы, как «задача», «промежуточные этапы», «выполнение». В случае необходимости в чек-лист могут быть добавлены дополнительные колонки.
Существует несколько разновидностей чек-листов, применение которых нашло широкое применение на практике:
- Регулярные чек-листы со списком задач, которые необходимо выполнить за определенный период времени.
- Ситуационные чек-листы, которые состоят из задач по конкретному процессу либо мероприятию.
- Чек-лист «Прочитал и сделал», когда наибольшей важностью обладает соблюдение последовательности действий.
- Чек-лист «Сделал и отметил», когда последовательность действий не имеет значения — важно просто пометить все, что сделано.
Составление и использование чек-листа
При составлении чек-листов рекомендуется учитывать принцип Парето. Относительно внутренних аудитов он заключается в том, что большинство (около 80%) проблем обусловлено небольшим числом (около 20%) важнейших характеристик в деятельности отдела организации или в функционировании системы. Т.е. чек-листы должны быть по большей части ориентированы лишь на несколько важнейших областей.
Деятельность по составлению чек-листа начинается с выделения списка контрольных вопросов. В этом может способствовать квалифицированный персонал.
Во время проведения инвентаризации в организации этот список может быть представлен перечнем товарных позиций. Если проводится проверка работы сотрудников организации, то в данном случае может быть использован список стандартов, требования которых должны быть выполнены. В случае проверки наличия необходимых документов в чек-лист вносится перечень этих документов.
Следующим шагом выбирают допустимые значения ответов на поставленные контрольные вопросы. Самым простым решением здесь является указание «Да» или «Нет». Кроме того, могут быть оставлены строки для указания количества или иного цифрового значения (например, количества наименований товара). Строки еще могут быть использованы для оставления текстового комментария или пояснения.
Все эти данные вводятся в шаблон чек-листа, который расположен в мобильном приложении. Заполнение чек-листа может быть осуществлено как с персонального компьютера, так и со смартфона.
Из круга ответственных лиц нужно назначить непосредственных исполнителей, которые будут проводить внутренний аудит. В этой роли могут выступать не только сотрудники организации, но и привлеченные специалисты.
После того, как чек-лист составлен, может проводиться сам аудит. Это означает прибытие исполнителей на место и проведение ими проверки. Она заключается в проведении опроса и в заполнении чек-листа ответами и комментариями.
Поскольку современные чек-листы существуют в виртуальной форме на мобильной платформе, все действия, место и время проведения внутреннего аудита будут зафиксированы. Помимо этого, надежность и достоверность проверки будет обеспечена за счет осуществления доступной на сегодняшний день фото- и аудиофиксации.
После проведения внутреннего аудита результаты заполнения чек-листа будут сохранены и доступны для всех заинтересованных лиц. Результаты впоследствии подлежат систематизации (в том числе при помощи чек-листа), анализу мобильной платформой и обсуждению персоналом организации и привлеченными специалистами.
Преимущества использования чек-листа
Главное преимущество использования для проведения внутреннего аудита такого инструмента, как чек-лист, заключается в получении возможности получить максимально объективную оценку сложившейся в настоящее время ситуации в организации. Конкретные ответы на поставленные вопросы (Да / Нет) позволяют сотрудникам провести точный анализ ситуации и по его результатам выявить наличие проблемы или риска.
Использование чек-листа приводит к ускорению внутреннего аудита. Благодаря данному методу проверки сокращается время обработки данных, что особенно важно при значительных объемах сведений и вводных данных.
Кроме того, сокращаются трудозатраты. Если при проведении внутреннего аудита использовать универсальные шаблоны чек-листов, т.е. отказаться от практики составления индивидуальных чек-листов для каждой проверки, то общее затрачиваемое время будет значительно сокращено. В этом случае проверяющему лицу нужно будет только прочесть вопрос и выбрать подходящий ответ.
Таким образом, одним из инструментов проведения внутреннего аудита в организации является чек-лист. Данный документ, который состоит из нескольких контрольных вопросов, позволяет аудиторам оперативно выполнить все проверочные процедуры и ничего не упустить из своего внимания.
