Конференции: их виды и правила подготовки

Общие сведения о конференциях

Конференции это – собрания различные по формам, своему назначению, численности, составу участников, способам и особенностям подготовительных этапов, проведения, тематической направленности, уровню влияния на заинтересованные группы, общественность.

Собрания бывают следующих видов:

• ассамблея;
• конгресс;
• конференция;
• семинар;
• симпозиум;
• съезд;
• фестиваль;
• круглый стол;
• мастер-класс;
• семинар-презентация;
• тренинг.

Научные конференции и принципы их проведения

Научные конференции представляют собой большие собрания или совещания, в которых принимают участие представители различных учреждений, групп и стран.

Виды научных конференций:

• международные;
• с международным участием;
• всероссийские;
• региональные;
• межвузовские;
• студенческие;
• круглый стол;
• съезд (научный);
• конгресс;
• коллоквиум;
• симпозиум;
• веб-конференция.

Международные конференции проводятся совместно с иностранными учебными заведениями (или организациями), входящими в соорганизаторский состав мероприятия. При организации таких конференций вырабатываются основные требования, которые предъявляются потенциальным участникам, определяется ограничение по числу стран-участников, каков должен быть минимальный процент зарубежных участников, каково количество участников и каков минимальный процент в составе оргкомитета или программного оргкомитета должны составлять представители зарубежных стран. Определяется, какие языки (например, русский и английский) избраны в качестве рабочих языков на данной конференции, соответственно и материалы конференции должны будут печататься на этих языках. Определяется также: будут ли иметься в наличии приглашенные зарубежные докладчики на Пленарной сессии или сессиях, на каких информационных порталах, которых должно быть не менее двух будет осуществляться регистрация, каков формат ее проведения: очный или заочный (то есть дистанционное участие).

Конференции с международным участием предполагают участие в их работе представителей зарубежных стран. Здесь также определяются рабочие языки конференции, на которых будут публиковаться материалы конференции. Определяется наличие зарубежных докладчиков, приглашенных на Пленарную сессию или секции. Также как и на международных конференциях определяются информационные порталы (также не менее двух) для регистрации конференции и формат ее проведения.

Всероссийские конференции предполагают, что их проведение будет плодом усилий отечественных высших заведений и охватит все регионы России. Рабочим языком для них является русский и все информационные материалы, безусловно, должны публиковаться на русском языке. Проводиться они также могут в очном и заочном формате.

Каждый вид конференций предполагает наличие общих и индивидуальных особенностей, ограничений и условий, которые необходимо учитывать как их организаторам, так и возможным участникам.

Правила подготовки конференций

Для начала необходимо определить цель, с которой будет проводиться конференция. Такой целью может быть обсуждение на протяжении короткого промежутка времени какой-либо важной, интересующей темы или текущей проблемы в кругу достаточно большого числа специалистов. Одной из целей может быть проведение обмена мнениями между коллегами. Не менее важными причинными для проведения конференции является получение ценной информации в концентрированном виде в максимально сжатые сроки новой важной информации, касающейся собственной работы, знакомство с новыми технологиями и идеями, проведение исследования и распространение новой информации.

Начальная подготовка предполагает выбор руководителя проекта и создание рабочей группы, формирование организационного комитета как главного руководящего органа конференции. Далее следует определение общих целей (постановка задач), которые могут быть перепроверены по мере того, как будет развертываться план. Необходимо сформулировать название конференции, которое должно отражать ее суть и быть предельно запоминающимся, броским и ярким. Следует определить, какова будет целевая аудитория конференции и состав выступающих на ней лиц. Также необходимо выбрать подходящее помещение. Необходимо уточнить, не совпадает ли дата проведения конференции с датами других запланированных мероприятий, дабы не допустить уменьшения размера своей аудитории. Уместным будет планирование действий на случай непредвиденных (чрезвычайных) обстоятельств. Необходимо проявлять предусмотрительность, но не проявлять излишнего беспокойства, при этом учитывать обстоятельства, которые могут вызвать проблемы (например, проблемы с помещением или внезапная болезнь одного из выступающих).

Ближе к дате начала проведения конференции необходимо заранее сообщить целевой аудитории информацию о конференции, которая может быть интересна специалистам, которые на нее приглашены. Желательно расписать сценарий проводимого мероприятия по минутам, что поможет легко отслеживать правильный ход событий.

Материалы должны быть распечатаны заранее, за один-два месяца, для того чтобы было достаточное количество времени для подготовки всех мероприятий. В этих материалах должны быть проверены все соответствующие даты. Необходимо заранее продумать, насколько возможна публикация статей в профессиональных журналах по результатам проведенной конференции и издания сборника докладов.

Следует обеспечить подготовку необходимого технического сопровождения, поработать с ораторами, убедиться в том, что и их и ваши ожидания относительно выступлений совпадают.

Накануне мероприятия необходимо в последний раз проверить наиболее важные моменты, а именно готовность помещения, выступающих (ораторов) и оборудования.

Для снижения рабочего напряжения в день проведения конференции, который представляет собой немалый стресс, необходимо сделать так, чтобы была возможность для отдыха и расслабления. Хорошая подготовка к мероприятию повысит способности к решению трудных задач и преодолению возможных проблем.